junho 2019 - Alkasoft

4 passos para mapear os processos do escritório de advocacia

Mapear os processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.

No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo. Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!

1. Trace objetivos para mapear os processos do escritório de advocacia

Qual o papel de cada processo em um negócio? Existe um motivo para sua existência? Certamente que sim. E isso está relacionado aos objetivos que um empreendimento, qualquer que seja sua natureza, possui. Para mapear os processos do escritório de advocacia, é preciso, em primeiro lugar, traçar objetivos.

Cada etapa dentro da cadeia de valor de uma empresa tem uma meta específica. Tome como exemplo a elaboração de uma petição inicial. Dividindo a tarefa em etapas, temos o estudo do cliente e da causa, a pesquisa doutrinária e jurisprudencial, a elaboração do documento, a revisão e, por fim, o ajuizamento da ação. O objetivo de cada momento é determinado e influencia no resultado final. Em outras palavras, cada etapa contribui para o alcance dos objetivos traçados.

E o mesmo se aplica para os processos de gestão no escritório. Cada equipe deve ter bem definidos os objetivos a alcançar para que chegue ao resultado final esperado.

2. Determine entradas e saídas dos processos

Após traçar objetivos, o passo seguinte para mapear os processos do escritório de advocacia é determinar suas entradas e saídas.

Saídas (“outputs”) são entregas realizadas ao fim de cada processo que compõem o quadro do negócio. Nem sempre elas são físicas, como o fim da tramitação do processo jurídico, e podem ocorrer de inúmeras formas, como coleta de dados, acordos e tomadas de decisão. O cerne para o entendimento é que as saídas dos processos agregam valor no decorrer da cadeia produtiva até serem finalizadas, e entregam um resultado.

As entradas (“inputs”) são elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo. Elas também agregam valor à cadeia produtiva, motivo pelo qual devem ser identificadas.

Ao determinar entradas e saídas dos processos, o gestor tem controle final da repercussão que eles causam. Isso possibilita colher dados para futuras projeções e acompanhamento de números.

3. Conheça os clientes e componentes dos processos

Uma etapa fundamental para mapear os processos do escritório de advocacia é conhecer os clientes de cada um dos processos, assim como seus componentes. Se você quer ser prático, faça uma lista. E por que isso é importante? Porque possibilita ao gestor ter a certeza da entrega de resultados de acordo com os clientes. Quais materiais, valores e serviços foram realizados para alcançar tal resultado? Soluções tecnológicas, equipamentos, profissionais, etc. – todos esses pontos devem ser avaliados.

4. Identifique falhas e adote melhorias nos processos

O fluxo de início e fim dos processos já foi compreendido. O próximo passo do gestor no mapeamento é analisar o que deve ser melhorado. Existem etapas que agregam pouco valor à cadeia de produção e que possuem alto custo – e devem ser eliminadas! Após identificar as falhas, é preciso adotar melhorias e documentar todas as mudanças realizadas.

Ter controle dos indicadores é fundamental para realizá-las, inclusive, porque deve ter uma ponderação na hora de adotar melhorias. Cada mudança possui um tempo de maturação até que apresente resultados. Por este motivo, essa é última etapa na hora de mapear os processos do escritório de advocacia. Em seguida, tudo se inicia novamente para que o desempenho do negócio seja sempre otimizado.

Uma dica final: o uso de um bom software jurídico pode auxiliar o gestor a mapear os processos do escritório de advocacia com mais facilidade. Esses programas possuem diversos módulos, que abordam os principais pontos de uma gestão. Isso faz com que se tenha uma visão global do negócio, auxiliando o profissional a tomar decisões mais acertadas.

Quer saber o que considerar na hora de escolher um software jurídico? Veja no blog!

26 de junho de 2019/0 Comentários/por Fernando

Quais as vantagens da serventia ao adotar o CART Imóveis?

Cartório

As serventias, hoje, passam por uma série de desafios – entre eles, a modernização de seu serviço, o cumprimento de normas e regras, a redução de custos e a melhoria nos serviços prestados. Nesse contexto, há soluções no mercado voltadas a tornar tais desafios mais tangíveis, como o CART Imóveis, software com a finalidade de promover a informatização do serviço registral e notarial.

Essa é a solução da Alkasoft para que as serventias, por meio de um software completo, intuitivo e seguro, consigam modernizar e agilizar seus processos, reduzir problemas (como retrabalhos) e conquistar a satisfação de seu cliente.

Neste artigo, descubra os benefícios que sua serventia pode conquistar ao adotar o CART Imóveis. Acompanhe.

O que é o CART Imóveis?

O sistema CART é uma solução exclusiva da Alkasoft projetada para atender às demandas e necessidades dos cartórios nacionais. Por meio dela, é possível realizar a informatização completa de seu serviço registral e notarial.

Assim, utilizando as facilidades do módulo CART Imóveis, consegue-se automatizar determinadas tarefas, agilizando processos e os tornando mais seguros e menos suscetíveis a erros.

O CART Imóveis pode realizar a integração e a automação completa dos livros do cartório, recurso que torna os processos mais céleres e facilita o procedimento de cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos, emissão de guias, etc.

Essa solução disponibiliza uma série de funcionalidades opcionais. São elas:

CART Scan: recurso para a digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório.

CART NFS-e: opcional que possibilita a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, a fim de gerar a NFS-e.

CART Indexação: realiza a indexação de documentos digitalizados de forma ágil e segura para pesquisas.

CART Web: trata-se de um portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia. Assim, aqueles que forem devidamente autorizados e estiverem com posse de seus dados exclusivos de acesso poderão consultar e registrar solicitações via internet.

Alkabackup: é um serviço que protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender a demandas estipuladas pelo CNJ no Provimento 74/2018, quanto aos padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados do cartório.

Vantagens do CART Imóveis para a sua serventia

Entre as vantagens de utilizar o CART Imóveis em sua serventia, destacam-se:

1. Maior rapidez no atendimento

A automatização de tarefas, busca rápida por informações e precisão dos processos – tudo isso ajudará a serventia a prover um atendimento mais rápido e qualificado à comunidade.

2. Auxílio à promoção da excelência no serviço

A informatização do cartório e de suas principais atividades favorece um incremento na qualidade do serviço prestado aos clientes e a melhoria contínua na execução de seus processos internos.

3. Certeza de contar com uma solução atualizada

O CART Imóveis passa rotineiramente por atualizações e adequações para que as serventias contem sempre com soluções completas e alinhadas às principais evoluções tecnológicas e demandas obrigatórias voltadas ao segmento notarial e de registros.

4. Modernização da serventia e melhora da sua imagem no mercado

Ao informatizar seu cartório, você estará modernizando e o colocando na vanguarda. Isso refletirá na imagem de sua serventia no mercado e na satisfação de seu cliente.

6. Redução de retrabalhos e maior eficiência

Quando os processos internos são preponderantemente manuais, a serventia está mais suscetível a erros. Já com a informatização, essa margem é eliminada ou expressivamente reduzida. Com isso, o cartório terá maior eficiência e produtividade em sua rotina laboral.

7. Maior segurança e rastreabilidade nas operações

Ao utilizar o CART Imóveis, sua serventia contará com maior segurança em seu fluxo de trabalho, permitindo ao gestor um controle mais preciso de andamentos e a rastreabilidade de tudo o que está sendo feito.

E você, pensa em informatizar sua serventia? Compartilhe suas dúvidas e experiências nos comentários e, para conferir esses benefícios na prática, solicite uma demonstração gratuita de nosso sistema.

25 de junho de 2019/0 Comentários/por Fernando

Como a marca registrada influencia na saúde da sua empresa?

Marcas

As marcas já existem há bastante tempo. No antigo Egito, por exemplo, os manufatureiros de tijolos colocavam seus símbolos nas peças para identificá-las. De lá para cá, naturalmente, a importância, as finalidades e o valor das marcas mudaram. E para protegê-las, e ajudar as empresas a obterem maior retorno financeiro com elas, surgiu a marca registrada.

Neste artigo, saiba mais sobre como ter uma marca registrada pode ser benéfico para seu negócio e ajudar em sua saúde financeira. Acompanhe.

Marca x Marca Registrada

De acordo com definição dada pelo INPI – Instituto Nacional de Propriedade Industrial -, marca é todo sinal distintivo, visualmente perceptível, que identifique e distinga produtos e serviços, além de certificar a conformidade desses com determinadas normas ou especificações técnicas. Desse modo, a marca é uma representação de sua empresa, produtos ou serviços para o mercado, ou seja, é algo que ajuda a diferenciá-los da concorrência e a criar uma relação com seu público de interesse.

Dada tamanha importância da marca, torna-se fundamental garantir proteção jurídica para ela e para seu uso – e isso só é possível com o registro da marca. Por meio dessa formalização, a empresa assegura exclusividade na utilização – evitando que a mesma marca seja utilizada por outra companhia com a mesma atividade econômica, ou que “clonagens” ou imitações se estabeleçam no mercado. Ainda, o registro atua como uma espécie de investimento na própria empresa, como veremos a seguir.

Por tudo isso, é importante ter em mente que registrar uma marca não é apenas um processo burocrático, ou que representa mais despesas para a empresa. Na verdade, é uma ação estratégica, um investimento no futuro e no sucesso da organização, gerando benefícios no curto e no longo prazo.

O impacto da marca registrada na saúde financeira do negócio

Hoje em dia, pode-se dizer que é comum, em determinados contextos, empresas que têm bens intangíveis em valores superiores a de seus bens tangíveis. Por exemplo, pode ocorrer de a marca valer mais do que a estrutura física da sede do negócio. Por isso, a marca registrada passa a fazer parte do patrimônio das organizações.

Quando uma marca começa a se diferenciar, ser reconhecida, conquistar adeptos, defensores e a preferência do público, seu valor se eleva no mercado. Por isso, há casos nos quais a marca é um dos principais ativos da empresa. Por exemplo, a Coca-Cola, hoje, vale mais por sua marca do que por outros de seus ativos fixos – de fato, em um estudo, constatou-se que a marca dessa empresa representava até dez vezes mais do que a soma de todos os seus ativos tangíveis.

Nesse contexto, é importante ter em mente que o mercado é hipercompetitivo e, muitas vezes, comoditizado – o cliente encontra opções semelhantes de produtos e serviços em praticamente qualquer segmento. Assim, o que o faz optar por um ou outro e, com isso, gerar lucro para a empresa, é a marca em questão.

Desse modo, é importante que o valor da marca registrada passe a ser contabilizado pelas empresas, junto a seus bens tangíveis, elevando o valor percebido perante os investidores, em situações nas quais a empresa esteja no mercado de ações, etc.

Ainda, para processos de compra e vendas de empresa, o valor da marca registrada é um dos critérios avaliados e que ajudam a determinar o preço do negócio.

E há também os famosos royalties. Ao registrar sua marca, sempre que alguém quiser utilizá-la, seu detentor será pago por isso. Essa situação ocorre frequentemente no segmento de franquias: os interessados pagam uma taxa ao detentor da marca para atuar como franqueados e poder utilizar sua marca, processos, produtos e serviços no negócio.

Como vimos, a marca registrada é, realmente, um ativo valioso e que influencia diretamente no sucesso e na saúde econômica dos negócios de diversas formas.

Sua marca já é registrada? Que tal iniciar sua formalização de modo prático e fácil? Para isso, conheça o Siga Sua Marca da Alkasoft e comece já o processo de registro da marca de sua empresa.

18 de junho de 2019/0 Comentários/por Fernando

Como acompanhar o andamento dos processos automaticamente?

Advocacia

Você acompanha o andamento dos processos do seu escritório de advocacia por meio de planilhas do Excel ou do Google? Apesar de opções gratuitas, elas não conseguem atender um volume médio ou alto de processos, sem contar que tomam bastante tempo do profissional, por ser uma atividade manual.

Por este motivo, muitos escritórios procuram automatizar essa tarefa de diversas formas, especialmente com software jurídico. Confira!

Benefícios do acompanhamento automatizado de processos

Em uma era de transformação digital, ainda existem profissionais que acompanham o andamento dos processos do escritório de advocacia por meio de registro impresso. Além de exigir espaço físico e muita atenção do advogado, essa escolha dificulta a organização no escritório e não é favorável à segurança dos dados. É mais trabalhoso encontrar determinado dado, o risco de perder as informações é maior, e isso sem contar a perda de tempo.

Alguns advogados mais “modernos” usam planilhas. Apesar de mais eficazes do que o registro impresso, elas ainda não conseguem acompanhar o crescimento do escritório. E se uma linha é deletada por engano, e aquele processo “some”? Como manter um histórico do processo, se há pouco espaço para registrar as informações? Além disso, dessa forma não há um sistema de alerta de prazos.

Os benefícios de acompanhar o andamento dos processos de forma automatizada trabalham em cima desses riscos. Com a automação, a rotina de acompanhamento é mais organizada e eficiente. Além de ter segurança de dados, eles podem ser encontrados facilmente, não há riscos de algo ser deletado por engano e, em geral, há um alerta de prazos.

Software jurídico para acompanhar o andamento dos processos

Sem dúvidas, a solução mais moderna e eficaz para acompanhar o andamento dos processos do escritório de advocacia de forma automatizada é por meio de um software jurídico. Com essa tecnologia, o gestor e os advogados não perdem tempo realizando a tarefa burocrática de procurar o andamento processual de forma manual. Já imaginou ter sob sua responsabilidade mais de 200 processos (baixíssimo volume na advocacia) e não ter uma ferramenta que realiza a captura automática?

Um bom software jurídico é capaz de automatizar processos internos, ou seja, de assumir para si determinadas tarefas que compõem o fluxo de trabalho. Os advogados e demais profissionais não serão mais responsáveis pelas atividades que podem ser realizadas pela tecnologia, como a captura do andamento dos processos.

Por meio dele, o profissional poderá acessar pastas de processos, recursos, incidentes e apensos, consultar os detalhes de cada ação, como a situação atual, acompanhar o andamento, e, ainda, consultar estatísticas com base em indicadores cadastrados no sistema.

Além da atividade em si, o software traz uma série de benefícios, como eficiência, otimização do tempo e da produtividade. A chance de erro na hora de acompanhar o andamento dos processos também é minimizada. Como bônus, o profissional ainda poderá acessar os processos atualizados de qualquer lugar com acesso à internet, uma vez que esses sistemas costumam ser baseados em nuvem.

Atendimento ao cliente

Todo escritório sabe que uma das maiores dores de seus clientes é ficar a par de tudo que acontece em seu litígio judicial. É muito comum que os profissionais dispensem parte de seu tempo para atendê-los, mas os assuntos mais frequentes são os andamentos dos processos. O responsável por essa atividade nem sempre é o próprio advogado, motivo pelo qual muitos clientes ficam insatisfeitos. Para evitar esse tipo de situação, o software pode ajudar.

Uma funcionalidade importante que um bom software jurídico oferece é de permitir que o cliente do escritório acompanhe a evolução dos seus processos. Para que isso seja possível, o advogado deve criar uma forma de acesso. Esse ponto é bastante interessante, pois contribui para o melhor atendimento do destinatário final dos serviços advocatícios. É possível, inclusive, segmentar quais as informações podem ser consultadas.

Com a automatização da captura de andamento dos processos, o cliente sempre consultará algo atualizado.

A era dos editores de planilhas está acabando. Acompanhar o andamento dos processos do escritório de advocacia não precisa ser uma tarefa manual. Não há necessidade de o advogado captar dados e preencher nas planilhas: um bom software jurídico pode automatizar essa atividade, contribuindo para a economia de tempo e aumentando a produtividade.

Conheça o Lawyer e descubra como nossa solução pode facilitar o dia a dia do seu escritório.

7 de junho de 2019/1 Comentário/por Fernando

Passos importantes para o registro e gerenciamento da marca

Marcas

Se você está pensando em abrir ou formalizar uma empresa, é preciso proteger seus interesses e sua propriedade intelectual. Por isso, um dos primeiros passos é efetuar o registro e, depois de todas as etapas burocráticas desse processo, é necessário realizar o gerenciamento da marca.

Neste artigo, confira dicas importantes para realizar o registro e o gerenciamento de sua marca. Acompanhe a seguir.

Como registrar a sua marca?

Uma marca nada mais é do que um conjunto de elementos que representam o seu negócio, por meio de um nome, produto, uma ideia, etc. Na prática, podemos dizer que se trata, basicamente, daquilo que diferencia um produto ou serviço de seus concorrentes, e ajuda seu público a identificar e a se relacionar com seu negócio.

E seu registro é importante para assegurar o direito de uso exclusivo, para a proteção jurídica de seu negócio e para a criação de estratégias mercadológicas.

Conheça alguns detalhes importantes sobre o registro de sua marca:

Pessoas físicas e jurídicas podem registrar uma marca junto ao INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial).
Antes do registro, você precisará pesquisar se a marca que deseja já está registrada. Isso pode ser feito online, no próprio site do INPI, ou, caso tenha dificuldades, é possível contar com o apoio do Sebrae ou contratar uma consultoria. Ainda, há soluções, como a trazida pelo sistema Siga Sua Marca, que agilizam esse processo. Ele conta com uma base de dados com mais de 2 milhões de marcas cadastradas, assim, com o uso de filtros inteligentes e automatizados, é possível realizar essa pesquisa de forma bastante ágil.
Depois de definir qual será a sua marca, é preciso realizar o cadastro dela no INPI. Logo após, será emitido um boleto ou uma guia de recolhimento. Apenas depois do pagamento será possível entrar com o pedido oficial de registro.
Automaticamente, o INPI publica seu pedido em uma revista oficial para esse processo. É nessa hora que a chamada “oposição” tem início, por meio da qual as pessoas que se sentirem prejudicadas podem se pronunciar e fazer uma reclamação. É importante saber que, se houver oposição ou faltar alguma documentação nessa etapa, uma nova taxa será cobrada.
Se a sua marca passar por todos esses processos, o INPI cobra uma taxa que fica em torno de R$ 300,00 para garantir o seu uso por 10 anos.

Como fazer o gerenciamento da marca?

Mais do que o conjunto de símbolos e ideias, sua marca também é aquilo que envolve a percepção das pessoas, algo que você pode trabalhar, mas não necessariamente impor. Sua marca é enraizada na mente de seus potenciais consumidores, seja de forma positiva ou até mesmo negativa.

A fim de que as pessoas tenham uma visão positiva sobre o seu negócio, e para que a sua marca seja mais conhecida e desejada, existe o trabalho de gerenciamento da marca, também conhecido como branding.

Um bom gerenciamento da marca deve começar de dentro para fora, ou seja, primeiramente junto aos seus colaboradores e, depois, com seus clientes e o mercado. Desse modo, sua equipe atuará como defensora e divulgadora de sua marca, favorecendo sua aceitação e reconhecimento no mercado.

Para isso, é importante saber:

1. A marca está alinhada às exigências do mercado?

2. A empresa e as pessoas que atuam nela estão comprometidas com o desenvolvimento da marca?

3. Seus colaboradores conseguem entender os reais objetivos da sua marca?

4. A marca está protegida no segmento que atua?

5. Os valores de sua marca são conhecidos e compartilhados com sua equipe?

6. A sua marca é conhecida como boa empregadora?

Já para o gerenciamento da marca junto ao público externo, é importante saber, por exemplo:

1. O consumidor reconhece os valores da sua marca?

2. Sua marca atende às expectativas do consumidor perante aquilo que ela oferece?

3. Sua marca se destaca da concorrência?

4. Sua marca está presente nos locais, momentos, redes sociais e situações que condizem com a sua proposta?

5. Sua marca é relevante? Ela traz mudanças e agrega valor para a vida das pessoas?

A partir dessas respostas, é possível criar um bom gerenciamento da marca, além de ter um direcionamento para ações cada vez mais alinhadas à sua missão, missão e valores, e aos interesses de seus públicos.

Desse modo, com base em estudos e estratégias bem definidas, e seguindo os processos corretos para a formalização da marca, é possível registrá-la e administrá-la assertivamente.

E então, ficou mais claro para você como fazer o registro e o gerenciamento da sua marca? Ainda resta alguma dúvida sobre o tema? Deixe sua mensagem nos comentários e até a próxima.

5 de junho de 2019/0 Comentários/por Fernando

Qual impacto no atendimento do cartório com um bom sistema?

Cartório

Cada vez mais, entre outros atributos, os sistemas de gerenciamento são desenvolvidos para potencializar o atendimento do cartório. Afinal, os clientes são o combustível que mantém um estabelecimento funcionando, e o modo como eles sentem, observam e percebem os serviços prestados impacta expressivamente em sua experiência e fidelização. E isso, naturalmente, exerce influência direta nos resultados alcançados pelas serventias.

À primeira vista, pode parecer que os serviços notariais ou de registro não têm um impacto direto sobre a qualidade do atendimento de um cartório. No entanto, se o cartório não agregar valor ao atendimento, até mesmo as melhores ofertas de serviços se tornarão de pouca importância para o público geral voltar ao estabelecimento.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre como o atendimento do cartório pode ser melhorado ao adotar ferramentas tecnológicas. Acompanhe a seguir.

A importância da experiência do usuário

A experiência consiste na forma como o usuário percebe as interações com um cartório. Então, para estimular uma experiência positiva, uma das melhores estratégias é oferecer algo útil, eficiente e agradável do ponto de vista do cliente, já que ela não apenas resulta em um público satisfeito, como também pode gerar receita adicional e maior credibilidade para a serventia.

Hoje em dia, as pessoas estão mais empoderadas e um bom atendimento ajuda a gerar mais fidelidade e receita. Ao melhorar processos internos, a promessa de uma experiência positiva será mantida, além de propiciar a disponibilização de um serviço de maior valor. Isso permite que as empresas antecipem as necessidades de seus clientes e, como resultado, as cumpram.

Felizmente, o gerenciamento de relacionamento com o cliente é facilitado. No entanto, ele pode ser implementado de várias formas – e uma maneira de realizar essa melhoria é por meio do investimento em sistemas de gestão, para oferecer um atendimento mais ágil, moderno e inovador.

Sistemas que ajudam a melhorar o atendimento do cartório

Com os avanços da tecnologia, o uso de sistemas informatizados tem melhorado as diferentes etapas dos processos da serventia, oferecendo mais segurança de dados e agilidade no atendimento aos clientes.

A facilidade de armazenamento de documentos digitais e o seu acesso são pontos-chave no processo de valorizar os serviços oferecidos em um cartório – mas esses não são os únicos benefícios.

A integração e automação completa de livros do cartório ajudam a otimizar o serviço, facilitando o cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias. O carimbo, por exemplo, é substituído por etiquetas impressas, garantindo mais eficiência e atendimento de alto padrão.

Esses softwares para cartório também documentam o serviço prestado para identificar não apenas o atendimento, como também suas dificuldades, como erros, atrasos e até mesmo fraudes em processos. Se você não tem respostas rápidas para essas questões e seu estabelecimento sofre com gargalos como esses, um bom sistema pode se mostrar um ótimo aliado.

Dessa forma, os sistemas são importantes ferramentas que permitem aumentar, além da satisfação do cliente, a eficiência operacional e os lucros do negócio.

E você, ficou interessado em investir em sistemas para potencializar as rotinas e o atendimento do cartório? Então, entre em contato com a Alkasoft e conheça a nossa solução!

3 de junho de 2019/0 Comentários/por Fernando