Qualquer cartório só pode operar e ter sucesso se houver um gerenciamento consistente dos dados públicos e o uso de sistemas de informações eficientes. Portanto, a gestão da informação no cartório é um assunto prioritário, permitindo que a serventia ofereça um bom atendimento ao público, além de obedecer às legislações regulatórias vigentes.

Atualmente, com a constante evolução da tecnologia, novos métodos e técnicas inovadoras estão sendo disponibilizados de acordo com as demandas do cliente. Nesse contexto, a implementação de um sistema de informação pode beneficiar os serviços notariais e de registro, auxiliando no controle dos processos internos e externos.

Por isso, se você está interessado em adotar uma política de gestão da informação eficaz em seu cartório, continue a leitura deste artigo!

Qual é a importância dos sistemas de informação?

Armazenar dados de forma manual, com o grande volume de informações gerado nos dias de hoje, envolve muito tempo e dinheiro. Por isso, os cartórios estão migrando para sistemas modernos de informação, a fim de armazenarem suas informações em banco de dados digitais.

O uso desses softwares possibilita ao notário consultar e compartilhar arquivos em tempo real, sem ter de perder tempo procurando informações. O cartório que atinge esse grau de maturidade tecnológica, geralmente cria uma vantagem competitiva importante em relação a outras unidades do setor.

Além disso, manter um registro de atividades é crucial, para entender o motivo dos problemas, erros ou fraudes e, assim, fornecer soluções para mais assertiva e rapidamente.

Ainda, ao adotar na prática a gestão da informação no cartório, é possível melhorar a comunicação entre empregadores, funcionários e clientes. Isso garante mais praticidade ao supervisionar todo o fluxo de informações dentro de uma serventia.

Como implementar uma política de gestão da informação no cartório?

Um cartório acessa, cria, distribui, gerencia, armazena e protege uma ampla variedade de informações, o que exige uma forte governança de dados, gerenciamento de acesso e proteção da informação.

Com a entrada em vigor do Provimento 74/2018 e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a adoção de sistemas de informações se tornará regulamentado. Dessa forma, as políticas de gestão ajudam o cartório a cumprir as diretrizes legais e a melhorar a eficiência e a confiabilidade de seus serviços.

Uma política de gerenciamento da informação é uma maneira estruturada para que os administradores de cartórios definam diretrizes de armazenamento de dados e aplique-as consistentemente em todas as informações armazenadas.

Além disso, a implementação de protocolos de segurança de dados é uma parte vital de qualquer programa de gerenciamento de informações. Criminosos e hackers entendem o valor dos dados públicos, e é por isso que eles procuram negócios como os cartórios para tentar promover ataques.

Portanto, um gerenciamento efetivo de informações não é fácil, mas também não é impossível. Há sistemas a serem integrados, uma variedade de necessidades a serem atendidas e questões organizacionais complexas a serem resolvidas. Mas tudo isso tornará a serventia ainda mais custo-eficiente e aumentará sua credibilidade no mercado.

E você, está pronto para promover a gestão da informação no cartório? Já conhece a solução que a Alkasoft tem a oferecer para segurança da informação? Entre em contato e solicite uma demonstração!

Um software jurídico barato pode ser o “tiro que saiu pela culatra”. Muitos gestores argumentam que não adotam esse tipo de sistema pelo valor, que pesaria no orçamento, e, diante desse fundamento, procuram por soluções de baixo preço.

No entanto, eles não fazem ideia de como essa prática pode causar prejuízos consideráveis para o escritório de advocacia. Quer saber quais são eles? Veja!

Software jurídico barato nem sempre é seguro

Os gestores de um escritório de advocacia manifestam grande preocupação com a segurança da informação. Afinal, os dados dos clientes, em muitos casos, são sigilosos e não podem ser acessados por qualquer pessoa. Felizmente, com a revolução digital e os softwares, a gestão da informação se tornou bem mais prática e segura. Não se corre mais o risco de perda e roubo de arquivos físicos, que também poderiam ser destruídos por desastres naturais.

No entanto, aqueles que contratam um software jurídico barato não sabem que o sistema de segurança dessas ferramentas, nem sempre, atendem aos seus anseios. É comum que elas não sejam baseadas em nuvem, e que permitam o acesso ao sistema de qualquer lugar com a segurança da criptografia. Em geral, um software jurídico barato pode ser acessado somente no dispositivo no qual foi instalado.

Ou seja, se der algum problema na máquina, os dados não estão seguros.

Software jurídico barato nem sempre é confiável

O software jurídico barato também merece um olhar desconfiado. Em primeiro lugar, com a ausência de uma segurança forte, como confiar que aqueles dados que constam no sistema não foram modificados? Em segundo lugar, sua estrutura costuma ser mais simples, e isso não diz respeito somente às funcionalidades limitadas, mas também ao funcionamento. As chances de interrupção no programa certamente são maiores devido à alta probabilidade de falha de segurança e de execução de tarefas.

Software jurídico tem funções limitadas

Quando mais recursos, maior o valor que a ferramenta agrega ao escritório de advocacia. Considerando essa afirmação, é de se imaginar o motivo pelo qual os bons softwares jurídicos possuem um preço de mercado médio ou alto. As funcionalidades se relacionam diretamente ao bom custo-benefício do sistema.

Quando o gestor opta por um software jurídico barato, há grandes chances de ele não atender aos anseios do administrador por completo. Já pensou ter um sistema que realiza a captura automática de processos, mas não oferece organização do fluxo de trabalho ou das finanças? Qual seria o resultado disso? Simples: o gestor precisaria gastar mais recurso com ferramentas individuais, voltadas unicamente para as funcionalidades que o software jurídico barato não fornece.

Muitos profissionais questionam o custo-benefício dos softwares mais completos, que apresentam um valor mais alto. Mas a conclusão, quando se olha a situação na prática, é simples: em geral, eles oferecem mais valor ao escritório de advocacia. Em outras palavras, melhoram a produtividade das equipes, auxiliam o gestor no aprimoramento da condução do negócio, otimizam a organização e promovem a economia de tempo.

Software jurídico barato não oferece vantagem competitiva

Para ter vantagem competitiva, um bom software jurídico possui funcionalidades que trazem muitos benefícios ao escritório de advocacia, como vimos. Se ele realiza tarefas limitadas e não proporciona ao gestor uma administração completa, com visão global das informações, é pouco provável que o escritório transforme essas vantagens em competitividade.

Quer um exemplo? A emissão de relatórios gerenciais, personalizáveis conforme desejo do gestor, traz informações precisas e bem fundamentadas sobre os processos internos do escritório. Com base nesses dados, é possível tomar melhores decisões e colocar o escritório no rumo do crescimento.

É pouco provável que um software jurídico barato forneça essa funcionalidade, pois ela depende de alimentação de grande base de dados, o que só é suportável nos softwares mais completos, como o Lawyer.

Na hora de escolher um sistema para seu escritório, lembre-se de que o software jurídico barato pode sair caro ao longo prazo para o crescimento de seu negócio. Se você deseja usufruir das vantagens desse sistema, conheça o Lawyer!

O registro de marca é um cuidado fundamental para quem pensa na segurança e no sucesso do empreendimento a longo prazo. Ele garante direito de uso e protege a marca da empresa contra eventuais copiadores ou pessoas agindo de má-fé.

No entanto, há quem pense que apenas negócios de maior porte ou mais tradicionais devem registrar sua marca. Isso não está correto!

Neste artigo, confira alguns dos diversos tipos de negócios que podem fazer o registro de marca. Acompanhe.

1. Negócios de microempreendedores individuais (MEI)

Na hora de formalizar seu empreendimento, o MEI cria um nome fantasia. Porém, mesmo que ele faça o registro desse nome fantasia na Junta Comercial, isso ainda não lhe assegurará o direito de uso dessa denominação como marca. Para isso, será preciso fazer o registro de marca no INPI.

É bastante comum que negócios comecem como MEI, mas cresçam e passem a ME (microempresa). E, com esse crescimento, pode ser que a marca chame atenção de pessoas de má-fé que terão interesse em registrá-la para obter direito de uso. Portanto, para evitar situações como essa, o registro é fundamental.

2. Cooperativas

As cooperativas também fazem parte do rol de negócios que podem fazer o registro de marca. Na hora do registro, a sua natureza será enquadrada como coletiva – visto os produtos ou serviços a serem realizados por diversos membros da mesma entidade. 

Esse registro é especialmente importante para a marca ser utilizada como um selo coletivo que dará mais força comercial a pequenos empreendedores participantes da cooperativa. 

3. Startups

Por vezes, as mentes criativas por trás de startups focam-se em atrair investidores para acelerar o crescimento do negócio, utilizando apresentações atrativas e sites modernos, porém sem terem o cuidado de fazer o registro de sua marca. 

Ainda, alguns desses empreendedores, para reduzir custos inicias, acabam deixando para fazer o registro de marca apenas quando o negócio tiver sucesso. As startups são conhecidas por seu ritmo ágil, podendo atingir grande lucratividade rapidamente. 

Por isso, não fazer o registro da marca logo no início das operações é um descuido que poderá levar o empreendedor a ter de mudar o nome de sua startup depois que ele já estiver consolidado na mente de seu público.

4. Influenciadores digitais

Embora seja algo relativamente novo, o Brasil já é um dos maiores mercados de influenciadores digitais do mundo. O que muita gente não sabe é que não é apenas a pessoa jurídica que pode solicitar registro de marca. Na verdade, pessoas físicas que exerçam atividades legais também podem solicitá-lo. No caso de influenciadores, que têm seu negócio tão ligado a seu nome, esse cuidado é bastante importante.

5. Eventos

O mercado de eventos no Brasil cresce em torno de 14% ao ano, já estando bem consolidado e representando mais de 4% do PIB nacional.

Por isso, ao criar um evento, sobretudo quando se objetiva realizar novas edições, é fundamental fazer o registro de marca. Nesse segmento, é comum que organizadores criem nomes semelhantes de eventos, a fim de atrair o mesmo público. Com o registro no INPI, evita-se que o nome de seu evento seja copiado ou utilizado por outros promotores inadvertidamente para terem ganhos a partir de seu projeto.

6. Corretores de imóveis, advogados, publicitários e outros profissionais liberais

Corretores de imóveis regularmente inscritos no CRECI, advogados com registro na OAB e outros profissionais liberais com registro no órgão representativo de sua classe também poderão fazer o registro de sua marca. Esses registros comprovam a licitude do exercício de tais atividades por pessoas físicas, o que torna possível a formalização da marca.

Identificou aqui o seu negócio? Quer saber como fazer seu registro de marca?

O primeiro passo é checar, no site do INPI, se a marca já não foi protegida por terceiros. Essa busca preliminar ajuda a verificar se você poderá entrar ou não com o pedido. Para agilizar essa etapa, você poderá utilizar soluções como o sistema Siga Sua Marca.

Depois, é necessário fazer o cadastro no INPI. Logo após, será emitido um boleto ou uma guia de recolhimento. Somente mediante esse pagamento será possível entrar com o pedido oficial de registro de marca.

A partir disso, o INPI publicará seu pedido em uma revista oficial para esse processo. Nesse momento, é preciso atentar-se para casos de oposição – recurso por meio do qual as pessoas que se sentirem prejudicadas podem se pronunciar e fazer uma reclamação. Nesse estágio, o Siga Sua Marca também pode ajudá-lo no acompanhando do processo. Passada essa etapa, sua marca será registrada, o que irá garantir o seu uso por 10 anos, podendo ser esse registro renovado sucessivamente.

Você sabia que os negócios que vimos aqui podem fazer o registro de sua marca? Ficou interessado em agilizar seu processo de registro com o Siga Sua Marca? Então, solicite já uma demonstração do sistema.

Monitorar a satisfação do cliente do cartório é uma ação fundamental para direcionar melhor a gestão e a operação de sua serventia. Isso porque um cliente satisfeito é mais fácil de ser fidelizado e de virar propagador de seus bons serviços. Ainda, ele poderá oferecer insights valiosos para melhorias no atendimento de seu cartório.

De modo geral, pode-se dizer que a satisfação é resultado do alinhamento entre expectativa e realidade – e, quando a realidade supera o que o cliente esperava obter, tem-se a tão desejada excelência no atendimento. 

Então, como saber se sua serventia está atingindo o grau de satisfação esperado? Para ajudá-lo nisso, preparamos dicas para você começar a monitorar a satisfação do cliente do cartório. Acompanhe a seguir.

5 formas de monitorar a satisfação do cliente do cartório

Há diversas ferramentas e metodologias que podem ser utilizadas para essa finalidade. Entre as mais comumente aplicadas, estão:

1. Pesquisa de satisfação

Esse, possivelmente, é o instrumento mais convencional para mensurar a satisfação do cliente. Trata-se de um formulário com número variado de questões – que podem ser objetivas ou subjetivas – por meio do qual o cliente avalia diferentes pontos de seu contato com a empresa – tais como qualidade do atendimento, agilidade na obtenção da solução de suas demandas, etc.

É recomendado que não se elabore um questionário muito extenso, a fim de não desestimular a participação. Essa pesquisa pode ser disponibilizada para o cliente do cartório de diversas formas: impressa, online, via SMS, terminais ou totens de autoatendimento, entre outras.

2. Grupo focal (focus group)

Essa é outra possibilidade para conhecer a opinião e a satisfação dos clientes do cartório. Ela consiste, basicamente, em convidar alguns clientes para uma conversa orientada sobre sua experiência com a serventia a partir de tópicos pré-estipulados. Essa reunião pode ser conduzida por um mediador do cartório ou por um profissional contratado a fim de deixar os clientes mais à vontade com o processo e torná-lo mais isento.

Esse método é interessante pois permite um aprofundamento maior sobre sentimentos, experiências e sugestões do grupo – que, geralmente, não passa de 12 convidados. No entanto, por abranger uma amostra pequena de todo o público da serventia, não é recomendado que ele seja o único método adotado para monitoramento da satisfação do cliente.

3. Ouvidoria

Também conhecida como ombudsman, a ouvidora tem o objetivo de proporcionar uma comunicação eficiente com o cliente do cartório, servindo também como um canal para conhecer sua satisfação, sua opinião, suas considerações e sentimentos sobre a serventia e seus serviços.

Na ouvidoria, comumente se consolida dados em relatórios sobre os principais motivos de satisfação ou insatisfação do cliente, de modo a adequar o atendimento para evitar a recorrência de tais problemas já registrados.

4. Cliente oculto

Outra possibilidade para monitorar a satisfação do cliente do cartório, mas que não se recomenda que seja o único método utilizado para isso, é o cliente oculto. 

Por meio dele, pessoas selecionadas e treinadas, com o mesmo perfil dos clientes da serventia, vão até o cartório avaliar a qualidade de atendimento recebido. Essa metodologia é bastante eficiente para checar também se os padrões operacionais e de atendimento estabelecidos estão, de fato, sendo seguidos pela equipe.

5. NPS

O Net Promoter Score (NPS) é uma metodologia bastante simples de aplicar para mensurar o grau de satisfação e lealdade do cliente. 

Por ser prático e por fornecedor resultados quantitativos e qualitativos, ele é aplicado por um grande número de empresas ao redor do mundo – e isso fornece a possibilidade de você, por exemplo, comparar seu NPS com o de um outro negócio.

Resumidamente, para aplicá-lo, faz-se a seguinte pergunta: “em uma escala de 0 a 10 quanto você recomendaria a nossa empresa para um amigo ou parente?”, seguida de “por que você deu esta nota?”. 

Os clientes aqui são classificados em:

  • Promotores: os que deram notas de 9 a 10. Eles defendem e recomendam o seu serviço.  
  • Neutros: os que deram notas de 7 a 8. Geralmente, eles têm grandes chances de serem fidelizados, porém pouca probabilidade de recomendarem sua serventia. 
  • Detratores: os que deram notas de 0 a 6. É preciso muita atenção a esse grupo, sobretudo quando ele representa um grande percentual entre seus clientes. É necessário compreender o motivo do feedback negativo, afinal, ele pode indicar um grave problema na operação e no atendimento de seu cartório.

Como vimos, há diversas possibilidades para você começar a monitorar a satisfação do cliente do cartório. Avalie as que se adequam melhor à sua serventia e comece a aplicá-las. Lembre-se de que, além de disponibilizar o instrumento de pesquisa, é fundamental que ele seja analisado com atenção e gere insights para melhorar a satisfação de seu cliente e o atendimento em sua serventia.

    E então, gostou de nossas dicas? Para continuar aprendendo sobre o tema, confira nosso artigo sobre o impacto que um bom sistema exerce no atendimento e na satisfação do cliente do cartório

    Os cartórios prestam serviços de grande importância à população, ajudando a gerar mais segurança aos negócios e atos jurídicos realizados por seus clientes. A partir disso, a serventia passa a ter, também, a incumbência de armazenar e preservar as informações geradas nesses processos. Acontece que essa tarefa tem enfrentado desafios nos dias de hoje, como os trazidos pelos casos de sequestro de dados do cartório.

    Esse problema ocorre quando cibercriminosos bloqueiam o acesso aos dados dos equipamentos e cobram um alto valor de resgate para devolvê-lo. Infelizmente, essa situação está cada vez mais comum para negócios de todos os tipos e de todos os portes. 

    Conforme um alerta da Kaspersky Lab, mais de 40% das micro e pequenas empresas sofreram algum tipo de ataque relacionado aos sequestros de dados nos últimos 12 meses. E isso inclui cartórios, como o caso da serventia de Espera Feliz ou a bem recente situação enfrentada pelo Registro de Imóveis da 2ª Zona em Caxias do Sul/RS.

    Para evitar o sequestro de dados do cartório de sua responsabilidade, confira nossas dicas a seguir.

    O problema do sequestro de dados

    Os primeiros casos de sequestro de dados de empresas foram relatados ainda no final dos anos 1980, quando um vírus impedia a utilização dos computadores. Já nos anos 2000, surge o chamado ransomware e as extorsões características em troca de dados começam a ser registradas. 

    A partir de 2006, o processo passa a ficar mais requintado, o que dificulta ainda mais a recuperação dos dados sequestrados e com acesso criptografado pelos cibercriminosos. 

    Esse problema atingiu tão grandes proporções que até mesmo o FBI se envolveu na questão, a partir de 2013, quando uma variação ainda mais poderosa de ransomware surgiu e causou diversos danos aos usuários. Para se ter uma ideia, somente nos últimos meses desse ano, mais de 5 milhões de dólares foram roubados por meio do Cryptolocker, essa nova versão de ransomware.

    Como evitar situações como o sequestro de dados do cartório?

    Agir preventivamente sempre é a melhor solução. Para isso, é importante:

    1. Manter antivírus e firewall sempre atualizados

    Ainda há quem acredite que apenas instalar esses recursos nos computadores seja suficiente para mantê-los sempre seguros. Isso não está correto. Na verdade, novas ameaças surgem rotineiramente, levando as empresas a lançarem atualizações contra tais perigos. Então, somente mantendo tais softwares sempre atualizados a proteção contra sequestro de dados do cartório será efetiva.

    Outra ação que, quando possível, torna sua segurança mais reforçada é ter um técnico em TI que seja responsável pela atuação dos equipamentos do cartório. Hoje, alguns ataques ocorrem a partir da simulação de pedido de atualização de software e, quando o usuário concorda com a atualização, sua máquina é infectada e o sequestro de dados do cartório inicia. Assim, ter alguém da área, que conheça esse tipo de ameaça e saiba detectar quais as origens oficiais de atualizações dos programas é importante.

    2. Alertar sua equipe sobre ações maliciosas como a Zero Day

    Uma das ações mais utilizadas pelos cibercriminosos para sequestro de dados é a chamada Zero Day. Nela, eles tomam conhecimento a respeito de determinada vulnerabilidade em software divulgada pelo próprio fabricante e utilizam seus conhecimentos técnicos para atacar tais fragilidades enquanto uma correção não é disponibilizada aos usuários.

    A partir disso, campanhas de SPAM são enviadas para espalhar tal ataque, enviando um e-mail ao usuário sobre um tópico que deve ser de seu interesse. Sem imaginar que está tendo seu equipamento atacado, o usuário abre o e-mail, que comumente apresenta um anexo ou link para se clicar, e o dispositivo é, então, infectado.

    E o problema pode não parar por aí: esse equipamento infectado pode conseguir estabelecer comunicação com outros e espalhar o código malicioso, levando ao controle da rede e à criptografia de todos os dados do cartório para exigir-se um resgate por eles. 

    Por isso, os usuários devem evitar a abertura de mensagens duvidosas e, principalmente, o download de arquivos ou clique em links desconhecidos. Por mais que a mensagem pareça interessante, se vem de um usuário desconhecido ou de origem não requisitada, é importante sempre confirmar seu remetente antes de assumir uma atitude que ofereça riscos a todos os dados do cartório. Ainda, é essencial evitar acesso a sites maliciosos, aplicativos vulneráveis desenvolvidos por empresas desconhecidas e links e vídeos suspeitos em redes sociais. 

    3. Fazer backups frequentes na nuvem

    Ter backups sempre atualizados e na nuvem, sendo realizados de modo automático, ajuda a criar camadas de proteção extra contra problemas como o sequestro de dados do cartório. É importante lembrar de que o backup armazenado remotamente não terá conexão com os dispositivos locais no momento de uma eventual infecção, o que é fundamental para garantir a integridade dos dados e evitar ter de pagar para resgatá-los.

    Utilizar soluções, como o sistema Alkabackup, que foi desenvolvido com as tecnologias mais avançadas que incluem sincronização de arquivos, controle de versão e recuperação de dados, é uma excelente forma de manter seu cartório e seus dados protegidos em situações como essas. 

    Você já adota medidas preventivas contra o sequestro de dados do cartório? Já conhece o Alkabackup, o serviço de backup de dados do cartório da Alkasoft? Então, entre em contato conosco e solicite uma proposta.