Como implantar o Design Thinking no escritório de advocacia?

Você já ouviu falar em Legal Design Thinking? É a aplicação do Design Thinking no escritório de advocacia e em todo o meio jurídico. Isso se tornou muito comum com a transformação digital, mas poucos sabem como implantar essa novidade. Por isso, explicamos um pouco sobre o modelo e como aplicar o Design Thinking no escritório de advocacia. Confira!

O que é Design Thinking?

Design Thinking é uma abordagem centrada nos conceitos da área do Design e no componente humano das situações. Vale lembrar que o Design remete também a processos relacionados à ação e ao planejamento de soluções, não apenas à beleza.

Em palavras mais simples, é um modelo inovador que se dispõe a resolver problemas de pessoas, físicas e jurídicas, de forma criativa e empática. O foco de seu resultado está nas pessoas e na entrega de valor real.

Legal Design Thinking

O Design Thinking aplicado ao Direito é chamado de Legal Design Thinking. É o planejamento e a criação inovadora que pretende resolver problemas do cliente jurídico. Para tanto, os responsáveis por conduzir esse processo no departamento jurídico ou no escritório devem compreender as reais necessidades de seus clientes, com base na compreensão e na empatia.

O relacionamento com o cliente é, assim, a peça-chave desse modelo. Acolhimento e escuta atenta são práticas fundamentais que integram as primeiras etapas de implementação dessa estratégia no escritório de advocacia.

Como implantar o Design Thinking no escritório de advocacia?

A implementação do Design Thinking no escritório de advocacia deve ocorrer em algumas etapas. Veja:

  1. Entendimento do problema a ser resolvido, mediante coleta dos dados disponíveis sobre a situação;

  2. Observação e pesquisa, com entrevista dos envolvidos, para que se desenvolva a empatia, possibilitando a convergência de olhares;

  3. Ponto de vista, que é o momento de convergência do pensamento a partir das informações levantadas;

  4. Ideação, momento em que a pesquisa é transformada em diretrizes e soluções tangíveis;

  5. Prototipagem, que é dar vida às ideias, considerando a importância dos protótipos para medir as percepções sobre a solução criada;

  6. Teste ou validação das ideias por meio de testes dos protótipos e das hipóteses do projeto;

  7. Iteração, que é a absorção de feedbacks disponibilizados até a etapa de testes, o que ainda permite a adaptação do modelo para refinar as soluções se necessário.

Para que você compreenda melhor como implantar o Design Thinking no escritório de advocacia, veja alguns exemplos comuns:

  • Avisos de privacidade concisos, transparentes e com linguagem simples. Com um documento detalhado e bem escrito, o usuário tem a opção de aceitar ou não a política. É isso que evita problemas futuros;

  • Otimização de documentos, prática que transforma os documentos tradicionais para que atinjam a seu propósito. Um resumo antecipado pode evitar dúvidas e interpretações errôneas, por exemplo;

  • Simplificação de processos e otimização dos serviços jurídicos, como a visibilidade das tarefas para cada responsável e a comunicação virtual com clientes;

  • Colaboração entre clientes e profissionais, de forma que os clientes compreendam as questões e as leis aplicáveis relacionadas à sua demanda jurídica.

Software jurídico amigável e intuitivo

Um excelente exemplo da implantação do Design Thinking no escritório de advocacia é o uso de um software jurídico amigável e intuitivo. Uma boa ferramenta de gestão jurídica deve ser desenvolvida colocando as necessidades de seu público-alvo em primeiro lugar. Quando um software é amigável e intuitivo, facilitando o uso pelos profissionais e proporcionando benefícios, ele obedece aos princípios do Legal Design Thinking. Em outras palavras, ele melhora a experiência dos advogados e gestores, sendo uma entrega de valor. Já ouviu falar em “experiência do usuário”? É exatamente isso.

Implantar o Design Thinking no escritório de advocacia pode ser um desafio, mas certamente trará ótimos frutos na entrega de valor a seus clientes. Que tal começar organizando sua gestão com um software jurídico amigável e intuitivo, como o Lawyer Eleven? Conheça suas funcionalidades!

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Qual a importância do checklist na rotina do cartório?

O filósofo e matemático Pitágoras já afirmava que “só fazemos melhor aquilo que repetidamente insistimos em melhorar. A busca pela excelência não deve ser um objetivo, e sim um hábito”. Essa máxima pode ser aplicada à realidade dos negócios, incluindo a rotina do cartório.

A gestão das serventias é feita por meio de uma série de tarefas que precisam ser padronizadas, controladas e realizadas em uma dada sequência. Para auxiliar nesse desafio, há instrumentos como o checklist.

Esse é um mecanismo simples de controle, composto por ações encadeadas em uma sequência que devem ser seguidas para evitar erros e qualificar a prestação do serviço ao cliente, entre outras questões.

Neste artigo, você vai compreender melhor o papel estratégico que o checklist tem na rotina do cartório. Acompanhe a seguir.

Por que utilizar checklists na rotina do cartório?

A rotina do cartório é formada por uma ampla variedade de fluxos, processos, atividades, protocolos, padrões, checagens e detalhes que podem ser facilmente esquecidos, não realizados ou feitos de modos diferentes.

Por isso, em negócios complexos, como as serventias, adotar checklists pode ser algo bastante benéfico. Esses instrumentos permitem, entre outras coisas, que todos os processos e as tarefas que os compõem sejam executados do modo estipulado, o que proporciona previsibilidade nas entregas e favorece a satisfação do cliente.

Em um negócio no qual a falta de um documento, de uma matrícula ou uma autorização pode impossibilitar uma transação ao cliente, isso mostra-se realmente relevante.

Portanto, o checklist, na rotina do cartório, permite:

  • Aumentar a eficiência do cartório;
  • Evitar retrabalhos;
  • Ter mais controle sobre a rotina do cartório;
  • Ter padronização e homogeneidade na realização de tarefas;
  • Evitar que o cliente perca tempo por ter esquecido de alguma documentação, o que pode atrasar sua solicitação e gerar insatisfação com o serviço da serventia;
  • Organizar e automatizar processos;
  • Evitar desperdícios;
  • Aumentar a segurança das operações realizadas;
  • Conquistar incremento na produtividade da equipe;
  • Evitar erros de ignorância (que ocorrem quando o funcionário não tem conhecimento sobre como fazer algo) e erros de inépcia (aqueles que acontecem quando a equipe não faz o que sabe que deveria ser feito ou não o faz do modo que foi estipulado).

Trabalhe com checklists de modo ainda mais eficiente com os sistemas CART

Com os sistemas CART, você pode utilizar checklist de matrículas convertido automaticamente sem exigências da guia, cadastrar novos checklists, importar modelos já existentes, exportar as listas de verificação criadas, entre outras ações. Com essa solução, criar, executar e controlar os checklists e, em consequência, tudo o que ocorre no cartório, fica ainda mais prático e ágil.

Além de facilitar o trabalho com checklists, os sistemas CART contam com diversas outras funcionalidades para digitalizar e tornar mais eficientes atividades da rotina do cartório. Por exemplo:

  • Cadastro de matrículas em lote;
  • Cálculo automático de guias de emolumentos e orçamentos para imóveis;
  • Validação de assinatura digital;
  • Emissão de certidões, ofícios e relatórios;
  • Controle de protocolos e de livro caixa;
  • Digitalização de registros auxiliares, transcrições e títulos;
  • Geração dos livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado;
  • Indexação de documentos já digitalizados de modo rápido e seguro para pesquisas de sua serventia;
  • Proteção, recuperação e armazenamento de cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro;
  • Controle de entradas e saídas das receitas e despesas.

E então, que tal aproveitar todas essas facilidades para modernizar e profissionalizar a rotina do seu cartório? Solicite já uma demonstração gratuita dos recursos dos sistemas CART e torne seus processos mais padronizados, automatizados, eficientes e seguros!

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O que podemos esperar na área jurídica em 2020?

A área jurídica em 2020 promete ser de muitas oportunidades para os profissionais de Direito. No entanto, será preciso ficar de olho nas novidades tecnológicas e legislativas, que podem fazer surgir a necessidade de atualização e aprimoramento da atuação. Você está preparado para lidar com essas tendências, que podem modificar a relação entre os profissionais e entre advogados e clientes? Confira!

Atualização de normas e novas leis

Sem contar a aprovação da Reforma da Previdência, as alterações da reforma trabalhista e as possíveis mudanças econômicas que virão, a área jurídica em 2020 ainda pode esperar por atualização de normas antigas e pelo efeito de novas leis. Destacamos dois exemplos importantes: a possível atualização do Código de Ética e Conduta da OAB, que traz as normas relativas à conduta dos advogados, e a Lei Geral de Proteção de Dados, já que devemos ter especial atenção à privacidade em um mundo superconectado.

Código de Ética da OAB

O presidente da OAB, Felipe Santa Cruz, já manifestou seu desejo em adequar o Código de Ética da instituição aos novos tempos de publicidade institucional. Atualmente, as normas não cobrem as novas hipóteses que surgiram com a transformação digital. Por isso, uma possível novidade da área jurídica em 2020 é a atualização do Código da OAB, permitindo que os profissionais façam marketing jurídico com segurança.

LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados é a lei brasileira que trata da privacidade no ambiente da internet. É um reflexo da GDPR (General Data Protection Regulation), a legislação referente ao mesmo tema que vigora na União Europeia. No Brasil, a LGPD foi sancionada há pouco tempo, mas a multa para empresas que desrespeitarem as regras pode atingir 2% do lucro da instituição infratora.

Por isso, os advogados devem ficar atentos diante desse mundo hiperconectado. Conhecer as regras é fundamental para assessorar bem às empresas e levar seus próprios negócios adiante. Um bom exemplo é que somente os dados considerados necessários para determinado fim podem ser coletados.

Humanização do Direito

As constantes atualizações normativas são regras para advogados. Mas uma grande tendência da área jurídica em 2020 é a humanização do Direito. Com a revolução digital se propondo a tomar o lugar dos profissionais em tarefas burocráticas, eles se voltam para o aspecto humano das relações. Por isso, a proximidade com os clientes das novas gerações é importante para encontrar soluções mais adequadas a eles.

Uma ferramenta importante para a humanização do Direito é o Legal Design, que procura por soluções para os clientes que estão na ponta. O uso de aplicativos para acompanhar o processo ou interagir com o advogado é um bom exemplo. Tudo que envolve proximidade e engajamento com o cliente diz respeito ao Legal Design e a humanização.

Novas competências

Com o advento tecnológico, as tarefas dos advogados mudaram bastante. Os profissionais da área jurídica em 2020 devem se aprimorar e desenvolver novas competências para serem menos operacionais e mais estratégicos. Já não basta o conhecimento técnico. É preciso desenvolver capacidades comportamentais (como o senso de dono), perfil empreendedor, visão de negócio, espírito colaborativo e se conectar às inovações tecnológicas.

Continuidade da inovação digital na área jurídica em 2020

A área jurídica neste ano ainda sofrerá os efeitos da ebulição digital. A rotina jurídica, que se transformou com o advento das ferramentas que aumentam a produtividade dos escritórios e departamentos, continuará com inúmeras possibilidades na automação dos processos internos.

As decisões devem ser tomadas com base na análise de dados. A inteligência artificial, com machine learning e internet das coisas, já está presente e se desenvolvendo na advocacia. ODR (Online Dispute Resolution), Legal Analytics e blockchain também já são utilizados.

A ideia da inovação digital é “fazer mais com menos”. Todas essas ferramentas se destinam a isso: otimizar os processos e aumentar a produtividade da equipe.

Por isso, a área jurídica em 2020 deve procurar as melhores inovações, com boas funcionalidades, para atender às suas demandas.

Atualização de normas, humanização do Direito, novas competências dos profissionais e continuidade da inovação digital. A área jurídica em 2020 está com boas perspectivas. O Lawyer Eleven, software da Alkasoft, está pronto e cheio de novidades para contribuir para que seu escritório tenha muito sucesso neste ano promissor. Que tal conhecer nossas funcionalidades?

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4 benefícios de uma boa gestão de custos do cartório

Gerir os custos do cartório é, de fato, um grande desafio. São diversas ações a serem implementadas, controladas e aperfeiçoadas. No entanto, esse cuidado pode representar um grande passo para a profissionalização da serventia, para incrementar sua receita e torná-la mais eficiente.

Neste artigo, descubra mais sobre a grande importância que a gestão de custos exerce na performance de seu cartório. Acompanhe a seguir.

O que é a gestão de custos no cartório?

Os custos referem-se aos investimentos que o cartório realiza para conseguir operar e prestar seus serviços. A gestão de custos do cartório, portanto, é a administração desses valores, abrangendo sua definição, seu registro, seu controle e a mensuração de seus resultados.

Pode parecer algo bastante óbvio, no entanto, muitos gestores acabam pecando e comprometendo a lucratividade de sua serventia ao não darem a devida atenção aos gastos do negócio. Alguns não os planejam, outros não registram a saída de quantias menores do caixa, há quem misture finanças pessoais do titular do cartório com as empresariais. Em um primeiro momento, essas podem parecer ações inofensivas, no entanto, no médio e longo prazo podem ter um “efeito bola de neve”, e comprometer severamente o negócio.

Principais benefícios de uma qualificada gestão de custos do cartório

Como vimos, a gestão de custos do cartório é um dos pilares essenciais para a sustentabilidade e a lucratividade do negócio. Com isso, entre os benefícios potenciais trazidos por esse trabalho, podemos destacar:

1. Tornar o cartório mais custo-eficiente

Fazer mais com menos recursos: esse é um dos desafios mais comuns de qualquer tipo de negócio. E ele torna-se mais factível quando se realiza uma boa e completa gestão de custos do cartório.

Com isso, consegue-se manter o equilíbrio entre os valores que entram e saem do caixa, detectando de antemão ações que possam estar consumindo excessivamente seus recursos, gerando desperdícios ou que não estejam trazendo resultados para o negócio. Assim, alocar verba no que realmente gere valor e ajude a serventia a operar melhor, torna-se algo mais fácil e exequível.

2. Identificar formas viáveis de enxugar gastos

Ao realizar a gestão de custos do cartório, o titular da serventia terá uma visão precisa e detalhada da situação financeira do negócio. A partir desse panorama, pode-se extrair inteligência dos dados e perceber gargalos que estejam consumindo recursos de modo contraproducente, além de detectar táticas para cortar gastos sem interferir na qualidade do serviço prestado ao cliente.

3. Aumentar a produtividade da equipe e a satisfação do cliente da serventia

Ao cortar desperdícios e conseguir alocar melhor a verba do cartório, implementar melhorias, como um sistema para automatização de tarefas ou a contratação de treinamentos para sua equipe de atendimento, torna-se possível.

Com isso, a produtividade dos funcionários pode ser elevada e o atendimento ao cliente agilizado e qualificado, o que deverá gerar inúmeros impactos positivos nos resultados do negócio.

4. Reduzir riscos para a sustentabilidade do seu negócio

Diversos fatores internos e externos podem impactar na rotina e no desempenho dos cartórios. No entanto, com um bom planejamento e uma gestão de custos bem-feita, é possível diminuir bastante os riscos de um imprevisto comprometer toda a operação e a lucratividade da serventia.

Dicas para uma boa gestão de custos do cartório

Para garantir todos esses benefícios para seu cartório, é importante agir proativamente e adotar algumas boas práticas.

Entre elas, estão:

1. Monte um plano de contas e registre tudo, sem exceção

Uma das bases para a boa gestão de custos do cartório é criar um plano de contas. Esse, de modo sucinto, é uma relação das contas necessárias para que a serventia possa registrar todas as movimentações financeiras que ocorrerem.

Desse modo, deve constar de forma clara tudo aquilo que puder ser classificado como receita, despesa, ativo e passivo. Evite denominações muito abrangentes como “despesas gerais” ou “outros”.

Quanto mais precisas forem as categorias e se, de fato, elas forem utilizadas para registrar todas as atividades financeiras de entrada e saída do cartório, mais você conseguirá ter um quadro sempre atualizado da saúde financeira de seu negócio, o que possibilita melhorar sua tomada de decisão, realizar projeções assertivas e não ser pego de surpresa por gargalos que estejam drenando seus recursos.

2. Evite más práticas comuns

Não misture finanças pessoais com empresariais; evite fazer investimentos sem um planejamento prévio; não faça retiradas do caixa de modo arbitrário; não deixe de fazer previsão de fluxo de caixa; não continue gastando com determinadas ações porque “sempre foi assim” – reexamine tudo.

3. Invista em soluções tecnológicas

Registrar e controlar todos os itens da gestão de custos do cartório de modo manual ou por meio de diversas planilhas descentralizadas pode se tornar um trabalho homérico e que acaba tomando muito de seu tempo, impossibilitando que você planeje e execute outras ações estratégicas.

Por isso, utilizar um sistema de gestão que tenha módulo ou recursos para auxiliá-lo nessa tarefa pode agilizar – e muito – o seu trabalho. Além disso, com a automação, se evita erros humanos, retrabalhos e inconsistências, o que potencializa seus resultados nesse desafio.

Ainda, com essas soluções tecnológicas, emitir relatórios e fazer levantamento e cruzamentos de dados torna-se algo muito mais prático e rápido, o que é essencial para que você não perca o timing para suas tomadas de decisão.

E na sua serventia, como é feita a gestão de custos? Deixe sua mensagem nos comentários e, se quiser saber mais sobre os sistemas CART, que contam com módulo financeiro que controla as entradas e saídas das receitas e despesas, além de livros e relatórios para análise e controle dos fluxos de caixa, solicite uma demonstração gratuita.

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