fevereiro 2020 - Alkasoft

Módulo Agenda do Lawyer Eleven

Já pensou em registrar e acompanhar as atividades e a agenda de compromissos em um único local? O módulo “Agenda”, do Lawyer Eleven, traz exatamente funcionalidades que se relacionam a essas tarefas. O advogado ou outro profissional pode fazer cadastro de tarefas, controle de prazos e compromissos vinculados aos processos.

Dentre os benefícios que esse módulo traz, tanto para o gestor, quanto para o advogado, podemos citar:

Favorecimento à delegação de tarefas, uma vez que o responsável por delegar consegue visualizar quem está com mais ou menos responsabilidades naquele momento;

Facilidade em acompanhar a produtividade e o desempenho da equipe, uma vez que a ferramenta possibilita o controle do número de horas trabalhadas para cada cliente;

Layout do Agenda

Na tela do módulo Agenda, o profissional consegue visualizar o calendário diário, semanal e mensal. Ele pode incluir colaboradores ou grupos em sua agenda. Também é possível ver o planejamento de tarefas, o término de prazos e os compromissos cancelados.

Os compromissos podem ser separados em categorias, como “Geral”, “Fórum”, “Carga no processo”, “Reunião”, “Particular” e outros. Quando o usuário clica no compromisso, tem um resumo de suas informações. Dentre elas, estão: descrição, local, categoria, data de início e término, criador do compromisso, convidados e alertas (primeiro e segundo). É possível editar ou cancelar o compromisso.

Novidade na Agenda do Lawyer Eleven

Os benefícios que a Agenda do Lawyer Eleven traz para os advogados e para o gestor do escritório são relevantes. Pontuamos acima alguns deles. Com a novidade, a ideia é potencializar essas vantagens e otimizar ainda mais o trabalho dos profissionais.

Agora, a agenda do Lawyer Eleven é integrada ao Google Agenda e ao Calendário Outlook. Essa integração proporcionará um trabalho mais ágil e eficaz, pois traz praticidade aos processos internos.

Imagine que, em apenas um dia, você tivesse que anotar mais de 10 compromissos relativos a clientes, processos e reuniões de cunho pessoal. Já pensou no tempo que perderia se tivesse que anotá-los em sua agenda pessoal (Google Agenda ou Calendário Outlook) e em sua agenda no software?

Agora, não é preciso se preocupar com isso.

Benefícios

A Agenda do Lawyer já possuía a função de sincronizar as agendas dos profissionais do escritório. Ou seja, há um calendário comum e compartilhado entre todos, o que garante que nenhum compromisso seja marcado em horários inadequados ou que sejam esquecidos por falta de controle dos prazos.

Com a sincronização do Google Agenda e do Calendário Outlook, o software aprimora essa função para conferir mais praticidade e excelência nesta tarefa. E essa novidade não interfere no fato de que a agenda do Lawyer Eleven pode ser compartilhada com dispositivos móveis, facilitando o controle dos compromissos pelo advogado ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário.

A nova integração da Agenda do Lawyer Eleven traz a sincronização com o Google Agenda ou o Calendário Outlook. O usuário ainda poderá utilizar a agenda em dispositivos móveis ou no sistema do escritório e também será notificado de seus compromissos. Pode esquecer aquelas situações em que você perde uma audiência porque a anotou na agenda pessoal do Google, e não na agenda do software. Agora, tudo está concentrado em um só lugar. Aproveite!

Fazer a gestão completa do cartório é um grande desafio. No entanto, com determinação e o auxílio das metodologias e ferramentas certas, vencê-lo torna-se mais fácil.

De modo geral, para prestar um bom serviço e ter uma boa performance de negócio, o titular e os gestores, em seu planejamento, devem levar em consideração cinco pontos básicos: capital humano, processos, finanças, tecnologia e cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre como administrar esses pilares na rotina de sua serventia. Acompanhe a seguir.

5 dicas para fazer a gestão completa do cartório

Fazer uma gestão completa do cartório é uma necessidade para as serventias que querem se tornar mais competitivas, produtivas e rentáveis. Entre as ações para se alcançar tal resultado, podemos destacar:

1. Mapeie, redesenhe e avalie constantemente seus processos

Para fazer uma gestão completa do cartório, é preciso ter processos enxutos, ágeis e eficientes. Para tal, utilizar o workflow como aliado é crucial. Ele consiste em uma metodologia para organizar seu fluxo de trabalho de forma lógica e producente.

Hoje, há ferramentas, como o Alkaflow, que ajudam a automatizar seu workflow, a tornar seus processos mais fluidos, padronizados, controláveis e a dar tração para sua serventia produzir mais e melhor.

2. Elabore estratégias para uma boa gestão de pessoas

Uma gestão completa do cartório, sem dúvidas, passa por uma boa gestão de seu capital humano. Uma equipe motivada e comprometida é fator essencial para que a serventia funcione bem, conquiste a satisfação dos clientes e seja custo-eficiente.

Por isso, é importante criar uma cultura de reconhecimento e valorização de seus talentos – esses são combustíveis primordiais para gerar comprometimento dos funcionários com seu trabalho e com as metas da serventia.

Ações como premiações para o funcionário do mês, feedback frequente e momentos de confraternização, integração e celebração são boas iniciativas. Ter um programa de ideias, demonstrando a importância dada à colaboração da equipe e premiando-a pelas melhores ideias também é algo que pode ser bastante eficaz.

3. Dê a atenção devida à gestão financeira da serventia

Diferentemente de boa parte dos negócios, as serventias não podem sair alterando o valor do serviço prestado (e que é tabelado pelo governo), seja para incrementar seu lucro ou para atrair mais clientes.

Com especificidades como essa, fazer uma gestão financeira precisa e completa torna-se ainda mais importante. É preciso extrair o máximo de retorno de seus recursos, eliminar desperdícios, reduzir custos operacionais sem perder qualidade no atendimento e criar condições favoráveis para ter um fluxo de caixa sadio. E tudo isso somente será possível com uma boa gestão financeira de seu negócio.

4. Ouça o seu cliente

Uma gestão completa do cartório deve também abarcar quem é, no final das contas, sua razão de existir: o cliente.

Em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, buscar formas de elevar a satisfação de seu público e de monitorar sua percepção sobre os serviços prestados pela serventia é fundamental.

Para isso, é importante fornecer canais para que seu cliente possa contribuir e se expressar. Formulários impressos ou online, ouvidoria, entre outros recursos podem ser usados para conhecer a opinião, as dúvidas e as sugestões de seus clientes e, a partir disso, gerar insights para a melhoria de seus serviços.

5. Adote um sistema para gestão completa do cartório

Fazer a gestão da serventia em diferentes meios, utilizando diversos softwares pode, no final das contas, apenas dificultar seu trabalho. O fato é que, quanto mais as rotinas ficam visíveis, centralizadas, organizadas e mensuradas em uma única solução, ter um panorama do desempenho atual de seu cartório e do que precisa melhorar em sua gestão torna-se algo muito mais viável e facilitado.

Por isso, adotar um sistema para a digitalização completa do cartório, como os sistemas CART, é uma ação inteligente para ter controle integral sobre a gestão e o desempenho de sua serventia.

Com o CART, você pode automatizar diversas etapas dos processos mais comuns do negócio, trazendo mais segurança, agilidade e eficiência a eles. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, fazer o controle de protocolos, o cadastro de matrículas em lote e a validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, além de backups periódicos para trazer mais segurança aos dados da serventia, entre diversas outras rotinas.

E então, que tal aplicar essas dicas para fazer uma gestão completa do cartório? Solicite uma demonstração dos sistemas CART e do Alkaflow para modernizar e profissionalizar ainda mais sua gestão!

Nova integração da Agenda do Lawyer Eleven