O armazenamento de dados do escritório de advocacia pode ser um trunfo para a gestão, mas isso depende se ele está sendo feito de forma segura. 

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Manter informações sobre clientes é importante, mas proteger os dados do cartório é vital. Entretanto, muitos cartórios ainda não estão bem-preparados para as investidas de hackers ou para lidar com as consequências da perda de dados de seus sistemas de informação.

Na verdade, os pequenos cartórios, ou aqueles que não estão atualizados, são alvos mais atraentes para hackers, porque eles não investem tanto em tecnologia e recursos em segurança cibernética.

Por isso, é importante que as serventias e seus funcionários estejam cientes da função estratégica da segurança da informação em qualquer tipo de negócio – e ainda mais naqueles que lidam com informações sigilosas e dados pessoais de clientes, como é o caso dos cartórios.

Neste artigo, confira um passo a passo de como respeitar a privacidade, proteger os dados e garantir a transparência nos serviços de notas e de registro. Ainda, confira dicas de adequação à LGPD para cartórios. Acompanhe a seguir.

Boas práticas para proteção dos dados de seu cartório

Para otimizar a eficiência e a confiabilidade de sua estratégia de proteção de dados do cartório, há importantes iniciativas a serem tomadas. Entre elas, podemos destacar:

1. Proteja o que você coleta

Se você coleta dados e informações de seus clientes, proteja-os sempre. Implante medidas de segurança adequadas para garantir que as informações sejam protegidas contra acesso inadequado ou não autorizado.

Para isso, esteja ciente de todas as informações pessoais que sua serventia coleta, onde estão sendo armazenadas, como estão sendo utilizadas e quem tem acesso a elas. Entenda o tipo de informação que você tem e as consequências de elas caírem na mão de terceiros.

2. Crie uma política de privacidade para proteger os dados do cartório

Para melhorar o nível de segurança em sua serventia, crie uma política de privacidade clara e objetiva, levando em consideração a diversidade de sua base de clientes. Essa política ajudará a construir a confiança do cliente e da opinião pública, demonstrando que seu cartório está trabalhando em favor de seus interesses.

3. Colete apenas aquilo que você precisa

Se a informação não for necessária, não a colete. Quanto mais informação você tiver, maior será o seu trabalho para mantê-la segura.

Para aumentar a segurança, opte pelo login e pelas senhas, em vez de números de CPF, telefone e e-mail, por exemplo. Considere, ainda, a exclusão de informações pessoais que você não precisa.

4. Utilize criptografia

Evite usar sistemas que usam baixa criptografia. Ao invés disso, utilize sofisticados softwares de criptografia para todos os dados confidenciais que são armazenados no cartório, tanto de clientes quanto de funcionários.

Essa segurança vai depender da quantidade de bits. Quanto mais bits, maior a segurança criptográfica. Escolha sistemas com banco de dados descentralizado com criptografia de 128 ou 256 bits.

5. Treine os funcionários

Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, ela é vital no serviço notarial e de registro. A violação desses dados pode provocar severas penalidades civis ou criminais.

Por isso, é fundamental treinar todos os novos e antigos funcionários em relação à privacidade e às melhores práticas para proteger os dados do cartório. É importante que o tabelião conheça os riscos mais recentes e se proteja contra eles em seu trabalho.

6. Atualize seus sistemas

Sempre que disponível, atualize todos os softwares do cartório. Esse processo permite que o programa esteja sempre atualizado contra qualquer tipo de vulnerabilidade mais recente que poderia ser utilizada para invasão do sistema.

Uma alternativa é contratar sistemas disponíveis na nuvem. Como o software não fica instalado localmente no computador, o cartório tem acesso a um sistema seguro, que é atualizado constantemente e de modo automático contra brechas de segurança na proteção dos dados do cartório.

7. Faça backups constantes para proteger os dados do cartório

Um cartório que não faz backups corre o risco de perda de dados de forma permanente, tempo de inatividade e, por fim, até mesmo o fechamento do estabelecimento. Mesmo que você esteja operando um cartório de menor porte, seus dados são fundamentais, e perdê-los pode causar graves interrupções em seus negócios.

O backup na nuvem, por exemplo, é um excelente investimento para o cartório. Assim, é possível armazenar de forma automática e acessar as informações em qualquer momento, e em qualquer lugar.

Dessa forma, aquele cartório que deseja manter uma reputação positiva necessita ter um plano concreto de proteção de dados. É preciso ser claro sobre o que estão mantendo, porque estão usando e como estão protegendo a informação. Quanto mais técnicas seguras utilizar para proteger os dados do cartório, mais os clientes ficarão dispostos a confiar e a serem fidelizados por sua serventia.

LGPD para cartórios: como se adequar e melhorar a proteção dos dados?

Quando se pensa em proteger os dados do cartório, não se pode deixar de considerar a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei nº 13.709/2018.

A LGPD é aplicável aos serviços de notas e de registro por serem essas entidades responsáveis por gerenciar bases de dados dos cidadãos e que têm o dever de assegurar a segurança dos atos jurídicos, por meio da qualidade dos dados fornecidos.

Passos iniciais para se adequar à LGPD para cartórios

Além das dicas anteriores para proteger os dados do cartório, há outras práticas mais específicas para que a serventia siga as exigências da LGPD. Vale destacar que a não adequação pode resultar em multas pesadas, partindo de 2% do faturamento do estabelecimento no ano anterior e chegando até mesmo à autuação que pode alcançar os R$ 50 milhões.

Portanto, prepare sua serventia e evite tanto problemas de credibilidade junto aos clientes quanto gastos desnecessários com o pagamento de multas. Para iniciar, busque:

  • Fazer triagem de dados, cumprindo a exigência feita na LGPD de que se limite ao mínimo a quantidade de dados pessoais armazenados e processados nas organizações;
  • Categorizar os dados, utilizando a classificação da LGPD, que traz como dado sensível origem racial ou étnica, opinião política, religião, entre outros. Esses demandarão o consentimento explícito do cliente para tratamento no cartório; 
  • Mapear o fluxo de dados que transitam no cartório, de sua entrada à saída. Com a LGPD, os titulares precisarão estruturar esse fluxo para finalidade fiscalizatória, informativa e também de segurança; 
  • Implantar medidas técnicas e administrativas que elevem a segurança dos dados do cartório e inibam o acesso não autorizado às informações. Pode-se utilizar o Provimento nº 23/2020 da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ/SP) como base, já que o texto considerou a LGPD para cartórios em sua redação;
  • Utilizar firewalls que otimizem a proteção dos dados do cartório contra ameaças externas;
  • Assegurar os padrões mínimos de infraestrutura e segurança da informação. Para isso, é possível utilizar o Provimento nº 74/2018, do Conselho Nacional de Justiça, como aliado, já que ele estabelece padrões específicos para os cartórios e já traz muitos pontos que foram também incluídos na LGPD; 
  • Estabelecer os agentes responsáveis, conforme a prescrição da LGPD. Esses são classificados como controlador (quem tomará decisões sobre o tratamento dos dados do cartório) e processador (quem, na prática, irá fazer esse tratamento).

Que tal conhecer a solução da Alkasoft para garantir a adequação à LGPD e proteção dos dados do cartório? Entre em contato e solicite uma demonstração!

Um software para escritório de advocacia é um sistema de gestão específico para a atividade jurídica. Captura automática de processos, pesquisa jurisprudencial, agenda de compromissos. Tudo isso são funcionalidades de um bom sistema para escritório. Mas existem muitas opções de software para advogado no mercado. Então, é preciso saber o que considerar ao escolher a ferramenta.

Neste post, abordamos os principais pontos que você não pode deixar de lado.

Por que adotar um software para escritório de advocacia?

Você sabia que o uso do software para escritório de advocacia fez parte das medidas que conduziram os negócios jurídicos para a chamada Advocacia 3.0? Aliados ao software, a mudança de mindset na gestão, o marketing jurídico e a produtividade propiciaram a alta performance de inúmeros escritórios.

Atualmente, já estamos na Advocacia 5.0, que, impulsionada por tecnologias digitais, tem foco total no ser humano e em suas necessidades. Isso significa combater a mentalidade jurídica conservadora e tradicional (hierárquica, padronizada, vertical e formal) para implementar a nova mentalidade (descentralizada, diversa, horizontal e sustentável).  

Um software para escritório de advocacia, portanto, servirá para que o escritório aprimore seus trabalhos e dedique o maior tempo possível para resolver realmente o problema dos seus clientes. É exatamente abraçar essa nova sociedade centrada no ser humano e em sua experiência. E o que deve ser levado na hora de escolher um sistema para escritório?

Como escolher um software para escritório de advocacia?

Ao entender a importância do software para escritório de advocacia, você já consegue imaginar o que ele precisa apresentar: funcionalidades que resolvem os problemas de seres humanos, sejam profissionais ou clientes. Ou seja, tudo começa em entender suas necessidades.

Entenda suas necessidades

O primeiro passo para escolher um software para escritório de advocacia é saber quais são os maiores desafios do seu negócio. Em outras palavras, é pensar na resposta para algumas questões, como “a ferramenta agregará valor à rotina?” ou “ela auxiliará no dia a dia?”.

Veja alguns pontos cruciais que podem comprometer as atividades do escritório:

A partir do momento em que o gestor entende seus maiores desafios, sabe qual é seu objetivo principal ao contratar um software para escritório de advocacia. A maior deficiência se apresenta no controle de processos ou no relacionamento com o cliente? Com essas informações, ele tem argumentos para escolher o melhor sistema para escritório, pois sabe exatamente o que precisa.

Verifique se o sistema para escritório possui uma função que favorece a análise

A transformação digital modificou bastante o mundo jurídico e trouxe inovações que lidam diretamente com um dos ativos mais importantes de qualquer negócio: dados. Business Intelligence, Big Data, Machine Learning e outras aplicações de inteligência artificial são capazes de coletar e interpretar dados para que gestores consigam analisar o negócio como um todo e tomar melhores decisões.

Por isso, quando pensamos em um software para escritório de advocacia na Sociedade 5.0, precisamos de um sistema que permite o trabalho com métricas e análise de dados do sistema. A partir disso, o gestor jurídico poderá aumentar a performance do escritório, resolvendo as reais demandas dos profissionais e de seus clientes.

Uma boa funcionalidade que favorece a análise de dados é a produção de relatórios. No software jurídico Lawyer, inclusive, essa é uma rotina que pode ser automatizada. Os relatórios têm como função resumir a visão ampliada de determinados assuntos. Gerenciamento financeiro, processos, atendimentos prestados e atividades do escritório, por exemplo, ficam no radar do sistema para escritório.

Com isso, a funcionalidade disponibiliza informações e métricas relevantes para que o gestor analise o desempenho do escritório. Qual a quantidade de processos por cliente? Quantos processos há por área do Direito? E a quantidade conforme o status do processo e informações financeiras? Há muitos filtros capazes de segmentar a informação, o que permite a análise mais certeira.

Os relatórios gerados podem ser disponibilizados para os próprios profissionais, mas também para os clientes em tempo real. Com base na extração do sistema, os indicadores de performance (KPI) são atualizados, e essa extração é a peça-chave para a gerência do escritório ter o controle absoluto do andamento do negócio. 

Escolha um software para advogado online e seguro

Na hora de escolher um software para escritório de advocacia, você deve optar por uma ferramenta que forneça segurança para os dados armazenados e acessibilidade online. Já existem sistemas baseados em nuvem que são ótimas opções. Seus fornecedores são os responsáveis por guardar as informações em servidores próprios mediante criptografia, o que confere segurança e proporciona backups periódicos.

Quanto à acessibilidade, é importante que o software para advogado possa ser acessado de qualquer lugar, bastando conexão à internet. Conferir mobilidade aos advogados é fundamental para melhorar a gestão de tempo.

Compare o sistema para advogado antes de contratar

Muitos softwares jurídicos têm funcionalidades semelhantes e boas revisões de clientes. Diante desse possível impasse, o melhor a se fazer é comparar as ferramentas antes de contratá-la. Qual sistema para escritório mais se aproxima das suas necessidades? Qual atende melhor a seu objetivo primordial, que o fez contratar o software para advogado?

Veja como cada uma presta suporte do sistema, qual a efetividade das funcionalidades necessárias e outros pontos relevantes.

Procure o feedback de clientes sobre o sistema para escritório

Caso você conheça algum colega que utilize o software para escritório de advocacia que está interessado, vale a pena perguntá-lo sobre o funcionamento, o custo-benefício e se as expectativas foram atendidas. É importante fazer essa sondagem antes de contratar o serviço, porque há muitas empresas que prometem funcionalidades, mas não prestam um bom atendimento nem atendem às necessidades.

É com essa pesquisa que o gestor terá uma noção de qual o valor realmente ofertado pelo software e como é o relacionamento com o prestador de serviço – esse é um fator essencial na hora de optar por uma ou outra ferramenta.

Na hora de contratar um software para escritório de advocacia, pense nas suas necessidades e no objetivo. Assim, conseguirá escolher, dentre as opções seguras, aquele que possui módulos que melhor atendam ao seu negócio.

Conheça o Lawyer, da Alkasoft, que vai atendê-lo da melhor maneira possível e proporcionar uma gestão otimizada!

A inteligência artificial no mercado jurídico era uma tendência e hoje já é realidade. A evolução tecnológica trouxe aos advogados inúmeras ferramentas para tornar a atividade jurídica mais produtiva e organizada. Softwares jurídicos em nuvem, chatbots, machine learning e outras soluções modificam por completo o dia a dia dos profissionais

Apesar do temor de alguns advogados sobre a invasão tecnológica, a IA no Direito traz muitas vantagens, que demonstramos neste post. Confira!

O uso da inteligência artificial no mercado jurídico

O uso da inteligência artificial no mercado jurídico brasileiro é relativamente recente. Mas, em outros países, ela já está presente há algum tempo. O caso mais famoso é a plataforma cognitiva Watson, elaborada pela IBM. Sua função é agilizar o trabalho dos advogados e conferir precisão e qualidade nos serviços jurídicos repetitivos. Algumas de suas tarefas são: 

  • Elaboração de programas de gestão e análise de dados e informações;
  • Customização ágil de modelos digitais de documentos;
  • Soluções de dúvidas de natureza contábil e jurídica;
  • Pesquisas avançadas de jurisprudência;
  • Agendamentos automatizados.

Outro bom exemplo de IA para advogados é o ROSS, uma inteligência artificial da IBM contratada em 2017 para trabalhar com falência. O escritório, que possuía 50 advogados do escritório no setor naquele momento, utilizou o ROSS para monitorar decisões que afetam os casos e para retornar com sugestões de leituras de tópicos conforme as perguntas dos advogados. 

Perceba que algumas tarefas da inteligência artificial no mercado jurídico também estão presentes nos softwares jurídicos. A ideia principal é automatizar certas funções, deixando para a tecnologia as tarefas repetitivas e burocráticas. Dessa forma, os advogados se dedicam a atividades intelectuais e de contato com o cliente.

Por causa de suas vantagens, podemos esperar que o uso da IA no Direito será ainda maior nos próximos anos.

As vantagens da IA no Direito

Em alguns anos, a tecnologia assumirá funções mecânicas exercidas em qualquer atividade. O temor de que ela acabará com alguns cargos tem sua razão de ser. Mas, ao mesmo tempo, criará novas ocupações que demandam conhecimento sobre ela. É um mito acreditar que a IA para advogados acabará com a advocacia.

No Direito, por exemplo, podemos esperar novos cargos que relacionam Direito e Tecnologia. A automatização diminuirá também a quantidade de processos. Com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico, veremos isso acontecer em órgãos públicos, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Mas os profissionais continuarão sendo essenciais.

E quais as vantagens da IA no Direito? Veja a seguir!

Gestão eficiente do escritório ou departamento jurídico

A automatização de tarefas com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico traz menor índice de erros profissionais e mais tempo livre aos advogados. Com mais tempo, todos serão capazes de organizar melhor sua agenda para se dedicarem a tarefas estratégicas.

Os gestores de escritórios e departamentos jurídicos, por exemplo, poderão utilizar a IA no Direito para coletar e analisar dados gerenciais para tomar decisões fundamentadas. Já ouviu falar em data mining? É a inteligência artificial atuando na extração de dados relevantes de um conjunto. E isso ocorre nos já conhecidos softwares de gestão jurídica, que escaneiam informações do escritório para uma melhor tomada de decisões.

Os softwares também fazem captura automática de processos e outras tarefas que são manifestações da IA para advogados.

Uso de métricas e cruzamento de informações para previsões

Com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico, é possível identificar padrões, tendências e demandas. Isso ocorre especialmente com a adoção de machine learning e sistemas cognitivos. O grande acervo de dados do negócio jurídico será analisado e interpretado pela tecnologia. Quanto mais ela “estuda”, mais assertiva ela se torna. 

É o aprendizado de máquina. Com as informações e o uso de métricas, poderá fazer recomendações específicas para os processos, analisar estatísticas para elaborar recursos e outras peças. O cruzamento dessas informações permite à IA no Direito fazer previsões, aumentando as chances de êxito nas demandas.

Redução de gastos

Se a gestão do escritório se torna mais eficiente, e os profissionais se tornam mais produtivos, a redução de gastos no negócio jurídico é uma consequência lógica. Mas podemos pegar um exemplo mais direto de como a inteligência artificial no mundo jurídico contribui para menores custos.

A “Outside Counsel Insights (OCI)”, da IBM WATSON, é uma plataforma de IA criada especificamente para reduzir gastos e avaliar os serviços advocatícios prestados. Ela utiliza padrões para revelar as ineficiências dos escritórios em certas áreas.

Na prática, permite ao gestor analisar as situações que trazem melhor remuneração ao profissional (trabalho de maior valor), rever ou eliminar processos e áreas.

A inteligência artificial no mercado jurídico é uma aliada dos advogados. A ideia de que a tecnologia ocupará funções essencialmente humanas é somente um mito. Ela vem para conferir mais eficiência na gestão, ajudar na tomada de decisões e reduzir gastos.

Conheça as principais tendências jurídicas para 2021!

Planilha: Controle de indicadores de produtividade dos advogados

Internet das Coisas, realidade aumentada, jurimetria, blockchain, machine learning. Esses termos já estão inseridos em nossa rotina, mas não dizem respeito à Advocacia 5.0. São inovações provenientes da Sociedade 4.0 (e da Advocacia 4.0), que terão seus impactos potencializados na Sociedade 5.0.

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