abril 2021 - Lawyer Eleven

Como fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente?

Como funciona um departamento jurídico? Qual sua função? Ele é responsável por fiscalizar o cumprimento da lei por parte de sua empresa, reduzir custos ao mitigar riscos e zelar pela reputação do negócio. Com tamanha importância, uma gestão de departamento jurídico eficiente é fundamental para ter os melhores resultados.

Esse setor empresarial possui, assim, grande interferência na parte estratégica e preventiva do negócio. Com boas práticas, é possível otimizar sua atuação e melhorar ainda mais os resultados.

Veja como fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente!

A importância de uma boa gestão de departamento jurídico

A gestão de departamento jurídico é responsável por gerenciar processos e resultados referentes a pessoas, processos, tarefas, finanças e conhecimento. Com tantas frentes de trabalho, é possível imaginar que as estratégias de gestão devem estar alinhadas entre si e com os objetivos da empresa.

Em outras palavras, é bastante diferente de um escritório de advocacia. Sua particularidade é envolver tantas áreas internas, ao mesmo tempo em que se comunica com diversos departamentos externos. E é aí que os desafios aparecem, pois é preciso ter padronização de gestão de contratos e uma metodologia bem definida de atendimento para as outras áreas da empresa.

Quando existe uma boa gestão de departamento jurídico, porém, sua função é amplificada. Como pontuamos na introdução, ele é um setor capaz de melhorar os resultados de um negócio, pois é estratégico para mitigar os riscos de sua empresa, analisar cenários internos e externos para tomar melhores decisões.

Para conseguir executar sua função com excelência, sua gestão deve ser impecável. Como atingir a excelência?

As melhores estratégias de gestão do departamento jurídico

Ter uma visão estratégica de negócio

O departamento jurídico serve a um negócio. Os profissionais que atuam nele devem ser capazes de se integrar com outras áreas para ter uma visão estratégica da empresa. É exatamente essa visão global que o possibilita captar as particularidades do negócio e avaliar os riscos prováveis na atuação.

Por isso, para fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente, é preciso atuar como um parceiro de negócios (business partner), conhecendo as atividades internas e externas da empresa. Isso significa, sim, conhecer bem cada área, porque cada uma delas pode apresentar riscos diversos.

O departamento, nestes casos, servirá como um consultor para a tomada de decisões a partir de suas análises. Inclusive, é a partir das análises que poderá adotar as políticas de compliance necessárias para que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas e diretrizes aplicáveis.

Utilizar indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para a gestão de departamento jurídico e de qualquer setor. São eles que fornecem dados estruturados para apoiar a tomada de decisões. Somente o que é medido pode ser gerenciado e otimizado.

Assim, o departamento deve ter ferramentas que possibilitem essa análise, como os softwares jurídicos, e também saber o que deve ser analisado. Após definir as metas, que devem estar alinhadas aos objetivos da empresa, será possível aplicar os indicadores para fazer análises.

Número de processos por período e por área do direito, histórico de valores perdidos e ganhos nos processos, histórico de resultado de processos são alguns indicadores importantes.

Otimizar a comunicação entre as áreas

Uma boa gestão de departamento jurídico depende da integração com outras áreas, inclusive de marketing e vendas. Lembre-se de que o departamento é fundamental para o controle empresarial e deve estar incluído na gestão estratégica. Para fazer bem seu trabalho, deve estar em constante contato com as demais áreas.

Reuniões de equipes e diagnósticos empresariais devem contar com a presença do gestor jurídico. Afinal, ninguém atua sozinho na empresa. O departamento, quando integrado aos demais setores, consegue identificar suas necessidades e seus objetivos, contribuindo para os resultados de todos.

Por isso, a comunicação se torna um aspecto primordial na boa gestão de departamento jurídico.

Uso de tecnologia

Para otimizar a gestão de departamento jurídico, considerando todos esses pontos que mencionamos, o uso de tecnologia se faz primordial. A principal tecnologia é um bom software jurídico, que apresenta funcionalidades com indicadores, métrica e relatórios, e que facilita a organização interna e a comunicação entre os profissionais.

Essa ferramenta de gestão auxilia bastante na unificação de informações, o que contribui diretamente para a organização e interpretação de dados. Com isso, é possível traçar uma estratégia mais assertiva e uma tomada de decisões mais relevante para os negócios.

Uma boa gestão de departamento jurídico depende de uma estratégia que integra as demais áreas, de modo a propiciar a visão global do negócio. O software jurídico aparece como ferramenta indispensável para organizar as informações e auxiliar na tomada de decisões.

Conheça mitos e verdades sobre softwares jurídicos!

15 de abril de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

Como fazer o controle financeiro do escritório de advocacia

Advocacia

O controle financeiro do escritório de advocacia é o meio pelo qual o gestor coloca o negócio no rumo do crescimento. Por se tratar de advocacia, um segmento de serviços extremamente competitivo, esse controle se torna ainda mais fundamental para ter um escritório sustentável e de sucesso. Principalmente considerando que os custos estão maiores, enquanto os honorários advocatícios estão menores.

Considerando esse cenário, veja como fazer o controle financeiro do escritório de advocacia.

Problemas da falta de controle financeiro do escritório de advocacia

Fazer a gestão de um escritório é um grande desafio. São muitos aspectos que devem ser gerenciados, não só o fluxo de caixa. É claro que conhecer as entradas e saídas é essencial. Mas e o planejamento? Os processos internos estão organizados? Há controle e métricas bem definidas para otimizar a atividade? Existe uma análise de dados eficiente para a tomada de decisões?

Esses pontos, na verdade, são os principais problemas que aparecem quando falamos de controle financeiro do escritório de advocacia. Muitos negócios jurídicos não são organizados a partir de um planejamento estratégico.

A análise de dados é algo ainda pouco abordado, motivo pelo qual as decisões nem sempre são tomadas de forma fundamentada. E se não há planejamento, organização e controle por métricas, é difícil ter lucro.

Já pensou atrasar uma conta por mero esquecimento? Isso não só tira dinheiro do lucro, mas é percebido pelo mercado. Um mero deslize e o score do escritório em agências de avaliação de risco cai. Ou seja, mais um entrave ao desenvolvimento do nosso negócio, pois dificulta o acesso a linhas de crédito e desenvolvimento de relacionamento com instituições financeiras.

Dicas para fazer o controle financeiro do escritório de advocacia

Com tantos desafios, o controle financeiro do escritório de advocacia aparece como forma de estar pronto para qualquer cenário. Afinal, quem faz uma boa gestão financeira tem mais previsibilidade das contas e está mais preparado para instabilidades financeiras. E vale destacar que fazer esse controle só com anotações e planilhas pode não ser o suficiente.

Assim, apontamos a seguir algumas práticas de controle financeiro do escritório de advocacia fundamentais para que os rumos do escritório estejam nas mãos dos gestores.

Avalie e defina um orçamento inteligente

O controle financeiro do escritório de advocacia depende, inicialmente, de avaliar qual o cenário atual das finanças. Avalie se as despesas pessoais estão separadas das despesas do escritório, estabeleça pró-labore de sócios para evitar a perda do controle financeiro, avalie os custos fixos e variáveis (despesas operacionais, tributos etc.).

A partir da avaliação, você terá um panorama da saúde financeira do escritório e poderá traçar um orçamento real. Não se esqueça de que um orçamento inteligente prevê uma verba para emergências, algo importante para lidar com imprevistos, como instabilidades no mercado financeiro.

Controle o fluxo de caixa

Um bom controle de fluxo de caixa envolve o registro das previsões de entrada e saída, modelos de precificação dos serviços, acompanhamento de custas processuais, recebimento de honorários advocatícios e muito mais.

Essa medida é fundamental para o controle financeiro do escritório de advocacia, pois possibilita ter uma visão completa das finanças e visibilidade das informações financeiras.

Defina objetivos e metas

Definir objetivos e metas e, a partir deles, traçar um plano de ações para atingi-los, é uma ação fundamental para o planejamento de um negócio. No controle financeiro do escritório de advocacia, eles têm muita importância, porque ditam os caminhos dessa gestão.

Você quer expandir o negócio, aumentar honorários advocatícios ou a primeira meta é diminuir custos? Seja qual for, defina uma meta (que possui um prazo para conclusão) para saber exatamente para onde seu escritório está indo.

Tenha um software jurídico com módulo financeiro

Bons softwares jurídicos, como o Lawyer, possuem um módulo dedicado para a gestão financeira. No caso do módulo Financeiro do Software Jurídico Lawyer, é possível ter uma visão geral do plano de contas do escritório e fazer a gestão de fluxo de caixa, despesas fixas operacionais, honorários advocatícios, garantias judiciais, depósitos, cartela de clientes e muitos mais.

O grande destaque do módulo financeiro do Lawyer é a funcionalidade de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), um relatório contábil que demonstra se as operações do escritório geram lucro ou prejuízo em determinado período de tempo.

Com essas informações, o gestor consegue realizar uma administração mais assertiva e baseada em dados e métricas (lucratividade, rentabilidade, liquidez corrente etc.), tendo maior controle financeiro do escritório de advocacia. Ele pode também emitir relatórios gerenciais para embasar suas decisões.

O controle financeiro do escritório de advocacia envolve orçamento bem definido, controle de fluxo de caixa e definição de metas. Com um software jurídico com módulo financeiro, como o Lawyer, o gestor consegue simplificar seu trabalho, ao mesmo tempo em que acessa informações valiosas para sua gestão.

Confira como o Lawyer auxilia na automatização de rotinas do escritório!

8 de abril de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

Como aumentar a produtividade no escritório de advocacia

Advocacia

Com tantas tarefas diárias, como acompanhamento de processos e atendimento ao cliente, manter a produtividade no escritório de advocacia é desafiador. Sem uma gestão estruturada e organização, os profissionais não conseguem manter um trabalho de qualidade.

Por isso, é importante adotar algumas práticas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia e alavancar os resultados do negócio. Confira algumas delas a seguir!

A importância da produtividade no escritório de advocacia

Um escritório de advocacia reúne advogados, estagiários, profissionais administrativos e de apoio. Essa diversidade no trabalho faz com que um escritório só funcione a partir da junção de conhecimentos. Enquanto um profissional se destina a captar clientes, o outro está elaborando uma petição. Em comum, eles têm os objetivos da empresa. E para atingi-los devem estar alinhados.

Quando falamos em alinhamento de equipes, estamos falando diretamente de produtividade no escritório de advocacia. Afinal, todos os profissionais devem saber suas responsabilidades e as metas para agir e chegar ao resultado final pretendido. A partir disso, realizam uma gestão do tempo para atingi-lo em tempo hábil.

Em muitas situações, as ações dos profissionais estão interligadas e é preciso garantir que elas sejam eficazes para não atrapalhar o fluxo. Ou seja, deve-se garantir a produtividade dos funcionários para atingir os resultados do negócio.

Produtividade no home office

A produtividade no escritório de advocacia em trabalho remoto foi colocada em xeque quando o home office se tornou necessário. Hoje, já é possível perceber que, em muitos casos, ele foi um aliado da produtividade.

Com as ferramentas tecnológicas corretas, os escritórios conseguiram organizar seus processos internos remotamente. Sistemas jurídicos, como o da Alkasoft, centralizam informações, aprimoram a comunicação entre os profissionais e otimizam a rotina dos profissionais com métodos interessantes, como o kanban. As tarefas rotineiras podem ser automatizadas, e os advogados utilizam seu tempo em tarefas estratégicas.

Em outras palavras, o home office acelerou a adoção de tecnologias que possibilitam fazer a gestão de atividades por meio da internet.

Dicas rápidas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia

Ter produtividade no trabalho é algo diretamente ligado ao domínio da rotina do trabalho. Um escritório produtivo é, necessariamente, aquele com uma boa gestão. Afinal, a organização permite alinhar as atividades e as expectativas, de modo que se possa atingir as metas do negócio.

E como garantir a produtividade no escritório de advocacia?

Aprimorar a comunicação entre os profissionais

Em um escritório, como apontamos, temos diversos profissionais diferentes trabalhando simultaneamente. É preciso ter uma rotina definida, um fluxo de trabalho coerente com a função de cada um deles. Com um método, é possível avaliar o andamento das tarefas e corrigir rotas, se necessário.

Para que isso aconteça, é fundamental aprimorar a comunicação entre os profissionais. As equipes devem ter acesso aos mesmos dados para que trabalhem em cima de informações coerentes e atuem em prol dos mesmos objetivos. Compartilhar informações também é necessário, porque torna o trabalho mais assertivo.

Por isso, ter um bom canal de comunicação para a troca de informações é muito importante. Ele facilita a integração, a agilidade, a motivação e, claro, a produtividade no escritório de advocacia.

Estabelecer metas

Definir metas é estabelecer um ponto de chegada. Uma equipe de trabalho que sabe aonde ir é capaz de traçar as ações necessárias, com prazos específicos, para chegar ao destino. Por isso, para garantir o aumento da produtividade no escritório de advocacia, é preciso estabelecer metas.

Ao fazer isso, o gestor consegue identificar se a meta foi atingida, como isso aconteceu e eventuais erros no caminho.

Utilizar tecnologia para auxiliar na gestão de tempo e tarefas

Aumentar a produtividade no escritório de advocacia sem tecnologia é um grande desafio. Afinal, as inovações estão por toda parte, inclusive no Direito. Por isso, adotar soluções que facilitam a rotina e a execução de tarefas é importante para uma boa gestão. Com elas, é possível ter fluxos de trabalho organizados e eficientes, com integração e centralização de informações e outras facilidades.

Um bom exemplo é o software da AlkaSoft e sua função Timesheet para fazer o controle de prazos e a gestão do tempo. Ele realiza o controle da produtividade, cronometrando e registrando o tempo dedicado a cada atividade.

Ou seja, com o Timesheet, o gestor pode controlar as horas trabalhadas no escritório e otimizar o tempo a partir da análise das horas gastas em cada atividade. Além do controle de horas, ele permite centralizar as informações, o que dá mais agilidade aos processos internos.

Com maior agilidade e organização do fluxo de trabalho, é possível aumentar a produtividade no escritório de advocacia. A medida mais certa para fazer isso acontecer é utilizar inovações tecnológicas, como o sistema jurídico da Alkasoft e sua funcionalidade Timesheet.

1 de abril de 2021/0 Comentários/por Alkasoft