A rotina dos cartórios é muito complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

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Quando o candidato à titularidade de uma serventia é aprovado, mais do que atender ao caráter de validade e eficácia jurídica dos atos praticados, ele terá à frente o desafio de gerir um negócio – o mesmo desafio encontrado pelos titulares já em exercício. Afinal, sem uma gestão do cartório consistente, é comum que ocorram problemas graves em áreas como produtividade, eficiência, satisfação do cliente, lucratividade, entre outras. 

Mas como fazer uma boa gestão do cartório? Como otimizar a administração de sua serventia rumo à excelência gerencial? Continue a leitura e confira dicas para isso.

1. Tenha uma gestão orientada ao cliente

Diversas empresas já percebem como colocar o foco no cliente pode render bons frutos. Hoje, a parte mais importante de uma boa gestão é a satisfação do cliente. E nos cartórios isso deve estar no centro das estratégias.

Afinal, a missão central das serventias é a de conferir segurança jurídica aos principais atos jurídicos da população. Com isso, fica claro que o sucesso na gestão do cartório não é tangibilizado apenas por indicadores financeiros e pela lucratividade: o cliente é a razão de a serventia existir e sua satisfação deve ser uma prioridade nesses negócios e a rentabilidade uma consequência disso.

Dessa maneira, para ter uma gestão do cartório orientada ao cliente, é importante promover a melhor experiência possível. Isso passa por reduzir os tempos de espera e a morosidade dos processos internos, valorizando o cliente e o seu tempo. Elevar a praticidade no acesso às informações também é um ponto-chave para a satisfação do cliente, que é cada vez mais digitalizado. Ter um portal de acesso aos dados de acompanhamento do andamento dos títulos, por exemplo, pode contribuir significativamente para isso. 

2. Para uma boa gestão do cartório, desenvolva seu planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que possibilita a determinação da direção a ser seguida para se atingir determinados objetivos e metas. Por vezes, a gestão da serventia parece, por mais esforço que haja, não conquistar seus objetivos ou não conseguir obter melhorias importantes na operação do negócio.

Isso pode acontecer, justamente, por não haver sinergia nos esforços – quando gestores e colaboradores não sabem quais são as prioridades e a estratégia da empresa, perde-se o foco nos esforços. 

E o planejamento estratégico é o primeiro passo para evitar esse tipo de gargalo na gestão do cartório. Para desenvolvê-lo deve-se fazer uma análise interna e externa e responder questões como: onde a serventia se encontra? Onde ela pretende chegar? Como sair do ponto atual e chegar no desejado?

Tudo isso deverá ser sistematizado e registrado em um documento, compartilhado com a equipe e monitorado na rotina do cartório.

3. Aprimore a gestão financeira da serventia

A gestão financeira também é central para o sucesso do cartório e uma das responsabilidades de seu titular. Um bom gerenciamento financeiro cobre pilares como gestão de caixa, acompanhamento de margens, criação de uma reserva emergencial, previsão orçamentária e de reinvestimentos no cartório.

Fazer tudo isso no papel ou por meio de diversas planilhas descentralizadas é algo moroso, contraproducente e bastante suscetível a erros. É por isso que serventias que buscam profissionalizar e melhorar a gestão têm utilizado sistemas com módulo financeiro que automatizam diversas tarefas, evitando falhas humanos e otimizando o tempo produtivo; que proporcionam um controle digitalizado das entradas e saídas de caixa, além de relatórios para acompanhamento financeiro da performance da serventia. 

4. Utilize indicadores na gestão do cartório

Uma gestão orientada a dados não abre margem para achismos que podem levar à tomada de decisões equivocadas. Por isso, para uma boa gestão do cartório, é importante utilizar indicadores para mensurar os resultados atuais e a lacuna que falta atingir para alcançar os resultados desejados.

Entre os indicadores a serem utilizados, é importante considerar aqueles relacionados à satisfação do cliente, produtividade, gestão de tempo e gestão financeira.

5. Inspire-se nas normas aplicáveis à gestão do cartório

Uma maneira de checar como é possível melhorar e profissionalizar a gestão do cartório é verificar se sua serventia está alinhada aos padrões normativos do setor. 

A ABNT NBR 15906:2010, por exemplo, traz prescrições específicas para a gestão empresarial de serviços notariais e de registro, contemplando áreas-chave como liderança, planejamento estratégico, gestão de resultados, gestão socioambiental, entre outras. 

Seguindo esses critérios, será possível promover melhorias que impactem na qualidade do atendimento, na produtividade, na diferenciação de mercado, nos resultados financeiros e no aspecto ambiental da operação do cartório.

6. Estabeleça metas e prazos realistas

Quando há um desafio a ser superado, podemos facilmente nos tornar irrealistas sobre o que é realmente realizável. No entanto, é bom lembrar que não há nada como uma meta ou prazo irrealista para desmotivar as equipes e desengajá-las.  

Por isso, é importante definir metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para os membros de sua equipe.

7. Utilize um software de gestão do cartório

Hoje, melhorar a gestão e profissionalizá-la passa por utilizar a tecnologia como aliada. E a digitalização é um caminho bastante promissor para os cartórios, caracterizados por terem uma grande quantidade de processos complexos e burocráticos em sua rotina.

E isso é comumente motivo para atendimento mais moroso, níveis baixos de produtividade, taxas de erros e retrabalhos mais elevadas, falta de padronização de processos e de consistência e previsibilidade de resultados.

Por isso, o uso de um software especializado nas necessidades da gestão cartorial tem se mostrado tão importante para levar a gestão e os resultados a novos patamares. 

E então, pronto para melhorar a gestão do seu cartório? Para mais dicas, confira também nosso artigo sobre como elevar a eficiência da serventia.

Os serviços prestados pelos diferentes tipos de cartórios extrajudiciais têm entre suas características primordiais a essencialidade das suas funções. Isso porque, praticamente em todas as fases da sua vida, os cidadãos do país fazem uso de seus serviços: desde para o registro do seu nascimento, do casamento, da compra de um imóvel, ou até para reconhecer uma firma.

Não é à toa que, de acordo com uma pesquisa do Datafolha, feita por solicitação da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), os cartórios estão no rol de instituições mais confiáveis e de credibilidade na avaliação da população brasileira.

Para atenderem a demandas tão variadas com qualidade, há diferentes tipos de cartórios, que são de responsabilidade de tabeliães e registradores, selecionados por meio de concursos. O objetivo principal de um cartório extrajudicial é publicizar, autenticar e dar segurança jurídica aos atos de interesse particular ou de sociedade, com interesse geral.

Dessa maneira, os tipos de cartórios possuem competências diversas e distintas. De acordo com o artigo 1º da lei 8935/94, que regulamenta a atividade cartorial, os “serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”. Os cartórios são fiscalizados pelo Poder Judiciário, com determinação dada pela Emenda Constitucional n.º 45/2004, da Constituição Federal de 1988, conferida ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Diante da complexidade e importância dessas organizações, diversos tipos de soluções são criadas para auxiliar os cartórios no exercício de suas funções com segurança, produtividade e eficiência. Os softwares para cartório são um exemplo disso. 

Continue a leitura e saiba mais sobre os principais tipos de cartório, suas características e os benefícios de adotar um software com especificidade para cada um dos cartórios. Acompanhe a seguir.

Os principais tipos de cartórios e suas características

São diversas as atribuições dos cartórios e muitos os seus tipos. É por meio desses serviços que damos fé pública para atos e documentos, de forma probatória e executiva. Cada cartório tem responsabilidade por um tipo de documento e sua respectiva área. 

Conforme o artigo 5º da Lei dos Notários e Registradores (Lei nº 8.935/94), há diversos tipos de cartórios extrajudiciais em nosso país, tais como:

Notas (Tabelionatos de Notas)

Contribuindo para reduzir a sobrecarga do Poder Judiciário com burocratização, os Tabelionatos de Notas fazem a lavratura de documentos para divórcio, escrituras de separação, união estável, partilha de forma consensual e inventário. Além disso, executam o reconhecimento de firmas e a autenticação de cópias de documentos.

Com o novo Código de Processo Civil, no artigo 385, outra atribuição foi somada com a ata notarial, para comprovação de fatos, sendo o tabelião que dá fé pública, até servindo como prova em juízo.

Imóveis (Registro de Imóveis)

No Cartório de Registro de Imóveis, o cidadão pode averbar, registrar e matricular atos relacionados aos imóveis, como hipotecas, alienação fiduciária, doação, penhora, usucapião, venda e loteamento, além da emissão de certidões sobre registros de imóveis.

Civil (Registro Civil das Pessoas Naturais)

No Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais, são feitos os registros de nascimento, casamento e óbitos, mudanças de nome ou sobrenome, alterações na filiação, emancipação, além das averbações e retificações desses registros.

Títulos e Documentos (Tabelionatos de Protestos/Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas)

Nesse tipo de cartórios extrajudiciais, são registrados documentos para sua conservação. Aqui são feitos os registros de documentos, como contratos, poesias, músicas, entre tantos outros, com a intenção de notificação extrajudicial.

Software para os diferentes tipos de cartórios extrajudiciais

Como vimos, cada tipo de cartório apresenta responsabilidades, demandas e exigências diferentes. Mas o que todos têm em comum é a necessidade de otimizarem sua gestão, que é caracterizada por ter de lidar com um grande número de tarefas, burocracias, processos e normativas.

Para vencerem esse desafio, cada vez mais os cartórios extrajudiciais têm apostado na tecnologia para digitalização de seus processos. Hoje existem, inclusive, soluções altamente especializadas e focadas especificamente nas demandas desse tipo de organização.

Dessa maneira, um software para cartório de notas, entre outras coisas, poderá promover o controle e a informatização completa de seus procedimentos. Um Cartório de Registro de Imóveis poderá emitir certidões, fazer o controle de protocolos e cadastro de matrículas em lote de modo muito mais ágil e eficiente com essa tecnologia.

Já o Cartório de Registro Civil conseguirá automatizar integralmente o serviço registral, reproduzindo todos os estágios que configuram o processo de registro civil. Por sua vez, o Cartório de Títulos e Documentos poderá digitalizar e armazenar documentos digitalmente, centralizando a organização de dados importantes e tendo rápido acesso à documentação digitalizada. 

É válido ressaltar que esse tipo de software com 100% de foco na realidade dos diferentes tipos de cartórios extrajudiciais, tem outro diferencial importante: o atendimento a normativas e provimentos que regem o setor, como o Provimento nº 74/2018. 

Se você quer compreender mais sobre esse tipo de solução, confira nosso artigo sobre como os sistemas CART facilitam a rotina dos cartórios extrajudiciais. 

Você já parou para pensar como a automação dos livros de cartório pode ser uma iniciativa altamente benéfica para a agilidade dos serviços prestados e para a busca pela excelência em sua serventia?

A verdade é que as rotinas de um cartório não digitalizado podem ser desgastantes para a equipe e morosas para o cliente, comprometendo a qualidade do seu atendimento e a motivação de seus colaboradores.

Por isso, com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de transformação. 

Sim, estamos falando da automação dos livros de cartório! A automação permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Continue a leitura e saiba mais sobre essa iniciativa que já está ajudando a agilizar os serviços de diversas serventias no país. 

Quais os benefícios da digitalização e de ter um cartório automatizado?

Antes de falarmos especificamente da automação dos livros de cartório, é importante destacar como a digitalização já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para manter organizações resilientes em tempos desafiadores, como está sendo a pandemia, e que demandou a adaptação de todos a um modelo mais digitalizado e de trabalho remoto.

Sem o acesso remoto às informações proporcionado por essas tecnologias, o trabalho nesse modelo seria inviabilizado. Portanto, a digitalização é um investimento no presente e no futuro da serventia.

Além disso, ter tudo digitalizado e com as informações integradas torna o trabalho mais ágil, produtivo, eficiente e qualificado, gerando diferenciais valiosos para o cartório e direcionando-o à excelência no atendimento ao cliente. 

Quais as desvantagens de continuar baseando a operação de seu cartório em práticas manuais e em papel?

Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.

Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser.

Ainda, é uma atitude com maior margem de riscos de perdas e uso indevido dos dados dos livros.

Quais as vantagens em fazer a automação dos livros de cartório?

Como você já pode imaginar, para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento.

Com a digitalização e a automação dos livros de cartório, a capacidade de resposta de sua serventia será muito melhor!

Afinal, transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.

A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.

Entre os benefícios dessa iniciativa, podemos destacar também o fácil acesso aos dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado na nuvem a partir de qualquer dispositivo – local ou remotamente.

Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil e eficiente.

O custo também diminui. A automação dos livros de cartório reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de modo simples e rápido.

Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.

Então, resumindo, a automação dos livros de cartório pode:

• Agilizar o acesso e o registro das informações;
• Tornar sua equipe mais produtiva e motivada;
• Diminuir erros e elevar a qualidade do serviço prestado;
• Possibilitar que sua serventia trabalhe também em regime remoto ou híbrido (quando parte da equipe atua presencialmente e outra parte em home office);
• Aumentar a segurança dos dados de seus livros;
• Otimizar os resultados e a produtividade da serventia;
• Elevar os níveis de satisfação dos clientes;
• Reduzir custos e desperdícios.

Como as funcionalidades do CART auxiliam o cartório e proporcionam mais agilidade nos serviços?

O CART Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o CART Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.

A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que passam por frequentes alterações e novas exigências, como as provenientes da Corregedoria, do CNJ, da Receita Federal, das prefeituras e das entidades de classe (Anoreg, Colégio Notarial do Brasil, entre outras).

O CART Imóveis, além da automação dos livros de cartório, reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.

Assim, com o CART Imóveis, o seu cartório poderá fazer:

• O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
• Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
• Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
• A utilização do selo digital;
• Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
• Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
• Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
• Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
• Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).

Exemplos práticos dos benefícios dos sistemas CART na automação dos livros de cartório e na digitalização das serventias

Nada melhor do que conhecer a opinião e as recomendações de outras pessoas para compreendermos melhor os ganhos práticos em implementar uma inovação no negócio.

Por isso, veja alguns depoimentos de cartórios que já utilizam essa solução e colhem os benefícios dessa transformação digital:

“Desde que estamos utilizando o CART em nosso Ofício de Registro, tudo ficou mais prático e ágil. Os funcionários não precisam mais se deslocar de seus lugares para fazer consultas em arquivos de fichários, os protocolos são realizados na hora nos micros do balcão de atendimento, as matrículas são feitas através de um editor de textos especial e padronizado e muito mais. Realmente, trata-se de informatização de primeiro mundo.”

Jordan Martins
3º Ofício do Registro de Imóveis de Florianópolis

“O nosso cartório cresceu bastante e o sistema do concorrente já não atendia mais às nossas necessidades. Outro ponto era o suporte falho, acionávamos a equipe e em muitas vezes eles só faziam o suporte localmente, o que era inviável financeiramente para nós. Trocamos pelo CART Imóveis e não tivemos qualquer problema, tanto na questão da migração de dados quanto do treinamento presencial da equipe do cartório. E o atendimento do suporte CART, tanto presencial quanto remoto, é fundamental para nós. A Alkasoft está de parabéns!”

Andrew Yamaue
3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina

“Eu estou bem satisfeita com o sistema CART Imóveis. Todas as minhas pendências sempre foram prontamente resolvidas pela equipe da Alkasoft e isso pra mim é a peça chave para uma boa prestação de serviços. Com o CART, que é bem consolidado em todo o estado de SC, tenho a segurança de estar sendo bem atendida com um sistema que atende todas as exigências e provimentos do universo de registro de imóveis, com agilidade nas atualizações e necessidades do nosso cartório.”

Rafaela Roweder
2º Ofício do Registro de Imóveis de Mafra

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