maio 2021 - Alkasoft

Advogado 5.0: como se tornar um em tempos de crise?

Você sabe como ser um Advogado 5.0? Antes de mais nada, precisa saber que a Advocacia 5.0 é aquela que utiliza tecnologias da Indústria 4.0 com foco total no atendimento das necessidades humanas e na resolução de problemas sociais.

Em outras palavras, é a advocacia centrada no ser humano e em suas necessidades, considerando a mentalidade do mundo digital e suas formas de geração de valor.

Como resultado, vemos nascer uma mentalidade que se baseia em diversidade, descentralização, horizontalidade e sustentabilidade. Exatamente o contrário do conceito tradicional e hierarquizado da advocacia.

E como se tornar um Advogado 5.0?

Por que se tornar um Advogado 5.0?

Porque este novo modelo de advocacia é um caminho sem volta. Os advogados que buscam se manter competitivos no mercado tiveram que se adaptar à Advocacia 4.0. Automação dos processos, uso da inteligência artificial e jurimetria, tudo isso passou a ser incorporado na rotina para garantir uma atuação estratégica.

Mas sem o foco nas necessidades humanas, o uso da tecnologia não faz sentido. É preciso utilizar ferramentas para resolver problemas sociais e individuais, conceito já abordado pelo Legal Design.

Quando pensamos no marketing jurídico, por exemplo, precisamos pensar em ações para o sucesso e a experiência do cliente (Customer Success e Customer Experience). Quando pensamos em um software jurídico, devemos escolher um sistema que atenda às necessidades dos profissionais.

Esse é o Advogado 5.0, um profissional que certamente será mais requisitado no mercado, porque resolve problemas reais.

Como se tornar um Advogado 5.0?

O primeiro passo para se tornar um Advogado 5.0 é mudar o paradigma mental para centrar suas ações no ser humano. Isso pode ser um desafio para advogados mais conservadores, porque há uma grande mudança no modelo de gestão. Mas não é algo difícil olhar para sua atuação com a lente do “humano”.

Além disso, é fundamental utilizar a tecnologia a serviço das pessoas.

Utilizar tecnologias inteligentes a serviços das pessoas

Qual a chance de êxito de uma demanda? Será que realmente vale a pena ingressar com uma ação ou é melhor fazer um acordo? Com a jurimetria e a inteligência artificial, os profissionais conseguem obter essas respostas para orientar seus clientes de maneira mais adequada. Dessa maneira, podem trabalhar em prol do que é mais adequado para eles.

Em outro aspecto, o advento da LGPD também privilegia o ser humano, pois dá ao cidadão maior controle sobre seus dados pessoais. Neste sentido, o Advogado 5.0 deve realizar o uso de tecnologias inteligentes, como o software jurídico, de forma adequada às legislações que protegem os cidadãos.

Além disso, ainda falando sobre os sistemas jurídicos, eles podem ser grandes aliados do Advogado 5.0. Afinal, ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, o software confere ao advogado mais tempo para lidar diretamente com pessoas. E é exatamente isso que a Sociedade 5.0 deseja: uma conduta voltada para as relações interpessoais.

Fazer um marketing jurídico digital mais adequado

Utilizar a internet para fazer marketing jurídico já é uma realidade há alguns anos. No entanto, nem sempre vemos um marketing focado na realidade do público-alvo. Um dos pontos que mais causa essa desconexão é a linguagem.

Um bom exemplo é o marketing digital realizado por advogados e escritórios de advocacia durante a pandemia do novo coronavírus. As pessoas estão com medo, a fragilidade das relações de trabalho aumentou, todos estamos vulneráveis.

O Advogado 5.0, por adotar ações centradas no ser humano, pratica uma comunicação mais sensível ao momento na hora de fazer marketing digital. Mais do que se preocupar em ganhar autoridade com conhecimento técnico, ele deve mostrar que está sensibilizado pelo momento que muitas pessoas estão vivendo com a pandemia.

Assim, ele coloca em prática o objetivo final da Sociedade 5.0.

Adotar o Legal Design Thinking

O Legal Design Thinking pode ser considerado um desdobramento da Advocacia 5.0, pois sua ideia principal é passar uma mensagem ao cliente de forma simples. Dessa forma, é possível proporcioná-lo a melhor experiência possível com seu serviço.

Quando você adota esse conceito em seu escritório ao lidar com os clientes, está automaticamente atendendo ao objetivo da Advocacia 5.0. E não é só com clientes externos, com quem você deve se comunicar de forma simples, sem jargões jurídicos.

Os clientes internos, que são seus profissionais, também devem ser incluídos neste contexto. Isso significa otimizar processos e serviços, promover a colaboração e adotar um software jurídico compreensível.

O Advogado 5.0 foca suas ações no ser humano, o que significa utilizar tecnologias e estratégias focadas em pessoas.

Se você quer realmente ser um Advogado 5.0 que faça a diferença na vida das pessoas, conheça as tendências para os advogados do futuro!

27 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

Automação em cartórios: saiba como otimizar os processos

Cartório

Realizar a automação em cartórios é uma iniciativa imprescindível para o desenvolvimento da serventia e para aprimorar a experiência de seus usuários. A partir do momento em que novas tecnologias se tornaram mais acessíveis, o fluxo de dados e sua complexidade passaram a escalar progressivamente. Portanto, é necessário que a automação em cartórios possa acompanhar esse crescimento.

A atividade extrajudicial, especialmente no cenário brasileiro, sofre com o acúmulo de processos e sua falta de celeridade. A rotina diária dos cartórios envolve um grande fluxo de informações. Com a automação dos processos, é possível não somente desafogar e otimizar esse fluxo, como também aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe. E isso irá possibilitar que a geração de valor por meio de seu capital humano seja significativamente maior.

Você já havia parado para pensar sobre como a automação em cartórios pode otimizar processos? É isso que abordaremos neste artigo. Continue a leitura e saiba mais sobre os benefícios e de que forma implementar essa automação organizando seu fluxo de atividades com o uso de sistemas modernos.

Quais são as vantagens da automação em cartórios?

Quando se afirma que a automação em cartórios é uma grande força para a otimização de processos, é importante que sejam estabelecidos os principais critérios nessa melhoria. A implementação de todo software, em uma organização, é realizada para que se tenha um ganho na qualidade, rapidez ou em novas funcionalidades para determinada função. Então, como a automação em cartórios possibilita essa transformação?

Para responder a essa pergunta, é preciso que entendamos quais são as principais vantagens potencialmente obtidas com essa automação. A que mais pode ser destacada nesse quesito (pois influencia nos demais benefícios) é a diminuição de redundâncias. Assim, processos podem ser padronizados, o que elimina o erro humano que determinadas funções operacionais e repetitivas podem incorrer sem que se tenha uma solução de automação.

Consequentemente, a diminuição de erros permite que o fluxo de informações tenha maior previsibilidade. Tal previsibilidade gera maior controle e, ainda, otimiza os processos de tomada de decisões.

Também é importante destacar que a automação em cartórios oferece para sua equipe maior autonomia para ações que vão além do operacional. Com informação aliada ao gerenciamento de dados, é possível otimizar informações de maneira personalizada e adequada às necessidades de seus usuários – especialmente no que diz respeito à agilidade.

Isso permite um melhor atendimento e incremento nos níveis de satisfação dos clientes da serventia, contribuindo na construção de uma imagem de credibilidade e solidez no mercado.

Além disso, a automação contribui para a redução de custos no cartório. Afinal, quando não há um nível elevado de controle sobre tarefas e processos, abre-se margem para desperdícios. Já ao centralizar todos os dados em um sistema, consegue-se visualizar com mais facilidade e clareza como todos os recursos estão sendo utilizados e identificar oportunidades de otimizar a verba sem reduzir a qualidade do serviço prestado.

Como implementar e facilitar a automação em cartórios?

Como já mencionado, novas tecnologias tornaram o fluxo de informação maior e mais complexo. Em virtude disso, sistemas gerenciais desenvolvidos e pensados em linha com a rotina de registros e operações comuns ao cartório precisam integrar e organizar esse fluxo de informações, uma vez automatizado.

Um software especializado para cartórios é a solução ideal para isso. Com ele, consegue-se ter fácil acesso aos dados dos livros de sua serventia. Para que essa acessibilidade se expanda, o armazenamento em nuvem dos dados é uma grande possibilidade que a automação em cartórios permite. Consultas e até mesmo processos inteiros podem ser realizados e monitorados de forma local ou remotamente. Especialmente agora, com regimes de trabalho híbridos ou em home office, essa alternativa ganha ainda mais destaque.

Plataformas como o CART Imóveis, da Alkasoft, integram todos os passos de processos centrais na rotina das serventias, como registro de imóveis e atividades extrajudiciais. Seguindo as boas práticas e normas dos órgãos reguladores, a automação em cartórios permite que você realize cadastros, pesquisas, emita ofícios para assinatura digital e facilite o acesso de seus clientes às informações demandadas.

Gostou do nosso artigo e de saber mais sobre a automação em cartório? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog.

25 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

Conheça os principais critérios para a escolha de um sistema jurídico

Advocacia, Software jurídico

A escolha de um sistema adequado para seu negócio jurídico é um passo importante para ter melhores resultados. Um bom software jurídico traz maior produtividade aos profissionais e serve como uma alavanca de desenvolvimento no escritório de advocacia ou no cartório.

Mas o que deve ser considerado na hora da escolha de um sistema? Podemos olhar todo o processo e ver que as funcionalidades, a usabilidade, o investimento e a implementação são os fatores mais importantes. Confira!

Escolha de um sistema em nuvem

Com o advento da LGPD, o armazenamento de dados nas empresas passou a chamar ainda mais atenção. A segurança cibernética, que já precisava ser tratada como prioridade em qualquer negócio, ganhou destaque. E como garanti-la?

Os softwares jurídicos em geral possuem boas especificações quanto à segurança da informação. E ao contrário do que muitos acreditam, os sistemas em nuvem são capazes de conferir ainda mais segurança aos dados. Criptografia e backups periódicos são a base da segurança nesses sistemas.

No entanto, elas não conferem apenas essa vantagem. Eles também apresentam algumas características que merecem ser ressaltadas, como escalabilidade e mobilidade.

A escalabilidade é a possibilidade de aumentar a capacidade de armazenamento conforme a demanda. Assim, conforme seu negócio cresce, o software expande junto com ele. Em outras palavras, você não perde tempo trocando sistemas.

A mobilidade é o que permite aos profissionais acessarem o sistema de qualquer dispositivo e lugar, bastando a conexão com a internet. Quando pensamos em advogados extremamente ocupados, bem como profissionais de cartório sobrecarregados com suas tarefas, a mobilidade é uma grande aliada da gestão de tempo.

Funcionalidades adequadas ao negócio

Sua grande questão no escritório de advocacia é lidar com o controle financeiro e de honorários? Ou o problema no cartório é a gestão de produtividade? Seja qual for a sua demanda, é preciso conhecê-la bem antes da escolha de um sistema para seu negócio.

Isso porque ele deve apresentar funcionalidades capazes de resolver suas necessidades. O objetivo de um software jurídico é apoiar as metas do seu negócio. Até mesmo empresas de um mesmo nicho de mercado podem precisar de funcionalidades diferentes.

Por isso, para que não haja problemas também no momento da implementação (o que ocasiona maior custo), pesquise sistemas que agregam valor ao seu negócio. A escolha dos recursos de cada software também será determinante para seu preço, não se esqueça disso. E não necessariamente o mais caro será o melhor para você.

Seja quais forem suas opções, uma funcionalidade obrigatória para seu negócio será aquela que fornece dados estratégicos para a tomada de decisão, como relatórios.

Relação custo-benefício

Na hora da escolha de um sistema, o gestor considera as funcionalidades de um sistema em nuvem que se adequam ao seu negócio. Sua ideia é melhorar os processos e os resultados por meio da ferramenta. Mas ainda que entenda que um software é um investimento, e não um custo, ele deve avaliar a relação custo-benefício.

Como acabamos de apontar, nem sempre o sistema mais caro será o melhor. O melhor sistema é o mais adequado às suas atividades. Existem muitas ferramentas capazes de satisfazer as necessidades do empreendimento, motivo pelo qual há variedade de preço.

Neste ponto, o importante é avaliar se o valor do investimento compensa, considerando todos os benefícios do recurso e sua finalidade ao negócio. E, claro, veja se há implementação acompanhada por especialistas, porque é um ponto fundamental nesta avaliação.

Implementação acompanhada

Por fim, a implementação com auxílio de especialistas é um ponto crucial na escolha de um sistema. Afinal, esse acompanhamento determinará não só o sucesso da mudança no modelo de gestão, mas também o “ânimo” dos profissionais em assumirem esse novo modelo.

Um sistema implementado corretamente traz muitos benefícios, e isso só ocorre com acompanhamento. Os especialistas são capazes de passar pelas etapas de implementação sem prejudicar as atividades do negócio, o que é fundamental para o cotidiano. Além disso, garantem a segurança dos dados na hora do armazenamento ou da migração.

A escolha de um sistema depende de vários fatores, como encontrar um fornecedor confiável que ofereça também a implementação do software. Além disso, ele deve apresentar funcionalidades adequadas para o negócio e uma boa relação de custo-benefício.

Dessa forma, o gestor conseguirá usufruir de todas as vantagens que esse sistema trará para sua empresa.

20 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

Impactos da LGPD nos cartórios: como se preparar

Cartório

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei n° 13.709/2018), um conjunto de regras que determinam como as informações e dados pessoais devem ser tratados, compartilhados e coletados. Em suma, a lei veio para proteger a população, focando em sua privacidade e exigindo das organizações mais proteção e atenção no trato das informações de terceiros. E sua serventia: está preparada para os impactos da LGPD nos cartórios?

Inspirado no regulamento europeu (Regulamento Geral de Proteção de Dados – GDPR), a LGPD estabelece regras sobre a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais gerenciados por organizações.

Entre as ações coibidas pela LGPD, estão a coleta e o uso de dados pessoais sem consentimento, bem como o uso de informações pessoais para a prática de discriminação ilegal ou injusta.

Antes da LGPD, a proteção de dados pessoais no Brasil era aplicada por mais de 40 normas legais em nível federal, incluindo o Marco Civil da Internet (Lei da Internet) e o Código de Proteção ao Consumidor.

O problema com essa abordagem era que ela criava uma estrutura legal complexa, em que os direitos eram aplicados em um nível setorial, o que significa que diferentes setores tinham regulamentações diferentes.

Assim, a LGPD é uma aplicação transversal e multissetorial, que substitui e/ou complementa o quadro regulamentar setorial ao disponibilizar um conjunto claro de diretrizes, aplicando-se nos setores público e privado e em fontes de dados online e offline.

Continue a leitura e descubra mais sobre os impactos da LGPD nos cartórios e como preparar sua serventia.

Esteja atento: a LGPD já está em vigor!

A LGPD foi sancionada em 2018 e entrou em vigor em setembro de 2020. Com a lei, o Brasil passou a fazer parte da lista de países que possuem legislação específica de proteção e segurança de dados pessoais.

A legislação se insere no contexto brasileiro de adaptação progressiva às melhores práticas globais de gestão de dados e abrange todas as organizações que oferecem serviços ou possuem operações envolvendo tratamento de dados no país.

Dessa maneira, se sua serventia ainda não se preparou, esteja atento para os impactos da LGPD nos cartórios! O órgão responsável por mediar esse relacionamento e fiscalizar as empresas é a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

E, com isso, as organizações que violarem a LGPD já estão sujeitas a consequências como o recebimento de advertência, multas, suspensões e, até mesmo, a proibição parcial ou integral do exercício de atividades. Cabe destacar que as multas podem atingir 2% do faturamento do seu cartório, tendo um teto de R$ 50 milhões a cada infração recebida.

Impactos da LGPD nos cartórios: dicas para se preparar

De acordo com a LGPD, as organizações precisam cumprir 10 princípios que norteiam o processamento de dados pessoais.

São eles: propósito, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e a prestação de contas.

Para resumir, esses princípios orientam que as empresas devem tomar medidas de segurança para proteger os dados pessoais, solicitar apenas dados que sejam relevantes para a sua operação e, em última instância, ser transparentes com os clientes, deixando claras suas intenções e objetivos ao solicitar e tratar seus dados.

De acordo com o artigo 9º, “o titular dos dados tem o direito de ter acesso fácil às informações sobre o tratamento dos seus dados, as quais devem ser disponibilizadas de forma clara”.

A lei também estabelece que o acesso deve ser disponibilizado “a qualquer momento e mediante solicitação”. Além disso, o proprietário dos dados pode exigir que seus dados sejam excluídos ou até alterados, dependendo do caso.

Dessa maneira, entre os impactos da LGPD nos cartórios, está a preparação das serventias para prover, armazenar, proteger e utilizar os dados conforme as prescrições trazidas, assim como para manter um registro do tratamento de dados realizado pela serventia.

E isso implica sua digitalização, afinal, sem um sistema que centralize e apoie todas as etapas deste processo, possibilitando a realização de backups de segurança, este seria um desafio homérico e altamente suscetível a falhas, retrabalhos, inconsistências e brechas de segurança.

No Estado de São Paulo, por meio do Provimento 23/2020, da Corregedoria Geral da Justiça (CGJ/SP), estabeleceu-se as diferentes maneiras de tratamento que serão aplicadas aos atos relativos ao exercício dos ofícios extrajudiciais de notas e de registro, apresentando os requisitos a serem atingidos para se atender aos padrões de segurança determinados para os dados, entre outras diretrizes.

Assim, seguir o que estabelece esse provimento é uma iniciativa importante para se estar também em conformidade com a LGPD.

Outra ação essencial é determinar os agentes envolvidos no tratamento de dados, seguindo o que determina a nova lei: o controlador (que tomará decisões envolvendo o tratamento dos dados) e o processador (profissional que realizará o tratamento das informações).

E, para que tudo isso funcione e os impactos da LGPD nos cartórios não sejam negativos, é crucial treinar a equipe, esclarecendo todos os pontos da LGPD que afetam seu trabalho, assim como certificando-se de que todos os novos procedimentos e padrões estabelecidos sejam seguidos na prática, conscientizando os colaboradores sobre a importância disso.

E então, pronto para se preparar para os impactos da LGPD nos cartórios? Para mais dicas, leia o guia que preparamos sobre como adequar sua serventia à nova legislação.

18 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

A importância da implementação de um sistema

Advocacia, Software jurídico

A implementação de um sistema é uma das etapas que mais causa temor em um gestor jurídico. Seja no escritório de advocacia, em um departamento jurídico ou em um cartório, um software pode trazer muitos benefícios, maximizando a competitividade. Mas até ele começar a funcionar, algumas questões surgem e colocam em xeque seu uso.

Esse sistema é capaz de integrar as unidades do negócio e centralizar as informações, mas como será feita a migração de dados?

Confira, a seguir, como é o processo de implementação de um sistema, sua importância e as vantagens de realizá-lo acompanhado por especialistas!

Como é o processo de implementação de um sistema?

A implementação de um sistema deve ser feita de forma organizada. Afinal, sua implementação não pode atrapalhar a execução das atividades essenciais ao negócio. Esse processo com fases tem como objetivo integrar processos de várias áreas, o que é bastante complexo. Por isso, é importante ter clareza sobre as fases da implantação.

Pontuamos a seguir as 3 fases principais na implementação de um sistema:

Estudo de implantação: fase de planejamento que considera as particularidades da empresa para definir o que será o sistema, como e quando será implantado. Define-se um plano de ação detalhado.
Implantação: realização das tarefas do plano de ação, em que cada atividade entregue é testada para garantir que as funcionalidades correspondem às expectativas da empresa.
Entrada em produção: com a conclusão do plano de ação, o sistema está pronto para ser utilizado, mas é preciso acompanhar seu funcionamento por meio de métricas e feedback.

Durante e após a implementação de um sistema, o treinamento da equipe é essencial. Um software tem impacto direto no cotidiano dos profissionais, pois é um novo modelo de gestão jurídica. Por isso, é importante que o gestor abra o diálogo com os demais profissionais para explicar melhor sobre o software jurídico.

Qual a importância do processo de implementação de um sistema?

A implementação de um sistema é fundamental para que o negócio funcione de forma fluida e sem percalços. Ela ocorre de maneira gradual para assegurar uma adaptação segura. Inclusive, é possível optar por escalar a implantação de módulos classificados em:

Módulos operacionais: viabilização das atividades cotidianas, como módulos verticais (rotinas específicas do escritório ou do cartório) e horizontais (Compras, Financeiro etc.).
Módulos estratégicos e táticos: têm como função disponibilizar informações e melhorar a tomada de decisões, otimizar o relacionamento com clientes, dentre outros objetivos.

Como resultado do processo de implementação de um sistema, o gestor consegue experimentar a padronização de processos internos. Ele pode revisitar procedimentos, verificar aqueles que são pertinentes ou que devem ser ajustados, alavancando rotinas e resultados.

Em outras palavras, com a implementação de um sistema jurídico, ocorre a automatização de processos, o que otimiza o fluxo de trabalho em todos os pontos.

Quais as vantagens de fazer a implementação com acompanhamento especializado?

Na hora de fazer a implementação de um sistema, é importante ter acompanhamento especializado para que todas as fases sejam cumpridas corretamente. Isso é fundamental, especialmente, para a migração segura dos dados e seu armazenamento.

É preciso, por exemplo, passar por uma fase de testes individuais (feitos pelos usuários finais do sistema e pela equipe de implantação), testes integrados (prova de todos os processos do sistema) e testes de stress (teste em situação real de funcionamento da empresa).

Mas isso é só um ponto. Existem vantagens importantes de se fazer a implementação de um sistema com acompanhamento especializado.

Maior integração

A implementação de um sistema demanda total envolvimento dos profissionais. Com o auxílio de especialistas, é possível promover maior integração dentro do negócio. Isso evita atrasos que decorrem da dificuldade de identificar e solucionar problemas durante o processo.

Os fatores humanos são, normalmente, o maior ponto de resistência à implementação de um sistema. Por isso, com especialistas para explicar e engajar todos, a integração se torna mais fácil.

Impacto positivo na cultura organizacional

Quando um sistema “assume” o modelo de gestão de um negócio jurídico, há um impacto em todos os envolvidos. Afinal, havia o costume de trabalhar com um fluxo determinado de processos. No entanto, com o acompanhamento especializado, a dificuldade na adoção de novos métodos é minimizada.

O apoio do gestor jurídico é fundamental, claro, mas os especialistas serão essenciais para que a cultura organizacional passe por uma mudança de maneira orgânica.

A implementação de um sistema em cartórios ou escritórios de advocacia, quando feito de forma acompanhada por especialistas, traz muitos benefícios. Além da maior integração, há um impacto positivo na cultura organizacional. Com a automação dos processos, a tendência é o crescimento natural do negócio.

Você já possui um sistema? Como foi a implementação em seu negócio?

13 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

4 benefícios da migração de dados

Cartório, Sistema para Cartório

Ao realizar o gerenciamento e a modernização de sua estrutura organizacional, é importante que os sistemas permitam, quando necessário, uma migração de dados completa. Comumente, múltiplos sistemas podem se tornar obsoletos ou causar conflito com a integridade dos dados.

Dessa forma, no momento de considerar a implementação de um novo sistema, é importante que se tenha uma opção especializada, que proporcione uma migração de dados eficiente, segura, livre de redundâncias e que permita as integrações necessárias.

Mas será que há realmente benefícios consistentes nesse tipo de migração? Por que esse é um aspecto que precisa ser considerado prioritário para a implementação de um novo sistema? Tire essas e outras dúvidas, a seguir.

O que é migração de dados e quais benefícios ela pode trazer às serventias

A migração de dados é o processo de mover dados de um local para outro, de um formato para outro ou de um aplicativo para outro. Geralmente, ela é o resultado da introdução de um novo sistema ou local para os dados, mais moderno, seguro, otimizado e eficiente.

Hoje em dia, as migrações de dados são frequentes, à medida que as empresas mudam de infraestrutura e de sistemas locais para soluções baseadas em nuvem e que são integráveis a outras tecnologias importantes utilizadas no negócio. Isso porque muitos dos sistemas mais antigos não permitiam essas integrações.

E há diversos outros motivos e benefícios de se fazer a migração de dados, incluindo:

1. A migração de dados permite otimização constante

De início, é importante lembrar do benefício mais fundamental da migração de dados: uma migração permite otimização constante dos processos. Como já mencionado, a possibilidade de que sistemas mais antigos se tornem obsoletos é grande. E essa obsolescência acaba refletindo em processos ineficientes, morosidade no atendimento ao cliente da serventia, entre outros problemas.

Assim, a necessidade em realizar a migração de dados é também estratégica, devendo ser considerada como parte do plano de melhoria contínua do cartório.

2. A migração de dados pode integrar equipes de diferentes setores

Quando não há integração de dados e processos, muitas vezes, também não há integração de resultados e de setores.

Ao utilizar sistemas antigos que não conversem entre si, pode-se criar também silos na empresa. Afinal, haverá ruídos comunicacionais e desgastes entre profissionais de diferentes posições quando precisarem aguardar dados solicitados para outro setor ou quando se constatar que há redundâncias, retrabalhos e outros gargalos envolvendo diferentes áreas.

Diferentemente disso, quando se trabalha com um sistema completo e moderno, que permitiu uma migração de dados fluida e sem incidentes e que, a partir dela, possibilitou a integração e centralização das informações, facilidade de acesso e eliminação de inconsistências, consegue-se ter equipes mais sinérgicas e motivadas, o que pode impactar, inclusive, em melhora no clima organizacional.

3. A segurança pode ser aperfeiçoada em uma troca de sistema com boa migração de dados

O fator segurança também tem impacto na migração. Afinal, sistemas legados podem oferecer problemas de desempenho ou estarem estruturados de forma que a integridade de dados seja comprometida. Isto colocado, um grande benefício potencial na migração de dados está em novas possibilidades de otimização de segurança.

A implementação de um novo sistema que utiliza computação em nuvem, por exemplo, pode oferecer novas maneiras de criptografar e, ao mesmo tempo, compartilhar arquivos de modo mais célere.

Ao fazer a migração de dados para a nuvem, você tem a possibilidade de obter serviços de monitoramento, backups frequentes e serviços de registro. Isso é extremamente importante caso sua serventia precise executar uma recuperação de dados emergencial.

Graças aos backups na nuvem, em situações inesperadas, será possível colocar seu sistema e seus dados de volta em operação quase imediatamente, evitando problemas de segurança e na satisfação do cliente.

4. Com a migração de dados para uma base centralizada e acessível, ganha-se em poder de decisão

Nos últimos anos, os dados mudaram bastante em termos de natureza, qualidade e quantidade. Quem trabalha há mais tempo em cartório consegue comparar o crescimento exponencial de dados gerados e armazenados hoje em relação ao passado. E a tendência é de que esse movimento continue daqui para a frente.

E quando o sistema da serventia não está bem dimensionado para essa transformação, entre os problemas que surgem, está a dificuldade para que o gestor tenha acesso rápido e fácil às informações de que precisa para sua tomada de decisões.

Com a migração de dados na troca de sistemas, elimina-se essa dificuldade, além do acesso e do processamento de dados mais célere, o gestor ganhará novas maneiras de consolidar e cruzar esses dados em potentes relatórios para apoiar seu processo decisório.

Dicas para planejar a migração de dados

Em uma migração de dados bem-sucedida, é importante que haja um planejamento que contemple as bases repositórias de origem e destino. Dependendo da estrutura ou do conjunto de sistemas, talvez seja necessário a digitalização ou transformação de determinados dados para que eles possam ser acessados e otimizados pelo novo sistema. Com o acompanhamento ideal da equipe de implementação, porém, a migração de dados pode ser feita tranquilamente e sem riscos.

Esse apoio será importante ainda na formatação do plano de migração de dados e de troca de sistema, incluindo avaliação e análise geral dos dados, preparação, classificação, extração e categorização dos dados e seguindo para a validação, teste e verificação de dados na exportação.

Além disso, ao realizar o processo de migração de dados, é crucial que a gestão possa contar com uma metodologia que garanta uma boa eficiência nessa atividade. Assim, decisões como método de migração, fluxo e tratamento de dados podem ser conduzidas de forma adequada e alinhada à estratégia de operação da serventia.

Para saber mais sobre essa etapa, confira também nosso artigo que explica como fazer a migração de dados em um sistema de cartórios.

11 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft

LGPD para advogados: o que é a política de cookies?

Advocacia

A LGPD para advogados é uma realidade desde que a lei entrou em vigor. Ela demandará dos escritórios de advocacia um grande rigor em suas políticas de segurança para que seja realizado um tratamento de dados adequado. E isso envolve inclusive a política de cookies nos sites.

SREI: pedidos eletrônicos de certidão de matrícula de imóvel

Cartório, Sistema para Cartório

Criado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) foi desenvolvido com a ideia principal de agilizar o intercâmbio de informações entre os ofícios de registro de imóveis, a administração pública, o Poder Judiciário e a população.

De acordo com o CNJ, por meio do SREI, é possível fazer requisição de certidões, pesquisa de bens que permite a busca por CPF ou CNPJ para detectar bens imóveis registrados e visualização eletrônica da matrícula de imóveis, além de outros serviços oferecidos de forma online.

Continue a leitura e compreenda melhor o que é o SREI e os benefícios que essa novidade pode proporcionar às serventias e ao usuário do cartório. Acompanhe a seguir.

Como funciona o SREI?

O Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis funciona como uma espécie de arquivo de dados relacionados aos serviços de registro imobiliário. Integrado e implantado por oficiais de registro de imóveis, o fluxo de documentos online tem gestão da Coordenação Nacional das Centrais Estaduais de Serviços Eletrônicos Compartilhados, vinculado ao Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (IRIB).

O sistema, instituído pelo Conselho Nacional de Justiça, por meio do Provimento nº 47/2015, ainda permite o compartilhamento dos dados com todas as suas unidades em todos os estados brasileiros.

Os documentos serão com assinaturas de certificado digital, ferramenta de autenticação para acesso aos serviços da Central Registradores de Imóveis e para assinar o Registro Eletrônico de Imóveis propriamente dito. Tudo isso irá funcionar de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), observado pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-Ping).

Vantagens do SREI e dos pedidos eletrônicos de certidão de matrícula de imóveis

O SREI traz muitas vantagens para minimizar a burocratização dos processos e facilitar o acesso do cliente aos pedidos de certidão de matrícula de imóveis.

Antes, era preciso que o usuário se deslocasse até o cartório. Agora os serviços podem ser acessados de forma online, sem precisar sair de casa, otimizando e valorizando o tempo do cliente. E, claro, além da facilidade e praticidade, o sistema para pedidos eletrônicos contribui para o respeito às medidas sanitárias de prevenção ao novo coronavírus, evitando a circulação de pessoas que passam a ter acesso ao serviço na plataforma virtual.

Outra vantagem é a possibilidade da compra e venda de imóveis ocorrer de maneira virtual. Os benefícios são sentidos por todos: para quem vende e compra o imóvel e para os cartórios. Isso porque o SREI agiliza, desburocratiza e ajuda a modernizar os processos.

Quanto a esse aspecto, especialmente para as serventias, entre os benefícios está o fato de que os documentos podem ser importados de forma eletrônica, acelerando os procedimentos. Além disso, o sistema é seguro pelas validações eletrônicas.

Em processos como as consultas de matrícula, por exemplo, o SREI contribui para a otimização dos serviços. Isso porque ele evita problemas como registros desatualizados de imóveis ou sem o termo de quitação oficializado na matrícula, no caso de financiamentos.

Outro serviço que ficou mais fácil, é a visualização da matrícula online, serviço essencial para o processo de negociação. Com isso, o SREI ajuda na verificação da situação atual do imóvel e de seus proprietários de forma mais prática. A certidão tem validade jurídica e pode ser utilizada como prova, para lavratura de escrituras públicas, documentos públicos e particulares e contratos de financiamento imobiliário.

E mais: será permitido a expedição de certidões de registro auxiliar como pacto antenupcial, cédula de crédito rural e convenção de condomínio.

Como benefício adicional, também podemos considerar que o SREI apresenta melhor relação custo-benefício, uma vez que evita a impressão de documentos para se obter registros.

Dessa maneira, o SREI vem para contribuir para o aprimoramento e a modernização dos serviços prestados e dos processos executados nos cartórios de registros de imóveis de todo o país, trazendo facilidades tanto para o usuário do cartório quanto para as serventias. Essa é também mais uma etapa na jornada pela desburocratização e pela digitalização desses serviços e por uma maior integração na base de dados compartilhada pelas serventias.

E então, o que você achou dessa novidade? Em que estágio da digitalização se encontra seu cartório? Deixe sua mensagem nos comentários e continue acompanhando nosso blog para mais atualizações sobre este tema.

Provimento N.74 e armazenamento em nuvem

4 de maio de 2021/0 Comentários/por Alkasoft