A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é uma lei brasileira que segue uma tendência mundial de implantação de normas que conferem segurança aos dados, sendo um reflexo direto da legislação europeia, a GDPR (Regulamento 2016/679). A LGPD foi editada em 2018, mas a adequação ficou para agosto de 2020, caso não seja adiada para 2021, em função da pandemia da COVID-19. 

E por que é importante que os cartórios se adequem à LGPD?  Além da segurança jurídica que tal proteção confere, o descumprimento da lei pode ocasionar multa, que pode atingir 2% do faturamento, até o limite de R$ 50 milhões por infração.

Diante desse cenário, todos os negócios que trabalham com dados pessoais devem se preparar para a adequação LGPD. Isso envolve também os cartórios. Veja como!

Os impactos da LGPD na rotina de cartórios

A nova Lei de Proteção de Dados no Brasil traz muitos impactos aos cartórios. Isso porque ela interfere diretamente nos modos de coleta, armazenamento e segurança de dados pessoais utilizados por esses negócios. 

Se ainda existem pessoas jurídicas com a política de obtenção máxima de dados pessoais, sem se importar com sua segurança, isso mudará de forma significativa. Um dos princípios que a Lei Geral de Proteção de Dados traz é exatamente o de coletar somente informações importantes e necessárias, mediante consentimento do usuário.

Isso significa que os cartórios deverão adotar ferramentas tecnológicas e serviços especializados para uma coleta dentro das regras da lei, de modo a garantir a segurança dos dados e evitar possíveis incidentes, como vazamento de informações.

Um bom exemplo é o do registrador civil, que lida com dados referentes à pessoa natural, sejam pessoais ou sensíveis. Os pessoais se referem à pessoa natural, mas possuem teor público (estado civil, filiação, idade, nome), podendo ser livremente divulgados. No entanto, os dados sensíveis (envolvem origem racial ou étnica, opinião política, saúde ou vida sexual etc.) têm publicidade controlada e não podem ser livremente divulgados.

Adequação LGPD: a implementação 

A adequação LGPD nos cartórios é um desdobramento dos impactos que a nova lei de proteção de dados provoca nestes negócios. Em suma, tudo diz respeito à segurança da informação, sendo necessário:

• Adotar softwares, sistemas para cartórios, e outras medidas de segurança, técnicas e administrativas,que garantam a segurança dos dados, impedindo perda, alteração, destruição ou divulgação destas informações (art. 46 da LGPD);
• Atender integralmente aos princípios da lei e seus dispositivos, como obter autorização dos titulares dos dados para coleta e armazenamento;
• Comprovar a aptidão ao armazenamento seguro de dados e a responsabilidade pela integridade deles;
• Colocar em prática medidas de segurança de dados e proteção a acessos não autorizados.

Há casos que envolvem o Poder Público e os cartórios extrajudiciais que permitem o tratamento de dados sem consentimento dos titulares, como na execução de políticas públicas.

Sistema para cartório: medida de segurança

O uso de um sistema para cartório, além de importante para sua modernização, é, sem dúvidas, uma forma de adequação à LGPD. Ele evita o armazenamento manual de dados, o que seria caótico nos dias de hoje com o grande volume de informações. Um sistema moderno, baseado em nuvem, é capaz de armazenar informações em banco de dados digitais de forma segura.

Esses softwares também permitem a consulta e o compartilhamento de arquivos em tempo real, além de manter um registro de atividades para entender potenciais falhas de segurança. São ferramentas tecnológicas que auxiliam em todas as frentes da gestão da informação no cartório.

Além de adotar um sistema para cartório, que utiliza criptografia para todos os dados confidenciais armazenados no cartório, a adequação LGPD demanda um bom projeto de conformidade. Dessa forma, os administradores de cartório podem definir diretrizes de armazenamento de dados e aplicá-las de forma consistente em todas as informações armazenadas. Assim, garante a segurança dos dados e a prestação de um serviço eficiente.

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