Ter uma serventia mais custo-eficiente, com processos enxutos e precisos, uma equipe que conheça suas atribuições e as execute no tempo e da forma determinada, uma metodologia clara de trabalho e de delegação de tarefas e a geração de informações estratégicas sobre estatísticas de desempenho que permitam a melhoria contínua do atendimento da serventia: tudo isso pode estar mais próximo do que você imagina, representado por uma solução que ajuda a criar, acompanhar e executar o melhor fluxo do cartório – um sistema de automação de workflow.
Neste artigo, descubra mais sobre essa possibilidade e sobre os benefícios que podem ser trazidos pelo sistema Alkaflow para sua serventia. Acompanhe.
O que é workflow?
O termo “workflow”, em tradução livre, significa fluxo de trabalho. Essa é uma denominação utilizada no ambiente organizacional para definir e gerenciar processos nos quais haja um fluxo definido de tarefas a serem executadas em determinada ordem pelos colaboradores e pelos diferentes setores de uma empresa.
Esse fluxo pode ser realizado e monitorado manualmente, porém, em estruturas mais robustas ou que visam aumentar sua produtividade e competitividade, o modelo já não é aderente, sendo preterido por soluções de automação, que tornam tudo mais ágil, preciso e prático.
Assim, por meio de um sistema, é possível que as tarefas da serventia sejam realizadas seguindo determinadas regras e hierarquias, e que todos os envolvidos sejam informados em tempo real sobre o andamento do trabalho e eventuais pendências delegadas a cada funcionário – agilizando o fluxo produtivo e a comunicação entre áreas.
Esse tipo de solução permite ao gestor visualizar o fluxo do cartório de uma forma integrada e objetiva, ajudando a melhorar seus processos, a acompanhar os indicadores de desempenho e a identificar possibilidades de melhoria contínua das atividades da serventia.
Alkaflow: uma solução para otimizar o fluxo do cartório
O Alkaflow é uma solução da Alkasoft que consiste em um sistema de acompanhamento do fluxo do cartório, de distribuição de tarefas, de transferência de atividades e de estatísticas de desempenho da equipe.
Entre os benefícios gerados pelo Alkaflow para o fluxo do cartório e, de modo geral, para sua serventia, destacam-se:
- Agiliza o gerenciamento das tarefas de sua serventia.
- Reduz gargalos, inconsistências e retrabalhos por má comunicação sobre o fluxo dos processos do cartório.
- Possibilita fluidez e padronização na execução de tarefas.
- Otimiza o atendimento ao cliente do cartório.
- Ajuda a tornar seus processos mais enxutos e eficientes.
- Favorece o incremento da produtividade da equipe e do seu nível de colaboração nos projetos.
- Gera mais transparência nos processos e no fluxo do cartório.
- Atua na redução de redundâncias operacionais e de etapas burocráticas desnecessárias no fluxo do cartório.
- Permite um controle de acesso mais eficiente aos dados estratégicos da serventia.
- Ajuda a deixar as responsabilidades de cada colaborador ou setor mais claras e menos suscetíveis a dúvidas ou interpretações equivocadas.
- Fornece dados para a tomada estratégica, tática e operacional de decisões na serventia.
E então, o que achou dessa solução para melhorar o fluxo do cartório? Você está em busca de alternativas para modernizar sua serventia e tornar seus processos mais transparentes e custo-eficientes? Para saber mais sobre como o Alkaflow pode ajudá-lo, entre em contato com nossos consultores e solicite uma demonstração do sistema.
