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As serventias, hoje, passam por uma série de desafios – entre eles, a modernização de seu serviço, o cumprimento de normas e regras, a redução de custos e a melhoria nos serviços prestados. Nesse contexto, há soluções no mercado voltadas a tornar tais desafios mais tangíveis, como o CART Imóveis, software com a finalidade de promover a informatização do serviço registral e notarial.

Essa é a solução da Alkasoft para que as serventias, por meio de um software completo, intuitivo e seguro, consigam modernizar e agilizar seus processos, reduzir problemas (como retrabalhos) e conquistar a satisfação de seu cliente. 

Neste artigo, descubra os benefícios que sua serventia pode conquistar ao adotar o CART Imóveis. Acompanhe.

O que é o CART Imóveis?

O sistema CART é uma solução exclusiva da Alkasoft projetada para atender às demandas e necessidades dos cartórios nacionais. Por meio dela, é possível realizar a informatização completa de seu serviço registral e notarial. 

Assim, utilizando as facilidades do módulo CART Imóveis, consegue-se automatizar determinadas tarefas, agilizando processos e os tornando mais seguros e menos suscetíveis a erros.

O CART Imóveis pode realizar a integração e a automação completa dos livros do cartório, recurso que torna os processos mais céleres e facilita o procedimento de cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos, emissão de guias, etc.

Essa solução disponibiliza uma série de funcionalidades opcionais. São elas:

CART Scan: recurso para a digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório.

CART NFS-e: opcional que possibilita a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, a fim de gerar a NFS-e.

CART Indexação: realiza a indexação de documentos digitalizados de forma ágil e segura para pesquisas.

CART Web: trata-se de um portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia. Assim, aqueles que forem devidamente autorizados e estiverem com posse de seus dados exclusivos de acesso poderão consultar e registrar solicitações via internet.

Alkabackup: é um serviço que protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender a demandas estipuladas pelo CNJ no Provimento 74/2018, quanto aos padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados do cartório.

 

Vantagens do CART Imóveis para a sua serventia

Entre as vantagens de utilizar o CART Imóveis em sua serventia, destacam-se:

1. Maior rapidez no atendimento

A automatização de tarefas, busca rápida por informações e precisão dos processos – tudo isso ajudará a serventia a prover um atendimento mais rápido e qualificado à comunidade.

2. Auxílio à promoção da excelência no serviço

A informatização do cartório e de suas principais atividades favorece um incremento na qualidade do serviço prestado aos clientes e a melhoria contínua na execução de seus processos internos.

3. Certeza de contar com uma solução atualizada

O CART Imóveis passa rotineiramente por atualizações e adequações para que as serventias contem sempre com soluções completas e alinhadas às principais evoluções tecnológicas e demandas obrigatórias voltadas ao segmento notarial e de registros. 

4. Modernização da serventia e melhora da sua imagem no mercado

Ao informatizar seu cartório, você estará modernizando e o colocando na vanguarda. Isso refletirá na imagem de sua serventia no mercado e na satisfação de seu cliente.

6. Redução de retrabalhos e maior eficiência

Quando os processos internos são preponderantemente manuais, a serventia está mais suscetível a erros. Já com a informatização, essa margem é eliminada ou expressivamente reduzida. Com isso, o cartório terá maior eficiência e produtividade em sua rotina laboral.

7. Maior segurança e rastreabilidade nas operações

Ao utilizar o CART Imóveis, sua serventia contará com maior segurança em seu fluxo de trabalho, permitindo ao gestor um controle mais preciso de andamentos e a rastreabilidade de tudo o que está sendo feito.

E você, pensa em informatizar sua serventia? Compartilhe suas dúvidas e experiências nos comentários e, para conferir esses benefícios na prática, solicite uma demonstração gratuita de nosso sistema.

Cada vez mais, entre outros atributos, os sistemas de gerenciamento são desenvolvidos para potencializar o atendimento do cartório. Afinal, os clientes são o combustível que mantém um estabelecimento funcionando, e o modo como eles sentem, observam e percebem os serviços prestados impacta expressivamente em sua experiência e fidelização. E isso, naturalmente, exerce influência direta nos resultados alcançados pelas serventias.

À primeira vista, pode parecer que os serviços notariais ou de registro não têm um impacto direto sobre a qualidade do atendimento de um cartório. No entanto, se o cartório não agregar valor ao atendimento, até mesmo as melhores ofertas de serviços se tornarão de pouca importância para o público geral voltar ao estabelecimento.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre como o atendimento do cartório pode ser melhorado ao adotar ferramentas tecnológicas. Acompanhe a seguir.

A importância da experiência do usuário

A experiência consiste na forma como o usuário percebe as interações com um cartório. Então, para estimular uma experiência positiva, uma das melhores estratégias é oferecer algo útil, eficiente e agradável do ponto de vista do cliente, já que ela não apenas resulta em um público satisfeito, como também pode gerar receita adicional e maior credibilidade para a serventia.

Hoje em dia, as pessoas estão mais empoderadas e um bom atendimento ajuda a gerar mais fidelidade e receita. Ao melhorar processos internos, a promessa de uma experiência positiva será mantida, além de propiciar a disponibilização de um serviço de maior valor. Isso permite que as empresas antecipem as necessidades de seus clientes e, como resultado, as cumpram.

Felizmente, o gerenciamento de relacionamento com o cliente é facilitado. No entanto, ele pode ser implementado de várias formas – e uma maneira de realizar essa melhoria é por meio do investimento em sistemas de gestão, para oferecer um atendimento mais ágil, moderno e inovador.

Sistemas que ajudam a melhorar o atendimento do cartório

Com os avanços da tecnologia, o uso de sistemas informatizados tem melhorado as diferentes etapas dos processos da serventia, oferecendo mais segurança de dados e agilidade no atendimento aos clientes.

A facilidade de armazenamento de documentos digitais e o seu acesso são pontos-chave no processo de valorizar os serviços oferecidos em um cartório – mas esses não são os únicos benefícios.

A integração e automação completa de livros do cartório ajudam a otimizar o serviço, facilitando o cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias. O carimbo, por exemplo, é substituído por etiquetas impressas, garantindo mais eficiência e atendimento de alto padrão.

Esses softwares para cartório também documentam o serviço prestado para identificar não apenas o atendimento, como também suas dificuldades, como erros, atrasos e até mesmo fraudes em processos. Se você não tem respostas rápidas para essas questões e seu estabelecimento sofre com gargalos como esses, um bom sistema pode se mostrar um ótimo aliado.

Dessa forma, os sistemas são importantes ferramentas que permitem aumentar, além da satisfação do cliente, a eficiência operacional e os lucros do negócio.

E você, ficou interessado em investir em sistemas para potencializar as rotinas e o atendimento do cartório? Então, entre em contato com a Alkasoft e conheça a nossa solução!

Nos últimos anos, viu-se crescer uma grande discussão sobre o limite do uso de dados pessoais pelas organizações. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas terão de se adequar para cumprir requisitos rigorosos relacionados ao tratamento desses dados. No entanto, elas não são únicas. A LGPD no cartório também terá que ser cumprida.

Com efeito a partir de 2020, a LGPD abrange os dados pessoais de brasileiros, coletados diretamente no país por meio da oferta de bens ou serviços. Embora ela seja mais enxuta, a lei brasileira se assemelha muito à regulamentação de proteção de dados em vigor na União Europeia.

Pensando nisso, para ajudá-lo a cumprir a nova lei, continue a leitura para saber mais sobre como adequar o seu cartório à LGPD e manter a segurança da informação.

Como funciona a LGPD?

A privacidade tem se tornado cada vez mais um assunto de preocupação global e o Brasil deu um passo importante ao promulgar uma lei abrangente que rege como as organizações coletam, usam, divulgam e processam dados pessoais de brasileiros.

A Lei 13.709/18 estabelece que dado pessoal é toda informação que permite identificar uma pessoa e determina que o tratamento desses dados deve considerar os princípios de privacidade descritos na lei.

Ao segui-los, as organizações demonstram que os dados pessoais coletados são necessários, mínimos e que atendem a uma finalidade de negócio válida, dentre outras características.

A LGPD também inclui restrições especiais relacionadas ao processamento de “dados pessoais sensíveis”, como origem racial, crenças religiosas, opinião política, filiação a sindicatos ou organizações políticas, filosóficas ou religiosas, saúde, vida sexual ou dados genéticos e biométricos.

Quais são os princípios básicos da lei de proteção de dados?

A LGPD exige que as organizações limitem a quantidade e o escopo dos dados pessoais que processam ao mínimo necessário para alcançarem seus objetivos. Sendo assim, somente dados relevantes, proporcionais e não excessivos em relação aos propósitos do processamento devem ser utilizados.

As empresas também devem implementar medidas técnicas e administrativas de segurança da informação, que lhes permitam proteger os dados pessoais de acesso não autorizado. Para tal, é preciso demonstrar que são adotadas medidas eficientes para garantir a conformidade com os requisitos de proteção de dados pessoais, segundo a LGPD, incluindo a eficácia de tais ações.

A lei reconhece, ainda, um conjunto de direitos dos indivíduos relacionados ao processamento de seus dados pessoais, como o direito à informação, retificação, bloqueio ou eliminação de dados processados.

Como implementar a LGPD no cartório?

A LGPD não faz a distinção entre “dados pessoais” e “dados públicos”. Dessa forma, órgãos públicos, incluindo, os cartórios, que administram grandes bases de dados pessoais publicamente acessíveis, também devem se adequar à lei.

Para isso, as serventias devem tratar os dados pessoais de formas distintas, e impondo determinadas limitações – como o uso limitado às suas finalidades. É também dever do órgão informar ao público quando dados pessoais confidenciais são processados para fins legais, regulatórios ou de administração pública.

Para aderir à LGPD no cartório, é preciso realizar um mapeamento detalhado dos dados pessoais tratados na serventia e o seu ciclo de vida. É necessário identificar onde estão, como estão armazenados, quem tem acesso, se os dados são compartilhados com terceiros e se eles estão seguros.

Dessa forma, com um planejamento correto e a aplicação de boas práticas de privacidade, é possível aplicar a LGPD no cartório e manter as operações com base nas melhores ações de transparência e defesa do cidadão.

Gostou das dicas de como implementar a LGPD no cartório? Quer receber mais materiais como este? Então, curta nossos perfis nas redes sociais. Estamos no Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube.

Planejar-se para os piores cenários é uma iniciativa que ajuda o seu estabelecimento a obter o melhor desempenho e a estar preparado para lidar com eventuais momentos difíceis. Nesse contexto, o backup de dados do cartório é um elemento essencial para uma estratégia de gerenciamento de riscos e recuperação de dados.

Independentemente do quão grande ou pequeno é o seu cartório, a segurança dos dados e das informações deve ser um assunto prioritário. Isso porque a perda de arquivos pode custar muito dinheiro, sem falar na reputação do cartório, mesmo que o conteúdo perdido seja de apenas um dia de trabalho.

Apesar disso, muitas serventias confiam ainda nas ferramentas tradicionais de backup. Entretanto, hoje em dia, existem novas formas mais seguras e automatizadas para ter a proteção de dados contra roubos, danos ou desastres.

Para ajudá-lo a compreender melhor essa questão, neste artigo, falaremos mais sobre a importância e de quanto em quanto tempo é preciso realizar um backup de dados para o seu cartório. Acompanhe.

A importância do backup de dados

Qualquer estabelecimento que trabalhe com arquivos digitais corre o risco de perda de dados. Um dos momentos mais embaraçosos e problemáticos para qualquer cartorário é ter que explicar aos seus clientes que acabou de perder todos os seus documentos e não existe um arquivo substituto. Provavelmente, essa é uma das últimas coisas que qualquer cartório desejaria.

Assim, sem boas soluções de backup, os cartórios correm risco de perder sua credibilidade e até mesmo de enfrentar ações legais se perderem dados valiosos de clientes ou funcionários.

Sendo uma repartição pública ou privada, você é responsável por armazenar informações sobre seus clientes e membros da equipe. Por isso, seu sistema precisa ser aprimorado para garantir que os dados importantes tenham a melhor proteção possível.

A regularidade do backup de dados do cartório

Para obter melhores resultados, as cópias de backup devem ser realizadas de forma automática, consistente e regular, a fim de minimizar a quantidade de dados perdidos entre as cópias de segurança. Quanto mais tempo passar entre essas cópias, maior será a possibilidade de perda de dados durante a recuperação de um backup.

A retenção de várias cópias de dados permite restaurar os arquivos em um ponto no tempo não afetado pela corrupção de dados, por acidentes ou ataques mal-intencionados. No caso de cartórios de registro, que trabalham essencialmente com a autenticação e o armazenamento de documentos, é necessário realizar essa cópia no mínimo diariamente, se possível, várias vezes ao dia.

Um serviço automatizado, por exemplo, pode ser configurado para realizar o backup em tempo real. É possível, ainda, controlar as várias versões de um mesmo arquivo, conforme o documento é utilizado ao longo do dia.

As vantagens do backup online

O grande benefício de um serviço de backup de dados do cartório online é que ele permite que você obtenha acesso aos arquivos sem restrições, independentemente do horário ou local, desde que esteja conectado à internet.

Com o serviço na nuvem, várias cópias dos dados se mantêm seguras em locais diferentes para lhe fornecer a garantia de que todas as suas informações têm um elevado nível de proteção, mesmo que ocorra um incidente.

Além disso, essa solução também oferece custos menores do que manter um servidor local e mídias físicas de backup. Se você ainda confia nos métodos convencionais de armazenamento de TI em um único local, corre o risco de perder todos os seus dados e não conseguir recuperá-los.

Dessa forma, as repartições, principalmente os cartórios digitais, que não adotam esse tipo de tecnologia podem perder sua credibilidade, seus clientes e sua relevância no atual mundo hiperconectado. Em contrapartida, o backup de dados do cartório oferece agilidade, segurança e praticidade. Isso significa que você, seus funcionários e clientes terão tranquilidade, mesmo se problemas ocorrerem.

E você, conhece o Alkabackup, o serviço de backup de dados do cartório da Alkasoft? Então, entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Cada vez mais, as empresas estão trabalhando no desenvolvimento de inovações tecnológicas que transformarão o mundo. Com isso, novas tecnologias para cartório estão surgindo a todo momento, com a finalidade de melhorar o serviço prestado e garantir a segurança da informação.

Para os negócios, essa informatização apresenta inúmeras oportunidades. No entanto, é preciso antecipar as tendências futuras para que você possa melhorar a eficiência do seu estabelecimento e se manter na vanguarda tecnológica, demonstrando seu cuidado em oferecer qualidade e a melhor experiência ao cliente de seu cartório.

Para ajudá-lo, neste artigo, apresentaremos algumas das principais soluções tecnológicas que podem otimizar o serviço dos cartórios. Confira.

1. Automação é uma das mais fundamentais tecnologias para cartório

Cada vez mais a automação estará presente nos cartórios. Softwares que fazem o trabalho mais repetitivo de colaboradores, automatizando tarefas menos estratégicas e mais morosas já são uma realidade.

Esses sistemas permitem a informatização completa de um cartório, digitalizando, armazenando e facilitando o acesso a documentos e informações. Tudo isso ocorre com total eficácia, segurança dos dados e proteção contra fraudes e erros.

2. Segurança da informação

Nos próximos anos, a segurança da informação se tornará ainda mais crítica. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), todas as empresas que detêm dados pessoais, incluindo os cartórios, vão precisar se adequar às exigências dessa nova legislação quanto à forma de coleta, armazenamento e segurança desses dados.

Atualmente, muitos estabelecimentos ainda tentam obter o máximo de dados possível, mas não se importam tanto com a questão da segurança. No entanto, isso irá mudar e negócios, como os cartórios, vão precisar de softwares e serviços especializados para garantir essa segurança e evitar o vazamento maciço de dados.

3. Inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) consiste, principalmente, no aprendizado de máquina. Trata-se, basicamente, de um software que é capaz de reconhecer padrões em dados e tirar conclusões a partir deles, assim como um cérebro humano faz.

Em um cartório, a IA pode auxiliar nos processos de análise de dados, confecção de documentos e até no reconhecimento de uma pessoa, seja por voz, imagem ou vídeo. O objetivo é permitir que os colaboradores trabalhem lado a lado com esses assistentes digitais.

4. Blockchain

Muitas pessoas ainda ignoram a tecnologia revolucionária por trás das moedas virtuais, como o Bitcoin – e uma das tecnologias fundamentais para essa e outras iniciativas é o blockchain. Esse recurso apresenta grande potencial para mudar a forma como as pessoas e as empresas interagem e fazem transações.

O blockchain é um método inovador porque foi projetado para ser altamente transparente e seguro. Não apenas qualquer pessoa pode atestar as transações, mas, em função da imutabilidade da tecnologia, os eventos registrados nessa rede pública não podem ser apagados ou alterados. Assim, o blockchain pode ser aplicado para validar documentos, diminuir custos, aumentar a confiabilidade e melhorar os serviços de um cartório – isso é, é uma das tecnologias que podem agregar aos serviços, não substituí-los.

5. Biometria

Essa, entre as tecnologias para cartório, não é considerada nova. No entanto, a biometria exerce forte potencial de se tornar presente como uma ferramenta de atendimento ao cliente, aumentando a praticidade e a segurança das transações em um cartório.

Seja na impressão digital ou por reconhecimento facial, a biometria pode ser utilizada como uma forma de autenticação confiável, podendo comparar dados e verificar qualquer cidadão. Além disso, abre-se a possibilidade de novos serviços cartorários, como a coleta de assinaturas de forma remota, o preenchimento de cadastros e a conferência de documentos.

Dessa forma, as tecnologias para cartório estão criando inúmeras possibilidades para melhorar o serviço registral e notarial. Se o seu propósito é aumentar a eficiência, a produtividade e segurança, então, a inovação tecnológica é o caminho para conseguir esses objetivos.

E então, você já conhecia as tendências de tecnologias para cartório? Utiliza alguma delas em seu estabelecimento? Compartilhe nos comentários suas experiências com essas novas soluções e até a próxima.

Com a evolução tecnológica, os trabalhos registral e notarial se tornaram mais simples, convenientes e transparentes. O uso de um software para cartório permitiu diminuir brechas, evitar erros e solucionar problemas causados pelo registro manual de documentos e informações.

Diante de inúmeras facilidades e benefícios, os sistemas para cartórios têm se popularizado cada vez mais, permitindo digitalizar, armazenar e imprimir documentos facilmente. O registro eletrônico simplificou o processo de fornecer provas e facilitar transações, prevenindo práticas ilegais.

Para inserir seu cartório nesse cenário, conheça, a seguir, as principais características de um bom software para cartório. 

3 pontos essenciais de um bom software para cartório

 

1. Digitalização de documentos

A papelada pode ser um grande problema, principalmente, quando se lida com os documentos de um cartório. Um único deslize, seja um erro ou um atraso no registro de um documento, e você pode se deparar com um longo conflito judicial.

Por exemplo, a armazenagem eletrônica de documentos comprova a venda ou a transferência de uma propriedade, mesmo que você perca o documento físico ou ele seja destruído. O fácil acesso aos registros permite, entre outras coisas, saber se uma pessoa tem o título e o direito da propriedade, ou se existe uma responsabilidade ou algum litígio em andamento antes de efetuar alguma transação.

Além disso, armazenar documentos digitais em algum lugar que vários funcionários podem acessá-los aumenta a eficiência do cartório. E se você não quiser dedicar dinheiro ou pessoal em um departamento de TI, a computação em nuvem é uma ótima solução. Assim, ao invés de usar seus próprios servidores de dados, você utiliza um software que armazena seus documentos em servidores remotos e acessíveis pela internet.

2. Proteção e acesso de dados

Antes de mudar seu cartório para um sistema eletrônico, é importante saber sobre a segurança da informação. Um bom software para cartório deve criptografar os dados, principalmente os mais importantes.

Também é fundamental que os clientes autorizados consigam ter acesso às informações e registrar solicitações via internet. Alguns softwares vão muito além quando o assunto é segurança, como é o caso do sistema Cart da Alkasoft. Ele está apto para implementar o selo digital por meio de QRCode, nos estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, garantindo mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão.

E para prevenir a perda de dados, o software deve oferecer um sistema de backup. Por mais que pareça que você está seguro, seu cartório pode ser alvo de desastres naturais, ataques cibernéticos e até de má índole de funcionários. Dessa forma, manter um backup atualizado é a melhor maneira de se prevenir contra imprevistos como esses.

3. Automatização de processos

É comum que muitos funcionários passem a maior parte do seu dia de trabalho executando tarefas repetitivas e não tão produtivas. Um software de cartório automatiza muitos desses processos, o que eleva o fluxo de trabalho de suas equipes.

Isso permite que você utilize seus colaboradores de maneira mais eficiente e estratégica, podendo até mesmo acelerar os processos envolvidos. Esses sistemas podem executar as tarefas complexas para aumentar a eficiência do cartório, então, você não precisará contratar pessoal extra para alcançar seus objetivos.

Dessa forma, existem vantagens genuínas em adotar um software para o cartório e transformar arquivos em papel em dados digitais. Com essa precaução, é possível minimizar problemas, garantir a segurança das informações e, ainda, aumentar a produtividade do seu cartório.

E então, ficou interessado em adquirir um bom software para cartório? Fale conosco e solicite uma demonstração da nossa solução!

Em 21 de outubro de 2017, em um resultado da determinação de registradores do estado do PR, foi fundada a Aripar, entidade que congrega os registradores imobiliários da região, interconectando os seus serviços para proporcionar um ambiente melhor e mais eficiente para os negócios imobiliários.

A associação reúne a força de sua juventude à prudência e segurança jurídicas, para se apresentar como instituição representativa dos objetivos, interesses, e da competência inovadora dos registradores paranaenses de imóveis.

Confira a nossa entrevista com o Registrador do RI de Guaratuba e Presidente da Aripar, Dr. Gabriel Fernando do Amaral, na qual ele discorre acerca do futuro da entidade e também a respeito de novas tecnologias que auxiliarão as atividades registrais nos próximos anos.

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Alkasoft: Você é presidente da Associação dos Registradores de Imóveis do Paraná. Qual é a importância da entidade para os registradores de imóveis do estado?

Gabriel: Em nosso recente evento, realizado em Foz do Iguaçu nos dias 5 e 6 de abril, estiveram presentes mais de cinquenta registradores de imóveis, e conversamos muito sobre a importância da vivência institucional. A experiência individual que os registradores imobiliários adquirem com a implementação de boas ideias em suas serventias é uma riqueza que precisa ser compartilhada. Contudo, se refletirmos sobre a unidade institucional do Registro de Imóveis brasileiro, precisamos trabalhar para que a qualidade do serviço também seja homogênea, e isso exige um reajuste de foco, que faça voltar nossa visão da esfera individual para a contemplação, em primeiro plano, da esfera coletiva. Atualmente, a participação dos registradores paranaenses na Aripar é o meio mais adequado para o fortalecimento da instituição do Registro de Imóveis brasileiro e, consequentemente, para sua modernização.

Estou certo de que o registrador de imóveis do Estado do Paraná está atento às demandas atuais da sociedade na economia contemporânea. Existem muitas novidades, novas aplicações e ferramentas tecnológicas, pressões e oportunidades políticas, e a Aripar é o meio pelo qual, no Estado do Paraná, os registradores de imóveis buscam apresentar soluções. Nosso grande desafio institucional é cuidar das urgências locais, bem representarmos os registradores perante o Poder Público e os vários agentes de mercado, e projetar as soluções para as demandas que sequer foram formalizadas. Na velocidade das transformações sociais, precisamos nos esforçar para estarmos sempre em posição de vanguarda.

Alkasoft: A ARIPAR foi fundada em outubro de 2017. O que mudou de lá pra cá no estado com a criação da associação?

Gabriel: O Estado do Paraná passou por uma grande renovação de notários e registradores, após a finalização do último concurso. Essa renovação se espalhou pelas várias entidades representativas e, no âmbito do registro imobiliário, tivemos felicidade e força para criarmos a Aripar. Já se passaram quase dezoito meses desde outubro de 2017, e acredito que temos conseguido movimentar o estado promovendo encontros de interesse público, como o que aconteceu em agosto de 2018 na cidade de Curitiba, onde mais de trezentas pessoas estiveram presentes para aprofundar conhecimentos sobre Regularização Fundiária e Registro Eletrônico.

Posso dizer que a soma da atuação individual dos registradores nos cartórios pelos quais são responsáveis, com a sua ação institucional, já alcançou importantes destaques para o Estado do Paraná. Como resultado dos vários treinamentos em usucapião extrajudicial, contamos atualmente com o maior número de processos de usucapião extrajudicial do país. Temos nos esforçado na padronização de procedimentos e na humanização do atendimento ao público, oferecendo cursos para nossos escreventes. Também temos trabalhado em conjunto com registradores de outros estados, e com a Fipe, para o desenvolvimento de estatísticas que demonstram o desenvolvimento do mercado imobiliário, tudo com intuito de melhorar o ambiente de negócios em nosso país. A maior mudança, na minha opinião, está em fase de implementação, com a ativação de todas as ferramentas da Central Registradores para os registros de imóveis paranaenses. Além da possibilidade de solicitação online de certidões, agora é possível a protocolização online de escrituras públicas e outros títulos, diminuindo a distância entre o cartório e o usuário final, que poderá realizar atos de seu interesse com a facilidade proporcionada pela Internet.

Alkasoft: O registrador imobiliário usufrui de diversos benefícios quando associa a sua serventia à ARIPAR. Pode destacar quais são os principais?

Gabriel: O maior benefício é o fortalecimento da atividade registral imobiliária, e isso para defesa dos interesses da classe, para a promoção de iniciativas de impacto social e econômico, de modo que estejamos caminhando em sintonia nos vários pontos do Estado, cuidando de todos os elos do círculo registral. Além disso, damos destaque para a representatividade perante os demais órgãos públicos e agentes de mercado, e para socialização de custos, especialmente os relacionados ao desenvolvimento de ferramentas tecnológicas e à Central de Serviços Eletrônicos. Somado a isso, estamos trabalhando na implementação de alterações em nosso site, na área de acesso restrito ao associado, para que ele tenha à sua disposição um repositório de normas e decisões de procedimentos de dúvida que tramitaram nas comarcas do Estado e no Tribunal de Justiça, em recurso de apelação.

Alkasoft: Com a publicação do Provimento 74/2018, surgiu a exigência em manter a segurança dos dados do cartório através de um sistema informatizado. Nesse contexto, qual seria a melhor alternativa para que as serventias não corram o risco de perder dados importantes e estar adequada às determinações do CNJ?

Gabriel: O Provimento 74/2018 aponta para a necessidade de modernização dos cartórios e para o abandono de soluções caseiras, principalmente no que diz respeito a segurança de dados. Todavia, as normas lá contidas não levam em consideração dois pontos determinantes, a saber: o gritante desequilíbrio de infraestrutura de telecomunicações em nosso país, e a diferença de capacidade financeira dos cartórios. Por isso, foi sábia a decisão do Min. Humberto Martins que determinou a suspensão de efeitos do Provimento.

Não tenho dúvidas de que a melhor alternativa para os cartórios, quanto ao cumprimento de requisitos tecnológicos e segurança de dados, é a socialização dos custos e a utilização de serviços de bancos de dados online, em servidores próprios ou providos por empresas de renome, como aquelas utilizadas por bancos e empresas de tecnologia. Atualmente, a Aripar conta com serviço de backup do Banco de Dados Light (BDL) em um Data Center Tier III, mas todos os cartórios poderiam fazer o mesmo, sob sua responsabilidade, em uma estrutura que evite a indesejada e perigosa centralização dos dados. A fim de o registrador de imóveis poder contar com a estrutura de Banco de Dados na nuvem, sem precisar fazer o investimento em servidores robustos para cada serventia, é imprescindível que, com urgência, as empresas de software de cartórios, como a Alkasoft, aperfeiçoem seus sistemas de tal maneira que eles possam rodar em plataforma web, por exemplo.

Alkasoft: Atualmente, os registradores imobiliários podem facilitar a gestão dos seus cartórios com a utilização de um software específico para este fim. Como um software para cartórios pode contribuir com melhorias na rotina dos oficiais? 

Gabriel: Ingressei na atividade registral há pouco mais de dez anos. É pouco tempo comparado a tantos colegas que já dedicaram uma vida inteira aos registros. Nesses dez anos à frente do Registro de Imóveis de Guaratuba, observei um incremento enorme das obrigações acessórias do registrador de imóveis, como o preenchimento de relatórios gerenciais, a contabilização de atos praticados e emolumentos, as comunicações obrigatórias, etc. 

Creio que tudo isso é muito importante quando se tem uma visão estratégica do Registro de Imóveis, pois são dados que refletem o mercado imobiliário, a eficiência da gestão, tudo com base nos atos que são praticados, com base no trabalho desempenhado pelos escreventes e pelo registrador. A colheita desses dados, entretanto, ainda não é tão simples quanto poderia e deveria ser. 

Gostaria muito de aumentar o meu tempo de dedicação ao processo jurídico do registro, que é a vocação de todo o registrador, mas para isso acontecer, é imprescindível que a arquitetura dos nossos sistemas gere automaticamente, e sem erros, os relatórios e comunicações gerenciais. É preciso que essa arquitetura esteja montada de um modo tal que, com simples modificações de configurações, nós possamos atender as solicitações que ainda nem foram requeridas pelo Poder Judiciário, Receita Federal, ou outros órgãos públicos e agentes de mercado. O principal, que é o banco de dados, nós já temos. Precisamos dar a ele o melhor tratamento disponível. Se isso vai acontecer com Big Data, técnicas de Inteligência Analítica ou aplicação de Inteligência Artificial, eu não sei, e contamos com a expertise de empresas como a Alkasoft para apresentarem soluções inovadoras a um mercado tão necessitado de inovação.

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Implementar ações preventivas a fim de defender os dados no cartório contra ataques virtuais ou casos de perda de informações é algo fundamental para garantir a credibilidade, a confiabilidade e a boa operação das serventias. E, com isso, o cartório conquista um ativo diferenciado no mercado, mostrando sua eficiência e o cuidado que emprega junto aos dados de seus clientes. 

Neste artigo, compreenda mais sobre a importância de garantir a segurança de dados em seu cartório e veja dicas para conquistar tal objetivo. Acompanhe a seguir.

Como a segurança de dados no cartório pode ser um ativo?

Entre os fatores que fazem a segurança de dados ser um ativo importante para o cartório, podemos citar:

  • Os cartórios lidam diariamente com dados de grande importância. Garantir seu sigilo e sua segurança é fundamental para a credibilidade e mesmo para manter a serventia em funcionamento.
  • Ela evita a perda parcial ou total do acervo eletrônico de dados e imagens da serventia.
  • Ao garantir a segurança de dados no cartório, seu atendimento não será interrompido devido a problemas provenientes de ameaças e perda de dados.
  • A confidencialidade e a segurança dos dados são fatores esperados e até mesmo intrínsecos às atividades cartorárias. Sendo assim, ao garanti-los, a sua serventia estará contribuindo para a boa imagem da instituição cartorial perante a opinião pública do país.

Dicas de como gerenciar a segurança de dados no cartório

1. Delimite o acesso aos documentos e tenha uma rotina de atualização de senhas

A restrição de acesso é uma ação importante no plano para gerenciar a segurança de dados no cartório. Determinar quais informações e documentos cada colaborador ou parceiro precisa acessar é uma ação primordial para isso.

Ainda, é recomendável trocar as senhas dos computadores e dos sistemas com frequência, sempre optando pelas chamadas senhas fortes – que utilizem caracteres especiais, numéricos e letras em caixa alta e baixa.

Tais cuidados ajudarão a manter seguras as informações e a dificultar acessos indevidos, fortalecendo a segurança dos dados no cartório. 

2. Armazene dados na nuvem

Atualmente, o armazenamento de dados na nuvem é uma maneira efetiva de aumentar a acessibilidade e a segurança das informações. Isso fica evidente, por exemplo, em situações de ataque virtual nos computadores locais, visto que, tendo as informações salvas na nuvem, garante-se uma cópia não contaminada das informações.

3. Realize backups frequentes

Para garantir a segurança de dados no cartório, é importante desenvolver uma rotina de realização de backup das informações. Assim, você sempre terá uma cópia segura dos documentos que, como vimos, poderão ser salvos na nuvem para aumentar seu nível de segurança.

4. Faça a atualização de seus sistemas sempre que necessário

Comumente, ao serem atualizados, os sistemas têm também modernizados parâmetros e mecanismos de segurança. Seja o sistema utilizado para automatizar as rotinas da serventia, o sistema operacional dos computadores ou mesmo seus antivírus – atente-se sempre que houver uma atualização disponível e não protele-a a fim de garantir a segurança máxima de seus dados e a melhor experiência de usuário para seus funcionários. 

5. Realize treinamentos e ações de sensibilização junto aos funcionários

A educação dos funcionários quanto a ações inseguras no ambiente laboral e seu engajamento para evitar tais situações é parte essencial da política de segurança de dados no cartório. Somente com a conscientização e o apoio das equipes será possível evitar determinados riscos virtuais que podem comprometer equipamentos, sistemas e dados.

6. Adeque seu cartório às prescrições do Provimento nº 74/2018

Provimento nº 74/2018 diz respeito aos padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro do país.Dessa forma, ele traz determinações importantes para assegurar a segurança de dados no cartório e essas devem ser implementadas o mais brevemente possível pelas serventias.

Quer garantir a segurança dos dados do seu cartório? Entre em contato conosco para saber mais sobre o Alkabackup, o nosso produto de backup dos dados da serventia em nuvem.

Com o objetivo de facilitar o trabalho das pessoas que atuam nos cartórios e também o atendimento das pessoas que precisam dos seus serviços, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) decidiu que todos os cartórios do Brasil devem manter cópias digitais dos livros dos serviços prestados. Para que esses serviços sejam prestados com máxima eficiência e qualidade, é essencial promover essa modernização que transforma o cartório tradicional em um cartório digital.

Seguindo a recomendação do CNJ – e também para seguir as melhores práticas do mercado –, a adaptação para o modelo de cartório digital é uma tendência e uma realidade cada vez mais comum no Brasil. Muitos cartorários e advogados já utilizam sistemas integrados e especializados para realizar trâmites que envolvem o sistema bancário, bem como trâmites comerciais, registros contratuais, procurações, assim como boa parte dos serviços que fazem parte do cotidiano dos cartórios. Conheça, agora, o passo a passo para transformar a sua serventia em um cartório digital.

Por onde começar o processo de implantação de um cartório digital?

Para informatizar o seu cartório e integrar todos os seus processos, o primeiro passo é contratar uma solução e/ou uma empresa especializada na digitalização de documentos. Você pode optar por um sistema que facilitará essa digitalização, que será feita por pessoas da sua equipe, ou contratar uma empresa para fazer a digitalização com o uso de scanners, câmeras fotográficas e um software de tratamento de imagens.

Não importa qual dos dois caminhos o seu cartório escolher, o objetivo dos dois processos é o mesmo: transformar os documentos físicos do seu cartório em documentos digitais e com acesso eletrônico. Assim, o cartório digital, após implantado, permitirá consultas rápidas de processos e agilizará a expedição de documentos.

Com o objetivo de manter uma boa gestão do acervo digital e deixar todos os processos e documentos organizados, o próximo passo para a sua serventia se transformar em cartório digital será adquirir um software especializado.

Com uma solução como o software CART Imóveis, comercializado pela Alkasoft, será possível fazer consultas e administrar arquivos e documentos de forma mais rápida e eficiente. Os usuários do seu cartório podem consultar esses documentos a qualquer tempo e com a segurança de backups que vão impedir que qualquer arquivo se perca.

Os benefícios de investir na modernização de um cartório digital

Ao adaptar a sua serventia para o modelo de cartório digital, qualquer documento físico que será gerado no dia a dia do seu cartório será digitalizado. Assim, relatórios gerenciais e administrativos, contratos, recibos, ofícios, procurações, escrituras e inclusive as fichas de assinaturas de firmas passam a fazer parte do sistema que os usuários do seu cartório poderão utilizar de forma simultânea, agilizando processos e melhorando a produtividade das suas equipes.

Entre os benefícios do cartório digital, destaque para a redução de custos verificada pelas serventias ao longo do tempo. Com esse processo de digitalização, o cartório ganha agilidade e muita segurança na preservação dos documentos, o que aumenta a eficiência da prestação dos seus serviços.

A digitalização permite ainda acesso fácil a qualquer livro e documento, além de manter a preservação dos documentos intacta. Outra vantagem é em relação ao espaço físico, que precisará ser organizado de uma outra maneira, mas com ganho para as pessoas e os clientes que frequentam o seu cartório.

Com um software especializado na gestão de cartório, a sua serventia também terá o backup de todos os documentos digitalizados, melhorando a segurança da sua gestão e seguindo as boas práticas recomendadas pelo CNJ.

Para que a digitalização funcione, no entanto, ela deve ter um planejamento adequado, seguir procedimentos e uma metodologia de indexação aplicável aos documentos do cartório. Assim, será possível colher todos os benefícios que um software de gestão propicia, especialmente em relação à agilidade da rotina e à maior segurança na gestão dos documentos.

Conheça mais sobre o Sistema Cart

Agora que você sabe mais sobre o passo a passo para transformar uma serventia em um cartório digital, imagine conquistar todo o controle e a informatização do seu cartório através de uma única solução. Isso é possível com os Sistemas Cart, conjunto de soluções oferecidas pela Alkasoft, empresa especializada em soluções para o meio jurídico e para cartórios.

Com os Sistemas Cart, o seu cartório poderá fazer o gerenciamento completo dos seus serviços cartoriais. Aproveite essa tecnologia para reproduzir todas as etapas dos processos da sua serventia, oferecendo ainda mais segurança e rapidez no atendimento do seu cartório.

Utilize os Sistemas Cart para digitalizar e armazenar documentos em seu computador, com possibilidade de impressão e facilidade de acesso.

Gostou do nosso post? Então indique a leitura deste conteúdo para um amigo e não deixe de acompanhar outros textos relacionados com o dia a dia de um cartório em nosso blog. Aproveitamos também para convidar você a conhecer mais a respeito do nosso software. Entre em contato conosco e saiba como você pode começar a modernizar ainda hoje as rotinas do seu cartório!

 

As rotinas diárias de um cartório exigem procedimentos mais práticos e eficazes para que os clientes da sua serventia identifiquem a qualidade no seu atendimento. Com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de mudança.

Sim, estamos falando da automação! A automatização dos cartórios permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Neste post, vamos falar mais sobre a automação dos livros do cartório e de como esse novo procedimento está agilizando os serviços de uma serventia. Boa leitura!

Descubra por que a automação é o melhor investimento para o seu cartório

Transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.

Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.

Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser. Para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento. Digitalize os livros do seu cartório e deixe a sua serventia com uma capacidade de resposta muito melhor!

A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados de uma serventia. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.

Entre os benefícios da automação para um cartório, podemos destacar o fácil acesso para os dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado de qualquer computador. Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil.

O custo também diminui. A automação reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de forma simples e rápida.

Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.

Confira as características e os diferenciais do Cart Imóveis

O Cart Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o Cart Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.

A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que sofrem frequentes alterações e novas exigências, como a Corregedoria, o CNJ, a Receita Federal, as prefeituras e as entidades de classe (Anoreg, Colégio Notarial do Brasil, entre outros).

O Cart Imóveis reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.

Com o Cart Imóveis, o seu cartório poderá fazer:

  • O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
  • Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
  • Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
  • Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
  • Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
  • Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
  • Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
  • Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).

Gostou do nosso post? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog. Também fica o convite para conhecer mais do nosso software acessando a página dos Sistemas Cart. Aproveite para entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar o seu cartório a ser ainda mais eficiente!