A procrastinação é um problema que assola gestores de qualquer tipo de negócio – inclusive, os responsáveis pelos cartórios. Muitos dos gargalos operacionais que geram dores de cabeça, na verdade, podem ter na procrastinação a sua raiz.

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Não há receita milagrosa, porém, há uma prática que organizações de todos os setores utilizam para manterem-se eficientes e competitivas, mesmo em tempos de imprevisibilidade: elas qualificam a gestão, de modo a conseguirem extrair mais resultados, mesmo sem aumentar os investimentos. No caso de serventias, é possível aumentar a produtividade no cartório e desenvolver uma gestão com mais equilíbrio entre o que entra e o que sai – sejam demandas de trabalho, insumos ou recursos financeiros.

Desse modo, colocar em prática as atividades de um cartório da forma mais eficiente possível exige metodologias e ferramentas de organização e otimização. Afinal, para garantir o máximo de qualidade nos serviços e produtividade no cartório, é preciso saber como aproveitar melhor seus recursos – financeiros ou humanos – e minimizar fraquezas que podem estar tornando seus serviços mais morosos e excessivamente burocráticos para os clientes.

À medida em que tecnologias são introduzidas e implementadas para o aumento de produtividade no cartório, mais possibilidades de organizar e automatizar demandas surgem. Entre essas soluções, há aquelas que ajudam a manter um cronograma fluido e a ter suas tarefas planejadas e executadas de maneira mais eficiente e inteligente.

Que tal descobrir mais sobre como obter esses ganhos de competitividade e produtividade no cartório? No artigo de hoje, falaremos a respeito do Método Kanban e de seus benefícios para a melhoria da gestão e produtividade no cartório. Entenda, também, como é possível ver os ganhos disso na prática por meio de uma solução prática e gratuita.

O Método Kanban e sua origem

Assim como o desenvolvimento ágil e diversos conceitos de modernização de uma linha de produção, o Kanban teve sua origem na Toyota, no Japão, durante a década de 1960. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinal”.

Na prática, nada mais é do que um quadro com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas de acordo com seu nível de conclusão. Parece simples, não? E realmente é.

Provavelmente, sua empresa já utilizou um sistema de organização dessa forma para saber quais são as tarefas pendentes e que necessitam maior atenção. Agora, imagine que esse mural, com diferentes papéis coloridos com tarefas escritas, pode abarcar materiais, contatos, cópias de documento… isso é o que ocorre quando aliamos o Método Kanban a ferramentas digitais de gestão e produtividade no cartório. E isso pode trazer uma série de benefícios para a gestão da serventia.

Principais vantagens do uso do Método Kanban

Primeiramente, é importante destacar um dos pontos mais atrativos do Método Kanban, que é a forma de visualização das informações. O fluxo de trabalho em um cartório, se não estiver sendo devidamente organizado e monitorado, pode se tornar caótico. E, por meio do Kanban, o gestor conseguirá visualizar esses fluxos – de um jeito muito fácil de compreender, acompanhar e ter ideias para melhorias.

Com o Método Kanban, é possível categorizar tarefas e enxergá-las dentro de uma linha de partida e chegada para sua entrega. Assim, consegue-se identificar pontos em que a demanda pode estar ficando acumulada ou deficitária e tomar decisões que solucionem a questão, promovendo um atendimento mais ágil e processos mais enxutos e fluidos.

Como aplicar o Método Kanban para ter mais produtividade no cartório?

Se você ficou interessado nas melhorias potenciais oferecidas pelo Método Kanban, mas tem dúvidas sobre como implementar essa nova abordagem com facilidade na serventia, saiba que há uma forma prática de fazer isso.

Você já ouviu falar sobre o Alkaflow? Esse sistema da Alkasoft alinha-se perfeitamente a essa proposta. Com ele, você vai poder controlar e distribuir automaticamente tarefas, de modo fácil e rápido, melhorando processos e ciclos completos de trabalho.

Para você ter uma ideia prática de como o Alkaflow pode revolucionar sua gestão, temos uma surpresa: disponibilizamos gratuitamente uma ferramenta de produtividade no cartório desenvolvida a partir do Método Kanban. A ferramenta é customizável, permitindo que você adicione e modifique cartões de tarefas e escolha a melhor forma de sinalizar o progresso dos processos de sua serventia.

Assim, você pode começar seu plano de modernização e ganho de qualidade e produtividade no cartório, ampliando essas melhorias posteriormente com a adoção do Alkaflow.

Aproveite essa oportunidade: tenha uma amostra dos recursos do Alkaflow. Comece a utilizar hoje mesmo essa ferramenta gratuita de gestão da produtividade para cartório.

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Elevar a eficiência do cartório exige um controle completo sobre processos e agilidade no acesso às informações. Alcançar esse diferencial, porém, não é uma tarefa simples. Como obstáculos para que essa eficiência seja alcançada temos, por exemplo, a necessidade da adequação da serventia a normas reguladoras e às demais determinações vigentes.

Felizmente, a base do segmento cartorial no Brasil é sólida, o que favorece esse processo. De acordo com relatório produzido pelo Banco Mundial, os cartórios notariais e de registro do país estão entre os melhores no mundo.

O percentual do custo de transferência de titularidade de imóvel, por exemplo, é de 2,6%, representando quase metade do valor praticado em outros países. Isso permite que a eficiência do cartório possa estar alinhada a um serviço atrativo e a uma gestão consistente.

Portanto, há fatores bastante favoráveis para atingir níveis elevados de eficiência e qualidade nas serventias. Pensando nisso, no artigo de hoje, abordaremos mais sobre alguns pontos que demandam atenção na busca por tais objetivos. Saiba mais, a seguir, sobre como gestores e funcionários podem cultivar diferenciais relevantes para um modelo eficiente de trabalho notarial e de registros.

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Você já ouviu a máxima que afirma que “o que não é medido não é gerenciado”? A verdade é que, na correria do dia a dia, muitos responsáveis pelas serventias acabam se dedicando mais à parte operacional do negócio, seja por falta de pessoal, por muitos processos ainda não terem sido digitalizados ou, mesmo, por costume. Com isso, acaba-se não gerenciando com estratégia a performance dos cartórios.

Isso, no médio e longo prazo, poderá trazer prejuízos e problemas no desempenho e na qualidade dos serviços prestados pelo cartório. Diante disso, quando se profissionaliza a gestão da serventia, uma das iniciativas mais fundamentais é estabelecer indicadores para medir a performance dos cartórios.

De fato, entre as principais funções dos indicadores está a mensuração de um resultado específico que se deseja acompanhar por ser essencial para a operação e para a excelência do serviço prestado.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre a importância dos indicadores e daremos dicas de quais pode-se utilizar para medir a performance dos cartórios. Acompanhe.

Por que utilizar indicadores no cartório?

Os indicadores podem dar origem a metas e direcionamentos para se buscar a excelência na serventia. Sem os dados proporcionados por eles, ficará praticamente impossível medir o progresso e identificar com precisão gargalos na operação do negócio.

Dessa forma, os indicadores podem fornecer subsídios para se identificar problemas e criar ações corretivas e preventivas eficientes, baseadas em dados e em fatos. Por meio de seu acompanhamento consistente, será possível ter um retrato fiel da realidade da serventia, de modo a melhorar aspectos da gestão, para satisfação dos colaboradores e da população usuária, e para ações de auditoria, premiações e certificações de qualidade.

Com isso, podemos compreender que o uso estratégico de indicadores para medir a performance dos cartórios permitirá maior controle da serventia, melhor preparação para a tomada de decisões, prevenção e correção de problemas, desenvolvimento de melhores resultados e de maior qualidade do serviço e, de forma mais abrangente, favorecerá o sucesso do negócio.

4 indicadores para medir a performance dos cartórios

Como vimos, os indicadores são recursos fundamentais para orientar a operação do negócio para o melhor caminho. Lembre-se: aquilo que pode ser medido, pode ser melhorado.

Essa premissa pode levar ao erro comum de se adotar já de início o maior número possível de indicadores. Isso poderá saturar ainda mais sua rotina e tornará a análise aprofundada dos dados mais morosa e difícil.

Por esse motivo, pode ser mais proveitoso começar com um grupo menor de indicadores para medir a performance dos cartórios, focados no que realmente é prioritário acompanhar para garantir o melhor desempenho e focados nos pontos críticos para o sucesso do negócio.

Entre esses indicadores, podem estar:

  1. Tempo de espera: quanto tempo os usuários aguardam, em média para serem atendidos em sua serventia? Esse é um indicador importante a acompanhar.
  2. Satisfação do cliente: o cartório existe para atender demandas da população – isso está acontecendo a contento? Esse indicador pode mostrar, por exemplo, que a serventia deve fornecer ao cliente opções de acompanhamento online de seus processos.
  3. Atendimentos mensais: como anda a produtividade de sua equipe? Será que ela está bem dimensionada e atuando com produtividade? Esse indicador pode ser cruzado com os demais para fornecer um quadro mais preciso de como está a performance dos cartórios.
  4. Tempo para fechamento de protocolos: com esse monitoramento, é possível fazer uma análise de desempenho dos colaboradores, fazendo uma média de quantos protocolos cada um finaliza e em quanto tempo, permitindo quantificar a colaboração de cada funcionário nas rotinas do cartório e identificar problemas em processos que impedem que as etapas sejam executadas mais rapidamente.

Ciclo para extrair resultados a partir da mensuração da performance dos cartórios

Apenas estabelecer os indicadores para medir a performance dos cartórios, inseri-los em uma planilha ou sistema e atualizar um gráfico com os resultados do trimestre, por exemplo, não traz, de fato, mudanças e melhorias para a serventia.

Os indicadores terão realmente valor se forem analisados e gerarem inteligência e planos de ação. Com isso, depois de selecionar quais indicadores você irá acompanhar, é importante comunicar essa decisão aos colaboradores, engajando-os tanto nas ações necessárias para garantir a mensuração quanto em melhorar os índices.

Depois, é importante seguir monitorando os resultados obtidos, repensar se esses são mesmo os indicadores mais adequados para o momento e, então, consolidá-los e cruzá-los de forma a ter ideias para um plano de ação centrado no que você identificou que deve ser melhorado.

Nessa hora, você pode utilizar a metodologia de qualidade chamada PDCA. Com isso, você conseguirá se instrumentalizar para buscar a melhoria contínua do que foi medido com os indicadores, a partir de quatro ações também contínuas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). Fazendo esse ciclo rodar, você utilizará os números obtidos nos indicadores para gerar ações e melhorias concretas na gestão de sua serventia.

E então, pronto para utilizar indicadores para medir e melhorar a performance dos cartórios? Descubra o que o Alkaflow pode fazer pela sua serventia!

Se você ainda não consolidou uma gestão empresarial para a eficiência dos serviços notariais e de registro, provavelmente acaba fazendo malabarismos diários na administração da serventia, “apagando incêndios” e não conseguindo se dedicar a questões mais estratégicas da condução do negócio.

Nesse cenário, é comum também haver alguma morosidade no atendimento ao público do cartório, despadronização de processos, problemas de produtividade e motivação na equipe, desperdícios e insatisfações. 

Para evitar tudo isso, é fundamental desenvolver e manter uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro completa e eficiente, que permita medir, controlar e melhorar diversos aspectos de sua operação.

Para ajudá-lo nisso, a seguir, falaremos mais sobre a importância da gestão empresarial para serviços notariais e de registro e apresentaremos dicas de como começar a implementá-la em sua serventia. Acompanhe.

Por que desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro?

Primeiramente, é importante ter em mente que a chamada lei dos notários e registradores (Lei nº 8.935/94) institui que o titular do cartório deve assumir a responsabilização pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Assim, objetivamente, esse é um motivador de grande importância para desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro.

Mas a importância vai além da questão legal. Cada vez mais, a gestão empresarial tem se tornado central no mundo dos negócios, servindo como um pilar para manter a operação competitiva e sustentável no longo prazo.

É com uma gestão empresarial bem estruturada que é possível consegue identificar problemas e criar soluções. Avalie: de que adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira possível se não é tomada uma ação para reverter a situação, não é mesmo? É isso que a gestão empresarial com adoção de princípios da gestão de qualidade proporciona.

Por meio dela, consegue-se compreender que cada desafio encontrado também é uma oportunidade para que o serviço prestado seja melhor a cada dia e de se planejar cenários e condições para um futuro bem-sucedido para a serventia. 

Dicas para melhorar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

A gestão empresarial abrange práticas para se atingir maior eficiência e melhorar processos e serviços prestados, além de oferecer um ambiente de trabalho adequado e motivador para garantir a satisfação, o engajamento e a entrega produtiva das equipes.

Então, se você está em busca desses resultados, veja alguns caminhos para isso:

1. Seguir as diretrizes da ABNT NBR 15906:2010

Em vigor desde o final de 2010, a norma ABNT NBR 15906:2010 prescreve requisitos para a gestão empresarial para serviços notariais e de registro. Assim, para promover uma gestão mais eficiente, é possível seguir os requisitos estabelecidos pela norma.

Esses requisitos foram criados de modo a ajudar as serventias a administrarem processos com qualidade, de forma satisfatória aos clientes e demais públicos de interesse, cumprindo os requisitos legais cabíveis e levando em conta questões socioambientais, de saúde e segurança ocupacional. 

Entre eles, estão:

  • Estabelecer e comunicar à equipe a missão, visão e valores da organização;
  • Criar um código de ética que abranja tanto os colaboradores quanto fornecedores e parceiros de negócio e estabelecer mecanismos para aferir sua aplicação;
  • Desenvolver, junto à equipe, um planejamento estratégico para a gestão empresarial dos serviços notariais e de registro e assegurar que as ações definidas serão colocadas em prática;
  • Ter indicadores de desempenho e metas mensuráveis objetivando a melhoria contínua;
  • Disponibilizar aos usuários dos serviços notariais e de registro um canal aberto de comunicação;
  • Adotar e documentar um plano de desenvolvimento para os colaboradores;
  • Instituir um programa de capacitação e desenvolvimento pessoal para a equipe;
  • Utilizar práticas de reconhecimento e recompensa aos funcionários;
  • Proteger dados e registros digitalizados contra danos e perdas;
  • Utilizar software de gestão empresarial para serviços notariais e de registro;
  • Adotar práticas de integração socioambiental.

2. Participar do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA

Promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg), o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA foi desenvolvido tendo como base a norma ABNT NBR 15906:2010. 

Assim, uma forma de incentivar tanto a melhoria da gestão empresarial para serviços notariais e de registro quanto a motivação da equipe com o cumprimento das diretrizes da norma é participar dessa premiação.

Como benefício adicional, você poderá obter um diferencial e um reconhecimento da qualidade e excelência de sua serventia.

3. Digitalizar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

Mais do que promover uma modernização cartorária, a digitalização traz ganhos tangíveis e importantes para a eficiência da serventia.

Para adotar muitas das diretrizes da ABNT NBR 15906:2010 e cumprir com os requisitos do Prêmio de Qualidade Total Anoreg, um sistema para cartório é algo central. Um sistema especializado trará soluções e recursos para escalar sua operação, automatizar tarefas, tornar a rotina de funcionários e clientes mais fácil e trazer melhor relação custo-eficiência para seus processos. 

Além disso, fornecerá uma série de opções de relatórios e consolidação de dados para que o gestor da serventia acompanhe tudo o que acontece na organização, o que precisa ser melhorado, padronizado, mudado. Com isso, estruturar uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro se torna algo mais prático e ágil.

Para mais dicas sobre esse tema, continue acompanhando nosso blog e conheça as soluções para a gestão de cartórios da Alkasoft. 

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A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. Conforme estudo da McKinsey, empresas com maior maturidade digital crescem mais do que as demais. E tudo isso inclui as serventias. Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para esses negócios.

Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudá-lo a escolher o melhor sistema online de gestão para cartório a ser adotado em sua serventia. Acompanhe.

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Se você ainda não dá importância para a relação entre gestão da qualidade e cartórios, acompanhe para evitar erros.

A gestão da qualidade e cartórios andam de mãos dadas. Historicamente, a população, de forma geral, tinha a imagem de que os cartórios prestavam serviços morosos e pouco eficientes. Esse estigma, por vezes, associado a negócios de administração familiar, foi sendo mudado com o apoio da gestão da qualidade.

A gestão de qualidade é um método de administração estratégica, que promove uma visão sistêmica de todos os seus processos, permitindo medi-los, controlá-los e melhorá-los, o que direciona a empresa para a eficiência e para maior satisfação de seu cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre a importante relação entre gestão da qualidade e cartórios, como esse tipo de abordagem pode impactar nos resultados de sua serventia e como o PQTA pode estimular melhorias. Além disso, veja alguns erros comuns que podem ser evitados otimizando a gestão da qualidade em seu cartório.


Gestão da qualidade e cartórios: importância e influência nos processos da serventia

De acordo com a Lei nº 8.935/94, o titular do cartório é responsável pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Esse é um dos motivadores para se buscar uma administração de cartórios mais eficiente.

E a união da gestão da qualidade e cartórios é uma boa prática para isso. Com ela, é possível identificar, entre os processos e fluxos da serventia, os que agregam ou não valor e, com isso, encontrar melhores opções para sua execução com mais qualidade e rapidez.

Pense por um momento: há quantas formas diferentes de se executar o mesmo processo? O que parece melhor para você será que é visto da mesma forma por cada um dos colaboradores? E, afinal, qual dos modos de execução é realmente o mais eficiente, seguro e ágil?

Sem conhecer a fundo seus processos, como eles se dão atualmente, que resultado geram e deixam de trazer, o gestor da serventia não encontra subsídios apropriados para elaborar a melhor referência em padrão para seus processos e para o aprimoramento dos serviços. Isso é trabalhado na relação entre gestão da qualidade e cartórios. Tudo passa a ser mapeado, controlado, medido e, quando necessário, melhorado.

Assim, consegue-se desenvolver padrões e ter um controle para que eles sejam executados conforme as melhores práticas de administração de cartórios, levando em conta a segurança dos dados, a relação de custo-eficiência para o cartório e a satisfação do cliente. Essa relação entre gestão da qualidade e cartórios, portanto, significa mais qualidade e satisfação para todos os envolvidos, sejam os colaboradores, clientes ou titulares da serventia.

O que é o PQTA e por que participar?

O Prêmio de Qualidade Total Anoreg (PQTA) é uma iniciativa realizada todos os anos pela Associação dos Notários e Registradores. Ela tem como objetivo reconhecer os serviços notariais e de registro do Brasil que se destacaram em termos de qualidade e eficiência em sua administração e prestação de serviço. É possível que qualquer serventia participe desse prêmio de gestão de cartórios.

Entretanto, para a edição deste ano, as inscrições já foram encerradas, com a participação de 144 serventias. O PQTA tem chamado cada vez mais atenção da administração de cartórios por apresentar algumas vantagens adicionais. Entre elas, podemos citar o uso da premiação como estímulo para a motivação da equipe e para aumentar seu senso de pertencimento. Ainda, trata-se de um recurso para elevar a credibilidade e a confiança do público diante de sua serventia, servindo como um diferencial competitivo.

Além disso, sabendo que a serventia passará por auditorias, a equipe focará ainda mais na prestação de um serviço qualificado e eficiente ao cliente do cartório. Dessa forma, participar do prêmio de gestão de cartórios pode reforçar sua política de qualidade total e torná-la ainda mais forte, trazendo benefícios amplos para o sucesso de seu negócio.

E essa, muitas vezes, é a porta de acesso para serventias conquistarem outros reconhecimentos importantes, como certificações ISO ou NBR, que retroalimentam as melhorias contínuas no cartório.


4 erros comuns para evitar na gestão da qualidade e cartórios

Como vimos até aqui, a gestão de qualidade pode trazer diversos ganhos quantitativos e qualitativos ao cartório. Na verdade, há diversos erros e problemas comuns nesse tipo de negócio que a abordagem da qualidade pode ajudar a reduzir e eliminar, incluindo:

Morosidade no atendimento ao público

Falta de padrões, profissionais desmotivados e equipamentos e sistemas inapropriados são alguns dos gargalos que podem ocasionar esse erro que impacta na produtividade da equipe e na satisfação e fidelidade do cliente da serventia.

Processos demorados e não padronizados

Se cada funcionário executa suas atividades da forma que acha mais fácil e se não há controle e metas de tempo de realização de cada tarefa, sua serventia pode estar cometendo erros impactantes para a administração de cartórios e para manutenção de sua base de clientes.

Equipe despreparada e desmotivada

Quando a dupla gestão da qualidade e cartórios está alinhada, evita-se esse erro comum. Funcionários desprovidos de informações atualizadas, que não sabem utilizar os sistemas e que não estão engajados com seu trabalho podem comprometer toda sua operação.

Lentidão para a tomada de decisões

O tempo é um ativo valioso. Se você está perdendo-o, também está perdendo dinheiro e oportunidades. Com a gestão da qualidade, você provavelmente utilizará um sistema mais eficiente, que disponibilize e cruze dados rapidamente para dar suporte e agilidade a seu processo de tomada de decisões.

Esse tipo de erro, que causa tantos problemas no curto, médio e longo prazo, portanto, pode ser tratado por meio de uma gestão da qualidade acurada, que promova uma análise sistêmica de tudo que acontece em sua serventia. Para começar essa mudança de paradigma, você pode utilizar como base normas de qualidade – como a ISO 9001, que rege a qualidade em processos, e a NBR 15906, voltada para a gestão de serviços notariais e de registro.

A partir do estudo desses norteadores, será possível começar a estabelecer uma política mais sólida de gestão de qualidade e cartórios. Mas, além disso, outra decisão importante para evitar erros e buscar a excelência, é adotar um software para cartórios. Com ele, será possível acompanhar as métricas, gargalos e avanços com a implementação da gestão da qualidade.

E mais: sua equipe terá à disposição um sistema para automatizar, padronizar e agilizar seus processos, facilitando seu trabalho, elevando sua motivação e produtividade e ajudando a alçar o cartório a um novo nível de eficiência.

Agora que você já sabe mais sobre a relação entre gestão da qualidade e cartórios, descubra também outras vantagens de utilizar um sistema para cartório.

A gestão de cartórios envolve a administração de uma grande quantidade de documentos. Além disso, é preciso atender às leis e aos regulamentos que estabelecem normas de organização, competência, custas e emolumentos. Em função desse volume de trabalho e da atenção exigida para que nada saia do controle, é tão importante a utilização de um software para cartórios.

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Você passou em um concurso e quer saber quais são os principais processos e fluxos do cartório? Esse tipo de negócio possui diversas especificidades em sua operação. Então, antes de assumir e exercer as atividades para as quais você foi nomeado, que tal compreender melhor o funcionamento dos fluxos de serviços mais requisitados nos cartórios de registro de imóveis do país? Para isso, confira o guia que preparamos a seguir!

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O selo digital em cartórios, também chamado de selo extrajudicial digital, é mais uma das iniciativas para modernizar as serventias do país, provendo ao cidadão serviços de qualidade e alinhados à nossa realidade, que é cada vez mais digital. 

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Com o Provimento nº 74/2018, atos eletrônicos de serviços notariais de registro passam, entre outras coisas, a ter a exigência de cópia de segurança. Essa cópia, ou backup, deverá ser preservada em mídia eletrônica e pela internet, segundo o Art. 3 do Provimento nº 74. Com isso, o sistema para cartório em nuvem se mostra um recurso que vem sendo incorporado à rotina das serventias.

Um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

No entanto, as vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem são diversas. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

2. Conformidade com as normas legais

O Provimento nº 74 surgiu em um momento em que se via uma necessidade em adaptar cartórios às novas políticas de segurança de informação. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

A auditoria ou uma empresa especializada se torna responsável pelos backups do sistema para cartório em nuvem. Assim, detectam-se erros e atos realizados, reforçando a segurança de dados.

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a organização tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

A distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implantada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente. Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup podem ser programadas e automatizadas. Isso permite que o foco do cartório possa ser dirigido a outras demandas estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados. Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Como é sua experiência ao utilizar um sistema para cartório em nuvem? De que forma um sistema 100% em nuvem pode auxiliar nas rotinas de sua serventia? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários e até a próxima.

Publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Provimento N.74/2018 traz importantes mudanças para a rotina dos cartórios do país. Entre elas, está a obrigatoriedade da utilização do backup em nuvem para armazenamento virtual dos dados.

Neste artigo, compreenda mais sobre os padrões estabelecidos pelo Provimento N.74 para a serventia no que diz respeito ao armazenamento e backup de dados. Conheça, também, as principais vantagens em adotar um sistema em nuvem para cartório para fazer essa adequação. Acompanhe. 

O que diz o Provimento N.74 sobre armazenamento de arquivos?

O  Provimento N.74 traz prescrições sobre os requisitos mínimos de tecnologia da informação (T.I.) para garantir a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a rotina dos trabalhos prestados pelos serviços notariais e de registro no país. Esses requisitos variam de acordo com a classificação do cartório, que consta no texto oficial e que foi feita a partir do critério de porte de arrecadação da serventia. 

Desse modo, o provimento apresenta os padrões que esses estabelecimentos precisam seguir para fornecer para a população a garantia de que seus dados gerados a partir dos serviços prestados realmente estejam seguros. Ele também estabelece as condições necessárias para que esses dados fiquem facilmente disponíveis, de forma que a continuidade das atividades da serventia seja assegurada. 

Para que tudo isso seja efetivado, o armazenamento em nuvem de arquivos é fator estratégico. Conforme as orientações do CNJ, além do armazenamento em mídia eletrônica, os dados também deverão ser mantidos por meio de serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

Com isso, os livros e atos eletrônicos precisarão ser arquivados por meio de cópia de segurança (em forma de backup), que deverá ser realizada em intervalos de até 24 horas. Nesses intervalos, também estabelece-se que precisarão ser feitas imagens ou cópias incrementais dos dados, de modo que seja possível recuperar os atos praticados, se necessário, a partir dos backups feitos até, pelo menos, trinta minutos antes da manifestação de evento que comprometa a base e as informações relacionadas.  

É importante salientar que, independentemente da classe do cartório (1, 2 ou 3), para todas elas há o estabelecimento da obrigatoriedade da adoção de dispositivo de armazenamento físico ou virtual, e de serviço de backup em nuvem. 

Vantagens de um sistema em nuvem para cartório para o cumprimento do Provimento N.74

Como vimos, a adoção de serviço de backup em nuvem se torna obrigatório com o Provimento N.74. Temos também a Lei Geral de Proteção de Dados demandando ajustes de proteção aos arquivos e dados das serventias. Tudo isso torna prioritária a utilização de sistemas e recursos de proteção nos estabelecimentos.

Há no mercado alguns serviços gratuitos que oferecem esse tipo de solução. No entanto, tendo em vista as necessidades das serventias, a indicação mais adequada é a adoção de um sistema em nuvem para cartório que, além de garantir o cumprimento da norma, ainda modernize e proporcione mais eficiência e produtividade

Esse tipo de solução oferece maior disponibilidade de espaço de armazenamento, servidores mais ágeis e seguros e recursos adicionais para qualificação do serviço e do atendimento. Com isso, os dados do cartório ficarão armazenados em data centers especializados, que oferecerão sofisticados recursos de proteção às informações, tais como a criptografia, garantindo segurança e a integridade dos dados. 

Desse modo, para a escolha do melhor sistema em nuvem para cartório, de forma que se cumpram com as exigências trazidas pelo Provimento N.74 e que se tenham ganhos efetivos na rotina da serventia e na qualidade e rapidez do atendimento ao cliente, é importante avaliar se a solução oferece: 

  • Agendamento e automatização dos backups em intervalos de até 24 horas;
  • Criação de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos, para que se consiga ter as cópias de segurança incrementais;
  • Execução dos backups sem interrupções ou prejuízos à agilidade das atividades da serventia; 
  • Integração com outros sistemas já utilizados na rotina do cartório;
  • Backup automatizado de todos os livros da serventia;
  • Atualizações frequentes;
  • Suporte e treinamento para utilização dos recursos.

Cabe ressaltar que, embora haja um investimento demandado para a implementação de um sistema em nuvem para cartório, essa solução garante que sua serventia esteja atuando conforme as regras do Provimento N.74, automatizando rotinas e, com isso, trazendo mais produtividade e excelência, o que impactará em redução de custos associados a retrabalhos, contratação de pessoal e outros. Ainda, como um sistema em nuvem eleva a segurança dos dados, ajuda, ainda, a evitar gastos relacionados a problemas, como roubo ou sequestro das informações

Para saber mais sobre os recursos que atuam na proteção e modernização de sua serventia, confira nosso artigo sobre como a tecnologia ajuda na segurança da informação dos cartórios.

Em tempos modernos, ter um cartório digital é uma necessidade. A demanda por atividades cartoriais é alta, e os processos internos devem estar otimizados ao máximo para que a oferta do serviço seja qualificada. Por isso, o sistema para cartório, aliado a outras ferramentas, é adotado com frequência. Ele é, inclusive, o segredo para ter um cartório digital.

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O Provimento n°74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico. Porém, antes mesmo de falarmos sobre as vantagens, é preciso compreender que esse é o novo padrão a ser seguido.

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Os processos gerenciais em um cartório estão associados a uma grande carga de responsabilidade. Diariamente, busca-se garantir a segurança das informações geradas e armazenadas, a agilidade das entregas e uma administração mais eficiente, que proporcione a excelência do serviço prestado ao cidadão. Nesse contexto, a tomada de decisão gerencial é um dos pontos-chave para que a serventia atinja tais objetivos.

A realização de um planejamento estratégico para a tomada de decisões é um fator que costuma ser negligenciado em muitas organizações. Para cartórios, absorver esse paradigma pode ser decisivo para que se otimizem processos e, até mesmo, obtenha-se maior lucratividade.

No artigo de hoje, indicaremos algumas estratégias que podem ser implementadas na sustentação de uma tomada de decisão gerencial eficiente para sua serventia. Acompanhe a seguir.

1. Estabelecer metas que facilitem a tomada de decisão gerencial

Ter pensamento voltado ao longo prazo é uma grande chave para o início de uma tomada de decisão eficiente. É comum, especialmente na gerência de um cartório, ter que resolver pendências e processos burocráticos de forma pontual. Com isso, acaba-se perdendo a sensação de progresso e força da tomada de decisão gerencial como um todo. Afinal, quando se passa boa parte do dia “apagando incêndios”, acaba restando pouco tempo para elaborar estratégias que impeçam esse tipo de ocorrência.

Por isso, é preciso agir de modo menos reativo e mais proativo, tendo sempre uma meta de melhoria guiando sua rotina de trabalho e seu processo de tomada de decisão.

Ao definir um objetivo, busque ferramentas que ajudem a enxergar, com clareza, as ações de curto prazo necessárias para essa conquista. Dessa forma, evitam-se surpresas desagradáveis e imprevistos durante o processo. Uma metodologia muito utilizada para definir essas prioridades é a SMART. Nela, seu objetivo deve ser:

  • Specific (Específico) – com um objetivo claro;
  • Measurable (Mensurável) – com um progresso definido;
  • Attainable (Alcançável) – possível de ser realizado;
  • Realistic (Realista) – com metas factíveis, alinhadas ao que existe;
  • Time-Based (Focado em prazo) – com uma data definida.

2. Analisar as possibilidades

Toda boa tomada de decisão empresarial parte de uma investigação completa da situação. Para que isso seja possível, é importante que a gerência saiba como delegar e discutir o problema. Com a diversidade de ideias e opiniões pertinentes, analisar as melhores alternativas no momento de dar o próximo passo se torna mais simples.

As ramificações de uma decisão geram oportunidades e ameaças que precisam ser avaliadas.  Modelos, como Árvores de Decisão, podem ajudar a desmembrar essas implicações, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e bem-sucedida. A clássica Análise SWOT também pode ser útil para embasar suas decisões, levando em conta pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças relacionadas a cada alternativa avaliada. 

3. Organizar dados para gerar inteligência de mercado e promover automatizações de rotinas

Consolidar informações auxilia na hora do planejamento estratégico de uma gestão em cartórios. Estabelecidas as metas, ter as rotinas organizadas e centralizadas pode ser um grande motivador para a tomada de decisão gerencial assertiva. A partir de um histórico, é possível ter uma base sólida e consistente de dados para serem tratados e gerar inteligência, o que dará o suporte e facilitará o processo de tomada de decisão. 

Um sistema de digitalização do cartório, como o sistema CART, pode ajudar a não somente organizar dados, como automatizar rotinas. Assim, etapas como cadastros de títulos, emissão de guias e consulta de protocolos ganham em agilidade e eficiência. Por sua vez, com o aspecto operacional automatizado e, com isso, a rotina da serventia sendo otimizada, a tomada de decisão gerencial ganha em espaço e qualidade.

4. Adotar um sistema em nuvem para centralizar informações

Para a boa consolidação das informações, é importante que se tenha uma centralização de dados. Dessa forma, a tomada de decisão gerencial terá o embasamento necessário, e a comunicação das ações se torna mais ágil e acessível.

A adoção de um sistema em nuvem permite uma maior mobilidade para a alta e média gerência dos cartórios. Com dados acessíveis em qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet, é possível obter os dados necessários para a tomada de decisão de onde estiver.

Outro aspecto positivo da nuvem está em sua segurança. Servidores desses sistemas trabalham em duplicidade. Ou seja, sempre haverá um servidor com as informações salvas, prevenindo que a informação seja perdida e o processo de tomada de decisão prejudicado.

E já que falamos em segurança dos dados, é muito importante entender como o backup dessas informações pode evitar diversos problemas para a sua serventia. Veja aqui como fazer armazenar seus dados na nuvem com segurança!

De acordo com dados divulgados pelo World Bank Group, embora as cidades da América Latina apresentem níveis semelhantes à média global, sua produtividade é inferior à das cidades da América do Norte e Europa Ocidental. Relacionado a isso, outro estudo afirma que o brasileiro leva uma hora para fazer algo que o trabalhador norte-americano faz em 15 minutos. E, em meio a números como esses, é comum que quem passou em um concurso de cartório e trabalha ou trabalhará como tabelião ou oficial de cartório se pergunte: e como é a questão da produtividade do cartório?

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O Brasil é reconhecido como burocrático. Para entender isso, é preciso voltar na história, muito antes da criação de software para cartórios. A fama se deve, em parte, à colonização portuguesa, que trouxe às nossas terras registros e princípios administrativos que seriam utilizados para dar legitimidade à doação de bens da Coroa Portuguesa a seus primeiros beneficiários.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é uma lei brasileira que segue uma tendência mundial de implantação de normas que conferem segurança aos dados, sendo um reflexo direto da legislação europeia, a GDPR (Regulamento 2016/679). A LGPD foi editada em 2018, mas a adequação ficou para agosto de 2020, caso não seja adiada para 2021, em função da pandemia da COVID-19. 

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Redundâncias, falta de padronização, retrabalhos, baixa produtividade e engajamento, clientes insatisfeitos, dificuldade de controle de desempenho – esses são apenas alguns dos problemas comuns quando os processos do cartório não estão claros. 

Os processos integram o tripé de sucesso das empresas altamente competitivas, formado, além deles, pelas pessoas e pelas tecnologias. Por isso, ter processos claros, bem desenhados e de resultados mensuráveis é uma das chaves para otimizar todos os seus recursos, melhorar a performance do negócio e conquistar a satisfação dos clientes. 

Se em sua serventia isso não ocorre, confira as dicas que apresentaremos a seguir para reverter o quadro. Acompanhe.

5 dicas para processos do cartório mais claros 

Há diversas ações que podem ser tomadas a fim de tornar os processos de sua serventia mais claros para você e sua equipe. Entre elas, podemos destacar:

1. Saiba qual é o objetivo de cada processo 

Processo refere-se a um conjunto de tarefas sequenciadas e executadas com uma finalidade. No entanto, por vezes, ocorre de se adotar certos procedimentos sem compreender o seu porquê, apenas se executa ele “porque sempre foi assim”. 

Com isso, é possível que a serventia esteja operando com produtividade reduzida e ocorram problemas com a satisfação do cliente.

Portanto, para os processos do cartório serem claros e eficientes, é preciso estabelecer, compreender e compartilhar com a equipe qual é o objetivo, o resultado esperado ou a entrega de valor pretendida ao se realizar tal procedimento na serventia.

2. Crie um mapeamento dos processos do cartório

Além do objetivo do processo, é importante que todos compreendam qual é o seu sequenciamento lógico ideal, de modo que fique claro como sua execução deve ser feita do início ao fim. 

Por vezes, o funcionário sabe apenas que deve fazer determinado registro, mas não compreende que essa tarefa faz parte de um processo macro fundamental para a rotina da empresa. Portanto, é importante mapear e documentar tudo isso e proporcionar treinamento para sua equipe a fim de que ela também desenvolva uma visão mais sistêmica e tenha suas dúvidas sanadas.

3. Padronize processos

Pode ocorrer de, por falta de uma orientação mais clara ou mesmo por preferência, o mesmo processo ser executado de formas muito diferentes por cada funcionário, tornando a entrega imprevisível e podendo comprometer a experiência do cliente da serventia.

Para evitar isso, a padronização é o melhor caminho. Ela assegura que tudo seja feito do modo determinado (isso é, que irá ser mais rápido, seguro, eficiente e menos oneroso), proporcionando a repetibilidade dos resultados e sua previsibilidade. 

4. Crie um diagrama causal dos processos do cartório

Esse tipo de diagrama permite que se visualize claramente a relação entre causas e efeitos. Ele pode ser aplicado para que sua equipe compreenda melhor como executar determinada tarefa de tal maneira leva a determinado resultado.

Assim, consegue-se ter também uma compreensão do processo por seus indicadores de desempenho, e a relação entre o trabalho que se executa e o resultado obtido no negócio fica mais evidente. 

5. Utilize um sistema para ajudar a tornar os processos mais claros e controláveis

A tecnologia é uma grande aliada dos processos bem desenhados, padronizados, mensuráveis e eficientes. Portanto, faça uso desse recurso para ajudar a tornar os processos do cartório mais claros e para potencializar a produtividade de sua equipe.

Há no mercado soluções como o Alkaflow, da Alkasoft, para controle de atividades e fluxo de trabalho. Com ele, você poderá criar fluxos claros, fazer a distribuição de tarefas levando em conta tais processos, de modo a eliminar redundâncias e gargalos e tornar seus processos mais transparentes e mensuráveis, por meio de relatórios de desempenho. 

E então, pronto para tornar os processos do cartório mais claros e custo-eficientes? Quer saber mais sobre o Alkaflow? Solicite já uma demonstração gratuita e veja como a tecnologia pode ajudá-lo nesse desafio!

Fazer a gestão completa do cartório é um grande desafio. No entanto, com determinação e o auxílio das metodologias e ferramentas certas, vencê-lo torna-se mais fácil.

De modo geral, para prestar um bom serviço e ter uma boa performance de negócio, o titular e os gestores, em seu planejamento, devem levar em consideração cinco pontos básicos: capital humano, processos, finanças, tecnologia e cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre como administrar esses pilares na rotina de sua serventia. Acompanhe a seguir.

5 dicas para fazer a gestão completa do cartório

Fazer uma gestão completa do cartório é uma necessidade para as serventias que querem se tornar mais competitivas, produtivas e rentáveis. Entre as ações para se alcançar tal resultado, podemos destacar:

1. Mapeie, redesenhe e avalie constantemente seus processos

Para fazer uma gestão completa do cartório, é preciso ter processos enxutos, ágeis e eficientes. Para tal, utilizar o workflow como aliado é crucial. Ele consiste em uma metodologia para organizar seu fluxo de trabalho de forma lógica e producente.

Hoje, há ferramentas, como o Alkaflow, que ajudam a automatizar seu workflow, a tornar seus processos mais fluidos, padronizados, controláveis e a dar tração para sua serventia produzir mais e melhor.

2. Elabore estratégias para uma boa gestão de pessoas

Uma gestão completa do cartório, sem dúvidas, passa por uma boa gestão de seu capital humano. Uma equipe motivada e comprometida é fator essencial para que a serventia funcione bem, conquiste a satisfação dos clientes e seja custo-eficiente.

Por isso, é importante criar uma cultura de reconhecimento e valorização de seus talentos – esses são combustíveis primordiais para gerar comprometimento dos funcionários com seu trabalho e com as metas da serventia.

Ações como premiações para o funcionário do mês, feedback frequente e momentos de confraternização, integração e celebração são boas iniciativas. Ter um programa de ideias, demonstrando a importância dada à colaboração da equipe e premiando-a pelas melhores ideias também é algo que pode ser bastante eficaz.

3. Dê a atenção devida à gestão financeira da serventia

Diferentemente de boa parte dos negócios, as serventias não podem sair alterando o valor do serviço prestado (e que é tabelado pelo governo), seja para incrementar seu lucro ou para atrair mais clientes.

Com especificidades como essa, fazer uma gestão financeira precisa e completa torna-se ainda mais importante. É preciso extrair o máximo de retorno de seus recursos, eliminar desperdícios, reduzir custos operacionais sem perder qualidade no atendimento e criar condições favoráveis para ter um fluxo de caixa sadio. E tudo isso somente será possível com uma boa gestão financeira de seu negócio.

4. Ouça o seu cliente

Uma gestão completa do cartório deve também abarcar quem é, no final das contas, sua razão de existir: o cliente.

Em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, buscar formas de elevar a satisfação de seu público e de monitorar sua percepção sobre os serviços prestados pela serventia é fundamental.

Para isso, é importante fornecer canais para que seu cliente possa contribuir e se expressar. Formulários impressos ou online, ouvidoria, entre outros recursos podem ser usados para conhecer a opinião, as dúvidas e as sugestões de seus clientes e, a partir disso, gerar insights para a melhoria de seus serviços.

5. Adote um sistema para gestão completa do cartório

Fazer a gestão da serventia em diferentes meios, utilizando diversos softwares pode, no final das contas, apenas dificultar seu trabalho. O fato é que, quanto mais as rotinas ficam visíveis, centralizadas, organizadas e mensuradas em uma única solução, ter um panorama do desempenho atual de seu cartório e do que precisa melhorar em sua gestão torna-se algo muito mais viável e facilitado.

Por isso, adotar um sistema para a digitalização completa do cartório, como os sistemas CART, é uma ação inteligente para ter controle integral sobre a gestão e o desempenho de sua serventia.

Com o CART, você pode automatizar diversas etapas dos processos mais comuns do negócio, trazendo mais segurança, agilidade e eficiência a eles. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, fazer o controle de protocolos, o cadastro de matrículas em lote e a validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, além de backups periódicos para trazer mais segurança aos dados da serventia, entre diversas outras rotinas.

E então, que tal aplicar essas dicas para fazer uma gestão completa do cartório? Solicite uma demonstração dos sistemas CART e do Alkaflow para modernizar e profissionalizar ainda mais sua gestão!