Em tempos modernos, ter um cartório digital é uma necessidade. A demanda por atividades cartoriais é alta, e os processos internos devem estar otimizados ao máximo para que a oferta do serviço seja qualificada. Por isso, o sistema para cartório, aliado a outras ferramentas, é adotado com frequência. Ele é, inclusive, o segredo para ter um cartório digital.

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O Provimento n°74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico. Porém, antes mesmo de falarmos sobre as vantagens, é preciso compreender que esse é o novo padrão a ser seguido.

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Os processos gerenciais em um cartório estão associados a uma grande carga de responsabilidade. Diariamente, busca-se garantir a segurança das informações geradas e armazenadas, a agilidade das entregas e uma administração mais eficiente, que proporcione a excelência do serviço prestado ao cidadão. Nesse contexto, a tomada de decisão gerencial é um dos pontos-chave para que a serventia atinja tais objetivos.

A realização de um planejamento estratégico para a tomada de decisões é um fator que costuma ser negligenciado em muitas organizações. Para cartórios, absorver esse paradigma pode ser decisivo para que se otimizem processos e, até mesmo, obtenha-se maior lucratividade.

No artigo de hoje, indicaremos algumas estratégias que podem ser implementadas na sustentação de uma tomada de decisão gerencial eficiente para sua serventia. Acompanhe a seguir.

1. Estabelecer metas que facilitem a tomada de decisão gerencial

Ter pensamento voltado ao longo prazo é uma grande chave para o início de uma tomada de decisão eficiente. É comum, especialmente na gerência de um cartório, ter que resolver pendências e processos burocráticos de forma pontual. Com isso, acaba-se perdendo a sensação de progresso e força da tomada de decisão gerencial como um todo. Afinal, quando se passa boa parte do dia “apagando incêndios”, acaba restando pouco tempo para elaborar estratégias que impeçam esse tipo de ocorrência.

Por isso, é preciso agir de modo menos reativo e mais proativo, tendo sempre uma meta de melhoria guiando sua rotina de trabalho e seu processo de tomada de decisão.

Ao definir um objetivo, busque ferramentas que ajudem a enxergar, com clareza, as ações de curto prazo necessárias para essa conquista. Dessa forma, evitam-se surpresas desagradáveis e imprevistos durante o processo. Uma metodologia muito utilizada para definir essas prioridades é a SMART. Nela, seu objetivo deve ser:

  • Specific (Específico) – com um objetivo claro;
  • Measurable (Mensurável) – com um progresso definido;
  • Attainable (Alcançável) – possível de ser realizado;
  • Realistic (Realista) – com metas factíveis, alinhadas ao que existe;
  • Time-Based (Focado em prazo) – com uma data definida.

2. Analisar as possibilidades

Toda boa tomada de decisão empresarial parte de uma investigação completa da situação. Para que isso seja possível, é importante que a gerência saiba como delegar e discutir o problema. Com a diversidade de ideias e opiniões pertinentes, analisar as melhores alternativas no momento de dar o próximo passo se torna mais simples.

As ramificações de uma decisão geram oportunidades e ameaças que precisam ser avaliadas.  Modelos, como Árvores de Decisão, podem ajudar a desmembrar essas implicações, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e bem-sucedida. A clássica Análise SWOT também pode ser útil para embasar suas decisões, levando em conta pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças relacionadas a cada alternativa avaliada. 

3. Organizar dados para gerar inteligência de mercado e promover automatizações de rotinas

Consolidar informações auxilia na hora do planejamento estratégico de uma gestão em cartórios. Estabelecidas as metas, ter as rotinas organizadas e centralizadas pode ser um grande motivador para a tomada de decisão gerencial assertiva. A partir de um histórico, é possível ter uma base sólida e consistente de dados para serem tratados e gerar inteligência, o que dará o suporte e facilitará o processo de tomada de decisão. 

Um sistema de digitalização do cartório, como o sistema CART, pode ajudar a não somente organizar dados, como automatizar rotinas. Assim, etapas como cadastros de títulos, emissão de guias e consulta de protocolos ganham em agilidade e eficiência. Por sua vez, com o aspecto operacional automatizado e, com isso, a rotina da serventia sendo otimizada, a tomada de decisão gerencial ganha em espaço e qualidade.

4. Adotar um sistema em nuvem para centralizar informações

Para a boa consolidação das informações, é importante que se tenha uma centralização de dados. Dessa forma, a tomada de decisão gerencial terá o embasamento necessário, e a comunicação das ações se torna mais ágil e acessível.

A adoção de um sistema em nuvem permite uma maior mobilidade para a alta e média gerência dos cartórios. Com dados acessíveis em qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet, é possível obter os dados necessários para a tomada de decisão de onde estiver.

Outro aspecto positivo da nuvem está em sua segurança. Servidores desses sistemas trabalham em duplicidade. Ou seja, sempre haverá um servidor com as informações salvas, prevenindo que a informação seja perdida e o processo de tomada de decisão prejudicado.

E já que falamos em segurança dos dados, é muito importante entender como o backup dessas informações pode evitar diversos problemas para a sua serventia. Veja aqui como fazer armazenar seus dados na nuvem com segurança!

De acordo com dados divulgados pelo World Bank Group, embora as cidades da América Latina apresentem níveis semelhantes à média global, sua produtividade é inferior à das cidades da América do Norte e Europa Ocidental. Relacionado a isso, outro estudo afirma que o brasileiro leva uma hora para fazer algo que o trabalhador norte-americano faz em 15 minutos. E, em meio a números como esses, é comum que quem passou em um concurso de cartório e trabalha ou trabalhará como tabelião ou oficial de cartório se pergunte: e como é a questão da produtividade do cartório?

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O Brasil é reconhecido como burocrático. Para entender isso, é preciso voltar na história, muito antes da criação de software para cartórios. A fama se deve, em parte, à colonização portuguesa, que trouxe às nossas terras registros e princípios administrativos que seriam utilizados para dar legitimidade à doação de bens da Coroa Portuguesa a seus primeiros beneficiários.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é uma lei brasileira que segue uma tendência mundial de implantação de normas que conferem segurança aos dados, sendo um reflexo direto da legislação europeia, a GDPR (Regulamento 2016/679). A LGPD foi editada em 2018, mas a adequação ficou para agosto de 2020, caso não seja adiada para 2021, em função da pandemia da COVID-19. 

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Redundâncias, falta de padronização, retrabalhos, baixa produtividade e engajamento, clientes insatisfeitos, dificuldade de controle de desempenho – esses são apenas alguns dos problemas comuns quando os processos do cartório não estão claros. 

Os processos integram o tripé de sucesso das empresas altamente competitivas, formado, além deles, pelas pessoas e pelas tecnologias. Por isso, ter processos claros, bem desenhados e de resultados mensuráveis é uma das chaves para otimizar todos os seus recursos, melhorar a performance do negócio e conquistar a satisfação dos clientes. 

Se em sua serventia isso não ocorre, confira as dicas que apresentaremos a seguir para reverter o quadro. Acompanhe.

5 dicas para processos do cartório mais claros 

Há diversas ações que podem ser tomadas a fim de tornar os processos de sua serventia mais claros para você e sua equipe. Entre elas, podemos destacar:

1. Saiba qual é o objetivo de cada processo 

Processo refere-se a um conjunto de tarefas sequenciadas e executadas com uma finalidade. No entanto, por vezes, ocorre de se adotar certos procedimentos sem compreender o seu porquê, apenas se executa ele “porque sempre foi assim”. 

Com isso, é possível que a serventia esteja operando com produtividade reduzida e ocorram problemas com a satisfação do cliente.

Portanto, para os processos do cartório serem claros e eficientes, é preciso estabelecer, compreender e compartilhar com a equipe qual é o objetivo, o resultado esperado ou a entrega de valor pretendida ao se realizar tal procedimento na serventia.

2. Crie um mapeamento dos processos do cartório

Além do objetivo do processo, é importante que todos compreendam qual é o seu sequenciamento lógico ideal, de modo que fique claro como sua execução deve ser feita do início ao fim. 

Por vezes, o funcionário sabe apenas que deve fazer determinado registro, mas não compreende que essa tarefa faz parte de um processo macro fundamental para a rotina da empresa. Portanto, é importante mapear e documentar tudo isso e proporcionar treinamento para sua equipe a fim de que ela também desenvolva uma visão mais sistêmica e tenha suas dúvidas sanadas.

3. Padronize processos

Pode ocorrer de, por falta de uma orientação mais clara ou mesmo por preferência, o mesmo processo ser executado de formas muito diferentes por cada funcionário, tornando a entrega imprevisível e podendo comprometer a experiência do cliente da serventia.

Para evitar isso, a padronização é o melhor caminho. Ela assegura que tudo seja feito do modo determinado (isso é, que irá ser mais rápido, seguro, eficiente e menos oneroso), proporcionando a repetibilidade dos resultados e sua previsibilidade. 

4. Crie um diagrama causal dos processos do cartório

Esse tipo de diagrama permite que se visualize claramente a relação entre causas e efeitos. Ele pode ser aplicado para que sua equipe compreenda melhor como executar determinada tarefa de tal maneira leva a determinado resultado.

Assim, consegue-se ter também uma compreensão do processo por seus indicadores de desempenho, e a relação entre o trabalho que se executa e o resultado obtido no negócio fica mais evidente. 

5. Utilize um sistema para ajudar a tornar os processos mais claros e controláveis

A tecnologia é uma grande aliada dos processos bem desenhados, padronizados, mensuráveis e eficientes. Portanto, faça uso desse recurso para ajudar a tornar os processos do cartório mais claros e para potencializar a produtividade de sua equipe.

Há no mercado soluções como o Alkaflow, da Alkasoft, para controle de atividades e fluxo de trabalho. Com ele, você poderá criar fluxos claros, fazer a distribuição de tarefas levando em conta tais processos, de modo a eliminar redundâncias e gargalos e tornar seus processos mais transparentes e mensuráveis, por meio de relatórios de desempenho. 

E então, pronto para tornar os processos do cartório mais claros e custo-eficientes? Quer saber mais sobre o Alkaflow? Solicite já uma demonstração gratuita e veja como a tecnologia pode ajudá-lo nesse desafio!

Fazer a gestão completa do cartório é um grande desafio. No entanto, com determinação e o auxílio das metodologias e ferramentas certas, vencê-lo torna-se mais fácil.

De modo geral, para prestar um bom serviço e ter uma boa performance de negócio, o titular e os gestores, em seu planejamento, devem levar em consideração cinco pontos básicos: capital humano, processos, finanças, tecnologia e cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre como administrar esses pilares na rotina de sua serventia. Acompanhe a seguir.

5 dicas para fazer a gestão completa do cartório

Fazer uma gestão completa do cartório é uma necessidade para as serventias que querem se tornar mais competitivas, produtivas e rentáveis. Entre as ações para se alcançar tal resultado, podemos destacar:

1. Mapeie, redesenhe e avalie constantemente seus processos

Para fazer uma gestão completa do cartório, é preciso ter processos enxutos, ágeis e eficientes. Para tal, utilizar o workflow como aliado é crucial. Ele consiste em uma metodologia para organizar seu fluxo de trabalho de forma lógica e producente.

Hoje, há ferramentas, como o Alkaflow, que ajudam a automatizar seu workflow, a tornar seus processos mais fluidos, padronizados, controláveis e a dar tração para sua serventia produzir mais e melhor.

2. Elabore estratégias para uma boa gestão de pessoas

Uma gestão completa do cartório, sem dúvidas, passa por uma boa gestão de seu capital humano. Uma equipe motivada e comprometida é fator essencial para que a serventia funcione bem, conquiste a satisfação dos clientes e seja custo-eficiente.

Por isso, é importante criar uma cultura de reconhecimento e valorização de seus talentos – esses são combustíveis primordiais para gerar comprometimento dos funcionários com seu trabalho e com as metas da serventia.

Ações como premiações para o funcionário do mês, feedback frequente e momentos de confraternização, integração e celebração são boas iniciativas. Ter um programa de ideias, demonstrando a importância dada à colaboração da equipe e premiando-a pelas melhores ideias também é algo que pode ser bastante eficaz.

3. Dê a atenção devida à gestão financeira da serventia

Diferentemente de boa parte dos negócios, as serventias não podem sair alterando o valor do serviço prestado (e que é tabelado pelo governo), seja para incrementar seu lucro ou para atrair mais clientes.

Com especificidades como essa, fazer uma gestão financeira precisa e completa torna-se ainda mais importante. É preciso extrair o máximo de retorno de seus recursos, eliminar desperdícios, reduzir custos operacionais sem perder qualidade no atendimento e criar condições favoráveis para ter um fluxo de caixa sadio. E tudo isso somente será possível com uma boa gestão financeira de seu negócio.

4. Ouça o seu cliente

Uma gestão completa do cartório deve também abarcar quem é, no final das contas, sua razão de existir: o cliente.

Em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, buscar formas de elevar a satisfação de seu público e de monitorar sua percepção sobre os serviços prestados pela serventia é fundamental.

Para isso, é importante fornecer canais para que seu cliente possa contribuir e se expressar. Formulários impressos ou online, ouvidoria, entre outros recursos podem ser usados para conhecer a opinião, as dúvidas e as sugestões de seus clientes e, a partir disso, gerar insights para a melhoria de seus serviços.

5. Adote um sistema para gestão completa do cartório

Fazer a gestão da serventia em diferentes meios, utilizando diversos softwares pode, no final das contas, apenas dificultar seu trabalho. O fato é que, quanto mais as rotinas ficam visíveis, centralizadas, organizadas e mensuradas em uma única solução, ter um panorama do desempenho atual de seu cartório e do que precisa melhorar em sua gestão torna-se algo muito mais viável e facilitado.

Por isso, adotar um sistema para a digitalização completa do cartório, como os sistemas CART, é uma ação inteligente para ter controle integral sobre a gestão e o desempenho de sua serventia.

Com o CART, você pode automatizar diversas etapas dos processos mais comuns do negócio, trazendo mais segurança, agilidade e eficiência a eles. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, fazer o controle de protocolos, o cadastro de matrículas em lote e a validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, além de backups periódicos para trazer mais segurança aos dados da serventia, entre diversas outras rotinas.

E então, que tal aplicar essas dicas para fazer uma gestão completa do cartório? Solicite uma demonstração dos sistemas CART e do Alkaflow para modernizar e profissionalizar ainda mais sua gestão!

O filósofo e matemático Pitágoras já afirmava que “só fazemos melhor aquilo que repetidamente insistimos em melhorar. A busca pela excelência não deve ser um objetivo, e sim um hábito”. Essa máxima pode ser aplicada à realidade dos negócios, incluindo a rotina do cartório.

A gestão das serventias é feita por meio de uma série de tarefas que precisam ser padronizadas, controladas e realizadas em uma dada sequência. Para auxiliar nesse desafio, há instrumentos como o checklist.

Esse é um mecanismo simples de controle, composto por ações encadeadas em uma sequência que devem ser seguidas para evitar erros e qualificar a prestação do serviço ao cliente, entre outras questões.

Neste artigo, você vai compreender melhor o papel estratégico que o checklist tem na rotina do cartório. Acompanhe a seguir.

Por que utilizar checklists na rotina do cartório?

A rotina do cartório é formada por uma ampla variedade de fluxos, processos, atividades, protocolos, padrões, checagens e detalhes que podem ser facilmente esquecidos, não realizados ou feitos de modos diferentes.

Por isso, em negócios complexos, como as serventias, adotar checklists pode ser algo bastante benéfico. Esses instrumentos permitem, entre outras coisas, que todos os processos e as tarefas que os compõem sejam executados do modo estipulado, o que proporciona previsibilidade nas entregas e favorece a satisfação do cliente.

Em um negócio no qual a falta de um documento, de uma matrícula ou uma autorização pode impossibilitar uma transação ao cliente, isso mostra-se realmente relevante.

Portanto, o checklist, na rotina do cartório, permite:

  • Aumentar a eficiência do cartório;
  • Evitar retrabalhos;
  • Ter mais controle sobre a rotina do cartório;
  • Ter padronização e homogeneidade na realização de tarefas;
  • Evitar que o cliente perca tempo por ter esquecido de alguma documentação, o que pode atrasar sua solicitação e gerar insatisfação com o serviço da serventia;
  • Organizar e automatizar processos;
  • Evitar desperdícios;
  • Aumentar a segurança das operações realizadas;
  • Conquistar incremento na produtividade da equipe;
  • Evitar erros de ignorância (que ocorrem quando o funcionário não tem conhecimento sobre como fazer algo) e erros de inépcia (aqueles que acontecem quando a equipe não faz o que sabe que deveria ser feito ou não o faz do modo que foi estipulado).

Trabalhe com checklists de modo ainda mais eficiente com os sistemas CART

Com os sistemas CART, você pode utilizar checklist de matrículas convertido automaticamente sem exigências da guia, cadastrar novos checklists, importar modelos já existentes, exportar as listas de verificação criadas, entre outras ações. Com essa solução, criar, executar e controlar os checklists e, em consequência, tudo o que ocorre no cartório, fica ainda mais prático e ágil.

Além de facilitar o trabalho com checklists, os sistemas CART contam com diversas outras funcionalidades para digitalizar e tornar mais eficientes atividades da rotina do cartório. Por exemplo:

  • Cadastro de matrículas em lote;
  • Cálculo automático de guias de emolumentos e orçamentos para imóveis;
  • Validação de assinatura digital;
  • Emissão de certidões, ofícios e relatórios;
  • Controle de protocolos e de livro caixa;
  • Digitalização de registros auxiliares, transcrições e títulos;
  • Geração dos livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado;
  • Indexação de documentos já digitalizados de modo rápido e seguro para pesquisas de sua serventia;
  • Proteção, recuperação e armazenamento de cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro;
  • Controle de entradas e saídas das receitas e despesas.

E então, que tal aproveitar todas essas facilidades para modernizar e profissionalizar a rotina do seu cartório? Solicite já uma demonstração gratuita dos recursos dos sistemas CART e torne seus processos mais padronizados, automatizados, eficientes e seguros!

Gerir os custos do cartório é, de fato, um grande desafio. São diversas ações a serem implementadas, controladas e aperfeiçoadas. No entanto, esse cuidado pode representar um grande passo para a profissionalização da serventia, para incrementar sua receita e torná-la mais eficiente.

Neste artigo, descubra mais sobre a grande importância que a gestão de custos exerce na performance de seu cartório. Acompanhe a seguir.

O que é a gestão de custos no cartório?

Os custos referem-se aos investimentos que o cartório realiza para conseguir operar e prestar seus serviços. A gestão de custos do cartório, portanto, é a administração desses valores, abrangendo sua definição, seu registro, seu controle e a mensuração de seus resultados.

Pode parecer algo bastante óbvio, no entanto, muitos gestores acabam pecando e comprometendo a lucratividade de sua serventia ao não darem a devida atenção aos gastos do negócio. Alguns não os planejam, outros não registram a saída de quantias menores do caixa, há quem misture finanças pessoais do titular do cartório com as empresariais. Em um primeiro momento, essas podem parecer ações inofensivas, no entanto, no médio e longo prazo podem ter um “efeito bola de neve”, e comprometer severamente o negócio.

Principais benefícios de uma qualificada gestão de custos do cartório

Como vimos, a gestão de custos do cartório é um dos pilares essenciais para a sustentabilidade e a lucratividade do negócio. Com isso, entre os benefícios potenciais trazidos por esse trabalho, podemos destacar:

1. Tornar o cartório mais custo-eficiente

Fazer mais com menos recursos: esse é um dos desafios mais comuns de qualquer tipo de negócio. E ele torna-se mais factível quando se realiza uma boa e completa gestão de custos do cartório.

Com isso, consegue-se manter o equilíbrio entre os valores que entram e saem do caixa, detectando de antemão ações que possam estar consumindo excessivamente seus recursos, gerando desperdícios ou que não estejam trazendo resultados para o negócio. Assim, alocar verba no que realmente gere valor e ajude a serventia a operar melhor, torna-se algo mais fácil e exequível.

2. Identificar formas viáveis de enxugar gastos

Ao realizar a gestão de custos do cartório, o titular da serventia terá uma visão precisa e detalhada da situação financeira do negócio. A partir desse panorama, pode-se extrair inteligência dos dados e perceber gargalos que estejam consumindo recursos de modo contraproducente, além de detectar táticas para cortar gastos sem interferir na qualidade do serviço prestado ao cliente.

3. Aumentar a produtividade da equipe e a satisfação do cliente da serventia

Ao cortar desperdícios e conseguir alocar melhor a verba do cartório, implementar melhorias, como um sistema para automatização de tarefas ou a contratação de treinamentos para sua equipe de atendimento, torna-se possível.

Com isso, a produtividade dos funcionários pode ser elevada e o atendimento ao cliente agilizado e qualificado, o que deverá gerar inúmeros impactos positivos nos resultados do negócio.

4. Reduzir riscos para a sustentabilidade do seu negócio

Diversos fatores internos e externos podem impactar na rotina e no desempenho dos cartórios. No entanto, com um bom planejamento e uma gestão de custos bem-feita, é possível diminuir bastante os riscos de um imprevisto comprometer toda a operação e a lucratividade da serventia.

Dicas para uma boa gestão de custos do cartório

Para garantir todos esses benefícios para seu cartório, é importante agir proativamente e adotar algumas boas práticas.

Entre elas, estão:

1. Monte um plano de contas e registre tudo, sem exceção

Uma das bases para a boa gestão de custos do cartório é criar um plano de contas. Esse, de modo sucinto, é uma relação das contas necessárias para que a serventia possa registrar todas as movimentações financeiras que ocorrerem.

Desse modo, deve constar de forma clara tudo aquilo que puder ser classificado como receita, despesa, ativo e passivo. Evite denominações muito abrangentes como “despesas gerais” ou “outros”.

Quanto mais precisas forem as categorias e se, de fato, elas forem utilizadas para registrar todas as atividades financeiras de entrada e saída do cartório, mais você conseguirá ter um quadro sempre atualizado da saúde financeira de seu negócio, o que possibilita melhorar sua tomada de decisão, realizar projeções assertivas e não ser pego de surpresa por gargalos que estejam drenando seus recursos.

2. Evite más práticas comuns

Não misture finanças pessoais com empresariais; evite fazer investimentos sem um planejamento prévio; não faça retiradas do caixa de modo arbitrário; não deixe de fazer previsão de fluxo de caixa; não continue gastando com determinadas ações porque “sempre foi assim” – reexamine tudo.

3. Invista em soluções tecnológicas

Registrar e controlar todos os itens da gestão de custos do cartório de modo manual ou por meio de diversas planilhas descentralizadas pode se tornar um trabalho homérico e que acaba tomando muito de seu tempo, impossibilitando que você planeje e execute outras ações estratégicas.

Por isso, utilizar um sistema de gestão que tenha módulo ou recursos para auxiliá-lo nessa tarefa pode agilizar – e muito – o seu trabalho. Além disso, com a automação, se evita erros humanos, retrabalhos e inconsistências, o que potencializa seus resultados nesse desafio.

Ainda, com essas soluções tecnológicas, emitir relatórios e fazer levantamento e cruzamentos de dados torna-se algo muito mais prático e rápido, o que é essencial para que você não perca o timing para suas tomadas de decisão.

E na sua serventia, como é feita a gestão de custos? Deixe sua mensagem nos comentários e, se quiser saber mais sobre os sistemas CART, que contam com módulo financeiro que controla as entradas e saídas das receitas e despesas, além de livros e relatórios para análise e controle dos fluxos de caixa, solicite uma demonstração gratuita.

Os cartórios prestam serviços de grande importância à população, ajudando a gerar mais segurança aos negócios e atos jurídicos realizados por seus clientes. A partir disso, a serventia passa a ter, também, a incumbência de armazenar e preservar as informações geradas nesses processos. Acontece que essa tarefa tem enfrentado desafios nos dias de hoje, como os trazidos pelos casos de sequestro de dados do cartório.

Esse problema ocorre quando cibercriminosos bloqueiam o acesso aos dados dos equipamentos e cobram um alto valor de resgate para devolvê-lo. Infelizmente, essa situação está cada vez mais comum para negócios de todos os tipos e de todos os portes. 

Conforme um alerta da Kaspersky Lab, mais de 40% das micro e pequenas empresas sofreram algum tipo de ataque relacionado aos sequestros de dados nos últimos 12 meses. E isso inclui cartórios, como o caso da serventia de Espera Feliz ou a bem recente situação enfrentada pelo Registro de Imóveis da 2ª Zona em Caxias do Sul/RS.

Para evitar o sequestro de dados do cartório de sua responsabilidade, confira nossas dicas a seguir.

O problema do sequestro de dados

Os primeiros casos de sequestro de dados de empresas foram relatados ainda no final dos anos 1980, quando um vírus impedia a utilização dos computadores. Já nos anos 2000, surge o chamado ransomware e as extorsões características em troca de dados começam a ser registradas. 

A partir de 2006, o processo passa a ficar mais requintado, o que dificulta ainda mais a recuperação dos dados sequestrados e com acesso criptografado pelos cibercriminosos. 

Esse problema atingiu tão grandes proporções que até mesmo o FBI se envolveu na questão, a partir de 2013, quando uma variação ainda mais poderosa de ransomware surgiu e causou diversos danos aos usuários. Para se ter uma ideia, somente nos últimos meses desse ano, mais de 5 milhões de dólares foram roubados por meio do Cryptolocker, essa nova versão de ransomware.

Como evitar situações como o sequestro de dados do cartório?

Agir preventivamente sempre é a melhor solução. Para isso, é importante:

1. Manter antivírus e firewall sempre atualizados

Ainda há quem acredite que apenas instalar esses recursos nos computadores seja suficiente para mantê-los sempre seguros. Isso não está correto. Na verdade, novas ameaças surgem rotineiramente, levando as empresas a lançarem atualizações contra tais perigos. Então, somente mantendo tais softwares sempre atualizados a proteção contra sequestro de dados do cartório será efetiva.

Outra ação que, quando possível, torna sua segurança mais reforçada é ter um técnico em TI que seja responsável pela atuação dos equipamentos do cartório. Hoje, alguns ataques ocorrem a partir da simulação de pedido de atualização de software e, quando o usuário concorda com a atualização, sua máquina é infectada e o sequestro de dados do cartório inicia. Assim, ter alguém da área, que conheça esse tipo de ameaça e saiba detectar quais as origens oficiais de atualizações dos programas é importante.

2. Alertar sua equipe sobre ações maliciosas como a Zero Day

Uma das ações mais utilizadas pelos cibercriminosos para sequestro de dados é a chamada Zero Day. Nela, eles tomam conhecimento a respeito de determinada vulnerabilidade em software divulgada pelo próprio fabricante e utilizam seus conhecimentos técnicos para atacar tais fragilidades enquanto uma correção não é disponibilizada aos usuários.

A partir disso, campanhas de SPAM são enviadas para espalhar tal ataque, enviando um e-mail ao usuário sobre um tópico que deve ser de seu interesse. Sem imaginar que está tendo seu equipamento atacado, o usuário abre o e-mail, que comumente apresenta um anexo ou link para se clicar, e o dispositivo é, então, infectado.

E o problema pode não parar por aí: esse equipamento infectado pode conseguir estabelecer comunicação com outros e espalhar o código malicioso, levando ao controle da rede e à criptografia de todos os dados do cartório para exigir-se um resgate por eles. 

Por isso, os usuários devem evitar a abertura de mensagens duvidosas e, principalmente, o download de arquivos ou clique em links desconhecidos. Por mais que a mensagem pareça interessante, se vem de um usuário desconhecido ou de origem não requisitada, é importante sempre confirmar seu remetente antes de assumir uma atitude que ofereça riscos a todos os dados do cartório. Ainda, é essencial evitar acesso a sites maliciosos, aplicativos vulneráveis desenvolvidos por empresas desconhecidas e links e vídeos suspeitos em redes sociais. 

3. Fazer backups frequentes na nuvem

Ter backups sempre atualizados e na nuvem, sendo realizados de modo automático, ajuda a criar camadas de proteção extra contra problemas como o sequestro de dados do cartório. É importante lembrar de que o backup armazenado remotamente não terá conexão com os dispositivos locais no momento de uma eventual infecção, o que é fundamental para garantir a integridade dos dados e evitar ter de pagar para resgatá-los.

Utilizar soluções, como o sistema Alkabackup, que foi desenvolvido com as tecnologias mais avançadas que incluem sincronização de arquivos, controle de versão e recuperação de dados, é uma excelente forma de manter seu cartório e seus dados protegidos em situações como essas. 

Você já adota medidas preventivas contra o sequestro de dados do cartório? Já conhece o Alkabackup, o serviço de backup de dados do cartório da Alkasoft? Então, entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Você está em busca de caminhos para modernizar sua serventia? Está enfrentando problemas de produtividade e precisando fazer contratações emergenciais para lidar com a situação? Então, está na hora de conhecer o Alkaflow.

No artigo de hoje, apresentaremos como essa novidade pode ajudar seu cartório a melhorar sua gestão e seus processos. Conheça, a seguir, o Alkaflow, uma solução desenvolvida especialmente para as necessidades dos serviços notariais.

O que é o Alkaflow?

O Alkaflow é a novidade da Alkasoft desenvolvida para potencializar a produtividade de seu negócio. Trata-se de um sistema de controle de atividades e fluxo de trabalho.

Em um cenário no qual, de acordo com estudo, os colaboradores permanecem no máximo 39% do tempo laboral focados em atividades produtivas realmente relacionadas à empresa, soluções que ajudem a estimular a produtividade se mostram bastante pertinentes para melhorar os resultados de negócios de qualquer porte ou segmento.

Pensando nisso e em outras demandas bastante recorrentes nos serviços notariais, a Alkasoft desenvolveu uma solução para que o gestor acompanhe o fluxo completo dos processos de sua empresa, da distribuição de tarefas, da transferência de atividades e das estatísticas de desempenho da equipe. A partir daí, obter um incremento na produtividade e na qualidade do serviço prestado pela serventia é uma consequência natural. 

Como o Alkaflow colabora para a produtividade do seu negócio?

Com o uso do Alkaflow, você torna seus processos mais enxutos e eficientes, eliminando redundâncias e atividades burocráticas que não agregam valor ou estão impedindo o bom e mais ágil andamento das tarefas. Apenas isso já vai estimular um incremento expressivo na produtividade do negócio.

Além disso, fica muito mais fácil diminuir erros que estejam atrasando a finalização de atividades e de detectar e reduzir gargalos, inconsistências e outros problemas em sua serventia, que ocorrem em função de ruídos comunicacionais ou mesmo por desconhecimento de sua equipe. 

Outro ponto de destaque é que o processo de realização de tarefas se torna mais facilmente padronizado, ajudando a melhorar a experiência do cliente e a qualidade e agilidade de seu atendimento. Com o monitoramento mais preciso, fazer um balanceamento e a distribuição de tarefas de modo mais equilibrado e custo-eficiente também é algo possível, e que favorece a melhor gestão de tempo de seu capital humano e da produtividade da serventia.

E como as responsabilidades de cada colaborador ou departamento ficam mais claras e menos suscetíveis a desconhecimentos ou interpretações equivocadas, o ganho potencial em maior produtividade dos funcionários é alto.

Será que é necessário um sistema para ajudar em tudo isso?

Você já conhece a expressão business-driven workflow (fluxos de trabalho orientados pelo negócio)? Ela reflete uma tendência aplicada nos negócios de sucesso atualmente que, entre outras coisas, ajuda a elevar a produtividade das empresas.

Em um estudo recente feito com organizações de sucesso e equipes de alta produtividade, detectou-se que tais empreendimentos conseguiram melhorar e agilizar o dia a dia com o auxílio da tecnologia e com o desenvolvimento de uma visão geral de seus processos, entre outras ações tomadas. 

Estudos como esse, embasados nas realidades de mercado, demonstram a necessidade de modernização da gestão, de utilização de ferramentas tecnológicas e de otimização no fluxo dos processos de trabalho para melhorar o desempenho e a produtividade das equipes. 

E é essa a proposta do Alkaflow para sua empresa. Com essa ferramenta, fazer a gestão de tarefas, o redesenho de processos, a distribuição de demandas e uma melhor gestão do tempo produtivo se tornam desafios muito mais fáceis de serem vencidos. 

Manter informações sobre clientes é importante, mas proteger os dados do cartório é vital. Muitos cartórios ainda não estão bem preparados para as investidas de hackers ou para lidar com as consequências da perda de dados de seus sistemas de informação.

Na verdade, os pequenos cartórios, ou aqueles que não estão atualizados, são alvos mais atraentes para hackers, porque eles não investem tanto em tecnologia e recursos em segurança cibernética.

Por isso, é importante que as serventias e seus funcionários estejam cientes da função estratégica da segurança da informação em qualquer tipo de negócio – e ainda mais naqueles que lidam com informações sigilosas e dados pessoais de clientes, como é o caso dos cartórios.

Neste artigo, confira um passo a passo de como respeitar a privacidade, proteger os dados e garantir a transparência nos serviços de notas e de registro. Acompanhe a seguir.

1. Proteja o que você coleta

Se você coleta dados e informações de seus clientes, proteja-os sempre. Implante medidas de segurança razoáveis para garantir que as informações sejam protegidas contra acesso inadequado ou não autorizado.

Para isso, esteja ciente de todas as informações pessoais que você coleta, onde estão sendo armazenadas, como estão sendo utilizadas e quem tem acesso a elas. Entenda o tipo de informação que você tem e as consequências de elas caírem na mão de terceiros.

2. Crie uma política de privacidade para proteger os dados do cartório

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os cartórios precisam estar preparados para garantir a privacidade de seus clientes. Eles têm que saber exatamente como você utiliza a sua informação pessoal e como está mantendo-a segura.

Portanto, para aplicá-la e melhorar o nível de segurança em sua serventia, crie uma política clara e objetiva, levando em consideração a diversidade de sua base de clientes. Essa política ajudará a construir a confiança do cliente e da opinião pública, demonstrando que você está trabalhando em favor de seus interesses.

3. Colete apenas aquilo que você precisa

Se a informação não for necessária, não a colete. Quanto mais informação você tiver, maior será o seu trabalho para mantê-la segura.

Para aumentar a segurança, opte pelo login e pelas senhas, em vez de números de CPF, telefone e e-mail, por exemplo. Considere, ainda, a exclusão de informações pessoais que você não precisa.

4. Utilize criptografia

Evite usar sistemas que usam baixa criptografia. Utilize sofisticados softwares de criptografia para todos os dados confidenciais que são armazenados no cartório, tanto de clientes quanto de funcionários.

Essa segurança vai depender da quantidade de bits. Quanto mais bits, maior a segurança criptográfica. Escolha sistemas com banco de dados descentralizado com criptografia de 128 ou 256 bits.

5. Treine os funcionários

Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, ela é vital no serviço notarial e de registro. A violação desses dados pode provocar severas penalidades civis ou criminais.

Por isso, é fundamental treinar todos os novos e antigos funcionários em relação à privacidade e às melhores práticas para proteger os dados do cartório. É importante que os colaboradores conheçam os riscos mais recentes e se protejam contra eles.

6. Atualize seus sistemas

Sempre que disponível, atualize todos os softwares do cartório. Esse processo permite que o programa esteja sempre atualizado contra qualquer tipo de vulnerabilidade que poderia ser utilizada para invasão do sistema.

Uma alternativa é contratar sistemas disponíveis na nuvem. Como o software não fica instalado localmente no computador, o cartório tem acesso a um sistema seguro, que é atualizado constantemente e de modo automático contra brechas de segurança.

7. Faça backups constantes para proteger os dados do cartório

Um cartório que não faz backups corre o risco de perda de dados de forma permanente, tempo de inatividade e, por fim, fechamento do estabelecimento. Mesmo que você esteja operando um cartório de menor porte, é provável que seus dados sejam fundamentais, e perdê-los pode causar graves interrupções em seus negócios.

O backup na nuvem, por exemplo, é um excelente investimento para o cartório. Assim, é possível armazenar de forma automática e acessar as informações em qualquer momento, e em qualquer lugar.

Dessa forma, aquele cartório que deseja manter uma reputação positiva necessita ter um plano concreto de proteção de dados. É preciso ser claro sobre o que estão mantendo, porque estão usando e como estão protegendo a informação. Quanto mais técnicas seguras utilizar para proteger os dados do cartório, mais os clientes ficarão dispostos a confiar e a ser fidelizados por sua serventia.

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No final do ano passado, foi publicada a Lei do Distrato – Lei 13.786/2018. A lei trata de inúmeros aspectos envolvendo o distrato de imóveis em regime de incorporação imobiliária ou de loteamento.

Normalmente, o distrato é visto como um grande risco para as construtoras. Portanto, a nova lei garante segurança jurídica extra a todos os envolvidos.

No entanto, apesar dos benefícios, conhecer mais detalhes sobre a lei do distrato é fundamental para evitar prejuízos no ramo imobiliário. Entenda mais sobre ela, a seguir!

O que é o distrato de imóveis e como ele funciona?

O distrato é o ato que coloca fim a uma relação contratual. Nesse processo, o acordo entre as partes é anulado, encerrando todos os compromissos e vínculos.

Geralmente, o distrato ocorre quando há descumprimento das obrigações acordadas ou existe um consenso de ambas as partes para que aconteça a rescisão do contrato. Também pode ocorrer o distrato unilateral, quando uma das partes envolvidas promove a ação.

Independentemente do motivo, o distrato é considerado inválido quando prejudica financeiramente uma das partes. No caso específico do distrato imobiliário, quando compradores desistem de imóveis em construção ou entregues as construtoras, empreiteiras e parceiras acumulavam muito prejuízo.

Os principais aspectos da lei do distrato de imóveis

De acordo com a nova lei, quando um comprador desiste da aquisição de um imóvel, a incorporadora deverá ficar com metade do valor total pago na compra da propriedade, nos casos em que uma empresa com receita separada a da construtora é responsável por esse bem. Antigamente, a retenção judicial ficava entre 10% e 25% do investimento.

Além disso, os valores pagos com corretagem também devem ser descontados e, caso a propriedade já tenha sido entregue, o desistente terá de pagar os valores de condomínio e impostos já cobrados.

No entanto, quando os imóveis estiverem no nome da construtora, o limite da multa diminui de 50% para até 25%. No caso de loteamentos, a retenção atinge até 10% do que foi pago, com a devolução prevista em 12 parcelas.

A lei do distrato também prevê indenização de 1% do valor pago corrigido para cada mês, no caso de a construtora ultrapassar 180 dias do prazo de entrega contratual. Após esse período, o comprador pode exigir a resolução do contrato com restituição corrigida, além de taxas.

Entretanto, essas sanções só se aplicam aos acordos feitos após a publicação da nova lei. Os contratos realizados antes dela não estão sujeitos aos aumentos previstos.

Como evitar o distrato de imóveis?

Para reduzir as chances de um distrato, é preciso seguir à risca as obrigações previstas. Fazer contratos claros, detalhados e que não gerem dúvidas entre as partes envolvidas, evitando assim prejuízos desnecessários. Definir prazos e padrões que são difíceis de cumprir só aumenta as chances de problemas futuros.

Além disso, é preciso manter o controle de documentos e registros em dia, com o intuito de sanar qualquer demanda jurídica.

Infelizmente, também há o risco de clientes agindo de má-fé processual. Dessa forma, é preciso fazer uma análise completa de cada potencial comprador, incluindo situação financeira e ocorrências no Serasa ou na justiça.

Como vimos, por mais que os distratos sejam riscos prejudiciais, a nova lei do distrato de imóveis prevê um cenário mais seguro para aqueles que investem no setor. Seguir as obrigações, avaliar as partes envolvidas e não celebrar acordos de risco são ações que permitem que nenhuma das partes saia no prejuízo.

E você, deseja ficar por dentro de mais novidades e soluções que auxiliam a lidar com tarefas como o distrato de imóveis? Então, continue acompanhando o nosso blog e até a próxima!

As serventias, hoje, passam por uma série de desafios – entre eles, a modernização de seu serviço, o cumprimento de normas e regras, a redução de custos e a melhoria nos serviços prestados. Nesse contexto, há soluções no mercado voltadas a tornar tais desafios mais tangíveis, como o CART Imóveis, software com a finalidade de promover a informatização do serviço registral e notarial.

Essa é a solução da Alkasoft para que as serventias, por meio de um software completo, intuitivo e seguro, consigam modernizar e agilizar seus processos, reduzir problemas (como retrabalhos) e conquistar a satisfação de seu cliente. 

Neste artigo, descubra os benefícios que sua serventia pode conquistar ao adotar o CART Imóveis. Acompanhe.

O que é o CART Imóveis?

O sistema CART é uma solução exclusiva da Alkasoft projetada para atender às demandas e necessidades dos cartórios nacionais. Por meio dela, é possível realizar a informatização completa de seu serviço registral e notarial. 

Assim, utilizando as facilidades do módulo CART Imóveis, consegue-se automatizar determinadas tarefas, agilizando processos e os tornando mais seguros e menos suscetíveis a erros.

O CART Imóveis pode realizar a integração e a automação completa dos livros do cartório, recurso que torna os processos mais céleres e facilita o procedimento de cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos, emissão de guias, etc.

Essa solução disponibiliza uma série de funcionalidades opcionais. São elas:

CART Scan: recurso para a digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório.

CART NFS-e: opcional que possibilita a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, a fim de gerar a NFS-e.

CART Indexação: realiza a indexação de documentos digitalizados de forma ágil e segura para pesquisas.

CART Web: trata-se de um portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia. Assim, aqueles que forem devidamente autorizados e estiverem com posse de seus dados exclusivos de acesso poderão consultar e registrar solicitações via internet.

Alkabackup: é um serviço que protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender a demandas estipuladas pelo CNJ no Provimento 74/2018, quanto aos padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados do cartório.

 

Vantagens do CART Imóveis para a sua serventia

Entre as vantagens de utilizar o CART Imóveis em sua serventia, destacam-se:

1. Maior rapidez no atendimento

A automatização de tarefas, busca rápida por informações e precisão dos processos – tudo isso ajudará a serventia a prover um atendimento mais rápido e qualificado à comunidade.

2. Auxílio à promoção da excelência no serviço

A informatização do cartório e de suas principais atividades favorece um incremento na qualidade do serviço prestado aos clientes e a melhoria contínua na execução de seus processos internos.

3. Certeza de contar com uma solução atualizada

O CART Imóveis passa rotineiramente por atualizações e adequações para que as serventias contem sempre com soluções completas e alinhadas às principais evoluções tecnológicas e demandas obrigatórias voltadas ao segmento notarial e de registros. 

4. Modernização da serventia e melhora da sua imagem no mercado

Ao informatizar seu cartório, você estará modernizando e o colocando na vanguarda. Isso refletirá na imagem de sua serventia no mercado e na satisfação de seu cliente.

6. Redução de retrabalhos e maior eficiência

Quando os processos internos são preponderantemente manuais, a serventia está mais suscetível a erros. Já com a informatização, essa margem é eliminada ou expressivamente reduzida. Com isso, o cartório terá maior eficiência e produtividade em sua rotina laboral.

7. Maior segurança e rastreabilidade nas operações

Ao utilizar o CART Imóveis, sua serventia contará com maior segurança em seu fluxo de trabalho, permitindo ao gestor um controle mais preciso de andamentos e a rastreabilidade de tudo o que está sendo feito.

E você, pensa em informatizar sua serventia? Compartilhe suas dúvidas e experiências nos comentários e, para conferir esses benefícios na prática, solicite uma demonstração gratuita de nosso sistema.

Cada vez mais, entre outros atributos, os sistemas de gerenciamento são desenvolvidos para potencializar o atendimento do cartório. Afinal, os clientes são o combustível que mantém um estabelecimento funcionando, e o modo como eles sentem, observam e percebem os serviços prestados impacta expressivamente em sua experiência e fidelização. E isso, naturalmente, exerce influência direta nos resultados alcançados pelas serventias.

À primeira vista, pode parecer que os serviços notariais ou de registro não têm um impacto direto sobre a qualidade do atendimento de um cartório. No entanto, se o cartório não agregar valor ao atendimento, até mesmo as melhores ofertas de serviços se tornarão de pouca importância para o público geral voltar ao estabelecimento.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre como o atendimento do cartório pode ser melhorado ao adotar ferramentas tecnológicas. Acompanhe a seguir.

A importância da experiência do usuário

A experiência consiste na forma como o usuário percebe as interações com um cartório. Então, para estimular uma experiência positiva, uma das melhores estratégias é oferecer algo útil, eficiente e agradável do ponto de vista do cliente, já que ela não apenas resulta em um público satisfeito, como também pode gerar receita adicional e maior credibilidade para a serventia.

Hoje em dia, as pessoas estão mais empoderadas e um bom atendimento ajuda a gerar mais fidelidade e receita. Ao melhorar processos internos, a promessa de uma experiência positiva será mantida, além de propiciar a disponibilização de um serviço de maior valor. Isso permite que as empresas antecipem as necessidades de seus clientes e, como resultado, as cumpram.

Felizmente, o gerenciamento de relacionamento com o cliente é facilitado. No entanto, ele pode ser implementado de várias formas – e uma maneira de realizar essa melhoria é por meio do investimento em sistemas de gestão, para oferecer um atendimento mais ágil, moderno e inovador.

Sistemas que ajudam a melhorar o atendimento do cartório

Com os avanços da tecnologia, o uso de sistemas informatizados tem melhorado as diferentes etapas dos processos da serventia, oferecendo mais segurança de dados e agilidade no atendimento aos clientes.

A facilidade de armazenamento de documentos digitais e o seu acesso são pontos-chave no processo de valorizar os serviços oferecidos em um cartório – mas esses não são os únicos benefícios.

A integração e automação completa de livros do cartório ajudam a otimizar o serviço, facilitando o cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias. O carimbo, por exemplo, é substituído por etiquetas impressas, garantindo mais eficiência e atendimento de alto padrão.

Esses softwares para cartório também documentam o serviço prestado para identificar não apenas o atendimento, como também suas dificuldades, como erros, atrasos e até mesmo fraudes em processos. Se você não tem respostas rápidas para essas questões e seu estabelecimento sofre com gargalos como esses, um bom sistema pode se mostrar um ótimo aliado.

Dessa forma, os sistemas são importantes ferramentas que permitem aumentar, além da satisfação do cliente, a eficiência operacional e os lucros do negócio.

E você, ficou interessado em investir em sistemas para potencializar as rotinas e o atendimento do cartório? Então, entre em contato com a Alkasoft e conheça a nossa solução!

Nos últimos anos, viu-se crescer uma grande discussão sobre o limite do uso de dados pessoais pelas organizações. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas terão de se adequar para cumprir requisitos rigorosos relacionados ao tratamento desses dados. No entanto, elas não são únicas. A LGPD no cartório também terá que ser cumprida.

Com efeito a partir de 2020, a LGPD abrange os dados pessoais de brasileiros, coletados diretamente no país por meio da oferta de bens ou serviços. Embora ela seja mais enxuta, a lei brasileira se assemelha muito à regulamentação de proteção de dados em vigor na União Europeia.

Pensando nisso, para ajudá-lo a cumprir a nova lei, continue a leitura para saber mais sobre como adequar o seu cartório à LGPD e manter a segurança da informação.

Como funciona a LGPD?

A privacidade tem se tornado cada vez mais um assunto de preocupação global e o Brasil deu um passo importante ao promulgar uma lei abrangente que rege como as organizações coletam, usam, divulgam e processam dados pessoais de brasileiros.

A Lei 13.709/18 estabelece que dado pessoal é toda informação que permite identificar uma pessoa e determina que o tratamento desses dados deve considerar os princípios de privacidade descritos na lei.

Ao segui-los, as organizações demonstram que os dados pessoais coletados são necessários, mínimos e que atendem a uma finalidade de negócio válida, dentre outras características.

A LGPD também inclui restrições especiais relacionadas ao processamento de “dados pessoais sensíveis”, como origem racial, crenças religiosas, opinião política, filiação a sindicatos ou organizações políticas, filosóficas ou religiosas, saúde, vida sexual ou dados genéticos e biométricos.

Quais são os princípios básicos da lei de proteção de dados?

A LGPD exige que as organizações limitem a quantidade e o escopo dos dados pessoais que processam ao mínimo necessário para alcançarem seus objetivos. Sendo assim, somente dados relevantes, proporcionais e não excessivos em relação aos propósitos do processamento devem ser utilizados.

As empresas também devem implementar medidas técnicas e administrativas de segurança da informação, que lhes permitam proteger os dados pessoais de acesso não autorizado. Para tal, é preciso demonstrar que são adotadas medidas eficientes para garantir a conformidade com os requisitos de proteção de dados pessoais, segundo a LGPD, incluindo a eficácia de tais ações.

A lei reconhece, ainda, um conjunto de direitos dos indivíduos relacionados ao processamento de seus dados pessoais, como o direito à informação, retificação, bloqueio ou eliminação de dados processados.

Como implementar a LGPD no cartório?

A LGPD não faz a distinção entre “dados pessoais” e “dados públicos”. Dessa forma, órgãos públicos, incluindo, os cartórios, que administram grandes bases de dados pessoais publicamente acessíveis, também devem se adequar à lei.

Para isso, as serventias devem tratar os dados pessoais de formas distintas, e impondo determinadas limitações – como o uso limitado às suas finalidades. É também dever do órgão informar ao público quando dados pessoais confidenciais são processados para fins legais, regulatórios ou de administração pública.

Para aderir à LGPD no cartório, é preciso realizar um mapeamento detalhado dos dados pessoais tratados na serventia e o seu ciclo de vida. É necessário identificar onde estão, como estão armazenados, quem tem acesso, se os dados são compartilhados com terceiros e se eles estão seguros.

Dessa forma, com um planejamento correto e a aplicação de boas práticas de privacidade, é possível aplicar a LGPD no cartório e manter as operações com base nas melhores ações de transparência e defesa do cidadão.

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Planejar-se para os piores cenários é uma iniciativa que ajuda o seu estabelecimento a obter o melhor desempenho e a estar preparado para lidar com eventuais momentos difíceis. Nesse contexto, o backup de dados do cartório é um elemento essencial para uma estratégia de gerenciamento de riscos e recuperação de dados.

Independentemente do quão grande ou pequeno é o seu cartório, a segurança dos dados e das informações deve ser um assunto prioritário. Isso porque a perda de arquivos pode custar muito dinheiro, sem falar na reputação do cartório, mesmo que o conteúdo perdido seja de apenas um dia de trabalho.

Apesar disso, muitas serventias confiam ainda nas ferramentas tradicionais de backup. Entretanto, hoje em dia, existem novas formas mais seguras e automatizadas para ter a proteção de dados contra roubos, danos ou desastres.

Para ajudá-lo a compreender melhor essa questão, neste artigo, falaremos mais sobre a importância e de quanto em quanto tempo é preciso realizar um backup de dados para o seu cartório. Acompanhe.

A importância do backup de dados

Qualquer estabelecimento que trabalhe com arquivos digitais corre o risco de perda de dados. Um dos momentos mais embaraçosos e problemáticos para qualquer cartorário é ter que explicar aos seus clientes que acabou de perder todos os seus documentos e não existe um arquivo substituto. Provavelmente, essa é uma das últimas coisas que qualquer cartório desejaria.

Assim, sem boas soluções de backup, os cartórios correm risco de perder sua credibilidade e até mesmo de enfrentar ações legais se perderem dados valiosos de clientes ou funcionários.

Sendo uma repartição pública ou privada, você é responsável por armazenar informações sobre seus clientes e membros da equipe. Por isso, seu sistema precisa ser aprimorado para garantir que os dados importantes tenham a melhor proteção possível.

A regularidade do backup de dados do cartório

Para obter melhores resultados, as cópias de backup devem ser realizadas de forma automática, consistente e regular, a fim de minimizar a quantidade de dados perdidos entre as cópias de segurança. Quanto mais tempo passar entre essas cópias, maior será a possibilidade de perda de dados durante a recuperação de um backup.

A retenção de várias cópias de dados permite restaurar os arquivos em um ponto no tempo não afetado pela corrupção de dados, por acidentes ou ataques mal-intencionados. No caso de cartórios de registro, que trabalham essencialmente com a autenticação e o armazenamento de documentos, é necessário realizar essa cópia no mínimo diariamente, se possível, várias vezes ao dia.

Um serviço automatizado, por exemplo, pode ser configurado para realizar o backup em tempo real. É possível, ainda, controlar as várias versões de um mesmo arquivo, conforme o documento é utilizado ao longo do dia.

As vantagens do backup online

O grande benefício de um serviço de backup de dados do cartório online é que ele permite que você obtenha acesso aos arquivos sem restrições, independentemente do horário ou local, desde que esteja conectado à internet.

Com o serviço na nuvem, várias cópias dos dados se mantêm seguras em locais diferentes para lhe fornecer a garantia de que todas as suas informações têm um elevado nível de proteção, mesmo que ocorra um incidente.

Além disso, essa solução também oferece custos menores do que manter um servidor local e mídias físicas de backup. Se você ainda confia nos métodos convencionais de armazenamento de TI em um único local, corre o risco de perder todos os seus dados e não conseguir recuperá-los.

Dessa forma, as repartições, principalmente os cartórios digitais, que não adotam esse tipo de tecnologia podem perder sua credibilidade, seus clientes e sua relevância no atual mundo hiperconectado. Em contrapartida, o backup de dados do cartório oferece agilidade, segurança e praticidade. Isso significa que você, seus funcionários e clientes terão tranquilidade, mesmo se problemas ocorrerem.

E você, conhece o Alkabackup, o serviço de backup de dados do cartório da Alkasoft? Então, entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Cada vez mais, as empresas estão trabalhando no desenvolvimento de inovações tecnológicas que transformarão o mundo. Com isso, novas tecnologias para cartório estão surgindo a todo momento, com a finalidade de melhorar o serviço prestado e garantir a segurança da informação.

Para os negócios, essa informatização apresenta inúmeras oportunidades. No entanto, é preciso antecipar as tendências futuras para que você possa melhorar a eficiência do seu estabelecimento e se manter na vanguarda tecnológica, demonstrando seu cuidado em oferecer qualidade e a melhor experiência ao cliente de seu cartório.

Para ajudá-lo, neste artigo, apresentaremos algumas das principais soluções tecnológicas que podem otimizar o serviço dos cartórios. Confira.

1. Automação é uma das mais fundamentais tecnologias para cartório

Cada vez mais a automação estará presente nos cartórios. Softwares que fazem o trabalho mais repetitivo de colaboradores, automatizando tarefas menos estratégicas e mais morosas já são uma realidade.

Esses sistemas permitem a informatização completa de um cartório, digitalizando, armazenando e facilitando o acesso a documentos e informações. Tudo isso ocorre com total eficácia, segurança dos dados e proteção contra fraudes e erros.

2. Segurança da informação

Nos próximos anos, a segurança da informação se tornará ainda mais crítica. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), todas as empresas que detêm dados pessoais, incluindo os cartórios, vão precisar se adequar às exigências dessa nova legislação quanto à forma de coleta, armazenamento e segurança desses dados.

Atualmente, muitos estabelecimentos ainda tentam obter o máximo de dados possível, mas não se importam tanto com a questão da segurança. No entanto, isso irá mudar e negócios, como os cartórios, vão precisar de softwares e serviços especializados para garantir essa segurança e evitar o vazamento maciço de dados.

3. Inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) consiste, principalmente, no aprendizado de máquina. Trata-se, basicamente, de um software que é capaz de reconhecer padrões em dados e tirar conclusões a partir deles, assim como um cérebro humano faz.

Em um cartório, a IA pode auxiliar nos processos de análise de dados, confecção de documentos e até no reconhecimento de uma pessoa, seja por voz, imagem ou vídeo. O objetivo é permitir que os colaboradores trabalhem lado a lado com esses assistentes digitais.

4. Blockchain

Muitas pessoas ainda ignoram a tecnologia revolucionária por trás das moedas virtuais, como o Bitcoin – e uma das tecnologias fundamentais para essa e outras iniciativas é o blockchain. Esse recurso apresenta grande potencial para mudar a forma como as pessoas e as empresas interagem e fazem transações.

O blockchain é um método inovador porque foi projetado para ser altamente transparente e seguro. Não apenas qualquer pessoa pode atestar as transações, mas, em função da imutabilidade da tecnologia, os eventos registrados nessa rede pública não podem ser apagados ou alterados. Assim, o blockchain pode ser aplicado para validar documentos, diminuir custos, aumentar a confiabilidade e melhorar os serviços de um cartório – isso é, é uma das tecnologias que podem agregar aos serviços, não substituí-los.

5. Biometria

Essa, entre as tecnologias para cartório, não é considerada nova. No entanto, a biometria exerce forte potencial de se tornar presente como uma ferramenta de atendimento ao cliente, aumentando a praticidade e a segurança das transações em um cartório.

Seja na impressão digital ou por reconhecimento facial, a biometria pode ser utilizada como uma forma de autenticação confiável, podendo comparar dados e verificar qualquer cidadão. Além disso, abre-se a possibilidade de novos serviços cartorários, como a coleta de assinaturas de forma remota, o preenchimento de cadastros e a conferência de documentos.

Dessa forma, as tecnologias para cartório estão criando inúmeras possibilidades para melhorar o serviço registral e notarial. Se o seu propósito é aumentar a eficiência, a produtividade e segurança, então, a inovação tecnológica é o caminho para conseguir esses objetivos.

E então, você já conhecia as tendências de tecnologias para cartório? Utiliza alguma delas em seu estabelecimento? Compartilhe nos comentários suas experiências com essas novas soluções e até a próxima.

Com a evolução tecnológica, os trabalhos registral e notarial se tornaram mais simples, convenientes e transparentes. O uso de um software para cartório permitiu diminuir brechas, evitar erros e solucionar problemas causados pelo registro manual de documentos e informações.

Diante de inúmeras facilidades e benefícios, os sistemas para cartórios têm se popularizado cada vez mais, permitindo digitalizar, armazenar e imprimir documentos facilmente. O registro eletrônico simplificou o processo de fornecer provas e facilitar transações, prevenindo práticas ilegais.

Para inserir seu cartório nesse cenário, conheça, a seguir, as principais características de um bom software para cartório. 

3 pontos essenciais de um bom software para cartório

 

1. Digitalização de documentos

A papelada pode ser um grande problema, principalmente, quando se lida com os documentos de um cartório. Um único deslize, seja um erro ou um atraso no registro de um documento, e você pode se deparar com um longo conflito judicial.

Por exemplo, a armazenagem eletrônica de documentos comprova a venda ou a transferência de uma propriedade, mesmo que você perca o documento físico ou ele seja destruído. O fácil acesso aos registros permite, entre outras coisas, saber se uma pessoa tem o título e o direito da propriedade, ou se existe uma responsabilidade ou algum litígio em andamento antes de efetuar alguma transação.

Além disso, armazenar documentos digitais em algum lugar que vários funcionários podem acessá-los aumenta a eficiência do cartório. E se você não quiser dedicar dinheiro ou pessoal em um departamento de TI, a computação em nuvem é uma ótima solução. Assim, ao invés de usar seus próprios servidores de dados, você utiliza um software que armazena seus documentos em servidores remotos e acessíveis pela internet.

2. Proteção e acesso de dados

Antes de mudar seu cartório para um sistema eletrônico, é importante saber sobre a segurança da informação. Um bom software para cartório deve criptografar os dados, principalmente os mais importantes.

Também é fundamental que os clientes autorizados consigam ter acesso às informações e registrar solicitações via internet. Alguns softwares vão muito além quando o assunto é segurança, como é o caso do sistema Cart da Alkasoft. Ele está apto para implementar o selo digital por meio de QRCode, nos estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, garantindo mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão.

E para prevenir a perda de dados, o software deve oferecer um sistema de backup. Por mais que pareça que você está seguro, seu cartório pode ser alvo de desastres naturais, ataques cibernéticos e até de má índole de funcionários. Dessa forma, manter um backup atualizado é a melhor maneira de se prevenir contra imprevistos como esses.

3. Automatização de processos

É comum que muitos funcionários passem a maior parte do seu dia de trabalho executando tarefas repetitivas e não tão produtivas. Um software de cartório automatiza muitos desses processos, o que eleva o fluxo de trabalho de suas equipes.

Isso permite que você utilize seus colaboradores de maneira mais eficiente e estratégica, podendo até mesmo acelerar os processos envolvidos. Esses sistemas podem executar as tarefas complexas para aumentar a eficiência do cartório, então, você não precisará contratar pessoal extra para alcançar seus objetivos.

Dessa forma, existem vantagens genuínas em adotar um software para o cartório e transformar arquivos em papel em dados digitais. Com essa precaução, é possível minimizar problemas, garantir a segurança das informações e, ainda, aumentar a produtividade do seu cartório.

E então, ficou interessado em adquirir um bom software para cartório? Fale conosco e solicite uma demonstração da nossa solução!