Quando o candidato à titularidade de uma serventia é aprovado, mais do que atender ao caráter de validade e eficácia jurídica dos atos praticados, ele terá à frente o desafio de gerir um negócio – o mesmo desafio encontrado pelos titulares já em exercício. Afinal, sem uma gestão do cartório consistente, é comum que ocorram problemas graves em áreas como produtividade, eficiência, satisfação do cliente, lucratividade, entre outras. 

Mas como fazer uma boa gestão do cartório? Como otimizar a administração de sua serventia rumo à excelência gerencial? Continue a leitura e confira dicas para isso.

1. Tenha uma gestão orientada ao cliente

Diversas empresas já percebem como colocar o foco no cliente pode render bons frutos. Hoje, a parte mais importante de uma boa gestão é a satisfação do cliente. E nos cartórios isso deve estar no centro das estratégias.

Afinal, a missão central das serventias é a de conferir segurança jurídica aos principais atos jurídicos da população. Com isso, fica claro que o sucesso na gestão do cartório não é tangibilizado apenas por indicadores financeiros e pela lucratividade: o cliente é a razão de a serventia existir e sua satisfação deve ser uma prioridade nesses negócios e a rentabilidade uma consequência disso.

Dessa maneira, para ter uma gestão do cartório orientada ao cliente, é importante promover a melhor experiência possível. Isso passa por reduzir os tempos de espera e a morosidade dos processos internos, valorizando o cliente e o seu tempo. Elevar a praticidade no acesso às informações também é um ponto-chave para a satisfação do cliente, que é cada vez mais digitalizado. Ter um portal de acesso aos dados de acompanhamento do andamento dos títulos, por exemplo, pode contribuir significativamente para isso. 

2. Para uma boa gestão do cartório, desenvolva seu planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que possibilita a determinação da direção a ser seguida para se atingir determinados objetivos e metas. Por vezes, a gestão da serventia parece, por mais esforço que haja, não conquistar seus objetivos ou não conseguir obter melhorias importantes na operação do negócio.

Isso pode acontecer, justamente, por não haver sinergia nos esforços – quando gestores e colaboradores não sabem quais são as prioridades e a estratégia da empresa, perde-se o foco nos esforços. 

E o planejamento estratégico é o primeiro passo para evitar esse tipo de gargalo na gestão do cartório. Para desenvolvê-lo deve-se fazer uma análise interna e externa e responder questões como: onde a serventia se encontra? Onde ela pretende chegar? Como sair do ponto atual e chegar no desejado?

Tudo isso deverá ser sistematizado e registrado em um documento, compartilhado com a equipe e monitorado na rotina do cartório.

3. Aprimore a gestão financeira da serventia

A gestão financeira também é central para o sucesso do cartório e uma das responsabilidades de seu titular. Um bom gerenciamento financeiro cobre pilares como gestão de caixa, acompanhamento de margens, criação de uma reserva emergencial, previsão orçamentária e de reinvestimentos no cartório.

Fazer tudo isso no papel ou por meio de diversas planilhas descentralizadas é algo moroso, contraproducente e bastante suscetível a erros. É por isso que serventias que buscam profissionalizar e melhorar a gestão têm utilizado sistemas com módulo financeiro que automatizam diversas tarefas, evitando falhas humanos e otimizando o tempo produtivo; que proporcionam um controle digitalizado das entradas e saídas de caixa, além de relatórios para acompanhamento financeiro da performance da serventia. 

4. Utilize indicadores na gestão do cartório

Uma gestão orientada a dados não abre margem para achismos que podem levar à tomada de decisões equivocadas. Por isso, para uma boa gestão do cartório, é importante utilizar indicadores para mensurar os resultados atuais e a lacuna que falta atingir para alcançar os resultados desejados.

Entre os indicadores a serem utilizados, é importante considerar aqueles relacionados à satisfação do cliente, produtividade, gestão de tempo e gestão financeira.

5. Inspire-se nas normas aplicáveis à gestão do cartório

Uma maneira de checar como é possível melhorar e profissionalizar a gestão do cartório é verificar se sua serventia está alinhada aos padrões normativos do setor. 

A ABNT NBR 15906:2010, por exemplo, traz prescrições específicas para a gestão empresarial de serviços notariais e de registro, contemplando áreas-chave como liderança, planejamento estratégico, gestão de resultados, gestão socioambiental, entre outras. 

Seguindo esses critérios, será possível promover melhorias que impactem na qualidade do atendimento, na produtividade, na diferenciação de mercado, nos resultados financeiros e no aspecto ambiental da operação do cartório.

6. Estabeleça metas e prazos realistas

Quando há um desafio a ser superado, podemos facilmente nos tornar irrealistas sobre o que é realmente realizável. No entanto, é bom lembrar que não há nada como uma meta ou prazo irrealista para desmotivar as equipes e desengajá-las.  

Por isso, é importante definir metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para os membros de sua equipe.

7. Utilize um software de gestão do cartório

Hoje, melhorar a gestão e profissionalizá-la passa por utilizar a tecnologia como aliada. E a digitalização é um caminho bastante promissor para os cartórios, caracterizados por terem uma grande quantidade de processos complexos e burocráticos em sua rotina.

E isso é comumente motivo para atendimento mais moroso, níveis baixos de produtividade, taxas de erros e retrabalhos mais elevadas, falta de padronização de processos e de consistência e previsibilidade de resultados.

Por isso, o uso de um software especializado nas necessidades da gestão cartorial tem se mostrado tão importante para levar a gestão e os resultados a novos patamares. 

E então, pronto para melhorar a gestão do seu cartório? Para mais dicas, confira também nosso artigo sobre como elevar a eficiência da serventia.

Os serviços prestados pelos diferentes tipos de cartórios extrajudiciais têm entre suas características primordiais a essencialidade das suas funções. Isso porque, praticamente em todas as fases da sua vida, os cidadãos do país fazem uso de seus serviços: desde para o registro do seu nascimento, do casamento, da compra de um imóvel, ou até para reconhecer uma firma.

Não é à toa que, de acordo com uma pesquisa do Datafolha, feita por solicitação da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), os cartórios estão no rol de instituições mais confiáveis e de credibilidade na avaliação da população brasileira.

Para atenderem a demandas tão variadas com qualidade, há diferentes tipos de cartórios, que são de responsabilidade de tabeliães e registradores, selecionados por meio de concursos. O objetivo principal de um cartório extrajudicial é publicizar, autenticar e dar segurança jurídica aos atos de interesse particular ou de sociedade, com interesse geral.

Dessa maneira, os tipos de cartórios possuem competências diversas e distintas. De acordo com o artigo 1º da lei 8935/94, que regulamenta a atividade cartorial, os “serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”. Os cartórios são fiscalizados pelo Poder Judiciário, com determinação dada pela Emenda Constitucional n.º 45/2004, da Constituição Federal de 1988, conferida ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Diante da complexidade e importância dessas organizações, diversos tipos de soluções são criadas para auxiliar os cartórios no exercício de suas funções com segurança, produtividade e eficiência. Os softwares para cartório são um exemplo disso. 

Continue a leitura e saiba mais sobre os principais tipos de cartório, suas características e os benefícios de adotar um software com especificidade para cada um dos cartórios. Acompanhe a seguir.

Os principais tipos de cartórios e suas características

São diversas as atribuições dos cartórios e muitos os seus tipos. É por meio desses serviços que damos fé pública para atos e documentos, de forma probatória e executiva. Cada cartório tem responsabilidade por um tipo de documento e sua respectiva área. 

Conforme o artigo 5º da Lei dos Notários e Registradores (Lei nº 8.935/94), há diversos tipos de cartórios extrajudiciais em nosso país, tais como:

Notas (Tabelionatos de Notas)

Contribuindo para reduzir a sobrecarga do Poder Judiciário com burocratização, os Tabelionatos de Notas fazem a lavratura de documentos para divórcio, escrituras de separação, união estável, partilha de forma consensual e inventário. Além disso, executam o reconhecimento de firmas e a autenticação de cópias de documentos.

Com o novo Código de Processo Civil, no artigo 385, outra atribuição foi somada com a ata notarial, para comprovação de fatos, sendo o tabelião que dá fé pública, até servindo como prova em juízo.

Imóveis (Registro de Imóveis)

No Cartório de Registro de Imóveis, o cidadão pode averbar, registrar e matricular atos relacionados aos imóveis, como hipotecas, alienação fiduciária, doação, penhora, usucapião, venda e loteamento, além da emissão de certidões sobre registros de imóveis.

Civil (Registro Civil das Pessoas Naturais)

No Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais, são feitos os registros de nascimento, casamento e óbitos, mudanças de nome ou sobrenome, alterações na filiação, emancipação, além das averbações e retificações desses registros.

Títulos e Documentos (Tabelionatos de Protestos/Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas)

Nesse tipo de cartórios extrajudiciais, são registrados documentos para sua conservação. Aqui são feitos os registros de documentos, como contratos, poesias, músicas, entre tantos outros, com a intenção de notificação extrajudicial.

Software para os diferentes tipos de cartórios extrajudiciais

Como vimos, cada tipo de cartório apresenta responsabilidades, demandas e exigências diferentes. Mas o que todos têm em comum é a necessidade de otimizarem sua gestão, que é caracterizada por ter de lidar com um grande número de tarefas, burocracias, processos e normativas.

Para vencerem esse desafio, cada vez mais os cartórios extrajudiciais têm apostado na tecnologia para digitalização de seus processos. Hoje existem, inclusive, soluções altamente especializadas e focadas especificamente nas demandas desse tipo de organização.

Dessa maneira, um software para cartório de notas, entre outras coisas, poderá promover o controle e a informatização completa de seus procedimentos. Um Cartório de Registro de Imóveis poderá emitir certidões, fazer o controle de protocolos e cadastro de matrículas em lote de modo muito mais ágil e eficiente com essa tecnologia.

Já o Cartório de Registro Civil conseguirá automatizar integralmente o serviço registral, reproduzindo todos os estágios que configuram o processo de registro civil. Por sua vez, o Cartório de Títulos e Documentos poderá digitalizar e armazenar documentos digitalmente, centralizando a organização de dados importantes e tendo rápido acesso à documentação digitalizada. 

É válido ressaltar que esse tipo de software com 100% de foco na realidade dos diferentes tipos de cartórios extrajudiciais, tem outro diferencial importante: o atendimento a normativas e provimentos que regem o setor, como o Provimento nº 74/2018

Se você quer compreender mais sobre esse tipo de solução, confira nosso artigo sobre como os sistemas CART facilitam a rotina dos cartórios extrajudiciais

Provimento N.74 e armazenamento em nuvem

Você já parou para pensar como a automação dos livros de cartório pode ser uma iniciativa altamente benéfica para a agilidade dos serviços prestados e para a busca pela excelência em sua serventia?

A verdade é que as rotinas de um cartório não digitalizado podem ser desgastantes para a equipe e morosas para o cliente, comprometendo a qualidade do seu atendimento e a motivação de seus colaboradores.

Por isso, com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de transformação. 

Sim, estamos falando da automação dos livros de cartório! A automação permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Continue a leitura e saiba mais sobre essa iniciativa que já está ajudando a agilizar os serviços de diversas serventias no país. 

Quais os benefícios da digitalização e de ter um cartório automatizado?

Antes de falarmos especificamente da automação dos livros de cartório, é importante destacar como a digitalização já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para manter organizações resilientes em tempos desafiadores, como está sendo a pandemia, e que demandou a adaptação de todos a um modelo mais digitalizado e de trabalho remoto.

Sem o acesso remoto às informações proporcionado por essas tecnologias, o trabalho nesse modelo seria inviabilizado. Portanto, a digitalização é um investimento no presente e no futuro da serventia.

Além disso, ter tudo digitalizado e com as informações integradas torna o trabalho mais ágil, produtivo, eficiente e qualificado, gerando diferenciais valiosos para o cartório e direcionando-o à excelência no atendimento ao cliente. 

Quais as desvantagens de continuar baseando a operação de seu cartório em práticas manuais e em papel?

Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.

Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser.

Ainda, é uma atitude com maior margem de riscos de perdas e uso indevido dos dados dos livros.

Quais as vantagens em fazer a automação dos livros de cartório?

Como você já pode imaginar, para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento.

Com a digitalização e a automação dos livros de cartório, a capacidade de resposta de sua serventia será muito melhor!

Afinal, transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.

A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.

Entre os benefícios dessa iniciativa, podemos destacar também o fácil acesso aos dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado na nuvem a partir de qualquer dispositivo – local ou remotamente.

Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil e eficiente.

O custo também diminui. A automação dos livros de cartório reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de modo simples e rápido.

Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.

Então, resumindo, a automação dos livros de cartório pode:

  • Agilizar o acesso e o registro das informações;
  • Tornar sua equipe mais produtiva e motivada;
  • Diminuir erros e elevar a qualidade do serviço prestado;
  • Possibilitar que sua serventia trabalhe também em regime remoto ou híbrido (quando parte da equipe atua presencialmente e outra parte em home office);
  • Aumentar a segurança dos dados de seus livros;
  • Otimizar os resultados e a produtividade da serventia;
  • Elevar os níveis de satisfação dos clientes;
  • Reduzir custos e desperdícios.

Como as funcionalidades do CART auxiliam o cartório e proporcionam mais agilidade nos serviços?

CART Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o CART Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.

A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que passam por frequentes alterações e novas exigências, como as provenientes da Corregedoria, do CNJ, da Receita Federal, das prefeituras e das entidades de classe (AnoregColégio Notarial do Brasil, entre outras).

CART Imóveis, além da automação dos livros de cartório, reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.

Assim, com o CART Imóveis, o seu cartório poderá fazer:

  • O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
  • Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
  • Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
  • A utilização do selo digital;
  • Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
  • Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
  • Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
  • Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
  • Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).

Exemplos práticos dos benefícios dos sistemas CART na automação dos livros de cartório e na digitalização das serventias

Nada melhor do que conhecer a opinião e as recomendações de outras pessoas para compreendermos melhor os ganhos práticos em implementar uma inovação no negócio.

Por isso, veja alguns depoimentos de cartórios que já utilizam essa solução e colhem os benefícios dessa transformação digital:

“Desde que estamos utilizando o CART em nosso Ofício de Registro, tudo ficou mais prático e ágil. Os funcionários não precisam mais se deslocar de seus lugares para fazer consultas em arquivos de fichários, os protocolos são realizados na hora nos micros do balcão de atendimento, as matrículas são feitas através de um editor de textos especial e padronizado e muito mais. Realmente, trata-se de informatização de primeiro mundo.”

Jordan Martins
3º Ofício do Registro de Imóveis de Florianópolis


“O nosso cartório cresceu bastante e o sistema do concorrente já não atendia mais às nossas necessidades. Outro ponto era o suporte falho, acionávamos a equipe e em muitas vezes eles só faziam o suporte localmente, o que era inviável financeiramente para nós. Trocamos pelo CART Imóveis e não tivemos qualquer problema, tanto na questão da migração de dados quanto do treinamento presencial da equipe do cartório. E o atendimento do suporte CART, tanto presencial quanto remoto, é fundamental para nós. A Alkasoft está de parabéns!”

Andrew Yamaue
3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina

“Eu estou bem satisfeita com o sistema CART Imóveis. Todas as minhas pendências sempre foram prontamente resolvidas pela equipe da Alkasoft e isso pra mim é a peça chave para uma boa prestação de serviços. Com o CART, que é bem consolidado em todo o estado de SC, tenho a segurança de estar sendo bem atendida com um sistema que atende todas as exigências e provimentos do universo de registro de imóveis, com agilidade nas atualizações e necessidades do nosso cartório.”

Rafaela Roweder
2º Ofício do Registro de Imóveis de Mafra

Gostou do nosso post e de saber mais sobre a automação dos livros de cartório? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog.

Aproveite para entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar o seu cartório a ser ainda mais ágil e eficiente!

Especialmente na gestão financeira e fiscal, há diversas nomenclaturas relativas a obrigações e procedimentos que podem gerar dúvidas e confusões na rotina da serventia. Um exemplo é o RPS – Recibo Provisório de Serviços.

Ele é frequentemente confundido como o equivalente exato e definitivo da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Mas será que isso está correto? Quais as condições para a emissão desse documento de prestação de serviço e qual sua relação com a NFS-e? Tire essas e outras dúvidas no artigo de hoje.

O que é o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e qual é sua função?

O RPS é um recurso trazido exclusivamente pela Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Ele funciona de modo semelhante ao da contingência offline da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e tem a função de substituir apenas temporariamente a NFS-e.

Na prática, o documento que se envia para a prefeitura não é a NFS-e, mas um RPS, que é convertido pelo web service da prefeitura e, com isso, tem-se, de fato, a NFS-e.

Assim, o RPS é usado para cobrir o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), de modo a comprovar a prestação de determinado serviço no período entre o fato gerador e a autorização da NFS-e. 

Entretanto, ainda antes de obter essa autorização, consegue-se imprimir o RPS enviado para a prefeitura e fazer sua entrega ao cliente da serventia, como forma de comprovar a validade fiscal ao cliente. Porém, para isso, é preciso considerar que há regras diferentes para cada cidade e prefeitura, uma vez que esse é um documento municipal.

Portanto, é preciso seguir o que é estipulado pela sua cidade para saber quando é permitido ou não fazer a impressão do RPS em substituição temporária à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Por que o RPS é tão importante?

Esse recurso é importante para, em situações emergenciais, como quando há instabilidade na internet ou indisponibilidade nos servidores municipais, ainda assim, a serventia conseguir entregar o comprovante de serviço prestado ao cliente e se precaver contra problemas legais. 

Pense, por exemplo, que sua serventia precisa emitir uma NFS-e, porém há algum problema na internet. Há situações nas quais o cliente não terá disponibilidade de aguardar o problema ser resolvido. Nesses casos, o RPS poderá ser entregue ao cliente como comprovante. 

Dessa maneira, consegue-se atender a uma demanda do cliente, mesmo durante imprevistos, e também evitar problemas com o Fisco, pagamento de juros e multas em razão de se ter emitido o documento em data incorreta. 

Como se dá a conversão do RPS em NFS-e?

De forma geral, a conversão precisará ser realizada em dez dias depois de sua emissão, com o limite de prazo não excedendo o dia 05 do mês seguinte à prestação do serviço. Entretanto, lembre-se de que esse prazo pode sofrer variações conforme as regras da prefeitura de sua cidade. 

Após o prazo determinado, as conversões feitas poderão levar a penalidades, conforme as disposições da lei local. Por isso, não deixe de checar todos os prazos e prescrições junto à prefeitura de seu município.

Como é possível emitir e enviar o RPS com o CART NF-e?

Primeiramente, é importante reforçar que o RPS precisará ser solicitado e também autorizado pela prefeitura de sua cidade. O modelo irá variar também conforme as regras de cada localidade. 

Após a emissão, será necessário fazer a conexão ao sistema da prefeitura, dentro do prazo determinado, para fazer o envio das informações do RPS para que, então, seja gerada a NFS-e.

Quando se utiliza o sistema CART tudo isso se torna muito prático. Com o módulo opcional CART NFS-e, consegue-se fazer a emissão e remessa automatizada do RPS para a prefeitura, e, com isso, a posterior geração da NFS-e. 

Quais as vantagens de emitir o RPS com o sistema CART?

Os sistemas CART, voltados exclusivamente para as demandas dos cartórios, trazem entre seus recursos opcionais um para a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços. 

Com isso, ganha-se em agilidade, eficiência e produtividade nessas tarefas, a partir da automação que, além disso, faz com que nenhum RPS emitido fique esquecido e se perca o prazo para a conversão para NFS-e. Dessa maneira, sua serventia fica mais protegida contra problemas e penalidades legais.

Ainda, consegue oferecer ao cliente um comprovante da prestação do serviço, mesmo diante de imprevistos tecnológicos, não fazendo-o esperar até que a situação seja resolvida nem sair do cartório sem um documento que valide o serviço contratado. Com isso, esse é um recurso que também possibilita ganhos na qualidade do atendimento e na satisfação do cliente.

Para compreender mais sobre os benefícios que essa solução pode proporcionar ao seu cartório, confira também nosso artigo sobre em quais situações o sistema CART facilita a rotina das serventias.

A rotina de tabeliães de cartório é formada por um grande número de tarefas, decisões, atendimentos e procedimentos. Entre tudo isso, o profissional precisa encontrar boas maneiras de gerenciar suas atividades com equilíbrio e eficiência. Hoje, uma das soluções para diversos desses desafios é encontrada no sistema para registro civil.

Leia mais

Vivemos em um mundo hiperconectado, no qual clientes compartilham rapidamente suas experiências com amigos e nas redes sociais. Mesmo um pequeno passo em falso pode ter grandes ramificações para as organizações, incluindo os cartórios.

Leia mais

Para ser bem-sucedido e exercer um trabalho qualificado de prestação de serviço à população, há algumas qualificações para um tabelião desenvolver que vão além do concurso.

A profissão de tabelião é regulamentada pela Lei nº 8.935 de 18 de novembro de 1994 da Constituição Federal Brasileira, que apresenta em seu artigo 6º, que, quanto aos serviços notariais e de registro, aos notários compete: formalizar juridicamente a vontade das partes; intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; e autenticar fatos.

Mas, para fazer tudo isso com eficiência, destaque e produtividade, afinal, quais as qualificações principais que um tabelião deve ter?

O principal e o mais importante para começar é ser bacharel em Direito. Mas, não basta isso, o ingresso nessa carreira ocorre ao prestar um concurso público, passo determinado desde a promulgação da Constituição Federal.

No entanto, organização, conhecimentos de gestão, agilidade e constante atualização também são necessários como qualificações para um tabelião ter no exercício de seu trabalho. Continue a leitura do artigo de hoje e descubra mais sobre o tema.

Principais qualificações para um tabelião de sucesso

Para ingressar na carreira de tabelião, com certeza você já mostrou aptidões como foco, persistência, organização e muita busca por conhecimento. No entanto, essas qualificações para um tabelião não devem parar por aí. Outras habilidades, competências e qualificações para um tabelião de sucesso incluem:

1. Adquirir e reciclar conhecimentos de forma contínua

Estar em constante evolução profissional é necessário para alcançar mais sucesso e excelência em seu importante trabalho. Por isso, estar atualizado sobre tecnologias, metodologias, mudanças e novas leis, entre outros tópicos para ajudar na gestão do cartório, é algo que irá destacá-lo em sua jornada profissional.

Hoje, no mercado, além de diversas capacitações disponíveis para gestão, há softwares que são otimizadores de tarefas, modernizando os cartórios e a qualidade dos serviços prestados.

Os tabeliães são os profissionais que garantem segurança jurídica, por isso, a disciplina, organização e atualização do conhecimento também nessa área devem ser permanentes.

2. Ter qualificações em relacionamento interpessoal e comunicação

Em sua rotina, além de contato com processos e sistemas, o tabelião fará interface com pessoas – sejam seus colegas, fornecedores ou clientes.

Portanto, para o bom exercício de seu trabalho, é importante saber como se comunicar bem, ter uma atitude empática e respeitosa, demonstrar domínio e clareza nas informações prestadas, conseguir mediar e evitar conflitos, entre outras habilidades.

3. Ser intraempreendedor

Intraempreendedorismo está relacionado à capacidade de um profissional atuar ativamente para gerar melhorias e inovações na organização.

Apesar do estigma que alguns setores ainda têm quanto à atividade notarial e de registro, essa é uma área que tem gerado e que, cada vez mais, demandará inovação.

Assim, entre as qualificações para um tabelião atuar nesse cenário, será preciso incorporar disposição, interesse e foco na melhoria contínua, em sugerir e promover novas e aperfeiçoadas formas de trabalho, em desenvolver ideias para reduzir custos e elevar a qualidade, em atender melhor às necessidades do cliente e criar diferenciação para a serventia.

4. Saber trabalhar com foco, prioridades e metas

Na rotina dos cartórios, se o tabelião não conseguir trabalhar de forma planejada, organizada e orientada a resultados, facilmente o profissional acaba se tornando um “apagador de incêndios”, lidando apenas reativamente às solicitações e demandas.

Isso poderá acabar reduzindo sua motivação e engajamento com o trabalho e diminuir seu potencial de gerar valor para a organização. Portanto, entre as qualificações para um tabelião, é importante também desenvolver habilidades como foco para lidar com prazos e evitar distrações e procrastinação, priorização do que é urgente e importante (como adequar a serventia a provimentos) e trabalho com metas, conseguindo tangibilizar resultados em objetivos claros, mensuráveis e relevantes.  

5. Manter-se atualizado em relação à tecnologia

A evolução da tecnologia está trazendo, cada vez mais, o trabalho para o mundo digital, a tendência é de que muitos serviços sejam prestados com o apoio da tecnologia e que novas camadas de automatização de tarefas repetitivas sejam agregadas à rotina do tabelião.

Portanto, essas qualificações para tabelião são fundamentais para o profissional acompanhar a evolução da carreira e do mercado, contribuindo para a serventia ser modelo em atendimento ao cliente e em eficiência de sua operação.

E para você, quais as principais qualificações para um tabelião ter? Como você busca desenvolver habilidades para alcançar a excelência em seu trabalho? Conte para a gente pelos comentários.

Manter informações sobre clientes é importante, mas proteger os dados do cartório é vital. Entretanto, muitos cartórios ainda não estão bem-preparados para as investidas de hackers ou para lidar com as consequências da perda de dados de seus sistemas de informação.

Na verdade, os pequenos cartórios, ou aqueles que não estão atualizados, são alvos mais atraentes para hackers, porque eles não investem tanto em tecnologia e recursos em segurança cibernética.

Por isso, é importante que as serventias e seus funcionários estejam cientes da função estratégica da segurança da informação em qualquer tipo de negócio – e ainda mais naqueles que lidam com informações sigilosas e dados pessoais de clientes, como é o caso dos cartórios.

Neste artigo, confira um passo a passo de como respeitar a privacidade, proteger os dados e garantir a transparência nos serviços de notas e de registro. Ainda, confira dicas de adequação à LGPD para cartórios. Acompanhe a seguir.

Boas práticas para proteção dos dados de seu cartório

Para otimizar a eficiência e a confiabilidade de sua estratégia de proteção de dados do cartório, há importantes iniciativas a serem tomadas. Entre elas, podemos destacar:

1. Proteja o que você coleta

Se você coleta dados e informações de seus clientes, proteja-os sempre. Implante medidas de segurança adequadas para garantir que as informações sejam protegidas contra acesso inadequado ou não autorizado.

Para isso, esteja ciente de todas as informações pessoais que sua serventia coleta, onde estão sendo armazenadas, como estão sendo utilizadas e quem tem acesso a elas. Entenda o tipo de informação que você tem e as consequências de elas caírem na mão de terceiros.

2. Crie uma política de privacidade para proteger os dados do cartório

Para melhorar o nível de segurança em sua serventia, crie uma política de privacidade clara e objetiva, levando em consideração a diversidade de sua base de clientes. Essa política ajudará a construir a confiança do cliente e da opinião pública, demonstrando que seu cartório está trabalhando em favor de seus interesses.

3. Colete apenas aquilo que você precisa

Se a informação não for necessária, não a colete. Quanto mais informação você tiver, maior será o seu trabalho para mantê-la segura.

Para aumentar a segurança, opte pelo login e pelas senhas, em vez de números de CPF, telefone e e-mail, por exemplo. Considere, ainda, a exclusão de informações pessoais que você não precisa.

4. Utilize criptografia

Evite usar sistemas que usam baixa criptografia. Ao invés disso, utilize sofisticados softwares de criptografia para todos os dados confidenciais que são armazenados no cartório, tanto de clientes quanto de funcionários.

Essa segurança vai depender da quantidade de bits. Quanto mais bits, maior a segurança criptográfica. Escolha sistemas com banco de dados descentralizado com criptografia de 128 ou 256 bits.

5. Treine os funcionários

Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, ela é vital no serviço notarial e de registro. A violação desses dados pode provocar severas penalidades civis ou criminais.

Por isso, é fundamental treinar todos os novos e antigos funcionários em relação à privacidade e às melhores práticas para proteger os dados do cartório. É importante que o tabelião conheça os riscos mais recentes e se proteja contra eles em seu trabalho.

6. Atualize seus sistemas

Sempre que disponível, atualize todos os softwares do cartório. Esse processo permite que o programa esteja sempre atualizado contra qualquer tipo de vulnerabilidade mais recente que poderia ser utilizada para invasão do sistema.

Uma alternativa é contratar sistemas disponíveis na nuvem. Como o software não fica instalado localmente no computador, o cartório tem acesso a um sistema seguro, que é atualizado constantemente e de modo automático contra brechas de segurança na proteção dos dados do cartório.

7. Faça backups constantes para proteger os dados do cartório

Um cartório que não faz backups corre o risco de perda de dados de forma permanente, tempo de inatividade e, por fim, até mesmo o fechamento do estabelecimento. Mesmo que você esteja operando um cartório de menor porte, seus dados são fundamentais, e perdê-los pode causar graves interrupções em seus negócios.

O backup na nuvem, por exemplo, é um excelente investimento para o cartório. Assim, é possível armazenar de forma automática e acessar as informações em qualquer momento, e em qualquer lugar.

Dessa forma, aquele cartório que deseja manter uma reputação positiva necessita ter um plano concreto de proteção de dados. É preciso ser claro sobre o que estão mantendo, porque estão usando e como estão protegendo a informação. Quanto mais técnicas seguras utilizar para proteger os dados do cartório, mais os clientes ficarão dispostos a confiar e a serem fidelizados por sua serventia.

LGPD para cartórios: como se adequar e melhorar a proteção dos dados?

Quando se pensa em proteger os dados do cartório, não se pode deixar de considerar a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei nº 13.709/2018.

A LGPD é aplicável aos serviços de notas e de registro por serem essas entidades responsáveis por gerenciar bases de dados dos cidadãos e que têm o dever de assegurar a segurança dos atos jurídicos, por meio da qualidade dos dados fornecidos.

Passos iniciais para se adequar à LGPD para cartórios

Além das dicas anteriores para proteger os dados do cartório, há outras práticas mais específicas para que a serventia siga as exigências da LGPD. Vale destacar que a não adequação pode resultar em multas pesadas, partindo de 2% do faturamento do estabelecimento no ano anterior e chegando até mesmo à autuação que pode alcançar os R$ 50 milhões.

Portanto, prepare sua serventia e evite tanto problemas de credibilidade junto aos clientes quanto gastos desnecessários com o pagamento de multas. Para iniciar, busque:

  • Fazer triagem de dados, cumprindo a exigência feita na LGPD de que se limite ao mínimo a quantidade de dados pessoais armazenados e processados nas organizações;
  • Categorizar os dados, utilizando a classificação da LGPD, que traz como dado sensível origem racial ou étnica, opinião política, religião, entre outros. Esses demandarão o consentimento explícito do cliente para tratamento no cartório; 
  • Mapear o fluxo de dados que transitam no cartório, de sua entrada à saída. Com a LGPD, os titulares precisarão estruturar esse fluxo para finalidade fiscalizatória, informativa e também de segurança; 
  • Implantar medidas técnicas e administrativas que elevem a segurança dos dados do cartório e inibam o acesso não autorizado às informações. Pode-se utilizar o Provimento nº 23/2020 da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ/SP) como base, já que o texto considerou a LGPD para cartórios em sua redação;
  • Utilizar firewalls que otimizem a proteção dos dados do cartório contra ameaças externas;
  • Assegurar os padrões mínimos de infraestrutura e segurança da informação. Para isso, é possível utilizar o Provimento nº 74/2018, do Conselho Nacional de Justiça, como aliado, já que ele estabelece padrões específicos para os cartórios e já traz muitos pontos que foram também incluídos na LGPD; 
  • Estabelecer os agentes responsáveis, conforme a prescrição da LGPD. Esses são classificados como controlador (quem tomará decisões sobre o tratamento dos dados do cartório) e processador (quem, na prática, irá fazer esse tratamento).

Que tal conhecer a solução da Alkasoft para garantir a adequação à LGPD e proteção dos dados do cartório? Entre em contato e solicite uma demonstração!

Realizar a migração de dados entre sistemas se torna mandatório quando é necessário integrar e modernizar seus canais de gerenciamento. Afinal, sistemas diferentes podem ser obsoletos ou contribuir para uma inconsistência e redundância de informações. Por outro lado, essa mudança demanda uma série de cuidados.

Leia mais

A procrastinação é um problema que assola gestores de qualquer tipo de negócio – inclusive, os responsáveis pelos cartórios. Muitos dos gargalos operacionais que geram dores de cabeça, na verdade, podem ter na procrastinação a sua raiz.

Leia mais

Não há receita milagrosa, porém, há uma prática que organizações de todos os setores utilizam para manterem-se eficientes e competitivas, mesmo em tempos de imprevisibilidade: elas qualificam a gestão, de modo a conseguirem extrair mais resultados, mesmo sem aumentar os investimentos. No caso de serventias, é possível aumentar a produtividade no cartório e desenvolver uma gestão com mais equilíbrio entre o que entra e o que sai – sejam demandas de trabalho, insumos ou recursos financeiros.

Desse modo, colocar em prática as atividades de um cartório da forma mais eficiente possível exige metodologias e ferramentas de organização e otimização. Afinal, para garantir o máximo de qualidade nos serviços e produtividade no cartório, é preciso saber como aproveitar melhor seus recursos – financeiros ou humanos – e minimizar fraquezas que podem estar tornando seus serviços mais morosos e excessivamente burocráticos para os clientes.

À medida em que tecnologias são introduzidas e implementadas para o aumento de produtividade no cartório, mais possibilidades de organizar e automatizar demandas surgem. Entre essas soluções, há aquelas que ajudam a manter um cronograma fluido e a ter suas tarefas planejadas e executadas de maneira mais eficiente e inteligente.

Que tal descobrir mais sobre como obter esses ganhos de competitividade e produtividade no cartório? No artigo de hoje, falaremos a respeito do Método Kanban e de seus benefícios para a melhoria da gestão e produtividade no cartório. Entenda, também, como é possível ver os ganhos disso na prática por meio de uma solução prática e gratuita.

O Método Kanban e sua origem

Assim como o desenvolvimento ágil e diversos conceitos de modernização de uma linha de produção, o Kanban teve sua origem na Toyota, no Japão, durante a década de 1960. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinal”.

Na prática, nada mais é do que um quadro com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas de acordo com seu nível de conclusão. Parece simples, não? E realmente é.

Provavelmente, sua empresa já utilizou um sistema de organização dessa forma para saber quais são as tarefas pendentes e que necessitam maior atenção. Agora, imagine que esse mural, com diferentes papéis coloridos com tarefas escritas, pode abarcar materiais, contatos, cópias de documento… isso é o que ocorre quando aliamos o Método Kanban a ferramentas digitais de gestão e produtividade no cartório. E isso pode trazer uma série de benefícios para a gestão da serventia.

Principais vantagens do uso do Método Kanban

Primeiramente, é importante destacar um dos pontos mais atrativos do Método Kanban, que é a forma de visualização das informações. O fluxo de trabalho em um cartório, se não estiver sendo devidamente organizado e monitorado, pode se tornar caótico. E, por meio do Kanban, o gestor conseguirá visualizar esses fluxos – de um jeito muito fácil de compreender, acompanhar e ter ideias para melhorias.

Com o Método Kanban, é possível categorizar tarefas e enxergá-las dentro de uma linha de partida e chegada para sua entrega. Assim, consegue-se identificar pontos em que a demanda pode estar ficando acumulada ou deficitária e tomar decisões que solucionem a questão, promovendo um atendimento mais ágil e processos mais enxutos e fluidos.

Como aplicar o Método Kanban para ter mais produtividade no cartório?

Se você ficou interessado nas melhorias potenciais oferecidas pelo Método Kanban, mas tem dúvidas sobre como implementar essa nova abordagem com facilidade na serventia, saiba que há uma forma prática de fazer isso.

Você já ouviu falar sobre o Alkaflow? Esse sistema da Alkasoft alinha-se perfeitamente a essa proposta. Com ele, você vai poder controlar e distribuir automaticamente tarefas, de modo fácil e rápido, melhorando processos e ciclos completos de trabalho.

Para você ter uma ideia prática de como o Alkaflow pode revolucionar sua gestão, temos uma surpresa: disponibilizamos gratuitamente uma ferramenta de produtividade no cartório desenvolvida a partir do Método Kanban. A ferramenta é customizável, permitindo que você adicione e modifique cartões de tarefas e escolha a melhor forma de sinalizar o progresso dos processos de sua serventia.

Assim, você pode começar seu plano de modernização e ganho de qualidade e produtividade no cartório, ampliando essas melhorias posteriormente com a adoção do Alkaflow.

Aproveite essa oportunidade: tenha uma amostra dos recursos do Alkaflow. Comece a utilizar hoje mesmo essa ferramenta gratuita de gestão da produtividade para cartório.

assista ao webinar gratuito sobre sistema para cartório completamente em nuvem

Elevar a eficiência do cartório exige um controle completo sobre processos e agilidade no acesso às informações. Alcançar esse diferencial, porém, não é uma tarefa simples. Como obstáculos para que essa eficiência seja alcançada temos, por exemplo, a necessidade da adequação da serventia a normas reguladoras e às demais determinações vigentes.

Felizmente, a base do segmento cartorial no Brasil é sólida, o que favorece esse processo. De acordo com relatório produzido pelo Banco Mundial, os cartórios notariais e de registro do país estão entre os melhores no mundo.

O percentual do custo de transferência de titularidade de imóvel, por exemplo, é de 2,6%, representando quase metade do valor praticado em outros países. Isso permite que a eficiência do cartório possa estar alinhada a um serviço atrativo e a uma gestão consistente.

Portanto, há fatores bastante favoráveis para atingir níveis elevados de eficiência e qualidade nas serventias. Pensando nisso, no artigo de hoje, abordaremos mais sobre alguns pontos que demandam atenção na busca por tais objetivos. Saiba mais, a seguir, sobre como gestores e funcionários podem cultivar diferenciais relevantes para um modelo eficiente de trabalho notarial e de registros.

Leia mais

Você já ouviu a máxima que afirma que “o que não é medido não é gerenciado”? A verdade é que, na correria do dia a dia, muitos responsáveis pelas serventias acabam se dedicando mais à parte operacional do negócio, seja por falta de pessoal, por muitos processos ainda não terem sido digitalizados ou, mesmo, por costume. Com isso, acaba-se não gerenciando com estratégia a performance dos cartórios.

Isso, no médio e longo prazo, poderá trazer prejuízos e problemas no desempenho e na qualidade dos serviços prestados pelo cartório. Diante disso, quando se profissionaliza a gestão da serventia, uma das iniciativas mais fundamentais é estabelecer indicadores para medir a performance dos cartórios.

De fato, entre as principais funções dos indicadores está a mensuração de um resultado específico que se deseja acompanhar por ser essencial para a operação e para a excelência do serviço prestado.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre a importância dos indicadores e daremos dicas de quais pode-se utilizar para medir a performance dos cartórios. Acompanhe.

Por que utilizar indicadores no cartório?

Os indicadores podem dar origem a metas e direcionamentos para se buscar a excelência na serventia. Sem os dados proporcionados por eles, ficará praticamente impossível medir o progresso e identificar com precisão gargalos na operação do negócio.

Dessa forma, os indicadores podem fornecer subsídios para se identificar problemas e criar ações corretivas e preventivas eficientes, baseadas em dados e em fatos. Por meio de seu acompanhamento consistente, será possível ter um retrato fiel da realidade da serventia, de modo a melhorar aspectos da gestão, para satisfação dos colaboradores e da população usuária, e para ações de auditoria, premiações e certificações de qualidade.

Com isso, podemos compreender que o uso estratégico de indicadores para medir a performance dos cartórios permitirá maior controle da serventia, melhor preparação para a tomada de decisões, prevenção e correção de problemas, desenvolvimento de melhores resultados e de maior qualidade do serviço e, de forma mais abrangente, favorecerá o sucesso do negócio.

4 indicadores para medir a performance dos cartórios

Como vimos, os indicadores são recursos fundamentais para orientar a operação do negócio para o melhor caminho. Lembre-se: aquilo que pode ser medido, pode ser melhorado.

Essa premissa pode levar ao erro comum de se adotar já de início o maior número possível de indicadores. Isso poderá saturar ainda mais sua rotina e tornará a análise aprofundada dos dados mais morosa e difícil.

Por esse motivo, pode ser mais proveitoso começar com um grupo menor de indicadores para medir a performance dos cartórios, focados no que realmente é prioritário acompanhar para garantir o melhor desempenho e focados nos pontos críticos para o sucesso do negócio.

Entre esses indicadores, podem estar:

  1. Tempo de espera: quanto tempo os usuários aguardam, em média para serem atendidos em sua serventia? Esse é um indicador importante a acompanhar.
  2. Satisfação do cliente: o cartório existe para atender demandas da população – isso está acontecendo a contento? Esse indicador pode mostrar, por exemplo, que a serventia deve fornecer ao cliente opções de acompanhamento online de seus processos.
  3. Atendimentos mensais: como anda a produtividade de sua equipe? Será que ela está bem dimensionada e atuando com produtividade? Esse indicador pode ser cruzado com os demais para fornecer um quadro mais preciso de como está a performance dos cartórios.
  4. Tempo para fechamento de protocolos: com esse monitoramento, é possível fazer uma análise de desempenho dos colaboradores, fazendo uma média de quantos protocolos cada um finaliza e em quanto tempo, permitindo quantificar a colaboração de cada funcionário nas rotinas do cartório e identificar problemas em processos que impedem que as etapas sejam executadas mais rapidamente.

Ciclo para extrair resultados a partir da mensuração da performance dos cartórios

Apenas estabelecer os indicadores para medir a performance dos cartórios, inseri-los em uma planilha ou sistema e atualizar um gráfico com os resultados do trimestre, por exemplo, não traz, de fato, mudanças e melhorias para a serventia.

Os indicadores terão realmente valor se forem analisados e gerarem inteligência e planos de ação. Com isso, depois de selecionar quais indicadores você irá acompanhar, é importante comunicar essa decisão aos colaboradores, engajando-os tanto nas ações necessárias para garantir a mensuração quanto em melhorar os índices.

Depois, é importante seguir monitorando os resultados obtidos, repensar se esses são mesmo os indicadores mais adequados para o momento e, então, consolidá-los e cruzá-los de forma a ter ideias para um plano de ação centrado no que você identificou que deve ser melhorado.

Nessa hora, você pode utilizar a metodologia de qualidade chamada PDCA. Com isso, você conseguirá se instrumentalizar para buscar a melhoria contínua do que foi medido com os indicadores, a partir de quatro ações também contínuas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). Fazendo esse ciclo rodar, você utilizará os números obtidos nos indicadores para gerar ações e melhorias concretas na gestão de sua serventia.

E então, pronto para utilizar indicadores para medir e melhorar a performance dos cartórios? Descubra o que o Alkaflow pode fazer pela sua serventia!

Se você ainda não consolidou uma gestão empresarial para a eficiência dos serviços notariais e de registro, provavelmente acaba fazendo malabarismos diários na administração da serventia, “apagando incêndios” e não conseguindo se dedicar a questões mais estratégicas da condução do negócio.

Nesse cenário, é comum também haver alguma morosidade no atendimento ao público do cartório, despadronização de processos, problemas de produtividade e motivação na equipe, desperdícios e insatisfações. 

Para evitar tudo isso, é fundamental desenvolver e manter uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro completa e eficiente, que permita medir, controlar e melhorar diversos aspectos de sua operação.

Para ajudá-lo nisso, a seguir, falaremos mais sobre a importância da gestão empresarial para serviços notariais e de registro e apresentaremos dicas de como começar a implementá-la em sua serventia. Acompanhe.

Por que desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro?

Primeiramente, é importante ter em mente que a chamada lei dos notários e registradores (Lei nº 8.935/94) institui que o titular do cartório deve assumir a responsabilização pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Assim, objetivamente, esse é um motivador de grande importância para desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro.

Mas a importância vai além da questão legal. Cada vez mais, a gestão empresarial tem se tornado central no mundo dos negócios, servindo como um pilar para manter a operação competitiva e sustentável no longo prazo.

É com uma gestão empresarial bem estruturada que é possível consegue identificar problemas e criar soluções. Avalie: de que adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira possível se não é tomada uma ação para reverter a situação, não é mesmo? É isso que a gestão empresarial com adoção de princípios da gestão de qualidade proporciona.

Por meio dela, consegue-se compreender que cada desafio encontrado também é uma oportunidade para que o serviço prestado seja melhor a cada dia e de se planejar cenários e condições para um futuro bem-sucedido para a serventia. 

Dicas para melhorar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

A gestão empresarial abrange práticas para se atingir maior eficiência e melhorar processos e serviços prestados, além de oferecer um ambiente de trabalho adequado e motivador para garantir a satisfação, o engajamento e a entrega produtiva das equipes.

Então, se você está em busca desses resultados, veja alguns caminhos para isso:

1. Seguir as diretrizes da ABNT NBR 15906:2010

Em vigor desde o final de 2010, a norma ABNT NBR 15906:2010 prescreve requisitos para a gestão empresarial para serviços notariais e de registro. Assim, para promover uma gestão mais eficiente, é possível seguir os requisitos estabelecidos pela norma.

Esses requisitos foram criados de modo a ajudar as serventias a administrarem processos com qualidade, de forma satisfatória aos clientes e demais públicos de interesse, cumprindo os requisitos legais cabíveis e levando em conta questões socioambientais, de saúde e segurança ocupacional. 

Entre eles, estão:

  • Estabelecer e comunicar à equipe a missão, visão e valores da organização;
  • Criar um código de ética que abranja tanto os colaboradores quanto fornecedores e parceiros de negócio e estabelecer mecanismos para aferir sua aplicação;
  • Desenvolver, junto à equipe, um planejamento estratégico para a gestão empresarial dos serviços notariais e de registro e assegurar que as ações definidas serão colocadas em prática;
  • Ter indicadores de desempenho e metas mensuráveis objetivando a melhoria contínua;
  • Disponibilizar aos usuários dos serviços notariais e de registro um canal aberto de comunicação;
  • Adotar e documentar um plano de desenvolvimento para os colaboradores;
  • Instituir um programa de capacitação e desenvolvimento pessoal para a equipe;
  • Utilizar práticas de reconhecimento e recompensa aos funcionários;
  • Proteger dados e registros digitalizados contra danos e perdas;
  • Utilizar software de gestão empresarial para serviços notariais e de registro;
  • Adotar práticas de integração socioambiental.

2. Participar do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA

Promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg), o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA foi desenvolvido tendo como base a norma ABNT NBR 15906:2010. 

Assim, uma forma de incentivar tanto a melhoria da gestão empresarial para serviços notariais e de registro quanto a motivação da equipe com o cumprimento das diretrizes da norma é participar dessa premiação.

Como benefício adicional, você poderá obter um diferencial e um reconhecimento da qualidade e excelência de sua serventia.

3. Digitalizar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

Mais do que promover uma modernização cartorária, a digitalização traz ganhos tangíveis e importantes para a eficiência da serventia.

Para adotar muitas das diretrizes da ABNT NBR 15906:2010 e cumprir com os requisitos do Prêmio de Qualidade Total Anoreg, um sistema para cartório é algo central. Um sistema especializado trará soluções e recursos para escalar sua operação, automatizar tarefas, tornar a rotina de funcionários e clientes mais fácil e trazer melhor relação custo-eficiência para seus processos. 

Além disso, fornecerá uma série de opções de relatórios e consolidação de dados para que o gestor da serventia acompanhe tudo o que acontece na organização, o que precisa ser melhorado, padronizado, mudado. Com isso, estruturar uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro se torna algo mais prático e ágil.

Para mais dicas sobre esse tema, continue acompanhando nosso blog e conheça as soluções para a gestão de cartórios da Alkasoft. 

black-novembro

A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. Conforme estudo da McKinsey, empresas com maior maturidade digital crescem mais do que as demais. E tudo isso inclui as serventias. Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para esses negócios.

Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudá-lo a escolher o melhor sistema online de gestão para cartório a ser adotado em sua serventia. Acompanhe.

Leia mais

Se você ainda não dá importância para a relação entre gestão da qualidade e cartórios, acompanhe para evitar erros.

A gestão da qualidade e cartórios andam de mãos dadas. Historicamente, a população, de forma geral, tinha a imagem de que os cartórios prestavam serviços morosos e pouco eficientes. Esse estigma, por vezes, associado a negócios de administração familiar, foi sendo mudado com o apoio da gestão da qualidade.

A gestão de qualidade é um método de administração estratégica, que promove uma visão sistêmica de todos os seus processos, permitindo medi-los, controlá-los e melhorá-los, o que direciona a empresa para a eficiência e para maior satisfação de seu cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre a importante relação entre gestão da qualidade e cartórios, como esse tipo de abordagem pode impactar nos resultados de sua serventia e como o PQTA pode estimular melhorias. Além disso, veja alguns erros comuns que podem ser evitados otimizando a gestão da qualidade em seu cartório.


Gestão da qualidade e cartórios: importância e influência nos processos da serventia

De acordo com a Lei nº 8.935/94, o titular do cartório é responsável pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Esse é um dos motivadores para se buscar uma administração de cartórios mais eficiente.

E a união da gestão da qualidade e cartórios é uma boa prática para isso. Com ela, é possível identificar, entre os processos e fluxos da serventia, os que agregam ou não valor e, com isso, encontrar melhores opções para sua execução com mais qualidade e rapidez.

Pense por um momento: há quantas formas diferentes de se executar o mesmo processo? O que parece melhor para você será que é visto da mesma forma por cada um dos colaboradores? E, afinal, qual dos modos de execução é realmente o mais eficiente, seguro e ágil?

Sem conhecer a fundo seus processos, como eles se dão atualmente, que resultado geram e deixam de trazer, o gestor da serventia não encontra subsídios apropriados para elaborar a melhor referência em padrão para seus processos e para o aprimoramento dos serviços. Isso é trabalhado na relação entre gestão da qualidade e cartórios. Tudo passa a ser mapeado, controlado, medido e, quando necessário, melhorado.

Assim, consegue-se desenvolver padrões e ter um controle para que eles sejam executados conforme as melhores práticas de administração de cartórios, levando em conta a segurança dos dados, a relação de custo-eficiência para o cartório e a satisfação do cliente. Essa relação entre gestão da qualidade e cartórios, portanto, significa mais qualidade e satisfação para todos os envolvidos, sejam os colaboradores, clientes ou titulares da serventia.

O que é o PQTA e por que participar?

O Prêmio de Qualidade Total Anoreg (PQTA) é uma iniciativa realizada todos os anos pela Associação dos Notários e Registradores. Ela tem como objetivo reconhecer os serviços notariais e de registro do Brasil que se destacaram em termos de qualidade e eficiência em sua administração e prestação de serviço. É possível que qualquer serventia participe desse prêmio de gestão de cartórios.

Entretanto, para a edição deste ano, as inscrições já foram encerradas, com a participação de 144 serventias. O PQTA tem chamado cada vez mais atenção da administração de cartórios por apresentar algumas vantagens adicionais. Entre elas, podemos citar o uso da premiação como estímulo para a motivação da equipe e para aumentar seu senso de pertencimento. Ainda, trata-se de um recurso para elevar a credibilidade e a confiança do público diante de sua serventia, servindo como um diferencial competitivo.

Além disso, sabendo que a serventia passará por auditorias, a equipe focará ainda mais na prestação de um serviço qualificado e eficiente ao cliente do cartório. Dessa forma, participar do prêmio de gestão de cartórios pode reforçar sua política de qualidade total e torná-la ainda mais forte, trazendo benefícios amplos para o sucesso de seu negócio.

E essa, muitas vezes, é a porta de acesso para serventias conquistarem outros reconhecimentos importantes, como certificações ISO ou NBR, que retroalimentam as melhorias contínuas no cartório.


4 erros comuns para evitar na gestão da qualidade e cartórios

Como vimos até aqui, a gestão de qualidade pode trazer diversos ganhos quantitativos e qualitativos ao cartório. Na verdade, há diversos erros e problemas comuns nesse tipo de negócio que a abordagem da qualidade pode ajudar a reduzir e eliminar, incluindo:

Morosidade no atendimento ao público

Falta de padrões, profissionais desmotivados e equipamentos e sistemas inapropriados são alguns dos gargalos que podem ocasionar esse erro que impacta na produtividade da equipe e na satisfação e fidelidade do cliente da serventia.

Processos demorados e não padronizados

Se cada funcionário executa suas atividades da forma que acha mais fácil e se não há controle e metas de tempo de realização de cada tarefa, sua serventia pode estar cometendo erros impactantes para a administração de cartórios e para manutenção de sua base de clientes.

Equipe despreparada e desmotivada

Quando a dupla gestão da qualidade e cartórios está alinhada, evita-se esse erro comum. Funcionários desprovidos de informações atualizadas, que não sabem utilizar os sistemas e que não estão engajados com seu trabalho podem comprometer toda sua operação.

Lentidão para a tomada de decisões

O tempo é um ativo valioso. Se você está perdendo-o, também está perdendo dinheiro e oportunidades. Com a gestão da qualidade, você provavelmente utilizará um sistema mais eficiente, que disponibilize e cruze dados rapidamente para dar suporte e agilidade a seu processo de tomada de decisões.

Esse tipo de erro, que causa tantos problemas no curto, médio e longo prazo, portanto, pode ser tratado por meio de uma gestão da qualidade acurada, que promova uma análise sistêmica de tudo que acontece em sua serventia. Para começar essa mudança de paradigma, você pode utilizar como base normas de qualidade – como a ISO 9001, que rege a qualidade em processos, e a NBR 15906, voltada para a gestão de serviços notariais e de registro.

A partir do estudo desses norteadores, será possível começar a estabelecer uma política mais sólida de gestão de qualidade e cartórios. Mas, além disso, outra decisão importante para evitar erros e buscar a excelência, é adotar um software para cartórios. Com ele, será possível acompanhar as métricas, gargalos e avanços com a implementação da gestão da qualidade.

E mais: sua equipe terá à disposição um sistema para automatizar, padronizar e agilizar seus processos, facilitando seu trabalho, elevando sua motivação e produtividade e ajudando a alçar o cartório a um novo nível de eficiência.

Agora que você já sabe mais sobre a relação entre gestão da qualidade e cartórios, descubra também outras vantagens de utilizar um sistema para cartório.

A gestão de cartórios envolve a administração de uma grande quantidade de documentos. Além disso, é preciso atender às leis e aos regulamentos que estabelecem normas de organização, competência, custas e emolumentos. Em função desse volume de trabalho e da atenção exigida para que nada saia do controle, é tão importante a utilização de um software para cartórios.

Leia mais

Você passou em um concurso e quer saber quais são os principais processos e fluxos do cartório? Esse tipo de negócio possui diversas especificidades em sua operação. Então, antes de assumir e exercer as atividades para as quais você foi nomeado, que tal compreender melhor o funcionamento dos fluxos de serviços mais requisitados nos cartórios de registro de imóveis do país? Para isso, confira o guia que preparamos a seguir!

Leia mais

O selo digital em cartórios, também chamado de selo extrajudicial digital, é mais uma das iniciativas para modernizar as serventias do país, provendo ao cidadão serviços de qualidade e alinhados à nossa realidade, que é cada vez mais digital. 

Leia mais

Com o Provimento nº 74/2018, atos eletrônicos de serviços notariais de registro passam, entre outras coisas, a ter a exigência de cópia de segurança. Essa cópia, ou backup, deverá ser preservada em mídia eletrônica e pela internet, segundo o Art. 3 do Provimento nº 74. Com isso, o sistema para cartório em nuvem se mostra um recurso que vem sendo incorporado à rotina das serventias.

Um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

No entanto, as vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem são diversas. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

2. Conformidade com as normas legais

O Provimento nº 74 surgiu em um momento em que se via uma necessidade em adaptar cartórios às novas políticas de segurança de informação. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

A auditoria ou uma empresa especializada se torna responsável pelos backups do sistema para cartório em nuvem. Assim, detectam-se erros e atos realizados, reforçando a segurança de dados.

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a organização tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

A distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implantada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente. Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup podem ser programadas e automatizadas. Isso permite que o foco do cartório possa ser dirigido a outras demandas estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados. Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Como é sua experiência ao utilizar um sistema para cartório em nuvem? De que forma um sistema 100% em nuvem pode auxiliar nas rotinas de sua serventia? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários e até a próxima.