Manter a digitalização de matrículas e registros de cartório vem se tornando cada vez mais um ponto de partida para gerar diferencial e mais eficiência nos serviços oferecidos. Serviços digitais já são uma potência no mercado, permitindo que se tenha custos operacionais menores e maior agilidade na realização de tarefas e no atendimento ao cliente.

Nesse contexto, a Recomendação n.º9 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça), referente à digitalização de matrículas e registros, foi estabelecida frente aos acidentes que podem ocorrer com os documentos, sugerindo que o cartório mantenha cópias digitais.

No entanto, para que se dê o passo de digitalização na serventia, é necessário que se crie um fluxo coerente e organizado de processos que garantam a otimização da digitalização, sem onerar as rotinas do cartório.

Sua serventia enfrenta dificuldades em implementar uma digitalização de matrículas eficiente? Está em dúvida sobre como organizar essa rotina no cartório com o apoio da tecnologia? 

Então, continue a leitura. Neste artigo, apresentaremos dicas de ações e boas práticas que podem tornar a digitalização de matrículas e registros mais ágil. Acompanhe a seguir.

1. Defina os processos para viabilizar a digitalização de matrículas e registros

O processo de digitalização de matrículas e registros no cartório depende de um caminho claro. Para que esse caminho seja mapeado, é preciso entender o fluxo que seu cartório opera e quais são os gargalos a serem combatidos em sua reestruturação.

Quando as informações são trabalhadas no ambiente digital, os processos precisam estar centralizados em um sistema para cartório que seja coerente às rotinas, tarefas, desafios e exigências legais deste tipo de operação.

Os sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) devem estar, portanto, integrados a sistemas de gestão de cartório que lidam com as rotinas associadas a matrículas e registros, permitindo, assim, um fluxo de trabalho mais fluido, ágil e eficiente.

2. Atualize o sistema com o apoio de tecnologias inteligentes

A digitalização de matrículas e registros ganha agilidade quando os processos estão devidamente alinhados. Isso pode ser alcançado com a implementação de uma tecnologia que permita organizar prazos, elencar processos, priorizar tarefas e integrar suas equipes. Nesse ponto, escolher a ferramenta ideal faz toda a diferença.

É importante considerar que as funcionalidades e benefícios de digitalização de matrículas e registros não se resumem à esfera operacional. Com isso, é preciso que se tenha um sistema acessível, que garanta a integridade das informações de matrículas e registro tanto para seus clientes e equipes internas quanto para apoiar seu processo de tomada de decisões mais estratégicas.

3. Adote um sistema que esteja dentro dos padrões e normas de segurança vigentes

Garantir a autenticidade dos registros e matrículas é algo vital para as operações de rotina no cartório. Portanto, é importante que se tenha um sistema que utilize protocolos de segurança que possam salvaguardar as informações e garantir sua integridade.

A Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) brasileira, reconhece a validade e autenticidade de documentos eletrônicos. Isso significa que matrículas e registros nativamente eletrônicos podem ter sua segurança garantida e atestada.

Tecnologias como o Blockchain e os selos digitais emitidos pelos Tribunais de Justiça estaduais permitem a autenticidade e arquivamento devidos a matrículas e registros realizados com segurança e agilidade.

4. Implemente um sistema que automatize as rotinas no cartório

A digitalização de matrículas e registros, para uma serventia, deve ser uma aliada não apenas para fornecer mais agilidade aos processos, como também para a potencialização da produtividade.

Por isso, é importante que o sistema para cartório a ser implementado na sua digitalização ofereça ferramentas e recursos que garantam maior potencial de autonomia e integração para os setores.

Aspectos como a forma de indexação dos documentos digitalizados, ou, ainda, a possibilidade de cadastros em lotes são importantes. Dessa forma, é possível, inclusive, manter uma estrutura mais enxuta, porém que atenda as demandas de digitalização de matrículas e registros de seu cartório.

Você está em busca de soluções que facilitem a digitalização de matrículas e registros na sua serventia? Seu cartório precisa ter mais agilidade nos processos que envolvem esses documentos?

Então, conheça o sistema para cartório CART Imóveis da Alkasoft e conquiste mais rapidez, eficiência e conformidade para as tarefas de rotina do cartório.

Manter a equipe do cartório engajada é algo fundamental para o sucesso da sua serventia. Afinal, os resultados do negócio dependem diretamente dos colaboradores. E esses entregam resultados melhores quando estão motivados e engajados.

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A transformação digital é uma realidade que veio para ficar. Ela foi acelerada com a pandemia, e, daqui para a frente, será requisito básico para organizações produtivas, eficientes e comprometidas com a segurança dos dados e com a qualidade do atendimento ao cliente. Se sua serventia ainda não está inserida neste contexto, é hora de começar a pesquisar qual o melhor sistema para cartório para que sua organização se alinhe a essa realidade e se prepare para vencer os desafios futuros.

Sua serventia deve lidar com problemas como custos que precisam ser controlados, erros e retrabalhos, produtividade abaixo do esperado, entre outros, não é mesmo? Pois saiba que, ao optar pela tecnologia certa, esses e outros gargalos poderão ser minimizados ou, mesmo, eliminados. 

Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência para ficar de olho, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para sua serventia.

Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudar você a escolher o melhor sistema para impulsionar os resultados de seu cartório. Acompanhe.

O que analisar para escolher o melhor sistema para cartório?

Escolher o melhor sistema para cartório é algo que deve ser feito criteriosamente, analisando as tecnologias disponíveis e identificando a que oferece os recursos e funcionalidades prioritários para a sua serventia.

Entre os pontos que devem ser observados para a escolha da melhor solução tecnológica, estão:

  • O melhor sistema para cartório será 100% online (sistema em nuvem);
  • Será especializado para a realidade e os desafios dos cartórios;
  • Oferecerá recursos de segurança amplos e aprimorados;
  • Contará com atualizações constantes, suporte e treinamento;
  • Proporcionará ganhos consistentes na produtividade;
  • Será desenvolvido por uma empresa reconhecida e de credibilidade no mercado;
  • Oferecerá integração com o sistema de gestão da serventia.

A seguir, confira, em mais detalhes, porque estes pontos são tão importantes e não podem faltar no melhor sistema para cartório.

1. Prefira um sistema 100% online

A digitalização orienta cada vez mais a rotina pessoal e profissional. E, com a tendência de termos modelos de trabalho mais flexibilizados no pós-pandemia, esse aspecto permanecerá em destaque.

Essa transformação também demandará de sua serventia algumas adaptações. Contar com um sistema que ofereça acesso remoto, de onde você ou sua equipe estiver, é algo que será cada vez mais indispensável. Por isso, o melhor sistema para cartório já está preparado para este cenário e é 100% online.

Além disso, um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como:

  • Centralização do armazenamento de dados;
  • Facilidade de acesso às informações;
  • Camadas extras de segurança;
  • Atualizações constantes;
  • Conformidade com normas legais;
  • Entre outras.

2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios

Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.

Veja por que o melhor sistema para cartório é o especializado:

  • Um sistema generalista contribui para administrar e automatizar algumas rotinas, mas esse apoio é bastante limitado;
  • Uma solução especializada é focada exclusivamente nas rotinas cartoriais e no atendimento a obrigatoriedades do setor, como o Provimento nº 74;
  • Entre os recursos de um sistema especializado estarão aqueles que realmente farão diferença para gerar melhorias e melhores resultados, considerando suas reais necessidades.

Fazendo este tipo de escolha, será possível digitalizar a sua serventia, modernizá-la e contar com todos os benefícios que a automatização de atividades pode proporcionar ao negócio.

3. Leve os diferenciais de segurança em consideração

Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. Afinal, as serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção, inclusive no que diz respeito à sua integridade em caso de incidentes, como o roubo ou a falha de equipamentos.

Por esse motivo, o melhor sistema para cartório apresentará diferenciais de segurança que contribuirão para evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.

Um dos pontos cruciais nessa escolha, portanto, é verificar se o sistema oferece a vantagem do backup em nuvem de seus dados, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.

4. Cheque se há serviço de suporte e treinamento

O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia. Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por uma equipe especializada em cartórios e na migração de dados entre sistemas.

Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais factíveis com o uso do novo sistema.

5. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório

Outro cuidado crucial para não errar na escolha é averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.

Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.

6. Confirme se o sistema é integrável

Este é um ponto desconsiderado por algumas organizações e que gera grandes dores de cabeça. Tanto para proporcionar escalabilidade em suas operações quanto para possibilitar uma implementação e uso fluidos e ágeis, é essencial que a solução seja integrável ao sistema de gestão utilizado ou a ser implementado em sua serventia.

7. Considere como o sistema irá elevar a produtividade

Um dos grandes desafios enfrentados pelas serventias é o de melhorar a produtividade da equipe. Contratar mais pessoal nem sempre é viável ou a solução mais eficiente para vencer esse desafio.

O caminho pode estar na contratação do melhor sistema para cartório. Para ter certeza de que essa ferramenta realmente tenha o potencial necessário para tornar sua equipe mais produtiva, verifique pontos como:

  • O sistema oferece automação das principais rotinas do cartório?
  • Ele permite a otimização e o controle dos fluxos de trabalho?
  • É possível monitorar indicadores de produtividade globais e individuais com o sistema?
  • A delegação e o balanceamento de tarefas são simples e gerenciados de modo automatizado?

Por que o Alkaflow é o melhor sistema para cartório voltado para a produtividade?

O Alkaflow é o sistema da Alkasoft 100% voltado para a realidade dos cartórios e em oferecer soluções para elevar a sua produtividade.

Ele permite um maior controle sobre o fluxo de tarefas e a otimização dos processos da serventia, oferecendo ao gestor uma forma prática e eficiente de monitorar tudo o que ocorre no cartório, por meio de dashboards, relatórios, indicadores e outros recursos.

O sistema está acessível 100% na nuvem, tem interface amigável e moderna. Além disso, oferece sofisticados mecanismos de segurança para os seus dados e conta com integração com o sistema CART Imóveis.

Você identifica seu cartório com os desafios a seguir?

  • Promover melhor organização e enxugar os processos do cartório;
  • Agilizar o atendimento e etapas dos serviços;
  • Melhorar a comunicação interna e externa;
  • Otimizar o tempo produtivo de cada colaborador e de toda a equipe;
  • Controlar facilmente indicadores e o desempenho dos funcionários;
  • Agilizar e automatizar a distribuição de tarefas;
  • Ter visão sistêmica e controle total de sua gestão.

Se sua serventia quer melhorar esses e outros aspectos relacionados aos seus fluxos de trabalho, eficiência e produtividade, saiba que o melhor sistema para cartório para vencer seus desafios é o Alkaflow.

Entre suas principais funcionalidades, o Alkaflow conta com:

  • Dashboard com indicadores estratégicos;
  • Agenda para controle de tarefas e para facilitar a comunicação com a equipe;
  • Método Kanban para organizar fluxos e tarefas de trabalho;
  • Checklist para padronizar tarefas e evitar erros ou esquecimentos de fases;
  • Relatórios e estatísticas detalhados que auxiliam na tomada de decisão estratégica;
  • Ranking para promover competição saudável e reconhecer os resultados obtidos pelos colaboradores, entre outros.

Assista a uma demonstração e veja de maneira prática porque o Alkaflow é o melhor sistema para cartório!

A LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados, é um conjunto de regras para que órgãos privados e públicos estabeleçam um padrão para coletar, armazenar e utilizar os dados das pessoas. E no seu cartório: como está a adequação LGPD?

Você vem se preparando para proteger os dados de seus clientes? Você sabe de que forma a adequação LGPD para cartórios impacta na metodologia cartorial e nas normas de integridade da informação?

Confira, a seguir, o que você não pode deixar de considerar ao alinhar seus processos para entrar em conformidade com as práticas da Lei Geral de Proteção de Dados.

O que é a LGPD e qual seu impacto nos cartórios?

A LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados, tem como objetivo garantir a privacidade dos dados pessoais. Criada em 2018 (Lei nº 13.709/2018), a LGPD coloca regras para uso, coleta, armazenamento e compartilhamento de dados.

Assim, a adequação LGPD faz com que os agentes detentores de dados pessoais sensíveis se tornem responsáveis por sua manutenção e segurança. E isso inclui os cartórios.

Outro ponto importante é que a fiscalização do tratamento de dados pessoais na esfera administrativa no país é realizada pela ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados). A ANPD é o órgão que fiscaliza e regulamenta como tratar os dados de uma maneira adequada, sugerindo medidas técnicas e administrativas para isso.

Cartórios, como sabemos, são fiscalizados pela Corregedoria de Justiça do Estado, que responde ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Assim, a função da ANPD está em abrir foros permanentes de discussão com esses agentes, aproveitando o trabalho e a estrutura do Tribunal de Justiça e dos supervisores do serviço cartorário e registral.

Como aplicar e fazer adequação LGPD para cartórios?

Os dados pessoais colhidos pelos cartórios são 100% utilizados para produção de documentos e certidões. Sendo assim, a adequação LGPD exige um cuidado ainda maior com estes dados tão importantes. E isso tem um grande peso nos direitos que o detentor desses dados pessoais possui.

É de responsabilidade do cartório abrir e estabelecer um canal de comunicação com esse titular. O canal deve ser transparente em linguagem e acessibilidade para requisição dos dados. Caso os dados continuem armazenados mesmo após a validação da requisição de retirada das informações por parte do usuário, ele pode fazer uma petição junto à ANPD, por um processo administrativo legal devido.

Outro ponto a ser considerado é que os dados pessoais são requerimento de diversos processos finais da atividade cartorial. Por isso, é importante que o agente de dados demonstre que tem intenção de contribuir para proteger os dados pessoais do titular de possíveis danos.

Para que a adequação LGPD seja realizada, é recomendado ter atenção também aos seguintes aspectos:

Definição dos agentes de tratamento de dados

Primeiramente, são definidas as partes responsáveis pelo tratamento de dados, sendo elas:

  • Controlador: toma as decisões dos dados tratados, catalogando-os e separando-os em ordinários e pessoais, observando o fluxo dos dados pessoais. Ou seja, o controlador é responsável por tornar os processos auditáveis;
  • Operador de dados: pessoa física ou jurídica que cumpre e executa as decisões do controlador;
  • Encarregado: pessoa física ou jurídica que realiza o elo entre o controlador, o operador de dados pessoais e a entidade administrativa. Ele responde de forma isenta à autoridade e titular. É responsável por conscientizar os setores sobre a adequação LGPD.

Planejamento do caminho dos processos de cartório e inventário

Com os papéis definidos, passa-se a realizar o trabalho de estabelecer um controle dos dados pessoais e em quais setores e processos eles estão sendo utilizados. Ou seja, desenha-se o processo cartorial bem como seu inventário.

Consentimento e exclusão dos dados pessoais

Na adequação LGPD, é importante que os dados pessoais tenham um ciclo transparente de sua coleta, manutenção e uso. Isso inclui não somente a questão de portabilidade (ou seja, a transferência de dados de acordo com a decisão do cliente), como o tempo de permanência desses dados no cartório.

A partir do momento em que um dado é requisitado pelo cartório, é necessário que o cliente entenda sua finalidade e forneça seu consentimento com base nas informações repassadas.

É responsabilidade dos agentes de gestão da LGPD, também, definirem o ciclo em que esses dados serão utilizados e, concluída a finalidade dos dados pessoais, excluí-los internamente e informar ao cliente sobre esta ação.

Mitigação de riscos

O controlador é a figura que responde de forma pontual, caso haja vazamento de dados. Para a adequação LGPD, deve-se tornar o processo auditável e publicizá-lo adequadamente.

Para fazer a adequação LGPD, é importante, ainda, contar com um sistema para cartório preparado para lidar e proteger grandes volumes de dados.

A Alkasoft oferece o melhor sistema para cartório. Então, entre em contato com nossos consultores e solicite uma demonstração.

Você já ouviu falar na sigla PQTA, certo? O Prêmio de Qualidade Total da Anoreg é, inclusive, cobiçado pelos serviços notariais e de registro de todo o país. Mas como ganhar esse prêmio? Quais são os requisitos PQTA?

Explicamos a seguir o que você deve fazer para conquistá-lo. Confira!

O que é PQTA? 

PQTA ou Prêmio de Qualidade Total da Anoreg é um prêmio de qualidade e excelência entregue aos serviços notariais e de registro. Mas não é qualquer serviço extrajudicial que consegue recebê-lo. O prêmio envolve uma série de requisitos de qualidade e excelência na gestão organizacional da serventia e na prestação de serviços aos usuários. 

Na auditoria do PQTA, são considerados pontos essenciais para uma boa gestão estratégica, instalações físicas, dentre outros fatores. 

O prêmio é separado em algumas categorias conforme o cumprimento dos requisitos do checklist. Veja: 

  • Cumprimento de 0% a 35% da lista: Menção Honrosa. 

  • Cumprimento de 36% a 49%: Prêmio Bronze. 

  • Cumprimento de 50% a 84%: Prêmio Prata.

  • Cumprimento de 85% a 94%: Prêmio Ouro.

  • Cumprimento de 95% a 100%: Prêmio Diamante. 

Em 2020, a premiação também anunciou uma nova categoria de premiação: a Master Rubi, voltada para aqueles que participam do PQTA há oito anos.

E o que envolve essa auditoria? Quais são os requisitos do PQTA? Antes de falar dos requisitos, você deve estar se perguntando qual a vantagem de receber esse prêmio, certo? Será só um “certificado na parede”? Certamente não.

Vantagens para os cartórios

A premiação PQTA foi criada para engajar a classe de serviços notariais e de registro na prestação de serviços de excelência. A ideia é fazer com que os gestores invistam em qualidade e melhoria dos processos para entregar mais eficiência e segurança à sociedade. 

No entanto, quem cumpre os requisitos PQTA acaba proporcionando benefícios aos próprios cartórios. 

O primeiro deles é que, a partir do momento em que o serviço tem maior valor agregado, o negócio ganha mais reconhecimento. Como consequência disso, é possível experimentar um diferencial competitivo perante os concorrentes. Afinal, o cartório garante uma boa imagem e a credibilidade perante a população.

Podemos citar outras vantagens que o prêmio traz para o cartório, como:

  • Gestão de alta performance, com estabelecimento de políticas organizacionais, política de gerenciamento de riscos e posicionamento institucional;

  • Fidelização do público, com monitoramento de todas as etapas do atendimento;

  • Redução de custos com a otimização dos processos internos;

  • Serviços realizados com maior qualidade e eficiência;

  • Equipe motivada, produtiva, envolvida e consciente;

  • Diminuição dos prazos de entrega dos atos.

Quais os requisitos do PQTA e como consegui-lo?

Para garantir o PQTA, o gestor do cartório deve se inscrever para a auditoria até o mês de junho no site da Anoreg. 

Na hora da inscrição você deve selecionar sua modalidade: Modalidade 1 (cartórios com até 5 colaboradores) ou Modalidade 2 (cartórios médios e grandes com mais de 5 colaboradores).

Em seguida, você receberá um checklist com perguntas específicas que abordam os diversos requisitos PQTA espalhados em 10 categorias distintas:

  1. Gestão da Informação e Controle de Dados;

  2. Gestão da Segurança e Saúde do Trabalho;

  3. Continuidade de Negócios;

  4. Gestão Socioambiental;

  5. Gestão da Inovação;

  6. Gestão Operacional;

  7. Gestão de Pessoas;

  8. Compliance;

  9. Instalações;

  10. Estratégia.

Cada uma dessas categorias abrange requisitos do PQTA específicos. Na categoria “Estratégia”, por exemplo, temos “missão, visão e valores definidos e documentados, de forma que sejam de conhecimento de todos os que trabalham e frequentam o ambiente”.

Confira todos os requisitos PQTA aplicáveis em 2020.

A partir das respostas, será possível identificar se o cartório atende ou não àquele requisito. Cada pergunta tem uma pontuação. Em seguida, ocorrerá uma auditoria, que normalmente é realizada nos meses de agosto e setembro. Durante a pandemia, ela ocorreu de maneira online. 

Seja como for, é o momento em que o auditor verifica o checklist e classifica o grau de implementação de 4 formas: conforme, parcialmente conforme, não conforme e não aplicável: o requisito não é aplicável.

Após a auditoria, o auditor soma a pontuação e define a premiação da serventia conforme mencionamos (de menção honrosa à diamante).

Atender aos requisitos PQTA e conquistar o prêmio é um grande feito para os cartórios. A população ainda enxerga os serviços notariais e de registro como um mal necessário, mas o prêmio tenta mudar essa ideia. Afinal, aqueles que o conquistam conseguem se destacar no mercado e ir além do básico, sempre pensando na prestação de serviços excelentes.

Uma boa forma de cumprir vários requisitos PQTA é adotar um sistema para seu cartório. Veja o que não pode faltar na hora de escolher um sistema para tabelião!

Seu cartório precisa melhorar resultados? O atingimento de suas metas de produtividade está abaixo do esperado? A equipe não está desempenhando em seu potencial máximo? Então, é hora de saber como o Alkaflow e a gestão da produtividade podem transformar sua serventia.

A seguir, compreenda mais sobre este sistema e como suas funcionalidades e recursos podem contribuir para seu cartório produzir mais e melhor. Acompanhe.

O que é o Alkaflow?

O Alkaflow é o inovador sistema de alta tecnologia da Alkasoft, voltado à gestão da produtividade e com foco total na realidade da rotina das serventias.

Esse sistema foi desenvolvido para otimizar e potencializar a produtividade dos cartórios, tornando possível ao gestor acompanhar todos os andamentos, fluxos e fases das solicitações e processos, além de monitorar o trabalho da equipe por meio de relatórios variados e estatísticas confiáveis.

Além disso, é uma solução que:

  • Apresenta a máxima segurança para os dados armazenados;
  • Está acessível 100% na nuvem;
  • Conta com atualizações automáticas;
  • Tem interface moderna e fácil usabilidade;
  • Garante a integridade dos dados e registros com backup na nuvem;
  • Oferece treinamento e suporte técnico especializado;
  • Conta com integração com o sistema CART Imóveis;
  • Proporciona o controle completo do serviço registral do cartório.

Por tudo isso, a relação do Alkaflow e a gestão de produtividade das serventias é tão significativa, fazendo deste sistema mais do que uma ferramenta, uma transformação para seu cartório.

Alkaflow e a gestão da produtividade: quais os ganhos potenciais?

Conforme estudo, de maneira geral, os profissionais passam no máximo 39% do tempo de trabalho realmente focados em tarefas produtivas relacionadas à empresa. O Alkaflow e a gestão da produtividade ajudam as serventias a elevarem consistentemente esse percentual.

Com um controle total que passa desde a distribuição de tarefas à análise de desempenho, o Alkaflow permite que os cartórios consigam melhorar sua eficiência, a qualidade e agilidade do serviço e a produtividade individual e coletiva das equipes.

De forma resumida, tudo isso é possível graças a ganhos potenciais como:

  • Melhorar a organização do volume de processos de seu cartório;
  • Agilizar as etapas de atendimento e serviços notariais;
  • Solucionar dificuldades na comunicação interna e externa;
  • Agilizar processos de documentações;
  • Melhorar o desempenho dos colaboradores e da equipe como um todo;
  • Fazer a gestão de responsabilidade de cada funcionário da serventia;
  • Enxugar e padronizar processos;
  • Monitorar amplamente todas as etapas e processos do seu cartório;
  • Agilizar e automatizar a distribuição de tarefas;
  • Reduzir erros e retrabalhos;
  • Visualizar dashboard inteligente para acompanhar os indicadores internos e otimizar o desempenho da equipe;
  • Ter visão sistêmica e controle total de sua gestão.

 

Alkaflow e a gestão da produtividade para revolucionar o seu cartório

Cartórios altamente produtivos alinham-se ao modelo de business-driven workflow (fluxos de trabalho orientados pelo negócio).

Em um estudo realizado com organizações bem-sucedidas e equipes de produtividade elevada, identificou-se que essas aprimoraram seu desempenho e agilizaram seus processos com o apoio de tecnologias especializadas e a partir de uma visão ampla de seus processos, entre outras iniciativas que revolucionaram seus resultados.

Dados como esses indicam um caminho possível para melhorar a performance de sua serventia. O uso do Alkaflow e a gestão da produtividade ajudarão a otimizar seus fluxos de trabalho e a orientá-los para o sucesso do negócio.

A partir de melhorias como o redesenho e o enxugamento de seus processos, a padronização operacional, uma distribuição acurada de demandas, entre outras, sua serventia poderá conquistar uma melhor utilização e aproveitamento do tempo produtivo, fazendo mais e melhor em menos tempo.

Alkaflow e a gestão da produtividade: quais os recursos e funcionalidades do sistema?

Os resultados e benefícios potenciais que vimos até aqui são possíveis a partir dos diferenciais de recursos e funcionalidades do Alkaflow e a gestão da produtividade. Isso inclui:

 

Dashboard

Módulo introdutório do sistema Alkaflow, no qual o gestor pode visualizar um resumo diário com dados essenciais como:

  • Total de serviços em atraso;
  • Serviços cujos prazos findam no dia em curso;
  • Erros não revisados nos processos;
  • Tarefas a fazer;
  • E outros.

Também podem ser exibidos, de modo visual e descomplicado, os indicadores e as estatísticas de cada funcionário e da equipe nos últimos sete dias.

 

Agenda

O controle de tarefas e a identificação de gargalos que prejudicam a produtividade da serventia são facilitados com a funcionalidade de agenda do Alkaflow.

Com ela, o gestor tem acesso ágil à agenda do cartório, incluindo eventos como reuniões, faltas e férias de cada funcionário. É possível incluir na agenda outros compromissos e ações que demandam monitoramento e facilitar, assim, a comunicação e o alinhamento com a equipe.

 

Método Kanban

Este método é uma das chaves para que o Alkaflow e a gestão da produtividade impulsionem resultados.

O Kanban possibilita um controle acurado do fluxo de atividades do cartório por meio de cartões digitais que identificam e indicam o andamento dos fluxos de trabalho e de tarefas na serventia.

Checklist

Com o checklist do Alkaflow, é possível que funcionários e gestores monitorem e confiram a execução de processos e recebimentos de documentos conforme o fluxo e padrão estabelecidos previamente.

Assim, fica mais fácil para o colaborador evitar erros e esquecimentos e desempenhar suas funções com o máximo de eficiência possível.

 

Relatórios e estatísticas

Os dados são ativos fundamentais para otimizar processos, promover melhorias e, por consequência, impulsionar a produtividade da serventia.

Com o Alkaflow, é possível gerar relatórios e estatísticas relacionados à performance de cada colaborador ou, mais amplamente, das equipes. E esses são apresentados com visualização simples e de rápida compreensão, agilizando também os processos decisórios do gestor.

É possível ir além e detectar pausas produtivas feitas pelos colaboradores (como reuniões) e as improdutivas (saídas para buscar café, por exemplo), entre outras questões que ajudarão a melhorar a rotina e os resultados da serventia.

 

Ranking

Outra funcionalidade que pode ajudar a elevar os níveis de produtividade é o ranking de usuários do Alkaflow.

Com ele, é possível realizar uma competição saudável e o reconhecimento da melhoria na performance dos colaboradores. E isso, especialmente quando associado a benefícios como premiações, pode ajudar a elevar ainda mais a produtividade no cartório.

 

Agora que você já sabe como o Alkaflow e a gestão da produtividade podem revolucionar seu cartório, entre em contato para realizar uma demonstração do sistema e ver de maneira prática como é possível aumentar a produtividade da sua serventia.

 

Quando falamos em eleger um sistema adequado para seu cartório, é importante compreender o impacto que o tabelião desempenhará nessa escolha. Um sistema para tabelião deve levar em conta, por exemplo, os procedimentos, relativamente recentes (prescritos pela Lei n°11.441/2007, que torna mais célere alguns processos previstos no Código de Processo Civil), que são agora de responsabilidade do tabelionato.

Processos extrajudiciais, como inventários, lavramento de escrituras, divórcios e outros podem ser realizados pela figura do tabelião, considerando os princípios da oficialidade. Em virtude disso, um sistema para tabelião deve garantir que esses processos possam ser mais acessíveis e garantir sua integridade e segurança.

Neste artigo, descubra mais sobre a importância do tabelião na tomada de decisão quanto ao sistema a ser implementado para o cartório. Destacaremos, também, alguns pontos que um sistema para tabelião deve contemplar para que as atividades do cartório possam ser desempenhadas com o máximo de eficiência e agilidade possíveis. Confira mais a seguir.

Por que um sistema para cartório deve ser pensado como um sistema para tabelião?

A atividade notarial é composta por princípios que conduzem a função e garantem sua integridade. Ao implementar um sistema para digitalização em um cartório, é importante considerá-lo e pensá-lo como um sistema para tabelião.

A chamada conservação preventiva, por exemplo, envolve diversas medidas para impedir a degradação dos livros e documentos do cartório. E um sistema inteligente especializado pode ser o primeiro passo para a transformação desse modelo de trabalho.

A decisão quanto ao sistema para tabelião deve contemplar também a responsabilidade em exercer o assessoramento em procedimentos específicos em relação às partes do processo extrajudicial. Sendo assim, é necessária uma solução desenvolvida e atualizada para dar o suporte que o tabelião realmente precisa para exercer suas atividades com eficiência.

Quais são os pontos essenciais em um sistema para tabelião?

Sabemos que a demanda diária dos processos cartoriais extrajudiciais não só aumentou, como também se tornou mais complexa. Registros de imóveis, documentos, notas e demais outros tipos de documentos necessitam de um arquivamento que possa inibir erros e problemas que normalmente ocorreriam como resultado da movimentação e manuseio humano.

Um sistema para tabelião pensado para atender às rotinas de um cartório deve proporcionar maior facilidade para este tipo de trabalho. E, para que isso seja atingido, é preciso considerar as funcionalidades oferecidas pelo sistema, bem como a forma com que tal ferramenta será implementada e suas medidas de segurança ao lidar com a informação do tabelionato.

Consideremos os seguintes pontos no momento de escolher o sistema para tabelião ideal:

Controle

Cumprir prazos e realizar um registro correto depende de uma ferramenta que possa controlar com eficácia a grande demanda. Um sistema para tabelião deve primar pela facilidade de acesso à documentação e protocolos, bem como sua centralização dentro da inteligência interna do cartório.

Funções de busca por número, data, guia de entrada e impressões personalizadas, por exemplo, são grandes diferenciais a serem priorizados nesta escolha.

Usabilidade do sistema para tabelião

O sistema para tabelião deve ser completo, satisfazendo necessidades do cartório e sendo de fácil acesso e navegação para armazenamento. É preciso que se tenha rápido acesso à interface principal e uma usabilidade intuitiva, seja para documentos registrados ou para os dados gerados pelo próprio sistema.

Dentro deste critério, também é importante que se priorize um sistema em nuvem, que permita uma experiência de uso assertiva a partir de qualquer lugar e qualquer dispositivo com acesso à internet.

Integração

A utilização do sistema para tabelião deve ser capaz de integrar-se aos órgãos oficiais e centrais de contato. Dessa maneira, o controle dos serviços torna-se mais flexível e permite a rápida validação dos processos.

Armazenamento

Com uma demanda crescente de registros e o aumento de volume de documentações diárias a serem manipuladas, o sistema para tabelião hoje necessita de um grande espaço de armazenamento alocado.

Por esse motivo, busque um sistema para o cartório que envolva um serviço de armazenamento robusto e que mantenha cópias de segurança em diferentes níveis em tecnologias de armazenamento.

Segurança

A segurança deve ser uma linha condutora de todos os serviços e recursos oferecidos por um sistema para tabelião.

Os dados armazenados por serventias demandam um alto padrão em termos de infraestrutura de proteção contra vazamentos, perda, acesso indevido, cibercrimes e outras situações.

Por isso, o tabelião tem o poder de escolha de um sistema que apresente diferenciais como armazenamento e backup em nuvem, criptografia, atualizações constantes para elevar a segurança e siga as prescrições sobre a segurança que constam no Provimento nº 74/2018

Como vimos, o tabelião tem um papel central para buscar e escolher o sistema ideal para sua serventia. Todos os pontos indispensáveis vistos aqui e muitos outros são contemplados no sistema para tabelião da Alkasoft.

Que tal ver na prática como essa solução pode beneficiar seu cartório? Solicite uma demonstração do sistema CART e conheça o melhor software para controle e informatização de cartórios.

Você sabia que, conforme um levantamento recente, os profissionais, em média, dedicam apenas 1/4 do seu tempo realmente fazendo o seu trabalho? Boa parte do tempo restante é utilizada na busca por documentos, comunicações pontuais, entre outras coisas. Em meio a isso, como está a produtividade do seu cartório?

Sabemos que a rotina dos cartórios é muito complexa e dinâmica. Mas quando o gestor consegue o aumento da produtividade, isso proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento.

E esse é um dos benefícios do Alkaflow, sistema de produtividade da Alkasoft. Esta solução é 100% voltada para as necessidades dos cartórios, automatizando determinados processos e garantindo um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para ganhar aumento da produtividade no seu cartório, descubra como o Alkaflow pode ajudar!

Benefícios do Alkaflow para a produtividade do seu cartório

Um cartório mais produtivo é aquele em que todos os setores se mantêm eficientes e competitivos. Isso ocorre em locais com gestão qualificada e focada em resultados, especialmente no que diz respeito a equilibrar insumos, demandas de trabalho e recursos financeiros.

Uma das maneiras de alcançar o aumento da produtividade do seu cartório é utilizando metodologias e ferramentas de organização e otimização. O Alkaflow é um ótimo exemplo. 

Confira mais sobre os benefícios e funcionalidades que fazem deste o sistema de produtividade ideal para a sua serventia:

Melhorar a organização de processos no cartório

Checklist Alkaflow

Para garantir a eficiência do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de esse ser geralmente um grande obstáculo, a boa notícia é que um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

O sistema permite que o gestor defina as fases de cada processo executado na serventia, da recepção até a finalização.

E, a partir do monitoramento completo de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo.

Além disso, a ferramenta fornece ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que ajuda a reduzir as chances de erros nos processos e a padronizar o processo do cartório. Ainda, permite o ganho de uma visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho dos colaboradores e na eficiência da organização.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atenda às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando os processos operacionais.

Solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Chat Alkaflow

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade do seu cartório, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Conforme o mesmo levantamento citado anteriormente, os profissionais têm de usar no seu trabalho, em média, 10 diferentes tecnologias 25 vezes por dia. E isso prejudica a comunicação, além, é claro, de diminuir a produtividade e a eficiência dos funcionários. A pesquisa aponta como uma das consequências os times gastarem 30% mais do tempo semanal com a realização de trabalhos duplicados.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição clara de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas.

Esse é um ponto importante, porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos e sem gerar duplicidades e redundâncias nesses encaminhamentos.

Além disso, o sistema conta com espaço para que os colaboradores façam comentários em seus processos compartilhados e interajam via um chat próprio. Por sua vez, o gestor poderá facilmente enviar comunicados gerais para a equipe por meio do Alkaflow.

E, como o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft, seus colaboradores não precisarão perder tempo checando comunicações e alimentando dados em diferentes plataformas. 

Permitir o trabalho e a gestão home office

como está a produtividade do seu cartório

Com a pandemia, muitas organizações passaram a realizar atividades também remotamente. Se essa for uma realidade para a sua serventia, ao usar o Alkaflow, seu cartório já estará pronto para manter a produtividade também nesse regime de trabalho.

Isso porque o sistema funciona online, permitindo acesso a partir de qualquer lugar e dispositivo. Mesmo se o gestor precisar se ausentar, ele poderá fazer facilmente seu login e ter uma visão geral da produtividade do seu cartório, com indicadores de desempenho de sua equipe e estatísticas dos serviços.

Otimizar o tempo a ser dedicado para cada tarefa e processo

Tarefa Alkaflow

Com o Alkaflow, é possível estimar o tempo para a execução de cada tipo de serviço prestado por sua serventia. Assim, é sinalizado sempre que alguma tarefa for executada fora desta meta, o que possibilita ao gestor orientar o colaborador em suas dificuldades para que elas sejam superadas e o tempo e a eficiência na execução sejam mantidos dentro do esperado.

Além disso, o sistema automatiza o processo de distribuição de tarefas, algo que seria feito manualmente pelo gestor, permitindo que ele ganhe tempo para se dedicar à estratégia geral da serventia.

Como um sistema como o Alkaflow ajuda no controle da produtividade do seu cartório?

Dashboard Alkaflow

Um sistema especializado, como o Alkaflow, além de ajudar a impulsionar a produtividade da equipe, também fornece recursos para que o gestor controle a produtividade do seu cartório em detalhes.

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos ganhos ao utilizar o Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva que também garantirá o bom desempenho.

Ainda, o sistema viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes, fornecendo dados detalhados sobre a produtividade de cada membro para que o gestor possa dar feedbacks eficientes, oferecer treinamentos direto ao ponto sobre os aspectos que precisam melhorar e, com isso, traçar um plano poderoso para elevar a produtividade do seu cartório.

Há, ainda, dois pontos de destaque que garantem um controle aprimorado da produtividade do seu cartório:

Método Kanban

Kanban Alkaflow

Este método de produtividade é utilizado no Alkaflow para permitir uma visualização fácil e o controle eficiente sobre as tarefas do cartório.

Em quadros com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas, é possível organizar todo o trabalho da equipe. 

Isso permite que o colaborador tenha uma exibição bastante visual sobre as tarefas a fazer, em progresso, adiadas e concluídas. Quando o profissional recebe uma tarefa e ela começa a ser executada (classificada como “em progresso”), um relógio começa a contar, e isso gera métricas sobre o tempo para a entrega do serviço e sobre a produtividade dos seus colaboradores.

Agenda

Agenda Alkaflow

Com este recurso, o gestor consegue verificar todos os compromissos (como ausências, atestados, férias, indisponibilidades, em reuniões, em tarefas, etc.), de forma geral ou filtrada por funcionário. Assim, tem-se uma espécie de agenda unificada para mapear a disponibilidade de cada membro da equipe, permitindo um controle apurado da produtividade do seu cartório.

Em resumo, o Alkaflow permite que o gestor tenha o controle total da gestão da serventia e do trabalho de sua equipe – inclusive, em tempo real. Questões importantes como a padronização dos fluxos de processos e do tempo para execução de cada tarefa, a otimização e automatização das delegações, a obtenção de relatórios de desempenho do time e de cada membro em particular – tudo isso será possível com poucos cliques.

E então, pronto para melhorar a produtividade do seu cartório com o Alkaflow? Solicite já uma demonstração e confira como este sistema pode elevar a performance da sua serventia.

 
A produtividade é uma medida de quão eficientemente as organizações usam seus recursos para atingir os objetivos de negócios. Assim, a produtividade do cartório é uma medida da eficiência da gestão da serventia.

Na prática, melhorar a produtividade envolve obter o máximo possível em menos tempo, com mais eficiência e menos recursos e desperdícios. Conforme aumenta a produtividade, uma organização pode transformar mais facilmente recursos em receitas.

E na realidade das serventias, como é possível aumentar a produtividade do cartório? Descubra, a seguir, dicas essenciais para tornar sua serventia mais produtiva.

Por que melhorar a produtividade do cartório é tão importante?

Melhorar a produtividade é importante porque aumentá-la pode elevar a receita a partir dos mesmos ou de menos recursos. Se as condições de mercado permanecerem iguais, isso se traduzirá em despesas mais baixas e lucros maiores.

Os lucros obtidos por meio da produtividade levam, em última análise, ao sucesso contínuo do negócio e à prestação de um serviço melhor e mais ágil ao cliente, o que se reflete na satisfação da população com o atendimento obtido em sua serventia.

Além disso, ambientes de trabalho produtivos também têm um efeito positivo no nível de satisfação dos colaboradores. Locais de trabalho improdutivos podem causar estresse desnecessário para os funcionários, o que pode levar membros talentosos da equipe a procurar emprego em outro lugar.

O que ajustar em sua serventia para melhorar a produtividade do cartório?

Há diversos caminhos e iniciativas que podem contribuir para elevar a produtividade do cartório. Entre as ações essenciais, destacam-se:

Defina responsabilidades com clareza e faça balanceamento de tarefas

Alguns profissionais não utilizam toda a sua capacidade produtiva por não saberem bem como desempenhar suas tarefas ou por não estarem cientes de qual é a sua contribuição para determinados processos.

Por isso, é fundamental primeiro comunicar e treinar para depois acompanhar, mensurar e otimizar. Também é importante balancear bem a divisão de responsabilidades entre os membros da equipe, evitando que alguém fique sobrecarregado enquanto o colega está ocioso.

Promova comunicação e cultura produtivas

Ruídos de comunicação e canais ineficientes podem prejudicar a produtividade do cartório. Por isso, estabeleça uma comunicação interna proativa e aberta para comunicar e dar feedback e ouvir os colaboradores.

Isso também precisa refletir na cultura do negócio, movendo o foco para uma cultura de resultados, associada à produtividade e alcance de metas.

Motive e reconheça sua equipe

Uma equipe motivada tende a trabalhar melhor e a entregar melhores resultados – inclusive em termos de produtividade do cartório. 

Assim, busque criar um clima organizacional positivo, uma liderança ativa e próxima e reconheça as vitórias, as melhorias e os resultados alcançados pelos colaboradores, retroalimentando, dessa forma, o seu engajamento com a produtividade e os objetivos da serventia.

Invista em tecnologia para potencializar a produtividade do cartório

A tecnologia pode ser uma grande aliada para se ter um cartório mais produtivo. Ela pode ajudar a:

  • Reduzir a burocracia;
  • Tornar processos mais enxutos e eficientes;
  • Automatizar atividades morosas e manuais que limam a produtividade da equipe;
  • Diminuir a margem para erros que prejudicam a performance dos profissionais;
  • Entre outros ganhos que se traduzem diretamente em incremento produtivo.

Quer conhecer um exemplo que já é um case de sucesso em serventias? Veja a seguir!

Benefícios do Alkaflow para melhorar a produtividade do cartório

A rotina dos cartórios é complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para melhorar a produtividade do cartório, conheça os benefícios do Alkaflow!

Ajuda a melhorar a organização de processos no cartório

Para garantir a eficiência e produtividade do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de ser um grande obstáculo, um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

A partir do monitoramento total de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo. Além disso, dá ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que pode ser configurado em cada etapa de trabalho, garantindo, com isso, a visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho e na produtividade dos colaboradores.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atendam às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando esses processos operacionais.

Contribui para solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas. Esse é um ponto importante porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos.

E se o problema for a integração dos sistemas dentro do cartório? Não se preocupe, pois o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft.

Favorece o bom desempenho com indicadores

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos benefícios do Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva e que também garantirá o bom desempenho. Por fim, o sistema também viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes.

Os benefícios da Alkaflow relacionados ao aumento da produtividade são muitos e permitem ao gestor ter o controle total da gestão da serventia. Além disso, é importante destacar que o sistema trabalha com alta tecnologia para garantir o armazenamento de dados com máxima segurança, 100% baseado em nuvem, com atualizações automáticas e backup na nuvem.

Conheça já o Alkaflow e veja como ele pode ajudar na produtividade do seu cartório!

O uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem ajuda as serventias a cumprirem sua missão social. Os cartórios existem para atender ao cidadão brasileiro, garantindo autenticidade e segurança de documentos e negociações durante toda a vida das pessoas.

Ainda, ajudam a desafogar nosso sistema jurídico, tão demandado e sobrecarregado. Além disso, a modernização constante, como o uso de sistema para cartórios com backup em nuvem, auxilia na promoção de maior segurança jurídica e praticidade para a rotina dos cidadãos.

Esse tipo de inovação, de fato, é fundamental para assegurar a segurança no armazenamento dos dados em tempos em que riscos como os ataques virtuais e sequestros de dados se tornam práticas hackers cada vez mais comuns no país.

Que tal compreender melhor o que é um sistema para cartórios com backup em nuvem, suas vantagens amplas, como ele funciona e como implementar em sua serventia? Para isso, continue a leitura!

Qual a diferença entre armazenamento local e em nuvem dos dados?

Antes de saber sobre os benefícios do sistema para cartórios com backup em nuvem, é importante compreender as diferentes formas de armazenamento de dados.

Resumidamente, o armazenamento em nuvem é aquele que mantém os dados digitais em um espaço online que possui vários servidores e que você pode acessar remotamente – com segurança e de onde estiver.

Já o armazenamento local é aquele no qual você guarda os dados da serventia em dispositivos de armazenamento físico, como unidades de disco rígido (HDDs), unidades de estado sólido (SSDs) ou dispositivos de armazenamento externos. Nesse caso, você só poderá acessar os dados localmente e, em caso de perda sem backup, será muito difícil reavê-los.

O que é backup em nuvem e por que ele eleva a segurança dos dados?

Trata-se de uma estratégia com a qual se envia pela internet uma cópia de um arquivo ou banco de dados para um local secundário externo para preservação em formato digital em caso de falha do equipamento ou catástrofe.

O backup em nuvem é uma alternativa que ajuda a garantir a segurança dos dados. Assim, se sua serventia armazena dados em um disco rígido que apresentou mau funcionamento do hardware, você não irá perdê-los se houver seu backup em nuvem.

E mais: mesmo se, porventura, sua serventia tiver equipamentos roubados, por exemplo, você não irá perder os dados armazenados localmente nas unidades físicas se fizer o backup em nuvem.

Além disso, como há controle de acesso, criptografia e outros recursos para garantir a integridade dos dados, sua segurança torna-se ainda mais elevada.

Serventias com servidores também precisam de um sistema para cartórios com backup em nuvem?

Há cartórios que já investiram em servidores de qualidade para o armazenamento de dados. Outros, continuam utilizando soluções mais simples, como HDs externos para o backup dos dados.

Isso, como vimos, mantém o cartório sob o risco de perda dos dados seja por mau funcionamento do dispositivo ou por falhas por esse ser um processo feito manualmente.

Sendo assim, ter um sistema para cartórios com backup em nuvem permanece importante mesmo para as serventias que utilizam outras formas de armazenamento e de backup. E mais: passa a ser algo mandatório a partir de instrumentos como o Provimento nº 74/2018.

Sistema para cartórios com backup em nuvem para atender ao Provimento nº 74/2018

Provimento n° 74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico.

Além da obrigatoriedade em se manter o backup em nuvem, é importante pensar no que buscar nesses sistemas para cartórios para otimizar os resultados dessa decisão e as melhorias na serventia.

Assim, com as prioridades bem alinhadas, é possível que o sistema de backup em nuvem possa exceder sua utilidade prática operacional, uma vez que a informatização de cartórios muda não apenas a forma de proteger a integridade dos autos, como também dos processos, além de colocar o cartório em um novo estágio de modernização e mais próximo de um maior nível de excelência.

Quais são as formas de fazer backup em nuvem?

Como vimos, há a obrigatoriedade de também manter os dados do cartório protegidos por meio do backup em nuvem.

Esse é um serviço também disponível gratuitamente. Entretanto, costumam apresentar uma limitação de espaço e de recursos que não é indicada para os cartórios. O recomendado é optar por serviços de backup em nuvem pagos, para ter disponibilidade adequada de espaço, servidores mais ágeis e acesso a recursos de segurança mais completos e atualizados.

Além disso, para atender ao que prescreve o Provimento nº 74/2018, é importante levar em conta alguns critérios. Por exemplo, é necessário ter um agendamento das atualizações dos backups em períodos não superiores a 24 horas e de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos. E isso tudo sem prejudicar o ritmo de trabalho e a produtividade da equipe.

Uma forma eficiente e prática de fazer isso é utilizando um sistema para cartórios com backup em nuvem.

Assim, apenas com o acesso à internet, os dados alterados ou inseridos em suas bases serão atualizados automaticamente no backup em nuvem, sem demandar esforços adicionais e perda de foco de sua equipe.

Como vimos, a nuvem proporciona diversos benefícios especialmente em termos de mais flexibilidade, segurança e escalabilidade para armazenar e acessar os dados da serventia. Um sistema especializado baseado nesta tecnologia, portanto, potencializará esses ganhos ajudando a garantir a produtividade do cartório e um nível elevado de segurança de seus dados.

Principais vantagens do sistema para cartórios com backup em nuvem

Os sistemas especializados, como o da Alkasoft, oferecem benefícios que vão além do armazenamento seguro dos dados da serventia. E tudo em consonância com o Provimento nº 74 do CNJ e as melhores e mais modernas práticas do mercado.

Entre essas vantagens, podemos citar:

1. Maior agilidade nos processos

A partir do uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem, a rotina laboral será otimizada de diversas formas. Com essa digitalização, cartórios deixam de ter seus registros e os documentos armazenados de forma fragmentada e descentralizada. Isso significa que processos que, antes, necessitavam percorrer um caminho maior para validar determinada etapa, passam a ser acessíveis no mesmo painel, de modo fácil, rápido e organizado.

Essa praticidade ajuda a tornar o cumprimento das atividades notariais muito mais ágil. Por exemplo, as diversas tarefas que envolvem checagem e cruzamento de dados poderão ser automatizadas, tornando o ciclo desses processos mais curto e célere. Isso permite que o atendimento assuma um caráter estratégico, possibilitando que os cartórios possam oferecer uma experiência melhor a seus clientes.

Além disso, o processo de migração de dados torna-se muito mais tranquilo, ágil e fácil com o uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem como o da Alkasoft.

2. O sistema para cartórios com backup em nuvem possibilita o trabalho remoto

O sistema de backup em nuvem, ao contrário de servidores internos, permite um acesso mais facilitado aos dados (naturalmente, por quem tem autorização para isso). Em tempos em que se torna crucial poder trabalhar com dados do cartório em qualquer local, isso é uma vantagem mercadológica. A adoção de um sistema de backup em nuvem para cartórios, mais do que conformidade, permite mais versatilidade e eficiência para a serventia – e isso inclui atividades a distância.

Antes da popularização de serviços que fornecem o backup em nuvem, cartórios estavam limitados aos softwares e hardwares internos. Hoje, é possível que se integrem aplicativos em dispositivos móveis ou plataformas digitais a toda organização dessa informação. Com isso, cartórios podem oferecer a disponibilidade de seus serviços de forma muito mais prática a seus clientes e funcionários.

3. Facilidade no compartilhamento de dados

Um dos maiores gargalos do armazenamento manual de dados, atualmente, é estar desalinhado com a realidade da produção de dados. Hoje, dados não apenas são produzidos em maior quantidade, como também geram maior complexidade. A gestão de informação no cartório torna-se cada vez mais prioritária, exigindo que serviços de registro e notariais modernizem-se para acompanharem essas mudanças nos demais segmentos de mercado.

Nesse contexto, utilizar um sistema para cartórios com backup em nuvem permite o compartilhamento de arquivos em tempo real, conforme as demandas surgidas. Com isso, a informatização de cartórios torna-se um importante aspecto competitivo. Gestores podem aplicar, com consistência, projetos de conformidade que tornam esse compartilhamento mais ágil e eficiente para toda a cadeia.

4. Maior segurança no backup de dados

É enorme a responsabilidade de um cartório com os dados de seus clientes. Por isso, mesmo antes da acessibilidade dos sistemas com backup em nuvem, a segurança já era um ativo fundamental. Porém, por mais que houvesse investimento em tecnologias e sistemas que agissem em redundância para proteger dados, havia uma limitação. E essa estava na forma com que dados eram criptografados.

O sistema para cartórios com backup em nuvem pode se aproveitar de funcionalidades que automatizam rotinas de cópias de dados. Assim, caso informações sejam corrompidas ou o cartório sofra com ataques digitais, tem-se a possibilidade de obter versões do mesmo arquivo, salvas de maneira automática. E isso adiciona uma camada extra de proteção e segurança de alto valor.

5. Adequação à LGPD

O sistema para cartórios com backup em nuvem também facilita a adequação das serventias à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isso porque, ao ir além do armazenamento manual dos dados, eleva-se o nível de segurança dessas informações. Também porque há o registro de atividades para monitorar eventuais focos de risco e recursos para uma gestão da informação completa da serventia.

E então, pronto para ter essas vantagens em sua serventia? Para isso, entre em contato com nossa equipe e solicite uma demonstração.

A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. É por isso que escolher o melhor sistema para cartório é algo fundamental para melhorar de forma global os resultados de sua serventia.

Hoje, há diversas ferramentas generalistas e especializadas disponíveis, o que pode tornar o processo decisório para a escolha da tecnologia ideal mais confuso e moroso.

Para ajudar nessa etapa, preparamos este artigo. A seguir, veja dicas essenciais para facilitar essa escolha e vencer os gargalos de seu sistema atual que estão impedindo seu cartório de alcançar sua excelência.

1. Prefira um sistema para cartório 100% online

Vivemos em uma sociedade cada vez mais digitalizada e com modelos de trabalho flexibilizados. Isso quer dizer que ter acesso ao seu sistema para gestão de cartórios sempre que precisar, de onde estiver, é algo que ajudará a manter a fluidez do seu fluxo de trabalho – inclusive, em modelos remotos.

Além disso, um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como:

  • Centralização do armazenamento;
  • Facilidade de acesso às informações;
  • Camadas extras de segurança;
  • Atualizações constantes;
  • Conformidade com normas legais;
  • Entre outras.

2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios

Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.

O que isso quer dizer?

  • Um sistema generalista contribui para administrar e automatizar algumas rotinas, mas esse apoio é bastante limitado;
  • Uma solução especializada é focada exclusivamente nas rotinas cartoriais e no atendimento a obrigatoriedades do setor, como o Provimento nº 74;
  • Entre os recursos de um sistema especializado, como o da Alkasoft estão: controle de documentação e protocolos; impressão dos protocolos conforme o padrão utilizado pelo ofício de registro (impressão personalizada); gestão financeira da serventia; emissão de certidões; ofícios e relatórios; cadastro de matrículas em lote; validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, entre outros.

Viu só como há uma importante diferença? Por isso, na informatização de cartórios, opte por um sistema especializado para solucionar com eficiência os problemas enfrentados por sua serventia.

3. Leve os diferenciais de segurança em consideração

Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. As serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção, inclusive no que diz respeito à sua integridade em caso de incidentes, como o roubo ou a falha de equipamentos.

Por isso, é fundamental contratar um sistema para gestão de cartórios que apresente diferenciais de segurança que ajudem a evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.

Um dos pontos cruciais nessa escolha, portanto, é verificar se o sistema oferece a vantagem do backup em nuvem de seus dados, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.

4. Considere como o sistema irá elevar a produtividade

Um dos grandes desafios enfrentados pelas serventias é o de melhorar a produtividade da equipe. Contratar mais pessoal nem sempre é possível ou a solução mais eficiente para vencer esse desafio.

O caminho pode estar na contratação do melhor sistema de gestão para cartório. Para ter certeza de que essa ferramenta realmente tenha o potencial necessário para tornar sua equipe mais produtiva, verifique pontos como:

  • O sistema oferece automação das principais rotinas do cartório?
  • É possível fazer a indexação de documentos já digitalizados de maneira ágil e segura para pesquisas de sua serventia?
  • Ele permite a otimização e o controle dos fluxos de trabalho?
  • A ferramenta integra com facilidade os livros de protocolo?
  • É possível monitorar indicadores de produtividade globais e individuais com o sistema?
  • Ele possibilita o cadastro de matrículas em lote?
  • O acesso aos dados e emissões de relatórios é fácil?
 

5. Escolha um sistema que ajude a melhorar e agilizar o atendimento

Outra necessidade comum das serventias é tornar o atendimento mais eficiente e rápido. O melhor sistema para cartório ajudará nisso de diferentes formas.

Isso inclui permitir que sua equipe perca menos tempo com tarefas repetitivas e manuais e se dedique mais ao atendimento das demandas dos clientes.

Além disso, no caso do sistema da Alkasoft, é possível adicionar o diferencial de um portal de acesso online, para que o cliente acompanhe o andamento dos títulos sem ter de se deslocar até a serventia. Assim, a informatização de cartórios realmente trabalha para elevar a satisfação do cliente!

6. Cheque se há serviço de suporte e treinamento

O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia.

Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por equipe especializada em cartórios e processos e na migração de dados entre sistemas.

Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais e ter mais produtividade com o uso do sistema.

7. Opte pelo sistema que ajude na adequação às obrigatoriedades do setor

Em meio à rotina corrida, os cartórios também têm de lidar com adequações a prescrições legais. Sem a segurança de contar com um sistema preparado para isso e que seja constantemente atualizado, este trabalho pode se tornar uma grande dor de cabeça.

É por isso que o melhor sistema para cartório já é desenvolvido tendo este pilar. A solução da Alkasoft, por exemplo, atende às exigências e provimentos com agilidade nas atualizações demandadas pelas serventias. Isso inclui, por exemplo, o Provimento nº 74 e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

8. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório

Nessas situações, também é importante averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.

Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.

Agora que você já sabe como escolher o melhor sistema para cartório, entre em contato com os consultores da Alkasoft e solicite uma demonstração de nosso sistema.

Você já parou para pensar que os modelos de gestão para cartórios são tão importantes quanto seu modelo de negócio? Esses são elementos cruciais para orientar sua serventia para o sucesso, estabelecendo parâmetros, padrões e objetivos claros e assertivos que permitirão, entre outras coisas, a otimização de tempo, maximização da produtividade e do engajamento da equipe, melhor atendimento ao cliente e redução de custos.

Mas o que são modelos de gestão para cartórios e como escolher um para sua serventia? É o que abordaremos a seguir.

O que são os modelos de gestão para cartórios?

Resumidamente, referem-se a escolhas metodológicas, sistematizadas e holísticas para o gerenciamento da serventia, ajudando a guiar o trabalho das equipes e orientá-lo para os objetivos estabelecidos.

Quando se adota conscientemente uma linha de gestão, o negócio passa a ser visto como uma verdadeira engrenagem, fortificada pela atuação estratégica e conjunta de seus elos. 

Quais os principais modelos de gestão para cartórios?

Há variados tipos de modelos de gestão para cartórios que podem ser considerados por sua serventia. Entre eles, estão:

Gestão por resultados

Este é um modelo que avalia o desempenho dos funcionários não por números de horas trabalhadas, mas pela finalização de suas metas. 

Neste modelo de gestão para cartórios, é fundamental ter um planejamento estratégico, desdobrando seus objetivos macro em metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais), cascateadas entre os membros da equipe.

Com isso, todos sabem o que precisam fazer e como seu trabalho será avaliado. É comum que neste modelo o alcance dos resultados esteja atrelado a recompensas para os colaboradores.

Assim, para implementá-lo, é importante: 

  • Revisar os objetivos do planejamento estratégico;
  • Transformar os objetivos estratégicos em metas SMART para a equipe;
  • Estabelecer formas de mensuração;
  • Monitorar o progresso;
  • Avaliar o desempenho;
  • Recompensar pelos resultados obtidos.
 

Gestão por processos

Entre os modelos de gestão para cartórios, este fornece métodos e recursos para analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar processos de negócios e para medir e impulsionar o desempenho aprimorado de processos por meio das pessoas.

Assim, formalizar e institucionalizar as melhores maneiras de fazer o trabalho é algo central, por meio de mapeamento de processos, estabelecimento de POs (padrões operacionais), sistematização de workflows (fluxos de trabalho) e outras práticas.

Com isso, o objetivo é tornar os processos mais eficientes, padronizados, fluidos e produtivos, levando a um ciclo contínuo de avaliação e melhoria.

Assim, para implementá-lo é importante:

  • Ter uma cultura e mentalidade de gestão voltada a processos – com isso, as divisões não são baseadas em setores, mas sim em cada etapa do processo compartilhado pelos diferentes funcionários de diferentes posições e áreas;
  • Mapear, redesenhar e otimizar fluxos de trabalho e processos continuamente;
  • Alinhar os processos com os objetivos estratégicos da serventia;
  • Estabelecer formas de monitoramento;
  • Automatizar atividades repetitivas e burocráticas, que tornam os processos morosos e ineficientes.

Gestão participativa

A gestão participativa refere-se a uma forma aberta de gestão na qual os funcionários estão ativamente envolvidos no processo de tomada de decisão da organização. Nestes modelos de gestão para cartórios, os funcionários têm oportunidades de contribuir com as políticas e decisões da serventia que atinjam as metas de negócios e, ao mesmo tempo, promovam a satisfação em sua carreira.

Diferentemente de um estilo de gestão autocrático, em que o gestor assume o controle operacional e toma as decisões unilateralmente, na gestão participativa todos podem oferecer sugestões para encontrar soluções viáveis ​​para os problemas de negócios.

Com isso, tem-se funcionários mais valorizados e engajados e mais inovação e colaboração na serventia.

Para implementar a gestão participativa, é importante:

  • Cooperação, colaboração, engajamento e empatia fazerem parte das diretrizes estratégicas e da cultura do negócio;
  • Haver maturidade no sistema de gestão e no desenvolvimento e sinergia da equipe para que as decisões possam ser descentralizadas;
  • O gestor precisa saber delegar parte do seu poder e as equipes terem competências e habilidades sólidas para a tomada de decisões;
  • Haver um relacionamento de confiança entre todos;
  • Desenvolver comunicação aberta e transparente;
  • Estabelecer formas de avaliação do trabalho.

Dicas para escolher o modelo de gestão para cartórios ideal

Como vimos, existem diversos modelos de gestão para cartórios e não há um que seja melhor do que o outro. Assim, é preciso considerar as características dos modelos e os objetivos, cultura e estilo de gestão e liderança de sua serventia para chegar à escolha ideal. 

Uma alternativa comum é combinar diferentes princípios de dois ou mais modelos conforme as necessidades de cada negócio. 

Além disso, é possível migrar entre modelos acompanhando as mudanças internas ou externas do mercado. 

Mas, independentemente dos modelos de gestão para cartório escolhidos, será fundamental buscar maneiras de mapear seus processos e estabelecer bons fluxos de trabalho e formas de mensuração para o atingimento das metas.

Conte com o Alkaflow para isso! Com este sistema de gestão, você poderá acompanhar o fluxo completo do seu cartório, da distribuição de tarefas às estatísticas de desempenho da equipe. Solicite uma demonstração!

A rotina de um tabelião exige o gerenciamento de diversas ações para a execução de um trabalho eficaz e com resultados positivos. Os processos do cartório são reconhecidos como complexos e, quando não bem otimizados, também como morosos e burocratizados. 

Sabe-se da importância do papel de um tabelião no cartório. É por meio de seu trabalho como oficial público, responsável pela preparação e autenticação de diversos documentos, escrituras e registros, que a população tem acesso a serviços essenciais ao longo de sua vida.

Entretanto, para que o atendimento prestado seja eficiente e qualificado e a rotina laboral ocorra sem maiores transtornos, é fundamental buscar constantemente maneiras de melhorar os processos do cartório.

Para obter dicas de como fazer isso, continue a leitura do artigo de hoje.  

7 boas práticas para o tabelião otimizar processos do cartório

Há diversos caminhos possíveis para desenvolver uma gestão ainda mais eficiente, com processos mais assertivos e um atendimento mais qualificado. Entre as ações recomendadas para isso, podemos destacar:

1. Tomar decisões baseadas em dados

O tabelião, liderança do cartório, é a peça-chave para conduzir os processos internos diários da serventia da melhor maneira possível. E, para isso, é importante ter entre suas habilidades a capacidade de tomada de decisão rápida e assertiva.

Uma das formas de fazer isso é reduzir o espaço para achismos e desenvolver a prática de tomar decisões baseadas em dados, trazendo mais segurança, celeridade e eficiência também nessa etapa. Os sistemas para cartório fornecem uma série de dados valiosos para orientar este processo.

2. Inovar na gestão do cartório

A modernização do seu cartório é essencial para inovar no atendimento aos seus clientes. Além disso, ela possibilita que você aprimore processos a partir das mais atuais práticas de gestão e tecnologias

Hoje, o cliente conta com a tecnologia para quase tudo, exigindo uma atualização nesse sentido das serventias. Ter acesso online a dados sobre o seu atendimento, por exemplo, é uma inovação que será valorizada e trará mais praticidade para todos os envolvidos.

 

3. Ter flexibilidade e empatia

Apesar de muitas das ações de rotina do tabelião demandarem protocolos em conformidade com provimentos e outras exigências legais, há espaço para demonstrar flexibilidade na gestão dos processos do cartório.

No escopo de seu trabalho, é possível ter autonomia para a determinação das melhores maneiras de se atender ao que prescreve a lei e ao que o público do cartório demanda.

Assim, é importante estabelecer uma mentalidade e uma cultura de melhoria contínua, que possibilite um atendimento menos marcado pela rigidez e mais pela empatia e foco em ajudar o cliente a solucionar suas dores efetivamente.

4. Delegar tarefas

É comum que alguns líderes acabem acumulando funções e executando processos que poderiam facilmente ser delegados. Isso resulta geralmente em atrasos nas entregas e na finalização dos atendimentos, erros e muito estresse. Isso não deve ser assim.

É essencial avaliar com cuidado o que é realmente de sua responsabilidade e o que pode ser delegado para sua equipe. Para isso, pode ser importante criar padrões operacionais e mapeamento de processos, destacando sempre qual profissional deve executar cada tarefa.

5. Automatizar processos

Uma das soluções mais eficientes para o tabelião melhorar os processos do cartório é automatizá-los. Na rotina laboral, o profissional precisa lidar e, por vezes, executar diversas tarefas manuais, repetitivas e que não geram valor para o cliente. Com isso, o tabelião acaba não conseguindo dedicar tempo e esforços para desenvolver uma gestão mais estratégica e preparar o negócio para o futuro.

Assim, automatizar processos é uma iniciativa cada vez mais imperativa para o tabelião conseguir obter maior eficiência em seus processos e mais qualidade e estratégia nas abordagens administrativas de sua gestão.

6. Utilizar softwares

Cada vez menos haverá espaço para erros, atrasos e inconsistências. Qualquer ocorrência dessas na rotina de um cartório pode ter um impacto bastante negativo.

Utilizar softwares para cartório para melhorar processos ajuda a evitar esses transtornos graves, trazendo também mais produtividade para a serventia e segurança para os dados e documentos armazenados.

7. Medir resultados

Todo o seu esforço e o de sua equipe merecem ter os resultados medidos. Essa mensuração é fundamental para avaliar se os objetivos estabelecidos foram alcançados ou o que é preciso ser feito para ajudá-los a conquistar as metas determinadas.

Quando medimos nossos resultados, paramos para avaliar aquilo que precisa ser aprimorado, investido e adaptado. Nem sempre será possível ter a métrica de todos os resultados, mas aquilo que já foi detectado contribuirá para reduzir, cada vez mais, os erros e gargalos dos processos do cartório.

Se você ficou interessado em saber mais sobre como a tecnologia pode ser aliada para melhorar os processos, confira nosso artigo que mostra como um software para cartório contribui para isso.

Entre as demandas de rotina de gestão da serventia, é importante que haja um controle preciso dos processos. Afinal, é a partir de sua otimização que garante-se melhor produtividade para a organização, mais segurança para a documentação e uma maior taxa de satisfação do cliente com o atendimento.

Para isso, é crucial que se meça e gerencie os chamados indicadores, isto é, resultados mensuráveis que possam nortear o planejamento e a gestão contínua de melhorias na gestão cartorial. Neste artigo, falaremos mais sobre alguns indicadores que podem ser de grande utilidade para acompanhar na gestão da serventia.

Com esse trabalho de acompanhamento, será possível ter maior controle sobre a performance de sua operação e, até mesmo, ter tomadas de decisão mais ágeis. Então, confira as dicas a seguir.

O que são indicadores?

Você já ouviu a máxima do gerenciamento que diz que “você não pode gerenciar o que não mede”? A partir dessa visão, podemos compreender os indicadores como recursos básicos para a gestão da serventia e de qualquer negócio. Os indicadores são pistas, sinais ou marcadores que medem um aspecto da performance da empresa ou equipe.

Eles demonstram quão próximo dos objetivos estabelecidos o cartório se encontra, quantificando seu progresso e apontando se a estratégia utilizada está ou não impactando como o esperado nos resultados obtidos.

4 exemplos de indicadores importantes para a gestão da serventia

Há diversos indicadores possíveis de serem acompanhados na gestão da serventia. Entretanto, para não cair na armadilha do microgerenciamento, é fundamental determinar indicadores-chave de desempenho (conhecidos como KPIs), que representam os objetivos prioritários a serem buscados na gestão da serventia e que são fundamentais para o seu sucesso no longo prazo. Entre esses indicadores podem estar:

1. Satisfação do cliente

Os serviços prestados por cartórios extrajudiciais são vitais para a população. Certificar-se de prestar o serviço da melhor forma possível para satisfazer a esses clientes é um ponto essencial, portanto, para a gestão da serventia.

Um dos fatores que geralmente desencadeiam problemas nesse indicador diz respeito ao atendimento moroso. Assim, para melhorar essa métrica, um caminho eficiente é utilizar sistemas de produtividade, que ajudem a otimizar e automatizar processos do cartório e, com isso, possibilitem a prestação de um serviço melhor e muito mais ágil.

2. Capacidade de atendimento

Trata-se de um indicador básico na gestão da serventia, porém, apesar disso, muitos gestores não fazem o acompanhamento necessário. Sem que haja um indicador claro de capacidade diária, ações como aumento ou diminuição de escopo de determinados serviços cartoriais podem ter execução e resultados imprecisos.

Lembre-se: a necessidade do indicador deve refletir a capacidade não apenas de atendimento presente no período, como apontar a possibilidade de produtividade a médio e longo prazo. Afinal, com o acompanhamento do indicador, ficará mais viável e prático ao gestor detectar potenciais gargalos e oportunidades de melhoria em sua operação e capacidade de atendimento da serventia.

3. Fechamento de protocolos

A partir desse indicador da gestão da serventia, é possível fazer com que o cartório tenha maior poder de análise em relação a como os colaboradores desempenham suas funções. O fechamento de protocolos, em uma média, pode indicar para a gestão quais são os processos que são problemáticos ou apresentam gargalos.

Acompanhando esse indicador, o gestor poderá determinar quais processos estão morosos e precisam ser redesenhados, enxugados e automatizados para que a serventia possa ser mais produtiva e eficiente.

4. Tempo de espera na gestão da serventia

O tempo de espera, além de ser um indicador que representa a agilidade dos processos, acaba por ser um indicador que se reflete nos demais aqui citados. O tempo que um cliente leva para conseguir emitir documentos, realizar um registro ou obter a prestação de outro serviço da rotina cartorial está intimamente ligado à sua satisfação e à capacidade do atendimento da serventia em si.

Portanto, esse é um indicador bastante estratégico e que deve ser acompanhado recorrentemente para que o gestor tenha insights baseados em dados confiáveis para promover melhorias contínuas no cartório que impactarão diretamente em seus resultados e na satisfação do cliente.

Acompanhando a gestão da serventia de forma estratégica

Para o acompanhamento ativo da gestão da serventia, não basta somente mensurar os dados. É preciso fazer com que esses dados gerem relatórios que possam indicar melhorias e mudanças para que a serventia consiga atingir metas e superar barreiras que estejam impedindo o atingimento de melhores resultados.

Indicadores, em um contexto estratégico, precisam orientar uma inteligência de mercado para seu negócio. E, para que isso aconteça, a gestão da serventia deve assumir um caráter estratégico e de comunicação engajada, colocando os próximos passos e planos de ação de forma clara por meio do cruzamento de dados com os indicadores apresentados.

No entanto, para conduzir esse trabalho sem impactar nas demais responsabilidades, é importante considerar o auxílio da tecnologia, afinal, buscar e atualizar número a número manualmente, em uma operação complexa como a do cartório, poderia se tornar algo altamente contraproducente.

Quer saber mais sobre como utilizar um sistema de produtividade para acompanhar e otimizar a gestão da serventia de maneira inteligente e estratégica? Então, solicite uma demonstração do software Alkaflow, sistema da Alkasoft especializado na gestão da produtividade em cartórios.

Realizar a automação em cartórios é uma iniciativa imprescindível para o desenvolvimento da serventia e para aprimorar a experiência de seus usuários. A partir do momento em que novas tecnologias se tornaram mais acessíveis, o fluxo de dados e sua complexidade passaram a escalar progressivamente. Portanto, é necessário que a automação em cartórios possa acompanhar esse crescimento.

A atividade extrajudicial, especialmente no cenário brasileiro, sofre com o acúmulo de processos e sua falta de celeridade. A rotina diária dos cartórios envolve um grande fluxo de informações. Com a automação dos processos, é possível não somente desafogar e otimizar esse fluxo, como também aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe. E isso irá possibilitar que a geração de valor por meio de seu capital humano seja significativamente maior. 

Você já havia parado para pensar sobre como a automação em cartórios pode otimizar processos? É isso que abordaremos neste artigo. Continue a leitura e saiba mais sobre os benefícios e de que forma implementar essa automação organizando seu fluxo de atividades com o uso de sistemas modernos. 

Quais são as vantagens da automação em cartórios?

Quando se afirma que a automação em cartórios é uma grande força para a otimização de processos, é importante que sejam estabelecidos os principais critérios nessa melhoria. A implementação de todo software, em uma organização, é realizada para que se tenha um ganho na qualidade, rapidez ou em novas funcionalidades para determinada função. Então, como a automação em cartórios possibilita essa transformação?

Para responder a essa pergunta, é preciso que entendamos quais são as principais vantagens potencialmente obtidas com essa automação. A que mais pode ser destacada nesse quesito (pois influencia nos demais benefícios) é a diminuição de redundâncias. Assim, processos podem ser padronizados, o que elimina o erro humano que determinadas funções operacionais e repetitivas podem incorrer sem que se tenha uma solução de automação.

Consequentemente, a diminuição de erros permite que o fluxo de informações tenha maior previsibilidade. Tal previsibilidade gera maior controle e, ainda, otimiza os processos de tomada de decisões. 

Também é importante destacar que a automação em cartórios oferece para sua equipe maior autonomia para ações que vão além do operacional. Com informação aliada ao gerenciamento de dados, é possível otimizar informações de maneira personalizada e adequada às necessidades de seus usuários – especialmente no que diz respeito à agilidade.

Isso permite um melhor atendimento e incremento nos níveis de satisfação dos clientes da serventia, contribuindo na construção de uma imagem de credibilidade e solidez no mercado.

Além disso, a automação contribui para a redução de custos no cartório. Afinal, quando não há um nível elevado de controle sobre tarefas e processos, abre-se margem para desperdícios. Já ao centralizar todos os dados em um sistema, consegue-se visualizar com mais facilidade e clareza como todos os recursos estão sendo utilizados e identificar oportunidades de otimizar a verba sem reduzir a qualidade do serviço prestado.

Como implementar e facilitar a automação em cartórios?

Como já mencionado, novas tecnologias tornaram o fluxo de informação maior e mais complexo. Em virtude disso, sistemas gerenciais desenvolvidos e pensados em linha com a rotina de registros e operações comuns ao cartório precisam integrar e organizar esse fluxo de informações, uma vez automatizado.

Um software especializado para cartórios é a solução ideal para isso. Com ele, consegue-se ter fácil acesso aos dados dos livros de sua serventia. Para que essa acessibilidade se expanda, o armazenamento em nuvem dos dados é uma grande possibilidade que a automação em cartórios permite. Consultas e até mesmo processos inteiros podem ser realizados e monitorados de forma local ou remotamente. Especialmente agora, com regimes de trabalho híbridos ou em home office, essa alternativa ganha ainda mais destaque.

Plataformas como o CART Imóveis, da Alkasoft, integram todos os passos de processos centrais na rotina das serventias, como registro de imóveis e atividades extrajudiciais. Seguindo as boas práticas e normas dos órgãos reguladores, a automação em cartórios permite que você realize cadastros, pesquisas, emita ofícios para assinatura digital e facilite o acesso de seus clientes às informações demandadas.

Gostou do nosso artigo e de saber mais sobre a automação em cartório? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog.

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei n° 13.709/2018), um conjunto de regras que determinam como as informações e dados pessoais devem ser tratados, compartilhados e coletados. Em suma, a lei veio para proteger a população, focando em sua privacidade e exigindo das organizações mais proteção e atenção no trato das informações de terceiros. E sua serventia: está preparada para os impactos da LGPD nos cartórios?

Inspirado no regulamento europeu (Regulamento Geral de Proteção de Dados – GDPR), a LGPD estabelece regras sobre a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais gerenciados por organizações.

Entre as ações coibidas pela LGPD, estão a coleta e o uso de dados pessoais sem consentimento, bem como o uso de informações pessoais para a prática de discriminação ilegal ou injusta.

Antes da LGPD, a proteção de dados pessoais no Brasil era aplicada por mais de 40 normas legais em nível federal, incluindo o Marco Civil da Internet (Lei da Internet) e o Código de Proteção ao Consumidor.

O problema com essa abordagem era que ela criava uma estrutura legal complexa, em que os direitos eram aplicados em um nível setorial, o que significa que diferentes setores tinham regulamentações diferentes.

Assim, a LGPD é uma aplicação transversal e multissetorial, que substitui e/ou complementa o quadro regulamentar setorial ao disponibilizar um conjunto claro de diretrizes, aplicando-se nos setores público e privado e em fontes de dados online e offline.

Continue a leitura e descubra mais sobre os impactos da LGPD nos cartórios e como preparar sua serventia.

Esteja atento: a LGPD já está em vigor!

A LGPD foi sancionada em 2018 e entrou em vigor em setembro de 2020. Com a lei, o Brasil passou a fazer parte da lista de países que possuem legislação específica de proteção e segurança de dados pessoais.

A legislação se insere no contexto brasileiro de adaptação progressiva às melhores práticas globais de gestão de dados e abrange todas as organizações que oferecem serviços ou possuem operações envolvendo tratamento de dados no país.

Dessa maneira, se sua serventia ainda não se preparou, esteja atento para os impactos da LGPD nos cartórios! O órgão responsável por mediar esse relacionamento e fiscalizar as empresas é a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

E, com isso, as organizações que violarem a LGPD já estão sujeitas a consequências como o recebimento de advertência, multas, suspensões e, até mesmo, a proibição parcial ou integral do exercício de atividades. Cabe destacar que as multas podem atingir 2% do faturamento do seu cartório, tendo um teto de R$ 50 milhões a cada infração recebida. 

Impactos da LGPD nos cartórios: dicas para se preparar

De acordo com a LGPD, as organizações precisam cumprir 10 princípios que norteiam o processamento de dados pessoais.

São eles: propósito, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e a prestação de contas.

Para resumir, esses princípios orientam que as empresas devem tomar medidas de segurança para proteger os dados pessoais, solicitar apenas dados que sejam relevantes para a sua operação e, em última instância, ser transparentes com os clientes, deixando claras suas intenções e objetivos ao solicitar e tratar seus dados.

De acordo com o artigo 9º, “o titular dos dados tem o direito de ter acesso fácil às informações sobre o tratamento dos seus dados, as quais devem ser disponibilizadas de forma clara”.

A lei também estabelece que o acesso deve ser disponibilizado “a qualquer momento e mediante solicitação”. Além disso, o proprietário dos dados pode exigir que seus dados sejam excluídos ou até alterados, dependendo do caso.

Dessa maneira, entre os impactos da LGPD nos cartórios, está a preparação das serventias para prover, armazenar, proteger e utilizar os dados conforme as prescrições trazidas, assim como para manter um registro do tratamento de dados realizado pela serventia. 

E isso implica sua digitalização, afinal, sem um sistema que centralize e apoie todas as etapas deste processo, possibilitando a realização de backups de segurança, este seria um desafio homérico e altamente suscetível a falhas, retrabalhos, inconsistências e brechas de segurança.

No Estado de São Paulo, por meio do Provimento 23/2020, da Corregedoria Geral da Justiça (CGJ/SP), estabeleceu-se as diferentes maneiras de tratamento que serão aplicadas aos atos relativos ao exercício dos ofícios extrajudiciais de notas e de registro, apresentando os requisitos a serem atingidos para se atender aos padrões de segurança determinados para os dados, entre outras diretrizes.

Assim, seguir o que estabelece esse provimento é uma iniciativa importante para se estar também em conformidade com a LGPD. 

Outra ação essencial é determinar os agentes envolvidos no tratamento de dados, seguindo o que determina a nova lei: o controlador (que tomará decisões envolvendo o tratamento dos dados) e o processador (profissional que realizará o tratamento das informações). 

E, para que tudo isso funcione e os impactos da LGPD nos cartórios não sejam negativos, é crucial treinar a equipe, esclarecendo todos os pontos da LGPD que afetam seu trabalho, assim como certificando-se de que todos os novos procedimentos e padrões estabelecidos sejam seguidos na prática, conscientizando os colaboradores sobre a importância disso. 

E então, pronto para se preparar para os impactos da LGPD nos cartórios? Para mais dicas, leia o guia que preparamos sobre como adequar sua serventia à nova legislação.

Ao realizar o gerenciamento e a modernização de sua estrutura organizacional, é importante que os sistemas permitam, quando necessário, uma migração de dados completa. Comumente, múltiplos sistemas podem se tornar obsoletos ou causar conflito com a integridade dos dados. 

Dessa forma, no momento de considerar a implementação de um novo sistema, é importante que se tenha uma opção especializada, que proporcione uma migração de dados eficiente, segura, livre de redundâncias e que permita as integrações necessárias.

Mas será que há realmente benefícios consistentes nesse tipo de migração? Por que esse é um aspecto que precisa ser considerado prioritário para a implementação de um novo sistema? Tire essas e outras dúvidas, a seguir. 

O que é migração de dados e quais benefícios ela pode trazer às serventias

A migração de dados é o processo de mover dados de um local para outro, de um formato para outro ou de um aplicativo para outro. Geralmente, ela é o resultado da introdução de um novo sistema ou local para os dados, mais moderno, seguro, otimizado e eficiente.

Hoje em dia, as migrações de dados são frequentes, à medida que as empresas mudam de infraestrutura e de sistemas locais para soluções baseadas em nuvem e que são integráveis a outras tecnologias importantes utilizadas no negócio. Isso porque muitos dos sistemas mais antigos não permitiam essas integrações.

E há diversos outros motivos e benefícios de se fazer a migração de dados, incluindo:

1. A migração de dados permite otimização constante

De início, é importante lembrar do benefício mais fundamental da migração de dados: uma migração permite otimização constante dos processos. Como já mencionado, a possibilidade de que sistemas mais antigos se tornem obsoletos é grande. E essa obsolescência acaba refletindo em processos ineficientes, morosidade no atendimento ao cliente da serventia, entre outros problemas.

Assim, a necessidade em realizar a migração de dados é também estratégica, devendo ser considerada como parte do plano de melhoria contínua do cartório.

2. A migração de dados pode integrar equipes de diferentes setores

Quando não há integração de dados e processos, muitas vezes, também não há integração de resultados e de setores.

Ao utilizar sistemas antigos que não conversem entre si, pode-se criar também silos na empresa. Afinal, haverá ruídos comunicacionais e desgastes entre profissionais de diferentes posições quando precisarem aguardar dados solicitados para outro setor ou quando se constatar que há redundâncias, retrabalhos e outros gargalos envolvendo diferentes áreas.

Diferentemente disso, quando se trabalha com um sistema completo e moderno, que permitiu uma migração de dados fluida e sem incidentes e que, a partir dela, possibilitou a integração e centralização das informações, facilidade de acesso e eliminação de inconsistências, consegue-se ter equipes mais sinérgicas e motivadas, o que pode impactar, inclusive, em melhora no clima organizacional.

3. A segurança pode ser aperfeiçoada em uma troca de sistema com boa migração de dados

O fator segurança também tem impacto na migração. Afinal, sistemas legados podem oferecer problemas de desempenho ou estarem estruturados de forma que a integridade de dados seja comprometida. Isto colocado, um grande benefício potencial na migração de dados está em novas possibilidades de otimização de segurança.

A implementação de um novo sistema que utiliza computação em nuvem, por exemplo, pode oferecer novas maneiras de criptografar e, ao mesmo tempo, compartilhar arquivos de modo mais célere.

Ao fazer a migração de dados para a nuvem, você tem a possibilidade de obter serviços de monitoramento, backups frequentes e serviços de registro. Isso é extremamente importante caso sua serventia precise executar uma recuperação de dados emergencial.

Graças aos backups na nuvem, em situações inesperadas, será possível colocar seu sistema e seus dados de volta em operação quase imediatamente, evitando problemas de segurança e na satisfação do cliente.

4. Com a migração de dados para uma base centralizada e acessível, ganha-se em poder de decisão

Nos últimos anos, os dados mudaram bastante em termos de natureza, qualidade e quantidade. Quem trabalha há mais tempo em cartório consegue comparar o crescimento exponencial de dados gerados e armazenados hoje em relação ao passado. E a tendência é de que esse movimento continue daqui para a frente.

E quando o sistema da serventia não está bem dimensionado para essa transformação, entre os problemas que surgem, está a dificuldade para que o gestor tenha acesso rápido e fácil às informações de que precisa para sua tomada de decisões.

Com a migração de dados na troca de sistemas, elimina-se essa dificuldade, além do acesso e do processamento de dados mais célere, o gestor ganhará novas maneiras de consolidar e cruzar esses dados em potentes relatórios para apoiar seu processo decisório.

benefícios da migração de dados

Dicas para planejar a migração de dados

Em uma migração de dados bem-sucedida, é importante que haja um planejamento que contemple as bases repositórias de origem e destino. Dependendo da estrutura ou do conjunto de sistemas, talvez seja necessário a digitalização ou transformação de determinados dados para que eles possam ser acessados e otimizados pelo novo sistema. Com o acompanhamento ideal da equipe de implementação, porém, a migração de dados pode ser feita tranquilamente e sem riscos. 

Esse apoio será importante ainda na formatação do plano de migração de dados e de troca de sistema, incluindo avaliação e análise geral dos dados, preparação, classificação, extração e categorização dos dados e seguindo para a validação, teste e verificação de dados na exportação. 

Além disso, ao realizar o processo de migração de dados, é crucial que a gestão possa contar com uma metodologia que garanta uma boa eficiência nessa atividade. Assim, decisões como método de migração, fluxo e tratamento de dados podem ser conduzidas de forma adequada e alinhada à estratégia de operação da serventia.

Para saber mais sobre essa etapa, confira também nosso artigo que explica como fazer a migração de dados em um sistema de cartórios.

Criado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) foi desenvolvido com a ideia principal de agilizar o intercâmbio de informações entre os ofícios de registro de imóveis, a administração pública, o Poder Judiciário e a população.

De acordo com o CNJ, por meio do SREI, é possível fazer requisição de certidões, pesquisa de bens que permite a busca por CPF ou CNPJ para detectar bens imóveis registrados e visualização eletrônica da matrícula de imóveis, além de outros serviços oferecidos de forma online.

Continue a leitura e compreenda melhor o que é o SREI e os benefícios que essa novidade pode proporcionar às serventias e ao usuário do cartório. Acompanhe a seguir.

Como funciona o SREI?

O Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis funciona como uma espécie de arquivo de dados relacionados aos serviços de registro imobiliário. Integrado e implantado por oficiais de registro de imóveis, o fluxo de documentos online tem gestão da Coordenação Nacional das Centrais Estaduais de Serviços Eletrônicos Compartilhados, vinculado ao Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (IRIB).

O sistema, instituído pelo Conselho Nacional de Justiça, por meio do Provimento nº 47/2015, ainda permite o compartilhamento dos dados com todas as suas unidades em todos os estados brasileiros.

Os documentos serão com assinaturas de certificado digital, ferramenta de autenticação para acesso aos serviços da Central Registradores de Imóveis e para assinar o Registro Eletrônico de Imóveis propriamente dito. Tudo isso irá funcionar de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), observado pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-Ping).

Vantagens do SREI e dos pedidos eletrônicos de certidão de matrícula de imóveis

O SREI traz muitas vantagens para minimizar a burocratização dos processos e facilitar o acesso do cliente aos pedidos de certidão de matrícula de imóveis.

Antes, era preciso que o usuário se deslocasse até o cartório. Agora os serviços podem ser acessados de forma online, sem precisar sair de casa, otimizando e valorizando o tempo do cliente. E, claro, além da facilidade e praticidade, o sistema para pedidos eletrônicos contribui para o respeito às medidas sanitárias de prevenção ao novo coronavírus, evitando a circulação de pessoas que passam a ter acesso ao serviço na plataforma virtual.

Outra vantagem é a possibilidade da compra e venda de imóveis ocorrer de maneira virtual. Os benefícios são sentidos por todos: para quem vende e compra o imóvel e para os cartórios. Isso porque o SREI agiliza, desburocratiza e ajuda a modernizar os processos.

Quanto a esse aspecto, especialmente para as serventias, entre os benefícios está o fato de que os documentos podem ser importados de forma eletrônica, acelerando os procedimentos. Além disso, o sistema é seguro pelas validações eletrônicas.

Em processos como as consultas de matrícula, por exemplo, o SREI contribui para a otimização dos serviços. Isso porque ele evita problemas como registros desatualizados de imóveis ou sem o termo de quitação oficializado na matrícula, no caso de financiamentos.

Outro serviço que ficou mais fácil, é a visualização da matrícula online, serviço essencial para o processo de negociação. Com isso, o SREI ajuda na verificação da situação atual do imóvel e de seus proprietários de forma mais prática. A certidão tem validade jurídica e pode ser utilizada como prova, para lavratura de escrituras públicas, documentos públicos e particulares e contratos de financiamento imobiliário.

E mais: será permitido a expedição de certidões de registro auxiliar como pacto antenupcial, cédula de crédito rural e convenção de condomínio.

Como benefício adicional, também podemos considerar que o SREI apresenta melhor relação custo-benefício, uma vez que evita a impressão de documentos para se obter registros.

Dessa maneira, o SREI vem para contribuir para o aprimoramento e a modernização dos serviços prestados e dos processos executados nos cartórios de registros de imóveis de todo o país, trazendo facilidades tanto para o usuário do cartório quanto para as serventias. Essa é também mais uma etapa na jornada pela desburocratização e pela digitalização desses serviços e por uma maior integração na base de dados compartilhada pelas serventias. 

E então, o que você achou dessa novidade? Em que estágio da digitalização se encontra seu cartório? Deixe sua mensagem nos comentários e continue acompanhando nosso blog para mais atualizações sobre este tema.

Provimento N.74 e armazenamento em nuvem

A rotina dos cartórios é muito complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

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Quando o candidato à titularidade de uma serventia é aprovado, mais do que atender ao caráter de validade e eficácia jurídica dos atos praticados, ele terá à frente o desafio de gerir um negócio – o mesmo desafio encontrado pelos titulares já em exercício. Afinal, sem uma gestão do cartório consistente, é comum que ocorram problemas graves em áreas como produtividade, eficiência, satisfação do cliente, lucratividade, entre outras. 

Mas como fazer uma boa gestão do cartório? Como otimizar a administração de sua serventia rumo à excelência gerencial? Continue a leitura e confira dicas para isso.

1. Tenha uma gestão orientada ao cliente

Diversas empresas já percebem como colocar o foco no cliente pode render bons frutos. Hoje, a parte mais importante de uma boa gestão é a satisfação do cliente. E nos cartórios isso deve estar no centro das estratégias.

Afinal, a missão central das serventias é a de conferir segurança jurídica aos principais atos jurídicos da população. Com isso, fica claro que o sucesso na gestão do cartório não é tangibilizado apenas por indicadores financeiros e pela lucratividade: o cliente é a razão de a serventia existir e sua satisfação deve ser uma prioridade nesses negócios e a rentabilidade uma consequência disso.

Dessa maneira, para ter uma gestão do cartório orientada ao cliente, é importante promover a melhor experiência possível. Isso passa por reduzir os tempos de espera e a morosidade dos processos internos, valorizando o cliente e o seu tempo. Elevar a praticidade no acesso às informações também é um ponto-chave para a satisfação do cliente, que é cada vez mais digitalizado. Ter um portal de acesso aos dados de acompanhamento do andamento dos títulos, por exemplo, pode contribuir significativamente para isso. 

2. Para uma boa gestão do cartório, desenvolva seu planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que possibilita a determinação da direção a ser seguida para se atingir determinados objetivos e metas. Por vezes, a gestão da serventia parece, por mais esforço que haja, não conquistar seus objetivos ou não conseguir obter melhorias importantes na operação do negócio.

Isso pode acontecer, justamente, por não haver sinergia nos esforços – quando gestores e colaboradores não sabem quais são as prioridades e a estratégia da empresa, perde-se o foco nos esforços. 

E o planejamento estratégico é o primeiro passo para evitar esse tipo de gargalo na gestão do cartório. Para desenvolvê-lo deve-se fazer uma análise interna e externa e responder questões como: onde a serventia se encontra? Onde ela pretende chegar? Como sair do ponto atual e chegar no desejado?

Tudo isso deverá ser sistematizado e registrado em um documento, compartilhado com a equipe e monitorado na rotina do cartório.

3. Aprimore a gestão financeira da serventia

A gestão financeira também é central para o sucesso do cartório e uma das responsabilidades de seu titular. Um bom gerenciamento financeiro cobre pilares como gestão de caixa, acompanhamento de margens, criação de uma reserva emergencial, previsão orçamentária e de reinvestimentos no cartório.

Fazer tudo isso no papel ou por meio de diversas planilhas descentralizadas é algo moroso, contraproducente e bastante suscetível a erros. É por isso que serventias que buscam profissionalizar e melhorar a gestão têm utilizado sistemas com módulo financeiro que automatizam diversas tarefas, evitando falhas humanos e otimizando o tempo produtivo; que proporcionam um controle digitalizado das entradas e saídas de caixa, além de relatórios para acompanhamento financeiro da performance da serventia. 

4. Utilize indicadores na gestão do cartório

Uma gestão orientada a dados não abre margem para achismos que podem levar à tomada de decisões equivocadas. Por isso, para uma boa gestão do cartório, é importante utilizar indicadores para mensurar os resultados atuais e a lacuna que falta atingir para alcançar os resultados desejados.

Entre os indicadores a serem utilizados, é importante considerar aqueles relacionados à satisfação do cliente, produtividade, gestão de tempo e gestão financeira.

5. Inspire-se nas normas aplicáveis à gestão do cartório

Uma maneira de checar como é possível melhorar e profissionalizar a gestão do cartório é verificar se sua serventia está alinhada aos padrões normativos do setor. 

A ABNT NBR 15906:2010, por exemplo, traz prescrições específicas para a gestão empresarial de serviços notariais e de registro, contemplando áreas-chave como liderança, planejamento estratégico, gestão de resultados, gestão socioambiental, entre outras. 

Seguindo esses critérios, será possível promover melhorias que impactem na qualidade do atendimento, na produtividade, na diferenciação de mercado, nos resultados financeiros e no aspecto ambiental da operação do cartório.

6. Estabeleça metas e prazos realistas

Quando há um desafio a ser superado, podemos facilmente nos tornar irrealistas sobre o que é realmente realizável. No entanto, é bom lembrar que não há nada como uma meta ou prazo irrealista para desmotivar as equipes e desengajá-las.  

Por isso, é importante definir metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para os membros de sua equipe.

7. Utilize um software de gestão do cartório

Hoje, melhorar a gestão e profissionalizá-la passa por utilizar a tecnologia como aliada. E a digitalização é um caminho bastante promissor para os cartórios, caracterizados por terem uma grande quantidade de processos complexos e burocráticos em sua rotina.

E isso é comumente motivo para atendimento mais moroso, níveis baixos de produtividade, taxas de erros e retrabalhos mais elevadas, falta de padronização de processos e de consistência e previsibilidade de resultados.

Por isso, o uso de um software especializado nas necessidades da gestão cartorial tem se mostrado tão importante para levar a gestão e os resultados a novos patamares. 

E então, pronto para melhorar a gestão do seu cartório? Para mais dicas, confira também nosso artigo sobre como elevar a eficiência da serventia.