A produtividade é uma medida de quão eficientemente as organizações usam seus recursos para atingir os objetivos de negócios. Assim, a produtividade do cartório é uma medida da eficiência da gestão da serventia.

Na prática, melhorar a produtividade envolve obter o máximo possível em menos tempo, com mais eficiência e menos recursos e desperdícios. Conforme aumenta a produtividade, uma organização pode transformar mais facilmente recursos em receitas.

E na realidade das serventias, como é possível aumentar a produtividade do cartório? Descubra, a seguir, dicas essenciais para tornar sua serventia mais produtiva.

Por que melhorar a produtividade do cartório é tão importante?

Melhorar a produtividade é importante porque aumentá-la pode elevar a receita a partir dos mesmos ou de menos recursos. Se as condições de mercado permanecerem iguais, isso se traduzirá em despesas mais baixas e lucros maiores.

Os lucros obtidos por meio da produtividade levam, em última análise, ao sucesso contínuo do negócio e à prestação de um serviço melhor e mais ágil ao cliente, o que se reflete na satisfação da população com o atendimento obtido em sua serventia.

Além disso, ambientes de trabalho produtivos também têm um efeito positivo no nível de satisfação dos colaboradores. Locais de trabalho improdutivos podem causar estresse desnecessário para os funcionários, o que pode levar membros talentosos da equipe a procurar emprego em outro lugar.

O que ajustar em sua serventia para melhorar a produtividade do cartório?

Há diversos caminhos e iniciativas que podem contribuir para elevar a produtividade do cartório. Entre as ações essenciais, destacam-se:

Defina responsabilidades com clareza e faça balanceamento de tarefas

Alguns profissionais não utilizam toda a sua capacidade produtiva por não saberem bem como desempenhar suas tarefas ou por não estarem cientes de qual é a sua contribuição para determinados processos.

Por isso, é fundamental primeiro comunicar e treinar para depois acompanhar, mensurar e otimizar. Também é importante balancear bem a divisão de responsabilidades entre os membros da equipe, evitando que alguém fique sobrecarregado enquanto o colega está ocioso.

Promova comunicação e cultura produtivas

Ruídos de comunicação e canais ineficientes podem prejudicar a produtividade do cartório. Por isso, estabeleça uma comunicação interna proativa e aberta para comunicar e dar feedback e ouvir os colaboradores.

Isso também precisa refletir na cultura do negócio, movendo o foco para uma cultura de resultados, associada à produtividade e alcance de metas.

Motive e reconheça sua equipe

Uma equipe motivada tende a trabalhar melhor e a entregar melhores resultados – inclusive em termos de produtividade do cartório. 

Assim, busque criar um clima organizacional positivo, uma liderança ativa e próxima e reconheça as vitórias, as melhorias e os resultados alcançados pelos colaboradores, retroalimentando, dessa forma, o seu engajamento com a produtividade e os objetivos da serventia.

Invista em tecnologia para potencializar a produtividade do cartório

A tecnologia pode ser uma grande aliada para se ter um cartório mais produtivo. Ela pode ajudar a:

  • Reduzir a burocracia;
  • Tornar processos mais enxutos e eficientes;
  • Automatizar atividades morosas e manuais que limam a produtividade da equipe;
  • Diminuir a margem para erros que prejudicam a performance dos profissionais;
  • Entre outros ganhos que se traduzem diretamente em incremento produtivo.

Quer conhecer um exemplo que já é um case de sucesso em serventias? Veja a seguir!

Benefícios do Alkaflow para melhorar a produtividade do cartório

A rotina dos cartórios é complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para melhorar a produtividade do cartório, conheça os benefícios do Alkaflow!

Ajuda a melhorar a organização de processos no cartório

Para garantir a eficiência e produtividade do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de ser um grande obstáculo, um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

A partir do monitoramento total de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo. Além disso, dá ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que pode ser configurado em cada etapa de trabalho, garantindo, com isso, a visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho e na produtividade dos colaboradores.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atendam às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando esses processos operacionais.

Contribui para solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas. Esse é um ponto importante porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos.

E se o problema for a integração dos sistemas dentro do cartório? Não se preocupe, pois o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft.

Favorece o bom desempenho com indicadores

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos benefícios do Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva e que também garantirá o bom desempenho. Por fim, o sistema também viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes.

Os benefícios da Alkaflow relacionados ao aumento da produtividade são muitos e permitem ao gestor ter o controle total da gestão da serventia. Além disso, é importante destacar que o sistema trabalha com alta tecnologia para garantir o armazenamento de dados com máxima segurança, 100% baseado em nuvem, com atualizações automáticas e backup na nuvem.

Conheça já o Alkaflow e veja como ele pode ajudar na produtividade do seu cartório!

O uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem ajuda as serventias a cumprirem sua missão social. Os cartórios existem para atender ao cidadão brasileiro, garantindo autenticidade e segurança de documentos e negociações durante toda a vida das pessoas.

Ainda, ajudam a desafogar nosso sistema jurídico, tão demandado e sobrecarregado. Além disso, a modernização constante, como o uso de sistema para cartórios com backup em nuvem, auxilia na promoção de maior segurança jurídica e praticidade para a rotina dos cidadãos.

Esse tipo de inovação, de fato, é fundamental para assegurar a segurança no armazenamento dos dados em tempos em que riscos como os ataques virtuais e sequestros de dados se tornam práticas hackers cada vez mais comuns no país.

Que tal compreender melhor o que é um sistema para cartórios com backup em nuvem, suas vantagens amplas, como ele funciona e como implementar em sua serventia? Para isso, continue a leitura!

Qual a diferença entre armazenamento local e em nuvem dos dados?

Antes de saber sobre os benefícios do sistema para cartórios com backup em nuvem, é importante compreender as diferentes formas de armazenamento de dados.

Resumidamente, o armazenamento em nuvem é aquele que mantém os dados digitais em um espaço online que possui vários servidores e que você pode acessar remotamente – com segurança e de onde estiver.

Já o armazenamento local é aquele no qual você guarda os dados da serventia em dispositivos de armazenamento físico, como unidades de disco rígido (HDDs), unidades de estado sólido (SSDs) ou dispositivos de armazenamento externos. Nesse caso, você só poderá acessar os dados localmente e, em caso de perda sem backup, será muito difícil reavê-los.

O que é backup em nuvem e por que ele eleva a segurança dos dados?

Trata-se de uma estratégia com a qual se envia pela internet uma cópia de um arquivo ou banco de dados para um local secundário externo para preservação em formato digital em caso de falha do equipamento ou catástrofe.

O backup em nuvem é uma alternativa que ajuda a garantir a segurança dos dados. Assim, se sua serventia armazena dados em um disco rígido que apresentou mau funcionamento do hardware, você não irá perdê-los se houver seu backup em nuvem.

E mais: mesmo se, porventura, sua serventia tiver equipamentos roubados, por exemplo, você não irá perder os dados armazenados localmente nas unidades físicas se fizer o backup em nuvem.

Além disso, como há controle de acesso, criptografia e outros recursos para garantir a integridade dos dados, sua segurança torna-se ainda mais elevada.

Serventias com servidores também precisam de um sistema para cartórios com backup em nuvem?

Há cartórios que já investiram em servidores de qualidade para o armazenamento de dados. Outros, continuam utilizando soluções mais simples, como HDs externos para o backup dos dados.

Isso, como vimos, mantém o cartório sob o risco de perda dos dados seja por mau funcionamento do dispositivo ou por falhas por esse ser um processo feito manualmente.

Sendo assim, ter um sistema para cartórios com backup em nuvem permanece importante mesmo para as serventias que utilizam outras formas de armazenamento e de backup. E mais: passa a ser algo mandatório a partir de instrumentos como o Provimento nº 74/2018.

Sistema para cartórios com backup em nuvem para atender ao Provimento nº 74/2018

Provimento n° 74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico.

Além da obrigatoriedade em se manter o backup em nuvem, é importante pensar no que buscar nesses sistemas para cartórios para otimizar os resultados dessa decisão e as melhorias na serventia.

Assim, com as prioridades bem alinhadas, é possível que o sistema de backup em nuvem possa exceder sua utilidade prática operacional, uma vez que a informatização de cartórios muda não apenas a forma de proteger a integridade dos autos, como também dos processos, além de colocar o cartório em um novo estágio de modernização e mais próximo de um maior nível de excelência.

Quais são as formas de fazer backup em nuvem?

Como vimos, há a obrigatoriedade de também manter os dados do cartório protegidos por meio do backup em nuvem.

Esse é um serviço também disponível gratuitamente. Entretanto, costumam apresentar uma limitação de espaço e de recursos que não é indicada para os cartórios. O recomendado é optar por serviços de backup em nuvem pagos, para ter disponibilidade adequada de espaço, servidores mais ágeis e acesso a recursos de segurança mais completos e atualizados.

Além disso, para atender ao que prescreve o Provimento nº 74/2018, é importante levar em conta alguns critérios. Por exemplo, é necessário ter um agendamento das atualizações dos backups em períodos não superiores a 24 horas e de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos. E isso tudo sem prejudicar o ritmo de trabalho e a produtividade da equipe.

Uma forma eficiente e prática de fazer isso é utilizando um sistema para cartórios com backup em nuvem.

Assim, apenas com o acesso à internet, os dados alterados ou inseridos em suas bases serão atualizados automaticamente no backup em nuvem, sem demandar esforços adicionais e perda de foco de sua equipe.

Como vimos, a nuvem proporciona diversos benefícios especialmente em termos de mais flexibilidade, segurança e escalabilidade para armazenar e acessar os dados da serventia. Um sistema especializado baseado nesta tecnologia, portanto, potencializará esses ganhos ajudando a garantir a produtividade do cartório e um nível elevado de segurança de seus dados.

Principais vantagens do sistema para cartórios com backup em nuvem

Os sistemas especializados, como o da Alkasoft, oferecem benefícios que vão além do armazenamento seguro dos dados da serventia. E tudo em consonância com o Provimento nº 74 do CNJ e as melhores e mais modernas práticas do mercado.

Entre essas vantagens, podemos citar:

1. Maior agilidade nos processos

A partir do uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem, a rotina laboral será otimizada de diversas formas. Com essa digitalização, cartórios deixam de ter seus registros e os documentos armazenados de forma fragmentada e descentralizada. Isso significa que processos que, antes, necessitavam percorrer um caminho maior para validar determinada etapa, passam a ser acessíveis no mesmo painel, de modo fácil, rápido e organizado.

Essa praticidade ajuda a tornar o cumprimento das atividades notariais muito mais ágil. Por exemplo, as diversas tarefas que envolvem checagem e cruzamento de dados poderão ser automatizadas, tornando o ciclo desses processos mais curto e célere. Isso permite que o atendimento assuma um caráter estratégico, possibilitando que os cartórios possam oferecer uma experiência melhor a seus clientes.

Além disso, o processo de migração de dados torna-se muito mais tranquilo, ágil e fácil com o uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem como o da Alkasoft.

2. O sistema para cartórios com backup em nuvem possibilita o trabalho remoto

O sistema de backup em nuvem, ao contrário de servidores internos, permite um acesso mais facilitado aos dados (naturalmente, por quem tem autorização para isso). Em tempos em que se torna crucial poder trabalhar com dados do cartório em qualquer local, isso é uma vantagem mercadológica. A adoção de um sistema de backup em nuvem para cartórios, mais do que conformidade, permite mais versatilidade e eficiência para a serventia – e isso inclui atividades a distância.

Antes da popularização de serviços que fornecem o backup em nuvem, cartórios estavam limitados aos softwares e hardwares internos. Hoje, é possível que se integrem aplicativos em dispositivos móveis ou plataformas digitais a toda organização dessa informação. Com isso, cartórios podem oferecer a disponibilidade de seus serviços de forma muito mais prática a seus clientes e funcionários.

3. Facilidade no compartilhamento de dados

Um dos maiores gargalos do armazenamento manual de dados, atualmente, é estar desalinhado com a realidade da produção de dados. Hoje, dados não apenas são produzidos em maior quantidade, como também geram maior complexidade. A gestão de informação no cartório torna-se cada vez mais prioritária, exigindo que serviços de registro e notariais modernizem-se para acompanharem essas mudanças nos demais segmentos de mercado.

Nesse contexto, utilizar um sistema para cartórios com backup em nuvem permite o compartilhamento de arquivos em tempo real, conforme as demandas surgidas. Com isso, a informatização de cartórios torna-se um importante aspecto competitivo. Gestores podem aplicar, com consistência, projetos de conformidade que tornam esse compartilhamento mais ágil e eficiente para toda a cadeia.

4. Maior segurança no backup de dados

É enorme a responsabilidade de um cartório com os dados de seus clientes. Por isso, mesmo antes da acessibilidade dos sistemas com backup em nuvem, a segurança já era um ativo fundamental. Porém, por mais que houvesse investimento em tecnologias e sistemas que agissem em redundância para proteger dados, havia uma limitação. E essa estava na forma com que dados eram criptografados.

O sistema para cartórios com backup em nuvem pode se aproveitar de funcionalidades que automatizam rotinas de cópias de dados. Assim, caso informações sejam corrompidas ou o cartório sofra com ataques digitais, tem-se a possibilidade de obter versões do mesmo arquivo, salvas de maneira automática. E isso adiciona uma camada extra de proteção e segurança de alto valor.

5. Adequação à LGPD

O sistema para cartórios com backup em nuvem também facilita a adequação das serventias à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isso porque, ao ir além do armazenamento manual dos dados, eleva-se o nível de segurança dessas informações. Também porque há o registro de atividades para monitorar eventuais focos de risco e recursos para uma gestão da informação completa da serventia.

E então, pronto para ter essas vantagens em sua serventia? Para isso, entre em contato com nossa equipe e solicite uma demonstração.

A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. É por isso que escolher o melhor sistema para cartório é algo fundamental para melhorar de forma global os resultados de sua serventia.

Hoje, há diversas ferramentas generalistas e especializadas disponíveis, o que pode tornar o processo decisório para a escolha da tecnologia ideal mais confuso e moroso.

Para ajudar nessa etapa, preparamos este artigo. A seguir, veja dicas essenciais para facilitar essa escolha e vencer os gargalos de seu sistema atual que estão impedindo seu cartório de alcançar sua excelência.

1. Prefira um sistema para cartório 100% online

Vivemos em uma sociedade cada vez mais digitalizada e com modelos de trabalho flexibilizados. Isso quer dizer que ter acesso ao seu sistema para gestão de cartórios sempre que precisar, de onde estiver, é algo que ajudará a manter a fluidez do seu fluxo de trabalho – inclusive, em modelos remotos.

Além disso, um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como:

  • Centralização do armazenamento;
  • Facilidade de acesso às informações;
  • Camadas extras de segurança;
  • Atualizações constantes;
  • Conformidade com normas legais;
  • Entre outras.

2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios

Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.

O que isso quer dizer?

  • Um sistema generalista contribui para administrar e automatizar algumas rotinas, mas esse apoio é bastante limitado;
  • Uma solução especializada é focada exclusivamente nas rotinas cartoriais e no atendimento a obrigatoriedades do setor, como o Provimento nº 74;
  • Entre os recursos de um sistema especializado, como o da Alkasoft estão: controle de documentação e protocolos; impressão dos protocolos conforme o padrão utilizado pelo ofício de registro (impressão personalizada); gestão financeira da serventia; emissão de certidões; ofícios e relatórios; cadastro de matrículas em lote; validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, entre outros.

Viu só como há uma importante diferença? Por isso, na informatização de cartórios, opte por um sistema especializado para solucionar com eficiência os problemas enfrentados por sua serventia.

3. Leve os diferenciais de segurança em consideração

Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. As serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção, inclusive no que diz respeito à sua integridade em caso de incidentes, como o roubo ou a falha de equipamentos.

Por isso, é fundamental contratar um sistema para gestão de cartórios que apresente diferenciais de segurança que ajudem a evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.

Um dos pontos cruciais nessa escolha, portanto, é verificar se o sistema oferece a vantagem do backup em nuvem de seus dados, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.

4. Considere como o sistema irá elevar a produtividade

Um dos grandes desafios enfrentados pelas serventias é o de melhorar a produtividade da equipe. Contratar mais pessoal nem sempre é possível ou a solução mais eficiente para vencer esse desafio.

O caminho pode estar na contratação do melhor sistema de gestão para cartório. Para ter certeza de que essa ferramenta realmente tenha o potencial necessário para tornar sua equipe mais produtiva, verifique pontos como:

  • O sistema oferece automação das principais rotinas do cartório?
  • É possível fazer a indexação de documentos já digitalizados de maneira ágil e segura para pesquisas de sua serventia?
  • Ele permite a otimização e o controle dos fluxos de trabalho?
  • A ferramenta integra com facilidade os livros de protocolo?
  • É possível monitorar indicadores de produtividade globais e individuais com o sistema?
  • Ele possibilita o cadastro de matrículas em lote?
  • O acesso aos dados e emissões de relatórios é fácil?
 

5. Escolha um sistema que ajude a melhorar e agilizar o atendimento

Outra necessidade comum das serventias é tornar o atendimento mais eficiente e rápido. O melhor sistema para cartório ajudará nisso de diferentes formas.

Isso inclui permitir que sua equipe perca menos tempo com tarefas repetitivas e manuais e se dedique mais ao atendimento das demandas dos clientes.

Além disso, no caso do sistema da Alkasoft, é possível adicionar o diferencial de um portal de acesso online, para que o cliente acompanhe o andamento dos títulos sem ter de se deslocar até a serventia. Assim, a informatização de cartórios realmente trabalha para elevar a satisfação do cliente!

6. Cheque se há serviço de suporte e treinamento

O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia.

Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por equipe especializada em cartórios e processos e na migração de dados entre sistemas.

Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais e ter mais produtividade com o uso do sistema.

7. Opte pelo sistema que ajude na adequação às obrigatoriedades do setor

Em meio à rotina corrida, os cartórios também têm de lidar com adequações a prescrições legais. Sem a segurança de contar com um sistema preparado para isso e que seja constantemente atualizado, este trabalho pode se tornar uma grande dor de cabeça.

É por isso que o melhor sistema para cartório já é desenvolvido tendo este pilar. A solução da Alkasoft, por exemplo, atende às exigências e provimentos com agilidade nas atualizações demandadas pelas serventias. Isso inclui, por exemplo, o Provimento nº 74 e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

8. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório

Nessas situações, também é importante averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.

Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.

Agora que você já sabe como escolher o melhor sistema para cartório, entre em contato com os consultores da Alkasoft e solicite uma demonstração de nosso sistema.

Você já parou para pensar que os modelos de gestão para cartórios são tão importantes quanto seu modelo de negócio? Esses são elementos cruciais para orientar sua serventia para o sucesso, estabelecendo parâmetros, padrões e objetivos claros e assertivos que permitirão, entre outras coisas, a otimização de tempo, maximização da produtividade e do engajamento da equipe, melhor atendimento ao cliente e redução de custos.

Mas o que são modelos de gestão para cartórios e como escolher um para sua serventia? É o que abordaremos a seguir.

O que são os modelos de gestão para cartórios?

Resumidamente, referem-se a escolhas metodológicas, sistematizadas e holísticas para o gerenciamento da serventia, ajudando a guiar o trabalho das equipes e orientá-lo para os objetivos estabelecidos.

Quando se adota conscientemente uma linha de gestão, o negócio passa a ser visto como uma verdadeira engrenagem, fortificada pela atuação estratégica e conjunta de seus elos. 

Quais os principais modelos de gestão para cartórios?

Há variados tipos de modelos de gestão para cartórios que podem ser considerados por sua serventia. Entre eles, estão:

Gestão por resultados

Este é um modelo que avalia o desempenho dos funcionários não por números de horas trabalhadas, mas pela finalização de suas metas. 

Neste modelo de gestão para cartórios, é fundamental ter um planejamento estratégico, desdobrando seus objetivos macro em metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais), cascateadas entre os membros da equipe.

Com isso, todos sabem o que precisam fazer e como seu trabalho será avaliado. É comum que neste modelo o alcance dos resultados esteja atrelado a recompensas para os colaboradores.

Assim, para implementá-lo, é importante: 

  • Revisar os objetivos do planejamento estratégico;
  • Transformar os objetivos estratégicos em metas SMART para a equipe;
  • Estabelecer formas de mensuração;
  • Monitorar o progresso;
  • Avaliar o desempenho;
  • Recompensar pelos resultados obtidos.
 

Gestão por processos

Entre os modelos de gestão para cartórios, este fornece métodos e recursos para analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar processos de negócios e para medir e impulsionar o desempenho aprimorado de processos por meio das pessoas.

Assim, formalizar e institucionalizar as melhores maneiras de fazer o trabalho é algo central, por meio de mapeamento de processos, estabelecimento de POs (padrões operacionais), sistematização de workflows (fluxos de trabalho) e outras práticas.

Com isso, o objetivo é tornar os processos mais eficientes, padronizados, fluidos e produtivos, levando a um ciclo contínuo de avaliação e melhoria.

Assim, para implementá-lo é importante:

  • Ter uma cultura e mentalidade de gestão voltada a processos – com isso, as divisões não são baseadas em setores, mas sim em cada etapa do processo compartilhado pelos diferentes funcionários de diferentes posições e áreas;
  • Mapear, redesenhar e otimizar fluxos de trabalho e processos continuamente;
  • Alinhar os processos com os objetivos estratégicos da serventia;
  • Estabelecer formas de monitoramento;
  • Automatizar atividades repetitivas e burocráticas, que tornam os processos morosos e ineficientes.

Gestão participativa

A gestão participativa refere-se a uma forma aberta de gestão na qual os funcionários estão ativamente envolvidos no processo de tomada de decisão da organização. Nestes modelos de gestão para cartórios, os funcionários têm oportunidades de contribuir com as políticas e decisões da serventia que atinjam as metas de negócios e, ao mesmo tempo, promovam a satisfação em sua carreira.

Diferentemente de um estilo de gestão autocrático, em que o gestor assume o controle operacional e toma as decisões unilateralmente, na gestão participativa todos podem oferecer sugestões para encontrar soluções viáveis ​​para os problemas de negócios.

Com isso, tem-se funcionários mais valorizados e engajados e mais inovação e colaboração na serventia.

Para implementar a gestão participativa, é importante:

  • Cooperação, colaboração, engajamento e empatia fazerem parte das diretrizes estratégicas e da cultura do negócio;
  • Haver maturidade no sistema de gestão e no desenvolvimento e sinergia da equipe para que as decisões possam ser descentralizadas;
  • O gestor precisa saber delegar parte do seu poder e as equipes terem competências e habilidades sólidas para a tomada de decisões;
  • Haver um relacionamento de confiança entre todos;
  • Desenvolver comunicação aberta e transparente;
  • Estabelecer formas de avaliação do trabalho.

Dicas para escolher o modelo de gestão para cartórios ideal

Como vimos, existem diversos modelos de gestão para cartórios e não há um que seja melhor do que o outro. Assim, é preciso considerar as características dos modelos e os objetivos, cultura e estilo de gestão e liderança de sua serventia para chegar à escolha ideal. 

Uma alternativa comum é combinar diferentes princípios de dois ou mais modelos conforme as necessidades de cada negócio. 

Além disso, é possível migrar entre modelos acompanhando as mudanças internas ou externas do mercado. 

Mas, independentemente dos modelos de gestão para cartório escolhidos, será fundamental buscar maneiras de mapear seus processos e estabelecer bons fluxos de trabalho e formas de mensuração para o atingimento das metas.

Conte com o Alkaflow para isso! Com este sistema de gestão, você poderá acompanhar o fluxo completo do seu cartório, da distribuição de tarefas às estatísticas de desempenho da equipe. Solicite uma demonstração!

A rotina de um tabelião exige o gerenciamento de diversas ações para a execução de um trabalho eficaz e com resultados positivos. Os processos do cartório são reconhecidos como complexos e, quando não bem otimizados, também como morosos e burocratizados. 

Sabe-se da importância do papel de um tabelião no cartório. É por meio de seu trabalho como oficial público, responsável pela preparação e autenticação de diversos documentos, escrituras e registros, que a população tem acesso a serviços essenciais ao longo de sua vida.

Entretanto, para que o atendimento prestado seja eficiente e qualificado e a rotina laboral ocorra sem maiores transtornos, é fundamental buscar constantemente maneiras de melhorar os processos do cartório.

Para obter dicas de como fazer isso, continue a leitura do artigo de hoje.  

7 boas práticas para o tabelião otimizar processos do cartório

Há diversos caminhos possíveis para desenvolver uma gestão ainda mais eficiente, com processos mais assertivos e um atendimento mais qualificado. Entre as ações recomendadas para isso, podemos destacar:

1. Tomar decisões baseadas em dados

O tabelião, liderança do cartório, é a peça-chave para conduzir os processos internos diários da serventia da melhor maneira possível. E, para isso, é importante ter entre suas habilidades a capacidade de tomada de decisão rápida e assertiva.

Uma das formas de fazer isso é reduzir o espaço para achismos e desenvolver a prática de tomar decisões baseadas em dados, trazendo mais segurança, celeridade e eficiência também nessa etapa. Os sistemas para cartório fornecem uma série de dados valiosos para orientar este processo.

2. Inovar na gestão do cartório

A modernização do seu cartório é essencial para inovar no atendimento aos seus clientes. Além disso, ela possibilita que você aprimore processos a partir das mais atuais práticas de gestão e tecnologias

Hoje, o cliente conta com a tecnologia para quase tudo, exigindo uma atualização nesse sentido das serventias. Ter acesso online a dados sobre o seu atendimento, por exemplo, é uma inovação que será valorizada e trará mais praticidade para todos os envolvidos.

 

3. Ter flexibilidade e empatia

Apesar de muitas das ações de rotina do tabelião demandarem protocolos em conformidade com provimentos e outras exigências legais, há espaço para demonstrar flexibilidade na gestão dos processos do cartório.

No escopo de seu trabalho, é possível ter autonomia para a determinação das melhores maneiras de se atender ao que prescreve a lei e ao que o público do cartório demanda.

Assim, é importante estabelecer uma mentalidade e uma cultura de melhoria contínua, que possibilite um atendimento menos marcado pela rigidez e mais pela empatia e foco em ajudar o cliente a solucionar suas dores efetivamente.

4. Delegar tarefas

É comum que alguns líderes acabem acumulando funções e executando processos que poderiam facilmente ser delegados. Isso resulta geralmente em atrasos nas entregas e na finalização dos atendimentos, erros e muito estresse. Isso não deve ser assim.

É essencial avaliar com cuidado o que é realmente de sua responsabilidade e o que pode ser delegado para sua equipe. Para isso, pode ser importante criar padrões operacionais e mapeamento de processos, destacando sempre qual profissional deve executar cada tarefa.

5. Automatizar processos

Uma das soluções mais eficientes para o tabelião melhorar os processos do cartório é automatizá-los. Na rotina laboral, o profissional precisa lidar e, por vezes, executar diversas tarefas manuais, repetitivas e que não geram valor para o cliente. Com isso, o tabelião acaba não conseguindo dedicar tempo e esforços para desenvolver uma gestão mais estratégica e preparar o negócio para o futuro.

Assim, automatizar processos é uma iniciativa cada vez mais imperativa para o tabelião conseguir obter maior eficiência em seus processos e mais qualidade e estratégia nas abordagens administrativas de sua gestão.

6. Utilizar softwares

Cada vez menos haverá espaço para erros, atrasos e inconsistências. Qualquer ocorrência dessas na rotina de um cartório pode ter um impacto bastante negativo.

Utilizar softwares para cartório para melhorar processos ajuda a evitar esses transtornos graves, trazendo também mais produtividade para a serventia e segurança para os dados e documentos armazenados.

7. Medir resultados

Todo o seu esforço e o de sua equipe merecem ter os resultados medidos. Essa mensuração é fundamental para avaliar se os objetivos estabelecidos foram alcançados ou o que é preciso ser feito para ajudá-los a conquistar as metas determinadas.

Quando medimos nossos resultados, paramos para avaliar aquilo que precisa ser aprimorado, investido e adaptado. Nem sempre será possível ter a métrica de todos os resultados, mas aquilo que já foi detectado contribuirá para reduzir, cada vez mais, os erros e gargalos dos processos do cartório.

Se você ficou interessado em saber mais sobre como a tecnologia pode ser aliada para melhorar os processos, confira nosso artigo que mostra como um software para cartório contribui para isso.

Entre as demandas de rotina de gestão da serventia, é importante que haja um controle preciso dos processos. Afinal, é a partir de sua otimização que garante-se melhor produtividade para a organização, mais segurança para a documentação e uma maior taxa de satisfação do cliente com o atendimento.

Para isso, é crucial que se meça e gerencie os chamados indicadores, isto é, resultados mensuráveis que possam nortear o planejamento e a gestão contínua de melhorias na gestão cartorial. Neste artigo, falaremos mais sobre alguns indicadores que podem ser de grande utilidade para acompanhar na gestão da serventia.

Com esse trabalho de acompanhamento, será possível ter maior controle sobre a performance de sua operação e, até mesmo, ter tomadas de decisão mais ágeis. Então, confira as dicas a seguir.

O que são indicadores?

Você já ouviu a máxima do gerenciamento que diz que “você não pode gerenciar o que não mede”? A partir dessa visão, podemos compreender os indicadores como recursos básicos para a gestão da serventia e de qualquer negócio. Os indicadores são pistas, sinais ou marcadores que medem um aspecto da performance da empresa ou equipe.

Eles demonstram quão próximo dos objetivos estabelecidos o cartório se encontra, quantificando seu progresso e apontando se a estratégia utilizada está ou não impactando como o esperado nos resultados obtidos.

4 exemplos de indicadores importantes para a gestão da serventia

Há diversos indicadores possíveis de serem acompanhados na gestão da serventia. Entretanto, para não cair na armadilha do microgerenciamento, é fundamental determinar indicadores-chave de desempenho (conhecidos como KPIs), que representam os objetivos prioritários a serem buscados na gestão da serventia e que são fundamentais para o seu sucesso no longo prazo. Entre esses indicadores podem estar:

1. Satisfação do cliente

Os serviços prestados por cartórios extrajudiciais são vitais para a população. Certificar-se de prestar o serviço da melhor forma possível para satisfazer a esses clientes é um ponto essencial, portanto, para a gestão da serventia.

Um dos fatores que geralmente desencadeiam problemas nesse indicador diz respeito ao atendimento moroso. Assim, para melhorar essa métrica, um caminho eficiente é utilizar sistemas de produtividade, que ajudem a otimizar e automatizar processos do cartório e, com isso, possibilitem a prestação de um serviço melhor e muito mais ágil.

2. Capacidade de atendimento

Trata-se de um indicador básico na gestão da serventia, porém, apesar disso, muitos gestores não fazem o acompanhamento necessário. Sem que haja um indicador claro de capacidade diária, ações como aumento ou diminuição de escopo de determinados serviços cartoriais podem ter execução e resultados imprecisos.

Lembre-se: a necessidade do indicador deve refletir a capacidade não apenas de atendimento presente no período, como apontar a possibilidade de produtividade a médio e longo prazo. Afinal, com o acompanhamento do indicador, ficará mais viável e prático ao gestor detectar potenciais gargalos e oportunidades de melhoria em sua operação e capacidade de atendimento da serventia.

3. Fechamento de protocolos

A partir desse indicador da gestão da serventia, é possível fazer com que o cartório tenha maior poder de análise em relação a como os colaboradores desempenham suas funções. O fechamento de protocolos, em uma média, pode indicar para a gestão quais são os processos que são problemáticos ou apresentam gargalos.

Acompanhando esse indicador, o gestor poderá determinar quais processos estão morosos e precisam ser redesenhados, enxugados e automatizados para que a serventia possa ser mais produtiva e eficiente.

4. Tempo de espera na gestão da serventia

O tempo de espera, além de ser um indicador que representa a agilidade dos processos, acaba por ser um indicador que se reflete nos demais aqui citados. O tempo que um cliente leva para conseguir emitir documentos, realizar um registro ou obter a prestação de outro serviço da rotina cartorial está intimamente ligado à sua satisfação e à capacidade do atendimento da serventia em si.

Portanto, esse é um indicador bastante estratégico e que deve ser acompanhado recorrentemente para que o gestor tenha insights baseados em dados confiáveis para promover melhorias contínuas no cartório que impactarão diretamente em seus resultados e na satisfação do cliente.

Acompanhando a gestão da serventia de forma estratégica

Para o acompanhamento ativo da gestão da serventia, não basta somente mensurar os dados. É preciso fazer com que esses dados gerem relatórios que possam indicar melhorias e mudanças para que a serventia consiga atingir metas e superar barreiras que estejam impedindo o atingimento de melhores resultados.

Indicadores, em um contexto estratégico, precisam orientar uma inteligência de mercado para seu negócio. E, para que isso aconteça, a gestão da serventia deve assumir um caráter estratégico e de comunicação engajada, colocando os próximos passos e planos de ação de forma clara por meio do cruzamento de dados com os indicadores apresentados.

No entanto, para conduzir esse trabalho sem impactar nas demais responsabilidades, é importante considerar o auxílio da tecnologia, afinal, buscar e atualizar número a número manualmente, em uma operação complexa como a do cartório, poderia se tornar algo altamente contraproducente.

Quer saber mais sobre como utilizar um sistema de produtividade para acompanhar e otimizar a gestão da serventia de maneira inteligente e estratégica? Então, solicite uma demonstração do software Alkaflow, sistema da Alkasoft especializado na gestão da produtividade em cartórios.

Realizar a automação em cartórios é uma iniciativa imprescindível para o desenvolvimento da serventia e para aprimorar a experiência de seus usuários. A partir do momento em que novas tecnologias se tornaram mais acessíveis, o fluxo de dados e sua complexidade passaram a escalar progressivamente. Portanto, é necessário que a automação em cartórios possa acompanhar esse crescimento.

A atividade extrajudicial, especialmente no cenário brasileiro, sofre com o acúmulo de processos e sua falta de celeridade. A rotina diária dos cartórios envolve um grande fluxo de informações. Com a automação dos processos, é possível não somente desafogar e otimizar esse fluxo, como também aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe. E isso irá possibilitar que a geração de valor por meio de seu capital humano seja significativamente maior. 

Você já havia parado para pensar sobre como a automação em cartórios pode otimizar processos? É isso que abordaremos neste artigo. Continue a leitura e saiba mais sobre os benefícios e de que forma implementar essa automação organizando seu fluxo de atividades com o uso de sistemas modernos. 

Quais são as vantagens da automação em cartórios?

Quando se afirma que a automação em cartórios é uma grande força para a otimização de processos, é importante que sejam estabelecidos os principais critérios nessa melhoria. A implementação de todo software, em uma organização, é realizada para que se tenha um ganho na qualidade, rapidez ou em novas funcionalidades para determinada função. Então, como a automação em cartórios possibilita essa transformação?

Para responder a essa pergunta, é preciso que entendamos quais são as principais vantagens potencialmente obtidas com essa automação. A que mais pode ser destacada nesse quesito (pois influencia nos demais benefícios) é a diminuição de redundâncias. Assim, processos podem ser padronizados, o que elimina o erro humano que determinadas funções operacionais e repetitivas podem incorrer sem que se tenha uma solução de automação.

Consequentemente, a diminuição de erros permite que o fluxo de informações tenha maior previsibilidade. Tal previsibilidade gera maior controle e, ainda, otimiza os processos de tomada de decisões. 

Também é importante destacar que a automação em cartórios oferece para sua equipe maior autonomia para ações que vão além do operacional. Com informação aliada ao gerenciamento de dados, é possível otimizar informações de maneira personalizada e adequada às necessidades de seus usuários – especialmente no que diz respeito à agilidade.

Isso permite um melhor atendimento e incremento nos níveis de satisfação dos clientes da serventia, contribuindo na construção de uma imagem de credibilidade e solidez no mercado.

Além disso, a automação contribui para a redução de custos no cartório. Afinal, quando não há um nível elevado de controle sobre tarefas e processos, abre-se margem para desperdícios. Já ao centralizar todos os dados em um sistema, consegue-se visualizar com mais facilidade e clareza como todos os recursos estão sendo utilizados e identificar oportunidades de otimizar a verba sem reduzir a qualidade do serviço prestado.

Como implementar e facilitar a automação em cartórios?

Como já mencionado, novas tecnologias tornaram o fluxo de informação maior e mais complexo. Em virtude disso, sistemas gerenciais desenvolvidos e pensados em linha com a rotina de registros e operações comuns ao cartório precisam integrar e organizar esse fluxo de informações, uma vez automatizado.

Um software especializado para cartórios é a solução ideal para isso. Com ele, consegue-se ter fácil acesso aos dados dos livros de sua serventia. Para que essa acessibilidade se expanda, o armazenamento em nuvem dos dados é uma grande possibilidade que a automação em cartórios permite. Consultas e até mesmo processos inteiros podem ser realizados e monitorados de forma local ou remotamente. Especialmente agora, com regimes de trabalho híbridos ou em home office, essa alternativa ganha ainda mais destaque.

Plataformas como o CART Imóveis, da Alkasoft, integram todos os passos de processos centrais na rotina das serventias, como registro de imóveis e atividades extrajudiciais. Seguindo as boas práticas e normas dos órgãos reguladores, a automação em cartórios permite que você realize cadastros, pesquisas, emita ofícios para assinatura digital e facilite o acesso de seus clientes às informações demandadas.

Gostou do nosso artigo e de saber mais sobre a automação em cartório? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog.

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei n° 13.709/2018), um conjunto de regras que determinam como as informações e dados pessoais devem ser tratados, compartilhados e coletados. Em suma, a lei veio para proteger a população, focando em sua privacidade e exigindo das organizações mais proteção e atenção no trato das informações de terceiros. E sua serventia: está preparada para os impactos da LGPD nos cartórios?

Inspirado no regulamento europeu (Regulamento Geral de Proteção de Dados – GDPR), a LGPD estabelece regras sobre a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais gerenciados por organizações.

Entre as ações coibidas pela LGPD, estão a coleta e o uso de dados pessoais sem consentimento, bem como o uso de informações pessoais para a prática de discriminação ilegal ou injusta.

Antes da LGPD, a proteção de dados pessoais no Brasil era aplicada por mais de 40 normas legais em nível federal, incluindo o Marco Civil da Internet (Lei da Internet) e o Código de Proteção ao Consumidor.

O problema com essa abordagem era que ela criava uma estrutura legal complexa, em que os direitos eram aplicados em um nível setorial, o que significa que diferentes setores tinham regulamentações diferentes.

Assim, a LGPD é uma aplicação transversal e multissetorial, que substitui e/ou complementa o quadro regulamentar setorial ao disponibilizar um conjunto claro de diretrizes, aplicando-se nos setores público e privado e em fontes de dados online e offline.

Continue a leitura e descubra mais sobre os impactos da LGPD nos cartórios e como preparar sua serventia.

Esteja atento: a LGPD já está em vigor!

A LGPD foi sancionada em 2018 e entrou em vigor em setembro de 2020. Com a lei, o Brasil passou a fazer parte da lista de países que possuem legislação específica de proteção e segurança de dados pessoais.

A legislação se insere no contexto brasileiro de adaptação progressiva às melhores práticas globais de gestão de dados e abrange todas as organizações que oferecem serviços ou possuem operações envolvendo tratamento de dados no país.

Dessa maneira, se sua serventia ainda não se preparou, esteja atento para os impactos da LGPD nos cartórios! O órgão responsável por mediar esse relacionamento e fiscalizar as empresas é a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

E, com isso, as organizações que violarem a LGPD já estão sujeitas a consequências como o recebimento de advertência, multas, suspensões e, até mesmo, a proibição parcial ou integral do exercício de atividades. Cabe destacar que as multas podem atingir 2% do faturamento do seu cartório, tendo um teto de R$ 50 milhões a cada infração recebida. 

Impactos da LGPD nos cartórios: dicas para se preparar

De acordo com a LGPD, as organizações precisam cumprir 10 princípios que norteiam o processamento de dados pessoais.

São eles: propósito, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e a prestação de contas.

Para resumir, esses princípios orientam que as empresas devem tomar medidas de segurança para proteger os dados pessoais, solicitar apenas dados que sejam relevantes para a sua operação e, em última instância, ser transparentes com os clientes, deixando claras suas intenções e objetivos ao solicitar e tratar seus dados.

De acordo com o artigo 9º, “o titular dos dados tem o direito de ter acesso fácil às informações sobre o tratamento dos seus dados, as quais devem ser disponibilizadas de forma clara”.

A lei também estabelece que o acesso deve ser disponibilizado “a qualquer momento e mediante solicitação”. Além disso, o proprietário dos dados pode exigir que seus dados sejam excluídos ou até alterados, dependendo do caso.

Dessa maneira, entre os impactos da LGPD nos cartórios, está a preparação das serventias para prover, armazenar, proteger e utilizar os dados conforme as prescrições trazidas, assim como para manter um registro do tratamento de dados realizado pela serventia. 

E isso implica sua digitalização, afinal, sem um sistema que centralize e apoie todas as etapas deste processo, possibilitando a realização de backups de segurança, este seria um desafio homérico e altamente suscetível a falhas, retrabalhos, inconsistências e brechas de segurança.

No Estado de São Paulo, por meio do Provimento 23/2020, da Corregedoria Geral da Justiça (CGJ/SP), estabeleceu-se as diferentes maneiras de tratamento que serão aplicadas aos atos relativos ao exercício dos ofícios extrajudiciais de notas e de registro, apresentando os requisitos a serem atingidos para se atender aos padrões de segurança determinados para os dados, entre outras diretrizes.

Assim, seguir o que estabelece esse provimento é uma iniciativa importante para se estar também em conformidade com a LGPD. 

Outra ação essencial é determinar os agentes envolvidos no tratamento de dados, seguindo o que determina a nova lei: o controlador (que tomará decisões envolvendo o tratamento dos dados) e o processador (profissional que realizará o tratamento das informações). 

E, para que tudo isso funcione e os impactos da LGPD nos cartórios não sejam negativos, é crucial treinar a equipe, esclarecendo todos os pontos da LGPD que afetam seu trabalho, assim como certificando-se de que todos os novos procedimentos e padrões estabelecidos sejam seguidos na prática, conscientizando os colaboradores sobre a importância disso. 

E então, pronto para se preparar para os impactos da LGPD nos cartórios? Para mais dicas, leia o guia que preparamos sobre como adequar sua serventia à nova legislação.

Ao realizar o gerenciamento e a modernização de sua estrutura organizacional, é importante que os sistemas permitam, quando necessário, uma migração de dados completa. Comumente, múltiplos sistemas podem se tornar obsoletos ou causar conflito com a integridade dos dados. 

Dessa forma, no momento de considerar a implementação de um novo sistema, é importante que se tenha uma opção especializada, que proporcione uma migração de dados eficiente, segura, livre de redundâncias e que permita as integrações necessárias.

Mas será que há realmente benefícios consistentes nesse tipo de migração? Por que esse é um aspecto que precisa ser considerado prioritário para a implementação de um novo sistema? Tire essas e outras dúvidas, a seguir. 

O que é migração de dados e quais benefícios ela pode trazer às serventias

A migração de dados é o processo de mover dados de um local para outro, de um formato para outro ou de um aplicativo para outro. Geralmente, ela é o resultado da introdução de um novo sistema ou local para os dados, mais moderno, seguro, otimizado e eficiente.

Hoje em dia, as migrações de dados são frequentes, à medida que as empresas mudam de infraestrutura e de sistemas locais para soluções baseadas em nuvem e que são integráveis a outras tecnologias importantes utilizadas no negócio. Isso porque muitos dos sistemas mais antigos não permitiam essas integrações.

E há diversos outros motivos e benefícios de se fazer a migração de dados, incluindo:

1. A migração de dados permite otimização constante

De início, é importante lembrar do benefício mais fundamental da migração de dados: uma migração permite otimização constante dos processos. Como já mencionado, a possibilidade de que sistemas mais antigos se tornem obsoletos é grande. E essa obsolescência acaba refletindo em processos ineficientes, morosidade no atendimento ao cliente da serventia, entre outros problemas.

Assim, a necessidade em realizar a migração de dados é também estratégica, devendo ser considerada como parte do plano de melhoria contínua do cartório.

2. A migração de dados pode integrar equipes de diferentes setores

Quando não há integração de dados e processos, muitas vezes, também não há integração de resultados e de setores.

Ao utilizar sistemas antigos que não conversem entre si, pode-se criar também silos na empresa. Afinal, haverá ruídos comunicacionais e desgastes entre profissionais de diferentes posições quando precisarem aguardar dados solicitados para outro setor ou quando se constatar que há redundâncias, retrabalhos e outros gargalos envolvendo diferentes áreas.

Diferentemente disso, quando se trabalha com um sistema completo e moderno, que permitiu uma migração de dados fluida e sem incidentes e que, a partir dela, possibilitou a integração e centralização das informações, facilidade de acesso e eliminação de inconsistências, consegue-se ter equipes mais sinérgicas e motivadas, o que pode impactar, inclusive, em melhora no clima organizacional.

3. A segurança pode ser aperfeiçoada em uma troca de sistema com boa migração de dados

O fator segurança também tem impacto na migração. Afinal, sistemas legados podem oferecer problemas de desempenho ou estarem estruturados de forma que a integridade de dados seja comprometida. Isto colocado, um grande benefício potencial na migração de dados está em novas possibilidades de otimização de segurança.

A implementação de um novo sistema que utiliza computação em nuvem, por exemplo, pode oferecer novas maneiras de criptografar e, ao mesmo tempo, compartilhar arquivos de modo mais célere.

Ao fazer a migração de dados para a nuvem, você tem a possibilidade de obter serviços de monitoramento, backups frequentes e serviços de registro. Isso é extremamente importante caso sua serventia precise executar uma recuperação de dados emergencial.

Graças aos backups na nuvem, em situações inesperadas, será possível colocar seu sistema e seus dados de volta em operação quase imediatamente, evitando problemas de segurança e na satisfação do cliente.

4. Com a migração de dados para uma base centralizada e acessível, ganha-se em poder de decisão

Nos últimos anos, os dados mudaram bastante em termos de natureza, qualidade e quantidade. Quem trabalha há mais tempo em cartório consegue comparar o crescimento exponencial de dados gerados e armazenados hoje em relação ao passado. E a tendência é de que esse movimento continue daqui para a frente.

E quando o sistema da serventia não está bem dimensionado para essa transformação, entre os problemas que surgem, está a dificuldade para que o gestor tenha acesso rápido e fácil às informações de que precisa para sua tomada de decisões.

Com a migração de dados na troca de sistemas, elimina-se essa dificuldade, além do acesso e do processamento de dados mais célere, o gestor ganhará novas maneiras de consolidar e cruzar esses dados em potentes relatórios para apoiar seu processo decisório.

benefícios da migração de dados

Dicas para planejar a migração de dados

Em uma migração de dados bem-sucedida, é importante que haja um planejamento que contemple as bases repositórias de origem e destino. Dependendo da estrutura ou do conjunto de sistemas, talvez seja necessário a digitalização ou transformação de determinados dados para que eles possam ser acessados e otimizados pelo novo sistema. Com o acompanhamento ideal da equipe de implementação, porém, a migração de dados pode ser feita tranquilamente e sem riscos. 

Esse apoio será importante ainda na formatação do plano de migração de dados e de troca de sistema, incluindo avaliação e análise geral dos dados, preparação, classificação, extração e categorização dos dados e seguindo para a validação, teste e verificação de dados na exportação. 

Além disso, ao realizar o processo de migração de dados, é crucial que a gestão possa contar com uma metodologia que garanta uma boa eficiência nessa atividade. Assim, decisões como método de migração, fluxo e tratamento de dados podem ser conduzidas de forma adequada e alinhada à estratégia de operação da serventia.

Para saber mais sobre essa etapa, confira também nosso artigo que explica como fazer a migração de dados em um sistema de cartórios.

Criado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI) foi desenvolvido com a ideia principal de agilizar o intercâmbio de informações entre os ofícios de registro de imóveis, a administração pública, o Poder Judiciário e a população.

De acordo com o CNJ, por meio do SREI, é possível fazer requisição de certidões, pesquisa de bens que permite a busca por CPF ou CNPJ para detectar bens imóveis registrados e visualização eletrônica da matrícula de imóveis, além de outros serviços oferecidos de forma online.

Continue a leitura e compreenda melhor o que é o SREI e os benefícios que essa novidade pode proporcionar às serventias e ao usuário do cartório. Acompanhe a seguir.

Como funciona o SREI?

O Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis funciona como uma espécie de arquivo de dados relacionados aos serviços de registro imobiliário. Integrado e implantado por oficiais de registro de imóveis, o fluxo de documentos online tem gestão da Coordenação Nacional das Centrais Estaduais de Serviços Eletrônicos Compartilhados, vinculado ao Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (IRIB).

O sistema, instituído pelo Conselho Nacional de Justiça, por meio do Provimento nº 47/2015, ainda permite o compartilhamento dos dados com todas as suas unidades em todos os estados brasileiros.

Os documentos serão com assinaturas de certificado digital, ferramenta de autenticação para acesso aos serviços da Central Registradores de Imóveis e para assinar o Registro Eletrônico de Imóveis propriamente dito. Tudo isso irá funcionar de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), observado pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-Ping).

Vantagens do SREI e dos pedidos eletrônicos de certidão de matrícula de imóveis

O SREI traz muitas vantagens para minimizar a burocratização dos processos e facilitar o acesso do cliente aos pedidos de certidão de matrícula de imóveis.

Antes, era preciso que o usuário se deslocasse até o cartório. Agora os serviços podem ser acessados de forma online, sem precisar sair de casa, otimizando e valorizando o tempo do cliente. E, claro, além da facilidade e praticidade, o sistema para pedidos eletrônicos contribui para o respeito às medidas sanitárias de prevenção ao novo coronavírus, evitando a circulação de pessoas que passam a ter acesso ao serviço na plataforma virtual.

Outra vantagem é a possibilidade da compra e venda de imóveis ocorrer de maneira virtual. Os benefícios são sentidos por todos: para quem vende e compra o imóvel e para os cartórios. Isso porque o SREI agiliza, desburocratiza e ajuda a modernizar os processos.

Quanto a esse aspecto, especialmente para as serventias, entre os benefícios está o fato de que os documentos podem ser importados de forma eletrônica, acelerando os procedimentos. Além disso, o sistema é seguro pelas validações eletrônicas.

Em processos como as consultas de matrícula, por exemplo, o SREI contribui para a otimização dos serviços. Isso porque ele evita problemas como registros desatualizados de imóveis ou sem o termo de quitação oficializado na matrícula, no caso de financiamentos.

Outro serviço que ficou mais fácil, é a visualização da matrícula online, serviço essencial para o processo de negociação. Com isso, o SREI ajuda na verificação da situação atual do imóvel e de seus proprietários de forma mais prática. A certidão tem validade jurídica e pode ser utilizada como prova, para lavratura de escrituras públicas, documentos públicos e particulares e contratos de financiamento imobiliário.

E mais: será permitido a expedição de certidões de registro auxiliar como pacto antenupcial, cédula de crédito rural e convenção de condomínio.

Como benefício adicional, também podemos considerar que o SREI apresenta melhor relação custo-benefício, uma vez que evita a impressão de documentos para se obter registros.

Dessa maneira, o SREI vem para contribuir para o aprimoramento e a modernização dos serviços prestados e dos processos executados nos cartórios de registros de imóveis de todo o país, trazendo facilidades tanto para o usuário do cartório quanto para as serventias. Essa é também mais uma etapa na jornada pela desburocratização e pela digitalização desses serviços e por uma maior integração na base de dados compartilhada pelas serventias. 

E então, o que você achou dessa novidade? Em que estágio da digitalização se encontra seu cartório? Deixe sua mensagem nos comentários e continue acompanhando nosso blog para mais atualizações sobre este tema.

Provimento N.74 e armazenamento em nuvem

A rotina dos cartórios é muito complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Leia mais

Quando o candidato à titularidade de uma serventia é aprovado, mais do que atender ao caráter de validade e eficácia jurídica dos atos praticados, ele terá à frente o desafio de gerir um negócio – o mesmo desafio encontrado pelos titulares já em exercício. Afinal, sem uma gestão do cartório consistente, é comum que ocorram problemas graves em áreas como produtividade, eficiência, satisfação do cliente, lucratividade, entre outras. 

Mas como fazer uma boa gestão do cartório? Como otimizar a administração de sua serventia rumo à excelência gerencial? Continue a leitura e confira dicas para isso.

1. Tenha uma gestão orientada ao cliente

Diversas empresas já percebem como colocar o foco no cliente pode render bons frutos. Hoje, a parte mais importante de uma boa gestão é a satisfação do cliente. E nos cartórios isso deve estar no centro das estratégias.

Afinal, a missão central das serventias é a de conferir segurança jurídica aos principais atos jurídicos da população. Com isso, fica claro que o sucesso na gestão do cartório não é tangibilizado apenas por indicadores financeiros e pela lucratividade: o cliente é a razão de a serventia existir e sua satisfação deve ser uma prioridade nesses negócios e a rentabilidade uma consequência disso.

Dessa maneira, para ter uma gestão do cartório orientada ao cliente, é importante promover a melhor experiência possível. Isso passa por reduzir os tempos de espera e a morosidade dos processos internos, valorizando o cliente e o seu tempo. Elevar a praticidade no acesso às informações também é um ponto-chave para a satisfação do cliente, que é cada vez mais digitalizado. Ter um portal de acesso aos dados de acompanhamento do andamento dos títulos, por exemplo, pode contribuir significativamente para isso. 

2. Para uma boa gestão do cartório, desenvolva seu planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que possibilita a determinação da direção a ser seguida para se atingir determinados objetivos e metas. Por vezes, a gestão da serventia parece, por mais esforço que haja, não conquistar seus objetivos ou não conseguir obter melhorias importantes na operação do negócio.

Isso pode acontecer, justamente, por não haver sinergia nos esforços – quando gestores e colaboradores não sabem quais são as prioridades e a estratégia da empresa, perde-se o foco nos esforços. 

E o planejamento estratégico é o primeiro passo para evitar esse tipo de gargalo na gestão do cartório. Para desenvolvê-lo deve-se fazer uma análise interna e externa e responder questões como: onde a serventia se encontra? Onde ela pretende chegar? Como sair do ponto atual e chegar no desejado?

Tudo isso deverá ser sistematizado e registrado em um documento, compartilhado com a equipe e monitorado na rotina do cartório.

3. Aprimore a gestão financeira da serventia

A gestão financeira também é central para o sucesso do cartório e uma das responsabilidades de seu titular. Um bom gerenciamento financeiro cobre pilares como gestão de caixa, acompanhamento de margens, criação de uma reserva emergencial, previsão orçamentária e de reinvestimentos no cartório.

Fazer tudo isso no papel ou por meio de diversas planilhas descentralizadas é algo moroso, contraproducente e bastante suscetível a erros. É por isso que serventias que buscam profissionalizar e melhorar a gestão têm utilizado sistemas com módulo financeiro que automatizam diversas tarefas, evitando falhas humanos e otimizando o tempo produtivo; que proporcionam um controle digitalizado das entradas e saídas de caixa, além de relatórios para acompanhamento financeiro da performance da serventia. 

4. Utilize indicadores na gestão do cartório

Uma gestão orientada a dados não abre margem para achismos que podem levar à tomada de decisões equivocadas. Por isso, para uma boa gestão do cartório, é importante utilizar indicadores para mensurar os resultados atuais e a lacuna que falta atingir para alcançar os resultados desejados.

Entre os indicadores a serem utilizados, é importante considerar aqueles relacionados à satisfação do cliente, produtividade, gestão de tempo e gestão financeira.

5. Inspire-se nas normas aplicáveis à gestão do cartório

Uma maneira de checar como é possível melhorar e profissionalizar a gestão do cartório é verificar se sua serventia está alinhada aos padrões normativos do setor. 

A ABNT NBR 15906:2010, por exemplo, traz prescrições específicas para a gestão empresarial de serviços notariais e de registro, contemplando áreas-chave como liderança, planejamento estratégico, gestão de resultados, gestão socioambiental, entre outras. 

Seguindo esses critérios, será possível promover melhorias que impactem na qualidade do atendimento, na produtividade, na diferenciação de mercado, nos resultados financeiros e no aspecto ambiental da operação do cartório.

6. Estabeleça metas e prazos realistas

Quando há um desafio a ser superado, podemos facilmente nos tornar irrealistas sobre o que é realmente realizável. No entanto, é bom lembrar que não há nada como uma meta ou prazo irrealista para desmotivar as equipes e desengajá-las.  

Por isso, é importante definir metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para os membros de sua equipe.

7. Utilize um software de gestão do cartório

Hoje, melhorar a gestão e profissionalizá-la passa por utilizar a tecnologia como aliada. E a digitalização é um caminho bastante promissor para os cartórios, caracterizados por terem uma grande quantidade de processos complexos e burocráticos em sua rotina.

E isso é comumente motivo para atendimento mais moroso, níveis baixos de produtividade, taxas de erros e retrabalhos mais elevadas, falta de padronização de processos e de consistência e previsibilidade de resultados.

Por isso, o uso de um software especializado nas necessidades da gestão cartorial tem se mostrado tão importante para levar a gestão e os resultados a novos patamares. 

E então, pronto para melhorar a gestão do seu cartório? Para mais dicas, confira também nosso artigo sobre como elevar a eficiência da serventia.

Os serviços prestados pelos diferentes tipos de cartórios extrajudiciais têm entre suas características primordiais a essencialidade das suas funções. Isso porque, praticamente em todas as fases da sua vida, os cidadãos do país fazem uso de seus serviços: desde para o registro do seu nascimento, do casamento, da compra de um imóvel, ou até para reconhecer uma firma.

Não é à toa que, de acordo com uma pesquisa do Datafolha, feita por solicitação da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), os cartórios estão no rol de instituições mais confiáveis e de credibilidade na avaliação da população brasileira.

Para atenderem a demandas tão variadas com qualidade, há diferentes tipos de cartórios, que são de responsabilidade de tabeliães e registradores, selecionados por meio de concursos. O objetivo principal de um cartório extrajudicial é publicizar, autenticar e dar segurança jurídica aos atos de interesse particular ou de sociedade, com interesse geral.

Dessa maneira, os tipos de cartórios possuem competências diversas e distintas. De acordo com o artigo 1º da lei 8935/94, que regulamenta a atividade cartorial, os “serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”. Os cartórios são fiscalizados pelo Poder Judiciário, com determinação dada pela Emenda Constitucional n.º 45/2004, da Constituição Federal de 1988, conferida ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Diante da complexidade e importância dessas organizações, diversos tipos de soluções são criadas para auxiliar os cartórios no exercício de suas funções com segurança, produtividade e eficiência. Os softwares para cartório são um exemplo disso. 

Continue a leitura e saiba mais sobre os principais tipos de cartório, suas características e os benefícios de adotar um software com especificidade para cada um dos cartórios. Acompanhe a seguir.

Os principais tipos de cartórios e suas características

São diversas as atribuições dos cartórios e muitos os seus tipos. É por meio desses serviços que damos fé pública para atos e documentos, de forma probatória e executiva. Cada cartório tem responsabilidade por um tipo de documento e sua respectiva área. 

Conforme o artigo 5º da Lei dos Notários e Registradores (Lei nº 8.935/94), há diversos tipos de cartórios extrajudiciais em nosso país, tais como:

Notas (Tabelionatos de Notas)

Contribuindo para reduzir a sobrecarga do Poder Judiciário com burocratização, os Tabelionatos de Notas fazem a lavratura de documentos para divórcio, escrituras de separação, união estável, partilha de forma consensual e inventário. Além disso, executam o reconhecimento de firmas e a autenticação de cópias de documentos.

Com o novo Código de Processo Civil, no artigo 385, outra atribuição foi somada com a ata notarial, para comprovação de fatos, sendo o tabelião que dá fé pública, até servindo como prova em juízo.

Imóveis (Registro de Imóveis)

No Cartório de Registro de Imóveis, o cidadão pode averbar, registrar e matricular atos relacionados aos imóveis, como hipotecas, alienação fiduciária, doação, penhora, usucapião, venda e loteamento, além da emissão de certidões sobre registros de imóveis.

Civil (Registro Civil das Pessoas Naturais)

No Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais, são feitos os registros de nascimento, casamento e óbitos, mudanças de nome ou sobrenome, alterações na filiação, emancipação, além das averbações e retificações desses registros.

Títulos e Documentos (Tabelionatos de Protestos/Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas)

Nesse tipo de cartórios extrajudiciais, são registrados documentos para sua conservação. Aqui são feitos os registros de documentos, como contratos, poesias, músicas, entre tantos outros, com a intenção de notificação extrajudicial.

Software para os diferentes tipos de cartórios extrajudiciais

Como vimos, cada tipo de cartório apresenta responsabilidades, demandas e exigências diferentes. Mas o que todos têm em comum é a necessidade de otimizarem sua gestão, que é caracterizada por ter de lidar com um grande número de tarefas, burocracias, processos e normativas.

Para vencerem esse desafio, cada vez mais os cartórios extrajudiciais têm apostado na tecnologia para digitalização de seus processos. Hoje existem, inclusive, soluções altamente especializadas e focadas especificamente nas demandas desse tipo de organização.

Dessa maneira, um software para cartório de notas, entre outras coisas, poderá promover o controle e a informatização completa de seus procedimentos. Um Cartório de Registro de Imóveis poderá emitir certidões, fazer o controle de protocolos e cadastro de matrículas em lote de modo muito mais ágil e eficiente com essa tecnologia.

Já o Cartório de Registro Civil conseguirá automatizar integralmente o serviço registral, reproduzindo todos os estágios que configuram o processo de registro civil. Por sua vez, o Cartório de Títulos e Documentos poderá digitalizar e armazenar documentos digitalmente, centralizando a organização de dados importantes e tendo rápido acesso à documentação digitalizada. 

É válido ressaltar que esse tipo de software com 100% de foco na realidade dos diferentes tipos de cartórios extrajudiciais, tem outro diferencial importante: o atendimento a normativas e provimentos que regem o setor, como o Provimento nº 74/2018

Se você quer compreender mais sobre esse tipo de solução, confira nosso artigo sobre como os sistemas CART facilitam a rotina dos cartórios extrajudiciais

Provimento N.74 e armazenamento em nuvem

Você já parou para pensar como a automação dos livros de cartório pode ser uma iniciativa altamente benéfica para a agilidade dos serviços prestados e para a busca pela excelência em sua serventia?

A verdade é que as rotinas de um cartório não digitalizado podem ser desgastantes para a equipe e morosas para o cliente, comprometendo a qualidade do seu atendimento e a motivação de seus colaboradores.

Por isso, com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de transformação. 

Sim, estamos falando da automação dos livros de cartório! A automação permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Continue a leitura e saiba mais sobre essa iniciativa que já está ajudando a agilizar os serviços de diversas serventias no país. 

Quais os benefícios da digitalização e de ter um cartório automatizado?

Antes de falarmos especificamente da automação dos livros de cartório, é importante destacar como a digitalização já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para manter organizações resilientes em tempos desafiadores, como está sendo a pandemia, e que demandou a adaptação de todos a um modelo mais digitalizado e de trabalho remoto.

Sem o acesso remoto às informações proporcionado por essas tecnologias, o trabalho nesse modelo seria inviabilizado. Portanto, a digitalização é um investimento no presente e no futuro da serventia.

Além disso, ter tudo digitalizado e com as informações integradas torna o trabalho mais ágil, produtivo, eficiente e qualificado, gerando diferenciais valiosos para o cartório e direcionando-o à excelência no atendimento ao cliente. 

Quais as desvantagens de continuar baseando a operação de seu cartório em práticas manuais e em papel?

Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.

Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser.

Ainda, é uma atitude com maior margem de riscos de perdas e uso indevido dos dados dos livros.

Quais as vantagens em fazer a automação dos livros de cartório?

Como você já pode imaginar, para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento.

Com a digitalização e a automação dos livros de cartório, a capacidade de resposta de sua serventia será muito melhor!

Afinal, transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.

A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.

Entre os benefícios dessa iniciativa, podemos destacar também o fácil acesso aos dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado na nuvem a partir de qualquer dispositivo – local ou remotamente.

Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil e eficiente.

O custo também diminui. A automação dos livros de cartório reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de modo simples e rápido.

Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.

Então, resumindo, a automação dos livros de cartório pode:

  • Agilizar o acesso e o registro das informações;
  • Tornar sua equipe mais produtiva e motivada;
  • Diminuir erros e elevar a qualidade do serviço prestado;
  • Possibilitar que sua serventia trabalhe também em regime remoto ou híbrido (quando parte da equipe atua presencialmente e outra parte em home office);
  • Aumentar a segurança dos dados de seus livros;
  • Otimizar os resultados e a produtividade da serventia;
  • Elevar os níveis de satisfação dos clientes;
  • Reduzir custos e desperdícios.

Como as funcionalidades do CART auxiliam o cartório e proporcionam mais agilidade nos serviços?

CART Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o CART Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.

A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que passam por frequentes alterações e novas exigências, como as provenientes da Corregedoria, do CNJ, da Receita Federal, das prefeituras e das entidades de classe (AnoregColégio Notarial do Brasil, entre outras).

CART Imóveis, além da automação dos livros de cartório, reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.

Assim, com o CART Imóveis, o seu cartório poderá fazer:

  • O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
  • Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
  • Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
  • A utilização do selo digital;
  • Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
  • Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
  • Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
  • Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
  • Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).

Exemplos práticos dos benefícios dos sistemas CART na automação dos livros de cartório e na digitalização das serventias

Nada melhor do que conhecer a opinião e as recomendações de outras pessoas para compreendermos melhor os ganhos práticos em implementar uma inovação no negócio.

Por isso, veja alguns depoimentos de cartórios que já utilizam essa solução e colhem os benefícios dessa transformação digital:

“Desde que estamos utilizando o CART em nosso Ofício de Registro, tudo ficou mais prático e ágil. Os funcionários não precisam mais se deslocar de seus lugares para fazer consultas em arquivos de fichários, os protocolos são realizados na hora nos micros do balcão de atendimento, as matrículas são feitas através de um editor de textos especial e padronizado e muito mais. Realmente, trata-se de informatização de primeiro mundo.”

Jordan Martins
3º Ofício do Registro de Imóveis de Florianópolis


“O nosso cartório cresceu bastante e o sistema do concorrente já não atendia mais às nossas necessidades. Outro ponto era o suporte falho, acionávamos a equipe e em muitas vezes eles só faziam o suporte localmente, o que era inviável financeiramente para nós. Trocamos pelo CART Imóveis e não tivemos qualquer problema, tanto na questão da migração de dados quanto do treinamento presencial da equipe do cartório. E o atendimento do suporte CART, tanto presencial quanto remoto, é fundamental para nós. A Alkasoft está de parabéns!”

Andrew Yamaue
3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina

“Eu estou bem satisfeita com o sistema CART Imóveis. Todas as minhas pendências sempre foram prontamente resolvidas pela equipe da Alkasoft e isso pra mim é a peça chave para uma boa prestação de serviços. Com o CART, que é bem consolidado em todo o estado de SC, tenho a segurança de estar sendo bem atendida com um sistema que atende todas as exigências e provimentos do universo de registro de imóveis, com agilidade nas atualizações e necessidades do nosso cartório.”

Rafaela Roweder
2º Ofício do Registro de Imóveis de Mafra

Gostou do nosso post e de saber mais sobre a automação dos livros de cartório? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog.

Aproveite para entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar o seu cartório a ser ainda mais ágil e eficiente!

Especialmente na gestão financeira e fiscal, há diversas nomenclaturas relativas a obrigações e procedimentos que podem gerar dúvidas e confusões na rotina da serventia. Um exemplo é o RPS – Recibo Provisório de Serviços.

Ele é frequentemente confundido como o equivalente exato e definitivo da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Mas será que isso está correto? Quais as condições para a emissão desse documento de prestação de serviço e qual sua relação com a NFS-e? Tire essas e outras dúvidas no artigo de hoje.

O que é o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e qual é sua função?

O RPS é um recurso trazido exclusivamente pela Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Ele funciona de modo semelhante ao da contingência offline da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e tem a função de substituir apenas temporariamente a NFS-e.

Na prática, o documento que se envia para a prefeitura não é a NFS-e, mas um RPS, que é convertido pelo web service da prefeitura e, com isso, tem-se, de fato, a NFS-e.

Assim, o RPS é usado para cobrir o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), de modo a comprovar a prestação de determinado serviço no período entre o fato gerador e a autorização da NFS-e. 

Entretanto, ainda antes de obter essa autorização, consegue-se imprimir o RPS enviado para a prefeitura e fazer sua entrega ao cliente da serventia, como forma de comprovar a validade fiscal ao cliente. Porém, para isso, é preciso considerar que há regras diferentes para cada cidade e prefeitura, uma vez que esse é um documento municipal.

Portanto, é preciso seguir o que é estipulado pela sua cidade para saber quando é permitido ou não fazer a impressão do RPS em substituição temporária à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

 

Por que o RPS é tão importante?

Esse recurso é importante para, em situações emergenciais, como quando há instabilidade na internet ou indisponibilidade nos servidores municipais, ainda assim, a serventia conseguir entregar o comprovante de serviço prestado ao cliente e se precaver contra problemas legais. 

Pense, por exemplo, que sua serventia precisa emitir uma NFS-e, porém há algum problema na internet. Há situações nas quais o cliente não terá disponibilidade de aguardar o problema ser resolvido. Nesses casos, o RPS poderá ser entregue ao cliente como comprovante. 

Dessa maneira, consegue-se atender a uma demanda do cliente, mesmo durante imprevistos, e também evitar problemas com o Fisco, pagamento de juros e multas em razão de se ter emitido o documento em data incorreta. 

 

Como se dá a conversão do RPS em NFS-e?

De forma geral, a conversão precisará ser realizada em dez dias depois de sua emissão, com o limite de prazo não excedendo o dia 05 do mês seguinte à prestação do serviço. Entretanto, lembre-se de que esse prazo pode sofrer variações conforme as regras da prefeitura de sua cidade. 

Após o prazo determinado, as conversões feitas poderão levar a penalidades, conforme as disposições da lei local. Por isso, não deixe de checar todos os prazos e prescrições junto à prefeitura de seu município.

Como é possível emitir e enviar o RPS com o CART NF-e?

Primeiramente, é importante reforçar que o RPS precisará ser solicitado e também autorizado pela prefeitura de sua cidade. O modelo irá variar também conforme as regras de cada localidade. 

Após a emissão, será necessário fazer a conexão ao sistema da prefeitura, dentro do prazo determinado, para fazer o envio das informações do RPS para que, então, seja gerada a NFS-e.

Quando se utiliza o sistema CART tudo isso se torna muito prático. Com o módulo opcional CART NFS-e, consegue-se fazer a emissão e remessa automatizada do RPS para a prefeitura, e, com isso, a posterior geração da NFS-e. 

Quais as vantagens de emitir o RPS com o sistema CART?

Os sistemas CART, voltados exclusivamente para as demandas dos cartórios, trazem entre seus recursos opcionais um para a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços. 

Com isso, ganha-se em agilidade, eficiência e produtividade nessas tarefas, a partir da automação que, além disso, faz com que nenhum RPS emitido fique esquecido e se perca o prazo para a conversão para NFS-e. Dessa maneira, sua serventia fica mais protegida contra problemas e penalidades legais.

Ainda, consegue oferecer ao cliente um comprovante da prestação do serviço, mesmo diante de imprevistos tecnológicos, não fazendo-o esperar até que a situação seja resolvida nem sair do cartório sem um documento que valide o serviço contratado. Com isso, esse é um recurso que também possibilita ganhos na qualidade do atendimento e na satisfação do cliente.

Para compreender mais sobre os benefícios que essa solução pode proporcionar ao seu cartório, confira também nosso artigo sobre em quais situações o sistema CART facilita a rotina das serventias.

A rotina de tabeliães de cartório é formada por um grande número de tarefas, decisões, atendimentos e procedimentos. Entre tudo isso, o profissional precisa encontrar boas maneiras de gerenciar suas atividades com equilíbrio e eficiência. Hoje, uma das soluções para diversos desses desafios é encontrada no sistema para registro civil.

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Vivemos em um mundo hiperconectado, no qual clientes compartilham rapidamente suas experiências com amigos e nas redes sociais. Mesmo um pequeno passo em falso pode ter grandes ramificações para as organizações, incluindo os cartórios.

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Para ser bem-sucedido e exercer um trabalho qualificado de prestação de serviço à população, há algumas qualificações para um tabelião desenvolver que vão além do concurso.

A profissão de tabelião é regulamentada pela Lei nº 8.935 de 18 de novembro de 1994 da Constituição Federal Brasileira, que apresenta em seu artigo 6º, que, quanto aos serviços notariais e de registro, aos notários compete: formalizar juridicamente a vontade das partes; intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; e autenticar fatos.

Mas, para fazer tudo isso com eficiência, destaque e produtividade, afinal, quais as qualificações principais que um tabelião deve ter?

O principal e o mais importante para começar é ser bacharel em Direito. Mas, não basta isso, o ingresso nessa carreira ocorre ao prestar um concurso público, passo determinado desde a promulgação da Constituição Federal.

No entanto, organização, conhecimentos de gestão, agilidade e constante atualização também são necessários como qualificações para um tabelião ter no exercício de seu trabalho. Continue a leitura do artigo de hoje e descubra mais sobre o tema.

Principais qualificações para um tabelião de sucesso

Para ingressar na carreira de tabelião, com certeza você já mostrou aptidões como foco, persistência, organização e muita busca por conhecimento. No entanto, essas qualificações para um tabelião não devem parar por aí. Outras habilidades, competências e qualificações para um tabelião de sucesso incluem:

1. Adquirir e reciclar conhecimentos de forma contínua

Estar em constante evolução profissional é necessário para alcançar mais sucesso e excelência em seu importante trabalho. Por isso, estar atualizado sobre tecnologias, metodologias, mudanças e novas leis, entre outros tópicos para ajudar na gestão do cartório, é algo que irá destacá-lo em sua jornada profissional.

Hoje, no mercado, além de diversas capacitações disponíveis para gestão, há softwares que são otimizadores de tarefas, modernizando os cartórios e a qualidade dos serviços prestados.

Os tabeliães são os profissionais que garantem segurança jurídica, por isso, a disciplina, organização e atualização do conhecimento também nessa área devem ser permanentes.

2. Ter qualificações em relacionamento interpessoal e comunicação

Em sua rotina, além de contato com processos e sistemas, o tabelião fará interface com pessoas – sejam seus colegas, fornecedores ou clientes.

Portanto, para o bom exercício de seu trabalho, é importante saber como se comunicar bem, ter uma atitude empática e respeitosa, demonstrar domínio e clareza nas informações prestadas, conseguir mediar e evitar conflitos, entre outras habilidades.

3. Ser intraempreendedor

Intraempreendedorismo está relacionado à capacidade de um profissional atuar ativamente para gerar melhorias e inovações na organização.

Apesar do estigma que alguns setores ainda têm quanto à atividade notarial e de registro, essa é uma área que tem gerado e que, cada vez mais, demandará inovação.

Assim, entre as qualificações para um tabelião atuar nesse cenário, será preciso incorporar disposição, interesse e foco na melhoria contínua, em sugerir e promover novas e aperfeiçoadas formas de trabalho, em desenvolver ideias para reduzir custos e elevar a qualidade, em atender melhor às necessidades do cliente e criar diferenciação para a serventia.

4. Saber trabalhar com foco, prioridades e metas

Na rotina dos cartórios, se o tabelião não conseguir trabalhar de forma planejada, organizada e orientada a resultados, facilmente o profissional acaba se tornando um “apagador de incêndios”, lidando apenas reativamente às solicitações e demandas.

Isso poderá acabar reduzindo sua motivação e engajamento com o trabalho e diminuir seu potencial de gerar valor para a organização. Portanto, entre as qualificações para um tabelião, é importante também desenvolver habilidades como foco para lidar com prazos e evitar distrações e procrastinação, priorização do que é urgente e importante (como adequar a serventia a provimentos) e trabalho com metas, conseguindo tangibilizar resultados em objetivos claros, mensuráveis e relevantes.  

5. Manter-se atualizado em relação à tecnologia

A evolução da tecnologia está trazendo, cada vez mais, o trabalho para o mundo digital, a tendência é de que muitos serviços sejam prestados com o apoio da tecnologia e que novas camadas de automatização de tarefas repetitivas sejam agregadas à rotina do tabelião.

Portanto, essas qualificações para tabelião são fundamentais para o profissional acompanhar a evolução da carreira e do mercado, contribuindo para a serventia ser modelo em atendimento ao cliente e em eficiência de sua operação.

E para você, quais as principais qualificações para um tabelião ter? Como você busca desenvolver habilidades para alcançar a excelência em seu trabalho? Conte para a gente pelos comentários.

Manter informações sobre clientes é importante, mas proteger os dados do cartório é vital. Entretanto, muitos cartórios ainda não estão bem-preparados para as investidas de hackers ou para lidar com as consequências da perda de dados de seus sistemas de informação.

Na verdade, os pequenos cartórios, ou aqueles que não estão atualizados, são alvos mais atraentes para hackers, porque eles não investem tanto em tecnologia e recursos em segurança cibernética.

Por isso, é importante que as serventias e seus funcionários estejam cientes da função estratégica da segurança da informação em qualquer tipo de negócio – e ainda mais naqueles que lidam com informações sigilosas e dados pessoais de clientes, como é o caso dos cartórios.

Neste artigo, confira um passo a passo de como respeitar a privacidade, proteger os dados e garantir a transparência nos serviços de notas e de registro. Ainda, confira dicas de adequação à LGPD para cartórios. Acompanhe a seguir.

Boas práticas para proteção dos dados de seu cartório

Para otimizar a eficiência e a confiabilidade de sua estratégia de proteção de dados do cartório, há importantes iniciativas a serem tomadas. Entre elas, podemos destacar:

1. Proteja o que você coleta

Se você coleta dados e informações de seus clientes, proteja-os sempre. Implante medidas de segurança adequadas para garantir que as informações sejam protegidas contra acesso inadequado ou não autorizado.

Para isso, esteja ciente de todas as informações pessoais que sua serventia coleta, onde estão sendo armazenadas, como estão sendo utilizadas e quem tem acesso a elas. Entenda o tipo de informação que você tem e as consequências de elas caírem na mão de terceiros.

2. Crie uma política de privacidade para proteger os dados do cartório

Para melhorar o nível de segurança em sua serventia, crie uma política de privacidade clara e objetiva, levando em consideração a diversidade de sua base de clientes. Essa política ajudará a construir a confiança do cliente e da opinião pública, demonstrando que seu cartório está trabalhando em favor de seus interesses.

3. Colete apenas aquilo que você precisa

Se a informação não for necessária, não a colete. Quanto mais informação você tiver, maior será o seu trabalho para mantê-la segura.

Para aumentar a segurança, opte pelo login e pelas senhas, em vez de números de CPF, telefone e e-mail, por exemplo. Considere, ainda, a exclusão de informações pessoais que você não precisa.

4. Utilize criptografia

Evite usar sistemas que usam baixa criptografia. Ao invés disso, utilize sofisticados softwares de criptografia para todos os dados confidenciais que são armazenados no cartório, tanto de clientes quanto de funcionários.

Essa segurança vai depender da quantidade de bits. Quanto mais bits, maior a segurança criptográfica. Escolha sistemas com banco de dados descentralizado com criptografia de 128 ou 256 bits.

5. Treine os funcionários

Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, ela é vital no serviço notarial e de registro. A violação desses dados pode provocar severas penalidades civis ou criminais.

Por isso, é fundamental treinar todos os novos e antigos funcionários em relação à privacidade e às melhores práticas para proteger os dados do cartório. É importante que o tabelião conheça os riscos mais recentes e se proteja contra eles em seu trabalho.

6. Atualize seus sistemas

Sempre que disponível, atualize todos os softwares do cartório. Esse processo permite que o programa esteja sempre atualizado contra qualquer tipo de vulnerabilidade mais recente que poderia ser utilizada para invasão do sistema.

Uma alternativa é contratar sistemas disponíveis na nuvem. Como o software não fica instalado localmente no computador, o cartório tem acesso a um sistema seguro, que é atualizado constantemente e de modo automático contra brechas de segurança na proteção dos dados do cartório.

7. Faça backups constantes para proteger os dados do cartório

Um cartório que não faz backups corre o risco de perda de dados de forma permanente, tempo de inatividade e, por fim, até mesmo o fechamento do estabelecimento. Mesmo que você esteja operando um cartório de menor porte, seus dados são fundamentais, e perdê-los pode causar graves interrupções em seus negócios.

O backup na nuvem, por exemplo, é um excelente investimento para o cartório. Assim, é possível armazenar de forma automática e acessar as informações em qualquer momento, e em qualquer lugar.

Dessa forma, aquele cartório que deseja manter uma reputação positiva necessita ter um plano concreto de proteção de dados. É preciso ser claro sobre o que estão mantendo, porque estão usando e como estão protegendo a informação. Quanto mais técnicas seguras utilizar para proteger os dados do cartório, mais os clientes ficarão dispostos a confiar e a serem fidelizados por sua serventia.

LGPD para cartórios: como se adequar e melhorar a proteção dos dados?

Quando se pensa em proteger os dados do cartório, não se pode deixar de considerar a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei nº 13.709/2018.

A LGPD é aplicável aos serviços de notas e de registro por serem essas entidades responsáveis por gerenciar bases de dados dos cidadãos e que têm o dever de assegurar a segurança dos atos jurídicos, por meio da qualidade dos dados fornecidos.

Passos iniciais para se adequar à LGPD para cartórios

Além das dicas anteriores para proteger os dados do cartório, há outras práticas mais específicas para que a serventia siga as exigências da LGPD. Vale destacar que a não adequação pode resultar em multas pesadas, partindo de 2% do faturamento do estabelecimento no ano anterior e chegando até mesmo à autuação que pode alcançar os R$ 50 milhões.

Portanto, prepare sua serventia e evite tanto problemas de credibilidade junto aos clientes quanto gastos desnecessários com o pagamento de multas. Para iniciar, busque:

  • Fazer triagem de dados, cumprindo a exigência feita na LGPD de que se limite ao mínimo a quantidade de dados pessoais armazenados e processados nas organizações;
  • Categorizar os dados, utilizando a classificação da LGPD, que traz como dado sensível origem racial ou étnica, opinião política, religião, entre outros. Esses demandarão o consentimento explícito do cliente para tratamento no cartório; 
  • Mapear o fluxo de dados que transitam no cartório, de sua entrada à saída. Com a LGPD, os titulares precisarão estruturar esse fluxo para finalidade fiscalizatória, informativa e também de segurança; 
  • Implantar medidas técnicas e administrativas que elevem a segurança dos dados do cartório e inibam o acesso não autorizado às informações. Pode-se utilizar o Provimento nº 23/2020 da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ/SP) como base, já que o texto considerou a LGPD para cartórios em sua redação;
  • Utilizar firewalls que otimizem a proteção dos dados do cartório contra ameaças externas;
  • Assegurar os padrões mínimos de infraestrutura e segurança da informação. Para isso, é possível utilizar o Provimento nº 74/2018, do Conselho Nacional de Justiça, como aliado, já que ele estabelece padrões específicos para os cartórios e já traz muitos pontos que foram também incluídos na LGPD; 
  • Estabelecer os agentes responsáveis, conforme a prescrição da LGPD. Esses são classificados como controlador (quem tomará decisões sobre o tratamento dos dados do cartório) e processador (quem, na prática, irá fazer esse tratamento).

Que tal conhecer a solução da Alkasoft para garantir a adequação à LGPD e proteção dos dados do cartório? Entre em contato e solicite uma demonstração!

Realizar a migração de dados entre sistemas se torna mandatório quando é necessário integrar e modernizar seus canais de gerenciamento. Afinal, sistemas diferentes podem ser obsoletos ou contribuir para uma inconsistência e redundância de informações. Por outro lado, essa mudança demanda uma série de cuidados.

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