A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. Conforme estudo da McKinsey, empresas com maior maturidade digital crescem mais do que as demais. E tudo isso inclui as serventias. Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para esses negócios.

Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudá-lo a escolher o melhor sistema online de gestão para cartório a ser adotado em sua serventia. Acompanhe.

A gestão de cartórios envolve a administração de uma grande quantidade de documentos. Além disso, é preciso atender às leis e aos regulamentos que estabelecem normas de organização, competência, custas e emolumentos. Em função desse volume de trabalho e da atenção exigida para que nada saia do controle, é tão importante a utilização de um software para cartórios.

O selo digital em cartórios, também chamado de selo extrajudicial digital, é mais uma das iniciativas para modernizar as serventias do país, provendo ao cidadão serviços de qualidade e alinhados à nossa realidade, que é cada vez mais digital. 

Publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Provimento N.74/2018 traz importantes mudanças para a rotina dos cartórios do país. Entre elas, está a obrigatoriedade da utilização do backup em nuvem para armazenamento virtual dos dados.

Neste artigo, compreenda mais sobre os padrões estabelecidos pelo Provimento N.74 para a serventia no que diz respeito ao armazenamento e backup de dados. Conheça, também, as principais vantagens em adotar um sistema em nuvem para cartório para fazer essa adequação. Acompanhe. 

O que diz o Provimento N.74 sobre armazenamento de arquivos?

O  Provimento N.74 traz prescrições sobre os requisitos mínimos de tecnologia da informação (T.I.) para garantir a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a rotina dos trabalhos prestados pelos serviços notariais e de registro no país. Esses requisitos variam de acordo com a classificação do cartório, que consta no texto oficial e que foi feita a partir do critério de porte de arrecadação da serventia. 

Desse modo, o provimento apresenta os padrões que esses estabelecimentos precisam seguir para fornecer para a população a garantia de que seus dados gerados a partir dos serviços prestados realmente estejam seguros. Ele também estabelece as condições necessárias para que esses dados fiquem facilmente disponíveis, de forma que a continuidade das atividades da serventia seja assegurada. 

Para que tudo isso seja efetivado, o armazenamento em nuvem de arquivos é fator estratégico. Conforme as orientações do CNJ, além do armazenamento em mídia eletrônica, os dados também deverão ser mantidos por meio de serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

Com isso, os livros e atos eletrônicos precisarão ser arquivados por meio de cópia de segurança (em forma de backup), que deverá ser realizada em intervalos de até 24 horas. Nesses intervalos, também estabelece-se que precisarão ser feitas imagens ou cópias incrementais dos dados, de modo que seja possível recuperar os atos praticados, se necessário, a partir dos backups feitos até, pelo menos, trinta minutos antes da manifestação de evento que comprometa a base e as informações relacionadas.  

É importante salientar que, independentemente da classe do cartório (1, 2 ou 3), para todas elas há o estabelecimento da obrigatoriedade da adoção de dispositivo de armazenamento físico ou virtual, e de serviço de backup em nuvem. 

Vantagens de um sistema em nuvem para cartório para o cumprimento do Provimento N.74

Como vimos, a adoção de serviço de backup em nuvem se torna obrigatório com o Provimento N.74. Temos também a Lei Geral de Proteção de Dados demandando ajustes de proteção aos arquivos e dados das serventias. Tudo isso torna prioritária a utilização de sistemas e recursos de proteção nos estabelecimentos.

Há no mercado alguns serviços gratuitos que oferecem esse tipo de solução. No entanto, tendo em vista as necessidades das serventias, a indicação mais adequada é a adoção de um sistema em nuvem para cartório que, além de garantir o cumprimento da norma, ainda modernize e proporcione mais eficiência e produtividade. 

Esse tipo de solução oferece maior disponibilidade de espaço de armazenamento, servidores mais ágeis e seguros e recursos adicionais para qualificação do serviço e do atendimento. Com isso, os dados do cartório ficarão armazenados em data centers especializados, que oferecerão sofisticados recursos de proteção às informações, tais como a criptografia, garantindo segurança e a integridade dos dados. 

Desse modo, para a escolha do melhor sistema em nuvem para cartório, de forma que se cumpram com as exigências trazidas pelo Provimento N.74 e que se tenham ganhos efetivos na rotina da serventia e na qualidade e rapidez do atendimento ao cliente, é importante avaliar se a solução oferece: 

• Agendamento e automatização dos backups em intervalos de até 24 horas;
• Criação de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos, para que se consiga ter as cópias de segurança incrementais;
• Execução dos backups sem interrupções ou prejuízos à agilidade das atividades da serventia; 
• Integração com outros sistemas já utilizados na rotina do cartório;
• Backup automatizado de todos os livros da serventia;
• Atualizações frequentes;
• Suporte e treinamento para utilização dos recursos.

Cabe ressaltar que, embora haja um investimento demandado para a implementação de um sistema em nuvem para cartório, essa solução garante que sua serventia esteja atuando conforme as regras do Provimento N.74, automatizando rotinas e, com isso, trazendo mais produtividade e excelência, o que impactará em redução de custos associados a retrabalhos, contratação de pessoal e outros. Ainda, como um sistema em nuvem eleva a segurança dos dados, ajuda, ainda, a evitar gastos relacionados a problemas, como roubo ou sequestro das informações. 

Para saber mais sobre os recursos que atuam na proteção e modernização de sua serventia, confira nosso artigo sobre como a tecnologia ajuda na segurança da informação dos cartórios.

Os processos gerenciais em um cartório estão associados a uma grande carga de responsabilidade. Diariamente, busca-se garantir a segurança das informações geradas e armazenadas, a agilidade das entregas e uma administração mais eficiente, que proporcione a excelência do serviço prestado ao cidadão. Nesse contexto, a tomada de decisão gerencial é um dos pontos-chave para que a serventia atinja tais objetivos.

A realização de um planejamento estratégico para a tomada de decisões é um fator que costuma ser negligenciado em muitas organizações. Para cartórios, absorver esse paradigma pode ser decisivo para que se otimizem processos e, até mesmo, obtenha-se maior lucratividade.

No artigo de hoje, indicaremos algumas estratégias que podem ser implementadas na sustentação de uma tomada de decisão gerencial eficiente para sua serventia. Acompanhe a seguir.

1. Estabelecer metas que facilitem a tomada de decisão gerencial

Ter pensamento voltado ao longo prazo é uma grande chave para o início de uma tomada de decisão eficiente. É comum, especialmente na gerência de um cartório, ter que resolver pendências e processos burocráticos de forma pontual. Com isso, acaba-se perdendo a sensação de progresso e força da tomada de decisão gerencial como um todo. Afinal, quando se passa boa parte do dia “apagando incêndios”, acaba restando pouco tempo para elaborar estratégias que impeçam esse tipo de ocorrência.

Por isso, é preciso agir de modo menos reativo e mais proativo, tendo sempre uma meta de melhoria guiando sua rotina de trabalho e seu processo de tomada de decisão.

Ao definir um objetivo, busque ferramentas que ajudem a enxergar, com clareza, as ações de curto prazo necessárias para essa conquista. Dessa forma, evitam-se surpresas desagradáveis e imprevistos durante o processo. Uma metodologia muito utilizada para definir essas prioridades é a SMART. Nela, seu objetivo deve ser:

• Specific (Específico) – com um objetivo claro;
• Measurable (Mensurável) – com um progresso definido;
• Attainable (Alcançável) – possível de ser realizado;
• Realistic (Realista) – com metas factíveis, alinhadas ao que existe;
• Time-Based (Focado em prazo) – com uma data definida.

2. Analisar as possibilidades

Toda boa tomada de decisão empresarial parte de uma investigação completa da situação. Para que isso seja possível, é importante que a gerência saiba como delegar e discutir o problema. Com a diversidade de ideias e opiniões pertinentes, analisar as melhores alternativas no momento de dar o próximo passo se torna mais simples.

As ramificações de uma decisão geram oportunidades e ameaças que precisam ser avaliadas.  Modelos, como Árvores de Decisão, podem ajudar a desmembrar essas implicações, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e bem-sucedida. A clássica Análise SWOT também pode ser útil para embasar suas decisões, levando em conta pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças relacionadas a cada alternativa avaliada. 

3. Organizar dados para gerar inteligência de mercado e promover automatizações de rotinas

Consolidar informações auxilia na hora do planejamento estratégico de uma gestão em cartórios. Estabelecidas as metas, ter as rotinas organizadas e centralizadas pode ser um grande motivador para a tomada de decisão gerencial assertiva. A partir de um histórico, é possível ter uma base sólida e consistente de dados para serem tratados e gerar inteligência, o que dará o suporte e facilitará o processo de tomada de decisão. 

Um sistema de digitalização do cartório, como o sistema CART, pode ajudar a não somente organizar dados, como automatizar rotinas. Assim, etapas como cadastros de títulos, emissão de guias e consulta de protocolos ganham em agilidade e eficiência. Por sua vez, com o aspecto operacional automatizado e, com isso, a rotina da serventia sendo otimizada, a tomada de decisão gerencial ganha em espaço e qualidade.

4. Adotar um sistema em nuvem para centralizar informações

Para a boa consolidação das informações, é importante que se tenha uma centralização de dados. Dessa forma, a tomada de decisão gerencial terá o embasamento necessário, e a comunicação das ações se torna mais ágil e acessível.

A adoção de um sistema em nuvem permite uma maior mobilidade para a alta e média gerência dos cartórios. Com dados acessíveis em qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet, é possível obter os dados necessários para a tomada de decisão de onde estiver.

Outro aspecto positivo da nuvem está em sua segurança. Servidores desses sistemas trabalham em duplicidade. Ou seja, sempre haverá um servidor com as informações salvas, prevenindo que a informação seja perdida e o processo de tomada de decisão prejudicado.

E já que falamos em segurança dos dados, é muito importante entender como o backup dessas informações pode evitar diversos problemas para a sua serventia. Veja aqui como fazer armazenar seus dados na nuvem com segurança!

Redundâncias, falta de padronização, retrabalhos, baixa produtividade e engajamento, clientes insatisfeitos, dificuldade de controle de desempenho – esses são apenas alguns dos problemas comuns quando os processos do cartório não estão claros.

Os processos integram o tripé de sucesso das empresas altamente competitivas, formado, além deles, pelas pessoas e pelas tecnologias. Por isso, ter processos claros, bem desenhados e de resultados mensuráveis é uma das chaves para otimizar todos os seus recursos, melhorar a performance do negócio e conquistar a satisfação dos clientes.

Se em sua serventia isso não ocorre, confira as dicas que apresentaremos a seguir para reverter o quadro. Acompanhe.

5 dicas para processos do cartório mais claros

Há diversas ações que podem ser tomadas a fim de tornar os processos de sua serventia mais claros para você e sua equipe. Entre elas, podemos destacar:

1. Saiba qual é o objetivo de cada processo

Processo refere-se a um conjunto de tarefas sequenciadas e executadas com uma finalidade. No entanto, por vezes, ocorre de se adotar certos procedimentos sem compreender o seu porquê, apenas se executa ele “porque sempre foi assim”.

Com isso, é possível que a serventia esteja operando com produtividade reduzida e ocorram problemas com a satisfação do cliente.

Portanto, para os processos do cartório serem claros e eficientes, é preciso estabelecer, compreender e compartilhar com a equipe qual é o objetivo, o resultado esperado ou a entrega de valor pretendida ao se realizar tal procedimento na serventia.

2. Crie um mapeamento dos processos do cartório

Além do objetivo do processo, é importante que todos compreendam qual é o seu sequenciamento lógico ideal, de modo que fique claro como sua execução deve ser feita do início ao fim.

Por vezes, o funcionário sabe apenas que deve fazer determinado registro, mas não compreende que essa tarefa faz parte de um processo macro fundamental para a rotina da empresa. Portanto, é importante mapear e documentar tudo isso e proporcionar treinamento para sua equipe a fim de que ela também desenvolva uma visão mais sistêmica e tenha suas dúvidas sanadas.

3. Padronize processos

Pode ocorrer de, por falta de uma orientação mais clara ou mesmo por preferência, o mesmo processo ser executado de formas muito diferentes por cada funcionário, tornando a entrega imprevisível e podendo comprometer a experiência do cliente da serventia.

Para evitar isso, a padronização é o melhor caminho. Ela assegura que tudo seja feito do modo determinado (isso é, que irá ser mais rápido, seguro, eficiente e menos oneroso), proporcionando a repetibilidade dos resultados e sua previsibilidade.

4. Crie um diagrama causal dos processos do cartório

Esse tipo de diagrama permite que se visualize claramente a relação entre causas e efeitos. Ele pode ser aplicado para que sua equipe compreenda melhor como executar determinada tarefa de tal maneira leva a determinado resultado.

Assim, consegue-se ter também uma compreensão do processo por seus indicadores de desempenho, e a relação entre o trabalho que se executa e o resultado obtido no negócio fica mais evidente.

5. Utilize um sistema para ajudar a tornar os processos mais claros e controláveis

A tecnologia é uma grande aliada dos processos bem desenhados, padronizados, mensuráveis e eficientes. Portanto, faça uso desse recurso para ajudar a tornar os processos do cartório mais claros e para potencializar a produtividade de sua equipe.

Há no mercado soluções como o Alkaflow, da Alkasoft, para controle de atividades e fluxo de trabalho. Com ele, você poderá criar fluxos claros, fazer a distribuição de tarefas levando em conta tais processos, de modo a eliminar redundâncias e gargalos e tornar seus processos mais transparentes e mensuráveis, por meio de relatórios de desempenho.

E então, pronto para tornar os processos do cartório mais claros e custo-eficientes? Quer saber mais sobre o Alkaflow? Solicite já uma demonstração gratuita e veja como a tecnologia pode ajudá-lo nesse desafio!

O filósofo e matemático Pitágoras já afirmava que “só fazemos melhor aquilo que repetidamente insistimos em melhorar. A busca pela excelência não deve ser um objetivo, e sim um hábito”. Essa máxima pode ser aplicada à realidade dos negócios, incluindo a rotina do cartório.

A gestão das serventias é feita por meio de uma série de tarefas que precisam ser padronizadas, controladas e realizadas em uma dada sequência. Para auxiliar nesse desafio, há instrumentos como o checklist.

Esse é um mecanismo simples de controle, composto por ações encadeadas em uma sequência que devem ser seguidas para evitar erros e qualificar a prestação do serviço ao cliente, entre outras questões.

Neste artigo, você vai compreender melhor o papel estratégico que o checklist tem na rotina do cartório. Acompanhe a seguir.

Por que utilizar checklists na rotina do cartório?

A rotina do cartório é formada por uma ampla variedade de fluxos, processos, atividades, protocolos, padrões, checagens e detalhes que podem ser facilmente esquecidos, não realizados ou feitos de modos diferentes.

Por isso, em negócios complexos, como as serventias, adotar checklists pode ser algo bastante benéfico. Esses instrumentos permitem, entre outras coisas, que todos os processos e as tarefas que os compõem sejam executados do modo estipulado, o que proporciona previsibilidade nas entregas e favorece a satisfação do cliente.

Em um negócio no qual a falta de um documento, de uma matrícula ou uma autorização pode impossibilitar uma transação ao cliente, isso mostra-se realmente relevante.

Portanto, o checklist, na rotina do cartório, permite:

• Aumentar a eficiência do cartório;
• Evitar retrabalhos;
• Ter mais controle sobre a rotina do cartório;
• Ter padronização e homogeneidade na realização de tarefas;
• Evitar que o cliente perca tempo por ter esquecido de alguma documentação, o que pode atrasar sua solicitação e gerar insatisfação com o serviço da serventia;
• Organizar e automatizar processos;
• Evitar desperdícios;
• Aumentar a segurança das operações realizadas;
• Conquistar incremento na produtividade da equipe;
• Evitar erros de ignorância (que ocorrem quando o funcionário não tem conhecimento sobre como fazer algo) e erros de inépcia (aqueles que acontecem quando a equipe não faz o que sabe que deveria ser feito ou não o faz do modo que foi estipulado).

Trabalhe com checklists de modo ainda mais eficiente com os sistemas CART

Com os sistemas CART, você pode utilizar checklist de matrículas convertido automaticamente sem exigências da guia, cadastrar novos checklists, importar modelos já existentes, exportar as listas de verificação criadas, entre outras ações. Com essa solução, criar, executar e controlar os checklists e, em consequência, tudo o que ocorre no cartório, fica ainda mais prático e ágil.

Além de facilitar o trabalho com checklists, os sistemas CART contam com diversas outras funcionalidades para digitalizar e tornar mais eficientes atividades da rotina do cartório. Por exemplo:

• Cadastro de matrículas em lote;
• Cálculo automático de guias de emolumentos e orçamentos para imóveis;
• Validação de assinatura digital;
• Emissão de certidões, ofícios e relatórios;
• Controle de protocolos e de livro caixa;
• Digitalização de registros auxiliares, transcrições e títulos;
• Geração dos livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado;
• Indexação de documentos já digitalizados de modo rápido e seguro para pesquisas de sua serventia;
• Proteção, recuperação e armazenamento de cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro;
• Controle de entradas e saídas das receitas e despesas.

E então, que tal aproveitar todas essas facilidades para modernizar e profissionalizar a rotina do seu cartório? Solicite já uma demonstração gratuita dos recursos dos sistemas CART e torne seus processos mais padronizados, automatizados, eficientes e seguros!

Monitorar a satisfação do cliente do cartório é uma ação fundamental para direcionar melhor a gestão e a operação de sua serventia. Isso porque um cliente satisfeito é mais fácil de ser fidelizado e de virar propagador de seus bons serviços. Ainda, ele poderá oferecer insights valiosos para melhorias no atendimento de seu cartório.

De modo geral, pode-se dizer que a satisfação é resultado do alinhamento entre expectativa e realidade – e, quando a realidade supera o que o cliente esperava obter, tem-se a tão desejada excelência no atendimento. 

Então, como saber se sua serventia está atingindo o grau de satisfação esperado? Para ajudá-lo nisso, preparamos dicas para você começar a monitorar a satisfação do cliente do cartório. Acompanhe a seguir.

5 formas de monitorar a satisfação do cliente do cartório

Há diversas ferramentas e metodologias que podem ser utilizadas para essa finalidade. Entre as mais comumente aplicadas, estão:

1. Pesquisa de satisfação

Esse, possivelmente, é o instrumento mais convencional para mensurar a satisfação do cliente. Trata-se de um formulário com número variado de questões – que podem ser objetivas ou subjetivas – por meio do qual o cliente avalia diferentes pontos de seu contato com a empresa – tais como qualidade do atendimento, agilidade na obtenção da solução de suas demandas, etc.

É recomendado que não se elabore um questionário muito extenso, a fim de não desestimular a participação. Essa pesquisa pode ser disponibilizada para o cliente do cartório de diversas formas: impressa, online, via SMS, terminais ou totens de autoatendimento, entre outras.

2. Grupo focal (focus group)

Essa é outra possibilidade para conhecer a opinião e a satisfação dos clientes do cartório. Ela consiste, basicamente, em convidar alguns clientes para uma conversa orientada sobre sua experiência com a serventia a partir de tópicos pré-estipulados. Essa reunião pode ser conduzida por um mediador do cartório ou por um profissional contratado a fim de deixar os clientes mais à vontade com o processo e torná-lo mais isento.

Esse método é interessante pois permite um aprofundamento maior sobre sentimentos, experiências e sugestões do grupo – que, geralmente, não passa de 12 convidados. No entanto, por abranger uma amostra pequena de todo o público da serventia, não é recomendado que ele seja o único método adotado para monitoramento da satisfação do cliente.

3. Ouvidoria

Também conhecida como ombudsman, a ouvidora tem o objetivo de proporcionar uma comunicação eficiente com o cliente do cartório, servindo também como um canal para conhecer sua satisfação, sua opinião, suas considerações e sentimentos sobre a serventia e seus serviços.

Na ouvidoria, comumente se consolida dados em relatórios sobre os principais motivos de satisfação ou insatisfação do cliente, de modo a adequar o atendimento para evitar a recorrência de tais problemas já registrados.

4. Cliente oculto

Outra possibilidade para monitorar a satisfação do cliente do cartório, mas que não se recomenda que seja o único método utilizado para isso, é o cliente oculto. 

Por meio dele, pessoas selecionadas e treinadas, com o mesmo perfil dos clientes da serventia, vão até o cartório avaliar a qualidade de atendimento recebido. Essa metodologia é bastante eficiente para checar também se os padrões operacionais e de atendimento estabelecidos estão, de fato, sendo seguidos pela equipe.

5. NPS

O Net Promoter Score (NPS) é uma metodologia bastante simples de aplicar para mensurar o grau de satisfação e lealdade do cliente. 

Por ser prático e por fornecedor resultados quantitativos e qualitativos, ele é aplicado por um grande número de empresas ao redor do mundo – e isso fornece a possibilidade de você, por exemplo, comparar seu NPS com o de um outro negócio.

Resumidamente, para aplicá-lo, faz-se a seguinte pergunta: “em uma escala de 0 a 10 quanto você recomendaria a nossa empresa para um amigo ou parente?”, seguida de “por que você deu esta nota?”. 

Os clientes aqui são classificados em:

• Promotores: os que deram notas de 9 a 10. Eles defendem e recomendam o seu serviço.  
• Neutros: os que deram notas de 7 a 8. Geralmente, eles têm grandes chances de serem fidelizados, porém pouca probabilidade de recomendarem sua serventia. 
• Detratores: os que deram notas de 0 a 6. É preciso muita atenção a esse grupo, sobretudo quando ele representa um grande percentual entre seus clientes. É necessário compreender o motivo do feedback negativo, afinal, ele pode indicar um grave problema na operação e no atendimento de seu cartório.

Como vimos, há diversas possibilidades para você começar a monitorar a satisfação do cliente do cartório. Avalie as que se adequam melhor à sua serventia e comece a aplicá-las. Lembre-se de que, além de disponibilizar o instrumento de pesquisa, é fundamental que ele seja analisado com atenção e gere insights para melhorar a satisfação de seu cliente e o atendimento em sua serventia.

E então, gostou de nossas dicas? Para continuar aprendendo sobre o tema, confira nosso artigo sobre o impacto que um bom sistema exerce no atendimento e na satisfação do cliente do cartório. 

Você está em busca de caminhos para modernizar sua serventia? Está enfrentando problemas de produtividade e precisando fazer contratações emergenciais para lidar com a situação? Então, está na hora de conhecer o Alkaflow.

No artigo de hoje, apresentaremos como essa novidade pode ajudar seu cartório a melhorar sua gestão e seus processos. Conheça, a seguir, o Alkaflow, uma solução desenvolvida especialmente para as necessidades dos serviços notariais.

O que é o Alkaflow?

O Alkaflow é a novidade da Alkasoft desenvolvida para potencializar a produtividade de seu negócio. Trata-se de um sistema de controle de atividades e fluxo de trabalho.

Em um cenário no qual, de acordo com estudo, os colaboradores permanecem no máximo 39% do tempo laboral focados em atividades produtivas realmente relacionadas à empresa, soluções que ajudem a estimular a produtividade se mostram bastante pertinentes para melhorar os resultados de negócios de qualquer porte ou segmento.

Pensando nisso e em outras demandas bastante recorrentes nos serviços notariais, a Alkasoft desenvolveu uma solução para que o gestor acompanhe o fluxo completo dos processos de sua empresa, da distribuição de tarefas, da transferência de atividades e das estatísticas de desempenho da equipe. A partir daí, obter um incremento na produtividade e na qualidade do serviço prestado pela serventia é uma consequência natural.

Como o Alkaflow colabora para a produtividade do seu negócio?

Com o uso do Alkaflow, você torna seus processos mais enxutos e eficientes, eliminando redundâncias e atividades burocráticas que não agregam valor ou estão impedindo o bom e mais ágil andamento das tarefas. Apenas isso já vai estimular um incremento expressivo na produtividade do negócio.

Além disso, fica muito mais fácil diminuir erros que estejam atrasando a finalização de atividades e de detectar e reduzir gargalos, inconsistências e outros problemas em sua serventia, que ocorrem em função de ruídos comunicacionais ou mesmo por desconhecimento de sua equipe.

Outro ponto de destaque é que o processo de realização de tarefas se torna mais facilmente padronizado, ajudando a melhorar a experiência do cliente e a qualidade e agilidade de seu atendimento. Com o monitoramento mais preciso, fazer um balanceamento e a distribuição de tarefas de modo mais equilibrado e custo-eficiente também é algo possível, e que favorece a melhor gestão de tempo de seu capital humano e da produtividade da serventia.

E como as responsabilidades de cada colaborador ou departamento ficam mais claras e menos suscetíveis a desconhecimentos ou interpretações equivocadas, o ganho potencial em maior produtividade dos funcionários é alto.

Será que é necessário um sistema para ajudar em tudo isso?

Você já conhece a expressão business-driven workflow (fluxos de trabalho orientados pelo negócio)? Ela reflete uma tendência aplicada nos negócios de sucesso atualmente que, entre outras coisas, ajuda a elevar a produtividade das empresas.

Em um estudo recente feito com organizações de sucesso e equipes de alta produtividade, detectou-se que tais empreendimentos conseguiram melhorar e agilizar o dia a dia com o auxílio da tecnologia e com o desenvolvimento de uma visão geral de seus processos, entre outras ações tomadas.

Estudos como esse, embasados nas realidades de mercado, demonstram a necessidade de modernização da gestão, de utilização de ferramentas tecnológicas e de otimização no fluxo dos processos de trabalho para melhorar o desempenho e a produtividade das equipes.

E é essa a proposta do Alkaflow para sua empresa. Com essa ferramenta, fazer a gestão de tarefas, o redesenho de processos, a distribuição de demandas e uma melhor gestão do tempo produtivo se tornam desafios muito mais fáceis de serem vencidos.