Ter uma serventia mais custo-eficiente, com processos enxutos e precisos, uma equipe que conheça suas atribuições e as execute no tempo e da forma determinada, uma metodologia clara de trabalho e de delegação de tarefas e a geração de informações estratégicas sobre estatísticas de desempenho que permitam a melhoria contínua do atendimento da serventia: tudo isso pode estar mais próximo do que você imagina, representado por uma solução que ajuda a criar, acompanhar e executar o melhor fluxo do cartório – um sistema de automação de workflow.

Neste artigo, descubra mais sobre essa possibilidade e sobre os benefícios que podem ser trazidos pelo sistema Alkaflow para sua serventia. Acompanhe.

O que é workflow?

O termo “workflow”, em tradução livre, significa fluxo de trabalho. Essa é uma denominação utilizada no ambiente organizacional para definir e gerenciar processos nos quais haja um fluxo definido de tarefas a serem executadas em determinada ordem pelos colaboradores e pelos diferentes setores de uma empresa.

Esse fluxo pode ser realizado e monitorado manualmente, porém, em estruturas mais robustas ou que visam aumentar sua produtividade e competitividade, o modelo já não é aderente, sendo preterido por soluções de automação, que tornam tudo mais ágil, preciso e prático.

Assim, por meio de um sistema, é possível que as tarefas da serventia sejam realizadas seguindo determinadas regras e hierarquias, e que todos os envolvidos sejam informados em tempo real sobre o andamento do trabalho e eventuais pendências delegadas a cada funcionário – agilizando o fluxo produtivo e a comunicação entre áreas.

Esse tipo de solução permite ao gestor visualizar o fluxo do cartório de uma forma integrada e objetiva, ajudando a melhorar seus processos, a acompanhar os indicadores de desempenho e a identificar possibilidades de melhoria contínua das atividades da serventia.

Alkaflow: uma solução para otimizar o fluxo do cartório

O Alkaflow é uma solução da Alkasoft que consiste em um sistema de acompanhamento do fluxo do cartório, de distribuição de tarefas, de transferência de atividades e de estatísticas de desempenho da equipe.

Entre os benefícios gerados pelo Alkaflow para o fluxo do cartório e, de modo geral, para sua serventia, destacam-se:

• Agiliza o gerenciamento das tarefas de sua serventia.
• Reduz gargalos, inconsistências e retrabalhos por má comunicação sobre o fluxo dos processos do cartório.
• Possibilita fluidez e padronização na execução de tarefas.
• Otimiza o atendimento ao cliente do cartório.
• Ajuda a tornar seus processos mais enxutos e eficientes.
• Favorece o incremento da produtividade da equipe e do seu nível de colaboração nos projetos.
• Gera mais transparência nos processos e no fluxo do cartório.
• Atua na redução de redundâncias operacionais e de etapas burocráticas desnecessárias no fluxo do cartório.
• Permite um controle de acesso mais eficiente aos dados estratégicos da serventia.
• Ajuda a deixar as responsabilidades de cada colaborador ou setor mais claras e menos suscetíveis a dúvidas ou interpretações equivocadas.
• Fornece dados para a tomada estratégica, tática e operacional de decisões na serventia.

E então, o que achou dessa solução para melhorar o fluxo do cartório? Você está em busca de alternativas para modernizar sua serventia e tornar seus processos mais transparentes e custo-eficientes? Para saber mais sobre como o Alkaflow pode ajudá-lo, entre em contato com nossos consultores e solicite uma demonstração do sistema.

Você deve conhecer aquele ditado popular que afirma que “o barato sai caro”, não é mesmo? Infelizmente, ele reflete uma realidade de mercado que está impactando negativamente diversas serventias: soluções de backup em nuvem que apresentam um custo inicial bem abaixo da média e que, por isso, acabam se mostrando ineficientes e não seguem os requisitos trazidos pelo Provimento 74/2018.

Neste artigo, saiba mais sobre as exigências trazidas por essa norma, os prejuízos que podem ser enfrentados pela serventia ao optar por um sistema ruim e uma breve apresentação da solução trazida pelo Alkabackup. Confira a seguir.

Quais são os principais requisitos quanto a backups demandados pelo Provimento 74/2018?

Um dos objetivos do Provimento 74/2018 é estimular a preservação da informação notarial no longo prazo e assegurar a segurança contra ações maliciosas como o acesso não autorizado às informações. E o backup é um dos recursos-chave para isso, ajudando a garantir a integridade dos dados mesmo em situações adversas.

Quanto aos requisitos trazidos pela norma nesse contexto, estão:

• Todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo. Para isso, seu backup deverá ser feito com intervalos não superiores a 24 horas.
• Fazer uso de dispositivos de armazenamento digitais, sejam eles físicos (disquete, cartão de memória, pendrive, CD, CD-R, CDR-W, DVD, blu-ray, disco rígido, SSD) ou virtuais (rede local, disco virtual, cloud computing).
• Utilizar sistema antissequestro de dados. Vale ressaltar que a cópia eletrônica gerada por tal sistema e salva na nuvem oferece a possibilidade de restaurar facilmente os dados no caso de alguma avaria.
• Utilizar apenas softwares livres ou com licença comercial ativa (é proibida a utilização dos softwares não genuínos para tarefas da serventia, como os backups.

Por que o barato pode sair caro?

Na hora de avaliar os diferentes produtos disponíveis no mercado, pode parecer sedutor escolher o de valor mais baixo – mesmo que esse valor seja suspeitosamente menor do que o dos concorrentes.

Saiba que rapidamente isso irá refletir no nível de segurança, atualização, usabilidade e adequação à rotina notarial. E que, ainda por cima, seus desenvolvedores não têm nem ideia do que seja o Provimento 74/2018 ou as demandas mais específicas dos cartórios.

Ainda, adquirir uma solução que não traga backups realizados diariamente, em locais diferentes, armazenados na nuvem e que não ofereça um atendimento imediato pode gerar prejuízos enormes em casos como os de sequestro de dados.

Infelizmente, esse tipo de ataque está cada vez mais comum, e instituições como os cartórios, que reconhecidamente armazenam dados de grande importância, são bastante visadas. Os resgates solicitados podem chegar nos milhões de reais e os prejuízos à imagem e à gestão da serventia são incalculáveis em caso de perda dos dados, podendo levar a processos administrativos e à perda de delegação ao se constatar a ineficiência de seu gestor.

Alkabackup: solução segura e alinhada ao Provimento 74/2018

O Alkabackup é uma solução adicional e integrada ao sistema Cart, da Alkasoft. Ele que cria logs de 4 MB e armazena os dados do cartório na nuvem, mantendo cópias seguras em locais diferentes. Desse modo, é possível proteger, recuperar e armazenar a base de dados da sua serventia de forma prática e segura.

Vale ressaltar que o sistema atende às exigências apresentadas pelo Provimento 74/2018 quanto à formação e manutenção de arquivo de segurança pelos serviços de notas e de registro. Ainda, por trabalhar diretamente na base do CART Imóveis, você não precisará manter dois sistemas diferentes que podem não ter a compatibilidade desejada e necessária para a realização das rotinas de sua serventia.

O sistema da Alkasoft possibilita, ainda, a certificação digital, o que torna possível a geração de trilhas de auditoria própria, além da criação de permissões de acesso, conforme outras prescrições do Provimento 74/2018.

E como segurança adicional, ao contratar um serviço de empresa com credibilidade no mercado, como a Alkasoft, que soma mais de 25 anos de atuação, você terá a certeza de estar adquirindo uma solução completa, confiável, segura e que, ainda, conta com serviço de suporte que poderá ser acionado sempre que necessário.

E então, você ficou interessado em utilizar o Alkabackup em seu cartório? Solicite uma demonstração ou entre em contato!

No cotidiano de qualquer serventia, é importante se concentrar na eficiência em todos os aspectos estratégicos e operacionais – e isso inclui o controle de acesso do cartório. Para isso, é preciso entender as necessidades de segurança das informações do cartório e, em seguida, criar soluções personalizadas para elas.

Implementados adequadamente, esses controles de acesso permitem aos clientes consultar e registrar solicitações pela internet. Isso coloca o cartório na vanguarda, diferentemente de outros, que ainda adotam controles manuais, sendo, assim, desatualizados e, em grande parte de seus processos, mais ineficazes.

Por isso, neste artigo, confira como atualizar seus sistemas e otimizar o controle de acesso do cartório. Acompanhe.

A importância da melhoria do atendimento ao cliente

No mundo contemporâneo, as pessoas estão exigentes e contam com mais alternativas do que nunca. Nesse contexto, manter enfoque na qualidade do serviço ajuda a aumentar a fidelidade e a satisfação do cliente, uma vez que as tecnologias desempenham um papel importante na melhoria e na agilidade do atendimento.

Um cartório que se mostra sensível às dúvidas, reclamações ou outras necessidades das pessoas desenvolve uma clara vantagem competitiva. É por isso que é crucial investir em novas tecnologias que ajudam a antecipar as necessidades dos usuários, adaptar os processos de negócios e, finalmente, melhorar a eficiência dos seus serviços e atividades internas.

Fornecer áreas de seu site em que os clientes possam realizar suas próprias solicitações ou buscar algum tipo de suporte deve estar na lista de prioridades daqueles cartórios que buscam melhorar a qualidade de seu atendimento e, no processo, atender melhor às suas metas de negócio.

Há poucas décadas, a comunicação instantânea era apenas um conceito. Agora, a experiência do cliente depende, também, desses fatores tecnológicos, e não é difícil entender que um bom atendimento gera fidelidade.

Razões para implementar o controle de acesso às informações do cartório

Fornecer acesso seguro aos usuários de um cartório pode ser desafiador. No entanto, soluções modernas de gerenciamento de identidades e acesso a informações do cartório oferecem segurança aprimorada, bem como economia de custos e de tempo.

Hoje em dia, acostumadas com as facilidades da tecnologia, as pessoas exigem acesso rápido e fácil aos sistemas e às informações, estejam elas localizadas em casa, no escritório ou em trânsito. Atender a essa demanda requer o uso de soluções de gerenciamento de acesso e identidade ágeis e flexíveis.

Além disso, é preciso que essas plataformas sejam capazes de lidar com direitos de acesso para diversas categorias de serviços, a partir de uma ampla variedade de dispositivos, permitindo que os usuários acessem as informações do cartório de que precisam.

A solução Cart Web, da Alkasoft, um adicional do sistema Cart Imóveis, disponibiliza um canal de acesso para suporte aos clientes do cartório. Com ela, é possível criar um bom relacionamento com o usuário e oferecer um serviço de qualidade, de modo transparente e mais custo-eficiente.

Ainda, por meio dela, é possível melhorar a gestão da serventia, ter antecipação de receita e evitar filas no balcão de atendimento ou consultas morosas sobre posições de pedidos feitas via telefone, proporcionando um atendimento mais ágil e prático ao cliente. Assim, seu cliente receberá notificações sobre exigências de documentação para continuidade do processo de registro e alterações no andamento (registro e certidão), conforme definição do cartório – tudo de modo prático e moderno.

Vale ressaltar que o Cart Web é 100% integrado ao Cart Imóveis, e fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana ao seu cliente, de onde ele estiver, otimizando e modernizando a interação entre ele e seu cartório.

Assim, ao oferecer um bom controle de acesso do cartório, é possível reinventar e readequar os seus produtos e, ao mesmo tempo, se adaptar às novas exigências do mercado, incorporando alta tecnologia à sua serventia e uma melhora significativa em seus processos e no atendimento ao cliente.

E você, já conhecia o sistema Cart Web? Gostaria de oferecer um controle de acesso às informações do cartório aos seus clientes? Então, entre em contato e saiba mais!

As serventias, hoje, passam por uma série de desafios – entre eles, a modernização de seu serviço, o cumprimento de normas e regras, a redução de custos e a melhoria nos serviços prestados. Nesse contexto, há soluções no mercado voltadas a tornar tais desafios mais tangíveis, como o CART Imóveis, software com a finalidade de promover a informatização do serviço registral e notarial.

Essa é a solução da Alkasoft para que as serventias, por meio de um software completo, intuitivo e seguro, consigam modernizar e agilizar seus processos, reduzir problemas (como retrabalhos) e conquistar a satisfação de seu cliente. 

Neste artigo, descubra os benefícios que sua serventia pode conquistar ao adotar o CART Imóveis. Acompanhe.

O que é o CART Imóveis?

O sistema CART é uma solução exclusiva da Alkasoft projetada para atender às demandas e necessidades dos cartórios nacionais. Por meio dela, é possível realizar a informatização completa de seu serviço registral e notarial. 

Assim, utilizando as facilidades do módulo CART Imóveis, consegue-se automatizar determinadas tarefas, agilizando processos e os tornando mais seguros e menos suscetíveis a erros.

O CART Imóveis pode realizar a integração e a automação completa dos livros do cartório, recurso que torna os processos mais céleres e facilita o procedimento de cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos, emissão de guias, etc.

Essa solução disponibiliza uma série de funcionalidades opcionais. São elas:

CART Scan: recurso para a digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório.

CART NFS-e: opcional que possibilita a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, a fim de gerar a NFS-e.

CART Indexação: realiza a indexação de documentos digitalizados de forma ágil e segura para pesquisas.

CART Web: trata-se de um portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia. Assim, aqueles que forem devidamente autorizados e estiverem com posse de seus dados exclusivos de acesso poderão consultar e registrar solicitações via internet.

Alkabackup: é um serviço que protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender a demandas estipuladas pelo CNJ no Provimento 74/2018, quanto aos padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados do cartório.

Vantagens do CART Imóveis para a sua serventia

Entre as vantagens de utilizar o CART Imóveis em sua serventia, destacam-se:

1. Maior rapidez no atendimento

A automatização de tarefas, busca rápida por informações e precisão dos processos – tudo isso ajudará a serventia a prover um atendimento mais rápido e qualificado à comunidade.

2. Auxílio à promoção da excelência no serviço

A informatização do cartório e de suas principais atividades favorece um incremento na qualidade do serviço prestado aos clientes e a melhoria contínua na execução de seus processos internos.

3. Certeza de contar com uma solução atualizada

O CART Imóveis passa rotineiramente por atualizações e adequações para que as serventias contem sempre com soluções completas e alinhadas às principais evoluções tecnológicas e demandas obrigatórias voltadas ao segmento notarial e de registros. 

4. Modernização da serventia e melhora da sua imagem no mercado

Ao informatizar seu cartório, você estará modernizando e o colocando na vanguarda. Isso refletirá na imagem de sua serventia no mercado e na satisfação de seu cliente.

6. Redução de retrabalhos e maior eficiência

Quando os processos internos são preponderantemente manuais, a serventia está mais suscetível a erros. Já com a informatização, essa margem é eliminada ou expressivamente reduzida. Com isso, o cartório terá maior eficiência e produtividade em sua rotina laboral.

7. Maior segurança e rastreabilidade nas operações

Ao utilizar o CART Imóveis, sua serventia contará com maior segurança em seu fluxo de trabalho, permitindo ao gestor um controle mais preciso de andamentos e a rastreabilidade de tudo o que está sendo feito.

E você, pensa em informatizar sua serventia? Compartilhe suas dúvidas e experiências nos comentários e, para conferir esses benefícios na prática, solicite uma demonstração gratuita de nosso sistema.

Nos últimos anos, viu-se crescer uma grande discussão sobre o limite do uso de dados pessoais pelas organizações. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas terão de se adequar para cumprir requisitos rigorosos relacionados ao tratamento desses dados. No entanto, elas não são únicas. A LGPD no cartório também terá que ser cumprida.

Com efeito a partir de 2020, a LGPD abrange os dados pessoais de brasileiros, coletados diretamente no país por meio da oferta de bens ou serviços. Embora ela seja mais enxuta, a lei brasileira se assemelha muito à regulamentação de proteção de dados em vigor na União Europeia.

Pensando nisso, para ajudá-lo a cumprir a nova lei, continue a leitura para saber mais sobre como adequar o seu cartório à LGPD e manter a segurança da informação.

Como funciona a LGPD?

A privacidade tem se tornado cada vez mais um assunto de preocupação global e o Brasil deu um passo importante ao promulgar uma lei abrangente que rege como as organizações coletam, usam, divulgam e processam dados pessoais de brasileiros.

A Lei 13.709/18 estabelece que dado pessoal é toda informação que permite identificar uma pessoa e determina que o tratamento desses dados deve considerar os princípios de privacidade descritos na lei.

Ao segui-los, as organizações demonstram que os dados pessoais coletados são necessários, mínimos e que atendem a uma finalidade de negócio válida, dentre outras características.

A LGPD também inclui restrições especiais relacionadas ao processamento de “dados pessoais sensíveis”, como origem racial, crenças religiosas, opinião política, filiação a sindicatos ou organizações políticas, filosóficas ou religiosas, saúde, vida sexual ou dados genéticos e biométricos.

Quais são os princípios básicos da lei de proteção de dados?

A LGPD exige que as organizações limitem a quantidade e o escopo dos dados pessoais que processam ao mínimo necessário para alcançarem seus objetivos. Sendo assim, somente dados relevantes, proporcionais e não excessivos em relação aos propósitos do processamento devem ser utilizados.

As empresas também devem implementar medidas técnicas e administrativas de segurança da informação, que lhes permitam proteger os dados pessoais de acesso não autorizado. Para tal, é preciso demonstrar que são adotadas medidas eficientes para garantir a conformidade com os requisitos de proteção de dados pessoais, segundo a LGPD, incluindo a eficácia de tais ações.

A lei reconhece, ainda, um conjunto de direitos dos indivíduos relacionados ao processamento de seus dados pessoais, como o direito à informação, retificação, bloqueio ou eliminação de dados processados.

Como implementar a LGPD no cartório?

A LGPD não faz a distinção entre “dados pessoais” e “dados públicos”. Dessa forma, órgãos públicos, incluindo, os cartórios, que administram grandes bases de dados pessoais publicamente acessíveis, também devem se adequar à lei.

Para isso, as serventias devem tratar os dados pessoais de formas distintas, e impondo determinadas limitações – como o uso limitado às suas finalidades. É também dever do órgão informar ao público quando dados pessoais confidenciais são processados para fins legais, regulatórios ou de administração pública.

Para aderir à LGPD no cartório, é preciso realizar um mapeamento detalhado dos dados pessoais tratados na serventia e o seu ciclo de vida. É necessário identificar onde estão, como estão armazenados, quem tem acesso, se os dados são compartilhados com terceiros e se eles estão seguros.

Dessa forma, com um planejamento correto e a aplicação de boas práticas de privacidade, é possível aplicar a LGPD no cartório e manter as operações com base nas melhores ações de transparência e defesa do cidadão.

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Cada vez mais, as empresas estão trabalhando no desenvolvimento de inovações tecnológicas que transformarão o mundo. Com isso, novas tecnologias para cartório estão surgindo a todo momento, com a finalidade de melhorar o serviço prestado e garantir a segurança da informação.

Para os negócios, essa informatização apresenta inúmeras oportunidades. No entanto, é preciso antecipar as tendências futuras para que você possa melhorar a eficiência do seu estabelecimento e se manter na vanguarda tecnológica, demonstrando seu cuidado em oferecer qualidade e a melhor experiência ao cliente de seu cartório.

Para ajudá-lo, neste artigo, apresentaremos algumas das principais soluções tecnológicas que podem otimizar o serviço dos cartórios. Confira.

1. Automação é uma das mais fundamentais tecnologias para cartório

Cada vez mais a automação estará presente nos cartórios. Softwares que fazem o trabalho mais repetitivo de colaboradores, automatizando tarefas menos estratégicas e mais morosas já são uma realidade.

Esses sistemas permitem a informatização completa de um cartório, digitalizando, armazenando e facilitando o acesso a documentos e informações. Tudo isso ocorre com total eficácia, segurança dos dados e proteção contra fraudes e erros.

2. Segurança da informação

Nos próximos anos, a segurança da informação se tornará ainda mais crítica. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), todas as empresas que detêm dados pessoais, incluindo os cartórios, vão precisar se adequar às exigências dessa nova legislação quanto à forma de coleta, armazenamento e segurança desses dados.

Atualmente, muitos estabelecimentos ainda tentam obter o máximo de dados possível, mas não se importam tanto com a questão da segurança. No entanto, isso irá mudar e negócios, como os cartórios, vão precisar de softwares e serviços especializados para garantir essa segurança e evitar o vazamento maciço de dados.

3. Inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) consiste, principalmente, no aprendizado de máquina. Trata-se, basicamente, de um software que é capaz de reconhecer padrões em dados e tirar conclusões a partir deles, assim como um cérebro humano faz.

Em um cartório, a IA pode auxiliar nos processos de análise de dados, confecção de documentos e até no reconhecimento de uma pessoa, seja por voz, imagem ou vídeo. O objetivo é permitir que os colaboradores trabalhem lado a lado com esses assistentes digitais.

4. Blockchain

Muitas pessoas ainda ignoram a tecnologia revolucionária por trás das moedas virtuais, como o Bitcoin – e uma das tecnologias fundamentais para essa e outras iniciativas é o blockchain. Esse recurso apresenta grande potencial para mudar a forma como as pessoas e as empresas interagem e fazem transações.

O blockchain é um método inovador porque foi projetado para ser altamente transparente e seguro. Não apenas qualquer pessoa pode atestar as transações, mas, em função da imutabilidade da tecnologia, os eventos registrados nessa rede pública não podem ser apagados ou alterados. Assim, o blockchain pode ser aplicado para validar documentos, diminuir custos, aumentar a confiabilidade e melhorar os serviços de um cartório – isso é, é uma das tecnologias que podem agregar aos serviços, não substituí-los.

5. Biometria

Essa, entre as tecnologias para cartório, não é considerada nova. No entanto, a biometria exerce forte potencial de se tornar presente como uma ferramenta de atendimento ao cliente, aumentando a praticidade e a segurança das transações em um cartório.

Seja na impressão digital ou por reconhecimento facial, a biometria pode ser utilizada como uma forma de autenticação confiável, podendo comparar dados e verificar qualquer cidadão. Além disso, abre-se a possibilidade de novos serviços cartorários, como a coleta de assinaturas de forma remota, o preenchimento de cadastros e a conferência de documentos.

Dessa forma, as tecnologias para cartório estão criando inúmeras possibilidades para melhorar o serviço registral e notarial. Se o seu propósito é aumentar a eficiência, a produtividade e segurança, então, a inovação tecnológica é o caminho para conseguir esses objetivos.

E então, você já conhecia as tendências de tecnologias para cartório? Utiliza alguma delas em seu estabelecimento? Compartilhe nos comentários suas experiências com essas novas soluções e até a próxima.

Em 21 de outubro de 2017, em um resultado da determinação de registradores do estado do PR, foi fundada a Aripar, entidade que congrega os registradores imobiliários da região, interconectando os seus serviços para proporcionar um ambiente melhor e mais eficiente para os negócios imobiliários.

A associação reúne a força de sua juventude à prudência e segurança jurídicas, para se apresentar como instituição representativa dos objetivos, interesses, e da competência inovadora dos registradores paranaenses de imóveis.

Confira a nossa entrevista com o Registrador do RI de Guaratuba e Presidente da Aripar, Dr. Gabriel Fernando do Amaral, na qual ele discorre acerca do futuro da entidade e também a respeito de novas tecnologias que auxiliarão as atividades registrais nos próximos anos.

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Alkasoft: Você é presidente da Associação dos Registradores de Imóveis do Paraná. Qual é a importância da entidade para os registradores de imóveis do estado?

Gabriel: Em nosso recente evento, realizado em Foz do Iguaçu nos dias 5 e 6 de abril, estiveram presentes mais de cinquenta registradores de imóveis, e conversamos muito sobre a importância da vivência institucional. A experiência individual que os registradores imobiliários adquirem com a implementação de boas ideias em suas serventias é uma riqueza que precisa ser compartilhada. Contudo, se refletirmos sobre a unidade institucional do Registro de Imóveis brasileiro, precisamos trabalhar para que a qualidade do serviço também seja homogênea, e isso exige um reajuste de foco, que faça voltar nossa visão da esfera individual para a contemplação, em primeiro plano, da esfera coletiva. Atualmente, a participação dos registradores paranaenses na Aripar é o meio mais adequado para o fortalecimento da instituição do Registro de Imóveis brasileiro e, consequentemente, para sua modernização.

Estou certo de que o registrador de imóveis do Estado do Paraná está atento às demandas atuais da sociedade na economia contemporânea. Existem muitas novidades, novas aplicações e ferramentas tecnológicas, pressões e oportunidades políticas, e a Aripar é o meio pelo qual, no Estado do Paraná, os registradores de imóveis buscam apresentar soluções. Nosso grande desafio institucional é cuidar das urgências locais, bem representarmos os registradores perante o Poder Público e os vários agentes de mercado, e projetar as soluções para as demandas que sequer foram formalizadas. Na velocidade das transformações sociais, precisamos nos esforçar para estarmos sempre em posição de vanguarda.

Alkasoft: A ARIPAR foi fundada em outubro de 2017. O que mudou de lá pra cá no estado com a criação da associação?

Gabriel: O Estado do Paraná passou por uma grande renovação de notários e registradores, após a finalização do último concurso. Essa renovação se espalhou pelas várias entidades representativas e, no âmbito do registro imobiliário, tivemos felicidade e força para criarmos a Aripar. Já se passaram quase dezoito meses desde outubro de 2017, e acredito que temos conseguido movimentar o estado promovendo encontros de interesse público, como o que aconteceu em agosto de 2018 na cidade de Curitiba, onde mais de trezentas pessoas estiveram presentes para aprofundar conhecimentos sobre Regularização Fundiária e Registro Eletrônico.

Posso dizer que a soma da atuação individual dos registradores nos cartórios pelos quais são responsáveis, com a sua ação institucional, já alcançou importantes destaques para o Estado do Paraná. Como resultado dos vários treinamentos em usucapião extrajudicial, contamos atualmente com o maior número de processos de usucapião extrajudicial do país. Temos nos esforçado na padronização de procedimentos e na humanização do atendimento ao público, oferecendo cursos para nossos escreventes. Também temos trabalhado em conjunto com registradores de outros estados, e com a Fipe, para o desenvolvimento de estatísticas que demonstram o desenvolvimento do mercado imobiliário, tudo com intuito de melhorar o ambiente de negócios em nosso país. A maior mudança, na minha opinião, está em fase de implementação, com a ativação de todas as ferramentas da Central Registradores para os registros de imóveis paranaenses. Além da possibilidade de solicitação online de certidões, agora é possível a protocolização online de escrituras públicas e outros títulos, diminuindo a distância entre o cartório e o usuário final, que poderá realizar atos de seu interesse com a facilidade proporcionada pela Internet.

Alkasoft: O registrador imobiliário usufrui de diversos benefícios quando associa a sua serventia à ARIPAR. Pode destacar quais são os principais?

Gabriel: O maior benefício é o fortalecimento da atividade registral imobiliária, e isso para defesa dos interesses da classe, para a promoção de iniciativas de impacto social e econômico, de modo que estejamos caminhando em sintonia nos vários pontos do Estado, cuidando de todos os elos do círculo registral. Além disso, damos destaque para a representatividade perante os demais órgãos públicos e agentes de mercado, e para socialização de custos, especialmente os relacionados ao desenvolvimento de ferramentas tecnológicas e à Central de Serviços Eletrônicos. Somado a isso, estamos trabalhando na implementação de alterações em nosso site, na área de acesso restrito ao associado, para que ele tenha à sua disposição um repositório de normas e decisões de procedimentos de dúvida que tramitaram nas comarcas do Estado e no Tribunal de Justiça, em recurso de apelação.

Alkasoft: Com a publicação do Provimento 74/2018, surgiu a exigência em manter a segurança dos dados do cartório através de um sistema informatizado. Nesse contexto, qual seria a melhor alternativa para que as serventias não corram o risco de perder dados importantes e estar adequada às determinações do CNJ?

Gabriel: O Provimento 74/2018 aponta para a necessidade de modernização dos cartórios e para o abandono de soluções caseiras, principalmente no que diz respeito a segurança de dados. Todavia, as normas lá contidas não levam em consideração dois pontos determinantes, a saber: o gritante desequilíbrio de infraestrutura de telecomunicações em nosso país, e a diferença de capacidade financeira dos cartórios. Por isso, foi sábia a decisão do Min. Humberto Martins que determinou a suspensão de efeitos do Provimento.

Não tenho dúvidas de que a melhor alternativa para os cartórios, quanto ao cumprimento de requisitos tecnológicos e segurança de dados, é a socialização dos custos e a utilização de serviços de bancos de dados online, em servidores próprios ou providos por empresas de renome, como aquelas utilizadas por bancos e empresas de tecnologia. Atualmente, a Aripar conta com serviço de backup do Banco de Dados Light (BDL) em um Data Center Tier III, mas todos os cartórios poderiam fazer o mesmo, sob sua responsabilidade, em uma estrutura que evite a indesejada e perigosa centralização dos dados. A fim de o registrador de imóveis poder contar com a estrutura de Banco de Dados na nuvem, sem precisar fazer o investimento em servidores robustos para cada serventia, é imprescindível que, com urgência, as empresas de software de cartórios, como a Alkasoft, aperfeiçoem seus sistemas de tal maneira que eles possam rodar em plataforma web, por exemplo.

Alkasoft: Atualmente, os registradores imobiliários podem facilitar a gestão dos seus cartórios com a utilização de um software específico para este fim. Como um software para cartórios pode contribuir com melhorias na rotina dos oficiais? 

Gabriel: Ingressei na atividade registral há pouco mais de dez anos. É pouco tempo comparado a tantos colegas que já dedicaram uma vida inteira aos registros. Nesses dez anos à frente do Registro de Imóveis de Guaratuba, observei um incremento enorme das obrigações acessórias do registrador de imóveis, como o preenchimento de relatórios gerenciais, a contabilização de atos praticados e emolumentos, as comunicações obrigatórias, etc. 

Creio que tudo isso é muito importante quando se tem uma visão estratégica do Registro de Imóveis, pois são dados que refletem o mercado imobiliário, a eficiência da gestão, tudo com base nos atos que são praticados, com base no trabalho desempenhado pelos escreventes e pelo registrador. A colheita desses dados, entretanto, ainda não é tão simples quanto poderia e deveria ser. 

Gostaria muito de aumentar o meu tempo de dedicação ao processo jurídico do registro, que é a vocação de todo o registrador, mas para isso acontecer, é imprescindível que a arquitetura dos nossos sistemas gere automaticamente, e sem erros, os relatórios e comunicações gerenciais. É preciso que essa arquitetura esteja montada de um modo tal que, com simples modificações de configurações, nós possamos atender as solicitações que ainda nem foram requeridas pelo Poder Judiciário, Receita Federal, ou outros órgãos públicos e agentes de mercado. O principal, que é o banco de dados, nós já temos. Precisamos dar a ele o melhor tratamento disponível. Se isso vai acontecer com Big Data, técnicas de Inteligência Analítica ou aplicação de Inteligência Artificial, eu não sei, e contamos com a expertise de empresas como a Alkasoft para apresentarem soluções inovadoras a um mercado tão necessitado de inovação.

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A atualização e modernização dos cartórios não é apenas uma tendência, mas uma necessidade urgente. Diversas ações estão sendo tomadas para promover essas melhorias, entre elas as que estão relacionadas ao uso de tecnologia e à proteção de dados. É nesse contexto que foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) o Provimento nº 74/2018.

Neste artigo, saiba mais sobre essa norma e confira dicas para adequar seu cartório a ela. Acompanhe.

O que é o Provimento nº 74/2018?

O Provimento nº 74/2018, disponibilizado no dia 1 de agosto de 2018, trata sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro do país.

A norma visa, ainda, estimular a preservação da informação notarial no longo prazo e assegurar a segurança dos cartórios contra ações, como o acesso não autorizado às informações.

Para isso, as serventias precisam implementar ações de segurança da informação para garantir a confidencialidade, a disponibilidade, a autenticidade e a integridade dos dados. Caso a adequação não seja feita, conforme o documento, “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.

Como adequar sua serventia para o Provimento nº 74/2018?

Hoje, diante dos avanços da tecnologia e do grande incremento que ela trouxe em termos de criação de dados, gerenciar o cenário sem fazer uso de softwares específicos se torna um grande desafio, sobretudo em negócios que lidam com um volume grande de informações confidenciais, como é o caso dos cartórios.

Por isso, para adequar seu cartório ao Provimento nº 74/2018, a implementação ou atualização de softwares jurídicos especializados, além de outros recursos de segurança, como firewall, antivírus e anti-malware, é fundamental.

Ainda, para ajustar a sua serventia às exigências do CNJ, é preciso estar atento ao backup dos dados do cartório – essa é uma prescrição trazida pela norma, em seu artigo 3º, que indica que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”. Essa cópia eletrônica e também salva na nuvem objetiva a restauração dos dados no caso de alguma avaria.

As classes de serventias para a adequação ao Provimento nº 74/2018

Para planejar as mudanças necessárias por tal provimento, também é necessário ter em mente que as recomendações da CNJ são diferentes para cada porte de cartório. Assim, para essa ação, entende-se que há três categorias de serventias no Brasil:

• Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – essa categoria corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no Brasil.
• Classe 2: cartórios que registram arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – o que corresponde a 26,5% das serventias em atividade no Brasil.
• Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – o que representa 21,5% dos cartórios em atividade no Brasil.

Essa divisão de categoria foi desenvolvida, basicamente, levando em conta as possibilidades das serventias em realizarem aportes de investimento em tecnologia para promover a segurança dos dados. A relação completa das exigências segmentada por classe de cartório está em anexo ao Provimento.

Autenticação via certificado digital ou biometria

Outro ponto importante para adequação da serventia ao Provimento nº 74/2018 diz respeito ao acesso às informações.

Em seu artigo 4º, é orientado que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Outras recomendações importantes para a adequação às exigências do CNJ

De modo resumido, outras recomendações importantes para que o cartório se ajuste ao Provimento nº 74/2018 são:

• Ter energia estável.
• Apresentar rede elétrica devidamente aterrada.
• Utilizar dispositivo para armazenamento e backup de dados.
• Utilizar apenas softwares livres ou com licença comercial ativa (é proibida a utilização dos softwares não genuínos).
• Fazer uso de firewall, antivírus e sistema antissequestro de dados.
• Adotar um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços.
• Fazer backup de livros e atos eletrônicos em intervalos não superiores a 24 horas. Assim, é preciso gerar imagens ou cópias incrementais das informações, de modo que possibilite a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança – até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e as informações associadas.
• Armazenar a mídia eletrônica de segurança (CDs, DVDs, pendrive, HD externo, etc.) em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária.

Como o Cart pode ajudá-lo a ajustar seu cartório ao Provimento nº 74/2018?

Em seu artigo 5º, o texto da norma indica que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

Essa e outras prescrições podem ser atendidas ao adotar o software Cart. O sistema Cart, da Alkasoft, realiza cópias de segurança diárias e, caso ocorra alguma eventualidade, ele restaura o banco de dados com o backup mais recente realizado. Além disso, o sistema oferece a funcionalidade da certificação digital para qualquer tipo de documento emitido, e permite, ainda, rastrear ações de usuários e criar contas com suas devidas permissões.

Também está disponível o adicional Alkabackup, recurso que gera logs de 4 MB e armazena os dados do cartório na nuvem.  Assim, é possível proteger, recuperar e armazenar a base de dados do seu cartório de modo prático e seguro, e atendendo às exigências do CNJ.

E então, que tal atualizar a sua serventia para estar de acordo com as exigências do Provimento nº 74/2018? Solicite já uma demonstração e modernize seu cartório! 

Com o objetivo de facilitar o trabalho das pessoas que atuam nos cartórios e também o atendimento das pessoas que precisam dos seus serviços, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) decidiu que todos os cartórios do Brasil devem manter cópias digitais dos livros dos serviços prestados. Para que esses serviços sejam prestados com máxima eficiência e qualidade, é essencial promover essa modernização que transforma o cartório tradicional em um cartório digital.

Seguindo a recomendação do CNJ – e também para seguir as melhores práticas do mercado –, a adaptação para o modelo de cartório digital é uma tendência e uma realidade cada vez mais comum no Brasil. Muitos cartorários e advogados já utilizam sistemas integrados e especializados para realizar trâmites que envolvem o sistema bancário, bem como trâmites comerciais, registros contratuais, procurações, assim como boa parte dos serviços que fazem parte do cotidiano dos cartórios. Conheça, agora, o passo a passo para transformar a sua serventia em um cartório digital.

Por onde começar o processo de implantação de um cartório digital?

Para informatizar o seu cartório e integrar todos os seus processos, o primeiro passo é contratar uma solução e/ou uma empresa especializada na digitalização de documentos. Você pode optar por um sistema que facilitará essa digitalização, que será feita por pessoas da sua equipe, ou contratar uma empresa para fazer a digitalização com o uso de scanners, câmeras fotográficas e um software de tratamento de imagens.

Não importa qual dos dois caminhos o seu cartório escolher, o objetivo dos dois processos é o mesmo: transformar os documentos físicos do seu cartório em documentos digitais e com acesso eletrônico. Assim, o cartório digital, após implantado, permitirá consultas rápidas de processos e agilizará a expedição de documentos.

Com o objetivo de manter uma boa gestão do acervo digital e deixar todos os processos e documentos organizados, o próximo passo para a sua serventia se transformar em cartório digital será adquirir um software especializado.

Com uma solução como o software CART Imóveis, comercializado pela Alkasoft, será possível fazer consultas e administrar arquivos e documentos de forma mais rápida e eficiente. Os usuários do seu cartório podem consultar esses documentos a qualquer tempo e com a segurança de backups que vão impedir que qualquer arquivo se perca.

Os benefícios de investir na modernização de um cartório digital

Ao adaptar a sua serventia para o modelo de cartório digital, qualquer documento físico que será gerado no dia a dia do seu cartório será digitalizado. Assim, relatórios gerenciais e administrativos, contratos, recibos, ofícios, procurações, escrituras e inclusive as fichas de assinaturas de firmas passam a fazer parte do sistema que os usuários do seu cartório poderão utilizar de forma simultânea, agilizando processos e melhorando a produtividade das suas equipes.

Entre os benefícios do cartório digital, destaque para a redução de custos verificada pelas serventias ao longo do tempo. Com esse processo de digitalização, o cartório ganha agilidade e muita segurança na preservação dos documentos, o que aumenta a eficiência da prestação dos seus serviços.

A digitalização permite ainda acesso fácil a qualquer livro e documento, além de manter a preservação dos documentos intacta. Outra vantagem é em relação ao espaço físico, que precisará ser organizado de uma outra maneira, mas com ganho para as pessoas e os clientes que frequentam o seu cartório.

Com um software especializado na gestão de cartório, a sua serventia também terá o backup de todos os documentos digitalizados, melhorando a segurança da sua gestão e seguindo as boas práticas recomendadas pelo CNJ.

Para que a digitalização funcione, no entanto, ela deve ter um planejamento adequado, seguir procedimentos e uma metodologia de indexação aplicável aos documentos do cartório. Assim, será possível colher todos os benefícios que um software de gestão propicia, especialmente em relação à agilidade da rotina e à maior segurança na gestão dos documentos.

Conheça mais sobre o Sistema Cart

Agora que você sabe mais sobre o passo a passo para transformar uma serventia em um cartório digital, imagine conquistar todo o controle e a informatização do seu cartório através de uma única solução. Isso é possível com os Sistemas Cart, conjunto de soluções oferecidas pela Alkasoft, empresa especializada em soluções para o meio jurídico e para cartórios.

Com os Sistemas Cart, o seu cartório poderá fazer o gerenciamento completo dos seus serviços cartoriais. Aproveite essa tecnologia para reproduzir todas as etapas dos processos da sua serventia, oferecendo ainda mais segurança e rapidez no atendimento do seu cartório.

Utilize os Sistemas Cart para digitalizar e armazenar documentos em seu computador, com possibilidade de impressão e facilidade de acesso.

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