Se você ainda não dá importância para a relação entre gestão da qualidade e cartórios, acompanhe para evitar erros.

A gestão da qualidade e cartórios andam de mãos dadas. Historicamente, a população, de forma geral, tinha a imagem de que os cartórios prestavam serviços morosos e pouco eficientes. Esse estigma, por vezes, associado a negócios de administração familiar, foi sendo mudado com o apoio da gestão da qualidade.

A gestão de qualidade é um método de administração estratégica, que promove uma visão sistêmica de todos os seus processos, permitindo medi-los, controlá-los e melhorá-los, o que direciona a empresa para a eficiência e para maior satisfação de seu cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre a importante relação entre gestão da qualidade e cartórios, como esse tipo de abordagem pode impactar nos resultados de sua serventia e como o PQTA pode estimular melhorias. Além disso, veja alguns erros comuns que podem ser evitados otimizando a gestão da qualidade em seu cartório.


Gestão da qualidade e cartórios: importância e influência nos processos da serventia

De acordo com a Lei nº 8.935/94, o titular do cartório é responsável pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Esse é um dos motivadores para se buscar uma administração de cartórios mais eficiente.

E a união da gestão da qualidade e cartórios é uma boa prática para isso. Com ela, é possível identificar, entre os processos e fluxos da serventia, os que agregam ou não valor e, com isso, encontrar melhores opções para sua execução com mais qualidade e rapidez.

Pense por um momento: há quantas formas diferentes de se executar o mesmo processo? O que parece melhor para você será que é visto da mesma forma por cada um dos colaboradores? E, afinal, qual dos modos de execução é realmente o mais eficiente, seguro e ágil?

Sem conhecer a fundo seus processos, como eles se dão atualmente, que resultado geram e deixam de trazer, o gestor da serventia não encontra subsídios apropriados para elaborar a melhor referência em padrão para seus processos e para o aprimoramento dos serviços. Isso é trabalhado na relação entre gestão da qualidade e cartórios. Tudo passa a ser mapeado, controlado, medido e, quando necessário, melhorado.

Assim, consegue-se desenvolver padrões e ter um controle para que eles sejam executados conforme as melhores práticas de administração de cartórios, levando em conta a segurança dos dados, a relação de custo-eficiência para o cartório e a satisfação do cliente. Essa relação entre gestão da qualidade e cartórios, portanto, significa mais qualidade e satisfação para todos os envolvidos, sejam os colaboradores, clientes ou titulares da serventia.

O que é o PQTA e por que participar?

O Prêmio de Qualidade Total Anoreg (PQTA) é uma iniciativa realizada todos os anos pela Associação dos Notários e Registradores. Ela tem como objetivo reconhecer os serviços notariais e de registro do Brasil que se destacaram em termos de qualidade e eficiência em sua administração e prestação de serviço. É possível que qualquer serventia participe desse prêmio de gestão de cartórios.

Entretanto, para a edição deste ano, as inscrições já foram encerradas, com a participação de 144 serventias. O PQTA tem chamado cada vez mais atenção da administração de cartórios por apresentar algumas vantagens adicionais. Entre elas, podemos citar o uso da premiação como estímulo para a motivação da equipe e para aumentar seu senso de pertencimento. Ainda, trata-se de um recurso para elevar a credibilidade e a confiança do público diante de sua serventia, servindo como um diferencial competitivo.

Além disso, sabendo que a serventia passará por auditorias, a equipe focará ainda mais na prestação de um serviço qualificado e eficiente ao cliente do cartório. Dessa forma, participar do prêmio de gestão de cartórios pode reforçar sua política de qualidade total e torná-la ainda mais forte, trazendo benefícios amplos para o sucesso de seu negócio.

E essa, muitas vezes, é a porta de acesso para serventias conquistarem outros reconhecimentos importantes, como certificações ISO ou NBR, que retroalimentam as melhorias contínuas no cartório.


4 erros comuns para evitar na gestão da qualidade e cartórios

Como vimos até aqui, a gestão de qualidade pode trazer diversos ganhos quantitativos e qualitativos ao cartório. Na verdade, há diversos erros e problemas comuns nesse tipo de negócio que a abordagem da qualidade pode ajudar a reduzir e eliminar, incluindo:

Morosidade no atendimento ao público

Falta de padrões, profissionais desmotivados e equipamentos e sistemas inapropriados são alguns dos gargalos que podem ocasionar esse erro que impacta na produtividade da equipe e na satisfação e fidelidade do cliente da serventia.

Processos demorados e não padronizados

Se cada funcionário executa suas atividades da forma que acha mais fácil e se não há controle e metas de tempo de realização de cada tarefa, sua serventia pode estar cometendo erros impactantes para a administração de cartórios e para manutenção de sua base de clientes.

Equipe despreparada e desmotivada

Quando a dupla gestão da qualidade e cartórios está alinhada, evita-se esse erro comum. Funcionários desprovidos de informações atualizadas, que não sabem utilizar os sistemas e que não estão engajados com seu trabalho podem comprometer toda sua operação.

Lentidão para a tomada de decisões

O tempo é um ativo valioso. Se você está perdendo-o, também está perdendo dinheiro e oportunidades. Com a gestão da qualidade, você provavelmente utilizará um sistema mais eficiente, que disponibilize e cruze dados rapidamente para dar suporte e agilidade a seu processo de tomada de decisões.

Esse tipo de erro, que causa tantos problemas no curto, médio e longo prazo, portanto, pode ser tratado por meio de uma gestão da qualidade acurada, que promova uma análise sistêmica de tudo que acontece em sua serventia. Para começar essa mudança de paradigma, você pode utilizar como base normas de qualidade – como a ISO 9001, que rege a qualidade em processos, e a NBR 15906, voltada para a gestão de serviços notariais e de registro.

A partir do estudo desses norteadores, será possível começar a estabelecer uma política mais sólida de gestão de qualidade e cartórios. Mas, além disso, outra decisão importante para evitar erros e buscar a excelência, é adotar um software para cartórios. Com ele, será possível acompanhar as métricas, gargalos e avanços com a implementação da gestão da qualidade.

E mais: sua equipe terá à disposição um sistema para automatizar, padronizar e agilizar seus processos, facilitando seu trabalho, elevando sua motivação e produtividade e ajudando a alçar o cartório a um novo nível de eficiência.

Agora que você já sabe mais sobre a relação entre gestão da qualidade e cartórios, descubra também outras vantagens de utilizar um sistema para cartório.

A gestão de cartórios envolve a administração de uma grande quantidade de documentos. Além disso, é preciso atender às leis e aos regulamentos que estabelecem normas de organização, competência, custas e emolumentos. Em função desse volume de trabalho e da atenção exigida para que nada saia do controle, é tão importante a utilização de um software para cartórios.

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Você passou em um concurso e quer saber quais são os principais processos e fluxos do cartório? Esse tipo de negócio possui diversas especificidades em sua operação. Então, antes de assumir e exercer as atividades para as quais você foi nomeado, que tal compreender melhor o funcionamento dos fluxos de serviços mais requisitados nos cartórios de registro de imóveis do país? Para isso, confira o guia que preparamos a seguir!

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O selo digital em cartórios, também chamado de selo extrajudicial digital, é mais uma das iniciativas para modernizar as serventias do país, provendo ao cidadão serviços de qualidade e alinhados à nossa realidade, que é cada vez mais digital. 

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Em tempos modernos, ter um cartório digital é uma necessidade. A demanda por atividades cartoriais é alta, e os processos internos devem estar otimizados ao máximo para que a oferta do serviço seja qualificada. Por isso, o sistema para cartório, aliado a outras ferramentas, é adotado com frequência. Ele é, inclusive, o segredo para ter um cartório digital.

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O Provimento n°74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico. Porém, antes mesmo de falarmos sobre as vantagens, é preciso compreender que esse é o novo padrão a ser seguido.

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Monitorar a satisfação do cliente do cartório é uma ação fundamental para direcionar melhor a gestão e a operação de sua serventia. Isso porque um cliente satisfeito é mais fácil de ser fidelizado e de virar propagador de seus bons serviços. Ainda, ele poderá oferecer insights valiosos para melhorias no atendimento de seu cartório.

De modo geral, pode-se dizer que a satisfação é resultado do alinhamento entre expectativa e realidade – e, quando a realidade supera o que o cliente esperava obter, tem-se a tão desejada excelência no atendimento. 

Então, como saber se sua serventia está atingindo o grau de satisfação esperado? Para ajudá-lo nisso, preparamos dicas para você começar a monitorar a satisfação do cliente do cartório. Acompanhe a seguir.

5 formas de monitorar a satisfação do cliente do cartório

Há diversas ferramentas e metodologias que podem ser utilizadas para essa finalidade. Entre as mais comumente aplicadas, estão:

1. Pesquisa de satisfação

Esse, possivelmente, é o instrumento mais convencional para mensurar a satisfação do cliente. Trata-se de um formulário com número variado de questões – que podem ser objetivas ou subjetivas – por meio do qual o cliente avalia diferentes pontos de seu contato com a empresa – tais como qualidade do atendimento, agilidade na obtenção da solução de suas demandas, etc.

É recomendado que não se elabore um questionário muito extenso, a fim de não desestimular a participação. Essa pesquisa pode ser disponibilizada para o cliente do cartório de diversas formas: impressa, online, via SMS, terminais ou totens de autoatendimento, entre outras.

2. Grupo focal (focus group)

Essa é outra possibilidade para conhecer a opinião e a satisfação dos clientes do cartório. Ela consiste, basicamente, em convidar alguns clientes para uma conversa orientada sobre sua experiência com a serventia a partir de tópicos pré-estipulados. Essa reunião pode ser conduzida por um mediador do cartório ou por um profissional contratado a fim de deixar os clientes mais à vontade com o processo e torná-lo mais isento.

Esse método é interessante pois permite um aprofundamento maior sobre sentimentos, experiências e sugestões do grupo – que, geralmente, não passa de 12 convidados. No entanto, por abranger uma amostra pequena de todo o público da serventia, não é recomendado que ele seja o único método adotado para monitoramento da satisfação do cliente.

3. Ouvidoria

Também conhecida como ombudsman, a ouvidora tem o objetivo de proporcionar uma comunicação eficiente com o cliente do cartório, servindo também como um canal para conhecer sua satisfação, sua opinião, suas considerações e sentimentos sobre a serventia e seus serviços.

Na ouvidoria, comumente se consolida dados em relatórios sobre os principais motivos de satisfação ou insatisfação do cliente, de modo a adequar o atendimento para evitar a recorrência de tais problemas já registrados.

4. Cliente oculto

Outra possibilidade para monitorar a satisfação do cliente do cartório, mas que não se recomenda que seja o único método utilizado para isso, é o cliente oculto. 

Por meio dele, pessoas selecionadas e treinadas, com o mesmo perfil dos clientes da serventia, vão até o cartório avaliar a qualidade de atendimento recebido. Essa metodologia é bastante eficiente para checar também se os padrões operacionais e de atendimento estabelecidos estão, de fato, sendo seguidos pela equipe.

5. NPS

O Net Promoter Score (NPS) é uma metodologia bastante simples de aplicar para mensurar o grau de satisfação e lealdade do cliente. 

Por ser prático e por fornecedor resultados quantitativos e qualitativos, ele é aplicado por um grande número de empresas ao redor do mundo – e isso fornece a possibilidade de você, por exemplo, comparar seu NPS com o de um outro negócio.

Resumidamente, para aplicá-lo, faz-se a seguinte pergunta: “em uma escala de 0 a 10 quanto você recomendaria a nossa empresa para um amigo ou parente?”, seguida de “por que você deu esta nota?”. 

Os clientes aqui são classificados em:

  • Promotores: os que deram notas de 9 a 10. Eles defendem e recomendam o seu serviço.  
  • Neutros: os que deram notas de 7 a 8. Geralmente, eles têm grandes chances de serem fidelizados, porém pouca probabilidade de recomendarem sua serventia. 
  • Detratores: os que deram notas de 0 a 6. É preciso muita atenção a esse grupo, sobretudo quando ele representa um grande percentual entre seus clientes. É necessário compreender o motivo do feedback negativo, afinal, ele pode indicar um grave problema na operação e no atendimento de seu cartório.

Como vimos, há diversas possibilidades para você começar a monitorar a satisfação do cliente do cartório. Avalie as que se adequam melhor à sua serventia e comece a aplicá-las. Lembre-se de que, além de disponibilizar o instrumento de pesquisa, é fundamental que ele seja analisado com atenção e gere insights para melhorar a satisfação de seu cliente e o atendimento em sua serventia.

    E então, gostou de nossas dicas? Para continuar aprendendo sobre o tema, confira nosso artigo sobre o impacto que um bom sistema exerce no atendimento e na satisfação do cliente do cartório

    Ter uma serventia mais custo-eficiente, com processos enxutos e precisos, uma equipe que conheça suas atribuições e as execute no tempo e da forma determinada, uma metodologia clara de trabalho e de delegação de tarefas e a geração de informações estratégicas sobre estatísticas de desempenho que permitam a melhoria contínua do atendimento da serventia: tudo isso pode estar mais próximo do que você imagina, representado por uma solução que ajuda a criar, acompanhar e executar o melhor fluxo do cartório – um sistema de automação de workflow.

    Neste artigo, descubra mais sobre essa possibilidade e sobre os benefícios que podem ser trazidos pelo sistema Alkaflow para sua serventia. Acompanhe.

    O que é workflow?

    O termo “workflow”, em tradução livre, significa fluxo de trabalho. Essa é uma denominação utilizada no ambiente organizacional para definir e gerenciar processos nos quais haja um fluxo definido de tarefas a serem executadas em determinada ordem pelos colaboradores e pelos diferentes setores de uma empresa.

    Esse fluxo pode ser realizado e monitorado manualmente, porém, em estruturas mais robustas ou que visam aumentar sua produtividade e competitividade, o modelo já não é aderente, sendo preterido por soluções de automação, que tornam tudo mais ágil, preciso e prático.

    Assim, por meio de um sistema, é possível que as tarefas da serventia sejam realizadas seguindo determinadas regras e hierarquias, e que todos os envolvidos sejam informados em tempo real sobre o andamento do trabalho e eventuais pendências delegadas a cada funcionário – agilizando o fluxo produtivo e a comunicação entre áreas.

    Esse tipo de solução permite ao gestor visualizar o fluxo do cartório de uma forma integrada e objetiva, ajudando a melhorar seus processos, a acompanhar os indicadores de desempenho e a identificar possibilidades de melhoria contínua das atividades da serventia.

    Alkaflow: uma solução para otimizar o fluxo do cartório

    O Alkaflow é uma solução da Alkasoft que consiste em um sistema de acompanhamento do fluxo do cartório, de distribuição de tarefas, de transferência de atividades e de estatísticas de desempenho da equipe.

    Entre os benefícios gerados pelo Alkaflow para o fluxo do cartório e, de modo geral, para sua serventia, destacam-se:

    • Agiliza o gerenciamento das tarefas de sua serventia.
    • Reduz gargalos, inconsistências e retrabalhos por má comunicação sobre o fluxo dos processos do cartório.
    • Possibilita fluidez e padronização na execução de tarefas.
    • Otimiza o atendimento ao cliente do cartório.
    • Ajuda a tornar seus processos mais enxutos e eficientes.
    • Favorece o incremento da produtividade da equipe e do seu nível de colaboração nos projetos.
    • Gera mais transparência nos processos e no fluxo do cartório.
    • Atua na redução de redundâncias operacionais e de etapas burocráticas desnecessárias no fluxo do cartório.
    • Permite um controle de acesso mais eficiente aos dados estratégicos da serventia.
    • Ajuda a deixar as responsabilidades de cada colaborador ou setor mais claras e menos suscetíveis a dúvidas ou interpretações equivocadas.
    • Fornece dados para a tomada estratégica, tática e operacional de decisões na serventia.

    E então, o que achou dessa solução para melhorar o fluxo do cartório? Você está em busca de alternativas para modernizar sua serventia e tornar seus processos mais transparentes e custo-eficientes? Para saber mais sobre como o Alkaflow pode ajudá-lo, entre em contato com nossos consultores e solicite uma demonstração do sistema.

    Hoje em dia, os proprietários de cartórios têm disponível uma quantidade enorme de informação, o que requer maneiras inovadoras de obter controle, compreensão e inteligência a partir dos dados – e uma das melhores soluções para esse desafio é adotar uma estratégia de BI no cartório.

    No entanto, muitos estabelecimentos demoram para inserir o Business Intelligence (BI) em sua rotina, devido à falta de conhecimento sobre ele, dúvidas sobre por onde começar e quanto ao retorno do investimento. A verdade é que o BI precisa ser parte integrante da operação de qualquer negócio que faça parte do universo competitivo, dinâmico e complexo das organizações contemporâneas.

    Pensando nisso, neste artigo, vamos apresentar como a inteligência de negócios permite melhorar a tomada de decisões e definição de estratégias para o sucesso de um cartório. Acompanhe a seguir.

    O que é Business Intelligence?

    O BI é um conceito que envolve a coleta e análise de informações comerciais relevantes e úteis em uma organização. Ele consiste em um processo orientado por tecnologia para analisar dados e apresentar informações acionáveis, a fim de ajudar executivos, gerentes e outros usuários finais corporativos.

    As empresas utilizam BI para detectar eventos significativos e monitorar tendências de negócios, com o objetivo de se adaptar rapidamente a um novo cenário.

    Ele permite, também, melhorar a tomada de decisões em todos os níveis de gerenciamento, além dos processos estratégicos. Isso otimiza a capacidade de identificar oportunidades adequadas para sua serventia, possibilitando, assim, planejar um futuro de sucesso.

    Por que investir em BI no cartório?

    Tendo como base diversas métricas e indicadores de desempenho, o BI no cartório permite transformar simples dados brutos em informações úteis, possibilitando planejar ações que podem melhorar os resultados de uma serventia.

    No serviço de notas e de registro, a tecnologia de BI oportuniza fazer a análise de tendências, detectar oportunidades, assim como identificar falhas operacionais. Com isso, é possível agir de forma mais rápida, melhorando a eficiência dos serviços do cartório.

    Com o auxílio de relatórios e gráficos, antecipa-se os valores de receitas, é feita a análise de ações de funcionários, média de dias para lavraturas de protocolos em aberto, assim como outros índices armazenados em bancos de dados.

    Como implementar o BI no cartório?

    Para obter todos os benefícios de um sistema de business intelligence, é recomendado investir em pessoal capacitado, além de treinamento e um software projetado para trabalhar nos serviços oferecidos pelo cartório.

    A implementação de uma solução BI pode ser um divisor de águas para um cartório, fornecendo informações integradas sobre os dados de todos os seus departamentos. Entretanto, uma implementação funciona melhor quando é feita de maneira gradual ou em etapas.

    É uma prática recomendada envolver todas as partes interessadas da equipe desde o início. No entanto, distribua a implantação gradualmente entre os departamentos em vez de tentar forçar todo o cartório a fazer uma mudança completa de uma só vez. Isso permite uma aceitação mais fácil, e concentrar seus recursos um pouco de cada vez.

    Além disso, tenha em mente que o BI não é um projeto estático. Ele requer cuidados e manutenção constantes. Conforme seu cartório cresce e muda, você precisa ajustar seu sistema de business intelligence para acomodar essas novas alterações.

    Dessa forma, o BI no cartório permite melhorar a performance organizacional, analisar cenários e otimizar a produtividade. Conhecendo as tendências do setor, seu cartório pode tomar decisões bem informadas e fundamentadas que ajudarão seu negócio a se modernizar e prosperar.

    E você, já adota o BI no cartório? Ficou com alguma dúvida sobre o tema? Compartilhe sua mensagem nos comentários e até a próxima!

    Você deve conhecer aquele ditado popular que afirma que “o barato sai caro”, não é mesmo? Infelizmente, ele reflete uma realidade de mercado que está impactando negativamente diversas serventias: soluções de backup em nuvem que apresentam um custo inicial bem abaixo da média e que, por isso, acabam se mostrando ineficientes e não seguem os requisitos trazidos pelo Provimento 74/2018.

    Neste artigo, saiba mais sobre as exigências trazidas por essa norma, os prejuízos que podem ser enfrentados pela serventia ao optar por um sistema ruim e uma breve apresentação da solução trazida pelo Alkabackup. Confira a seguir.

    Quais são os principais requisitos quanto a backups demandados pelo Provimento 74/2018?

    Um dos objetivos do Provimento 74/2018 é estimular a preservação da informação notarial no longo prazo e assegurar a segurança contra ações maliciosas como o acesso não autorizado às informações. E o backup é um dos recursos-chave para isso, ajudando a garantir a integridade dos dados mesmo em situações adversas.

    Quanto aos requisitos trazidos pela norma nesse contexto, estão:

    • Todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo. Para isso, seu backup deverá ser feito com intervalos não superiores a 24 horas.
    • Fazer uso de dispositivos de armazenamento digitais, sejam eles físicos (disquete, cartão de memória, pendrive, CD, CD-R, CDR-W, DVD, blu-ray, disco rígido, SSD) ou virtuais (rede local, disco virtual, cloud computing).
    • Utilizar sistema antissequestro de dados. Vale ressaltar que a cópia eletrônica gerada por tal sistema e salva na nuvem oferece a possibilidade de restaurar facilmente os dados no caso de alguma avaria. 
    • Utilizar apenas softwares livres ou com licença comercial ativa (é proibida a utilização dos softwares não genuínos para tarefas da serventia, como os backups.

    Por que o barato pode sair caro?

    Na hora de avaliar os diferentes produtos disponíveis no mercado, pode parecer sedutor escolher o de valor mais baixo – mesmo que esse valor seja suspeitosamente menor do que o dos concorrentes.

    Saiba que rapidamente isso irá refletir no nível de segurança, atualização, usabilidade e adequação à rotina notarial. E que, ainda por cima, seus desenvolvedores não têm nem ideia do que seja o Provimento 74/2018 ou as demandas mais específicas dos cartórios.

    Ainda, adquirir uma solução que não traga backups realizados diariamente, em locais diferentes, armazenados na nuvem e que não ofereça um atendimento imediato pode gerar prejuízos enormes em casos como os de sequestro de dados.

    Infelizmente, esse tipo de ataque está cada vez mais comum, e instituições como os cartórios, que reconhecidamente armazenam dados de grande importância, são bastante visadas. Os resgates solicitados podem chegar nos milhões de reais e os prejuízos à imagem e à gestão da serventia são incalculáveis em caso de perda dos dados, podendo levar a processos administrativos e à perda de delegação ao se constatar a ineficiência de seu gestor.

    Alkabackup: solução segura e alinhada ao Provimento 74/2018

    O Alkabackup é uma solução adicional e integrada ao sistema Cart, da Alkasoft. Ele que cria logs de 4 MB e armazena os dados do cartório na nuvem, mantendo cópias seguras em locais diferentes. Desse modo, é possível proteger, recuperar e armazenar a base de dados da sua serventia de forma prática e segura. 

    Vale ressaltar que o sistema atende às exigências apresentadas pelo Provimento 74/2018 quanto à formação e manutenção de arquivo de segurança pelos serviços de notas e de registro. Ainda, por trabalhar diretamente na base do CART Imóveis, você não precisará manter dois sistemas diferentes que podem não ter a compatibilidade desejada e necessária para a realização das rotinas de sua serventia. 

    O sistema da Alkasoft possibilita, ainda, a certificação digital, o que torna possível a geração de trilhas de auditoria própria, além da criação de permissões de acesso, conforme outras prescrições do Provimento 74/2018.

    E como segurança adicional, ao contratar um serviço de empresa com credibilidade no mercado, como a Alkasoft, que soma mais de 25 anos de atuação, você terá a certeza de estar adquirindo uma solução completa, confiável, segura e que, ainda, conta com serviço de suporte que poderá ser acionado sempre que necessário. 

    E então, você ficou interessado em utilizar o Alkabackup em seu cartório? Solicite uma demonstração ou entre em contato!

    As serventias lidam rotineiramente com documentos e informações de grande importância. Garantir seu sigilo, confidencialidade e segurança é crucial para a credibilidade e para o sucesso do negócio. Por isso, a perda de dados do cartório pode trazer consequências extremamente sérias.

    Neste artigo, saiba mais sobre os prejuízos que uma serventia pode ter com a perda de dados do cartório e confira dicas para evitar essa situação em seu negócio. 

    Consequências da perda de dados do cartório

    A violação ou a perda de dados do cartório pode trazer prejuízos financeiros, sociais e morais à serventia. A quebra da confiança do mercado em relação ao negócio pode prejudicar de modo impactante a perenidade e o sucesso do cartório na comunidade, levando à perda permanente de seus clientes. Ainda, há custos expressivos envolvidos com a interrupção do serviço e a tentativa de recuperação das informações, que podem acabar com a saúde financeira da organização.

    É importante ressaltar, também, que há casos de serventias que ainda não estão digitalizadas. Para essas, a perda de dados do cartório acaba sendo até mesmo uma tragédia social. 

    Em situações extremas, pode ocorrer um processo administrativo contra o titular, ou até mesmo a perda de delegação ao constatar a ineficiência de seu gestor na prestação do serviço a seus clientes – afinal, o cartório é uma instituição que tem fé pública.

    Perda de dados do cartório: como agir preventivamente?

    Como vimos, as consequências da perda de dados do cartório podem ser enormes. Por isso, é muito importante agir proativa e preventivamente, de modo a ter mais segurança e maior nível de defesa dos dados da serventia. 

    Entre essas ações, destacam-se:

    1. Armazenamento de dados na nuvem

    Hoje em dia, o armazenamento de dados na nuvem é uma forma efetiva de incrementar a acessibilidade e a segurança das informações. Com ele, em caso de perda de dados ou ataques virtuais aos computadores da serventia, tem-se uma cópia não contaminada das informações.

    2. Realização de backups frequentes

    Para evitar a perda de dados do cartório, é crucial desenvolver uma rotina de realização de backup das informações. Desse modo, a gestão sempre terá uma cópia dos documentos em nuvem, elevando seu nível de segurança dos dados.

    3. Atualização dos sistemas de modo periódico

    Com as atualizações, os sistemas geralmente têm modernizado, também, parâmetros e mecanismos de segurança. Assim, desde o sistema de automatização das rotinas da serventia até o operacional dos computadores devem passar por atualizações frequentes, a fim de se adequarem para enfrentar as mais recentes ameaças à sua segurança.

    4. Engajamento dos funcionários

    O erro humano é um dos fatores que podem levar à perda de dados do cartório. Portanto, é preciso neutralizar essa possibilidade por meio de treinamentos e ações de sensibilização, a fim de garantir o engajamento dos funcionários na adoção das práticas laborais mais corretas, éticas e seguras.

    5. Utilização de firewall

    O firewall é um recurso que ajuda a proporcionar maior proteção aos dados ao filtrar conexões externas de intrusos à rede e ações maliciosas que possam levar à perda de dados do cartório – tais como vírus, sequestro de dados e roubo de informações.

    6. Adequação às diretrizes do Provimento nº 74/2018

    Provimento nº 74/2018 apresenta importantes prescrições quanto aos padrões mínimos de tecnologia da informação demandados para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro.

    Sendo assim, adequando sua serventia a ele, o gestor estará garantindo maior segurança aos dados e à operação do cartório. 

    Os riscos e as ameaças que podem levar à perda de dados do cartório estão constantemente mudando. Portanto, é preciso proatividade para lidar com eles e proteger sua serventia contra as graves consequências da perda de informações. 

    Como está a sua segurança contra a perda da dados do cartório? Quais outras ações foram implantadas para evitar as consequências desse tipo de problema? Deixe sua mensagem nos comentários.

    No cotidiano de qualquer serventia, é importante se concentrar na eficiência em todos os aspectos estratégicos e operacionais – e isso inclui o controle de acesso do cartório. Para isso, é preciso entender as necessidades de segurança das informações do cartório e, em seguida, criar soluções personalizadas para elas.

    Implementados adequadamente, esses controles de acesso permitem aos clientes consultar e registrar solicitações pela internet. Isso coloca o cartório na vanguarda, diferentemente de outros, que ainda adotam controles manuais, sendo, assim, desatualizados e, em grande parte de seus processos, mais ineficazes.

    Por isso, neste artigo, confira como atualizar seus sistemas e otimizar o controle de acesso do cartório. Acompanhe.

    A importância da melhoria do atendimento ao cliente

    No mundo contemporâneo, as pessoas estão exigentes e contam com mais alternativas do que nunca. Nesse contexto, manter enfoque na qualidade do serviço ajuda a aumentar a fidelidade e a satisfação do cliente, uma vez que as tecnologias desempenham um papel importante na melhoria e na agilidade do atendimento.

    Um cartório que se mostra sensível às dúvidas, reclamações ou outras necessidades das pessoas desenvolve uma clara vantagem competitiva. É por isso que é crucial investir em novas tecnologias que ajudam a antecipar as necessidades dos usuários, adaptar os processos de negócios e, finalmente, melhorar a eficiência dos seus serviços e atividades internas.

    Fornecer áreas de seu site em que os clientes possam realizar suas próprias solicitações ou buscar algum tipo de suporte deve estar na lista de prioridades daqueles cartórios que buscam melhorar a qualidade de seu atendimento e, no processo, atender melhor às suas metas de negócio.

    Há poucas décadas, a comunicação instantânea era apenas um conceito. Agora, a experiência do cliente depende, também, desses fatores tecnológicos, e não é difícil entender que um bom atendimento gera fidelidade.

    Razões para implementar o controle de acesso às informações do cartório

    Fornecer acesso seguro aos usuários de um cartório pode ser desafiador. No entanto, soluções modernas de gerenciamento de identidades e acesso a informações do cartório oferecem segurança aprimorada, bem como economia de custos e de tempo.

    Hoje em dia, acostumadas com as facilidades da tecnologia, as pessoas exigem acesso rápido e fácil aos sistemas e às informações, estejam elas localizadas em casa, no escritório ou em trânsito. Atender a essa demanda requer o uso de soluções de gerenciamento de acesso e identidade ágeis e flexíveis.

    Além disso, é preciso que essas plataformas sejam capazes de lidar com direitos de acesso para diversas categorias de serviços, a partir de uma ampla variedade de dispositivos, permitindo que os usuários acessem as informações do cartório de que precisam.

    A solução Cart Web, da Alkasoft, um adicional do sistema Cart Imóveis, disponibiliza um canal de acesso para suporte aos clientes do cartório. Com ela, é possível criar um bom relacionamento com o usuário e oferecer um serviço de qualidade, de modo transparente e mais custo-eficiente.

    Ainda, por meio dela, é possível melhorar a gestão da serventia, ter antecipação de receita e evitar filas no balcão de atendimento ou consultas morosas sobre posições de pedidos feitas via telefone, proporcionando um atendimento mais ágil e prático ao cliente. Assim, seu cliente receberá notificações sobre exigências de documentação para continuidade do processo de registro e alterações no andamento (registro e certidão), conforme definição do cartório – tudo de modo prático e moderno.

    Vale ressaltar que o Cart Web é 100% integrado ao Cart Imóveis, e fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana ao seu cliente, de onde ele estiver, otimizando e modernizando a interação entre ele e seu cartório.

    Assim, ao oferecer um bom controle de acesso do cartório, é possível reinventar e readequar os seus produtos e, ao mesmo tempo, se adaptar às novas exigências do mercado, incorporando alta tecnologia à sua serventia e uma melhora significativa em seus processos e no atendimento ao cliente.

    E você, já conhecia o sistema Cart Web? Gostaria de oferecer um controle de acesso às informações do cartório aos seus clientes? Então, entre em contato e saiba mais!