Se você ainda não dá importância para a relação entre gestão da qualidade e cartórios, acompanhe para evitar erros.

A gestão da qualidade e cartórios andam de mãos dadas. Historicamente, a população, de forma geral, tinha a imagem de que os cartórios prestavam serviços morosos e pouco eficientes. Esse estigma, por vezes, associado a negócios de administração familiar, foi sendo mudado com o apoio da gestão da qualidade.

A gestão de qualidade é um método de administração estratégica, que promove uma visão sistêmica de todos os seus processos, permitindo medi-los, controlá-los e melhorá-los, o que direciona a empresa para a eficiência e para maior satisfação de seu cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre a importante relação entre gestão da qualidade e cartórios, como esse tipo de abordagem pode impactar nos resultados de sua serventia e como o PQTA pode estimular melhorias. Além disso, veja alguns erros comuns que podem ser evitados otimizando a gestão da qualidade em seu cartório.


Gestão da qualidade e cartórios: importância e influência nos processos da serventia

De acordo com a Lei nº 8.935/94, o titular do cartório é responsável pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Esse é um dos motivadores para se buscar uma administração de cartórios mais eficiente.

E a união da gestão da qualidade e cartórios é uma boa prática para isso. Com ela, é possível identificar, entre os processos e fluxos da serventia, os que agregam ou não valor e, com isso, encontrar melhores opções para sua execução com mais qualidade e rapidez.

Pense por um momento: há quantas formas diferentes de se executar o mesmo processo? O que parece melhor para você será que é visto da mesma forma por cada um dos colaboradores? E, afinal, qual dos modos de execução é realmente o mais eficiente, seguro e ágil?

Sem conhecer a fundo seus processos, como eles se dão atualmente, que resultado geram e deixam de trazer, o gestor da serventia não encontra subsídios apropriados para elaborar a melhor referência em padrão para seus processos e para o aprimoramento dos serviços. Isso é trabalhado na relação entre gestão da qualidade e cartórios. Tudo passa a ser mapeado, controlado, medido e, quando necessário, melhorado.

Assim, consegue-se desenvolver padrões e ter um controle para que eles sejam executados conforme as melhores práticas de administração de cartórios, levando em conta a segurança dos dados, a relação de custo-eficiência para o cartório e a satisfação do cliente. Essa relação entre gestão da qualidade e cartórios, portanto, significa mais qualidade e satisfação para todos os envolvidos, sejam os colaboradores, clientes ou titulares da serventia.

O que é o PQTA e por que participar?

O Prêmio de Qualidade Total Anoreg (PQTA) é uma iniciativa realizada todos os anos pela Associação dos Notários e Registradores. Ela tem como objetivo reconhecer os serviços notariais e de registro do Brasil que se destacaram em termos de qualidade e eficiência em sua administração e prestação de serviço. É possível que qualquer serventia participe desse prêmio de gestão de cartórios.

Entretanto, para a edição deste ano, as inscrições já foram encerradas, com a participação de 144 serventias. O PQTA tem chamado cada vez mais atenção da administração de cartórios por apresentar algumas vantagens adicionais. Entre elas, podemos citar o uso da premiação como estímulo para a motivação da equipe e para aumentar seu senso de pertencimento. Ainda, trata-se de um recurso para elevar a credibilidade e a confiança do público diante de sua serventia, servindo como um diferencial competitivo.

Além disso, sabendo que a serventia passará por auditorias, a equipe focará ainda mais na prestação de um serviço qualificado e eficiente ao cliente do cartório. Dessa forma, participar do prêmio de gestão de cartórios pode reforçar sua política de qualidade total e torná-la ainda mais forte, trazendo benefícios amplos para o sucesso de seu negócio.

E essa, muitas vezes, é a porta de acesso para serventias conquistarem outros reconhecimentos importantes, como certificações ISO ou NBR, que retroalimentam as melhorias contínuas no cartório.


4 erros comuns para evitar na gestão da qualidade e cartórios

Como vimos até aqui, a gestão de qualidade pode trazer diversos ganhos quantitativos e qualitativos ao cartório. Na verdade, há diversos erros e problemas comuns nesse tipo de negócio que a abordagem da qualidade pode ajudar a reduzir e eliminar, incluindo:

Morosidade no atendimento ao público

Falta de padrões, profissionais desmotivados e equipamentos e sistemas inapropriados são alguns dos gargalos que podem ocasionar esse erro que impacta na produtividade da equipe e na satisfação e fidelidade do cliente da serventia.

Processos demorados e não padronizados

Se cada funcionário executa suas atividades da forma que acha mais fácil e se não há controle e metas de tempo de realização de cada tarefa, sua serventia pode estar cometendo erros impactantes para a administração de cartórios e para manutenção de sua base de clientes.

Equipe despreparada e desmotivada

Quando a dupla gestão da qualidade e cartórios está alinhada, evita-se esse erro comum. Funcionários desprovidos de informações atualizadas, que não sabem utilizar os sistemas e que não estão engajados com seu trabalho podem comprometer toda sua operação.

Lentidão para a tomada de decisões

O tempo é um ativo valioso. Se você está perdendo-o, também está perdendo dinheiro e oportunidades. Com a gestão da qualidade, você provavelmente utilizará um sistema mais eficiente, que disponibilize e cruze dados rapidamente para dar suporte e agilidade a seu processo de tomada de decisões.

Esse tipo de erro, que causa tantos problemas no curto, médio e longo prazo, portanto, pode ser tratado por meio de uma gestão da qualidade acurada, que promova uma análise sistêmica de tudo que acontece em sua serventia. Para começar essa mudança de paradigma, você pode utilizar como base normas de qualidade – como a ISO 9001, que rege a qualidade em processos, e a NBR 15906, voltada para a gestão de serviços notariais e de registro.

A partir do estudo desses norteadores, será possível começar a estabelecer uma política mais sólida de gestão de qualidade e cartórios. Mas, além disso, outra decisão importante para evitar erros e buscar a excelência, é adotar um software para cartórios. Com ele, será possível acompanhar as métricas, gargalos e avanços com a implementação da gestão da qualidade.

E mais: sua equipe terá à disposição um sistema para automatizar, padronizar e agilizar seus processos, facilitando seu trabalho, elevando sua motivação e produtividade e ajudando a alçar o cartório a um novo nível de eficiência.

Agora que você já sabe mais sobre a relação entre gestão da qualidade e cartórios, descubra também outras vantagens de utilizar um sistema para cartório.

Você passou em um concurso e quer saber quais são os principais processos e fluxos do cartório? Esse tipo de negócio possui diversas especificidades em sua operação. Então, antes de assumir e exercer as atividades para as quais você foi nomeado, que tal compreender melhor o funcionamento dos fluxos de serviços mais requisitados nos cartórios de registro de imóveis do país? Para isso, confira o guia que preparamos a seguir!

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Com o Provimento nº 74/2018, atos eletrônicos de serviços notariais de registro passam, entre outras coisas, a ter a exigência de cópia de segurança. Essa cópia, ou backup, deverá ser preservada em mídia eletrônica e pela internet, segundo o Art. 3 do Provimento nº 74. Com isso, o sistema para cartório em nuvem se mostra um recurso que vem sendo incorporado à rotina das serventias.

Um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

No entanto, as vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem são diversas. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

2. Conformidade com as normas legais

O Provimento nº 74 surgiu em um momento em que se via uma necessidade em adaptar cartórios às novas políticas de segurança de informação. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

A auditoria ou uma empresa especializada se torna responsável pelos backups do sistema para cartório em nuvem. Assim, detectam-se erros e atos realizados, reforçando a segurança de dados.

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a organização tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

A distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implantada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente. Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup podem ser programadas e automatizadas. Isso permite que o foco do cartório possa ser dirigido a outras demandas estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados. Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Como é sua experiência ao utilizar um sistema para cartório em nuvem? De que forma um sistema 100% em nuvem pode auxiliar nas rotinas de sua serventia? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários e até a próxima.

O Provimento n°74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico. Porém, antes mesmo de falarmos sobre as vantagens, é preciso compreender que esse é o novo padrão a ser seguido.

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De acordo com dados divulgados pelo World Bank Group, embora as cidades da América Latina apresentem níveis semelhantes à média global, sua produtividade é inferior à das cidades da América do Norte e Europa Ocidental. Relacionado a isso, outro estudo afirma que o brasileiro leva uma hora para fazer algo que o trabalhador norte-americano faz em 15 minutos. E, em meio a números como esses, é comum que quem passou em um concurso de cartório e trabalha ou trabalhará como tabelião ou oficial de cartório se pergunte: e como é a questão da produtividade do cartório?

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A automação promovida por soluções, como os sistemas Cart, traz diversos benefícios diretos e indiretos para os cartórios. Ela favorece uma modernização da serventia, sua adequação a determinações – como o Provimento nº 74/2018 -, além de otimização do tempo e dos demais recursos do negócio, entre outros.

Neste artigo, conheça alguns exemplos de situações práticas nas quais os sistemas Cart podem facilitar o dia a dia de seu cartório.

1. Agilidade nas atividades de rotina de um cartório

Os sistemas Cart, por automatizar todas as rotinas comuns de um cartório, trazem muito mais agilidade para as situações do dia a dia notarial e registral. Atividades, como cadastro de títulos e matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias, se tornam mais práticas e rápidas, melhorando a eficiência da serventia. 

2. Atendimento ao cliente

A automação de tarefas trazida pelos sistemas Cart possibilita, também, um incremento expressivo na agilidade e na qualidade do atendimento ao cliente. Por meio do software, é possível, por exemplo, que o cliente consulte o andamento de suas solicitações à serventia. Assim, o cartório pode disponibilizar ao seu cliente serviços como um portal de atendimento online, melhorando sua experiência junto à serventia.

3. Proteção aos dados de seu cartório com os sistemas Cart

Fazer a proteção dos dados de seu cartório sem ter uma solução que apresente a segurança como um de seus pilares é um grande desafio. Os sistemas Cart contam com diversos recursos e mecanismos para que as informações importantes se mantenham seguras e em cópias na nuvem, como uma garantia extra de que nada será perdido.

Ainda, o software oferece um sistema de backup para que situações como desastres naturais ou ações de má fé não causem o desaparecimento das informações. 

4. Acesso a livros e documentos

A digitalização trazida pelos sistemas Cart facilita o acesso rápido a qualquer livro e documento, além de manter a sua preservação intacta.

Como você sabe, os livros de um cartório são bastante valiosos, já que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. Entretanto, quando os livros são físicos, comumente se apresentam em diversos formatos e tamanhos, sendo de difícil manuseio e mais propensos a avarias. Essa dificuldade de manuseio e de localização dos livros pode reduzir o ritmo de trabalho da serventia, por isso, a digitalização permite que se tenha uma capacidade produtiva e de resposta muito maior.

5. Desenvolvimento de relatórios gerenciais

Quando os dados, indicadores e demais informações estão descentralizadas e desorganizadas, desenvolver relatórios gerenciais se torna algo bastante moroso e complexo. Já ao adotar soluções tecnológicas, como os Sistemas Cart, esse cenário fica no passado.

Com o sistema, é possível gerar diversos tipos de relatórios, com poucos cliques. Isso permite que o gestor aja proativamente na identificação de gargalos operacionais, de oportunidades de melhorias e que conheça com precisão os resultados obtidos pela serventia.

6. Padronização de documentos

Com os sistemas Cart, é possível fazer a digitalização e o armazenamento de todos os documentos importantes. Ainda, ele auxilia na realização do controle da tramitação de títulos, gerenciando as imagens do acervo e emitindo um alerta se alguma estiver desatualizada. Com esses recursos, fica muito mais fácil padronizar modelos textuais da serventia e, até mesmo, determinar e compartilhar padrões regionais com cartórios de todo um Estado, por exemplo.

7. Cadastramento e consulta de pessoas jurídicas

Os sistemas Cart contam com um recurso para a realização da emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, para gerar a NF-e. Além disso, emite etiquetas em substituição aos carimbos, o que permite mais agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

8. Processo de registro de imóveis

Por meio da ferramenta Cart Scan, a serventia pode digitalizar matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório. Desse modo, o processo de registro de imóveis é bastante otimizado. Ainda, por meio dessa solução, é possível comunicar aos usuários quando os títulos estão prontos e, em caso de outras exigências, encaminhá-las, também, ao cliente. Por fim, ele possibilita que se faça a assinatura eletrônica das certidões e a entrega de tais documentos via internet, tornando o processo muito mais prático.

E então, que tal contar com esses benefícios em seu cartório? Para isso, solicite uma demonstração gratuita dos sistemas Cart e veja, na prática, como situações rotineiras de sua serventia podem ser otimizadas.

Com os avanços da tecnologia, os serviços cartorários também passaram por renovações e modernizações, a fim de facilitar e garantir mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão. Essa é a função do selo digital, que também foi implantado no Rio Grande do Sul, em Santa Catarina e no Paraná nos sistemas Cart.

De acordo com o normativo, “é obrigatório o uso do Sistema de Gerenciamento de Cartorários Extrajudiciais – SIEX para emissão de selo digital e aposição em todos os atos praticados, os quais deverão conter, ainda, código de barra bidimensional (QR Code), para consulta da validade do ato e de seu conteúdo”.

Na prática, essa novidade vai gerar ainda mais economia de tempo e agilidade de atendimento para os cartórios. Já para o cidadão, além da praticidade e segurança, haverá mais facilidade ao acesso a informações que podem ser conferidas via QR Code, com base em dados do registro do ato.

É importante saber que necessitam da implementação do selo digital com QR Code todos os atos lavrados que são externos. Já para os internos, é exigida apenas a selagem digital, sem o código.

Para que esse procedimento funcione corretamente, trazendo mais segurança para a emissão de documentos e facilitando a identificação de fraudes, o cartório deve possuir um sistema sólido e eficaz de informática (como é o caso dos Sistemas Cart), que esteja apto para atender às exigências do Selo Digital.

A seguir, compreenda melhor a aplicação do QR Code para impressão do Selo Digital e saiba mais sobre o Sistemas Cart. Acompanhe.

Selo Digital e QR Code

Em primeiro lugar, vale ressaltar que o Selo Digital não é a mesma coisa que o QR Code. O selo é referente ao “Registro do Ato”, enquanto o QR Code é um código de barras bidimensional que deve ser impresso no ato externo, para que o cidadão possa acessá-lo de maneira eletrônica e conferir a autenticidade do ato praticado.

De modo sucinto, o QR Code é um código de barras em 2D, com uma sequência de 23 caracteres alfanuméricos, gerados pelo Sistema de Gerenciamento dos Cartórios Extrajudiciais. Ele pode ser escaneado pelos smartphones que possuem câmera fotográfica.

Depois da decodificação, esses caracteres passam a ser um trecho de texto ou um link que redirecionará o acesso ao conteúdo publicado por determinado site. O código fica associado aos atos praticados nos cartórios extrajudiciais, e as informações referentes ao ato ficam disponíveis na Internet no dia seguinte à sua emissão.

Os benefícios dessa novidade são diversos. Ela proporciona mais transparência à procedência do ato ao cidadão – que poderá ajudar na fiscalização dos dados enviados às serventias -, torna possível que os órgãos de fiscalização quantifiquem os atos efetuados por natureza e serventia, atua no combate à fraude e favorece a celeridade nos processos da rotina do cartório.

Sistemas Cart: solução para implementar essa modernização nos cartórios

Como vimos, os Sistemas Cart estão aptos para implementação do QR Code para impressão do Selo Digital no PR, SC e RS. Trata-se de uma solução que vai além disso: ela pode ser aplicada para promover a informatização completa do serviço registral e notarial do seu cartório.

Por meio desses sistemas, consegue-se automatizar processos, agilizar o atendimento ao cidadão e trazer mais segurança e eficiência ao cartório. Há soluções focadas nas mais diversas necessidades dos cartórios a fim de torná-los mais custo-eficientes, seguros e produtivos.

Solicite uma demonstração online e saiba como os Sistemas Cart podem auxiliar nas suas rotinas!