Se você ainda não dá importância para a relação entre gestão da qualidade e cartórios, acompanhe para evitar erros.

A gestão da qualidade e cartórios andam de mãos dadas. Historicamente, a população, de forma geral, tinha a imagem de que os cartórios prestavam serviços morosos e pouco eficientes. Esse estigma, por vezes, associado a negócios de administração familiar, foi sendo mudado com o apoio da gestão da qualidade.

A gestão de qualidade é um método de administração estratégica, que promove uma visão sistêmica de todos os seus processos, permitindo medi-los, controlá-los e melhorá-los, o que direciona a empresa para a eficiência e para maior satisfação de seu cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre a importante relação entre gestão da qualidade e cartórios, como esse tipo de abordagem pode impactar nos resultados de sua serventia e como o PQTA pode estimular melhorias. Além disso, veja alguns erros comuns que podem ser evitados otimizando a gestão da qualidade em seu cartório.

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Gestão da qualidade e cartórios: importância e influência nos processos da serventia

De acordo com a Lei nº 8.935/94, o titular do cartório é responsável pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Esse é um dos motivadores para se buscar uma administração de cartórios mais eficiente.

E a união da gestão da qualidade e cartórios é uma boa prática para isso. Com ela, é possível identificar, entre os processos e fluxos da serventia, os que agregam ou não valor e, com isso, encontrar melhores opções para sua execução com mais qualidade e rapidez.

Pense por um momento: há quantas formas diferentes de se executar o mesmo processo? O que parece melhor para você será que é visto da mesma forma por cada um dos colaboradores? E, afinal, qual dos modos de execução é realmente o mais eficiente, seguro e ágil?

Sem conhecer a fundo seus processos, como eles se dão atualmente, que resultado geram e deixam de trazer, o gestor da serventia não encontra subsídios apropriados para elaborar a melhor referência em padrão para seus processos e para o aprimoramento dos serviços. Isso é trabalhado na relação entre gestão da qualidade e cartórios. Tudo passa a ser mapeado, controlado, medido e, quando necessário, melhorado.

Assim, consegue-se desenvolver padrões e ter um controle para que eles sejam executados conforme as melhores práticas de administração de cartórios, levando em conta a segurança dos dados, a relação de custo-eficiência para o cartório e a satisfação do cliente. Essa relação entre gestão da qualidade e cartórios, portanto, significa mais qualidade e satisfação para todos os envolvidos, sejam os colaboradores, clientes ou titulares da serventia.

O que é o PQTA e por que participar?

O Prêmio de Qualidade Total Anoreg (PQTA) é uma iniciativa realizada todos os anos pela Associação dos Notários e Registradores. Ela tem como objetivo reconhecer os serviços notariais e de registro do Brasil que se destacaram em termos de qualidade e eficiência em sua administração e prestação de serviço. É possível que qualquer serventia participe desse prêmio de gestão de cartórios.

Entretanto, para a edição deste ano, as inscrições já foram encerradas, com a participação de 144 serventias. O PQTA tem chamado cada vez mais atenção da administração de cartórios por apresentar algumas vantagens adicionais. Entre elas, podemos citar o uso da premiação como estímulo para a motivação da equipe e para aumentar seu senso de pertencimento. Ainda, trata-se de um recurso para elevar a credibilidade e a confiança do público diante de sua serventia, servindo como um diferencial competitivo.

Além disso, sabendo que a serventia passará por auditorias, a equipe focará ainda mais na prestação de um serviço qualificado e eficiente ao cliente do cartório. Dessa forma, participar do prêmio de gestão de cartórios pode reforçar sua política de qualidade total e torná-la ainda mais forte, trazendo benefícios amplos para o sucesso de seu negócio.

E essa, muitas vezes, é a porta de acesso para serventias conquistarem outros reconhecimentos importantes, como certificações ISO ou NBR, que retroalimentam as melhorias contínuas no cartório.

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4 erros comuns para evitar na gestão da qualidade e cartórios

Como vimos até aqui, a gestão de qualidade pode trazer diversos ganhos quantitativos e qualitativos ao cartório. Na verdade, há diversos erros e problemas comuns nesse tipo de negócio que a abordagem da qualidade pode ajudar a reduzir e eliminar, incluindo:

Morosidade no atendimento ao público

Falta de padrões, profissionais desmotivados e equipamentos e sistemas inapropriados são alguns dos gargalos que podem ocasionar esse erro que impacta na produtividade da equipe e na satisfação e fidelidade do cliente da serventia.

Processos demorados e não padronizados

Se cada funcionário executa suas atividades da forma que acha mais fácil e se não há controle e metas de tempo de realização de cada tarefa, sua serventia pode estar cometendo erros impactantes para a administração de cartórios e para manutenção de sua base de clientes.

Equipe despreparada e desmotivada

Quando a dupla gestão da qualidade e cartórios está alinhada, evita-se esse erro comum. Funcionários desprovidos de informações atualizadas, que não sabem utilizar os sistemas e que não estão engajados com seu trabalho podem comprometer toda sua operação.

Lentidão para a tomada de decisões

O tempo é um ativo valioso. Se você está perdendo-o, também está perdendo dinheiro e oportunidades. Com a gestão da qualidade, você provavelmente utilizará um sistema mais eficiente, que disponibilize e cruze dados rapidamente para dar suporte e agilidade a seu processo de tomada de decisões.

Esse tipo de erro, que causa tantos problemas no curto, médio e longo prazo, portanto, pode ser tratado por meio de uma gestão da qualidade acurada, que promova uma análise sistêmica de tudo que acontece em sua serventia. Para começar essa mudança de paradigma, você pode utilizar como base normas de qualidade – como a ISO 9001, que rege a qualidade em processos, e a NBR 15906, voltada para a gestão de serviços notariais e de registro.

A partir do estudo desses norteadores, será possível começar a estabelecer uma política mais sólida de gestão de qualidade e cartórios. Mas, além disso, outra decisão importante para evitar erros e buscar a excelência, é adotar um software para cartórios. Com ele, será possível acompanhar as métricas, gargalos e avanços com a implementação da gestão da qualidade.

E mais: sua equipe terá à disposição um sistema para automatizar, padronizar e agilizar seus processos, facilitando seu trabalho, elevando sua motivação e produtividade e ajudando a alçar o cartório a um novo nível de eficiência.

Agora que você já sabe mais sobre a relação entre gestão da qualidade e cartórios, descubra também outras vantagens de utilizar um sistema para cartório.

A digitalização dos negócios exige novas abordagens na gestão da informação. Na realidade das serventias, isso se torna possível a partir de um sistema para cartório em nuvem.

O crescimento dos volumes de dados combinado com grandes e constantes mudanças no ambiente regulatório criam uma demanda por gerenciamento de dados mais ágil, eficiente e seguro para os cartórios. 

Cada vez mais essas organizações terão de ser capazes de salvar, armazenar, arquivar, proteger e acessar um maior número de informações complexas, mesmo atuando em ambientes mais descentralizados a partir de modelos de trabalho híbridos e remotos.

Nesse cenário, as tecnologias baseadas em nuvem têm benefícios claros. Assim, um sistema para cartório em nuvem, que forneça uma experiência intuitiva e flexível, além de camadas superiores de segurança aos dados e documentos da serventia, é algo vital para a sua modernização e para se alcançar mais competitividade, produtividade e eficiência. 

Não é à toa que novas legislações, como a LGPD e o Provimento nº 74/2018, já preveem o uso desse tipo de solução para aprimorar os níveis de segurança da informação nos cartórios. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Afinal, as práticas eficazes de gerenciamento na nuvem aumentam a segurança e reduzem o número de vulnerabilidades que podem ser expostas a invasores mal-intencionados. O controle oferecido por soluções na nuvem garante que as configurações atendam aos padrões da serventia, que os dados sejam protegidos de forma adequada e que a continuidade operacional seja mantida.

Mas, além da segurança e do alinhamento ao ambiente regulatório, utilizar um sistema para cartório em nuvem oferece diversos tipos de vantagens. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

O que é um sistema para cartório em nuvem?

A evolução tecnológica se torna mais e mais uma realidade cotidiana para as serventias que utilizam sistemas de informação, para apoiar suas atividades operacionais e de gestão.

E uma etapa importante dessa evolução é migrar de um sistema local para um baseado em nuvem. 

Assim, o sistema para cartório em nuvem é aquele que permite acesso a dados e documentos apenas com o uso de um dispositivo conectado à internet, sem demandar equipamentos locais, discos rígidos e outros dispositivos alocados internamente na serventia para o armazenamento dessas informações.

Essas são soluções fáceis de usar, atualizadas automaticamente, simples de integrar e compatíveis com dispositivos móveis.

Também é importante saber que um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

Com isso, o sistema para cartório em nuvem permite que se tenha acesso às informações sempre que for preciso. Se o gestor precisar de algum dado para fundamentar uma tomada de decisões, mas estiver fora da serventia, isso não será empecilho ao utilizar este tipo de solução. 

Conheça 4 vantagens de utilizar um bom sistema para cartório em nuvem

O sistema em nuvem é uma excelente ferramenta tecnológica que pode beneficiar a serventia de diversas maneiras.

Entre os principais valores oferecidos por essas soluções, estão:

• Facilidade de acesso aos dados;
• Economia gerada com manutenção de servidores e outros gastos;
• Possibilidade de escalar as operações e de torná-las mais flexíveis – por exemplo, com tarefas realizadas remotamente. 

A seguir, descubra mais sobre quatro das principais vantagens de utilizar um sistema para cartório em nuvem.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

E o ganho em acessibilidade vai ainda além. Nesses sistemas, você e sua equipe poderão fazer buscas utilizando palavras-chave e filtros sofisticados, garantindo mais rapidez para encontrar os dados e documentos necessários para o seu trabalho.

2. Ganho de produtividade

Com o sistema para cartório em nuvem, sua equipe será capaz de visualizar e trabalhar em documentos de qualquer lugar, seja em casa, em viagem ou no escritório. 

Assim, todos terão disponíveis as informações quando essas forem necessárias, sem ter de abrir protocolos internos, fazer ligações ou aguardar que um colega encaminhe determinado documento. Isso pode elevar significativamente os níveis gerais de produtividade.

Ainda, o sistema em nuvem possibilita aumentar a colaboração e a inovação em toda a serventia. Ao fornecer acesso seguro e escalonável aos dados e documentos, a tecnologia ajuda a estabelecer fluxos de trabalho mais eficientes e produtivos, agilizando e automatizando rotinas e garantindo que o padrão estabelecido e que é mais produtivo seja respeitado e seguido.

E mais: o sistema para cartório em nuvem, por meio de suas funcionalidades, como checklists, contribui para eliminar erros, redundâncias, retrabalhos e outros problemas que tornam a equipe menos produtiva.  

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a serventia tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

Com isso, a distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implementada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema sem demandar mais sobrecarga de trabalho para a sua equipe com tais tarefas.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação entre custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente.

Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup em nuvem podem ser programadas e automatizadas de maneira inteligente e sem esforços adicionais. Isso permite que o foco dos profissionais possa ser dirigido a outras demandas mais estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados.

Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Além do ganho na gestão do atendimento ao cliente, há, ainda, melhoria nos níveis de experiência proporcionada aos colaboradores, sobretudo aos nativos digitais. Prevê-se que, em 2025, três quartos da força de trabalho global serão de millennials.

E esses estão acostumados e esperam das empresas que possam trabalhar com tecnologias de ponta, automatização de tarefas repetitivas e mais colaboração e modelos flexíveis, como o trabalho remoto.

Em tudo isso um bom sistema para cartório em nuvem pode contribuir, ajudando, dessa forma, a atrair e reter talentos para a sua serventia, potencializando, também, a eficiência da sua gestão.

Para conhecer outras das diversas vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem, confira mais sobre os diferenciais, recursos e funcionalidades do Alkaflow, o mais novo sistema da Alkasoft para gestão da produtividade em cartórios.