No último post nós indicamos alguns bons motivos para você manter os prazos do seu escritório de advocacia sob controle. Vimos que a palavra chave é gestão! Mas como fazer essa gestão em um escritório de advocacia?
Existem algumas ferramentas de gestão que podem te ajudar nessa tarefa. Mas atenção, mais importante que um software jurídico, para se ter uma gestão para escritório de advocacia, é preciso ter um bom fluxo de trabalho desenhado e conhecido por toda a equipe. Um fluxo onde cada colaborador saiba exatamente qual é o seu papel. É aí que começa a gestão eficiente, ou não, do seu escritório de advocacia.
Uma ferramenta de gestão que traz bons frutos em pouco tempo é o PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming. Que nada mais é que o ciclo de melhoria contínua (planejar, executar, monitorar e ajustar ciclicamente). O ciclo pode ser acompanhado na ilustração abaixo: planejamento (plan), execução (do), monitoramento (check) e ajustes (act). Esse ciclo se repete indefinidamente, mesmo que o escritório tenha obtido o patamar desejado em determinado fluxo de trabalho é importante estar sempre atento e continuamente otimizar o fluxo.
Veja como utilizar o PDCA aplicado ao controle de prazos:
Planejar (Plan)
Defina o seu fluxo de trabalho (workflow) e responsáveis pelo controle de prazos. Essa tarefa consiste em desenhar ou escrever quais as etapas ou atividades que o controle de prazos deve ter e quais serão os colaboradores responsáveis por cada etapa. Mostramos a seguir uma sugestão para o fluxo de controle de prazos (é o mesmo fluxo de trabalho que temos sugerido para os clientes do nosso sistema).
Existem alguns softwares gratuitos para desenhar esse tipo de fluxo. O mais conhecido e amplamente utilizado é o Bizagi, que apesar ter algumas versões pagas, a versão gratuita serve muito bem para o desenho dos processos do escritório. No modo mais básico, que é ter uma sequência de atividades e responsáveis, é bastante simples utilizar a ferramenta. Porém se você quiser aprofundar-se ainda mais no assunto, sugerimos pesquisar a respeito do BPMN (Notação para Modelagem de Processos de Negócios) que é a notação profissional utilizada para a definição de processos.
Executar (Do)
Definidas as atividades e seus respectivos responsáveis, é hora de comunicar e treinar todos os envolvidos. Independentemente de utilizar ou não um software jurídico, é necessário certificar-se de que todos os envolvidos saibam da sua responsabilidade no fluxo e o processo para executá-la.
Uma dica é manter esses fluxos expostos em algum lugar visível do escritório, um mural por exemplo. Sempre que um novo colaborador for contratado, é necessário fazer o mesmo: comunicar e treinar. Depois que todos os envolvidos estiverem treinados, é só rodar o fluxo no dia a dia.
Monitorar (Check)
Durante a execução e em momentos pré-definidos (reuniões mensais, semanais, etc) o processo terá que ser monitorado. É nessa etapa que grande parte das empresas deixa de lado, principalmente se for um dos primeiros fluxos de trabalhos que a empresa está definindo. Em geral, quem desenha o fluxo acaba focando no controle de prazos em si e deixando de fazer a atividade de monitoramento do fluxo.
No controle de prazos, os indicadores mais básicos que podem ser monitorados são:
- Prazos vincendos no período (na semana ou no mês, por exemplo);
- Prazos por colaborador;
- Situação dos prazos (em dia. atrasados, cumpridos na data).
Ajustar (Act)
Essa é a etapa que garante a melhoria contínua, objetivo maior do PDCA. Aqui são feitos os ajustes necessários no fluxo de trabalho, com base nos dados que foram observados na fase do monitoramento. Por exemplo:
- Se o escritório acumular muitos prazos para um determinado período, pode ser proposto uma força tarefa, que distribua a responsabilidade pelas atividades inerentes aos prazos;
- Se o escritório perdeu algum prazo, identificar onde houve falha no fluxo. Isso pode se desdobrar em treinamentos, troca ou contratação de software ou serviços, dentre outras ações.
Resultados visíveis
Criar um fluxo de trabalho para garantir o controle total dos prazos não é tão difícil quanto parece, mas é preciso dedicar tempo e depende 100% do engajamento dos colaboradores. Com as ferramentas adequadas e com o comprometimento dos sócios é possível, em poucos dias, obter excelentes resultados, reduzindo a possibilidade de perda de clientes, de tempo e trazendo mais tranquilidade para todos os envolvidos.
