Qualquer cartório só pode operar e ter sucesso se houver um gerenciamento consistente dos dados públicos e o uso de sistemas de informações eficientes. Portanto, a gestão da informação no cartório é um assunto prioritário, permitindo que a serventia ofereça um bom atendimento ao público, além de obedecer às legislações regulatórias vigentes.

Atualmente, com a constante evolução da tecnologia, novos métodos e técnicas inovadoras estão sendo disponibilizados de acordo com as demandas do cliente. Nesse contexto, a implementação de um sistema de informação pode beneficiar os serviços notariais e de registro, auxiliando no controle dos processos internos e externos.

Por isso, se você está interessado em adotar uma política de gestão da informação eficaz em seu cartório, continue a leitura deste artigo!

Qual é a importância dos sistemas de informação?

Armazenar dados de forma manual, com o grande volume de informações gerado nos dias de hoje, envolve muito tempo e dinheiro. Por isso, os cartórios estão migrando para sistemas modernos de informação, a fim de armazenarem suas informações em banco de dados digitais.

O uso desses softwares possibilita ao notário consultar e compartilhar arquivos em tempo real, sem ter de perder tempo procurando informações. O cartório que atinge esse grau de maturidade tecnológica, geralmente cria uma vantagem competitiva importante em relação a outras unidades do setor.

Além disso, manter um registro de atividades é crucial, para entender o motivo dos problemas, erros ou fraudes e, assim, fornecer soluções para mais assertiva e rapidamente.

Ainda, ao adotar na prática a gestão da informação no cartório, é possível melhorar a comunicação entre empregadores, funcionários e clientes. Isso garante mais praticidade ao supervisionar todo o fluxo de informações dentro de uma serventia.

Como implementar uma política de gestão da informação no cartório?

Um cartório acessa, cria, distribui, gerencia, armazena e protege uma ampla variedade de informações, o que exige uma forte governança de dados, gerenciamento de acesso e proteção da informação.

Com a entrada em vigor do Provimento 74/2018 e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a adoção de sistemas de informações se tornará regulamentado. Dessa forma, as políticas de gestão ajudam o cartório a cumprir as diretrizes legais e a melhorar a eficiência e a confiabilidade de seus serviços.

Uma política de gerenciamento da informação é uma maneira estruturada para que os administradores de cartórios definam diretrizes de armazenamento de dados e aplique-as consistentemente em todas as informações armazenadas.

Além disso, a implementação de protocolos de segurança de dados é uma parte vital de qualquer programa de gerenciamento de informações. Criminosos e hackers entendem o valor dos dados públicos, e é por isso que eles procuram negócios como os cartórios para tentar promover ataques.

Portanto, um gerenciamento efetivo de informações não é fácil, mas também não é impossível. Há sistemas a serem integrados, uma variedade de necessidades a serem atendidas e questões organizacionais complexas a serem resolvidas. Mas tudo isso tornará a serventia ainda mais custo-eficiente e aumentará sua credibilidade no mercado.

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