Administrar uma enorme quantidade de documentos em um cartório de registro de imóveis é um desafio e tanto para qualquer gestor. Além de envolver muitos processos gerenciais, é preciso estar sempre atento às mudanças nas leis. Assim, como o trabalho desenvolvido em um cartório de registro de imóveis exige muita atenção e acúmulo de grande volume de documentos, é altamente recomendado que se utilize um software específico para administrar rotinas e documentos.
Fazendo uso de uma tecnologia desenvolvida especificamente para um cartório de registro de imóveis, os erros que podem vir a acontecer são minimizados. O resultado é que o cartório torna-se mais rápido, produtivo, eficiente e organizado. Além disso, um outro efeito da tecnologia é a redução dos custos operacionais.
Cartório de registro de imóveis: vantagens de utilizar um software especializado
A tecnologia está sendo cada vez mais utilizada pelos cartórios como recurso para melhorar a gestão de suas rotinas. Além de ser exigido pela legislação, a instalação de um programa especializado facilita o trabalho dos gestores e funcionários do cartório de registro de imóveis. Um efeito prático da informatização do cartório é que ele melhora também o atendimento ao cliente, que passa a ser atendido com maior rapidez.
Entre as opções do mercado, destacamos o Cart Imóveis, comercializado pela Alkasoft. Esse produto foi desenvolvido com o objetivo de reproduzir todos os passos do processo de registro de imóveis em um ambiente virtual.
Uma das vantagens do Cart Imóveis é que ele integra os 5 livros do cartório de registro de imóveis e não requer a inclusão de todo o passado registrário para começar a funcionar. Além disso, o software da Alkasoft dispõe de módulos adicionais para a digitalização de imagens (Cart Scan), acesso às informações via internet (Cart Web) e cópia de segurança (Alkabackup).
Confira alguns dos principais benefícios da automatização de processos e rotinas em um cartório de registro de imóveis:
- Integração e automação completa dos livros do cartório;
- Agilidade nos processos internos;
- Facilidade no cadastro de títulos e matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias;
- Otimização do processo de registro e gestão de informações;
- Excelência na prestação de serviço.
Agora que você já sabe as vantagens de utilizar a tecnologia a favor das rotinas do seu cartório de registro de imóveis, confira 5 dicas práticas para agilizar ainda mais o atendimento no seu cartório:
1. Analise e avalie
O primeiro passo para acertar no processo de agilizar o atendimento no seu cartório de registro de imóveis é identificar e entender quais são e onde estão os gargalos no seu processo que impedem que o atendimento chegue à excelência desejada. Identifique, por exemplo, onde existem atividades repetitivas e retrabalho e verifique em quais pontos você acredita que a automatização poderia fazer a diferença.
2. Mapeie os processos
Faça um mapa detalhado de todos os processos atuais do cartório e identifique todos os colaboradores envolvidos. Analise se o tempo gasto em um retrabalho não comprometeu a agilidade e qualidade no atendimento de algum cliente, por exemplo. Considere, nesse mapeamento, os processos que ainda são feitos manualmente e a possibilidade de ganho em eficiência com a automatização.
3. Defina diretrizes e procedimentos
Será muito importante para o processo de ganho de eficiência do seu cartório de registro de imóveis que você também padronize os seus procedimentos e diretrizes. O atendimento deve ser realizado por pessoas com um treinamento específico – isso fará toda a diferença para agilizar e melhorar o contato com os seus clientes.
4. Utilize a tecnologia a seu favor
Como você percebeu, lendo este artigo até aqui, a tecnologia é um elemento muito importante no processo de otimização do dia a dia do seu cartório de registro de imóveis. Se você está pensando em procurar a melhor tecnologia do mercado, considere utilizar um software especializado para promover a automação e agilizar o seu atendimento. A consequência inevitável desse processo será a melhora dos serviços prestados.
5. Avalie os resultados em intervalos predeterminados
Depois de implementar qualquer melhoria em seu processo de gestão e atendimento, é importante analisar, de tempos em tempos, os resultados obtidos. Esse hábito lhe dará informações muito importantes sobre quais entraves ainda estão presentes e onde o atendimento ao cliente avançou. Somente com essa prática você atingirá o crescimento contínuo da qualidade no atendimento do seu cartório de registro de imóveis.
Quer saber mais sobre como agilizar o atendimento aos seus clientes no cartório de registro de imóveis? Então acesse o artigo Como os Sistemas Cart ajudam a otimizar processos de seu cartório. E se você quer experimentar o Cart Imóveis na prática, clique aqui para acessar a demonstração gratuita da nossa solução.
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