Se você é um profissional do direito ou faz parte de um escritório de advocacia, sabe o quão desafiador é administrar todas as demandas e processos jurídicos. É aí que entra o controller jurídico. Ele pode ser uma solução para facilitar a gestão e o controle das atividades.
No mundo do Direito, há prazos, documentos, tarefas, compromissos e uma ampla rede de informações importantes que precisam ser acompanhadas. No entanto, o uso de planilhas e sistemas genéricos não costuma ser suficiente frente à complexidade e especificidades do universo jurídico.
É nesse contexto que o controller jurídico se destaca como uma ferramenta especializada, capaz de trazer mais organização, produtividade e eficiência para o seu dia a dia.
Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é um controller jurídico, como funciona o seu trabalho e quais são os principais benefícios que ele traz. Discutiremos suas funcionalidades essenciais, como distribuição de tarefas, o gerenciamento de prazos, monitoramento de resultados e centralização de informações. Além disso, abordaremos dicas importantes para escolher a melhor opção de controller para atender às necessidades de sua equipe.
Então, acompanhe o material que preparamos para você e saiba mais sobre esta importante função para os escritórios de advocacia. Confira!
O que é um controller jurídico?
O controller jurídico é o cargo de gestão do escritório de advocacia ou departamento jurídico responsável pelo controle e a gestão das atividades jurídicas. O termo “controller” é originário do campo da contabilidade e finanças, onde se refere a um profissional encarregado de controlar e analisar as informações financeiras de uma organização.
No contexto jurídico, ele desempenha um papel semelhante, mas com foco específico nas atividades relacionadas ao Direito. Atua como um gerente jurídico ou administrador das tarefas, processos e informações, garantindo a eficiência operacional e oferecendo suporte técnico para embasar a tomada de decisões.
É responsável também pela organização do escritório de advocacia. Ou seja, deve acompanhar prazos processuais, arrumar documentos, controlar despesas e honorários e gerenciar contratos, entre outras atividades administrativas e operacionais. Por isso, desempenha um papel fundamental na otimização dos processos, visando aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Quais os benefícios do controller jurídico para o escritório de advocacia?
A presença de um controller jurídico em um escritório de advocacia traz diversos benefícios. Confira as 5 maiores razões para dispor de uma Controladoria Jurídica a seguir:
1 – Organização e controle: o controller jurídico é responsável por garantir a organização e o controle efetivo das atividades jurídicas. Isso inclui a organização da agenda, prazos e dados, entre outros aspectos fundamentais para o bom funcionamento do escritório. Aliado a um sistema de gestão tecnológico adequado e centralizado, o gerente jurídico evita a perda de prazos, minimiza erros e mantém todas as informações essenciais em ordem.
2 – Produtividade e eficiência: o controller jurídico contribui na gestão de produtividade, maximizando a eficiência do escritório de advocacia. Ao reunir e sintetizar as informações, agiliza processos, reduz o retrabalho e elimina atividades desnecessárias. Além disso, com o uso de ferramentas tecnológicas e softwares jurídicos, é possível integrar sistemas e automatizar tarefas, criando um fluxo de trabalho dinâmico.
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3 – Suporte técnico para tomada de decisões: o controller jurídico dispõe de acesso a informações relevantes e atualizadas sobre o desempenho do escritório. Isso inclui avaliação financeira, indicadores de produtividade e análise de desempenho de casos, por exemplo. Esses indicadores oferecem suporte técnico à equipe e ajudam a embasar na tomada de decisões estratégicas, propiciando assertividade e confiança.
4 – Controle financeiro: o controller jurídico desempenha um papel fundamental no controle financeiro do escritório de advocacia. Ele monitora despesas, modera receitas, gerencia pagamentos, auxilia na precificação dos serviços, entre outras atividades relacionadas à gestão financeira. Isso ajuda a manter as finanças do escritório em ordem, garantindo a saúde financeira e a rentabilidade do negócio.
5 – Atendimento ao cliente: Com uma gestão eficiente das atividades jurídicas, o escritório proporciona ao cliente um atendimento mais ágil e transparente. O controller jurídico contribui para a elaboração de relatórios completos e constantes, atualizando sobre o andamento dos casos e disponibilizando informações relevantes para os clientes. Assim, fortalece a relação com os clientes e contribui para a satisfação e fidelização dos mesmos.
Em suma, a presença de um controller jurídico em um escritório de advocacia traz benefícios que ajudam no crescimento e sucesso profissionais, permitindo que a equipe se concentre no exercício do direito, oferecendo um serviço de excelência aos clientes.
Quais são as funções exercidas pelo controller jurídico?
As funções de um controller jurídico podem variar dependendo do escritório de advocacia ou departamento jurídico em que atua. No entanto, aqui estão algumas das principais responsabilidades e funções dessa prática:
Gerenciamento de prazos: é responsável por acompanhar os prazos processuais, audiências, entregas de documentos, entre outros prazos legais. Ele deve garantir que todos os dados sejam registrados, monitorados e expirados dentro do prazo estabelecido.
Controle financeiro: desempenha um papel importante no controle financeiro do escritório de advocacia. Isso inclui o registro e monitoramento das receitas e despesas, gerenciamento de honorários advocatícios, análise de fluxo de caixa, controle de custos e emissão de relatórios financeiros.
Gerenciamento de documentos: é responsável por organizar e controlar os documentos jurídicos do escritório. Isso envolve a criação de um sistema eficiente de arquivamento eletrônico ou físico, garantindo a fácil localização e acesso aos documentos quando necessário.
Automação de tarefas: ele consegue implementar ferramentas de automação para simplificar e agilizar tarefas rotineiras, como o envio de rastreamentos de prazos, geração de documentos transparentes, controle de agenda e agendamento de compromissos.
Análise de dados e relatórios: pode-se utilizar ferramentas de análise de dados para extrair informações relevantes sobre o desempenho do escritório. Ou gerar relatórios que auxiliam na tomada de decisões estratégicas, como análise de produtividade, desempenho financeiro, taxa de sucesso em casos, entre outros.
Implementação de sistemas de gestão: esse cargo é responsável pela implementação e manutenção de sistemas de gestão jurídica, como software especializado, que auxilia no controle e organização das atividades jurídicas do escritório.
É importante ressaltar que as atribuições do controller jurídico podem variar de acordo com o tamanho e a complexidade do escritório, assim como com as necessidades e objetivos específicos da organização.
Quais ferramentas podem ser utilizadas pelo controller jurídico?
Existem várias ferramentas de gestão que podem ser utilizadas pelo controller jurídico para auxiliar no gerenciamento das atividades jurídicas. Algumas delas são:
Ferramentas de gerenciamento de tarefas: existem várias opções de ferramentas de gerenciamento de tarefas, como o Trello, Asana, Todoist e Microsoft Planner. Essas ferramentas permitem a criação de listas, atribuição de responsáveis e acompanhamento do progresso das atividades.
Ferramentas de automação: O controller jurídico pode usar ferramentas de automação, como o Zapier ou o Integromat, para integrar diferentes sistemas e automatizar tarefas rotineiras. Por exemplo, é possível configurar um fluxo de trabalho para gerar documentos padrão a partir de informações predefinidas.
Sistemas de armazenamento em nuvem: ferramentas como o Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive e Box permitem o armazenamento e compartilhamento de documentos e arquivos jurídicos de forma segura e acessível de qualquer lugar. Isso facilita o trabalho colaborativo e o acesso rápido às informações.
Ferramentas de Business Intelligence: essas ferramentas, como o Power BI ou Tableau, propiciam a criação de relatórios e análises com base nos dados do escritório de advocacia. O controller jurídico pode utilizar essas ferramentas para visualizar informações financeiras, métricas de desempenho, indicadores-chave e outros insights relevantes para a tomada de decisões estratégicas.
Software jurídico de gestão: são sistemas específicos para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Eles oferecem funcionalidades como gestão de prazos, controle financeiro, gestão de documentos, controle de processos e automação de tarefas, entre outras.
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