A automação promovida por soluções, como os sistemas Cart, traz diversos benefícios diretos e indiretos para os cartórios. Ela favorece uma modernização da serventia, sua adequação a determinações – como o Provimento nº 74/2018 -, além de otimização do tempo e dos demais recursos do negócio, entre outros.

Neste artigo, conheça alguns exemplos de situações práticas nas quais os sistemas Cart podem facilitar o dia a dia de seu cartório.

1. Agilidade nas atividades de rotina de um cartório

Os sistemas Cart, por automatizar todas as rotinas comuns de um cartório, trazem muito mais agilidade para as situações do dia a dia notarial e registral. Atividades, como cadastro de títulos e matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias, se tornam mais práticas e rápidas, melhorando a eficiência da serventia.

2. Atendimento ao cliente

A automação de tarefas trazida pelos sistemas Cart possibilita, também, um incremento expressivo na agilidade e na qualidade do atendimento ao cliente. Por meio do software, é possível, por exemplo, que o cliente consulte o andamento de suas solicitações à serventia. Assim, o cartório pode disponibilizar ao seu cliente serviços como um portal de atendimento online, melhorando sua experiência junto à serventia.

3. Proteção aos dados de seu cartório com os sistemas Cart

Fazer a proteção dos dados de seu cartório sem ter uma solução que apresente a segurança como um de seus pilares é um grande desafio. Os sistemas Cart contam com diversos recursos e mecanismos para que as informações importantes se mantenham seguras e em cópias na nuvem, como uma garantia extra de que nada será perdido.

Ainda, o software oferece um sistema de backup para que situações como desastres naturais ou ações de má fé não causem o desaparecimento das informações.

4. Acesso a livros e documentos

A digitalização trazida pelos sistemas Cart facilita o acesso rápido a qualquer livro e documento, além de manter a sua preservação intacta.

Como você sabe, os livros de um cartório são bastante valiosos, já que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. Entretanto, quando os livros são físicos, comumente se apresentam em diversos formatos e tamanhos, sendo de difícil manuseio e mais propensos a avarias. Essa dificuldade de manuseio e de localização dos livros pode reduzir o ritmo de trabalho da serventia, por isso, a digitalização permite que se tenha uma capacidade produtiva e de resposta muito maior.

5. Desenvolvimento de relatórios gerenciais

Quando os dados, indicadores e demais informações estão descentralizadas e desorganizadas, desenvolver relatórios gerenciais se torna algo bastante moroso e complexo. Já ao adotar soluções tecnológicas, como os Sistemas Cart, esse cenário fica no passado.

Com o sistema, é possível gerar diversos tipos de relatórios, com poucos cliques. Isso permite que o gestor aja proativamente na identificação de gargalos operacionais, de oportunidades de melhorias e que conheça com precisão os resultados obtidos pela serventia.

6. Padronização de documentos

Com os sistemas Cart, é possível fazer a digitalização e o armazenamento de todos os documentos importantes. Ainda, ele auxilia na realização do controle da tramitação de títulos, gerenciando as imagens do acervo e emitindo um alerta se alguma estiver desatualizada. Com esses recursos, fica muito mais fácil padronizar modelos textuais da serventia e, até mesmo, determinar e compartilhar padrões regionais com cartórios de todo um Estado, por exemplo.

7. Cadastramento e consulta de pessoas jurídicas

Os sistemas Cart contam com um recurso para a realização da emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, para gerar a NF-e. Além disso, emite etiquetas em substituição aos carimbos, o que permite mais agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

8. Processo de registro de imóveis

Por meio da ferramenta Cart Scan, a serventia pode digitalizar matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório. Desse modo, o processo de registro de imóveis é bastante otimizado. Ainda, por meio dessa solução, é possível comunicar aos usuários quando os títulos estão prontos e, em caso de outras exigências, encaminhá-las, também, ao cliente. Por fim, ele possibilita que se faça a assinatura eletrônica das certidões e a entrega de tais documentos via internet, tornando o processo muito mais prático.

E então, que tal contar com esses benefícios em seu cartório? Para isso, solicite uma demonstração gratuita dos sistemas Cart e veja, na prática, como situações rotineiras de sua serventia podem ser otimizadas.