O escritório digital é aquele que funciona de forma totalmente online, desde o atendimento ao cliente à execução dos processos internos. Ele só é viável com o uso de ferramentas tecnológicas, em especial de um bom software jurídico. A partir dessas soluções, os profissionais podem trabalhar de forma remota e sincronizada.
Mas será que vale a pena ter um escritório digital e entrar de vez na advocacia 5.0? Em nossa visão, sim! Veja 4 motivos para investir na virtualização do seu negócio jurídico!
Redução de custos
Um escritório tradicional apresenta uma série de despesas fixas, como locação de espaço, água, luz, internet e outros custos. Já pensou ter um alívio considerável nas finanças ao eliminar ou reduzir bastante essas despesas? A redução de custos é uma das vantagens do escritório digital muito evidente.
Todas as atividades, por serem executadas em ambiente digital, dispensam gastos com material de escritório, móveis e manutenção do espaço físico. O maior investimento do gestor será um bom software jurídico. Mas o custo dessa tecnologia é infinitamente menor do que os outros gastos necessários para ter um escritório de advocacia físico.
Além disso, é preciso destacar que há outras ferramentas complementares que podem ser utilizadas gratuitamente. É o caso do Trello, dos programas de videoconferência e outros.
Por fim, vale ainda mencionar que a redução de custos se dá também pela lógica do “fazer mais com menos”. O uso dessas soluções, com suas diversas funcionalidades, otimizam o tempo dos profissionais. Como se tornam mais produtivos, conseguem executar suas tarefas com excelência, sem necessidade de contratação de outros profissionais.
Centralização das informações e segurança digital
Você sabia que a segurança da informação é uma das maiores preocupações de um negócio? Na advocacia não é diferente, pelo contrário. Por lidar com informações sigilosas a todo o momento, os advogados devem dar especial atenção a essa questão. Principalmente com o advento da LGPD.
Felizmente, no escritório digital, não há pastas físicas. Os documentos são todos digitalizados, armazenados em nuvem e centralizados em uma única ferramenta. É um tipo de armazenamento mais seguro, pois conta com criptografia e, em alguns casos, senhas específicas. Isso evita extravio ou perda de documentos, inclusive.
Maior flexibilidade dos processos do escritório digital
Outra grande vantagem de um escritório digital é a flexibilidade dos processos. Todas as informações do negócio estão em ambiente digital, normalmente em um software baseado em nuvem. Isso significa que basta ter conexão com a internet para conseguir acesso aos documentos.
Com essa facilidade, os advogados podem trabalhar de qualquer lugar. Na sala de espera do fórum, antes de uma audiência, em casa ou em outra cidade. Não importa o local, desde que ele tenha conexão com a internet. Assim, há maior flexibilidade para acompanhar os processos em andamento.
Vale pontuar também que é muito comum que esses softwares sejam “amigáveis” para vários dispositivos. Então, não precisa se preocupar caso tenha esquecido o notebook em casa. Com seu smartphone você consegue acessar os dados do processo do cliente e atendê-lo da melhor maneira.
Além da mobilidade, as ferramentas tecnológicas organizam os processos internos do escritório digital. Alguns softwares, por exemplo, possuem funcionalidades de gestão de prazos, tarefas e agenda. É ou não uma grande vantagem? Em outras palavras, é basicamente realizar uma gestão de projetos na advocacia!
Mais tempo para tarefas estratégicas
Uma característica marcante do escritório digital é o uso de tecnologia. Cada ferramenta possui um objetivo específico, como gestão do escritório, reuniões virtuais ou colaboração. Seja qual for a solução, o gestor a adota no escritório de advocacia para otimizar suas atividades, certo? Isso significa prezar pela eficiência e produtividade dos profissionais.
O software jurídico é o melhor exemplo disso, porque ele automatiza uma série de tarefas burocráticas. Na prática, significa que os advogados e demais profissionais terão mais tempo para se dedicarem a tarefas estratégicas. Atendimento de excelência ao cliente, brainstorming para inovações, tomada de decisões. Tudo isso poderá ser feito com mais cuidado.
O escritório digital traz inúmeras vantagens para o negócio jurídico. Redução de custos, segurança da informação e flexibilidade de processos são apenas algumas delas. Mas é importante destacar que, para montar esse tipo de escritório e usufruir de seus benefícios, é preciso contar com um bom sistema para advogados.
Você sabe como escolher um software jurídico?
