Os negócios jurídicos no Brasil estão constantemente buscando maneiras de aprimorar suas atividades. A alta concorrência motiva gestores a adotarem tecnologias inovadoras e metodologias de trabalho. É neste contexto que aparece o lean manufacturing na advocacia.

Você sabe quais são os 5 princípios do lean manufacturing? Já ouviu falar dessa metodologia aplicada ao Direito com o fim de melhorar os resultados? Neste post, falamos de como o lean manufacturing no Brasil está sendo implantado nos escritórios de advocacia e os benefícios que ela traz para esse segmento.

Lean Manufacturing: o que é e como funciona

O lean manufacturing se baseia nos conceitos do Sistema Toyota de Produção criado no Japão entre 1940 e 1950. O termo foi cunhado na década 1990 e traduzido para o português como Produção Enxuta, tornando-se uma referência no setor produtivo – e não apenas na indústria. Essa metodologia fez com que a empresa do setor automobilístico se tornasse uma das maiores do mundo em seu segmento. Não por acaso, a criação da Toyota chamou a atenção dos especialistas em gestão e foi adotada por vários outros segmentos da economia. É por isso que o lean manufacturing no Brasil se manifesta em muitos negócios.

Mas quando pensamos em lean manufacturing, o que é e como funciona? É a metodologia da produção enxuta. Com ela, a empresa automobilística eliminou de seus processos as atividades que não agregam valor. Neste ponto, vale destacar que consideramos valor sob a ótica do cliente final, certo?

A redução de desperdícios com foco no aumento da produtividade de uma companhia é o ponto central dessa metodologia. Aplicando os princípios da prática, a empresa tornou-se mais competitiva.

Hoje, o lean manufacturing no Brasil é aplicado em empresas dos mais variados ramos. A busca incessante pelo aumento de competitividade é algo comum em clínicas e hospitais privados, bancos e seguradoras. E é aqui que aparece o lean manufacturing na advocacia.

Passos para implementar o Lean Manufacturing na advocacia

Para implementar o lean manufacturing na advocacia, o gestor jurídico deve primeiramente se aprofundar na metodologia. Uma boa forma de começar é conhecer suas ferramentas.

Conhecer as ferramentas da metodologia

Falar de lean manufacturing, ferramentas e formas de colocar a metodologia em prática é fundamental. É o ponto de partida para implementar o lean manufacturing na advocacia. A seguir, apontamos resumidamente 6 ferramentas do lean manufacturing:

• Ciclo PDCA: ferramenta para verificar se o planejamento foi executado. Baseia-se em 4 etapas, que são: Plan (planejamento), Do (fase da execução), Check (fase de acompanhamento) e Act (ação ou correção de falhas na execução e no planejamento).

• Kaizen: focada na qualidade do trabalho, na produtividade que reduz desperdícios e aumenta o lucro. Ao incentivar os profissionais a se envolverem com a produção, provoca melhorias na comunicação interna e externa.

• 5S: baseada em cinco processos simples, mede a qualidade da produção e elimina o desperdício causado por más condições e estações de trabalho e condições. 

• Jidoka: automatiza todo o processo de manufatura e faz o controle de qualidade. Um operário pode cuidar de várias máquinas ao mesmo tempo.

• Just in time: foco em otimizar a produção, evitando excessos na fabricação, estoque cheio e prejuízos ao desenvolvimento da fábrica. 

• Kanban: busca por eficiência nos processos produtivos. Por meio de softwares ou murais, separa as tarefas em “a fazer”, “em execução” e “concluídas”. Na hora de pensar em ferramentas lean manufacturing, os profissionais da advocacia devem se aprofundar naquelas que melhor se adequam às suas atividades. O Kanban, por exemplo, é excelente para promover a produtividade no escritório de advocacia.

Trabalhar o mindset do advogado

Como já é conhecido, a gestão de um escritório de advocacia é bem diferente da gestão de uma fábrica, ambiente onde o lean manufacturing foi concebido. São dois sistemas de produção bastante diversos, cada um com suas particularidades. Por isso, o primeiro desafio para utilizar o lean manufacturing na advocacia é trabalhar o mindset do advogado. Naturalmente, existe uma resistência deste profissional às mudanças que essa metodologia trará à sua rotina.

Os advogados estão acostumados a trabalhar com um volume expressivo de documentos e com uma certa demanda de trabalho. Temos determinados procedimentos e indicadores que são adotados. No entanto, são poucos profissionais que estão acostumados ou que já trabalharam com uma metodologia que prevê o que tem que ser feito, quando tem que ser feito, como tem que ser feito, onde e por que deve ser feito.

Esse é um primeiro aspecto importante para quem deseja adotar o lean manufacturing na advocacia. Se a mentalidade do profissional não for adaptada para a metodologia, não é possível obter sucesso.

Diante disso, o passo seguinte, segundo Gustavo Zimmermann Sachser – gerente financeiro do escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria –, é promover um treinamento sobre os conceitos dessa metodologia de gestão para todas as pessoas do escritório.

Treinar os profissionais no conceito da metodologia

Para Gustavo, a adoção do lean manufacturing na advocacia só surtirá o efeito desejado se o desenvolvimento da metodologia sair da sala do gerente. Assim, será fundamental que os conceitos que integram a metodologia sejam compreendidos e adotados por todos que atuam no escritório.

Vale destacar, ainda, que os próprios gestores jurídicos podem ser beneficiados com o lean manufacturing. A metodologia pode ajudá-los a “enxergarem” o seu próprio negócio. É comum o diretor ou gestor não conhecer o seu escritório, segundo Sachser. Esse gestor não sabe, muitas vezes, de informações importantes para o escritório. Quantos clientes o escritório possui? Quantos processos estão ativos? Como estão os processos dos seus clientes? Tudo isso pode ser conhecido com a aplicação das ferramentas.

O mais comum é que o gestor do escritório tenha uma noção dessas informações, mas não tenha todos os dados claros à sua disposição. No dia a dia do escritório, é possível que ele não saiba a tarefa de cada profissional, bem como o volume de retrabalho gerado por problemas na rotina de seus funcionários e sócios.

Diante desse cenário, o desafio principal para a implantação do lean manufacturing será formar e treinar cada funcionário do seu escritório de advocacia. “Esta forma de gestão possui muitos conceitos, como o Kaizen (melhoria contínua), a padronização do trabalho, a automação inteligente (Jidoka), entre outras. São várias ferramentas para as quais todos do escritório precisam ser treinados. Existem também os indicadores de performance que precisam ser trabalhados com cada funcionário do escritório”, explica Sachser.

Colocar em prática o lean manufacturing na advocacia

Após conhecer as ferramentas aplicáveis ao lean manufacturing na advocacia, devemos trabalhar o padrão mental dos profissionais. Com um novo paradigma, amigável à metodologia, eles estão prontos para receber o treinamento dos conceitos e das ferramentas.Neste momento, finalizamos a primeira fase de implantação do lean manufacturing na advocacia.

O passo seguinte será colocar em prática o que foi aprendido. Uma dica importantíssima de Sachser para essa segunda etapa é não querer aplicar o lean em todo o escritório ao mesmo tempo.

Em igual sentido, não é interessante aplicar todas as ferramentas previstas, certo? O especialista recomenda: “É bom começar por um setor. Começar pequeno, com um processo, envolvendo uma pequena área onde as pessoas têm mais receptividade a mudanças. Você implementa nesta área, que servirá como exemplo. Todos do escritório vão perceber a mudança. O lean promove uma melhoria contínua. Então todos vão começar a aceitar os conceitos”.

Veja, a seguir, como praticar o lean manufacturing na advocacia!

Lean manufacturing na prática 

Mapeamento dos fluxos do escritório e padronização das tarefas

Para colocar o lean manufacturing na advocacia em prática, existem três atividades principais:

1. Mapeamento dos fluxos de trabalho;
2. Padronização das tarefas;
3. Atribuição de responsabilidades.

Após implementar algumas ferramentas em uma parte do escritório, o gestor deve mapear os fluxos de trabalho de todos os setores. Como os documentos fluem? Como a informação flui? Como são as trocas de informações com os diversos setores do escritório? É normal que, no decorrer desse mapeamento, o gestor perceba que existem atividades sendo feitas por mais de uma pessoa. Isso significa desperdício de tempo e de recursos, algo que poderá ser eliminado e otimizado. É a aplicação prática do lean manufacturing na advocacia. Lembra-se da produção enxuta? É isso.

Em seguida, chegará o momento de padronizar as tarefas do escritório de advocacia. Em primeiro lugar, é preciso escrever os procedimentos. O lean manufacturing busca a melhoria contínua dos processos, certo? Por isso, anotar e aprimorar os procedimentos deve ser algo contínuo para que o escritório esteja sempre se desenvolvendo.

Se a secretária foi acionada por um novo potencial cliente, como ela deve atuar? Basta incluir na agenda do software jurídico a primeira reunião? E qual será o passo seguinte? Encaminhar para o advogado trabalhista? É preciso estabelecer o caminho desse cliente dentro do escritório. Por isso, falamos em procedimentos para padronizar as tarefas.

Dessa forma, sempre que chegar um novo cliente, os passos serão sempre os mesmos. Isso facilita a mensuração de resultados e, consequentemente, a melhoria contínua.

Atribuir responsabilidades

Após mapear fluxos e padronizar tarefas, é hora de atribuir e descrever as funções de cada integrante do escritório. Todo profissional deve ter as suas atividades diárias, semanais e mensais descritas nesse documento. Quando estabelecemos prazos para essas tarefas, podemos inclusive utilizar o método kanban.

Com o conhecimento de cada etapa, função e tarefa, é possível desenhar um mapa de fluxo de valor. Por meio desse mapa, conseguimos enxergar as atividades mais importantes para os seus clientes, aquelas que mais agregam valor e que trazem resultados para o escritório. 

Não se esqueça de que o que gera valor para o cliente é o que movimenta o escritório. Por exemplo: não adianta fazer um parecer perfeito, que é validado por dois advogados em 100%, mas que levou um mês para ser feito, enquanto o cliente esperava por esse parecer em dois ou três dias. 

Nesse caso, o valor para o cliente está na agilidade do escritório em entregá-lo o parecer que ele precisa. O cliente quer o parecer de forma rápida e com o trabalho desenvolvido da forma correta. Se o seu escritório não conseguir entregar esse “valor” para o seu cliente, você poderá perdê-lo para o escritório concorrente.

Portanto, tenha bastante critério na atribuição de responsabilidades e no mapeamento do fluxo de valor.

Benefícios do lean manufacturing para os escritórios de advocacia

Com a implementação do lean manufacturing na advocacia, gestores e advogados podem usufruir de diversos benefícios. De acordo com Sachser, os principais são:

• Redução sistemática do retrabalho, já que, com os procedimentos descritos, podemos identificar erros e problemas a serem corrigidos. Com as ferramentas do lean manufacturing, podemos reduzir o retrabalho. A metodologia também estimula os profissionais a produzirem uma melhoria contínua com essa nova forma de gestão. Todo mundo participa do processo, os erros são corrigidos, e os problemas resolvidos de forma rápida e sistemática. Não há mais aquela cobrança “Quem errou?!?”. Em seu lugar, surgem questões como “Por que e como o problema ocorreu?” e também “Como podemos evitar que ocorra novamente?”. Este novo engajamento e a mudança na gestão geram a melhoria contínua e a redução expressiva do retrabalho.

• Maior conhecimento sobre o escritório, inclusive sobre o desempenho da atividade advocatícia. O advogado passa a conhecer melhor seu negócio por meio dos indicadores de performance da metodologia lean. Eles podem mostrar desde o número de clientes do escritório até os processos, bem como o nível de retrabalho que está sendo feito por pessoas da sua equipe. Sobre o desempenho do escritório, a metodologia contribui para levantar os principais dados do cotidiano dos seus profissionais. Assim, o negócio apresenta dados com maior transparência e acessibilidade.

• A facilidade da implantação do lean engaja os funcionários do escritório na maior participação no processo de melhoria contínua da empresa.  A metodologia dá abertura para que todos proponham melhorias, o que pode ter um efeito incrível para o escritório. Por isso, esse processo faz o escritório ganhar em produtividade e em gestão. Os funcionários percebem que, com um sistema de produção melhor, essa mudança será benéfica para todos.

Sachser acredita, inclusive, que a ineficiência do judiciário brasileiro começa nos escritórios de advocacia. Para o especialista, a obrigação dos gestores desses escritórios deveria ser a de melhorar sempre. “Esse envolvimento das pessoas é o maior benefício (do lean manufacturing). Não é uma máquina, um robô que você coloca para fazer o trabalho. É ouvindo e estimulando as pessoas a fazer o melhor trabalho e reduzir o retrabalho. Cuidando das pessoas, elas vão cuidar da sua empresa”, finaliza.

Situação atual da implantação dessa metodologia nos escritórios brasileiros

O lean manufacturing na advocacia brasileira é quase nulo, de acordo Sachser. Ele embasa seu argumento nos dados do Lean Institute Brasil e do Lean Enterprise Institute. Esses são os institutos oficiais que promovem o estudo e treinamento e aplicação do Lean Manufacturing em várias áreas.

Segundo alguns autores desses Institutos, foram realizados, por enquanto, testes no Poder Judiciário na Ucrânia e da Dinamarca. Essa foi a adoção “oficial” do sistema no poder judiciário, mas não existem dados sobre a aplicação da metodologia lean em escritórios privados. 

Apesar disso, o instituto afirma que os grandes escritórios de advocacia – aqueles que faturam milhões nos Estados Unidos – certamente aplicam conceitos de lean manufacturing para que consigam ser tão competitivos. Mas essa é apenas uma suposição, já que não existe um levantamento sobre o assunto. Isso pode ser constatado no Lean Summit 2018, o maior e mais importante evento da comunidade Lean do Brasil que ocorreu em junho de 2018.

O lean manufacturing na advocacia, apesar de quase não ser adotado no Brasil, traz muitos benefícios ao escritório. A metodologia baseada em uma produção enxuta, sem desperdício, pode alavancar os resultados do seu negócio jurídico. Quer se aprofundar mais no lean manufacturing na advocacia? Acesse o webinar completo sobre a metodologia Toyota!