Legal operations: saiba mais sobre o conceito que pode ajudar o seu escritório

O mercado jurídico vem passando por uma série de transformações nos últimos anos, e em resposta a essas mudanças os escritórios de advocacia precisaram buscar alternativas para adquirir mais eficiência. 

Uma forma que os escritórios e departamentos jurídicos encontraram para ganhar eficiência operacional foi através de investimentos em ferramentas tecnológicas. E, claro, na aplicação do legal operations, também conhecido como legal ops. 

Quer saber o que trata esse conceito e como ele ajuda os escritórios jurídicos a terem mais qualidade e eficiência? Então continue lendo o post até o final! 

O que é legal operations?

De forma simples, podemos definir o conceito legal operations como um conjunto de tarefas necessárias para assegurar o bom funcionamento do departamento jurídico e dos escritórios de advocacia. 

O profissional encarregado por aplicar esse conceito é responsável por garantir que todas as atividades são feitas corretamente, excluindo a responsabilidade de advogados e colaboradores se preocuparem com outras demandas se não as do próprio setor jurídico. 

O objetivo ao aplicar o conceito é trazer mais eficiência operacional e otimizar processos. 

Como surgiu o legal operations?

O termo de legal operations surgiu devido a necessidade de modernização dos escritórios de advocacia, e ao aumento de demandas judiciais.

Diante do grande número de exigências do mercado jurídico, da busca constante por qualidade e eficiência na prestação de serviços, e urgência do cliente, especialistas em legal operations começaram a realizar reuniões todos os anos para discutir ideias que buscavam solucionar os problemas quanto à modernização. 

Com o avanço dessas discussões, um grupo de especialistas focados em redefinirem a forma de fazer Direito criou o CLOC (Corporate Legal Operations Consortium), sigla que representa a comunidade global desses profissionais.

A CLOC tem como proposta direcionar os profissionais do mercado jurídico na aplicação do legal operations, a fim de definirem os melhores padrões e práticas na prestação dos serviços.

Quais as principais competências do legal operations?

Segundo a CLOC, existem 12 competências que podem ajudar o departamento jurídico e os escritórios de advocacia a conquistarem mais eficiência: 

1. Gestão financeira: esta competência ajudará os escritórios a controlarem melhor o fluxo de caixa, e definir quais valores serão gastos e em que serão aplicados;
2. Gestão de firmas e fornecedores: essa prática deve ser aplicada para manter a boa relação entre a empresa e seus fornecedores, impedindo que a falha de comunicação prejudique o ambiente de trabalho;
3. Tecnologia: adotar investimentos em softwares de gestão financeira, software jurídico, entre outros, é importante para trazer mais eficiência no dia a dia do escritório;
4. Operações práticas: organizar a divisão das tarefas também é necessário para o escritório de advocacia garantir a execução fluida de tarefas;
5. Gerenciamento de projetos e programas: a empresa jurídica deve também focar em desenvolver e gerenciar novos projetos para assegurar mais qualidade nos serviços;
6. Governança de informação: armazenar e gerenciar dados é importante para o escritório jurídico assegurar o controle sobre as informações prestadas ao cliente;
7. Planejamento estratégico: realizar o planejamento estratégico da empresa, com metas a serem cumpridas pelos colaboradores, pode ajudar o escritório a alcançar melhores resultados;
8. Modelos de entrega de serviço: utilizar modelos de serviço pode ajudar os escritórios a direcionar melhor o trabalho de todos os colaboradores;
9. Gestão do conhecimento: apoiar a criação e a aplicação do conhecimento dentro do escritório é uma forma de manter o colaborador engajado e motivado;
10. Business Intelligence: utilização de dados e gráficos podem ser aplicados para identificar pontos de melhoria no escritório jurídico.
11. Otimização e saúde da organização: priorizar a saúde humana e a qualidade de vida de todos os colaboradores é chave para garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável.
12. Treinamento e desenvolvimento: treinar e desenvolver colaboradores pode ajudar o escritório a melhorar a qualidade dos serviços, e a alcançar as metas planejadas mais rápido. 

Pra que serve e quais os benefícios do legal operations?

O principal benefício do legal ops é que o conceito proporciona a otimização de todos os serviços prestados pelos escritórios de advocacia. Mas, essa não é a única vantagem trazida pelo legal operation. Entre os demais benefícios, podemos citar:

• Modernização de processos;
• Maior confiança da equipe;
• Mais assertividade;
• Melhor performance no desempenho das funções;
• Otimização do trabalho;
• Aumento da produtividade;
• Satisfação do cliente;
• Redução de custos. 

Como aplicar o legal operations nos escritórios de advocacia?

Antes de aplicar o legal operations nos escritórios de advocacia, é importante que os advogados e colaboradores saibam qual a diferença entre o conceito e a controladoria jurídica.  

A controladoria jurídica é a área que controla as atividades administrativas dos escritórios, como é o caso de atendimentos, elaboração e protocolo de petições, organização de processos, entre outros. O legal operations, por sua vez, é o setor que consolida todas as tarefas. 

Entendido isso, é hora de aplicar os seguintes passos:

1. Avalie a organização do seu escritório e o fluxo das atividades;
2. Defina um profissional específico para cuidar do legal operations;
3. Converse com a equipe para ajudarem na aplicação das competências;
4. Realize tentativas;
5. Avalie os resultados;
6. Identifique necessidades de melhorias.

O legal operations traz maior eficiência a tudo que envolve o fluxo de trabalho e pessoas, finanças e orçamentos dos escritórios. Também o uso de tecnologias, aplicação do marketing, vendas e demais áreas relacionadas ao trabalho jurídico.

Como o profissional encarregado pelo legal operations cuida de todo esse fluxo, o departamento jurídico fica livre para atuar exclusivamente nas demandas jurídicas. Beneficiando, assim, o atendimento ao cliente e qualidade dos serviços prestados ao público. 

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