4 benefícios da migração de dados

Ao realizar o gerenciamento e a modernização de sua estrutura organizacional, é importante que os sistemas permitam, quando necessário, uma migração de dados completa. Comumente, múltiplos sistemas podem se tornar obsoletos ou causar conflito com a integridade dos dados. 

Dessa forma, no momento de considerar a implementação de um novo sistema, é importante que se tenha uma opção especializada, que proporcione uma migração de dados eficiente, segura, livre de redundâncias e que permita as integrações necessárias.

Mas será que há realmente benefícios consistentes nesse tipo de migração? Por que esse é um aspecto que precisa ser considerado prioritário para a implementação de um novo sistema? Tire essas e outras dúvidas, a seguir. 

O que é migração de dados e quais benefícios ela pode trazer às serventias

A migração de dados é o processo de mover dados de um local para outro, de um formato para outro ou de um aplicativo para outro. Geralmente, ela é o resultado da introdução de um novo sistema ou local para os dados, mais moderno, seguro, otimizado e eficiente.

Hoje em dia, as migrações de dados são frequentes, à medida que as empresas mudam de infraestrutura e de sistemas locais para soluções baseadas em nuvem e que são integráveis a outras tecnologias importantes utilizadas no negócio. Isso porque muitos dos sistemas mais antigos não permitiam essas integrações.

E há diversos outros motivos e benefícios de se fazer a migração de dados, incluindo:

1. A migração de dados permite otimização constante

De início, é importante lembrar do benefício mais fundamental da migração de dados: uma migração permite otimização constante dos processos. Como já mencionado, a possibilidade de que sistemas mais antigos se tornem obsoletos é grande. E essa obsolescência acaba refletindo em processos ineficientes, morosidade no atendimento ao cliente da serventia, entre outros problemas.

Assim, a necessidade em realizar a migração de dados é também estratégica, devendo ser considerada como parte do plano de melhoria contínua do cartório.

2. A migração de dados pode integrar equipes de diferentes setores

Quando não há integração de dados e processos, muitas vezes, também não há integração de resultados e de setores.

Ao utilizar sistemas antigos que não conversem entre si, pode-se criar também silos na empresa. Afinal, haverá ruídos comunicacionais e desgastes entre profissionais de diferentes posições quando precisarem aguardar dados solicitados para outro setor ou quando se constatar que há redundâncias, retrabalhos e outros gargalos envolvendo diferentes áreas.

Diferentemente disso, quando se trabalha com um sistema completo e moderno, que permitiu uma migração de dados fluida e sem incidentes e que, a partir dela, possibilitou a integração e centralização das informações, facilidade de acesso e eliminação de inconsistências, consegue-se ter equipes mais sinérgicas e motivadas, o que pode impactar, inclusive, em melhora no clima organizacional.

3. A segurança pode ser aperfeiçoada em uma troca de sistema com boa migração de dados

O fator segurança também tem impacto na migração. Afinal, sistemas legados podem oferecer problemas de desempenho ou estarem estruturados de forma que a integridade de dados seja comprometida. Isto colocado, um grande benefício potencial na migração de dados está em novas possibilidades de otimização de segurança.

A implementação de um novo sistema que utiliza computação em nuvem, por exemplo, pode oferecer novas maneiras de criptografar e, ao mesmo tempo, compartilhar arquivos de modo mais célere.

Ao fazer a migração de dados para a nuvem, você tem a possibilidade de obter serviços de monitoramento, backups frequentes e serviços de registro. Isso é extremamente importante caso sua serventia precise executar uma recuperação de dados emergencial.

Graças aos backups na nuvem, em situações inesperadas, será possível colocar seu sistema e seus dados de volta em operação quase imediatamente, evitando problemas de segurança e na satisfação do cliente.

4. Com a migração de dados para uma base centralizada e acessível, ganha-se em poder de decisão

Nos últimos anos, os dados mudaram bastante em termos de natureza, qualidade e quantidade. Quem trabalha há mais tempo em cartório consegue comparar o crescimento exponencial de dados gerados e armazenados hoje em relação ao passado. E a tendência é de que esse movimento continue daqui para a frente.

E quando o sistema da serventia não está bem dimensionado para essa transformação, entre os problemas que surgem, está a dificuldade para que o gestor tenha acesso rápido e fácil às informações de que precisa para sua tomada de decisões.

Com a migração de dados na troca de sistemas, elimina-se essa dificuldade, além do acesso e do processamento de dados mais célere, o gestor ganhará novas maneiras de consolidar e cruzar esses dados em potentes relatórios para apoiar seu processo decisório.

Dicas para planejar a migração de dados

Em uma migração de dados bem-sucedida, é importante que haja um planejamento que contemple as bases repositórias de origem e destino. Dependendo da estrutura ou do conjunto de sistemas, talvez seja necessário a digitalização ou transformação de determinados dados para que eles possam ser acessados e otimizados pelo novo sistema. Com o acompanhamento ideal da equipe de implementação, porém, a migração de dados pode ser feita tranquilamente e sem riscos. 

Esse apoio será importante ainda na formatação do plano de migração de dados e de troca de sistema, incluindo avaliação e análise geral dos dados, preparação, classificação, extração e categorização dos dados e seguindo para a validação, teste e verificação de dados na exportação. 

Além disso, ao realizar o processo de migração de dados, é crucial que a gestão possa contar com uma metodologia que garanta uma boa eficiência nessa atividade. Assim, decisões como método de migração, fluxo e tratamento de dados podem ser conduzidas de forma adequada e alinhada à estratégia de operação da serventia.

Para saber mais sobre essa etapa, confira também nosso artigo que explica como fazer a migração de dados em um sistema de cartórios.