Implementar ações preventivas a fim de defender os dados no cartório contra ataques virtuais ou casos de perda de informações é algo fundamental para garantir a credibilidade, a confiabilidade e a boa operação das serventias. E, com isso, o cartório conquista um ativo diferenciado no mercado, mostrando sua eficiência e o cuidado que emprega junto aos dados de seus clientes.

Neste artigo, compreenda mais sobre a importância de garantir a segurança de dados em seu cartório e veja dicas para conquistar tal objetivo. Acompanhe a seguir.

Como a segurança de dados no cartório pode ser um ativo?

Entre os fatores que fazem a segurança de dados ser um ativo importante para o cartório, podemos citar:

• Os cartórios lidam diariamente com dados de grande importância. Garantir seu sigilo e sua segurança é fundamental para a credibilidade e mesmo para manter a serventia em funcionamento.
• Ela evita a perda parcial ou total do acervo eletrônico de dados e imagens da serventia.
• Ao garantir a segurança de dados no cartório, seu atendimento não será interrompido devido a problemas provenientes de ameaças e perda de dados.
• A confidencialidade e a segurança dos dados são fatores esperados e até mesmo intrínsecos às atividades cartorárias. Sendo assim, ao garanti-los, a sua serventia estará contribuindo para a boa imagem da instituição cartorial perante a opinião pública do país.

Dicas de como gerenciar a segurança de dados no cartório

1. Delimite o acesso aos documentos e tenha uma rotina de atualização de senhas

A restrição de acesso é uma ação importante no plano para gerenciar a segurança de dados no cartório. Determinar quais informações e documentos cada colaborador ou parceiro precisa acessar é uma ação primordial para isso.

Ainda, é recomendável trocar as senhas dos computadores e dos sistemas com frequência, sempre optando pelas chamadas senhas fortes – que utilizem caracteres especiais, numéricos e letras em caixa alta e baixa.

Tais cuidados ajudarão a manter seguras as informações e a dificultar acessos indevidos, fortalecendo a segurança dos dados no cartório.

2. Armazene dados na nuvem

Atualmente, o armazenamento de dados na nuvem é uma maneira efetiva de aumentar a acessibilidade e a segurança das informações. Isso fica evidente, por exemplo, em situações de ataque virtual nos computadores locais, visto que, tendo as informações salvas na nuvem, garante-se uma cópia não contaminada das informações.

3. Realize backups frequentes

Para garantir a segurança de dados no cartório, é importante desenvolver uma rotina de realização de backup das informações. Assim, você sempre terá uma cópia segura dos documentos que, como vimos, poderão ser salvos na nuvem para aumentar seu nível de segurança.

4. Faça a atualização de seus sistemas sempre que necessário

Comumente, ao serem atualizados, os sistemas têm também modernizados parâmetros e mecanismos de segurança. Seja o sistema utilizado para automatizar as rotinas da serventia, o sistema operacional dos computadores ou mesmo seus antivírus – atente-se sempre que houver uma atualização disponível e não protele-a a fim de garantir a segurança máxima de seus dados e a melhor experiência de usuário para seus funcionários.

5. Realize treinamentos e ações de sensibilização junto aos funcionários

A educação dos funcionários quanto a ações inseguras no ambiente laboral e seu engajamento para evitar tais situações é parte essencial da política de segurança de dados no cartório. Somente com a conscientização e o apoio das equipes será possível evitar determinados riscos virtuais que podem comprometer equipamentos, sistemas e dados.

6. Adeque seu cartório às prescrições do Provimento nº 74/2018

O Provimento nº 74/2018 diz respeito aos padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro do país.Dessa forma, ele traz determinações importantes para assegurar a segurança de dados no cartório e essas devem ser implementadas o mais brevemente possível pelas serventias.

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