Publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Provimento N.74/2018 traz importantes mudanças para a rotina dos cartórios do país. Entre elas, está a obrigatoriedade da utilização do backup em nuvem para armazenamento virtual dos dados.

Neste artigo, compreenda mais sobre os padrões estabelecidos pelo Provimento N.74 para a serventia no que diz respeito ao armazenamento e backup de dados. Conheça, também, as principais vantagens em adotar um sistema em nuvem para cartório para fazer essa adequação. Acompanhe. 

O que diz o Provimento N.74 sobre armazenamento de arquivos?

O  Provimento N.74 traz prescrições sobre os requisitos mínimos de tecnologia da informação (T.I.) para garantir a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a rotina dos trabalhos prestados pelos serviços notariais e de registro no país. Esses requisitos variam de acordo com a classificação do cartório, que consta no texto oficial e que foi feita a partir do critério de porte de arrecadação da serventia. 

Desse modo, o provimento apresenta os padrões que esses estabelecimentos precisam seguir para fornecer para a população a garantia de que seus dados gerados a partir dos serviços prestados realmente estejam seguros. Ele também estabelece as condições necessárias para que esses dados fiquem facilmente disponíveis, de forma que a continuidade das atividades da serventia seja assegurada. 

Para que tudo isso seja efetivado, o armazenamento em nuvem de arquivos é fator estratégico. Conforme as orientações do CNJ, além do armazenamento em mídia eletrônica, os dados também deverão ser mantidos por meio de serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

Com isso, os livros e atos eletrônicos precisarão ser arquivados por meio de cópia de segurança (em forma de backup), que deverá ser realizada em intervalos de até 24 horas. Nesses intervalos, também estabelece-se que precisarão ser feitas imagens ou cópias incrementais dos dados, de modo que seja possível recuperar os atos praticados, se necessário, a partir dos backups feitos até, pelo menos, trinta minutos antes da manifestação de evento que comprometa a base e as informações relacionadas.  

É importante salientar que, independentemente da classe do cartório (1, 2 ou 3), para todas elas há o estabelecimento da obrigatoriedade da adoção de dispositivo de armazenamento físico ou virtual, e de serviço de backup em nuvem. 

Vantagens de um sistema em nuvem para cartório para o cumprimento do Provimento N.74

Como vimos, a adoção de serviço de backup em nuvem se torna obrigatório com o Provimento N.74. Temos também a Lei Geral de Proteção de Dados demandando ajustes de proteção aos arquivos e dados das serventias. Tudo isso torna prioritária a utilização de sistemas e recursos de proteção nos estabelecimentos.

Há no mercado alguns serviços gratuitos que oferecem esse tipo de solução. No entanto, tendo em vista as necessidades das serventias, a indicação mais adequada é a adoção de um sistema em nuvem para cartório que, além de garantir o cumprimento da norma, ainda modernize e proporcione mais eficiência e produtividade. 

Esse tipo de solução oferece maior disponibilidade de espaço de armazenamento, servidores mais ágeis e seguros e recursos adicionais para qualificação do serviço e do atendimento. Com isso, os dados do cartório ficarão armazenados em data centers especializados, que oferecerão sofisticados recursos de proteção às informações, tais como a criptografia, garantindo segurança e a integridade dos dados. 

Desse modo, para a escolha do melhor sistema em nuvem para cartório, de forma que se cumpram com as exigências trazidas pelo Provimento N.74 e que se tenham ganhos efetivos na rotina da serventia e na qualidade e rapidez do atendimento ao cliente, é importante avaliar se a solução oferece: 

• Agendamento e automatização dos backups em intervalos de até 24 horas;
• Criação de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos, para que se consiga ter as cópias de segurança incrementais;
• Execução dos backups sem interrupções ou prejuízos à agilidade das atividades da serventia; 
• Integração com outros sistemas já utilizados na rotina do cartório;
• Backup automatizado de todos os livros da serventia;
• Atualizações frequentes;
• Suporte e treinamento para utilização dos recursos.

Cabe ressaltar que, embora haja um investimento demandado para a implementação de um sistema em nuvem para cartório, essa solução garante que sua serventia esteja atuando conforme as regras do Provimento N.74, automatizando rotinas e, com isso, trazendo mais produtividade e excelência, o que impactará em redução de custos associados a retrabalhos, contratação de pessoal e outros. Ainda, como um sistema em nuvem eleva a segurança dos dados, ajuda, ainda, a evitar gastos relacionados a problemas, como roubo ou sequestro das informações. 

Para saber mais sobre os recursos que atuam na proteção e modernização de sua serventia, confira nosso artigo sobre como a tecnologia ajuda na segurança da informação dos cartórios.