A atualização e modernização dos cartórios não é apenas uma tendência, mas uma necessidade urgente. Diversas ações estão sendo tomadas para promover essas melhorias, entre elas as que estão relacionadas ao uso de tecnologia e à proteção de dados. É nesse contexto que foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) o Provimento nº 74/2018.

Neste artigo, saiba mais sobre essa norma e confira dicas para adequar seu cartório a ela. Acompanhe.

O que é o Provimento nº 74/2018?

O Provimento nº 74/2018, disponibilizado no dia 1 de agosto de 2018, trata sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro do país.

A norma visa, ainda, estimular a preservação da informação notarial no longo prazo e assegurar a segurança dos cartórios contra ações, como o acesso não autorizado às informações.

Para isso, as serventias precisam implementar ações de segurança da informação para garantir a confidencialidade, a disponibilidade, a autenticidade e a integridade dos dados. Caso a adequação não seja feita, conforme o documento, “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.

Como adequar sua serventia para o Provimento nº 74/2018?

Hoje, diante dos avanços da tecnologia e do grande incremento que ela trouxe em termos de criação de dados, gerenciar o cenário sem fazer uso de softwares específicos se torna um grande desafio, sobretudo em negócios que lidam com um volume grande de informações confidenciais, como é o caso dos cartórios.

Por isso, para adequar seu cartório ao Provimento nº 74/2018, a implementação ou atualização de softwares jurídicos especializados, além de outros recursos de segurança, como firewall, antivírus e anti-malware, é fundamental.

Ainda, para ajustar a sua serventia às exigências do CNJ, é preciso estar atento ao backup dos dados do cartório – essa é uma prescrição trazida pela norma, em seu artigo 3º, que indica que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”. Essa cópia eletrônica e também salva na nuvem objetiva a restauração dos dados no caso de alguma avaria.

As classes de serventias para a adequação ao Provimento nº 74/2018

Para planejar as mudanças necessárias por tal provimento, também é necessário ter em mente que as recomendações da CNJ são diferentes para cada porte de cartório. Assim, para essa ação, entende-se que há três categorias de serventias no Brasil:

• Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – essa categoria corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no Brasil.
• Classe 2: cartórios que registram arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – o que corresponde a 26,5% das serventias em atividade no Brasil.
• Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – o que representa 21,5% dos cartórios em atividade no Brasil.

Essa divisão de categoria foi desenvolvida, basicamente, levando em conta as possibilidades das serventias em realizarem aportes de investimento em tecnologia para promover a segurança dos dados. A relação completa das exigências segmentada por classe de cartório está em anexo ao Provimento.

Autenticação via certificado digital ou biometria

Outro ponto importante para adequação da serventia ao Provimento nº 74/2018 diz respeito ao acesso às informações.

Em seu artigo 4º, é orientado que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Outras recomendações importantes para a adequação às exigências do CNJ

De modo resumido, outras recomendações importantes para que o cartório se ajuste ao Provimento nº 74/2018 são:

• Ter energia estável.
• Apresentar rede elétrica devidamente aterrada.
• Utilizar dispositivo para armazenamento e backup de dados.
• Utilizar apenas softwares livres ou com licença comercial ativa (é proibida a utilização dos softwares não genuínos).
• Fazer uso de firewall, antivírus e sistema antissequestro de dados.
• Adotar um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços.
• Fazer backup de livros e atos eletrônicos em intervalos não superiores a 24 horas. Assim, é preciso gerar imagens ou cópias incrementais das informações, de modo que possibilite a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança – até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e as informações associadas.
• Armazenar a mídia eletrônica de segurança (CDs, DVDs, pendrive, HD externo, etc.) em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária.

Como o Cart pode ajudá-lo a ajustar seu cartório ao Provimento nº 74/2018?

Em seu artigo 5º, o texto da norma indica que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

Essa e outras prescrições podem ser atendidas ao adotar o software Cart. O sistema Cart, da Alkasoft, realiza cópias de segurança diárias e, caso ocorra alguma eventualidade, ele restaura o banco de dados com o backup mais recente realizado. Além disso, o sistema oferece a funcionalidade da certificação digital para qualquer tipo de documento emitido, e permite, ainda, rastrear ações de usuários e criar contas com suas devidas permissões.

Também está disponível o adicional Alkabackup, recurso que gera logs de 4 MB e armazena os dados do cartório na nuvem.  Assim, é possível proteger, recuperar e armazenar a base de dados do seu cartório de modo prático e seguro, e atendendo às exigências do CNJ.

E então, que tal atualizar a sua serventia para estar de acordo com as exigências do Provimento nº 74/2018? Solicite já uma demonstração e modernize seu cartório!