Aumentar a produtividade em um escritório de advocacia não é questão de sorte: é resultado de processos bem definidos, tarefas distribuídas com clareza e uso inteligente da tecnologia. E o ponto de partida é organizar os fluxos de trabalho de forma estratégica.

Com o apoio de um software jurídico robusto como o Lawyer Eleven, é possível automatizar rotinas repetitivas, visualizar prazos com mais precisão e liberar tempo para o que realmente importa: decisões jurídicas e atendimento impecável aos clientes.

A produtividade, nesse cenário, deixa de ser uma meta abstrata e passa a ser um dado real, mensurável e em constante evolução.

Tudo começa com a organização dos fluxos de trabalho 

Desde a chegada de um novo cliente até a última decisão judicial ou extrajudicial sobre sua demanda, o escritório envolve uma série de profissionais. Eles trabalham de forma ordenada e consecutiva, finalizando a sua parte e entregando aos colegas, de preferência dentro dos prazos estabelecidos. Porém, para que isso aconteça da melhor forma possível, a gestão organiza fluxos de trabalho e distribui as tarefas entre as equipes.

No entanto, para chegar a esse nível organização, é necessário planejamento. De preferência semanal, já que as situações jurídicas mudam constantemente. 

Quais tarefas devem ser priorizadas? Qual a média de tempo gasto em cada uma? Quem é o responsável? Qual o prazo de entrega? O gestor precisa de todas essas respostas para organizar bons fluxos de trabalho. 

E se estamos falando em organização de fluxos utilizando um software jurídico como o Lawyer Eleven, obviamente estamos falando de um escritório de advocacia digital. Este tipo de escritório possui integração total ao ambiente digital, com informações, dados e documentos devidamente digitalizados e acessíveis. Nada de papel: tudo está na nuvem e acessível de qualquer lugar e em qualquer dispositivo com acesso à internet.

Por isso, o primeiro passo para organizar bons fluxos de trabalho em um sistema jurídico em nuvem é preparar a transferência de todos os dados da operação para o ambiente digital.

Digitalize as informações e documentos necessários

Centralizar todas as informações em um único lugar demanda tempo, já que muitas delas ainda estão em papel. Mas tenha em mente que, após “subir” os dados para a nuvem, você diminui a chance de perdas ou danos aos documentos. Este é um ponto importante, especialmente em relação à segurança da informação e LGPD.

Mas antes de digitalizar, é importante fazer uma boa triagem. Verifique se realmente é necessário digitalizar tudo. Muitos dados em posse do escritório já cumpriram seu ciclo de vida e não têm mais uso. Neste momento crucial, é melhor priorizar clientes ativos e documentos que fazem parte dos fluxos de trabalho. Organizar estes fluxos já é uma tarefa hercúlea; não há necessidade de complicá-la ainda mais com um sistema cheio de documentos soltos ou até mesmo desnecessários.

Após a triagem da documentação, é hora de transferi-las para o seu software jurídico em nuvem. Com os dados devidamente transferidos, você só precisa inserir as novas informações diretamente no sistema para automatizar o acompanhamento. 

Escolha as ferramentas certas

Existem inúmeras ferramentas e soluções digitais em nuvem para apoiar os mais diversos tipos de negócio. É o caso do Trello, do Slack, Microsoft 365 ou Google Drive, por exemplo. Essas ferramentas entregam diversos benefícios, inclusive para o uso pessoal. Porém, nenhum deles foi pensado e desenvolvido para otimizar a produtividade dos escritórios de advocacia. Eles cumprem um propósito mais genérico, mas não atendem às necessidades específicas do mundo jurídico e às atividades diárias dos advogados.

O maior objetivo de um software jurídico é garantir a integração e centralização de todas atividades no escritório. Em outras palavras, o sistema é responsável por armazenar e organizar todos fluxos de trabalho de todos os setores, inclusive o financeiro, de forma prática e mensurável. E quando se trata de um sistema em nuvem como o Lawyer Eleven, ele preza pela mobilidade, facilidade de acesso e total segurança das informações nele armazenadas. Ou seja: o seu sistema jurídico precisa atender não só às necessidades do escritório, mas também às legislações vigentes, como a LGPD.

Características de um bom software jurídico

Um bom sistema jurídico possui funções que identificam e aprimoram os processos internos, otimizando a produtividade do escritório de advocacia:

• Registro e acompanhamento de atividades;
• Agendamentos de tarefas;
• Compromissos vinculados a processos;
• Controle de horas trabalhadas para cada cliente;
• Cadastro e gerenciamento da carteira de clientes
• Cadastro e gerenciamento da banca de advogados;
• Cadastro e gerenciamento das partes contrárias;
• Consulta e acompanhamento dos detalhes dos processos conforme indicadores cadastrados no sistema;
• Visão geral das contas do escritório;
• Possibilidade de módulos opcionais que personalizam ainda mais o sistema conforme as necessidades do escritório.

Organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico robusto e confiável é uma excelente maneira de aumentar a produtividade dos escritórios de advocacia. Porém, o resultado só será positivo se a gestão escolher uma ferramenta completa, que se adeque às necessidades atuais e futuras, apoiando o crescimento do escritório. Afinal, de nada adianta uma solução que atende somente às demandas atuais, sem foco em crescimento.

Otimize a produtividade do seu escritório de advocacia com o Lawyer Eleven

O processo de organizar e gerir atividades possui diversos desdobramentos. No entanto, o Lawyer Eleven se baseia em três grandes pilares: gestão de tempo, agenda / produtividade, e organização de tarefas. O LE é um software jurídico com funcionalidades pensadas e desenvolvidas para otimizar esses três grandes aspectos que impactam diretamente na produtividade dos escritórios de advocacia.

Gestão do Tempo para controle de prazos e tarefas

O módulo de gestão do tempo no Lawyer Eleven utiliza o Método Kanban, que é um método visual que faz o controle e a gestão do fluxo de trabalho por meio de cartões verticais coloridos (post-its). Esses cartões são dispostos em colunas que representam uma etapa do fluxo: pendentes, em andamento e finalizadas. Conforme as etapas são concluídas, o cartão é encaminhado para a coluna seguinte, conforme o print abaixo.

A Gestão do Tempo engloba todos os registros de trabalho, atendimentos (serviços) e tarefas. Assim, o gestor pode controlar, de forma funcional, prática e objetiva, todos os prazos de trabalho e também de produtividade do escritório.

O controle de produtividade é feito por meio do cronômetro (timesheet), que registra o tempo dedicado a cada atividade, além de permitir a verificação dos registros de trabalho. É possível optar pela visualização dos registros gerais do escritório como um todo ou somente de um colaborador.

Abaixo, veja como o Lawyer Eleven apresenta a funcionalidade de registros de trabalho:

Agenda

Outra excelente funcionalidade do Lawyer Eleven é o módulo “Agenda”, que é fundamental para organizar e acompanhar os fluxos de trabalho. Cadastro de tarefas, controle de prazos e de compromissos vinculados aos processos são algumas das possibilidades desta ferramenta.

Esse módulo ajuda o gestor a delegar tarefas e acompanhar o avanço das conclusões, permitindo o monitoramento de produtividade da equipe em tempo real.

Além disso, a Agenda do Lawyer Eleven possui integração com as principais plataformas como Google Agenda, o Calendário Outlook e o Calendário do iOS e MacOS.

Além disso, o módulo Agenda possui diversos filtros que permitem acompanhar colaboradores, equipes, clientes ou tarefas específicas:

Relatórios personalizados com autonomia e flexibilidade

No Lawyer Eleven, os relatórios deixaram de ser centralizados em um único módulo. Agora, eles estão distribuídos de forma estratégica por todo o sistema. Em cada área, o usuário pode aplicar filtros específicos, salvar modelos de relatórios personalizados e exportar os dados conforme sua necessidade, sem a necessidade de ficar alternando entre diferentes abas.

Tudo isso traz agilidade e praticidade: após selecionar as informações que deseja extrair, o próprio sistema notifica quando o arquivo do relatório estiver pronto para download.

Além disso, os filtros contam com permissões de acesso, garantindo segurança e controle. É possível restringir a exportação de relatórios em planilhas, mantendo a visualização no sistema apenas para os perfis autorizados ou de acordo com o nível de acesso de cada usuário.

A nova abordagem oferece ao gestor jurídico mais liberdade para acompanhar indicadores, analisar resultados e tomar decisões com base em dados com menos cliques e mais eficiência. Além disso, ao implementar níveis de acesso, o sistema também garante a conformidade com a LGPD, garantindo que apenas os colaboradores envolvidos com o cliente ou processo possam visualizar e exportar relatórios que contenham dados sensíveis.

Faça a sua migração para o Lawyer Eleven

Independentemente do porte ou da especialidade, escritórios de advocacia que adotam o Lawyer Eleven ganham em organização, controle e agilidade, pilares essenciais para uma atuação jurídica moderna e competitiva. Com tecnologia de ponta e foco nas reais necessidades da advocacia, o sistema proporciona mais tempo para o que realmente importa: o atendimento estratégico aos clientes que só você e sua equipe podem proporcionar. Com as ferramentas certas, o crescimento é só questão de tempo!

Você já tem uma boa noção do que o Lawyer Eleven pode fazer pelo seu escritório, mas este texto apresenta apenas uma pequena parcela de todas as funcionalidades.

Fale com a nossa equipe para encontrar o plano ideal para alavancar a produtividade do seu escritório de advocacia!