A produtividade na advocacia está aliada à organização de fluxos de trabalho, algo que se torna mais fácil com um sistema jurídico em nuvem. Uma boa definição dos processos internos é o que permite a correta execução de tarefas, seja quanto ao prazo ou ao modo.
Nos dias atuais de um escritório digital na advocacia, isso pode se dar por meio desse software. Ele consegue automatizar tarefas repetitivas e organizar pessoas e atividades. Ou seja, traz um grande diferencial na hora de ter um dia a dia produtivo no trabalho. Confira!
Como organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem
Da chegada de um novo cliente até a última decisão judicial ou extrajudicial sobre sua questão, muitos profissionais de um escritório são envolvidos. Eles devem trabalhar de forma concatenada, obedecendo aos prazos. Para que isso aconteça, o gestor organiza fluxos de trabalho no sistema jurídico em nuvem e faz a gestão do tempo.
Estabelecer pequenas rotinas é um primeiro passo importante, pois são elas que baseiam a organização ao longo prazo. Para que isso ocorra de forma efetiva, o responsável deve fazer um planejamento. De preferência, semanal, pois as situações jurídicas mudam constantemente.
Existem tarefas que devem ser priorizadas? Qual a média de tempo gasto em cada uma? Tudo isso deve ser respondido na hora de organizar fluxos de trabalho.
E se estamos falando em organizar os fluxos com um sistema jurídico em nuvem, estamos falando de um escritório digital de advocacia. Deve ocorrer integração total ao ambiente digital, com digitalização de informações, dados e documentos. Nada de papel, porque tudo estará na nuvem e precisa ser acessado de qualquer lugar com acesso à internet.
Por isso, o primeiro passo para organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é se preparar para transferir seus dados para este ambiente.
Organize as informações necessárias
Centralizar todas as informações em um único lugar demanda tempo, pois muitas delas são provenientes do papel. Mas tenha em mente que, após “subir” os dados para a nuvem, você diminui a chance de perdas ou danos aos seus documentos. É um ponto a mais em prol da segurança da informação.
Na hora de digitalizar, veja se realmente é necessário perder tempo com a informação. Existem muitos dados do escritório que não têm mais uso, como comprovantes de pagamentos de anos atrás. Priorize os clientes ativos, que fazem parte do seu fluxo de trabalho. Organizar fluxos de trabalho é muito difícil se existem informações desnecessárias e soltas.
Após separar as informações, você deverá transferi-las para o sistema em nuvem. Dependendo do sistema escolhido, você conseguirá realizar um ótimo planejamento para sua equipe. Com dados antigos transferidos, você só precisa inserir as novas informações diretamente no sistema. Daí a importância de adotar a ferramenta correta.
Adote as ferramentas corretas
Existem ferramentas e soluções digitais em nuvem em diversos negócios. É o caso do Trello, do Slack e do Google Drive. Elas garantem muitos benefícios, inclusive para o uso pessoal. Mas um bom sistema jurídico em nuvem é o mais adequado para um escritório digital de advocacia. Afinal, atende às necessidades do mundo jurídico, considerado especificamente as atividades do advogado.
O maior objetivo do sistema jurídico em nuvem é garantir a integração das atividades no escritório. Em outras palavras, é responsável por organizar fluxos de trabalho de maneira completa. Por estar armazenado em nuvem, preza pela mobilidade e segurança da informação. Ele deve apresentar funções que contribuem para a organização dos processos internos, tais como:
- Registro e acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos de tarefas, compromissos vinculados a processos, e controle de horas trabalhadas para cada cliente;
- Cadastro e gerenciamento da carteira de clientes, da banda de advogados e das partes contrárias;
- Consulta aos detalhes dos processos conforme indicadores cadastrados no sistema;
- Visão geral das contas do escritório;
- Possibilidade de módulos opcionais que personalizam ainda mais o sistema conforme as necessidades do escritório.
Organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é uma boa forma de ter uma equipe produtiva e motivada. O resultado das atividades será positivo quando o gestor escolhe uma ferramenta completa e adequada às suas necessidades. Inclusive, o Lawyer Eleven pode te ajudar com suas funcionalidades de organização.
Escolha o Lawyer Eleven e suas funcionalidades de organização
Organizar uma atividade pode ter diversos desdobramentos. No entanto, citamos três principais: gestão de tempo, agenda e produtividade, e organização de tarefas. O Lawyer Eleven é um sistema jurídico em nuvem que oferece funcionalidades que abordam esses aspectos de organização.
Controle de tempo: Kanban e controle de prazos
O controle de tempo se traduz nas funcionalidades Kanban e Prazos. O Método Kanban faz o controle e a gestão do fluxo de trabalho por meio de cartões coloridos (post-its). Dispostos em colunas que representam uma etapa do fluxo, o cartão é encaminhado para a coluna seguinte quando uma tarefa é concluída. Veja:
Já os prazos podem ser controlados pelo chamado timesheet. O gestor consegue controlar, de forma funcional, prática e objetiva, todos os prazos de trabalho. Ele pode fazer o controle de produtividade por meio de cronômetro que registra o tempo dedicado a cada atividade e ver os prazos que estão em dia. É possível optar por ver os prazos gerais do escritório ou somente de um colaborador. Veja como o Lawyer Eleven, sistema jurídico em nuvem, traz a funcionalidade do controle de prazos:
Agenda
Outra funcionalidade do Lawyer Eleven é o módulo “Agenda”, fundamental para organizar fluxos de trabalho. São funcionalidades de registro e acompanhamento de atividades e agenda de compromissos. Cadastro de tarefas, controle de prazos e de compromissos vinculados aos processos são algumas possibilidades.
Esse módulo ajuda o gestor a delegar tarefas e acompanhar a produtividade da equipe. E a agenda desse sistema jurídico em nuvem é integrada com a Google Agenda, o Calendário Outlook e o iOs.
Modelos prontos de relatórios
Para ajudar o gestor a organizar a rotina do escritório, ele ainda pode utilizar os modelos prontos de relatórios do Lawyer Eleven. Neste sistema jurídico em nuvem, é possível gerar relatórios personalizados que atendem a diversas demandas do negócio jurídico.
Um bom sistema jurídico em nuvem, como o Lawyer Eleven, pode organizar os fluxos de trabalho no escritório. Para tanto, disponibiliza funcionalidades de controle de tempo e produtividade, além de agenda.
