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Muito se fala sobre ter um escritório de advocacia digital e inovador, mas o que é inovar na advocacia? Seria apenas contar com ferramentas tecnológicas de última geração para automatizar as tarefas? Certamente não. A automação é muito importante e se alia à inovação, mas não é a única solução.

Para inovar na advocacia e se diferenciar da concorrência, é preciso que a inovação seja completa. Isso inclui, sim, inovações tecnológicas na advocacia, mas, também, pessoas. Confira!

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O advogado do futuro já se adequou às constantes mudanças que a Transformação Digital traz para o Direito. Integração com novas tecnologias e modelos de negócios, LGPD, tudo isso não é novidade. Esse profissional vem se adaptando às novas formas e relações de trabalho, e a inteligência artificial é sua aliada. Jurimetria, chatbot, blockchain não são apenas termos conhecidos.

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Você já parou para pensar se o armazenamento de dados do escritório de advocacia segue padrões de cibersegurança? Nas últimas décadas, vimos um grande aumento nos ataques cibernéticos. Considerando que a advocacia trabalha com dados sigilosos e sensíveis, a proteção dessas informações deve ser uma prioridade para os gestores jurídicos.

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Em 3 de maio de 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº  13.709/2018) entrará em vigor totalmente no Brasil. Ela se aplica a qualquer operação de tratamento de dados no território nacional. Por isso, é preciso se atentar à LGPD para escritórios de advocacia – afinal, é um negócio que lida com informações pessoais a todo o momento.

Diante deste contexto, os escritórios precisam se preparar para a adequação à lei o quanto antes. Acompanhe!

LGPD para escritórios de advocacia

A LGPD é uma lei que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais, por pessoa natural ou jurídica. Seu objetivo é “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”. A lei é um espelho da GDPR, lei semelhante aplicável à União Europeia.

A adequação à LGPD para escritórios de advocacia deve ser feita o quanto antes. E o primeiro ponto é entender os principais fundamentos da lei:

  • Maior controle dos usuários sobre o processamento de seus dados pessoais, inclusive com necessidade de consentimento para o tratamento;

  • Possibilidade de os usuários solicitarem o fornecimento, a retificação, a portabilidade e a atualização dos dados;

  • Uso dos dados somente para as finalidades específicas (e informadas aos titulares) para as quais foram coletados;

  • Coleta de dados estritamente necessários para a consecução da finalidade.

Dentro desses princípios, é possível imaginar que toda a rotina do escritório será impactada com a vigência da lei.

Mudanças na rotina do escritório

Clientes, parceiros, colaboradores, fornecedores. O tratamento de dados pessoais pelos escritórios de advocacia é próprio da atividade. Isso significa muito cuidado no uso de dados no ambiente interno e externo.

O primeiro passo para adequação da LGPD para escritórios de advocacia é rever as políticas de segurança. Cada negócio possui um ambiente computacional com características, complexidade e vulnerabilidades específicas. Elas devem ser consideradas na hora de elaborar uma política de segurança.

A política já está definida, mas deve ser revista conforme as normas da LGPD para mitigar as situações de risco. Por isso, o gestor deve se preocupar em rever as atividades de coleta, ter maior conhecimento sobre os dados, de forma a priorizar a privacidade, e mantê-los seguros para escritorio. Os princípios que pontuamos podem balizar a necessidade de manter ou não tais informações.

Além disso, a adequação da LGPD para escritórios de advocacia depende de práticas de mitigação de riscos. E é aqui que entra o papel da tecnologia.

Tecnologias para garantir a conformidade com a lei

Como manter dados seguros para advogados e adequar a atividade à LGPD? A transformação digital nos trouxe ferramentas tecnológicas inovadoras, que podem auxiliar nesta função. Quando o assunto é proteção de dados e privacidade, podemos citar algumas práticas de tecnologia da informação, como:

  • Armazenamento em nuvem;

  • Atualização de sistemas;

  • Backup automático;

  • Antivírus e firewall. 

Para escritórios que utilizam um sistema jurídico baseado em nuvem, a adequação pode ser mais tranquila. Isso porque esses softwares oferecem algumas das funcionalidades que mantêm a segurança do ambiente. Dessa forma, o sistema pode melhorar os padrões de proteção dos dados pessoais, priorizando a privacidade, como preconiza a LGPD.

Além de adotar ferramentas tecnológicas seguras, é importante que o gestor invista em capacitação e treinamento de seus profissionais. De nada adianta ter boas soluções de proteção se os colaboradores não souberem utilizá-las de forma correta.

Atendendo à adequação à LGPD para escritórios de advocacia, o negócio atinge uma maturidade muito apreciada no mercado.

A lista de exigências da LGPD para escritórios de advocacia e outros negócios é longa. A presença de tecnologias que otimizem os processos de adequação pode ser um diferencial importante para os gestores jurídicos. Com um plano de ação bem definido, a conformidade será garantida, evitando as multas pesadas.

Mas não há tempo a perder. Trace já seu planejamento de LGPD para escritórios de advocacia e conte com a tecnologia para auxiliar no processo!

Durante a pandemia do novo coronavírus, os escritórios de advocacia se viram diante de uma grande desafio: tornar-se um advogado home office. Havia um temor de que o trabalho remoto prejudicasse o fluxo de atividades e o contato com clientes. Mas a necessidade do distanciamento físico trouxe mudanças e boas surpresas quanto a essas questões.

Gestores jurídicos perceberam que a rotina de trabalho nos escritórios se manteve produtiva durante a pandemia. Houve uma enorme e eficiente adaptação ao momento delicado em que vivemos: o advogado online funcionou.

Mas como se manter produtivo nesse período como advogado home office? Veja nossas dicas baseadas em exemplos de sucesso!

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O dia do advogado no Brasil é comemorado em 11 de agosto. Sua origem é vinculada à criação dos primeiros cursos de Direito no Brasil e, ao longo do tempo, teve sua essência modificada. Foi criado até o famoso Dia do Pendura!

Confira um pouquinho mais sobre essa história! Leia mais

O andamento processual feito de forma simplificada é, em geral, atrelado aos softwares jurídicos e outras tecnologias. O Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, realiza a captura automática dos andamentos processuais que os tribunais disponibilizam. No entanto, mesmo com a funcionalidade, os advogados se mostram desconfiados com essa possibilidade. Isso porque as fontes (tribunais e diários oficiais) não colaboram para que a captura aconteça de forma fluida. Considerando esse cenário, confira, a seguir, como o obter o andamento processual de forma automática e mais simplificada.

Entenda o processo de captura automática

O software que faz a captura automática de andamento processual importa os andamentos do Poder Judiciário ou de um órgão administrativo. O sistema do escritório de advocacia tem, assim, todos os dados de um processo de forma automática. O advogado deve cadastrar o número do processo para receber periodicamente o andamento processual de seu interesse e não precisa consultá-lo nos sites dos tribunais. Assim que recebe a movimentação processual, o profissional identifica a situação do processo e realiza a atividade ou diligência necessária, como elaborar um recurso, solicitar o levantamento de alvará, atendendo assim ao prazo. Por ser uma funcionalidade muito prática, que aumenta a produtividade das equipes, é bastante procurada por quem escolhe um software jurídico. No entanto, sua complexidade traz alguns descontentamentos que devem ser compreendidos. Para entendê-los, é preciso compreender a tecnologia por trás da captura automática do andamento processual.

O papel dos robôs

Os robôs é que realizam boa parte das rotinas de consulta processual automatizada. Eles são criados para lidar com um grande volume de dados, responsáveis por capturar o conteúdo dos sites e convertê-lo em informações para o software jurídico. Dados como identificação do processo, partes e andamento processual são extraídos pelos robôs, que se conectam ao site, fazem a varredura e filtram atualizações nos processos – isso tudo em segundos. Teoricamente, tudo estaria perfeito até então, se não fosse a infraestrutura de TI dos tribunais.

A infraestrutura de TI do tribunal

Imagine que um escritório de advocacia demande 1.000 requisições ao tribunal em uma semana. Sabendo da demanda, o tribunal cria sua infraestrutura computacional para atendê-la. No entanto, com o trabalho dos robôs, a requisição de 1.000 conexões ocorre em poucas horas, e é impossível dar conta. Agora multiplique esse número por processos de escritórios de todo o país. A situação se agrava. O resultado é simples: sites indisponíveis ou lentos. Por um lado, profissionais querem seus processos atualizados diariamente, por outro, os tribunais não possuem infraestrutura computacional para atender a demanda. Soma-se a isto os mecanismos de proteção da fonte original. O que seria isso? Os tribunais, para evitar o uso excessivo do sistema por robôs de softwares, implementaram o uso do captcha (Completely Automates Public Turing Test to tell Computers and Humans Apart). A funcionalidade é um teste para separar humanos de máquinas, impedindo o acesso automatizado de robôs a informações. Com essa limitação, os robôs passam a ter acesso restrito. E aí nasce a insatisfação dos advogados com as ferramentas de captura automática de andamento processual. No entanto, tribunais e empresas de softwares jurídicos estão trabalhando juntos para driblar essa dificuldade. A ideia é criar uma interface de integração que automatiza a captura de andamentos e que dispensa a consulta de toda a base de processos de um escritório. Em outras palavras, ao invés de inviabilizar o funcionamento das ferramentas, otimizam seu uso, pois vão operar com a plataforma em pleno funcionamento.

Adotar uma ferramenta com captura automática de andamento processual

Após compreender o processo de captura automática dos softwares junto aos tribunais, é preciso escolher uma boa ferramenta para realizar o trabalho. O Lawyer Eleven, software da Alkasoft, é um sistema completo. Ele possui a pasta processual, que gerencia pastas de processos, recursos e incidentes, permite a visualização rápida dos prazos e progresso das atividades de seu negócio, e a consulta aos detalhes de cada ação. Além dessa funcionalidade, as publicações são vinculadas automaticamente ao processo se ele já estiver cadastrado. Em caso de processo sem cadastro, a publicação pode ser vinculada a ele posteriormente. A maior facilidade é o serviço de captura, que traz novas movimentações publicadas acerca dos processos nos órgãos da justiça. O Lawyer Eleven possui um quadro de resumo com dados referentes às cotas de capturas e quantidade ativa. E qual a abrangência da captura automática de andamento processual? Podemos separá-la em dois grandes grupos:

Órgãos da Justiça: Justiça federal, TRTs, TREs, TJs, Ministério Público de alguns estados, TRFs, Tribunais Superiores, incluindo CNJ, CNJT, Conselho da Justiça Federal, Conselho do Ministério Público, TCU, Diário Oficial da União, Diários do Poder Executivo de alguns estados, e Tribunal de Contas de alguns estados.

Publicações relativas a alguns estados: Defensoria Pública, Diários Oficiais dos Municípios e dos Estados, dentre outros. Resolvido o grande problema dos robôs dentro dos sites dos tribunais, é certo que a captura automática de andamento processual trará enormes benefícios para os escritórios de advocacia. Otimizar a rotina é um deles: basta escolher um bom software jurídico. Que tal conhecer o Lawyer Eleven e sua ferramenta?

Em tempos de home office, muitos gestores de escritórios de advocacia manifestam problemas com prazos de entrega. Afinal, é mais difícil controlar o fluxo de trabalho à distância. Se cada profissional tiver a liberdade de estabelecer seu ritmo, isso pode ser ainda mais complicado. 

Mas esse controle de prazos é muito importante para a eficiência do negócio. Ele possibilita organizar os processos internos, prestar um serviço de excelência e fidelizar clientes. Felizmente, existem algumas formas de fazer o controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto. Confira!

Mapear os processos do escritório de advocacia remoto

O gestor já está acostumado com o funcionamento dos processos internos de seu escritório. No entanto, com a mudança para o trabalho remoto, esse fluxo mudou. Para conseguir controlar os prazos de entrega, é preciso dar um passo para trás. O gestor deve mapear os processos do escritório de advocacia remoto. Somente assim será possível manter frentes de trabalho com a mesma qualidade.

Para mapeá-los, é preciso:

  1. Traçar objetivos para cada equipe, uma vez que cada etapa do fluxo de trabalho possui uma meta específica;

  2. Determinar entradas (elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo) e saídas dos processos (entregas realizadas ao fim de cada processo), com o fim de controlar sua repercussão e colher dados para futuras projeções;

  3. Conhecer clientes e componentes dos processos para ter a certeza da entrega de resultados conforme o público-alvo;

  4. Identificar falhas e adotar melhorias nos processos de trabalho remoto por meio de indicadores, documentando todas as mudanças realizadas.

Desenhar os fluxos de trabalho remoto

Um bom fluxo de trabalho remoto é capaz de manter os prazos de entrega do escritório sob controle. Para tanto, ele deve ser desenhado e conhecido por todos. Se cada colaborador sabe exatamente qual é o seu papel, a gestão de prazo se torna eficiente. 

Para desenhar esses fluxos, o gestor pode utilizar o PDCA (Ciclo de Deming). Ele também é conhecido como ciclo de melhoria contínua, e é baseado em 4 etapas: 

  1. Planejar (plan): definir o workflow e os responsáveis pelo controle de prazos. 

  2. Executar (do): comunicar e treinar os envolvidos para que saibam sua responsabilidade no fluxo e a executem.

  3. Monitorar (check): Monitorar o processo, considerando prazos vincendos no período, prazos por colaborador e a situação dos prazos.

  4. Ajustar (act): fazer os ajustes necessários no fluxo de trabalho, se baseando na observação do monitoramento.

Paralelo ao desenho dos fluxos de trabalho, é importante que o gestor conscientize sua equipe sobre a gestão do tempo em home office. Isso garante mais organização e produtividade.

Ter um bom software para escritório de advocacia ajuda nos prazos de entrega

O controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto é mais eficiente quando a tecnologia entra. Automatizar as tarefas repetitivas e a gestão de processos, controlar o fluxo de trabalho à distância. Já pensou poder criar “modelos” de tarefas aplicáveis a diferentes tipos de prazos? Tudo isso é possível com um bom software para escritório de advocacia.

Um sistema jurídico completo, como o da Alkasoft, possibilita ao gestor visualizar todos os prazos em andamento no escritório. Ele poderá, também, automatizar a organização do negócio, com captura automática de intimações, citações e andamentos processuais. Utilizar um sistema duplo de alertas de prazos personalizáveis possibilita o correto cumprimento. 

Alimentar essa plataforma digital com todas as informações do escritório não era uma prioridade? Agora será. O controle remoto dos prazos de entrega do escritório só será bem feito se os profissionais conseguirem acesso a esses dados. Ter visibilidade sobre o prazo dos atos judiciais a serem cumpridos é só um dos benefícios. O software também auxilia o gestor a mapear os processos do escritório e desenhar os fluxos de trabalho.

Adotar a tecnologia para controlar remotamente os prazos de entrega do escritório é uma excelente opção. Mesmo em home office, os profissionais vão conseguir ter boa performance, pois têm em mãos uma solução que otimiza suas condições de trabalho. 

Que tal aproveitar o momento para, de fato, ser um escritório digital?

Atualmente, a maior parte das empresas está adotando o trabalho remoto por necessidade. O home office é novidade para algumas, mas mesmo aquelas que já adotavam esse modelo de trabalho devem se adaptar para tirar o melhor da situação. Uma adaptação fundamental diz respeito às medidas que mantêm a segurança de dados. Em um escritório digital de advocacia, isso é fundamental, pois existem muitos dados sigilosos de clientes.

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O tempo do escritório de advocacia é precioso. Cada advogado possui inúmeras tarefas que demandam envolvimento e muito trabalho. Por isso, a organização da carteira de clientes é fundamental.

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Contar com o melhor software jurídico pode fazer com que seu escritório de advocacia atinja altos níveis de performance. Afinal, esse sistema jurídico possui funcionalidades que abrangem toda a gestão.

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O trabalho remoto ou home office está em alta nos últimos tempos. No Direito, ele já faz parte da rotina de vários órgãos públicos. Recentemente, o escritório digital também passou a se destacar como forma de trabalho de muitos advogados. No entanto, como montar um escritório de advocacia virtual sem o auxílio de ferramentas?

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