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Aplicado para identificar a origem de produtos e serviços, à medida que um determinado local tenha se transformado em referência na sua produção, o selo de identificação das Indicações Geográficas (IG) alcançou grande visibilidade nos últimos anos. Essa diferenciação, que chamou a atenção de empresas e produtores rurais, também incrementa as demandas dos escritórios de advocacia, sobretudo daqueles especializados na gestão de marcas e patentes.

A demanda por identificação e certificação de produtos com Indicações Geográficas e Marcas Coletivas é uma realidade em todo o planeta, especialmente no setor agropecuário, potencializando localidades e as suas manufaturas e proporcionando visibilidade e reputação além-fronteiras.

Países de vanguarda na busca por selos de Indicações Geográficas

A história envolvendo as Indicações Geográficas é antiga, como aponta Joana de Moura Leitão Barros Oliveira na tese “Denominações de Origem e Indicações Geográficas – protecção e impacto socioeconômico”, apresentada na Pós-Graduação em Economia e Gestão de Propriedade Industrial do ISEG (Instituto Superior de Economia e Gestão) e disponível através deste link.

Segundo a autora, a “Europa foi, desde sempre, um campo fértil de produtos tradicionais com as características de DO/IG (Denominações de Origem e Indicações Geográficas), como sejam, Roquefort, Champagne, Sherry, Chianti, Queijo Serra da Estrela, Parmigiano Reggiano, Prosciutto di Parma, Habanos, Tequila”. Mas Joana de Moura observa que “Portugal foi o primeiro dos países europeus a instituir legalmente um sistema de proteção de uma DO, mais concretamente o Vinho do Porto, em 1756”.

Por causa disso, quando tratamos da história das Indicações Geográficas, um dos exemplos de grande relevância está na Região do Douro, no norte de Portugal, onde são cultivadas com exclusividade as uvas que originam o vinho do Porto, um ícone da viticultura internacional. Da mesma forma que os portugueses, italianos e franceses também foram pioneiros nesse processo, fomentando a fama de suas mercadorias e zonas de produção.

Indicações Geográficas: conheça o histórico nacional

No Brasil, a importância das Indicações Geográficas foi materializada a partir da promulgação da Lei de Propriedade Industrial – Lei n.º 9.279 –, de 14 de maio de 1996. Essa legislação passou a ser um instrumento vital para empreendedores e produtores rurais garantirem a proteção das atividades econômicas regionais.

Minas Gerais, mais especificamente a Serra da Canastra, com seus queijos únicos, e a cidade de Salinas, reconhecida pelas suas cachaças, são dois exemplos nacionais que comprovam a pertinência da identificação das Indicações Geográficas nos planos de expansão econômica em localidades predeterminadas.

Em ambos os casos, a Indicação de Procedência foi determinante para a consolidação e visibilidade dos produtos locais, evitando fraudes, abusos e falsificações.

O que diz a legislação brasileira sobre as Indicações Geográficas

Braço do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços, o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) é o órgão competente para instituir os registros de marcas e patentes em todo o País. Assim, é da competência dele a restrição de áreas específicas e a delimitação do uso do selo das Indicações Geográficas a outros profissionais e regiões não produtivas de um determinado coletivo específico.

A regulação brasileira sobre as Indicações Geográficas foi institucionalizada através da Instrução Normativa nº 25/INPI/2013. De acordo com a legislação, o pedido de registro de Indicação de Procedência deverá conter três aspectos fundamentais:

  1. Documentos que comprovem ter o nome geográfico se tornado conhecido como centro de extração, produção ou fabricação do produto ou de prestação de serviço;
  2. Documento que comprove a existência de uma estrutura de controle sobre os produtores ou prestadores de serviços que tenham o direito ao uso exclusivo da Indicação de Procedência, bem como sobre o produto ou a prestação do serviço distinguido com a Indicação de Procedência;
  3. Documento que comprove estarem os produtores ou prestadores de serviços estabelecidos na área geográfica demarcada e exercendo, efetivamente, as atividades de produção ou prestação do serviço.

Modalidades de Indicações Geográficas e Marcas Coletivas

As Indicações Geográficas são categorizadas em dois grupos: Denominação de Origem (DO) e Indicação de Procedência (IP). A primeira é atribuída ao nome de um país ou de uma região específica reconhecida como um centro de extração/produção de um determinado artefato ou que seja um prestador de serviço.

A segunda classificação identifica uma nação, município ou região caracterizado especificamente pelo seu meio geográfico, compreendendo agentes naturais e humanos. Com essa subdivisão, até 2018 já haviam sido registradas 67 Indicações Geográficas em todo o Brasil, sendo 49 delas categorizadas como Indicações de Procedência e 18 como Denominações de Origem.

A busca por esse diferencial tem a ver com o fato de as Indicações Geográficas terem se tornado um instrumento de garantia para os produtores e o público consumidor, uma vez que elas comprovam se determinado produto é genuíno, com peculiaridades próprias e ligadas, de forma intrínseca, à sua origem.

Diante de práticas de mercado cada vez mais globalizadas, é fundamental que marcas e regiões produtivas se atentem à necessidade de proteger as características que fazem seus produtos exclusivos, agregando valor, gerando riqueza e contribuindo para o desenvolvimento das potencialidades econômicas regionais.

Em relação às Marcas Coletivas, de acordo com uma notícia publicada no portal do INPI em julho de 2017, o “instituto recebe, em média, 900 pedidos de marcas coletivas por ano”. Ainda segundo o próprio instituto, estas só podem ser requeridas “por pessoas jurídicas que representam uma coletividade, como associações de produtores e cooperativa”.

 

Gerenciar adequadamente todos os processos de registro de marcas, dependendo da sua demanda, é uma tarefa bastante desafiadora. Acompanhar cada processo e não deixar passar nenhuma colidência é algo complicado de se fazer se você não contar com um software específico para isso. A dificuldade na gestão de marcas reside na quantidade de etapas e nos respectivos prazos que o processo de registro exige.

Descuidar-se da gestão de marcas, em qualquer etapa do processo, é muito prejudicial para a agilidade e, consequentemente, para a qualidade do trabalho. Além disso, qualquer imprudência pode trazer prejuízos jurídicos envolvendo a marca em questão, tanto por estarem copiando a marca do seu cliente quanto por uma possível impossibilidade na busca pelo registro da marca existente. Confira, a seguir, três disputas travadas nesse campo da gestão de marcas.

3 casos que mostram a importância de fazer uma boa gestão de marcas

As etapas para acompanhar e gerenciar uma marca são muitas e pode ser complicado administrá-las diariamente de maneira manual. Isso porque, mesmo após a conclusão de um processo de gestão de marcas, é importante acompanhar frequentemente os pedidos publicados junto ao INPI para evitar colidências.

Nessa fase, a assessoria e/ou o proprietário da marca devem estar atentos aos pedidos semelhantes à sua marca para garantir que eles não violem a legislação vigente. A partir desse acompanhamento, feito de perto, é possível entrar em tempo com ações cabíveis para garantir a legitimidade e segurança da sua marca.

A gestão de marcas já rendeu no Brasil e em outros países inúmeros litígios em torno desse assunto.

Conheça algumas dessas histórias famosas:

1. Steve Jobs: marca de roupa?

Em 2012, uma empresa de roupas italiana registrou a sua marca: Steve Jobs. Para os donos da nova marca, essa era uma forma de homenagear o empreendedor americano conhecido pelo seu trabalho na Apple e que servia de fonte de inspiração para eles.

Mas a homenagem não passou despercebida e sem contestações por muito tempo. A Apple entrou com um processo para revogar o registro da nova marca de roupas. Nesse caso específico, o logotipo também incomodou: segundo a Apple, a marca de roupas usou uma maçã muito parecida com a utilizada pela marca americana de tecnologia. Na verdade, a marca de roupas Steve Jobs produziu um logo com um jota (J) estilizado com uma mordida na lateral e uma folha no topo, claramente “inspirados” na icônica maçã da Apple.

O juiz italiano responsável pelo caso, no entanto, deu causa ganha para os sócios italianos, que passaram a ter plenos direitos legais em utilizar a marca e o logo que eles registraram. Segundo esta reportagem do site TecMundo, o juiz entendeu que a “letra jota não é um elemento comestível e, portanto, o recorte na lateral não poderia ser uma mordida”. Dessa maneira, comenta a reportagem, a marca italiana não estaria infringindo a propriedade comercial da empresa norte-americana.

2. A história da disputa da Legião Urbana

A banda Legião Urbana não registrou a sua marca no início da carreira. Depois de lançar o álbum “Dois”, outra pessoa solicitou o registro do nome no INPI procurando, caso tivesse êxito, cobrar o direito de uso do nome Legião Urbana da banda.

Naquela ocasião, a banda recorreu desse registro alegando a popularidade e o renome que o grupo tinha conquistado. Em 1987, segundo o artigo de Luciano Andrade Pinheiro, publicado no site Migalhas, a marca Legião Urbana foi depositada em nome da Legião Urbana Produções Artísticas Ltda., que, inicialmente, tinha como sócios os quatro integrantes originais da banda – Renato Russo, Marcelo Bonfá, Dado Villa-Lobos e Renato Rocha.

Mas as disputas envolvendo a marca não terminaram quando a Legião Urbana Produções Artísticas Ltda. ganhou a causa. Segundo Pinheiro, com o passar do tempo, apenas Renato Russo “permaneceu no quadro societário” como titular da marca. Com a morte de Renato Russo, em 1996, a empresa Legião Urbana Produções Artística Ltda. passou para a administração da família dele.

Então começou uma nova batalha jurídica envolvendo a marca Legião Urbana, já que Marcelo Bonfá e Dado Villa-Lobos passaram a relatar dificuldades “no exercício de suas atividades profissionais e uma série de empecilhos para a utilização do nome” Legião Urbana. Em julho de 2013, segundo esta notícia do jornal O Globo, Dado Villa-Lobos e Marcelo Bonfá conseguiram o direito de usar a marca Legião Urbana.

3. Johnnie Walker versus João Andante

Outro exemplo de batalha judicial envolvendo o registro e a gestão de marcas é o caso aberto em 2011 pela empresa dona da marca Johnnie Walker contra uma empresa mineira de aguardente, a João Andante.

O objetivo do processo era solicitar a revisão da marca concedida em 2010 para a João Andante alegando plágio baseado na tradução da palavra “walker”, que significa andante ou andador.

Sendo assim, “João Andante” seria uma tradução literal da marca estrangeira, alegou a empresa Johnnie Walker. Além disso, a companhia ainda questionava o rótulo da marca brasileira, que trazia a mesma característica do logo da empresa norte-americana, ou seja, um homem andando.

Depois do processo aberto pela empresa Johnnie Walker, o INPI suspendeu o registro da marca João Andante e a empresa brasileira decidiu alterar seu nome para “O Andante”, além de mudar a ilustração original do rótulo da bebida.

Gestão de marcas: como a tecnologia pode ajudar e evitar problemas judiciais

Diante dos casos que comentamos – e existem vários outros famosos envolvendo a gestão de marcas –, podemos concluir que esses processos envolvem uma grande complexidade. Para evitar problemas, o melhor caminho é utilizar meios que facilitem o acompanhamento das marcas com as quais o seu escritório trabalha. Nesse sentido, a tecnologia pode e deve ser utilizada como atenuante dos principais gargalos da gestão de marcas, otimizando e dando segurança para todo esse processo.

Para acompanhar constantemente as publicações envolvendo marcas na RPI em busca de encontrar pedidos de marcas colidentes com aquelas que você gerencia, é fundamental contar com o recurso da automatização. Usar softwares especializados como o Siga Sua Marca é um recurso importante para não deixar passar nada.

Esses sistemas especializados no registro de marcas são muito funcionais porque, ao escolher quais marcas o seu escritório deseja monitorar, você passa a receber por SMS ou e-mail notificações sobre as publicações ou quaisquer registros que envolvam essas marcas.

Essa pesquisa e monitoramento também é fundamental antes mesmo de o seu escritório iniciar um processo de registro de marcas. Verificar se a marca desejada já não está em processo de registro ou se ela já foi registrada economiza muito o tempo do advogado e do cliente.

O que você achou sobre os cases apresentados? Encontre outras leituras sobre gestão de marcas em nosso blog.

 

Cartórios armazenam um grande volume de informação e documentos diariamente. Por esse motivo, ter um processo automatizado para organizá-los é fundamental para manter o trabalho mais ágil e dinâmico, acelerando a emissão de diversos documentos, inclusive da certidão imobiliária. Além disso, por ser um trabalho que exige muita atenção e prevê o acúmulo de documentos, é recomendável que os cartórios utilizem um software específico para o seu armazenamento.

Utilizar um software desenvolvido especialmente para essa finalidade significa ter processos mais organizados, rápidos, transparentes e, claro, com mais segurança em relação aos documentos armazenados. Com os processos automatizados, toda a equipe de gestores e colaboradores passa a ter mais tempo para desenvolver outras funções.

O que levar em conta na hora de automatizar a emissão de uma certidão imobiliária?

Quando o processo de emissão de documentos deixa de ser totalmente manual, a agilidade na emissão de uma certidão imobiliária aumenta. Com o apoio da tecnologia, também há menos chances de possíveis erros acontecerem. Assim, a consequência de um atendimento mais rápido e eficiente em relação à emissão da certidão imobiliária é que a satisfação com o atendimento do cartório se torna muito maior.

No entanto, na hora de escolher um software específico para cartórios é importante levar em consideração algumas características essenciais, já que esses pontos serão importantes para trazer ainda mais agilidade aos processos de emissão de certidão imobiliária.

Confira os principais aspectos que você deverá ponderar antes de adquirir um software especializado para cartórios:

1. Controle de documentação e de protocolos

O volume de documentos que circulam em um cartório é grande. Por isso, é muito importante que o software escolhido ajude no controle das demandas do seu cartório, auxiliando com o cumprimento de prazos e também com o registro das pessoas envolvidas em cada processo oferecido. Dessa forma, será possível para o seu cartório reduzir tempo para a execução das tarefas do dia a dia e, consequentemente, melhorar a produtividade das suas equipes.

2. Facilidade de uso e segurança de dados

É importante escolher uma ferramenta completa, que seja intuitiva de usar e que possa ser instalada no próprio cartório. A segurança na gestão de dados também é um item importante para ser observado, afinal, os documentos gerados no seu cartório são comprovantes legais e precisam ter sua confidencialidade preservada e garantida.

3. Integração com outros sistemas

Além dos pontos citados, vale ressaltar como a integração do software para cartórios com outros sistemas relacionados ao seu dia a dia é fundamental. Com um software que permita essa integração, o cartório passa a ter integração completa das informações que foram cadastradas nesse sistema com as centrais de registro de dados e, dessa forma, conseguirá atender às obrigatoriedades dos órgãos relacionados à sua atividade.

Pensando em melhor atender os cartórios e suas rotinas, inclusive facilitar a emissão da certidão imobiliária, a Alkasoft disponibiliza no mercado o CART Imóveis. Confira, a seguir, quais são os principais diferenciais do nosso sistema.

Confira os principais benefícios do CART Imóveis

O CART Imóveis faz parte do Sistema CART, um conjunto de softwares desenvolvidos especialmente para agilizar os processos e melhorar o atendimento nos cartórios.

O CART Imóveis integra os 5 livros utilizados nos cartórios e não requer a inclusão de todo o passado registrário para começar a funcionar. Além disso, a nossa solução dispõe de módulos adicionais para a digitalização de imagens (Cart Scan), acesso às informações via Internet (Cart Web) e cópia de segurança dos dados do cartório (Alkabackup).

Outras funcionalidades opcionais do CART Imóveis:

  • CART Scan: digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório;
  • CART NF-e: emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras a fim de gerar a NF-e;
  • CART Indexação: indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas;
  • CART Web: portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia;
  • Alkabackup: protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender às demandas estipuladas pela Recomendação nº 9, de 7 de março de 2013, e pela Recomendação nº 11, de 16 de abril de 2013, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança por parte dos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

Agora você já entendeu como a automação no processo de emissão de certidão imobiliária pode otimizar e agilizar os processos no cartório, tornando o dia a dia mais produtivo.

Deseja saber mais sobre esse assunto? Descubra mais informações sobre o Cart Imóveis, da Alkasoft, e seja bem-vindo à revolução digital nos cartórios!

 

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) decidiu, em abril de 2018, que o bem de família pode ser penhorado “nos casos em que ele for dado em garantia hipotecária de dívida contraída em favor de pessoa jurídica quando os únicos sócios da empresa devedora são proprietários do bem hipotecado, em virtude de presunção do benefício gerado aos integrantes da família”.

O STJ entende que essa medida pode ser adotada quando for provado que a dívida contraída gerou benefícios aos integrantes da família devedora. Diante dessa decisão é interessante redobrar a atenção – principalmente os sócios de empresas – quanto às garantias oferecidas pelas companhias, já que agora o único bem da família poderá ser penhorado para pagar as dívidas contraídas pela organização.

Penhora do bem de família: conheça as novas questões que surgiram sobre este tema

Antes de falarmos sobre as mudanças envolvendo a questão da penhora do bem de família, é importante voltarmos um pouco atrás para entender o que esse tipo de bem significa, na prática. O bem de família é considerado todo imóvel residencial próprio do casal ou da entidade familiar declarado por escritura pública ou testamento.

Por definição, o bem de família é impenhorável, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.009, de março de 1990, que “dispõe sobre a impenhorabilidade do bem de família”. Segundo essa legislação, a impenhorabilidade abrange, além do imóvel, todos os bens (móveis e equipamentos) quitados. Caso seja comprovado que o equipamento é utilizado para a quitação da dívida, o mesmo fica impedido de ser penhorado.

Importante considerar, contudo, que o Novo Código Civil, aprovado através da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, trouxe algumas mudanças para a questão de o bem de família poder ser penhorado através de ações judiciais.

Mesmo com as alterações feitas no Novo Código Civil, existem situações que não resguardam o direito à propriedade. São elas:

  • Dívida de despesa condominial;
  • Quando o devedor tenta burlar cobrança e fraudar a execução fiscal;
  • Atraso do financiamento do imóvel;
  • Dívida de impostos (IPTU, ITU, condomínio);
  • Atraso de pensão alimentícia;
  • Condenado criminalmente, referente a danos morais;
  • Se possuir vários imóveis, a impenhorabilidade é sobre o de menor valor.

Não se pratica a impenhorabilidade do bem de família também nas seguintes situações:

  • Na apreensão de créditos de trabalhadores da residência;
  • Na apreensão de crédito decorrente de financiamento para aquisição ou construção de imóvel;
  • Na execução de hipoteca do imóvel que foi oferecido como garantia;
  • Em situações de obrigação de fiança oferecida em contrato de locação;
  • Em situações que o imóvel foi conseguido como produto de crime.

Após o Novo Código de Processo Civil, alguns bens permanecem impenhoráveis, mas existem controvérsias com a nova lei. Assim, as situações envolvendo o bem de família devem ser analisadas isoladamente.

Confira alguns pontos que geram a controvérsia envolvendo a penhora ou não de um bem de família:

* Obrigatoriedade de moradia

A lei assegura que a família more no imóvel. Contudo, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) justifica que não é obrigatório a família residir no mesmo imóvel para que ele não possa ser colocado em penhora. O STJ defende que se o imóvel for locado a terceiros e a renda for utilizada para sobrevivência ou pagar o aluguel de moradia da família, ele não pode ser penhorado.

* Entidade familiar

O STJ entende que a entidade familiar é definida desde os pais até os seus descendentes. A impenhorabilidade do bem de família também inclui o proprietário que é solteiro, separado ou viúvo.

Outra questão é quando o proprietário não reside no imóvel e sim seus descendentes ou ascendentes casados. Nesse caso, a Justiça considera que é indiferente se o parente é casado ou solteiro, bastando apenas que ele seja familiar do proprietário.

* Imóvel de valor alto

Existe um argumento envolvendo a questão da penhora de um bem de família de valor alto. Alguns justificam que a penhora de um bem com essas características poderia pagar a dívida e ainda resultar em um valor de “sobra” que permitiria a aquisição de uma propriedade de valor mais baixo para o devedor.

Essa é uma questão que apresenta divergências. Por um lado, é possível fazer o desmembramento de algumas propriedades para resolver a questão, como quando o bem de família utilizado para moradia está no mesmo terreno da sala comercial que não serve para moradia, por exemplo. Nesses casos, pode ser feito o desmembramento da propriedade para que a penhora seja feita do bem que não é usado para moradia.

Por outro lado, a 8ª Turma do Tribunal Superior do Trabalho desconstituiu a penhora de um imóvel que era usado como sede de uma empresa imobiliária e como moradia dos proprietários em uma decisão divulgada no site do TST em julho de 2018.

Para os juízes, “o elevado valor do imóvel (avaliado em R$ 15 milhões) não afasta a proteção legal da impenhorabilidade do bem de família prevista na Constituição da República”. Segundo a relatora do recurso de revista dos proprietários, ao manter a penhora, o TRT “reservou R$ 1 milhão do produto da arrematação para a aquisição de outro imóvel pelos donos, a fim de garantir a sua moradia”. No entanto, por unanimidade, a 8ª Turma do TST deu provimento ao recurso e determinou o levantamento da penhora.

* Fraude à execução

Nos casos em que o proprietário vende o bem da família para evitar o pagamento da dívida e impedir a penhora, esse ato é considerado fraude à execução. Em algumas situações, com a comprovação desse fato, a alienação não terá validade para os credores.

 

Uma marca registrada traz para uma empresa ou organização a segurança e algumas garantias básicas sobre o uso exclusivo da marca que ela criou para si. Entre outras possibilidades, uma marca registrada permite o licenciamento remunerado, isenção de risco sobre suspensão de uso, garantia de indenização em caso de uso indevido por terceiros e valorização da marca no capital social da empresa.

Todavia, o volume de etapas pelos quais uma empresa deve passar e a quantidade de informações que ela deve prestar até conseguir ter a sua marca registrada pode fazer com que essa organização perca procedimentos, andamento de processos e prazos de pagamento. Todos esses desafios para o registro de apenas uma marca são multiplicados em um escritório de advocacia especializado neste tema. Mas a boa notícia é que a tecnologia pode ajudar – e muito – na obtenção de uma marca registrada. Descubra como, a seguir.

Desafio para o Brasil: mais de 116 mil pedidos de marca registrada

Os pedidos de depósito de propriedade industrial envolvendo marcas aumentaram 14,9% de janeiro a julho de 2018 em relação ao mesmo período do ano anterior, enquanto os registros de marca aumentaram 74,8% na mesma base de comparação.

O Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) relata, no Boletim Mensal de Propriedade Industrial de agosto de 2018, que apenas no mês de julho de 2018 foram registradas 17.535 marcas no Brasil. De forma acumulada, entre janeiro e julho de 2018, os números de pedidos envolvendo marca registrada no País ultrapassaram os 116 mil. Assim, em meio a um volume de dados tão grande e que cresce a cada ano, uma tarefa que poderia ser simples, como a busca por uma marca, torna-se um desafio dentro do sistema do INPI.

Além de um grande volume de pedidos e de processos em andamento, os escritórios especializados no registro de marcas devem lidar com a longa espera que um processo desses exige para ser concluído. O tempo para se obter uma marca registrada no Brasil pode chegar a quatro anos, segundo o próprio INPI.

Um outro dado que chama a atenção é que praticamente 99% dos pedidos de marca registrada são feitos pela internet. Enquanto pedidos de registro de marca de produtos chegaram aos 7,5 mil em julho de 2018, as demandas para marca registrada foram de mais de 10 mil.

Outros dados relevantes desse mercado: as micro e pequenas empresas e os MEIs (microempreendedores individuais) respondem por 48% do total de pedidos de marca registrada no Brasil, enquanto as pessoas físicas representam 23% desses processos e as empresas de médio e grande porte têm uma representatividade de 25%.

Esses dados, especialmente os que envolvem o volume de pedidos novos e em andamento, demonstram uma tendência crescente e difundida sobre a proteção de marcas como patrimônio intangível das empresas/organizações.

Como o mercado de marca registrada só cresce e as empresas especializadas nesses processos necessitam de cada vez mais controle das informações dos processos e agilidade no atendimento aos clientes, companhias como a Alkasoft criaram softwares que servem como aliados para o monitoramento de diversas etapas que envolvem o registro de marcas.

Como um software especializado ajuda na obtenção de uma marca registrada

As etapas para se ter uma marca registrada compreendem, basicamente, os seguintes passos: pesquisar pela marca e por colidências; pagar pelo registro da marca; fazer o pedido desse registro e, por fim, monitorar o andamento do processo.

A primeira e a última ação embasam todo o planejamento e a proteção a que uma empresa precisa recorrer para não ter problemas ou insegurança em relação à sua marca registrada. É justamente nas etapas da pesquisa e do monitoramento de uma marca que a tecnologia pode atuar como uma grande aliada desse processo para a obtenção de uma marca registrada.

Confira como a tecnologia pode ajudar nessas duas partes do processo de registro de marcas:

1. Na etapa da pesquisa

O primeiro passo para a obtenção de uma marca registrada no INPI deve envolver uma consulta ao Manual de Marcas do instituto. Conferir a legislação e conhecer os tipos de marca ajudam o requerente a se situar sobre qual caminho ele deverá seguir.

Antes de encaminhar qualquer solicitação, é mais do que recomendável realizar a busca para saber se a marca desejada já não está protegida. A iniciativa não é obrigatória, mas poupa tempo, expectativas e recursos. O sistema do INPI disponibiliza buscas por palavra-chave, número do processo e nome do depositante.

O que ocorre, no entanto, é que o trabalho não se encerra nessa busca inicial. Com pedidos de registro entrando diariamente, é preciso checar se não estão surgindo concorrentes para o uso da sua marca, o que pode provocar colidências.

A forma oficial de comunicação do INPI com quem faz o pedido de registro de marca é a publicação semanal da Revista da Propriedade Industrial (RPI). Todo solicitante precisa acompanhar cada atualização feita pelo INPI para garantir fluidez em seu processo de registro de marca e eliminar administrativamente as barreiras junto ao instituto.

No caso da pesquisa de marcas, soluções tecnológicas monitoram e notificam o solicitante a respeito de marcas colidentes, sejam essas marcas iguais ou apenas semelhantes, por meio de serviços de monitoramento da RPI, entre outras fontes de informações do INPI. Visualizar colidências em relatórios completos e confiáveis permite à empresa se antecipar aos problemas e tomar as atitudes necessárias para obter a sua marca registrada.

Outra forma de pesquisa viabilizada por tecnologias como softwares especializados na obtenção de marca registrada é a busca de palavras-chave. O foco dessa forma de busca, por sua vez, é o monitoramento inteligente a fim de descobrir semelhanças entre as marcas de um mesmo titular ou monitorar alguma ideia de marca e avaliar o seu potencial de registro.

2. Na etapa do monitoramento

Dentro dessa teia complexa que é o sistema do INPI, a desatenção sobre um processo de registro de marca pode custar o arquivamento do pedido de registro e, por consequência, prejudicar a identidade da empresa.

O monitoramento de processos em andamento é outra funcionalidade que a tecnologia fornece para uma empresa que trabalha com o registro de marcas. Esse monitoramento é feito automaticamente a partir de despachos publicados na RPI. Nesse caso, os sistemas rastreiam e notificam o interessado por mensagem eletrônica a cada nova publicação que envolva o pedido para obtenção de uma marca registrada.

Se você tem interesse em conhecer o que uma solução tecnológica completa fornece para o monitoramento e a proteção de marcas, saiba como um software com essas características pode facilitar o seu dia a dia.

 

As atividades de conciliação e mediação de conflitos estão auxiliando a Justiça a reduzir o volume de processos e os cidadãos a resolverem as suas demandas com mais celeridade. Considerar a importância dessas modalidades de assistência jurídica e conhecer boas práticas que se propagam para desafogar o sistema judiciário permite ao advogado uma atuação mais proativa e melhora a sua contribuição como especialista na área.

Os números mostram a importância da conciliação e mediação no Brasil: a Justiça do País solucionou 3,7 milhões de processos em acordos de conciliação e mediação em 2017. O montante representa 12,1% do total de processos resolvidos. O dado faz parte do Relatório Justiça em Números 2018 (ano-base 2017), divulgado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em agosto de 2018.

Entenda a diferença entre os conceitos de conciliação e mediação de conflitos

Dados sobre conciliação são contabilizados desde 2016, depois que entrou em vigor o Código de Processo Civil (Lei n.º 13.105, de 16 de março de 2015), legislação que prevê as audiências prévias de conciliação e mediação como parte obrigatória de todos os processos cíveis.

O aumento da resolução de casos por meio de conciliação e mediação resultou na ampliação da estrutura de Centros Judiciários de Solução de Conflitos (Cejuscs) na esfera da Justiça Estadual, onde as sessões de conciliação e mediação se concentram. Em 2018, o Brasil contabiliza 982 Cejuscs – em 2015 esse número era de 362.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabelece a diferença entre os termos conciliação e mediação. A mediação é uma forma de resolver conflitos envolvendo um facilitador, uma terceira pessoa que se mantém imparcial para viabilizar o diálogo entre as partes.

Importante observar que essas partes são autônomas e precisam entrar em acordo sobre a melhor solução – normalmente em casos de conflitos multidimensionais ou complexos –, mas que elas não têm um prazo determinado para chegar a esse acordo e nem mesmo a garantia de que haverá um acordo através da mediação.

Já a conciliação, por sua vez, é utilizada em conflitos mais simples, em que a figura do facilitador tem postura mais ativa, embora também imparcial. Esse tipo de processo é uma busca consensual para a harmonização social entre as partes – uma tentativa de restaurar, quando possível, as suas relações.

A conciliação se aplica a casos de pensão alimentícia, guarda dos filhos, divórcio, partilha de bens, acidentes de trânsito, dívidas em bancos, danos morais, demissão do trabalho, questões de vizinhança, entre outras. Nesse contexto, as partes interessadas em uma causa podem contar com a assistência dos advogados ou defensores públicos.

Formação e atuação para as atividades de conciliação e mediação

A conciliação é uma atividade técnica e, conforme estabelece a Lei n.º 13.140/15, demanda atuação qualificada e seguimento de normas e princípios transmitidos por meio de formação para que um profissional exerça a função de conciliador.

A Resolução n.º 125/2010 do Conselho Nacional de Justiça estabelece que mediadores e conciliadores devem atuar no sistema judiciário baseados em confidencialidade, decisão informada, imparcialidade, independência, respeito à ordem pública e às leis vigentes, empoderamento e validação.

Uma medida mais recente do CNJ (edição do Provimento n.º 67), que regulamenta a conciliação e mediação nos serviços notariais e registrais, faz menção à atuação de indivíduos formados em curso exigido para o desempenho das funções dentro desses parâmetros. Nesses locais, o acompanhamento das partes por advogados é uma condição para a realização e a formalização dos acordos.

Conheça algumas boas práticas de conciliação e mediação de conflitos

A publicidade sobre as práticas de conciliação e mediação de conflitos reflete no fluxo e na redução das ações judiciais ainda em primeira instância. Conheça alguns bons exemplos relatados pelo CNJ:

1. Estatísticas positivas

Alguns dos bons exemplos se traduzem em números. O Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania em Fortaleza, no Ceará, por exemplo, registrou quatro vezes mais audiências agendadas no primeiro semestre de 2018 do que no mesmo período de 2017.

Foram agendadas 2.383 audiências nos primeiros seis meses de 2018, ante 560 no mesmo período de 2017. Os acordos foram alcançados em 81% das 1.226 audiências realizadas até o final do período analisado.

2. Maior conscientização e orientação dos cidadãos

Outras iniciativas partem da conscientização e da orientação dos cidadãos, a fim de evitar a judicialização dos conflitos. É o caso do Projeto Pare! Concilie e Siga, do Tribunal de Justiça de Sergipe, que habilitou teórica e tecnicamente os agentes de trânsito da capital, Aracaju.

A partir dessa iniciativa, esses agentes promovem conciliação extraprocessual em casos de acidentes de trânsito apenas com danos materiais. Um aplicativo para smartphone desenvolvido pelo Tribunal recebe os relatos para que os acordos feitos sejam homologados pela Justiça.

3. Uso de mídias tecnológicas

Reforçar o uso das mídias tecnológicas, como os aplicativos móveis, é uma forma de reduzir custos e viabilizar acordos. O projeto Conciliação e Mediação online – WhatsApp, do Tribunal de Justiça de Santa Catarina, por exemplo, tem essa característica.

O projeto utiliza aplicativos como WhatsApp, Skype e Telegram para a realização de conciliação, mediação ou negociação de forma virtual. Após ter sido regulamentado por uma portaria, o TJSC passou a agilizar a comunicação dos atos processuais e a reduzir custos para as partes e a própria Justiça.

Uma audiência que precisava ser redesignada e remarcada para, no mínimo, seis meses depois, por exemplo, passa a ser remarcada para o dia seguinte na modalidade da conciliação virtual.

Esses e outros exemplos compilados pelo CNJ demonstram como conciliação e mediação de conflitos se aplicam a diferentes contextos e finalidades como via de apoio ao cidadão e à desobstrução do sistema judiciário.

 

A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.

Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer

Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:

  1. Acompanhamento de processos;
  2. Monitoramento de prazos e de tarefas;
  3. Gestão financeira eficiente;
  4. Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
  5. Cálculos judiciais;
  6. Relatórios personalizados.

Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.

Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.

“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.

O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.

“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.

Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.

Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.

“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.

Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.

“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.

 

O conceito de produtividade depende do resultado obtido na relação entre os meios, os recursos e o resultado final obtido por um escritório de advocacia. Em outras palavras, a produtividade é o resultado do que é produtivo, daquilo que é feito no dia a dia da sua atividade.

Hoje em dia, as dicas para a ampliação da produtividade são as mais variadas e dependem da realidade de cada negócio e atividade. O aumento da produtividade, contudo, é uma busca constante e muito valorizada pelo fato de que o tempo tornou-se um bem valioso – para muitos, o mais valioso no mundo atual.

Dicas que podem ajudar o seu negócio com o conceito de produtividade

Como já foi citado, o conceito de produtividade varia conforme o resultado obtido por uma pessoa que faz parte da sua organização. Assim, identifica-se um profissional como produtivo quando ele faz mais e melhor na comparação com os demais em função similar e/ou com a média de atividade naquela mesma função.

Existem algumas técnicas que têm o poder de impulsionar a produtividade de um escritório de advocacia. Confira, a seguir, algumas dicas que poderão ajudar o seu escritório a adotar e ampliar o conceito de produtividade na prática:

1. Elimine as distrações do seu cotidiano

O que não é necessário ser feito no momento, deve ser eliminado. Com isso, você consegue evitar distrações e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. Pense no tempo que você gasta com e-mails, mensagens de telefone celular, redes sociais e outras atividades que não influenciam diretamente no seu trabalho.

O ideal, para não perder muito tempo com essas atividades no seu cotidiano, é reservar uma parte do dia para essas tarefas menos importantes e significativas.

2. Faça uma boa gestão do tempo

Planeje apenas o que será possível realizar a cada novo dia de atividade. Cuide da forma com que você dirige e participa de reuniões, visando que elas tenham um tempo determinado e cumpram essa estimativa inicial.

Para que seja possível executar todas as atividades previstas no seu dia de trabalho, é necessário simplificar os seus processos cotidianos. Existem atividades que podem ser automatizadas, por exemplo, e isso influenciará diretamente na sua produtividade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Existem várias ferramentas desenvolvidas especificamente para advogados e que podem contribuir para a produtividade do seu escritório. O ideal é utilizar uma solução que facilite vários pontos do cotidiano da sua atividade, como o controle de processos, a gestão de prazos, o atendimento ao cliente, a gestão financeira, entre outros.

Importante também que essas soluções sejam integradas e que, de preferência, estejam concentradas em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil para você e para as pessoas da sua equipe encontrarem os documentos necessários para as suas atividades cotidianas e, consequentemente, otimizarem o seu tempo.

4. Confira os benefícios de um software jurídico

Adotando a solução de um software jurídico, desenvolvido especialmente para atender às demandas de um escritório de advocacia, fica mais fácil administrar os pontos que comentamos no tópico anterior e, ainda, criar pautas de audiências, listas de tarefas, controle de agendas e das demais atividades do seu escritório.

5. Comece pelo mais importante

O ideal é que você comece cada dia pelas tarefas mais importantes e difíceis, se possível dedicando a sua manhã para isso. Dessa forma, caso surgir um imprevisto à tarde, você não precisará se preocupar com as principais atividades que deveriam ser feitas naquele dia, porque elas já foram resolvidas. Essa técnica também evita que atividades importantes sejam represadas e atrasem.

6. Mantenha a sua organização

Em algumas situações, os detalhes podem mudar toda a produtividade de um profissional. Trabalhar em um ambiente organizado, por exemplo, facilita muito a busca pela produtividade. Por isso, procure trabalhar com prazos, elimine ou armazene em uma pasta específica os e-mails mais antigos da caixa de entrada, atualize sempre a sua agenda, deixe a sua mesa organizada, entre outros cuidados que ajudarão na administração do seu tempo.

7. Estimule o planejamento na sua equipe

O planejamento é uma prática que auxilia muito o cumprimento dos seus objetivos. E o melhor de tudo: quando você o coloca dentro dos seus hábitos, ele se torna parte da sua rotina. Tanto o planejamento individual quanto o de equipe devem ser estimulados. Conforme o planejamento for adotado e disseminado, ficará muito mais fácil antecipar prazos e planejar o crescimento do escritório de forma sustentável.

Um exemplo prático do conceito de produtividade aplicado em um escritório de advocacia

Em tempos de demandas dinâmicas, muitos escritórios de advocacia estão buscando formas práticas de inserir o conceito de produtividade no seu dia a dia. Existem causas que atingem, diretamente, a produtividade de qualquer escritório.

Para Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, existem dois fatores principais que afetam a eficiência dos escritórios de advocacia:

“O primeiro é o nível de retrabalho. Isso porque, em muitos escritórios, é considerado normal ter que revisar o trabalho que é realizado por outra pessoa. O segundo componente é o tempo gasto em atividades de controle que não geram valor para o cliente. Não é incomum nos depararmos com advogados que dedicam mais da metade do seu tempo para controlar o que deve ser feito. Isso, para a gestão dos seus clientes, estagiários, funcionários e até mesmo sócios”, explica Sachser.

Esses são dois desafios que precisam ser enfrentados para que o conceito de produtividade seja adotado pelo seu escritório. Na opinião do gerente financeiro do escritório Melissa Folmann, algumas atitudes devem ser tomadas para que esse conceito comece a fazer parte do contexto do seu escritório.

“Primeiramente, investir em pessoas. Afinal, são elas que realizam o trabalho em uma área de criação intelectual, como o Direito. Uma boa equipe, bem treinada e bem gerida, garante a satisfação do cliente. Mas de nada adianta uma excelente equipe, sem um sistema de gestão. Os advogados são bombardeados, diariamente, com muitas informações. A velocidade e o tratamento correto dessas informações é fundamental para a produtividade da equipe. Somente com o emprego de um sistema de gestão é possível reunir todas as informações: ligações para os clientes, informações de escritórios parceiros, movimentações processuais, publicações, novas normas infraconstitucionais, jurisprudência, entre outros”, observa Sachser.

Existem dificuldades no cotidiano dos advogados para buscar essa produtividade, mas o conceito de produtividade nos mostra que é possível ser produtivo. Basta, para isso, que busquemos individualmente e enquanto equipe a disciplina, a determinação e a abertura para mudanças.

“Pude vivenciar, em mais de 20 anos de atividade nessa indústria, que não há espaço para o retrabalho e para perdas em processos produtivos. Sobretudo, em processos administrativos. Estou certo que um atalho para atingir a produtividade é mapear as fontes de retrabalho. É necessário compreender, com a participação da equipe, a real origem do retrabalho e traçar ações com o objetivo de eliminar as mesmas”, observou.

O gerente financeiro do escritório Melissa Folmann também observa que o investimento em treinamento é um grande atalho para minimizar os erros de um escritório de advocacia. “O ponto-chave para isso é o planejamento e a antecipação. Estou convencido que um treinamento mínimo sobre os padrões do escritório é premissa para o advogado iniciar o seu trabalho”, complementou.

Com o passar do tempo, o conceito de produtividade evoluiu e, atualmente, oferece novas possibilidades para ser alcançado. A sugestão dada por Sachser é que os escritórios invistam sempre em equipamentos (hardware) e também em sistemas (software).

“O investimento se inicia na aquisição de um bom servidor, uma rápida rede, bons computadores e monitores, além de impressoras e scanners de boa performance. Este investimento se completa com a aquisição de licenças de software de gestão e de sistemas de cálculo. Em um escritório eficaz, o controle é pautado no sistema de gestão. Afinal, um bom sistema, corretamente alimentado e parametrizado, é capaz de repassar e priorizar a todos as atividades a serem realizadas”, explica o especialista.

Um outro ponto importante que deve ser observado por um escritório de advocacia e que, muitas vezes, é negligenciado, é o investimento em proteção das informações. “Não é possível conviver com o risco de perda de dados, devido à invasão de vírus e/ou sequestro de dados. O escritório de advocacia precisa proteger as suas informações para não afetar, em hipótese alguma, o seu cliente final. Tudo isso é premissa para a qualidade do trabalho realizado”, concluiu Sachser.

 

Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.

Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.

A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado

Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.

Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.

Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios

Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:

1. Valorize a atividade jurídica na negociação

Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.

Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.

2. Siga o acordado com clareza e transparência

Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.

3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados

Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.

Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.

4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização

Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.

As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.

O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.

No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.

O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.

 

O Protocolo de Madri é um tratado internacional para o registro de marcas, criado em 1989, que possibilita aos titulares contarem com a proteção de suas marcas em vários países. Para isso, basta realizar um depósito junto ao escritório de registro de seu país, o que também agiliza o registro da marca.

Esse protocolo é debatido no Brasil como alternativa para a simplificação do processo burocrático de registro de marcas, a economia pela adoção desse padrão internacional e a facilidade para a gestão das marcas. Dados divulgados durante o congresso da Associação Brasileira da Propriedade Intelectual (ABPI), em agosto de 2018, informam que o Sistema de Madri abrange 121 países. Esse grupo é detentor de 80% do comércio global. No total, são mais de 206 mil titulares de marcas, sendo que 79% têm apenas um ou dois registros.

Por que o Protocolo de Madri poderá ajudar o empreendedorismo no Brasil

A adesão ao Protocolo de Madri está entre as quatro medidas recomendadas para o Brasil empreender mais pela Endeavor, organização mundial de fomento ao empreendedorismo. As recomendações fazem parte de uma pesquisa feita pela organização, que conta com pouco mais de 25 mil empreendedores no Brasil em 2018.

A recomendação para que o País adote o Protocolo de Madri se justifica pela demora de até 10 anos para se obter uma concessão no Brasil, ante uma média menor do que de dois anos na China. Em um ambiente de negócio voltado à inovação, muitos brasileiros realizam os seus registros de marca inicialmente fora do País, dada a agilidade no processo e o temor de que as ideias sejam logo copiadas.

Na avaliação da Endeavor, com a adesão ao Protocolo de Madri, esses empreendedores poderão centralizar os procedimentos de proteção de suas marcas no exterior, reduzindo custos para o Brasil e acelerando os processos de análise. Essa medida é proposta juntamente com a automatização e a otimização dos processos do INPI, o que também contribuiria para reduzir o tempo de concessão dos registros no Brasil.

Brasil discute adaptações para integrar a lista de países do Protocolo de Madri

O Brasil estuda aderir ao Protocolo de Madri até o final de 2018. Essa é a previsão para que sejam concluídas as adequações previstas pela Secretaria de Inovação e Novos Negócios do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços (MDIC).

A estimativa levantada por especialistas em marcas e patentes é de que a adesão ao Protocolo de Madri poderá representar um crescimento de 3% no número de pedidos de marcas no Brasil. Esse crescimento resultaria em uma geração de receita adicional para o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) de cerca de US$ 1,3 milhão.

A previsão do INPI é que, com o projeto de adequação da estrutura do instituto em curso, o prazo de registro de marcas no Brasil em 2019 passará dos 25 meses registrados – em média, até 2018, para marcas sem oposição – para 18 meses. Com as mudanças previstas, o INPI terá condições de receber pedidos internacionais via Protocolo de Madri, o que facilitará a internacionalização de diversas marcas de empresas brasileiras.

Vantagens do Protocolo de Madri em relação a processos, custos e abrangência das marcas

Entre as vantagens comumente apontadas sobre a adesão do Brasil ao Protocolo de Madri, mostram-se benefícios de ordem econômica, processual e relativas à internacionalização de marcas.

Confira algumas das principais vantagens que o Brasil teria ao aderir a esse protocolo:

  • Redução de prazo de dois anos para um ano e meio (18 meses) para o titular alcançar o exame de mérito junto ao INPI, o que aceleraria o processo e também aumentaria a previsibilidade sobre a aprovação para o titular do pedido;
  • Ingresso do Brasil em um tratado que facilita o acesso a grandes mercados para estimular as exportações, ampliando a competitividade em um mercado globalizado;
  • Redução dos custos do processo de registro de marcas no exterior, beneficiando o avanço das exportações entre pequenas e médias empresas brasileiras;
  • Simplificação do registro em muitos países pela formulação de um só pedido, além da necessidade de pagar uma única taxa para esse processo;
  • Otimização do tempo de registro, que não precisaria mais ser feito em jurisdições diferentes, com traduções para idiomas locais e a contratação de procuradores constituídos em cada um dos países em que a empresa tem interesse;
  • Registro internacional válido por 10 anos, com renovação permitida pelo mesmo período múltiplas vezes. Após cinco anos, independência em relação ao registro no país de origem.

Desvantagens relacionadas à constitucionalidade do Protocolo de Madri

Como desvantagens para a adesão do Brasil ao Protocolo de Madri, apresentam-se alguns argumentos especializados sobre a sua incompatibilidade com a constituição brasileira. Um dos motivos para essa interpretação de inconstitucionalidade seria um tratamento desigual para as demandas de brasileiros e estrangeiros.

Como a adoção ao protocolo obrigará o INPI a fazer análises em até 18 meses para pedidos feitos via sistema internacional, a inexistência de prazos previstos na lei brasileira geraria uma duplicidade de regimes e a comentada desigualdade de tratamento.

Em outras palavras, a extensão da proteção internacional de uma marca para o Brasil terá que ser processada em menos de dois anos e o pedido feito originalmente no País continuará sem previsão de prazo para registro.

Por essa razão, algumas entidades, como a ABPI, se posicionaram sobre o tema. A ABPI marcou posição sobre os ajustes técnicos necessários no INPI e defendeu, também, alterações na Lei de Propriedade Industrial brasileira (Lei n.º 9.279/96).

Os pedidos de mudança feitos pela entidade englobam a regulação do prazo máximo para o exame de pedido de marca pelo INPI, a obrigatoriedade de manutenção de um procurador no Brasil para os titulares e a disponibilização, em português, da lista de produtos ou serviços assinalados pela marca que é depositada no Brasil.

Uma vez que o Brasil aderir ao Protocolo de Madri, após essa decisão passar pelo Congresso Nacional – onde a proposta está em trâmite, antes de seguir para o Senado –, as marcas registradas no País poderão solicitar proteção em quaisquer países integrantes do acordo internacional. O titular da marca, então, deverá apenas indicar em quais dos 121 países pretende que o registro internacional tenha validade.

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Com a legislação atual envolvendo os cartórios e a necessidade de investir em sistemas informatizados e na segurança de dados, a área de TI acabou ganhando bastante relevância no cotidiano dos serviços notariais. Nesse contexto, é fundamental que se faça uma análise das ferramentas necessárias para agregar na gestão e para a operação dos cartórios.

O primeiro passo para ter sucesso na gestão das informações do seu cartório é verificar os softwares que estão sendo utilizados ou que precisam ser indicados, assim como os equipamentos que necessitam de atualização. As atualizações na parte de tecnologia, por sua vez, devem ser analisadas e priorizadas para que os cartórios atendam à legislação envolvendo a informatização de seus processos e atendimento e também para garantir a segurança da informação e da gestão de dados das serventias.

As características do uso da tecnologia pelos cartórios e o Provimento nº 74

A tecnologia é um elemento obrigatório nos cartórios como apoio para os serviços prestados e também para a gestão das informações e dos dados das serventias. Como citamos em um outro texto aqui no blog, esse assunto inclusive rendeu o Provimento nº 74 da Corregedoria Nacional de Justiça que, no documento, dispõe sobre “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”.

Equipamentos e softwares começaram a ser utilizados nos cartórios com o objetivo de proteger dados confidenciais e evitar possíveis vazamentos. Para isso, existem algumas medidas como o uso de softwares antivírus ou de softwares jurídicos especializados, os quais já preveem na sua estrutura de funcionamento a segurança dos dados dos cartórios.

“Considerando que para os cartórios a tecnologia está, diretamente, relacionada ao conjunto de dados de cada indivíduo e seu patrimônio, a segurança desses dados e das informações a eles relacionados necessita de técnicas que permitam preservar o valor que possuem, em especial a confidencialidade, integridade e sua disponibilidade, o que sem tecnologia torna-se impossível”, opina o especialista Sergilan da Silva de Souza, escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Como a preocupação com a segurança de dados aumentou nos cartórios

Antes das diretrizes da Corregedoria Nacional de Justiça que comentamos antes, a preocupação com a segurança das informações era menor do que agora. “Embora o registrador estivesse preocupado com eventuais vírus que pudessem danificar arquivos do acervo da serventia, trabalhava-se, basicamente, com um firewall de rede, aplicando-se uma política de segurança apenas a determinados pontos, o que atualmente não é suficiente”, explica Sergilan da Silva de Souza.

Com o Provimento nº 74, válido desde o dia 31 de julho de 2018, os cartórios passaram a adotar novas medidas para aumentar a segurança da informação. “O registrador passou a se preocupar não apenas com um simples vírus que, potencialmente, poderia danificar arquivos do acervo, mas também com o constante risco de furto de dados da serventia. Isso só pode ser controlado, naturalmente, com a inserção de tecnologias de segurança das informações”, complementa o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Outra medida de segurança comumente adotada pelos cartórios é o firewall, que é um dispositivo que monitora o tráfego de rede na entrada e na saída de dados e determina se ele irá permitir ou bloquear tráfegos específicos, baseados nas normas de segurança do cartório. Uma das vantagens desse dispositivo é que ele ajuda a evitar o sequestro de dados dos cartórios.

O backup também é outro sistema de proteção de extrema importância para os cartórios – tanto que faz parte das exigências citadas pelo Provimento nº 74. Ele caracteriza-se pela cópia de dados programada e feita por uma ferramenta de armazenamento, com o objetivo de restaurar os dados caso os equipamentos originais que guardam essas informações passem por alguma avaria.

O que levar em consideração nos seus investimentos em segurança da informação

Em termos de segurança da informação, existem alguns conceitos que devem ser considerados pelos cartórios. “Embora estejamos tratando de um serviço público, ao qual aplica-se o Princípio da Publicidade, é necessário que haja conscientização de que a publicidade registral não se confunde com acesso integral e ilimitado aos dados pessoais dos indivíduos que usam o serviço. Dessa forma, respeitados os princípios registrais, os cartórios devem garantir a confidencialidade e a integridade de todas as demais informações dos indivíduos que usam os seus serviços”, esclarece Souza.

Outro item essencial que deve ser bem avaliado pelos cartórios para a segurança das informações é o investimento em um banco de dados. É nele que serão guardadas todas as informações do cartório, por isso é fundamental que se invista em uma ferramenta de qualidade e com amplo espaço para armazenamento, garantindo o desempenho dos sistemas e também a segurança das informações.

“O investimento em tecnologias para a segurança das informações nos cartórios certamente é necessário, pois, como já exposto, a preocupação atual não está somente em proteger os dados da serventia de eventuais vírus que possam danificar arquivos do acervo, mas também evitar o furto de dados. Embora não seja barato, a adoção da política de segurança de informações nas serventias não é um custo que onere, demasiadamente, o serviço”, opina Souza.

Todas as medidas citadas servem para proteger os dados e as informações dos cartórios. “Tendo em vista que os serviços de notas e registros vêm se destacando e recebendo o reconhecimento da população pela eficiência, eficácia e segurança nas informações que conferem aos atos praticados, o investimento em tecnologias de segurança de dados só tem a agregar confiança aos cartórios”, finalizou o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

 

Novos sistemas estão sendo criados e aprimorados a cada dia para diferentes tipos de empresas e demandas, sendo que o mesmo acontece com os softwares especializados no meio jurídico e para cartórios. Esses aprimoramentos e avanços têm a ver com a busca por mais recursos que facilitem a rotina de escritórios de advocacia e de cartórios e com o aumento na segurança da informação envolvendo esses ambientes.

Mas você sabia que o investimento em tecnologia por parte dos cartórios não passa apenas por uma decisão das serventias e sim por uma exigência do mercado? Inclusive, novas regras envolvendo a segurança da informação em cartórios foram divulgadas em 2018 através do Provimento nº 74, divulgado pela Corregedoria Nacional de Justiça. Saiba mais a esse respeito e atualize o seu cartório para atender às novas recomendações envolvendo a segurança da informação.

A importância da segurança da informação para os cartórios

Antes de abordarmos o que a Corregedoria Nacional de Justiça recomenda com o Provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, é importante voltarmos um pouco atrás e falarmos sobre o que significa, na prática, o conceito da segurança da informação. No caso de um cartório, especificamente, ele está relacionado com a proteção do conjunto de informações que fazem parte da rotina do serviço notarial.

Desde que a digitalização de rotinas passou a ser um processo cada vez mais disseminado, inclusive em cartórios, diversos processos de rotina começaram a ser feitos com o apoio de softwares variados – alguns especializados, outros não. Nesse cenário, surgiu a necessidade de debater a segurança da informação e de dados nos cartórios, que é algo que envolve a utilização de softwares piratas e da internet.

A partir desse contexto de informatização crescente dos cartórios, a Corregedoria Nacional de Justiça, vinculada ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ), definiu que todos os cartórios terão que seguir um padrão mínimo de equipamentos tecnológicos para poder funcionar de forma satisfatória.

Assim, o Provimento nº 74 dispõe “sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil” e objetiva, essencialmente, assegurar a segurança da informação para o cidadão que procura os serviços de um cartório.

As orientações contidas no documento da Corregedoria Nacional de Justiça variam conforme o porte dos cartórios. De acordo com o anexo do documento, as serventias do País foram divididas em três categorias:

  • Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – esse perfil corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no País no momento da publicação do Provimento nº 74;
  • Classe 2: serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – esse perfil corresponde a 26,5% dos 11.921 cartórios em atividade no País;
  • Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – equivalente a 21,5% dos cartórios.

O que a CNJ recomenda para os cartórios em relação à segurança da informação

A orientação feita pela Corregedoria Nacional de Justiça para as três classes de cartórios citadas levou em conta o preço dos equipamentos, o avanço tecnológico e a padronização possível através de softwares especializados. A intenção do Provimento nº 74 é que os cartórios, no futuro, compartilhem os dados entre si.

O Artigo 2º do documento da Corregedoria prevê que “os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico”.

Entre outras recomendações – estas específicas para cada uma das três classes de cartórios –, como política de segurança da informação, segundo a Corregedoria, os serviços de notas e de registro deverão:

I – Ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – Atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

No Artigo 3º, a Corregedoria prevê que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”.

Especificamente sobre esse tópico, o documento indica que os livros e atos eletrônicos deverão ser arquivados mediante backup feito em intervalos que não superem o período de 24 horas; que esse backup seja feito tanto em mídia eletrônica quanto em backup em nuvem; que a mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, e que os meios de armazenamento utilizados para todos os dados “deverão contar com recursos de tolerância a falhas”.

O inciso II também prevê que, ao longo das 24 horas em que o backup comentado deverá ser feito, “deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas”.

Controle de acessos e softwares legais: dois pontos de atenção

O Artigo 4º prevê que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Além do controle de acesso aos sistemas utilizados pelo cartório, o documento da Corregedoria preocupa-se com as características dos softwares utilizados pela serventia. No Artigo 5º, o texto do provimento prevê que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

A respeito dos sistemas utilizados pelos cartórios, o texto da Corregedoria prevê ainda que “todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição”. As serventias também deverão apresentar recursos para, no caso de um problema grave, recuperar todos os dados e sistemas sem interrupção dos serviços.

Para cada uma das classes de cartórios citadas anteriormente, a Corregedoria Nacional de Justiça prevê uma série de padrões mínimos que deverão ser seguidos. Estes, segundo o Provimento nº 74, “deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (Cogetise)”. Vale conferir o anexo do documento para ver o que está sendo exigido de cada classe de cartório em 2018.

O prazo de adequação às normas de segurança da informação previstas pela Corregedoria é de 180 dias a partir da data de publicação do provimento, ou seja, a partir do final de outubro de 2018.

O mais recomendado, nesse caso, é que o cartório busque uma empresa especializada nesse ramo para que ele consiga adequar-se ao que é solicitado pela Corregedoria. Segundo esta, o descumprimento das disposições do provimento “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.

 

O lean manufacturing se baseia nos conceitos do Sistema Toyota de Produção criado no Japão entre 1940 e 1950. O termo Lean Manufacturing foi cunhado na década 1990 e foi traduzido para o português como Produção Enxuta, tornando-se uma referência no setor produtivo – e não apenas na indústria. A metodologia do lean manufacturing foi um dos principais fatores que fizeram a empresa do setor automobilístico se tornar umas das maiores do seu segmento no mundo. Não por acaso, a metodologia criada pela Toyota chamou tanto a atenção dos especialistas em gestão que foi adotada por vários outros segmentos da economia.

Essencialmente, com o lean manufacturing, a empresa automobilística eliminou em seus processos as atividades que não agregam valor – valor sob a ótica do cliente final – e, com isso, tornou-se mais competitiva. Essa redução de desperdícios para aumentar a produtividade de uma companhia é o essencial dessa metodologia. Hoje, o lean manufacturing é aplicado em empresas dos mais variados ramos na busca incessante pelo aumento de competitividade – sobretudo clínicas e hospitais privados, bancos e seguradoras. Neste post, vamos falar de como essa metodologia está sendo implantada nos escritórios de advocacia e os benefícios que ela traz para esse segmento.

Como implantar o lean manufacturing em um escritório de advocacia

Como você bem sabe, um escritório de advocacia funciona de forma bem diferente do que o ambiente de uma fábrica onde o lean manufacturing foi concebido. O sistema de produção desses dois ambientes possui muitas diferenças e, por isso, o primeiro desafio para utilizar o lean manufacturing em um escritório de advocacia é trabalhar a resistência do advogado para as mudanças que esse sistema trará à sua rotina.

Os advogados estão acostumados a trabalhar com um volume expressivo de documentos e com uma certa demanda de trabalho que inclui determinados procedimentos e indicadores. Mas são poucos os que estão acostumados ou que já trabalharam com uma metodologia que prevê o que tem que ser feito, quando tem que ser feito, como tem que ser feito, onde e o porquê deve ser feito.

Esse é um primeiro aspecto importante para quem deseja adotar o lean manufacturing em um escritório de advocacia. O primeiro passo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser – gerente financeiro do escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria e responsável por um curso sobre esse tema no I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário –, é promover um treinamento sobre os conceitos dessa metodologia de gestão para todas as pessoas do escritório.

De acordo com o especialista, para que a adoção do lean manufacturing surta o efeito desejado, o desenvolvimento da metodologia não pode ser feito apenas na sala do gerente. Assim, será fundamental que os conceitos que fazem parte do lean sejam compreendidos e adotados por todos que atuam no escritório.

O lean manufacturing também ajuda muitos gestores a “enxergarem” o seu próprio negócio. É comum o diretor ou gestor não conhecer o seu escritório, segundo Sachser. Esse gestor não sabe, muitas vezes, de informações importantes para o escritório, como quantos clientes ele possui, quantos processos estão ativos, como estão os processos dos seus clientes, entre outros dados.

O mais comum é que o gestor do escritório tenha uma noção dessas informações, mas não tenha todos os dados claros à sua disposição. Muitas vezes, no dia a dia do escritório, esse gestor não sabe o que cada pessoa está fazendo e o quanto de retrabalho está sendo gerado por problemas na rotina de seus funcionários e sócios.

Diante desse cenário, o desafio principal para a implantação do lean manufacturing será formar e treinar cada funcionário do seu escritório de advocacia. “Esta forma de gestão possui muitos conceitos como o Kaizen (melhoria contínua), a padronização do trabalho, a automação inteligente – Jidoka, entre outras. São várias ferramentas para as quais todos do escritório precisam ser treinados. Existem também os indicadores de performance que precisam ser trabalhados com cada funcionário do escritório”, explica Sachser.

O especialista falará sobre a implantação do lean manufacturing em escritórios de advocacia previdenciária em um curso no último dia do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário, que será promovido entre os dias 8 a 10 de novembro em Balneário Camboriú. No curso que ministrará, das 9h às 12h30, no dia 10 de novembro, Sachser apresentará o passo a passo para a implantação da metodologia nos escritórios de advocacia.

Como o lean manufacturing funciona na prática entre advogados

Passada a primeira fase de implantação do lean em um escritório, que é a etapa do treinamento, o passo seguinte será colocar em prática o que foi aprendido. Uma dica importantíssima de Sachser para essa segunda etapa é não querer aplicar o lean em todo o escritório ao mesmo tempo. Dessa maneira, evite aplicar todas as ferramentas previstas nessa metodologia com todas as pessoas do escritório de forma simultânea.

“É bom começar por um setor. Começar pequeno, com um processo, envolvendo uma pequena área onde as pessoas têm mais receptividade a mudanças. Você implementa nesta área, que servirá como exemplo. Todos do escritório vão perceber a mudança. O lean promove uma melhoria contínua. Então todos vão começar a aceitar os conceitos”, recomenda o especialista.

Depois da implantação de algumas ferramentas em uma parte do escritório, o passo seguinte será mapear os fluxos de todo o escritório. Como os documentos fluem? Como a informação flui? Como são as trocas de informações com os diversos setores do escritório? É normal, no decorrer desse mapeamento, o gestor perceber que existem atividades sendo feitas por mais de uma pessoa e que isso significa desperdício de tempo e de recursos – algo que poderá ser eliminado e otimizado.

Depois, chegará o momento de padronizar as tarefas do escritório de advocacia. É preciso escrever os procedimentos, lembrando que o lean manufacturing busca a melhoria contínua dos processos e, por causa disso, anotar e aprimorar os procedimentos é algo que deve ser feito sempre. Pense que dessa forma o seu escritório estará sempre se desenvolvendo.

Também é necessário descrever as funções de cada um, ou seja, cada integrante do escritório deve ter as suas atividades diárias, semanais e mensais descritas nesse documento.

Com o conhecimento de cada etapa, função e tarefa, é possível desenhar um mapa de fluxo de valor. Através desse mapa, é possível enxergar quais são as atividades mais importantes para os seus clientes, aquelas que mais agregam valor e que trazem resultados para o escritório. Não se esqueça de que o que gera valor para o cliente é o que movimenta o escritório.

Por exemplo: não adianta fazer um parecer muito bom, perfeito, que é validado por dois advogados em 100% e que levou um mês para ser feito – especialmente se o cliente esperava por esse parecer em dois ou três dias. Nesse caso, o valor para o cliente está na agilidade com que o escritório é capaz de dar o parecer que ele precisa. O cliente quer o parecer de forma rápida e com o trabalho desenvolvido da forma correta. Se o seu escritório não conseguir entregar esse “valor” para o seu cliente, você poderá perdê-lo para o escritório concorrente.

Benefícios do lean manufacturing para os escritórios de advocacia

Confira, segundo Sachser, quais são os principais benefícios da implantação da metodologia lean manufacturing em escritórios de advocacia:

  • O advogado passa a conhecer melhor o seu escritório. Isso é possível através dos indicadores de performance previstos na metodologia lean, os quais mostram desde o número de clientes que o escritório tem até os seus processos e o nível de retrabalho que está sendo feito por pessoas da sua equipe.
  • O lean manufacturing ajuda a enxergar o desempenho do seu escritório levantando os principais dados do cotidiano dos seus profissionais. Assim, o negócio apresenta dados com maior transparência e acessibilidade.
  • Essa metodologia também prevê a redução sistemática do retrabalho. Uma vez que você tem os procedimentos do seu escritório descritos, é possível identificar erros e problemas que podem ser corrigidos. O lean manufacturing propicia várias ferramentas para isso. Além disso, todas as pessoas do escritório são estimuladas a produzirem uma melhoria contínua com essa nova forma de gestão. Todo mundo participa do processo, os erros são corrigidos, e os problemas resolvidos com essa metodologia de forma rápida e sistemática. Não há mais aquela cobrança “Quem errou?!?”. Em seu lugar surgem questões como “Por que e como o problema ocorreu?” e também “Como podemos evitar que ocorra novamente?”. Este novo engajamento e a mudança na gestão é que geram a melhoria contínua e a redução expressiva do retrabalho.
  • A facilidade da implantação do lean faz com que os funcionários do escritório tenham uma maior participação no processo de melhoria contínua da empresa. Todos propõem melhorias, o que pode ter um efeito incrível para o escritório. Por isso, esse processo faz o escritório ganhar em produtividade e em gestão. Os funcionários percebem que com um sistema de produção melhor, essa mudança será benéfica para todos.

Na avaliação de Sachser, a ineficiência do judiciário brasileiro começa nos escritórios de advocacia. Segundo ele, a obrigação dos gestores desses escritórios deveria ser a de melhorar sempre. “Esse envolvimento das pessoas é o maior benefício (do lean manufacturing). Não é uma máquina, um robô que você coloca para fazer o trabalho. É ouvindo e estimulando as pessoas a fazer o melhor trabalho e reduzir o retrabalho. Cuidando das pessoas, elas vão cuidar da sua empresa”, enfatiza o especialista.

Situação atual da implantação dessa metodologia nos escritórios brasileiros

O lean manufacturing nos escritórios do Brasil é quase nulo, segundo Sachser. A base do especialista para esse comentário são os dados do Lean Institute Brasil e do Lean Enterprise Institute. Esses são os institutos oficiais que promovem o estudo e treinamento e aplicação do Lean Manufacturing em várias áreas.

Segundo alguns autores desses Institutos, foram realizados, por enquanto, testes no Poder Judiciário na Ucrânia e da Dinamarca. Essa foi a adoção “oficial” do sistema no poder judiciário, mas não existem dados sobre a aplicação da metodologia lean em escritórios privados. Apesar disso, o instituto afirma que os grandes escritórios de advocacia – aqueles que faturam milhões nos Estados Unidos – certamente aplicam conceitos de lean manufacturing para que consigam ser tão competitivos. Mas essa é apenas uma suposição, já que não existe um levantamento sobre o assunto. Isso pode ser constatado no Lean Summit 2018, o maior e mais importante evento da comunidade Lean do Brasil que ocorreu em junho de 2018.

Gostou do nosso post? Então indique a leitura deste texto para um amigo. Também não deixe de participar do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário. O evento será promovido em Balneário Camboriú entre os dias 8 a 10 de novembro. Confira quem são os palestrantes e faça sua inscrição!

Aproveite também para conferir um mini curriculum do especialista Gustavo Zimmermann Sachser:

GUSTAVO ZIMMERMANN SACHSER
Engenheiro Mecânico (UFPR 2000), (INSA de Lyon, França 1999), pós-graduado em Gestão Estratégica da Produção (CEFET-PR 2004). Advogado (PUCPR 2015), pós-graduado em Direito Tributário Empresarial (PUCPR 2016). Atuou 18 anos indústria automobilística e de máquinas agrícolas: Volvo do Brasil, Peugeot-Citroën França, Renault do Brasil e Case New Holland. Gerente Financeiro, Melissa Folmann Advocacia e Consultoria (2016). Administrador, Instituto Professora Melissa Folmann – IPMF (2018).

 

A Justiça brasileira passou a admitir o uso de aplicativos de mensagens como um meio formal de comunicação para o envio de intimação judicial. A primeira iniciativa nesse sentido, de 2015, foi implantada na Comarca de Piracanjuba (GO). Essa ação pioneira recebeu, também em 2015, o Prêmio Innovare de boas práticas para o aprimoramento da Justiça. Desde então e até meados de 2018, pelo menos 11 Tribunais de Justiça no País já declararam que fazem uso de aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, a fim de agilizar o andamento de processos e reduzir custos com a comunicação.

Os tribunais que adotam o envio de intimação judicial através de aplicativos de mensagem estão amparados por uma decisão do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) datada de junho de 2017. O CNJ aprovou, naquele momento, por “unanimidade a utilização de aplicativo de mensagens multiplataforma como ferramenta para intimações no Poder Judiciário”. Em paralelo à aprovação do CNJ, o Senado colocou em tramitação, em 2018, o Projeto de Lei n. 176/2018, que visa modificar o Código de Processo Civil e permitir expressamente o envio de intimações por aplicativos de mensagens. A formalização é justificada por algumas vantagens e uma sequência de regras. Confira mais a esse respeito a seguir.

Vantagens dos aplicativos de mensagens para o envio de intimação judicial

A decisão do CNJ em junho de 2017 apontou alguns benefícios do uso de aplicativos de mensagens para o envio de intimação judicial por parte da Justiça. De acordo com a entidade, os aplicativos atuam como aliados para a redução de custos e para diminuir o período de trâmite processual.

A partir desses dois pontos principais, o CNJ lista as seguintes características do uso dos aplicativos para o envio de intimação judicial:

– A intimação feita pelo aplicativo de mensagens é um meio alternativo e, portanto, de uso facultativo e sem qualquer imposição às partes;

– O uso é limitado ao envio da intimação judicial e não inclui citações;

– Existe um detalhamento inicial para a dinâmica de uso da aplicação, já estabelecido em Portaria, que propõe as regras e as penalidades caso haja descumprimento ou qualquer prática abusiva.

– As partes conseguem acessar todo o conteúdo objeto da intimação que for enviada por aplicativo.

– Essa modalidade de envio de intimação judicial permite que se faça posterior certificação nos autos, na forma da legislação vigente.

– Por fim, garante-se uma nova forma de agilizar a comunicação, mediante uso de uma ferramenta tecnológica gratuita, popularizada e acessível a diversas camadas sociais, como é o caso do WhatsApp.

Regras de uso de aplicativos para a intimação judicial

Além das vantagens apresentadas, o projeto de lei em tramitação no Senado também apresenta regras muito claras para o uso do aplicativo de mensagens por parte da Justiça. Esses parâmetros ainda não estão vigentes, mas poderão alterar em breve o Código de Processo Civil, a Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015, com o acréscimo do Art. 270-A.

O projeto de lei prevê as seguintes regras para o envio de intimação judicial através de aplicativos como o WhatsApp:

1. A intimação será considerada cumprida se o recebimento da mensagem for confirmado em resposta do intimado em até 24h.

2. A resposta do intimado deve ser encaminhada por meio do aplicativo, por mensagem de voz ou texto, com o uso de expressões: “intimado(a)”, “recebido”, “confirmo o recebimento” ou análogas e que confirmem que o mesmo tomou conhecimento da intimação.

3. Sem a confirmação de recebimento, a Justiça deve enviar a intimação nos moldes tradicionais.

4. A não confirmação de recebimento por três vezes consecutivas exclui o intimado do cadastro para envios por aplicativo.

5. O interessado no cadastramento deverá informar o número do telefone pelo qual deseja receber a intimação, sendo que o cadastramento pode ser requerido por advogados.

6. Mesmo que o interessado alegue que não foi ele que confirmou o recebimento da intimação, a mesma é considerada válida, quando recebida e confirmada por meio e a partir do telefone cadastrado pela Justiça. A exceção é quando a mudança de número de telefone for comunicada ao juízo com justificativa.

7. A intimação será enviada pelo aplicativo identificando: o processo, os nomes das partes e advogados e as informações sobre confirmação de recebimento.

8. O horário de expediente da Justiça deverá ser respeitado para o envio das mensagens com intimação. Caso contrário, os prazos começam a fluir apenas a partir do próximo dia útil e horário forense.

Benefícios do envio de intimação judicial por aplicativos

Além dos benefícios para a Justiça citados pelo CNJ, o uso de aplicativos como o WhatsApp favorece o trabalho dos escritórios de advocacia e o atendimento de seus clientes. A facilidade para verificar a celeridade nos processos judiciais ajuda a alavancar a produtividade de um escritório de advocacia através de uma solução mais rápida e menos burocrática para os problemas dos clientes.

Os softwares mais inteligentes disponíveis no mercado para o suporte à advocacia já incorporam funcionalidades que integram notificações via WhatsApp. Esse é o caso do Software Jurídico Lawyer, desenvolvido pela Alkasoft.

As notificações via WhatsApp do software Lawyer são utilizadas no monitoramento de movimentações de processos. Colocando essa tarefa no automático, o advogado responsável por cada processo será avisado sobre cada nova movimentação através do rastreamento pelo número processual.

Assim, todas as movimentações dos processos jurídicos incluídas na configuração inicial do software jurídico Lawyer serão automaticamente registradas no sistema, categorizadas por cliente e por processo, com notificação do advogado e envio de atualizações para o cliente.

Se você quer saber como aplicativos de mensagens podem ajudar o seu escritório de advocacia a otimizar tempo, comunicação e recursos, fale conosco e tire as suas dúvidas sobre os recursos do Software Jurídico Lawyer.

Para uma sociedade de advogados ter sucesso, o mais recomendado é que ela tenha uma gestão empresarial. Entre outros cuidados, é necessário investir no gerenciamento de tempo dos sócios, já que, além do trabalho interno que precisa ser desenvolvido por eles, estes também podem ter que executar tarefas externas como participar de audiências, visitar departamentos públicos, realizar visitas comerciais, entre outros compromissos.

Assim, para que o gerenciamento de tempo em uma sociedade de advogados seja feito com precisão, será necessário dividir as atividades entre os sócios – inclusive se a sociedade tiver outros colaboradores – e classificar as demandas e prioridades. O ideal é que esse processo seja feito de forma fácil e prática, para que ele realmente faça parte do dia a dia da sociedade de advogados.

Algumas dicas para a gestão de tempo em uma sociedade de advogados

Além de um nível de organização maior e uma melhor produtividade, a implementação de um programa de gerenciamento de tempo traz para uma sociedade de advogados um equilíbrio importante entre a rotina de trabalho e a vida pessoal dos sócios. O efeito prático desse equilíbrio tende a ser o aumento da satisfação profissional.

Confira algumas dicas para que o gerenciamento do tempo seja feito da melhor forma em uma sociedade de advogados:

1. Busque resolver os problemas logo

Os problemas da sua sociedade de advogados devem ser resolvidos, preferencialmente, logo na primeira hora do dia. Quando você e os seus sócios conseguem fazer isso, a tendência é que o restante do dia seja mais leve – ou centrado em outras questões que não sejam a resolução de problemas.

Procure seguir o seguinte lema: aquele problema do qual você gostaria de fugir deveria ser o primeiro a ser resolvido. Tenha certeza que a sua produtividade ficará melhor depois que você tirar o problema que mais lhe preocupa da sua frente.

2. Evite gastar muito tempo com o telefone

Em uma sociedade de advogados, as interrupções para atender ligações de clientes podem prejudicar a linha de raciocínio de resolução de um problema. Ao atender um cliente por telefone, você transfere a ele os pensamentos de um outro caso e acaba perdendo toda a sua concentração, o que afeta, automaticamente, a sua produtividade.

Uma das formas de evitar isso é reservar parte do seu dia para fazer as ligações e dar o retorno para os telefonemas que foram recebidos pela secretária do escritório, por exemplo. No restante do dia, você poderia ficar focado nos seus processos e no andamento da sociedade de advogados. Outra maneira de resolver isso é adotando softwares jurídicos que permitem o acompanhamento dos processos diretamente pelos seus clientes – o que poderá reduzir significativamente as ligações para o seu escritório.

3. Liste as tarefas do próximo dia por prioridade

Uma forma interessante de ganhar tempo é fazer uma lista das tarefas prioritárias que você e os seus sócios terão no próximo dia de trabalho. Inclua, nessa lista, os problemas que vocês precisam resolver. Isso tomará alguns minutos do seu tempo atual, mas adiantará consideravelmente o trabalho que você terá no dia seguinte.

4. Cumpra os prazos

Algo fundamental na gestão de tempo de uma sociedade de advogados é o mapeamento de todas as atividades que você e os seus sócios tem no dia a dia do escritório. Nesse momento, é importante definir tanto prioridades quanto prazos factíveis para que as atividades sejam desenvolvidas de forma satisfatória.

Depois desse mapeamento, defina um cronograma com os seus sócios e procure cumprir cada compromisso e prazo de forma organizada e com eficácia.

5. Utilize ferramentas de apoio

Adquirir um software jurídico que contenha várias funcionalidades, como gestão financeira, gerenciamento de atendimento, processos e intimações, poderá marcar um “antes” e um “depois” na gestão de tempo da sua sociedade de advogados.

Através de um software jurídico, você e os seus sócios conseguirão controlar com agilidade e de forma muito mais simples e rápida alguns aspectos do escritório – como despesas, fluxos de caixa, registro de informações nos processos e intimações – e fazer o acompanhamento dos prazos dos processos de seus clientes.

6. Evite distrações

Procure evitar distrações em redes sociais e sites de notícias enquanto estiver em horário de trabalho. No entanto, não queremos dizer que você deva ficar alheio a esses recursos e fontes de informação.

O ideal é que você procure focar nas suas atividades durante o expediente e reservar um tempo, durante o dia, para ações paralelas como a consulta a redes sociais e sites de notícias.

7. Sincronize as suas agendas

Em uma sociedade de advogados, sincronizar as agendas dos diferentes sócios e cumprir todos os compromissos é um grande desafio. Essa gestão de agendas é um passo vital para que a sociedade dê certo. Hoje em dia, no entanto, existem diversos recursos que podem lhe auxiliar nesse processo.

Entre as várias opções, podemos citar os quadros de anotações, os post-its, os aplicativos de check-lists, as agendas tradicionais e – a mais eficiente – as agendas que integram os softwares jurídicos. Esse último item é o mais eficiente porque, além de ter acesso aos compromissos dos outros sócios e associados, você também poderá controlar todos os prazos dos processos dos seus clientes em um mesmo local.

8. Delegue tarefas

Em qualquer sociedade é importante que os sócios aprendam a delegar tarefas. Isso porque os gestores têm muitas outras preocupações e afazeres além daqueles que fazem parte do dia a dia das suas atividades para lidar.

Comece confiando os procedimentos operacionais da sua atividade aos seus subordinados. Depois, incentive essa prática também entre os seus sócios. Assim, vocês conseguirão dedicar mais tempo para as atividades de maior responsabilidade, como a prospecção de novos clientes, e para o planejamento da sociedade de advogados.

9. Realize uma atividade por vez

Procure dedicar a sua atenção e tempo para realizar uma atividade por vez. Hoje, em muitas áreas, o profissional multitarefas é bastante valorizado, mas no meio jurídico fazer muitas tarefas ao mesmo tempo pode impedir você de atingir o melhor resultado.

Em uma sociedade de advogados é muito comum isso acontecer. Como um escritório de advocacia tem muitas tarefas que precisam ser executadas por pessoas com a mesma função, não são raras as vezes em que um sócio acaba fazendo mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Tente evitar que isso aconteça e organize sua agenda para resolver uma questão por vez – isso trará uma melhor organização de tempo, foco e objetividade.

10. Procure sempre ser pontual

A pontualidade nos compromissos profissionais é de extrema importância, especialmente para uma sociedade de advogados. Enquanto em algumas outras áreas é possível atrasar certos compromissos sem grandes prejuízos, no meio jurídico um atraso pode significar a perda de um processo.

Quando você gerencia o seu tempo de forma organizada, também fica muito mais fácil ser pontual com os seus compromissos e não atrasar nenhuma entrega. Essa prática será positiva não apenas para você e para os seus sócios, mas para a imagem da sua sociedade de advogados como um todo.

 

Como registrar uma marca com maior agilidade é uma das questões mais frequentes em escritórios de advocacia que trabalham diretamente com esse serviço. Para que uma marca seja registrada no Brasil, leva-se até 4 anos entre processos burocráticos que envolvem muitos trâmites, documentos e necessidade de acompanhamento frequente das atualizações sobre o pedido.

Ao trabalhar com um grande volume de casos, fazer o controle manual é muito mais caro para o escritório, além de ineficaz e suscetível ao erro. Fora isso, esse controle manual pode resultar em uma demora ainda maior para a conclusão dos procedimentos legais. Assim, para que uma empresa especializada consiga registrar e acompanhar o processo de registro de marca com agilidade, a implantação de tecnologia nesse processo será fundamental. Com um software especializado, por exemplo, você diminui esforços, aumenta a qualidade do trabalho e simplifica o registro de uma marca.

Como registrar uma marca facilmente com a ajuda da tecnologia

As novas tecnologias estão sendo utilizadas por todos os setores e segmentos da economia como aliadas para o aumento da produtividade e da eficiência das empresas. No caso dos escritórios de registro de marcas, isso não é diferente.

Para os escritórios que buscam maneiras de registrar uma marca com mais agilidade e eficiência, a tecnologia funciona como uma ferramenta muito eficaz. Entre outros benefícios, podemos destacar três facilidades trazidas pela tecnologia para esses processos:

1. Ao dar entrada no processo

Sempre que um escritório especializado inicia um processo de registro de marca, é recomendado que ele pesquise se já não está em andamento algum outro caso semelhante. Afinal, não convém entrar com um processo de registro de marca se ela não está mais disponível, não é mesmo?

Essa pesquisa não é obrigatória, mas é recomendada e está disponível no site do Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), o órgão oficial de registro de marcas no Brasil. Todavia, fazer essa pesquisa manualmente, especialmente com um grande volume de processos de registro em andamento, pode consumir muito tempo e recursos e até mostrar-se inviável para um escritório que deseja crescer.

Para ajudar nesse processo, foram criados softwares especializados que possuem essa função automatizada. Utilizando uma grande base de dados, filtros avançados de pesquisa e outros recursos, esses softwares são capazes de agilizar essa etapa.

2. Na fase de acompanhamento do processo

Depois de dar entrada no processo de registro de uma marca, o escritório especializado nesses processos precisa monitorar frequentemente os avanços publicados na RPI (Revista de Propriedade Industrial) referentes ao registro que está em andamento.

Esse acompanhamento é muito importante também para que o escritório não perca nenhum prazo e, caso isso aconteça, acabe atrasando o processo de registro da marca. Fazer o acompanhamento de diversos processos de forma manual é complicado, exige muito tempo e pode resultar em erros ou na perda de prazos.

Com a ajuda da tecnologia, essa etapa de monitoramento pode ser automatizada. Dessa forma, o seu escritório passa a ser notificado, por SMS ou por e-mail quando algum avanço no processo de registro de marcas for publicado na RPI.

3. Monitoramento constante

Após concluir o processo de registro de uma marca, muitos clientes optam por ter uma assessoria jurídica que garanta a segurança desse registro. Ao oferecer o serviço de monitoramento da marca dos seus clientes, o seu escritório diferencia-se dos concorrentes e pode ganhar mercado por causa desse diferencial.

Um software especializado no registro de marcas é capaz de rastrear palavras-chaves a fim de encontrar pedidos e registros de marcas colidentes com aquelas que estão sendo monitoradas. Quando alguma semelhança for detectada, as pessoas cadastradas recebem uma notificação automática, por e-mail ou por SMS, avisando da ocorrência. Assim, as medidas cabíveis podem ser tomadas a tempo e com agilidade.

A tecnologia pode acelerar – e muito – o processo de registro de uma marca. Além de trazer mais rapidez, softwares especializados garantem um atendimento melhor, o que poderá dar maior visibilidade para o trabalho do seu escritório.

Pensando em tudo isso, a Alkasoft desenvolveu a solução Siga Sua Marca, um software que garante todos esses recursos e funcionalidades. Para conhecer nossa tecnologia, desenvolvida para tornar mais fácil o registro de uma marca, solicite uma demonstração gratuita do Siga Sua Marca.

 

Os processos para registro de marca no Brasil enfrentam muitos trâmites e a consequência inevitável disso é que esses processos costumam ser lentos. Diariamente, entram na fila, procurando por um registro de marca, diversas empresas. Esse aumento diário do volume de processos que precisam ser avaliados pelo INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) torna o registro de marca um desafio para o País.

De acordo com uma reportagem do portal G1, o Brasil fechou o ano de 2016 com 422 mil marcas aguardando análise de registro pelo INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) – volume que tem se mantido constante, com pouca redução, nos últimos anos. Quem trabalha diretamente com o registro de marca conhece bem o desafio de se dedicar a um processo longo e detalhista como esse. Por isso, é muito importante investir em opções que dinamizam e facilitam esse trabalho, automatizando processos e minimizando erros.

Como o meu escritório pode ganhar tempo no processo de registro de marca?

Depois de entrar com um processo de registro de marca, o seu escritório precisa fazer o acompanhamento do caso de forma constante. Algo fundamental para o êxito de um processo de registro de marca é que você não perca nenhum avanço ou prazo.

A demora na localização de uma atualização no processo de registro de marca pode fazer com que você perca agilidade nesse processo. Além disso, nas etapas seguintes do atendimento ao seu cliente, será importante acompanhar as palavras-chaves relacionadas à marca mapeada para averiguar se não surgiu alguma colidência.

Para agilizar todas as etapas de registro de marca, a tecnologia aparece como uma ferramenta fundamental. Um software especificamente desenvolvido para gerenciar essas atividades serve como um excelente instrumento para enfrentar mais facilmente os principais desafios desse processo.

Esses sistemas contam com algoritmos que comparam todas as marcas e apontam as colidências entre elas. Isso torna o processo mais simples e prático, facilitando o monitoramento e o mapeamento da marca e o responsável recebendo uma notificação, por e-mail ou por SMS, quando ocorrer alguma eventualidade.

Pensando em oferecer uma solução completa nesse sentido, a Alkasoft desenvolveu o software Siga Sua Marca. Com ele, todo o processo de registro de marca se torna automatizado. A solução da Alkasoft é capaz de:

  1. Realizar pesquisas por palavras-chaves: essa funcionalidade é utilizada para detectar pedidos de registros de marcas colidentes com as que estão sendo mapeadas pelo seu escritório.
  2. Monitorar também os processos, verificando todas as publicações registradas na RPI de marcas. Quando algum avanço ocorre, o usuário é notificado por SMS ou por e-mail.
  3. Monitorar a marca depois que o processo foi concluído – assim é possível identificar possíveis casos de plágio.
  4. Pesquisar palavras-chaves em uma base de dados com mais de 2 milhões de cadastros e diversas opções de filtros avançados.

O software Siga Sua Marca foi desenvolvido com tecnologia de ponta e inovadora, com o objetivo de facilitar o processo de registro de marcas por meio da análise de relatórios de colidências. Para saber mais, solicite uma demonstração gratuita e confira, na prática, todas as funcionalidades do nosso sistema.

 

Para se diferenciar no cenário jurídico atual, altamente competitivo, cada vez mais advogados investem em marketing. Mas, para que os resultados sejam efetivos, é preciso contar com um plano de marketing bem estruturado e completo. Para acertar nesse plano é fundamental que você destine tempo para entender onde o seu escritório pode melhorar no atendimento dos seus clientes atuais, verificar de que forma ele pode se tornar mais relevante para os clientes futuros e medir os resultados a cada passo visando corrigir as rotas das ações que serão tomadas.

“O marketing aplicado à advocacia é essencial para o crescimento do advogado no mercado jurídico atual. A competição acirrada e a falta de diferenciação entre os escritórios, aos olhos do cliente, são os principais problemas a combater. A maioria dos advogados não tem nenhuma estratégia escrita, nem metas claras, mensuráveis. O plano comercial e de comunicação trará essa clareza, além de ser uma oportunidade de autocrítica e de voltar ao foco [do escritório]”, explica a consultora sênior da DNA Consulting, Gabriela Fornells. Confira, a seguir, quais passos o seu escritório deve dar para acertar no plano de marketing.

Dicas para o seu escritório elaborar um plano de marketing jurídico

Quando falamos de marketing, todas as iniciativas e ações precisam ser consistentes. Nesse sentido, para a efetivação de um plano de marketing, é indispensável que todas as ações propostas tenham um começo e uma conclusão.

Os seus clientes precisam perceber um escritório de advocacia organizado, com produtos pertinentes e que trabalhe com ações para fidelizar os seus clientes. “Os escritórios de advocacia têm de criar uma verdadeira relação com os seus clientes e serem admirados por estes. A venda jurídica é personalíssima e exige confiança”, afirma Gabriela Fornells.

Para a consultora sênior da DNA Consulting, Gabriela Fornells, o marketing é um recurso fundamental para os advogados se diferenciarem hoje no mercado

 

Veja alguns atributos e dicas dados pela consultora e que a especialista Gabriela Fornells considera como essenciais para que o seu escritório acerte no plano de marketing jurídico:

1. Consistência

O marketing deve ser simples e feito de forma contínua. Começar hoje é simples, porém manter isso ao longo das semanas, meses e anos requer uma atitude consciente dos sócios do escritório em prol do negócio. O advogado é muito acostumado a trabalhar pelo seu cliente e nos seus processos.

Cumprir os prazos, peticionar e ir às audiências – tudo isso faz parte da rotina do advogado. Porém, ele não está acostumado a trabalhar por si mesmo, pela sua marca jurídica e por suas metas. Assim, para que um plano de marketing funcione, é preciso ocorrer uma mudança de “mindset”. Essa mudança pode definir a vida ou a morte do escritório, já que estamos em um mercado com mais de 1 milhão de advogados e cerca de 53 mil sociedades de advogados formalmente constituídas no País.

2. Estruturação

Para todo plano de marketing ter sucesso é necessário saber mensurar os resultados e identificar os pontos que deram certo e aqueles que precisam ser melhorados. Para isso, é muito importante estruturar os objetivos e metas que o escritório pretende alcançar com essas ações.

É importante também determinar um período de tempo para mensurar os resultados. Essa métrica poderá ser semestral ou anual, por exemplo. Depois dessa etapa de mensuração dos resultados, virá a etapa das correções no planejamento de marketing.

3. Pertinência

O Código de Ética da OAB tem algumas regras que limitam as ações de marketing para advogados – são proibidos, por exemplo, anúncios em veículos de massa, como rádio e televisão. Portanto, a pertinência e a coerência com esses critérios, aliadas ao bom senso, devem ser adotadas na hora de estruturar o seu plano de marketing.

4. Personalidade

Um visual impecável é fundamental no marketing jurídico. Todo material relacionado ao escritório, como logotipo e material de correspondência, precisa ser bem elaborado para imprimir boa impressão e personalidade.

Isso vai diferenciar o seu escritório aos olhos do cliente, pois a falta de cuidado com a imagem da marca poderá levá-lo a procurar outras opções no mercado que trabalhem bem esse aspecto.

5. Confiança

A confiança é imprescindível na venda jurídica. Para criá-la em seus clientes, é muito importante dar plena atenção ao que eles precisam.

Um serviço de excelência gera senso de autoridade, confiabilidade e ajuda a difundir o seu nome no mercado. Um cliente satisfeito e que tem confiança em seu trabalho, por exemplo, proporciona uma ação de marketing espontânea que pode trazer novos clientes para o seu escritório. Sendo assim, o aumento da confiança dos seus clientes deve fazer parte do seu plano de marketing.

6. Admiração

Os três últimos pontos tratados são pilares para a conquista da admiração dos seus clientes e do seu potencial público-alvo. Um plano de marketing que consiga transparecer ao público personalidade, pertinência e confiança facilmente terá admiração. Os clientes e seus concorrentes passarão a usá-lo como referência e indicação. Para conseguir isso, a sua meta deve permanecer sempre à frente das tendências.

Gostou das dicas que a especialista produziu especialmente para o nosso blog? Quer saber mais sobre as estratégias que o seu escritório poderá adotar para elaborar o seu plano de marketing? Então acesse nosso blog e leia outros conteúdos relacionados com a sua área e que poderão auxiliá-lo nessa tarefa.

 

Encontrar nomes para empresas parece ser algo simples, mas não é. Isso porque, muitas vezes, os empresários escolhem um nome que parece ser o ideal e, a partir disso, já começam a elaborar uma identidade visual, criar site e perfis em redes sociais. No entanto, esquecem de algo muito importante: checar junto ao Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI) se realmente será possível registrar o nome pretendido.

No entanto, fazer essa pesquisa nem sempre é fácil. Afinal, são dezenas de pedidos de registros solicitados todos os dias. Por isso, é preciso que haja um monitoramento constante por meio de palavras-chave – só assim é possível evitar colidências e, consequentemente, transtornos durante o processo de registro.

Como a tecnologia ajuda na escolha de nomes para empresas

Conforme comentamos antes, não é raro encontrar empreendedores que se dedicam a uma ideia, investem todo o seu recurso para colocá-la em prática e só então descobrem que não poderão explorar a marca criada porque já existe outra marca igual ou similar.

Diante disso, antes de qualquer coisa, o empresário que está buscando um nome para a sua empresa deve fazer uma pesquisa sobre as marcas já registradas (ou em processo de registro). Com o resultado dessa busca é possível descartar os nomes de empresas que já existem e ter uma facilidade maior de encontrar um que seja assertivo, ou seja, que tenha mais chances de ser aprovado pelo INPI.

A boa notícia para quem vai fazer essa busca é que a tecnologia pode ser a solução para evitar todos esses inconvenientes. Atualmente, já existem softwares capazes de fazer o monitoramento por palavras-chave, por exemplo.

Dessa maneira, se a sua rotina envolve pesquisar nomes para diversas empresas no site do INPI e garantir que não existem colidências em relação a marcas já registradas, esse software pode tornar o seu dia a dia muito mais prático, eficiente e livre de erros.

Afinal de contas, se por alguma desatenção você deixar passar algo relevante, as consequências – depois de já ter entrado com o pedido de registro – podem ser bastante incômodas e difíceis de serem contornadas. Já com um software especializado no monitoramento de marcas por meio de palavras-chave, tudo fica mais simples.

Monitore palavras-chave com o Siga Sua Marca

O Siga Sua Marca é um software, desenvolvido pela Alkasoft, que extrai e analisa os dados publicados semanalmente na Revista de Propriedade Intelectual (RPI). Com ele, você pode fazer o monitoramento de palavras-chave, que serve para detectar pedidos e registros de marcas colidentes com a palavra-chave que está sendo monitorada.

O diferencial desse serviço – e que pode trazer muitos ganhos aos empresários que buscam nomes para empresas – é que ele permite monitorar colidências a partir de quaisquer termos, Além disso, qualquer colidência encontrada é imediatamente notificada por e-mail ou SMS aos usuários.

Ou seja, é bastante útil quando o seu objetivo é monitorar uma marca em potencial que ainda não foi publicada na Revista de Propriedade Intelectual (RPI).

O software tem ainda diversas outras funcionalidades, como o Monitoramento de Marcas, que consiste no monitoramento constante da RPI de Marcas, no intuito de detectar colidências.

Há também a funcionalidade de Monitoramento de Processos. Em relação ao registro de marcas, é muito útil para evitar que você perca qualquer movimentação ou prazo e, assim, atrase o processo.

Por fim, ao implementar o Siga Sua Marca na sua rotina, você também pode fazer pesquisas na base de marcas. São mais de 2 milhões de marcas cadastradas, disponíveis 24h por dia para consulta. Essa base pode, inclusive, servir de inspiração para que você encontre nomes para empresas a partir de termos similares e da exclusão de marcas que já foram registradas e estão na sua lista de opções.

Se o seu trabalho envolve o constante monitoramento e registro de marcas, o Siga Sua Marca é a solução que você procura para tornar suas rotinas de trabalhos mais produtivas e assertivas!

Para saber mais sobre o Siga Sua Marca, solicite uma demonstração ou entre em contato conosco!

 

De acordo com o Relatório de Atividades do Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI), ao longo de 2017 foram registrados cerca de 185 mil novos pedidos de registros de marcas no País. Diante desse número expressivo, pode-se imaginar que fazer, de forma manual, a consulta INPI para monitorar marcas não é uma tarefa simples, não é mesmo?

Para se ter uma noção mais clara desse desafio, o número de processos pendentes para o registro de marcas foi de 358.776 em 2017. Esses números de processos aprovados e pendentes revelam que acompanhar essa quantidade enorme de informação, verificar colidências e não perder nenhuma movimentação nos seus processos de registro são atividades que devem ser automatizadas o quanto antes.

Siga Sua Marca: faça a sua consulta INPI de forma prática e eficiente

Atualmente – para o benefício das empresas que trabalham com a gestão de marcas –, já existem softwares capazes de fazer a consulta INPI de forma automatizada, o que agiliza o processo de monitoramento de marcas. Essas soluções permitem que você faça o monitoramento de maneira automática, rápida e livre de erros.

Entre as soluções do mercado, a mais completa é o Siga Sua Marca, software comercializado pela Alkasoft. Com ele, a consulta INPI feita de maneira manual irá ficar no passado da sua empresa.

Destinar um funcionário exclusivamente para monitorar um grande número de processos de registros, além de fazer com que o monitoramento de marcas esteja sujeito a falhas, faz com que a sua companhia perca a produtividade de um membro da equipe que poderia dedicar seu tempo para outras atividades.

Por outro lado, o Siga Sua Marca é um software que possibilita a extração e a análise dos dados publicados semanalmente. Ou seja, ele monitora todas as informações que são divulgadas por meio da Revista de Propriedade Intelectual (RPI) de forma constante.

Se o sistema detectar qualquer despacho em seu processo de registro ou colidência existentes em relação à sua marca, você é notificado imediatamente. Dessa forma, fica muito mais fácil tomar as medidas cabíveis previstas na lei para defender as marcas sob a sua responsabilidade, caso seja necessário.

Perder prazos ou detectar colidências quando já é tarde demais? Com o Siga Sua Marca você evita essas dores de cabeça desnecessárias!

Conheça mais funcionalidades do software Siga Sua Marca

O sistema comercializado pela Alkasoft permite que você faça o monitoramento constante de marcas de várias formas, conforme for mais interessante para você. Confira os principais recursos do Siga Sua Marca para fazer esse trabalho:

1. Monitoramento de Marcas

O monitoramento constante de marcas da Revista de Propriedade Intelectual (RPI) é, basicamente, tudo o que foi falado ao longo deste artigo. O objetivo da consulta INPI feita de forma automatizada é detectar pedidos e registros de marcas colidentes com a marca que você está monitorando de forma simples.

Quando qualquer colidência for encontrada, você é notificado, seja por e-mail ou por SMS, para que tome conhecimento desse fato e possa decidir quais as melhores providências a tomar em seguida para proteger a marca que está sendo monitorada.

2. Monitoramento de Palavras-chave

Uma outra forma de fazer a consulta INPI é através do recurso de Monitoramento de Palavras-chave. Apesar de bastante similar à funcionalidade anterior, essa modalidade serve para detectar pedidos de registros de marcas colidentes com a palavra-chave que você está monitorando. Ou seja, você não precisa acompanhar uma marca específica, pois o sistema permite monitorar colidências a partir de um termo qualquer.

Essa funcionalidade é bastante interessante de ser utilizada quando diversas marcas de um mesmo titular possuem um termo ou um radical semelhante, ou quando você quiser monitorar uma marca em potencial que ainda não está publicada na RPI.

3. Monitoramento de Processos

Por fim, existe o recurso de Monitoramento de Processos. Essa modalidade foi pensada para ajudar sua empresa a gerenciar os processos de registro que estão em andamento.

Com esse monitoramento você passará a acompanhar todos os despachos publicados na RPI de Marcas relacionados com os seus pedidos de registro. Assim, você não correrá mais o risco de confundir-se com prazos e, consequentemente, atrasar (ou até mesmo perder) um processo de registro de marca.

Com o Monitoramento de Processos, sempre que houver um despacho novo envolvendo um dos seus processos, o sistema envia uma notificação – também por e-mail ou SMS – para que você não perca nenhuma movimentação.

Está em busca de uma solução que permita monitorar as suas marcas de maneira constante e muito eficiente? Então conheça mais sobre o software que vai revolucionar a busca de marcas. Peça uma demonstração do Siga Sua Marca ou entre em contato conosco!