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Cartórios armazenam um grande volume de informação e documentos diariamente. Por esse motivo, ter um processo automatizado para organizá-los é fundamental para manter o trabalho mais ágil e dinâmico, acelerando a emissão de diversos documentos, inclusive da certidão imobiliária. Além disso, por ser um trabalho que exige muita atenção e prevê o acúmulo de documentos, é recomendável que os cartórios utilizem um software específico para o seu armazenamento.

Utilizar um software desenvolvido especialmente para essa finalidade significa ter processos mais organizados, rápidos, transparentes e, claro, com mais segurança em relação aos documentos armazenados. Com os processos automatizados, toda a equipe de gestores e colaboradores passa a ter mais tempo para desenvolver outras funções.

O que levar em conta na hora de automatizar a emissão de uma certidão imobiliária?

Quando o processo de emissão de documentos deixa de ser totalmente manual, a agilidade na emissão de uma certidão imobiliária aumenta. Com o apoio da tecnologia, também há menos chances de possíveis erros acontecerem. Assim, a consequência de um atendimento mais rápido e eficiente em relação à emissão da certidão imobiliária é que a satisfação com o atendimento do cartório se torna muito maior.

No entanto, na hora de escolher um software específico para cartórios é importante levar em consideração algumas características essenciais, já que esses pontos serão importantes para trazer ainda mais agilidade aos processos de emissão de certidão imobiliária.

Confira os principais aspectos que você deverá ponderar antes de adquirir um software especializado para cartórios:

1. Controle de documentação e de protocolos

O volume de documentos que circulam em um cartório é grande. Por isso, é muito importante que o software escolhido ajude no controle das demandas do seu cartório, auxiliando com o cumprimento de prazos e também com o registro das pessoas envolvidas em cada processo oferecido. Dessa forma, será possível para o seu cartório reduzir tempo para a execução das tarefas do dia a dia e, consequentemente, melhorar a produtividade das suas equipes.

2. Facilidade de uso e segurança de dados

É importante escolher uma ferramenta completa, que seja intuitiva de usar e que possa ser instalada no próprio cartório. A segurança na gestão de dados também é um item importante para ser observado, afinal, os documentos gerados no seu cartório são comprovantes legais e precisam ter sua confidencialidade preservada e garantida.

3. Integração com outros sistemas

Além dos pontos citados, vale ressaltar como a integração do software para cartórios com outros sistemas relacionados ao seu dia a dia é fundamental. Com um software que permita essa integração, o cartório passa a ter integração completa das informações que foram cadastradas nesse sistema com as centrais de registro de dados e, dessa forma, conseguirá atender às obrigatoriedades dos órgãos relacionados à sua atividade.

Pensando em melhor atender os cartórios e suas rotinas, inclusive facilitar a emissão da certidão imobiliária, a Alkasoft disponibiliza no mercado o CART Imóveis. Confira, a seguir, quais são os principais diferenciais do nosso sistema.

Confira os principais benefícios do CART Imóveis

O CART Imóveis faz parte do Sistema CART, um conjunto de softwares desenvolvidos especialmente para agilizar os processos e melhorar o atendimento nos cartórios.

O CART Imóveis integra os 5 livros utilizados nos cartórios e não requer a inclusão de todo o passado registrário para começar a funcionar. Além disso, a nossa solução dispõe de módulos adicionais para a digitalização de imagens (Cart Scan), acesso às informações via Internet (Cart Web) e cópia de segurança dos dados do cartório (Alkabackup).

Outras funcionalidades opcionais do CART Imóveis:

  • CART Scan: digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório;
  • CART NF-e: emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras a fim de gerar a NF-e;
  • CART Indexação: indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas;
  • CART Web: portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia;
  • Alkabackup: protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender às demandas estipuladas pela Recomendação nº 9, de 7 de março de 2013, e pela Recomendação nº 11, de 16 de abril de 2013, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança por parte dos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

Agora você já entendeu como a automação no processo de emissão de certidão imobiliária pode otimizar e agilizar os processos no cartório, tornando o dia a dia mais produtivo.

Deseja saber mais sobre esse assunto? Descubra mais informações sobre o Cart Imóveis, da Alkasoft, e seja bem-vindo à revolução digital nos cartórios!

 

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) decidiu, em abril de 2018, que o bem de família pode ser penhorado “nos casos em que ele for dado em garantia hipotecária de dívida contraída em favor de pessoa jurídica quando os únicos sócios da empresa devedora são proprietários do bem hipotecado, em virtude de presunção do benefício gerado aos integrantes da família”.

O STJ entende que essa medida pode ser adotada quando for provado que a dívida contraída gerou benefícios aos integrantes da família devedora. Diante dessa decisão é interessante redobrar a atenção – principalmente os sócios de empresas – quanto às garantias oferecidas pelas companhias, já que agora o único bem da família poderá ser penhorado para pagar as dívidas contraídas pela organização.

Penhora do bem de família: conheça as novas questões que surgiram sobre este tema

Antes de falarmos sobre as mudanças envolvendo a questão da penhora do bem de família, é importante voltarmos um pouco atrás para entender o que esse tipo de bem significa, na prática. O bem de família é considerado todo imóvel residencial próprio do casal ou da entidade familiar declarado por escritura pública ou testamento.

Por definição, o bem de família é impenhorável, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.009, de março de 1990, que “dispõe sobre a impenhorabilidade do bem de família”. Segundo essa legislação, a impenhorabilidade abrange, além do imóvel, todos os bens (móveis e equipamentos) quitados. Caso seja comprovado que o equipamento é utilizado para a quitação da dívida, o mesmo fica impedido de ser penhorado.

Importante considerar, contudo, que o Novo Código Civil, aprovado através da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, trouxe algumas mudanças para a questão de o bem de família poder ser penhorado através de ações judiciais.

Mesmo com as alterações feitas no Novo Código Civil, existem situações que não resguardam o direito à propriedade. São elas:

  • Dívida de despesa condominial;
  • Quando o devedor tenta burlar cobrança e fraudar a execução fiscal;
  • Atraso do financiamento do imóvel;
  • Dívida de impostos (IPTU, ITU, condomínio);
  • Atraso de pensão alimentícia;
  • Condenado criminalmente, referente a danos morais;
  • Se possuir vários imóveis, a impenhorabilidade é sobre o de menor valor.

Não se pratica a impenhorabilidade do bem de família também nas seguintes situações:

  • Na apreensão de créditos de trabalhadores da residência;
  • Na apreensão de crédito decorrente de financiamento para aquisição ou construção de imóvel;
  • Na execução de hipoteca do imóvel que foi oferecido como garantia;
  • Em situações de obrigação de fiança oferecida em contrato de locação;
  • Em situações que o imóvel foi conseguido como produto de crime.

Após o Novo Código de Processo Civil, alguns bens permanecem impenhoráveis, mas existem controvérsias com a nova lei. Assim, as situações envolvendo o bem de família devem ser analisadas isoladamente.

Confira alguns pontos que geram a controvérsia envolvendo a penhora ou não de um bem de família:

* Obrigatoriedade de moradia

A lei assegura que a família more no imóvel. Contudo, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) justifica que não é obrigatório a família residir no mesmo imóvel para que ele não possa ser colocado em penhora. O STJ defende que se o imóvel for locado a terceiros e a renda for utilizada para sobrevivência ou pagar o aluguel de moradia da família, ele não pode ser penhorado.

* Entidade familiar

O STJ entende que a entidade familiar é definida desde os pais até os seus descendentes. A impenhorabilidade do bem de família também inclui o proprietário que é solteiro, separado ou viúvo.

Outra questão é quando o proprietário não reside no imóvel e sim seus descendentes ou ascendentes casados. Nesse caso, a Justiça considera que é indiferente se o parente é casado ou solteiro, bastando apenas que ele seja familiar do proprietário.

* Imóvel de valor alto

Existe um argumento envolvendo a questão da penhora de um bem de família de valor alto. Alguns justificam que a penhora de um bem com essas características poderia pagar a dívida e ainda resultar em um valor de “sobra” que permitiria a aquisição de uma propriedade de valor mais baixo para o devedor.

Essa é uma questão que apresenta divergências. Por um lado, é possível fazer o desmembramento de algumas propriedades para resolver a questão, como quando o bem de família utilizado para moradia está no mesmo terreno da sala comercial que não serve para moradia, por exemplo. Nesses casos, pode ser feito o desmembramento da propriedade para que a penhora seja feita do bem que não é usado para moradia.

Por outro lado, a 8ª Turma do Tribunal Superior do Trabalho desconstituiu a penhora de um imóvel que era usado como sede de uma empresa imobiliária e como moradia dos proprietários em uma decisão divulgada no site do TST em julho de 2018.

Para os juízes, “o elevado valor do imóvel (avaliado em R$ 15 milhões) não afasta a proteção legal da impenhorabilidade do bem de família prevista na Constituição da República”. Segundo a relatora do recurso de revista dos proprietários, ao manter a penhora, o TRT “reservou R$ 1 milhão do produto da arrematação para a aquisição de outro imóvel pelos donos, a fim de garantir a sua moradia”. No entanto, por unanimidade, a 8ª Turma do TST deu provimento ao recurso e determinou o levantamento da penhora.

* Fraude à execução

Nos casos em que o proprietário vende o bem da família para evitar o pagamento da dívida e impedir a penhora, esse ato é considerado fraude à execução. Em algumas situações, com a comprovação desse fato, a alienação não terá validade para os credores.

 

Uma marca registrada traz para uma empresa ou organização a segurança e algumas garantias básicas sobre o uso exclusivo da marca que ela criou para si. Entre outras possibilidades, uma marca registrada permite o licenciamento remunerado, isenção de risco sobre suspensão de uso, garantia de indenização em caso de uso indevido por terceiros e valorização da marca no capital social da empresa.

Todavia, o volume de etapas pelos quais uma empresa deve passar e a quantidade de informações que ela deve prestar até conseguir ter a sua marca registrada pode fazer com que essa organização perca procedimentos, andamento de processos e prazos de pagamento. Todos esses desafios para o registro de apenas uma marca são multiplicados em um escritório de advocacia especializado neste tema. Mas a boa notícia é que a tecnologia pode ajudar – e muito – na obtenção de uma marca registrada. Descubra como, a seguir.

Desafio para o Brasil: mais de 116 mil pedidos de marca registrada

Os pedidos de depósito de propriedade industrial envolvendo marcas aumentaram 14,9% de janeiro a julho de 2018 em relação ao mesmo período do ano anterior, enquanto os registros de marca aumentaram 74,8% na mesma base de comparação.

O Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) relata, no Boletim Mensal de Propriedade Industrial de agosto de 2018, que apenas no mês de julho de 2018 foram registradas 17.535 marcas no Brasil. De forma acumulada, entre janeiro e julho de 2018, os números de pedidos envolvendo marca registrada no País ultrapassaram os 116 mil. Assim, em meio a um volume de dados tão grande e que cresce a cada ano, uma tarefa que poderia ser simples, como a busca por uma marca, torna-se um desafio dentro do sistema do INPI.

Além de um grande volume de pedidos e de processos em andamento, os escritórios especializados no registro de marcas devem lidar com a longa espera que um processo desses exige para ser concluído. O tempo para se obter uma marca registrada no Brasil pode chegar a quatro anos, segundo o próprio INPI.

Um outro dado que chama a atenção é que praticamente 99% dos pedidos de marca registrada são feitos pela internet. Enquanto pedidos de registro de marca de produtos chegaram aos 7,5 mil em julho de 2018, as demandas para marca registrada foram de mais de 10 mil.

Outros dados relevantes desse mercado: as micro e pequenas empresas e os MEIs (microempreendedores individuais) respondem por 48% do total de pedidos de marca registrada no Brasil, enquanto as pessoas físicas representam 23% desses processos e as empresas de médio e grande porte têm uma representatividade de 25%.

Esses dados, especialmente os que envolvem o volume de pedidos novos e em andamento, demonstram uma tendência crescente e difundida sobre a proteção de marcas como patrimônio intangível das empresas/organizações.

Como o mercado de marca registrada só cresce e as empresas especializadas nesses processos necessitam de cada vez mais controle das informações dos processos e agilidade no atendimento aos clientes, companhias como a Alkasoft criaram softwares que servem como aliados para o monitoramento de diversas etapas que envolvem o registro de marcas.

Como um software especializado ajuda na obtenção de uma marca registrada

As etapas para se ter uma marca registrada compreendem, basicamente, os seguintes passos: pesquisar pela marca e por colidências; pagar pelo registro da marca; fazer o pedido desse registro e, por fim, monitorar o andamento do processo.

A primeira e a última ação embasam todo o planejamento e a proteção a que uma empresa precisa recorrer para não ter problemas ou insegurança em relação à sua marca registrada. É justamente nas etapas da pesquisa e do monitoramento de uma marca que a tecnologia pode atuar como uma grande aliada desse processo para a obtenção de uma marca registrada.

Confira como a tecnologia pode ajudar nessas duas partes do processo de registro de marcas:

1. Na etapa da pesquisa

O primeiro passo para a obtenção de uma marca registrada no INPI deve envolver uma consulta ao Manual de Marcas do instituto. Conferir a legislação e conhecer os tipos de marca ajudam o requerente a se situar sobre qual caminho ele deverá seguir.

Antes de encaminhar qualquer solicitação, é mais do que recomendável realizar a busca para saber se a marca desejada já não está protegida. A iniciativa não é obrigatória, mas poupa tempo, expectativas e recursos. O sistema do INPI disponibiliza buscas por palavra-chave, número do processo e nome do depositante.

O que ocorre, no entanto, é que o trabalho não se encerra nessa busca inicial. Com pedidos de registro entrando diariamente, é preciso checar se não estão surgindo concorrentes para o uso da sua marca, o que pode provocar colidências.

A forma oficial de comunicação do INPI com quem faz o pedido de registro de marca é a publicação semanal da Revista da Propriedade Industrial (RPI). Todo solicitante precisa acompanhar cada atualização feita pelo INPI para garantir fluidez em seu processo de registro de marca e eliminar administrativamente as barreiras junto ao instituto.

No caso da pesquisa de marcas, soluções tecnológicas monitoram e notificam o solicitante a respeito de marcas colidentes, sejam essas marcas iguais ou apenas semelhantes, por meio de serviços de monitoramento da RPI, entre outras fontes de informações do INPI. Visualizar colidências em relatórios completos e confiáveis permite à empresa se antecipar aos problemas e tomar as atitudes necessárias para obter a sua marca registrada.

Outra forma de pesquisa viabilizada por tecnologias como softwares especializados na obtenção de marca registrada é a busca de palavras-chave. O foco dessa forma de busca, por sua vez, é o monitoramento inteligente a fim de descobrir semelhanças entre as marcas de um mesmo titular ou monitorar alguma ideia de marca e avaliar o seu potencial de registro.

2. Na etapa do monitoramento

Dentro dessa teia complexa que é o sistema do INPI, a desatenção sobre um processo de registro de marca pode custar o arquivamento do pedido de registro e, por consequência, prejudicar a identidade da empresa.

O monitoramento de processos em andamento é outra funcionalidade que a tecnologia fornece para uma empresa que trabalha com o registro de marcas. Esse monitoramento é feito automaticamente a partir de despachos publicados na RPI. Nesse caso, os sistemas rastreiam e notificam o interessado por mensagem eletrônica a cada nova publicação que envolva o pedido para obtenção de uma marca registrada.

Se você tem interesse em conhecer o que uma solução tecnológica completa fornece para o monitoramento e a proteção de marcas, saiba como um software com essas características pode facilitar o seu dia a dia.

 

As atividades de conciliação e mediação de conflitos estão auxiliando a Justiça a reduzir o volume de processos e os cidadãos a resolverem as suas demandas com mais celeridade. Considerar a importância dessas modalidades de assistência jurídica e conhecer boas práticas que se propagam para desafogar o sistema judiciário permite ao advogado uma atuação mais proativa e melhora a sua contribuição como especialista na área.

Os números mostram a importância da conciliação e mediação no Brasil: a Justiça do País solucionou 3,7 milhões de processos em acordos de conciliação e mediação em 2017. O montante representa 12,1% do total de processos resolvidos. O dado faz parte do Relatório Justiça em Números 2018 (ano-base 2017), divulgado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em agosto de 2018.

Entenda a diferença entre os conceitos de conciliação e mediação de conflitos

Dados sobre conciliação são contabilizados desde 2016, depois que entrou em vigor o Código de Processo Civil (Lei n.º 13.105, de 16 de março de 2015), legislação que prevê as audiências prévias de conciliação e mediação como parte obrigatória de todos os processos cíveis.

O aumento da resolução de casos por meio de conciliação e mediação resultou na ampliação da estrutura de Centros Judiciários de Solução de Conflitos (Cejuscs) na esfera da Justiça Estadual, onde as sessões de conciliação e mediação se concentram. Em 2018, o Brasil contabiliza 982 Cejuscs – em 2015 esse número era de 362.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabelece a diferença entre os termos conciliação e mediação. A mediação é uma forma de resolver conflitos envolvendo um facilitador, uma terceira pessoa que se mantém imparcial para viabilizar o diálogo entre as partes.

Importante observar que essas partes são autônomas e precisam entrar em acordo sobre a melhor solução – normalmente em casos de conflitos multidimensionais ou complexos –, mas que elas não têm um prazo determinado para chegar a esse acordo e nem mesmo a garantia de que haverá um acordo através da mediação.

Já a conciliação, por sua vez, é utilizada em conflitos mais simples, em que a figura do facilitador tem postura mais ativa, embora também imparcial. Esse tipo de processo é uma busca consensual para a harmonização social entre as partes – uma tentativa de restaurar, quando possível, as suas relações.

A conciliação se aplica a casos de pensão alimentícia, guarda dos filhos, divórcio, partilha de bens, acidentes de trânsito, dívidas em bancos, danos morais, demissão do trabalho, questões de vizinhança, entre outras. Nesse contexto, as partes interessadas em uma causa podem contar com a assistência dos advogados ou defensores públicos.

Formação e atuação para as atividades de conciliação e mediação

A conciliação é uma atividade técnica e, conforme estabelece a Lei n.º 13.140/15, demanda atuação qualificada e seguimento de normas e princípios transmitidos por meio de formação para que um profissional exerça a função de conciliador.

A Resolução n.º 125/2010 do Conselho Nacional de Justiça estabelece que mediadores e conciliadores devem atuar no sistema judiciário baseados em confidencialidade, decisão informada, imparcialidade, independência, respeito à ordem pública e às leis vigentes, empoderamento e validação.

Uma medida mais recente do CNJ (edição do Provimento n.º 67), que regulamenta a conciliação e mediação nos serviços notariais e registrais, faz menção à atuação de indivíduos formados em curso exigido para o desempenho das funções dentro desses parâmetros. Nesses locais, o acompanhamento das partes por advogados é uma condição para a realização e a formalização dos acordos.

Conheça algumas boas práticas de conciliação e mediação de conflitos

A publicidade sobre as práticas de conciliação e mediação de conflitos reflete no fluxo e na redução das ações judiciais ainda em primeira instância. Conheça alguns bons exemplos relatados pelo CNJ:

1. Estatísticas positivas

Alguns dos bons exemplos se traduzem em números. O Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania em Fortaleza, no Ceará, por exemplo, registrou quatro vezes mais audiências agendadas no primeiro semestre de 2018 do que no mesmo período de 2017.

Foram agendadas 2.383 audiências nos primeiros seis meses de 2018, ante 560 no mesmo período de 2017. Os acordos foram alcançados em 81% das 1.226 audiências realizadas até o final do período analisado.

2. Maior conscientização e orientação dos cidadãos

Outras iniciativas partem da conscientização e da orientação dos cidadãos, a fim de evitar a judicialização dos conflitos. É o caso do Projeto Pare! Concilie e Siga, do Tribunal de Justiça de Sergipe, que habilitou teórica e tecnicamente os agentes de trânsito da capital, Aracaju.

A partir dessa iniciativa, esses agentes promovem conciliação extraprocessual em casos de acidentes de trânsito apenas com danos materiais. Um aplicativo para smartphone desenvolvido pelo Tribunal recebe os relatos para que os acordos feitos sejam homologados pela Justiça.

3. Uso de mídias tecnológicas

Reforçar o uso das mídias tecnológicas, como os aplicativos móveis, é uma forma de reduzir custos e viabilizar acordos. O projeto Conciliação e Mediação online – WhatsApp, do Tribunal de Justiça de Santa Catarina, por exemplo, tem essa característica.

O projeto utiliza aplicativos como WhatsApp, Skype e Telegram para a realização de conciliação, mediação ou negociação de forma virtual. Após ter sido regulamentado por uma portaria, o TJSC passou a agilizar a comunicação dos atos processuais e a reduzir custos para as partes e a própria Justiça.

Uma audiência que precisava ser redesignada e remarcada para, no mínimo, seis meses depois, por exemplo, passa a ser remarcada para o dia seguinte na modalidade da conciliação virtual.

Esses e outros exemplos compilados pelo CNJ demonstram como conciliação e mediação de conflitos se aplicam a diferentes contextos e finalidades como via de apoio ao cidadão e à desobstrução do sistema judiciário.

 

A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.

Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer

Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:

  1. Acompanhamento de processos;
  2. Monitoramento de prazos e de tarefas;
  3. Gestão financeira eficiente;
  4. Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
  5. Cálculos judiciais;
  6. Relatórios personalizados.

Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.

Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.

“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.

O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.

“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.

Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.

Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.

“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.

Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.

“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.

 

O conceito de produtividade depende do resultado obtido na relação entre os meios, os recursos e o resultado final obtido por um escritório de advocacia. Em outras palavras, a produtividade é o resultado do que é produtivo, daquilo que é feito no dia a dia da sua atividade.

Hoje em dia, as dicas para a ampliação da produtividade são as mais variadas e dependem da realidade de cada negócio e atividade. O aumento da produtividade, contudo, é uma busca constante e muito valorizada pelo fato de que o tempo tornou-se um bem valioso – para muitos, o mais valioso no mundo atual.

Dicas que podem ajudar o seu negócio com o conceito de produtividade

Como já foi citado, o conceito de produtividade varia conforme o resultado obtido por uma pessoa que faz parte da sua organização. Assim, identifica-se um profissional como produtivo quando ele faz mais e melhor na comparação com os demais em função similar e/ou com a média de atividade naquela mesma função.

Existem algumas técnicas que têm o poder de impulsionar a produtividade de um escritório de advocacia. Confira, a seguir, algumas dicas que poderão ajudar o seu escritório a adotar e ampliar o conceito de produtividade na prática:

1. Elimine as distrações do seu cotidiano

O que não é necessário ser feito no momento, deve ser eliminado. Com isso, você consegue evitar distrações e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. Pense no tempo que você gasta com e-mails, mensagens de telefone celular, redes sociais e outras atividades que não influenciam diretamente no seu trabalho.

O ideal, para não perder muito tempo com essas atividades no seu cotidiano, é reservar uma parte do dia para essas tarefas menos importantes e significativas.

2. Faça uma boa gestão do tempo

Planeje apenas o que será possível realizar a cada novo dia de atividade. Cuide da forma com que você dirige e participa de reuniões, visando que elas tenham um tempo determinado e cumpram essa estimativa inicial.

Para que seja possível executar todas as atividades previstas no seu dia de trabalho, é necessário simplificar os seus processos cotidianos. Existem atividades que podem ser automatizadas, por exemplo, e isso influenciará diretamente na sua produtividade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Existem várias ferramentas desenvolvidas especificamente para advogados e que podem contribuir para a produtividade do seu escritório. O ideal é utilizar uma solução que facilite vários pontos do cotidiano da sua atividade, como o controle de processos, a gestão de prazos, o atendimento ao cliente, a gestão financeira, entre outros.

Importante também que essas soluções sejam integradas e que, de preferência, estejam concentradas em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil para você e para as pessoas da sua equipe encontrarem os documentos necessários para as suas atividades cotidianas e, consequentemente, otimizarem o seu tempo.

4. Confira os benefícios de um software jurídico

Adotando a solução de um software jurídico, desenvolvido especialmente para atender às demandas de um escritório de advocacia, fica mais fácil administrar os pontos que comentamos no tópico anterior e, ainda, criar pautas de audiências, listas de tarefas, controle de agendas e das demais atividades do seu escritório.

5. Comece pelo mais importante

O ideal é que você comece cada dia pelas tarefas mais importantes e difíceis, se possível dedicando a sua manhã para isso. Dessa forma, caso surgir um imprevisto à tarde, você não precisará se preocupar com as principais atividades que deveriam ser feitas naquele dia, porque elas já foram resolvidas. Essa técnica também evita que atividades importantes sejam represadas e atrasem.

6. Mantenha a sua organização

Em algumas situações, os detalhes podem mudar toda a produtividade de um profissional. Trabalhar em um ambiente organizado, por exemplo, facilita muito a busca pela produtividade. Por isso, procure trabalhar com prazos, elimine ou armazene em uma pasta específica os e-mails mais antigos da caixa de entrada, atualize sempre a sua agenda, deixe a sua mesa organizada, entre outros cuidados que ajudarão na administração do seu tempo.

7. Estimule o planejamento na sua equipe

O planejamento é uma prática que auxilia muito o cumprimento dos seus objetivos. E o melhor de tudo: quando você o coloca dentro dos seus hábitos, ele se torna parte da sua rotina. Tanto o planejamento individual quanto o de equipe devem ser estimulados. Conforme o planejamento for adotado e disseminado, ficará muito mais fácil antecipar prazos e planejar o crescimento do escritório de forma sustentável.

Um exemplo prático do conceito de produtividade aplicado em um escritório de advocacia

Em tempos de demandas dinâmicas, muitos escritórios de advocacia estão buscando formas práticas de inserir o conceito de produtividade no seu dia a dia. Existem causas que atingem, diretamente, a produtividade de qualquer escritório.

Para Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, existem dois fatores principais que afetam a eficiência dos escritórios de advocacia:

“O primeiro é o nível de retrabalho. Isso porque, em muitos escritórios, é considerado normal ter que revisar o trabalho que é realizado por outra pessoa. O segundo componente é o tempo gasto em atividades de controle que não geram valor para o cliente. Não é incomum nos depararmos com advogados que dedicam mais da metade do seu tempo para controlar o que deve ser feito. Isso, para a gestão dos seus clientes, estagiários, funcionários e até mesmo sócios”, explica Sachser.

Esses são dois desafios que precisam ser enfrentados para que o conceito de produtividade seja adotado pelo seu escritório. Na opinião do gerente financeiro do escritório Melissa Folmann, algumas atitudes devem ser tomadas para que esse conceito comece a fazer parte do contexto do seu escritório.

“Primeiramente, investir em pessoas. Afinal, são elas que realizam o trabalho em uma área de criação intelectual, como o Direito. Uma boa equipe, bem treinada e bem gerida, garante a satisfação do cliente. Mas de nada adianta uma excelente equipe, sem um sistema de gestão. Os advogados são bombardeados, diariamente, com muitas informações. A velocidade e o tratamento correto dessas informações é fundamental para a produtividade da equipe. Somente com o emprego de um sistema de gestão é possível reunir todas as informações: ligações para os clientes, informações de escritórios parceiros, movimentações processuais, publicações, novas normas infraconstitucionais, jurisprudência, entre outros”, observa Sachser.

Existem dificuldades no cotidiano dos advogados para buscar essa produtividade, mas o conceito de produtividade nos mostra que é possível ser produtivo. Basta, para isso, que busquemos individualmente e enquanto equipe a disciplina, a determinação e a abertura para mudanças.

“Pude vivenciar, em mais de 20 anos de atividade nessa indústria, que não há espaço para o retrabalho e para perdas em processos produtivos. Sobretudo, em processos administrativos. Estou certo que um atalho para atingir a produtividade é mapear as fontes de retrabalho. É necessário compreender, com a participação da equipe, a real origem do retrabalho e traçar ações com o objetivo de eliminar as mesmas”, observou.

O gerente financeiro do escritório Melissa Folmann também observa que o investimento em treinamento é um grande atalho para minimizar os erros de um escritório de advocacia. “O ponto-chave para isso é o planejamento e a antecipação. Estou convencido que um treinamento mínimo sobre os padrões do escritório é premissa para o advogado iniciar o seu trabalho”, complementou.

Com o passar do tempo, o conceito de produtividade evoluiu e, atualmente, oferece novas possibilidades para ser alcançado. A sugestão dada por Sachser é que os escritórios invistam sempre em equipamentos (hardware) e também em sistemas (software).

“O investimento se inicia na aquisição de um bom servidor, uma rápida rede, bons computadores e monitores, além de impressoras e scanners de boa performance. Este investimento se completa com a aquisição de licenças de software de gestão e de sistemas de cálculo. Em um escritório eficaz, o controle é pautado no sistema de gestão. Afinal, um bom sistema, corretamente alimentado e parametrizado, é capaz de repassar e priorizar a todos as atividades a serem realizadas”, explica o especialista.

Um outro ponto importante que deve ser observado por um escritório de advocacia e que, muitas vezes, é negligenciado, é o investimento em proteção das informações. “Não é possível conviver com o risco de perda de dados, devido à invasão de vírus e/ou sequestro de dados. O escritório de advocacia precisa proteger as suas informações para não afetar, em hipótese alguma, o seu cliente final. Tudo isso é premissa para a qualidade do trabalho realizado”, concluiu Sachser.

 

Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.

Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.

A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado

Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.

Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.

Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios

Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:

1. Valorize a atividade jurídica na negociação

Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.

Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.

2. Siga o acordado com clareza e transparência

Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.

3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados

Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.

Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.

4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização

Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.

As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.

O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.

No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.

O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.

 

O Protocolo de Madri é um tratado internacional para o registro de marcas, criado em 1989, que possibilita aos titulares contarem com a proteção de suas marcas em vários países. Para isso, basta realizar um depósito junto ao escritório de registro de seu país, o que também agiliza o registro da marca.

Esse protocolo é debatido no Brasil como alternativa para a simplificação do processo burocrático de registro de marcas, a economia pela adoção desse padrão internacional e a facilidade para a gestão das marcas. Dados divulgados durante o congresso da Associação Brasileira da Propriedade Intelectual (ABPI), em agosto de 2018, informam que o Sistema de Madri abrange 121 países. Esse grupo é detentor de 80% do comércio global. No total, são mais de 206 mil titulares de marcas, sendo que 79% têm apenas um ou dois registros.

Por que o Protocolo de Madri poderá ajudar o empreendedorismo no Brasil

A adesão ao Protocolo de Madri está entre as quatro medidas recomendadas para o Brasil empreender mais pela Endeavor, organização mundial de fomento ao empreendedorismo. As recomendações fazem parte de uma pesquisa feita pela organização, que conta com pouco mais de 25 mil empreendedores no Brasil em 2018.

A recomendação para que o País adote o Protocolo de Madri se justifica pela demora de até 10 anos para se obter uma concessão no Brasil, ante uma média menor do que de dois anos na China. Em um ambiente de negócio voltado à inovação, muitos brasileiros realizam os seus registros de marca inicialmente fora do País, dada a agilidade no processo e o temor de que as ideias sejam logo copiadas.

Na avaliação da Endeavor, com a adesão ao Protocolo de Madri, esses empreendedores poderão centralizar os procedimentos de proteção de suas marcas no exterior, reduzindo custos para o Brasil e acelerando os processos de análise. Essa medida é proposta juntamente com a automatização e a otimização dos processos do INPI, o que também contribuiria para reduzir o tempo de concessão dos registros no Brasil.

Brasil discute adaptações para integrar a lista de países do Protocolo de Madri

O Brasil estuda aderir ao Protocolo de Madri até o final de 2018. Essa é a previsão para que sejam concluídas as adequações previstas pela Secretaria de Inovação e Novos Negócios do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços (MDIC).

A estimativa levantada por especialistas em marcas e patentes é de que a adesão ao Protocolo de Madri poderá representar um crescimento de 3% no número de pedidos de marcas no Brasil. Esse crescimento resultaria em uma geração de receita adicional para o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) de cerca de US$ 1,3 milhão.

A previsão do INPI é que, com o projeto de adequação da estrutura do instituto em curso, o prazo de registro de marcas no Brasil em 2019 passará dos 25 meses registrados – em média, até 2018, para marcas sem oposição – para 18 meses. Com as mudanças previstas, o INPI terá condições de receber pedidos internacionais via Protocolo de Madri, o que facilitará a internacionalização de diversas marcas de empresas brasileiras.

Vantagens do Protocolo de Madri em relação a processos, custos e abrangência das marcas

Entre as vantagens comumente apontadas sobre a adesão do Brasil ao Protocolo de Madri, mostram-se benefícios de ordem econômica, processual e relativas à internacionalização de marcas.

Confira algumas das principais vantagens que o Brasil teria ao aderir a esse protocolo:

  • Redução de prazo de dois anos para um ano e meio (18 meses) para o titular alcançar o exame de mérito junto ao INPI, o que aceleraria o processo e também aumentaria a previsibilidade sobre a aprovação para o titular do pedido;
  • Ingresso do Brasil em um tratado que facilita o acesso a grandes mercados para estimular as exportações, ampliando a competitividade em um mercado globalizado;
  • Redução dos custos do processo de registro de marcas no exterior, beneficiando o avanço das exportações entre pequenas e médias empresas brasileiras;
  • Simplificação do registro em muitos países pela formulação de um só pedido, além da necessidade de pagar uma única taxa para esse processo;
  • Otimização do tempo de registro, que não precisaria mais ser feito em jurisdições diferentes, com traduções para idiomas locais e a contratação de procuradores constituídos em cada um dos países em que a empresa tem interesse;
  • Registro internacional válido por 10 anos, com renovação permitida pelo mesmo período múltiplas vezes. Após cinco anos, independência em relação ao registro no país de origem.

Desvantagens relacionadas à constitucionalidade do Protocolo de Madri

Como desvantagens para a adesão do Brasil ao Protocolo de Madri, apresentam-se alguns argumentos especializados sobre a sua incompatibilidade com a constituição brasileira. Um dos motivos para essa interpretação de inconstitucionalidade seria um tratamento desigual para as demandas de brasileiros e estrangeiros.

Como a adoção ao protocolo obrigará o INPI a fazer análises em até 18 meses para pedidos feitos via sistema internacional, a inexistência de prazos previstos na lei brasileira geraria uma duplicidade de regimes e a comentada desigualdade de tratamento.

Em outras palavras, a extensão da proteção internacional de uma marca para o Brasil terá que ser processada em menos de dois anos e o pedido feito originalmente no País continuará sem previsão de prazo para registro.

Por essa razão, algumas entidades, como a ABPI, se posicionaram sobre o tema. A ABPI marcou posição sobre os ajustes técnicos necessários no INPI e defendeu, também, alterações na Lei de Propriedade Industrial brasileira (Lei n.º 9.279/96).

Os pedidos de mudança feitos pela entidade englobam a regulação do prazo máximo para o exame de pedido de marca pelo INPI, a obrigatoriedade de manutenção de um procurador no Brasil para os titulares e a disponibilização, em português, da lista de produtos ou serviços assinalados pela marca que é depositada no Brasil.

Uma vez que o Brasil aderir ao Protocolo de Madri, após essa decisão passar pelo Congresso Nacional – onde a proposta está em trâmite, antes de seguir para o Senado –, as marcas registradas no País poderão solicitar proteção em quaisquer países integrantes do acordo internacional. O titular da marca, então, deverá apenas indicar em quais dos 121 países pretende que o registro internacional tenha validade.

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Com a legislação atual envolvendo os cartórios e a necessidade de investir em sistemas informatizados e na segurança de dados, a área de TI acabou ganhando bastante relevância no cotidiano dos serviços notariais. Nesse contexto, é fundamental que se faça uma análise das ferramentas necessárias para agregar na gestão e para a operação dos cartórios.

O primeiro passo para ter sucesso na gestão das informações do seu cartório é verificar os softwares que estão sendo utilizados ou que precisam ser indicados, assim como os equipamentos que necessitam de atualização. As atualizações na parte de tecnologia, por sua vez, devem ser analisadas e priorizadas para que os cartórios atendam à legislação envolvendo a informatização de seus processos e atendimento e também para garantir a segurança da informação e da gestão de dados das serventias.

As características do uso da tecnologia pelos cartórios e o Provimento nº 74

A tecnologia é um elemento obrigatório nos cartórios como apoio para os serviços prestados e também para a gestão das informações e dos dados das serventias. Como citamos em um outro texto aqui no blog, esse assunto inclusive rendeu o Provimento nº 74 da Corregedoria Nacional de Justiça que, no documento, dispõe sobre “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”.

Equipamentos e softwares começaram a ser utilizados nos cartórios com o objetivo de proteger dados confidenciais e evitar possíveis vazamentos. Para isso, existem algumas medidas como o uso de softwares antivírus ou de softwares jurídicos especializados, os quais já preveem na sua estrutura de funcionamento a segurança dos dados dos cartórios.

“Considerando que para os cartórios a tecnologia está, diretamente, relacionada ao conjunto de dados de cada indivíduo e seu patrimônio, a segurança desses dados e das informações a eles relacionados necessita de técnicas que permitam preservar o valor que possuem, em especial a confidencialidade, integridade e sua disponibilidade, o que sem tecnologia torna-se impossível”, opina o especialista Sergilan da Silva de Souza, escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Como a preocupação com a segurança de dados aumentou nos cartórios

Antes das diretrizes da Corregedoria Nacional de Justiça que comentamos antes, a preocupação com a segurança das informações era menor do que agora. “Embora o registrador estivesse preocupado com eventuais vírus que pudessem danificar arquivos do acervo da serventia, trabalhava-se, basicamente, com um firewall de rede, aplicando-se uma política de segurança apenas a determinados pontos, o que atualmente não é suficiente”, explica Sergilan da Silva de Souza.

Com o Provimento nº 74, válido desde o dia 31 de julho de 2018, os cartórios passaram a adotar novas medidas para aumentar a segurança da informação. “O registrador passou a se preocupar não apenas com um simples vírus que, potencialmente, poderia danificar arquivos do acervo, mas também com o constante risco de furto de dados da serventia. Isso só pode ser controlado, naturalmente, com a inserção de tecnologias de segurança das informações”, complementa o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Outra medida de segurança comumente adotada pelos cartórios é o firewall, que é um dispositivo que monitora o tráfego de rede na entrada e na saída de dados e determina se ele irá permitir ou bloquear tráfegos específicos, baseados nas normas de segurança do cartório. Uma das vantagens desse dispositivo é que ele ajuda a evitar o sequestro de dados dos cartórios.

O backup também é outro sistema de proteção de extrema importância para os cartórios – tanto que faz parte das exigências citadas pelo Provimento nº 74. Ele caracteriza-se pela cópia de dados programada e feita por uma ferramenta de armazenamento, com o objetivo de restaurar os dados caso os equipamentos originais que guardam essas informações passem por alguma avaria.

O que levar em consideração nos seus investimentos em segurança da informação

Em termos de segurança da informação, existem alguns conceitos que devem ser considerados pelos cartórios. “Embora estejamos tratando de um serviço público, ao qual aplica-se o Princípio da Publicidade, é necessário que haja conscientização de que a publicidade registral não se confunde com acesso integral e ilimitado aos dados pessoais dos indivíduos que usam o serviço. Dessa forma, respeitados os princípios registrais, os cartórios devem garantir a confidencialidade e a integridade de todas as demais informações dos indivíduos que usam os seus serviços”, esclarece Souza.

Outro item essencial que deve ser bem avaliado pelos cartórios para a segurança das informações é o investimento em um banco de dados. É nele que serão guardadas todas as informações do cartório, por isso é fundamental que se invista em uma ferramenta de qualidade e com amplo espaço para armazenamento, garantindo o desempenho dos sistemas e também a segurança das informações.

“O investimento em tecnologias para a segurança das informações nos cartórios certamente é necessário, pois, como já exposto, a preocupação atual não está somente em proteger os dados da serventia de eventuais vírus que possam danificar arquivos do acervo, mas também evitar o furto de dados. Embora não seja barato, a adoção da política de segurança de informações nas serventias não é um custo que onere, demasiadamente, o serviço”, opina Souza.

Todas as medidas citadas servem para proteger os dados e as informações dos cartórios. “Tendo em vista que os serviços de notas e registros vêm se destacando e recebendo o reconhecimento da população pela eficiência, eficácia e segurança nas informações que conferem aos atos praticados, o investimento em tecnologias de segurança de dados só tem a agregar confiança aos cartórios”, finalizou o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

 

Novos sistemas estão sendo criados e aprimorados a cada dia para diferentes tipos de empresas e demandas, sendo que o mesmo acontece com os softwares especializados no meio jurídico e para cartórios. Esses aprimoramentos e avanços têm a ver com a busca por mais recursos que facilitem a rotina de escritórios de advocacia e de cartórios e com o aumento na segurança da informação envolvendo esses ambientes.

Mas você sabia que o investimento em tecnologia por parte dos cartórios não passa apenas por uma decisão das serventias e sim por uma exigência do mercado? Inclusive, novas regras envolvendo a segurança da informação em cartórios foram divulgadas em 2018 através do Provimento nº 74, divulgado pela Corregedoria Nacional de Justiça. Saiba mais a esse respeito e atualize o seu cartório para atender às novas recomendações envolvendo a segurança da informação.

A importância da segurança da informação para os cartórios

Antes de abordarmos o que a Corregedoria Nacional de Justiça recomenda com o Provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, é importante voltarmos um pouco atrás e falarmos sobre o que significa, na prática, o conceito da segurança da informação. No caso de um cartório, especificamente, ele está relacionado com a proteção do conjunto de informações que fazem parte da rotina do serviço notarial.

Desde que a digitalização de rotinas passou a ser um processo cada vez mais disseminado, inclusive em cartórios, diversos processos de rotina começaram a ser feitos com o apoio de softwares variados – alguns especializados, outros não. Nesse cenário, surgiu a necessidade de debater a segurança da informação e de dados nos cartórios, que é algo que envolve a utilização de softwares piratas e da internet.

A partir desse contexto de informatização crescente dos cartórios, a Corregedoria Nacional de Justiça, vinculada ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ), definiu que todos os cartórios terão que seguir um padrão mínimo de equipamentos tecnológicos para poder funcionar de forma satisfatória.

Assim, o Provimento nº 74 dispõe “sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil” e objetiva, essencialmente, assegurar a segurança da informação para o cidadão que procura os serviços de um cartório.

As orientações contidas no documento da Corregedoria Nacional de Justiça variam conforme o porte dos cartórios. De acordo com o anexo do documento, as serventias do País foram divididas em três categorias:

  • Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – esse perfil corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no País no momento da publicação do Provimento nº 74;
  • Classe 2: serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – esse perfil corresponde a 26,5% dos 11.921 cartórios em atividade no País;
  • Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – equivalente a 21,5% dos cartórios.

O que a CNJ recomenda para os cartórios em relação à segurança da informação

A orientação feita pela Corregedoria Nacional de Justiça para as três classes de cartórios citadas levou em conta o preço dos equipamentos, o avanço tecnológico e a padronização possível através de softwares especializados. A intenção do Provimento nº 74 é que os cartórios, no futuro, compartilhem os dados entre si.

O Artigo 2º do documento da Corregedoria prevê que “os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico”.

Entre outras recomendações – estas específicas para cada uma das três classes de cartórios –, como política de segurança da informação, segundo a Corregedoria, os serviços de notas e de registro deverão:

I – Ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – Atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

No Artigo 3º, a Corregedoria prevê que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”.

Especificamente sobre esse tópico, o documento indica que os livros e atos eletrônicos deverão ser arquivados mediante backup feito em intervalos que não superem o período de 24 horas; que esse backup seja feito tanto em mídia eletrônica quanto em backup em nuvem; que a mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, e que os meios de armazenamento utilizados para todos os dados “deverão contar com recursos de tolerância a falhas”.

O inciso II também prevê que, ao longo das 24 horas em que o backup comentado deverá ser feito, “deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas”.

Controle de acessos e softwares legais: dois pontos de atenção

O Artigo 4º prevê que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Além do controle de acesso aos sistemas utilizados pelo cartório, o documento da Corregedoria preocupa-se com as características dos softwares utilizados pela serventia. No Artigo 5º, o texto do provimento prevê que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

A respeito dos sistemas utilizados pelos cartórios, o texto da Corregedoria prevê ainda que “todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição”. As serventias também deverão apresentar recursos para, no caso de um problema grave, recuperar todos os dados e sistemas sem interrupção dos serviços.

Para cada uma das classes de cartórios citadas anteriormente, a Corregedoria Nacional de Justiça prevê uma série de padrões mínimos que deverão ser seguidos. Estes, segundo o Provimento nº 74, “deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (Cogetise)”. Vale conferir o anexo do documento para ver o que está sendo exigido de cada classe de cartório em 2018.

O prazo de adequação às normas de segurança da informação previstas pela Corregedoria é de 180 dias a partir da data de publicação do provimento, ou seja, a partir do final de outubro de 2018.

O mais recomendado, nesse caso, é que o cartório busque uma empresa especializada nesse ramo para que ele consiga adequar-se ao que é solicitado pela Corregedoria. Segundo esta, o descumprimento das disposições do provimento “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.