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O selo digital em cartórios, também chamado de selo extrajudicial digital, é mais uma das iniciativas para modernizar as serventias do país, provendo ao cidadão serviços de qualidade e alinhados à nossa realidade, que é cada vez mais digital. 

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O Provimento n°74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico. Porém, antes mesmo de falarmos sobre as vantagens, é preciso compreender que esse é o novo padrão a ser seguido.

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Os processos gerenciais em um cartório estão associados a uma grande carga de responsabilidade. Diariamente, busca-se garantir a segurança das informações geradas e armazenadas, a agilidade das entregas e uma administração mais eficiente, que proporcione a excelência do serviço prestado ao cidadão. Nesse contexto, a tomada de decisão gerencial é um dos pontos-chave para que a serventia atinja tais objetivos.

A realização de um planejamento estratégico para a tomada de decisões é um fator que costuma ser negligenciado em muitas organizações. Para cartórios, absorver esse paradigma pode ser decisivo para que se otimizem processos e, até mesmo, obtenha-se maior lucratividade.

No artigo de hoje, indicaremos algumas estratégias que podem ser implementadas na sustentação de uma tomada de decisão gerencial eficiente para sua serventia. Acompanhe a seguir.

1. Estabelecer metas que facilitem a tomada de decisão gerencial

Ter pensamento voltado ao longo prazo é uma grande chave para o início de uma tomada de decisão eficiente. É comum, especialmente na gerência de um cartório, ter que resolver pendências e processos burocráticos de forma pontual. Com isso, acaba-se perdendo a sensação de progresso e força da tomada de decisão gerencial como um todo. Afinal, quando se passa boa parte do dia “apagando incêndios”, acaba restando pouco tempo para elaborar estratégias que impeçam esse tipo de ocorrência.

Por isso, é preciso agir de modo menos reativo e mais proativo, tendo sempre uma meta de melhoria guiando sua rotina de trabalho e seu processo de tomada de decisão.

Ao definir um objetivo, busque ferramentas que ajudem a enxergar, com clareza, as ações de curto prazo necessárias para essa conquista. Dessa forma, evitam-se surpresas desagradáveis e imprevistos durante o processo. Uma metodologia muito utilizada para definir essas prioridades é a SMART. Nela, seu objetivo deve ser:

  • Specific (Específico) – com um objetivo claro;
  • Measurable (Mensurável) – com um progresso definido;
  • Attainable (Alcançável) – possível de ser realizado;
  • Realistic (Realista) – com metas factíveis, alinhadas ao que existe;
  • Time-Based (Focado em prazo) – com uma data definida.

2. Analisar as possibilidades

Toda boa tomada de decisão empresarial parte de uma investigação completa da situação. Para que isso seja possível, é importante que a gerência saiba como delegar e discutir o problema. Com a diversidade de ideias e opiniões pertinentes, analisar as melhores alternativas no momento de dar o próximo passo se torna mais simples.

As ramificações de uma decisão geram oportunidades e ameaças que precisam ser avaliadas.  Modelos, como Árvores de Decisão, podem ajudar a desmembrar essas implicações, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e bem-sucedida. A clássica Análise SWOT também pode ser útil para embasar suas decisões, levando em conta pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças relacionadas a cada alternativa avaliada. 

3. Organizar dados para gerar inteligência de mercado e promover automatizações de rotinas

Consolidar informações auxilia na hora do planejamento estratégico de uma gestão em cartórios. Estabelecidas as metas, ter as rotinas organizadas e centralizadas pode ser um grande motivador para a tomada de decisão gerencial assertiva. A partir de um histórico, é possível ter uma base sólida e consistente de dados para serem tratados e gerar inteligência, o que dará o suporte e facilitará o processo de tomada de decisão. 

Um sistema de digitalização do cartório, como o sistema CART, pode ajudar a não somente organizar dados, como automatizar rotinas. Assim, etapas como cadastros de títulos, emissão de guias e consulta de protocolos ganham em agilidade e eficiência. Por sua vez, com o aspecto operacional automatizado e, com isso, a rotina da serventia sendo otimizada, a tomada de decisão gerencial ganha em espaço e qualidade.

4. Adotar um sistema em nuvem para centralizar informações

Para a boa consolidação das informações, é importante que se tenha uma centralização de dados. Dessa forma, a tomada de decisão gerencial terá o embasamento necessário, e a comunicação das ações se torna mais ágil e acessível.

A adoção de um sistema em nuvem permite uma maior mobilidade para a alta e média gerência dos cartórios. Com dados acessíveis em qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet, é possível obter os dados necessários para a tomada de decisão de onde estiver.

Outro aspecto positivo da nuvem está em sua segurança. Servidores desses sistemas trabalham em duplicidade. Ou seja, sempre haverá um servidor com as informações salvas, prevenindo que a informação seja perdida e o processo de tomada de decisão prejudicado.

E já que falamos em segurança dos dados, é muito importante entender como o backup dessas informações pode evitar diversos problemas para a sua serventia. Veja aqui como fazer armazenar seus dados na nuvem com segurança!

De acordo com dados divulgados pelo World Bank Group, embora as cidades da América Latina apresentem níveis semelhantes à média global, sua produtividade é inferior à das cidades da América do Norte e Europa Ocidental. Relacionado a isso, outro estudo afirma que o brasileiro leva uma hora para fazer algo que o trabalhador norte-americano faz em 15 minutos. E, em meio a números como esses, é comum que quem passou em um concurso de cartório e trabalha ou trabalhará como tabelião ou oficial de cartório se pergunte: e como é a questão da produtividade do cartório?

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O Brasil é reconhecido como burocrático. Para entender isso, é preciso voltar na história, muito antes da criação de software para cartórios. A fama se deve, em parte, à colonização portuguesa, que trouxe às nossas terras registros e princípios administrativos que seriam utilizados para dar legitimidade à doação de bens da Coroa Portuguesa a seus primeiros beneficiários.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é uma lei brasileira que segue uma tendência mundial de implantação de normas que conferem segurança aos dados, sendo um reflexo direto da legislação europeia, a GDPR (Regulamento 2016/679). A LGPD foi editada em 2018, mas a adequação ficou para agosto de 2020, caso não seja adiada para 2021, em função da pandemia da COVID-19. 

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Redundâncias, falta de padronização, retrabalhos, baixa produtividade e engajamento, clientes insatisfeitos, dificuldade de controle de desempenho – esses são apenas alguns dos problemas comuns quando os processos do cartório não estão claros. 

Os processos integram o tripé de sucesso das empresas altamente competitivas, formado, além deles, pelas pessoas e pelas tecnologias. Por isso, ter processos claros, bem desenhados e de resultados mensuráveis é uma das chaves para otimizar todos os seus recursos, melhorar a performance do negócio e conquistar a satisfação dos clientes. 

Se em sua serventia isso não ocorre, confira as dicas que apresentaremos a seguir para reverter o quadro. Acompanhe.

5 dicas para processos do cartório mais claros 

Há diversas ações que podem ser tomadas a fim de tornar os processos de sua serventia mais claros para você e sua equipe. Entre elas, podemos destacar:

1. Saiba qual é o objetivo de cada processo 

Processo refere-se a um conjunto de tarefas sequenciadas e executadas com uma finalidade. No entanto, por vezes, ocorre de se adotar certos procedimentos sem compreender o seu porquê, apenas se executa ele “porque sempre foi assim”. 

Com isso, é possível que a serventia esteja operando com produtividade reduzida e ocorram problemas com a satisfação do cliente.

Portanto, para os processos do cartório serem claros e eficientes, é preciso estabelecer, compreender e compartilhar com a equipe qual é o objetivo, o resultado esperado ou a entrega de valor pretendida ao se realizar tal procedimento na serventia.

2. Crie um mapeamento dos processos do cartório

Além do objetivo do processo, é importante que todos compreendam qual é o seu sequenciamento lógico ideal, de modo que fique claro como sua execução deve ser feita do início ao fim. 

Por vezes, o funcionário sabe apenas que deve fazer determinado registro, mas não compreende que essa tarefa faz parte de um processo macro fundamental para a rotina da empresa. Portanto, é importante mapear e documentar tudo isso e proporcionar treinamento para sua equipe a fim de que ela também desenvolva uma visão mais sistêmica e tenha suas dúvidas sanadas.

3. Padronize processos

Pode ocorrer de, por falta de uma orientação mais clara ou mesmo por preferência, o mesmo processo ser executado de formas muito diferentes por cada funcionário, tornando a entrega imprevisível e podendo comprometer a experiência do cliente da serventia.

Para evitar isso, a padronização é o melhor caminho. Ela assegura que tudo seja feito do modo determinado (isso é, que irá ser mais rápido, seguro, eficiente e menos oneroso), proporcionando a repetibilidade dos resultados e sua previsibilidade. 

4. Crie um diagrama causal dos processos do cartório

Esse tipo de diagrama permite que se visualize claramente a relação entre causas e efeitos. Ele pode ser aplicado para que sua equipe compreenda melhor como executar determinada tarefa de tal maneira leva a determinado resultado.

Assim, consegue-se ter também uma compreensão do processo por seus indicadores de desempenho, e a relação entre o trabalho que se executa e o resultado obtido no negócio fica mais evidente. 

5. Utilize um sistema para ajudar a tornar os processos mais claros e controláveis

A tecnologia é uma grande aliada dos processos bem desenhados, padronizados, mensuráveis e eficientes. Portanto, faça uso desse recurso para ajudar a tornar os processos do cartório mais claros e para potencializar a produtividade de sua equipe.

Há no mercado soluções como o Alkaflow, da Alkasoft, para controle de atividades e fluxo de trabalho. Com ele, você poderá criar fluxos claros, fazer a distribuição de tarefas levando em conta tais processos, de modo a eliminar redundâncias e gargalos e tornar seus processos mais transparentes e mensuráveis, por meio de relatórios de desempenho. 

E então, pronto para tornar os processos do cartório mais claros e custo-eficientes? Quer saber mais sobre o Alkaflow? Solicite já uma demonstração gratuita e veja como a tecnologia pode ajudá-lo nesse desafio!

Fazer a gestão completa do cartório é um grande desafio. No entanto, com determinação e o auxílio das metodologias e ferramentas certas, vencê-lo torna-se mais fácil.

De modo geral, para prestar um bom serviço e ter uma boa performance de negócio, o titular e os gestores, em seu planejamento, devem levar em consideração cinco pontos básicos: capital humano, processos, finanças, tecnologia e cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre como administrar esses pilares na rotina de sua serventia. Acompanhe a seguir.

5 dicas para fazer a gestão completa do cartório

Fazer uma gestão completa do cartório é uma necessidade para as serventias que querem se tornar mais competitivas, produtivas e rentáveis. Entre as ações para se alcançar tal resultado, podemos destacar:

1. Mapeie, redesenhe e avalie constantemente seus processos

Para fazer uma gestão completa do cartório, é preciso ter processos enxutos, ágeis e eficientes. Para tal, utilizar o workflow como aliado é crucial. Ele consiste em uma metodologia para organizar seu fluxo de trabalho de forma lógica e producente.

Hoje, há ferramentas, como o Alkaflow, que ajudam a automatizar seu workflow, a tornar seus processos mais fluidos, padronizados, controláveis e a dar tração para sua serventia produzir mais e melhor.

2. Elabore estratégias para uma boa gestão de pessoas

Uma gestão completa do cartório, sem dúvidas, passa por uma boa gestão de seu capital humano. Uma equipe motivada e comprometida é fator essencial para que a serventia funcione bem, conquiste a satisfação dos clientes e seja custo-eficiente.

Por isso, é importante criar uma cultura de reconhecimento e valorização de seus talentos – esses são combustíveis primordiais para gerar comprometimento dos funcionários com seu trabalho e com as metas da serventia.

Ações como premiações para o funcionário do mês, feedback frequente e momentos de confraternização, integração e celebração são boas iniciativas. Ter um programa de ideias, demonstrando a importância dada à colaboração da equipe e premiando-a pelas melhores ideias também é algo que pode ser bastante eficaz.

3. Dê a atenção devida à gestão financeira da serventia

Diferentemente de boa parte dos negócios, as serventias não podem sair alterando o valor do serviço prestado (e que é tabelado pelo governo), seja para incrementar seu lucro ou para atrair mais clientes.

Com especificidades como essa, fazer uma gestão financeira precisa e completa torna-se ainda mais importante. É preciso extrair o máximo de retorno de seus recursos, eliminar desperdícios, reduzir custos operacionais sem perder qualidade no atendimento e criar condições favoráveis para ter um fluxo de caixa sadio. E tudo isso somente será possível com uma boa gestão financeira de seu negócio.

4. Ouça o seu cliente

Uma gestão completa do cartório deve também abarcar quem é, no final das contas, sua razão de existir: o cliente.

Em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, buscar formas de elevar a satisfação de seu público e de monitorar sua percepção sobre os serviços prestados pela serventia é fundamental.

Para isso, é importante fornecer canais para que seu cliente possa contribuir e se expressar. Formulários impressos ou online, ouvidoria, entre outros recursos podem ser usados para conhecer a opinião, as dúvidas e as sugestões de seus clientes e, a partir disso, gerar insights para a melhoria de seus serviços.

5. Adote um sistema para gestão completa do cartório

Fazer a gestão da serventia em diferentes meios, utilizando diversos softwares pode, no final das contas, apenas dificultar seu trabalho. O fato é que, quanto mais as rotinas ficam visíveis, centralizadas, organizadas e mensuradas em uma única solução, ter um panorama do desempenho atual de seu cartório e do que precisa melhorar em sua gestão torna-se algo muito mais viável e facilitado.

Por isso, adotar um sistema para a digitalização completa do cartório, como os sistemas CART, é uma ação inteligente para ter controle integral sobre a gestão e o desempenho de sua serventia.

Com o CART, você pode automatizar diversas etapas dos processos mais comuns do negócio, trazendo mais segurança, agilidade e eficiência a eles. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, fazer o controle de protocolos, o cadastro de matrículas em lote e a validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, além de backups periódicos para trazer mais segurança aos dados da serventia, entre diversas outras rotinas.

E então, que tal aplicar essas dicas para fazer uma gestão completa do cartório? Solicite uma demonstração dos sistemas CART e do Alkaflow para modernizar e profissionalizar ainda mais sua gestão!

O filósofo e matemático Pitágoras já afirmava que “só fazemos melhor aquilo que repetidamente insistimos em melhorar. A busca pela excelência não deve ser um objetivo, e sim um hábito”. Essa máxima pode ser aplicada à realidade dos negócios, incluindo a rotina do cartório.

A gestão das serventias é feita por meio de uma série de tarefas que precisam ser padronizadas, controladas e realizadas em uma dada sequência. Para auxiliar nesse desafio, há instrumentos como o checklist.

Esse é um mecanismo simples de controle, composto por ações encadeadas em uma sequência que devem ser seguidas para evitar erros e qualificar a prestação do serviço ao cliente, entre outras questões.

Neste artigo, você vai compreender melhor o papel estratégico que o checklist tem na rotina do cartório. Acompanhe a seguir.

Por que utilizar checklists na rotina do cartório?

A rotina do cartório é formada por uma ampla variedade de fluxos, processos, atividades, protocolos, padrões, checagens e detalhes que podem ser facilmente esquecidos, não realizados ou feitos de modos diferentes.

Por isso, em negócios complexos, como as serventias, adotar checklists pode ser algo bastante benéfico. Esses instrumentos permitem, entre outras coisas, que todos os processos e as tarefas que os compõem sejam executados do modo estipulado, o que proporciona previsibilidade nas entregas e favorece a satisfação do cliente.

Em um negócio no qual a falta de um documento, de uma matrícula ou uma autorização pode impossibilitar uma transação ao cliente, isso mostra-se realmente relevante.

Portanto, o checklist, na rotina do cartório, permite:

  • Aumentar a eficiência do cartório;
  • Evitar retrabalhos;
  • Ter mais controle sobre a rotina do cartório;
  • Ter padronização e homogeneidade na realização de tarefas;
  • Evitar que o cliente perca tempo por ter esquecido de alguma documentação, o que pode atrasar sua solicitação e gerar insatisfação com o serviço da serventia;
  • Organizar e automatizar processos;
  • Evitar desperdícios;
  • Aumentar a segurança das operações realizadas;
  • Conquistar incremento na produtividade da equipe;
  • Evitar erros de ignorância (que ocorrem quando o funcionário não tem conhecimento sobre como fazer algo) e erros de inépcia (aqueles que acontecem quando a equipe não faz o que sabe que deveria ser feito ou não o faz do modo que foi estipulado).

Trabalhe com checklists de modo ainda mais eficiente com os sistemas CART

Com os sistemas CART, você pode utilizar checklist de matrículas convertido automaticamente sem exigências da guia, cadastrar novos checklists, importar modelos já existentes, exportar as listas de verificação criadas, entre outras ações. Com essa solução, criar, executar e controlar os checklists e, em consequência, tudo o que ocorre no cartório, fica ainda mais prático e ágil.

Além de facilitar o trabalho com checklists, os sistemas CART contam com diversas outras funcionalidades para digitalizar e tornar mais eficientes atividades da rotina do cartório. Por exemplo:

  • Cadastro de matrículas em lote;
  • Cálculo automático de guias de emolumentos e orçamentos para imóveis;
  • Validação de assinatura digital;
  • Emissão de certidões, ofícios e relatórios;
  • Controle de protocolos e de livro caixa;
  • Digitalização de registros auxiliares, transcrições e títulos;
  • Geração dos livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado;
  • Indexação de documentos já digitalizados de modo rápido e seguro para pesquisas de sua serventia;
  • Proteção, recuperação e armazenamento de cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro;
  • Controle de entradas e saídas das receitas e despesas.

E então, que tal aproveitar todas essas facilidades para modernizar e profissionalizar a rotina do seu cartório? Solicite já uma demonstração gratuita dos recursos dos sistemas CART e torne seus processos mais padronizados, automatizados, eficientes e seguros!

Gerir os custos do cartório é, de fato, um grande desafio. São diversas ações a serem implementadas, controladas e aperfeiçoadas. No entanto, esse cuidado pode representar um grande passo para a profissionalização da serventia, para incrementar sua receita e torná-la mais eficiente.

Neste artigo, descubra mais sobre a grande importância que a gestão de custos exerce na performance de seu cartório. Acompanhe a seguir.

O que é a gestão de custos no cartório?

Os custos referem-se aos investimentos que o cartório realiza para conseguir operar e prestar seus serviços. A gestão de custos do cartório, portanto, é a administração desses valores, abrangendo sua definição, seu registro, seu controle e a mensuração de seus resultados.

Pode parecer algo bastante óbvio, no entanto, muitos gestores acabam pecando e comprometendo a lucratividade de sua serventia ao não darem a devida atenção aos gastos do negócio. Alguns não os planejam, outros não registram a saída de quantias menores do caixa, há quem misture finanças pessoais do titular do cartório com as empresariais. Em um primeiro momento, essas podem parecer ações inofensivas, no entanto, no médio e longo prazo podem ter um “efeito bola de neve”, e comprometer severamente o negócio.

Principais benefícios de uma qualificada gestão de custos do cartório

Como vimos, a gestão de custos do cartório é um dos pilares essenciais para a sustentabilidade e a lucratividade do negócio. Com isso, entre os benefícios potenciais trazidos por esse trabalho, podemos destacar:

1. Tornar o cartório mais custo-eficiente

Fazer mais com menos recursos: esse é um dos desafios mais comuns de qualquer tipo de negócio. E ele torna-se mais factível quando se realiza uma boa e completa gestão de custos do cartório.

Com isso, consegue-se manter o equilíbrio entre os valores que entram e saem do caixa, detectando de antemão ações que possam estar consumindo excessivamente seus recursos, gerando desperdícios ou que não estejam trazendo resultados para o negócio. Assim, alocar verba no que realmente gere valor e ajude a serventia a operar melhor, torna-se algo mais fácil e exequível.

2. Identificar formas viáveis de enxugar gastos

Ao realizar a gestão de custos do cartório, o titular da serventia terá uma visão precisa e detalhada da situação financeira do negócio. A partir desse panorama, pode-se extrair inteligência dos dados e perceber gargalos que estejam consumindo recursos de modo contraproducente, além de detectar táticas para cortar gastos sem interferir na qualidade do serviço prestado ao cliente.

3. Aumentar a produtividade da equipe e a satisfação do cliente da serventia

Ao cortar desperdícios e conseguir alocar melhor a verba do cartório, implementar melhorias, como um sistema para automatização de tarefas ou a contratação de treinamentos para sua equipe de atendimento, torna-se possível.

Com isso, a produtividade dos funcionários pode ser elevada e o atendimento ao cliente agilizado e qualificado, o que deverá gerar inúmeros impactos positivos nos resultados do negócio.

4. Reduzir riscos para a sustentabilidade do seu negócio

Diversos fatores internos e externos podem impactar na rotina e no desempenho dos cartórios. No entanto, com um bom planejamento e uma gestão de custos bem-feita, é possível diminuir bastante os riscos de um imprevisto comprometer toda a operação e a lucratividade da serventia.

Dicas para uma boa gestão de custos do cartório

Para garantir todos esses benefícios para seu cartório, é importante agir proativamente e adotar algumas boas práticas.

Entre elas, estão:

1. Monte um plano de contas e registre tudo, sem exceção

Uma das bases para a boa gestão de custos do cartório é criar um plano de contas. Esse, de modo sucinto, é uma relação das contas necessárias para que a serventia possa registrar todas as movimentações financeiras que ocorrerem.

Desse modo, deve constar de forma clara tudo aquilo que puder ser classificado como receita, despesa, ativo e passivo. Evite denominações muito abrangentes como “despesas gerais” ou “outros”.

Quanto mais precisas forem as categorias e se, de fato, elas forem utilizadas para registrar todas as atividades financeiras de entrada e saída do cartório, mais você conseguirá ter um quadro sempre atualizado da saúde financeira de seu negócio, o que possibilita melhorar sua tomada de decisão, realizar projeções assertivas e não ser pego de surpresa por gargalos que estejam drenando seus recursos.

2. Evite más práticas comuns

Não misture finanças pessoais com empresariais; evite fazer investimentos sem um planejamento prévio; não faça retiradas do caixa de modo arbitrário; não deixe de fazer previsão de fluxo de caixa; não continue gastando com determinadas ações porque “sempre foi assim” – reexamine tudo.

3. Invista em soluções tecnológicas

Registrar e controlar todos os itens da gestão de custos do cartório de modo manual ou por meio de diversas planilhas descentralizadas pode se tornar um trabalho homérico e que acaba tomando muito de seu tempo, impossibilitando que você planeje e execute outras ações estratégicas.

Por isso, utilizar um sistema de gestão que tenha módulo ou recursos para auxiliá-lo nessa tarefa pode agilizar – e muito – o seu trabalho. Além disso, com a automação, se evita erros humanos, retrabalhos e inconsistências, o que potencializa seus resultados nesse desafio.

Ainda, com essas soluções tecnológicas, emitir relatórios e fazer levantamento e cruzamentos de dados torna-se algo muito mais prático e rápido, o que é essencial para que você não perca o timing para suas tomadas de decisão.

E na sua serventia, como é feita a gestão de custos? Deixe sua mensagem nos comentários e, se quiser saber mais sobre os sistemas CART, que contam com módulo financeiro que controla as entradas e saídas das receitas e despesas, além de livros e relatórios para análise e controle dos fluxos de caixa, solicite uma demonstração gratuita.

Com a legislação atual envolvendo os cartórios e a necessidade de investir em sistemas informatizados e na segurança de dados, a área de TI acabou ganhando bastante relevância no cotidiano dos serviços notariais. Nesse contexto, é fundamental que se faça uma análise das ferramentas necessárias para agregar na gestão e para a operação dos cartórios.

O primeiro passo para ter sucesso na gestão das informações do seu cartório é verificar os softwares que estão sendo utilizados ou que precisam ser indicados, assim como os equipamentos que necessitam de atualização. As atualizações na parte de tecnologia, por sua vez, devem ser analisadas e priorizadas para que os cartórios atendam à legislação envolvendo a informatização de seus processos e atendimento e também para garantir a segurança da informação e da gestão de dados das serventias.

As características do uso da tecnologia pelos cartórios e o Provimento nº 74

A tecnologia é um elemento obrigatório nos cartórios como apoio para os serviços prestados e também para a gestão das informações e dos dados das serventias. Como citamos em um outro texto aqui no blog, esse assunto inclusive rendeu o Provimento nº 74 da Corregedoria Nacional de Justiça que, no documento, dispõe sobre “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”.

Equipamentos e softwares começaram a ser utilizados nos cartórios com o objetivo de proteger dados confidenciais e evitar possíveis vazamentos. Para isso, existem algumas medidas como o uso de softwares antivírus ou de softwares jurídicos especializados, os quais já preveem na sua estrutura de funcionamento a segurança dos dados dos cartórios.

“Considerando que para os cartórios a tecnologia está, diretamente, relacionada ao conjunto de dados de cada indivíduo e seu patrimônio, a segurança desses dados e das informações a eles relacionados necessita de técnicas que permitam preservar o valor que possuem, em especial a confidencialidade, integridade e sua disponibilidade, o que sem tecnologia torna-se impossível”, opina o especialista Sergilan da Silva de Souza, escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Como a preocupação com a segurança de dados aumentou nos cartórios

Antes das diretrizes da Corregedoria Nacional de Justiça que comentamos antes, a preocupação com a segurança das informações era menor do que agora. “Embora o registrador estivesse preocupado com eventuais vírus que pudessem danificar arquivos do acervo da serventia, trabalhava-se, basicamente, com um firewall de rede, aplicando-se uma política de segurança apenas a determinados pontos, o que atualmente não é suficiente”, explica Sergilan da Silva de Souza.

Com o Provimento nº 74, válido desde o dia 31 de julho de 2018, os cartórios passaram a adotar novas medidas para aumentar a segurança da informação. “O registrador passou a se preocupar não apenas com um simples vírus que, potencialmente, poderia danificar arquivos do acervo, mas também com o constante risco de furto de dados da serventia. Isso só pode ser controlado, naturalmente, com a inserção de tecnologias de segurança das informações”, complementa o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Outra medida de segurança comumente adotada pelos cartórios é o firewall, que é um dispositivo que monitora o tráfego de rede na entrada e na saída de dados e determina se ele irá permitir ou bloquear tráfegos específicos, baseados nas normas de segurança do cartório. Uma das vantagens desse dispositivo é que ele ajuda a evitar o sequestro de dados dos cartórios.

O backup também é outro sistema de proteção de extrema importância para os cartórios – tanto que faz parte das exigências citadas pelo Provimento nº 74. Ele caracteriza-se pela cópia de dados programada e feita por uma ferramenta de armazenamento, com o objetivo de restaurar os dados caso os equipamentos originais que guardam essas informações passem por alguma avaria.

O que levar em consideração nos seus investimentos em segurança da informação

Em termos de segurança da informação, existem alguns conceitos que devem ser considerados pelos cartórios. “Embora estejamos tratando de um serviço público, ao qual aplica-se o Princípio da Publicidade, é necessário que haja conscientização de que a publicidade registral não se confunde com acesso integral e ilimitado aos dados pessoais dos indivíduos que usam o serviço. Dessa forma, respeitados os princípios registrais, os cartórios devem garantir a confidencialidade e a integridade de todas as demais informações dos indivíduos que usam os seus serviços”, esclarece Souza.

Outro item essencial que deve ser bem avaliado pelos cartórios para a segurança das informações é o investimento em um banco de dados. É nele que serão guardadas todas as informações do cartório, por isso é fundamental que se invista em uma ferramenta de qualidade e com amplo espaço para armazenamento, garantindo o desempenho dos sistemas e também a segurança das informações.

“O investimento em tecnologias para a segurança das informações nos cartórios certamente é necessário, pois, como já exposto, a preocupação atual não está somente em proteger os dados da serventia de eventuais vírus que possam danificar arquivos do acervo, mas também evitar o furto de dados. Embora não seja barato, a adoção da política de segurança de informações nas serventias não é um custo que onere, demasiadamente, o serviço”, opina Souza.

Todas as medidas citadas servem para proteger os dados e as informações dos cartórios. “Tendo em vista que os serviços de notas e registros vêm se destacando e recebendo o reconhecimento da população pela eficiência, eficácia e segurança nas informações que conferem aos atos praticados, o investimento em tecnologias de segurança de dados só tem a agregar confiança aos cartórios”, finalizou o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Novos sistemas estão sendo criados e aprimorados a cada dia para diferentes tipos de empresas e demandas, sendo que o mesmo acontece com os softwares especializados no meio jurídico e para cartórios. Esses aprimoramentos e avanços têm a ver com a busca por mais recursos que facilitem a rotina de escritórios de advocacia e de cartórios e com o aumento na segurança da informação envolvendo esses ambientes.

Mas você sabia que o investimento em tecnologia por parte dos cartórios não passa apenas por uma decisão das serventias e sim por uma exigência do mercado? Inclusive, novas regras envolvendo a segurança da informação em cartórios foram divulgadas em 2018 através do Provimento nº 74, divulgado pela Corregedoria Nacional de Justiça. Saiba mais a esse respeito e atualize o seu cartório para atender às novas recomendações envolvendo a segurança da informação.

A importância da segurança da informação para os cartórios

Antes de abordarmos o que a Corregedoria Nacional de Justiça recomenda com o Provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, é importante voltarmos um pouco atrás e falarmos sobre o que significa, na prática, o conceito da segurança da informação. No caso de um cartório, especificamente, ele está relacionado com a proteção do conjunto de informações que fazem parte da rotina do serviço notarial.

Desde que a digitalização de rotinas passou a ser um processo cada vez mais disseminado, inclusive em cartórios, diversos processos de rotina começaram a ser feitos com o apoio de softwares variados – alguns especializados, outros não. Nesse cenário, surgiu a necessidade de debater a segurança da informação e de dados nos cartórios, que é algo que envolve a utilização de softwares piratas e da internet.

A partir desse contexto de informatização crescente dos cartórios, a Corregedoria Nacional de Justiça, vinculada ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ), definiu que todos os cartórios terão que seguir um padrão mínimo de equipamentos tecnológicos para poder funcionar de forma satisfatória.

Assim, o Provimento nº 74 dispõe “sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil” e objetiva, essencialmente, assegurar a segurança da informação para o cidadão que procura os serviços de um cartório.

As orientações contidas no documento da Corregedoria Nacional de Justiça variam conforme o porte dos cartórios. De acordo com o anexo do documento, as serventias do País foram divididas em três categorias:

  • Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – esse perfil corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no País no momento da publicação do Provimento nº 74;
  • Classe 2: serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – esse perfil corresponde a 26,5% dos 11.921 cartórios em atividade no País;
  • Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – equivalente a 21,5% dos cartórios.

O que a CNJ recomenda para os cartórios em relação à segurança da informação

A orientação feita pela Corregedoria Nacional de Justiça para as três classes de cartórios citadas levou em conta o preço dos equipamentos, o avanço tecnológico e a padronização possível através de softwares especializados. A intenção do Provimento nº 74 é que os cartórios, no futuro, compartilhem os dados entre si.

O Artigo 2º do documento da Corregedoria prevê que “os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico”.

Entre outras recomendações – estas específicas para cada uma das três classes de cartórios –, como política de segurança da informação, segundo a Corregedoria, os serviços de notas e de registro deverão:

I – Ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – Atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

No Artigo 3º, a Corregedoria prevê que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”.

Especificamente sobre esse tópico, o documento indica que os livros e atos eletrônicos deverão ser arquivados mediante backup feito em intervalos que não superem o período de 24 horas; que esse backup seja feito tanto em mídia eletrônica quanto em backup em nuvem; que a mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, e que os meios de armazenamento utilizados para todos os dados “deverão contar com recursos de tolerância a falhas”.

O inciso II também prevê que, ao longo das 24 horas em que o backup comentado deverá ser feito, “deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas”.

Controle de acessos e softwares legais: dois pontos de atenção

O Artigo 4º prevê que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Além do controle de acesso aos sistemas utilizados pelo cartório, o documento da Corregedoria preocupa-se com as características dos softwares utilizados pela serventia. No Artigo 5º, o texto do provimento prevê que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

A respeito dos sistemas utilizados pelos cartórios, o texto da Corregedoria prevê ainda que “todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição”. As serventias também deverão apresentar recursos para, no caso de um problema grave, recuperar todos os dados e sistemas sem interrupção dos serviços.

Para cada uma das classes de cartórios citadas anteriormente, a Corregedoria Nacional de Justiça prevê uma série de padrões mínimos que deverão ser seguidos. Estes, segundo o Provimento nº 74, “deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (Cogetise)”. Vale conferir o anexo do documento para ver o que está sendo exigido de cada classe de cartório em 2018.

O prazo de adequação às normas de segurança da informação previstas pela Corregedoria é de 180 dias a partir da data de publicação do provimento, ou seja, a partir do final de outubro de 2018.

O mais recomendado, nesse caso, é que o cartório busque uma empresa especializada nesse ramo para que ele consiga adequar-se ao que é solicitado pela Corregedoria. Segundo esta, o descumprimento das disposições do provimento “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.