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Mapear processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. É uma das tarefas importantes na gestão dos processos jurídicos, a propósito.

Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.

No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo e, consequentemente, na gestão dos processos jurídicos.

Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!

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Muito se fala sobre ter um escritório de advocacia digital e inovador, mas o que é inovar na advocacia? Seria apenas contar com ferramentas tecnológicas de última geração para automatizar as tarefas? Certamente não. A automação é muito importante e se alia à inovação, mas não é a única solução.

Para inovar na advocacia e se diferenciar da concorrência, é preciso que a inovação seja completa. Isso inclui, sim, inovações tecnológicas na advocacia, mas, também, pessoas. Confira!

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais entrará em vigor em breve no Brasil. A legislação voltada para proteger a privacidade e outros direitos individuais também ditará tendências do mercado jurídico, que influenciarão na rotina dos escritórios. E as tecnologias deverão ter especial atenção para a segurança da informação. Afinal, nenhuma empresa quer arcar com as vultuosas multas que a lei estabelece. 

Confira, a seguir, as 5 tendências do mercado jurídico com um olhar atento à segurança da informação.

Cibersegurança 

Uma das tendências do mercado jurídico (e de qualquer mercado) é a cibersegurança. A transformação digital colocou o mundo inteiro online. As transações de todo gênero são feitas pela internet, e isso abre grande oportunidade para ataques de pessoas mal-intencionadas.

Os crimes cibernéticos cresceram vertiginosamente nos últimos anos. Com as empresas em home office em função da pandemia, os ciberataques deram um salto assustador. 

Conforme levantamento da Kaspersky, “os ataques de força bruta (Brute Force Attacks) direcionados ao ‘Remote Desktop Protocol (RDP)’ – uma das ferramentas de acesso remoto mais populares para postos de trabalho ou servidores – passaram de uma média diária de 402 mil em fevereiro para mais de 1,7 milhões em abril, um crescimento de 333% em dois meses”.

Por este motivo, a cibersegurança se torna um assunto ainda mais importante e em franco crescimento. Inclusive, a capacitação e especialização de advogados neste ramo é uma grande oportunidade para os escritórios.

Inteligência artificial

A Inteligência Artificial é uma tecnologia que já vem sendo amplamente utilizada em todos os setores da economia. Com o passar dos anos, ela ganha novas aplicações, inclusive no mercado jurídico. Seu objetivo é possibilitar os escritórios a alcançarem os melhores resultados.

A IA está presente em softwares jurídicos, que utilizam a tecnologia para realizar captura automática de andamentos processuais, por exemplo. Ela é também utilizada em chatbots nas redes sociais, como o primeiro contato dos clientes com o negócio. 

Porém, considerando a necessidade de segurança de dados trazida pela LGPD, a IA também pode aumentar a cibersegurança. Algumas ferramentas de criptografia e sistemas (como a nuvem) já utilizam a tecnologia para lidar com potenciais ameaças. 

Blockchain

Blockchain é uma tecnologia muito associada às criptomoedas (campo da economia), mas é uma das tendências do mercado jurídico. Ela exerce um importante papel na segurança e eficiência de processos e sistemas.

Algumas de suas aplicações mais comuns no mundo jurídico são a autenticação de contratos em cartórios e os smart contracts (contratos inteligentes), seja em preenchimento automático e assinaturas digitais ou em registro e transferência de bens móveis e imóveis.

Compliance

Uma das tendências do mercado jurídico que conversa diretamente com a LGPD é a compliance. Finalmente as empresas de qualquer setor entenderam a importância dos programas de conformidade geral. 

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, os escritórios se tornarão fundamentais para que as empresas se adequem às novas regras. Políticas de segurança e privacidade, contratos, armazenamento de dados, tudo deverá ser revisto em todos os departamentos.

O próprio escritório precisará buscar formas de conformidade com a lei, trazendo à tona a importância de se ter programas de compliance sólidos.

Software na máxima capacidade é outra das tendências do mercado jurídico

Muitos profissionais ainda associam o software jurídico a uma mera ferramenta para substituir tarefas burocráticas. De fato, é uma automação de processos internos que confere eficiência à gestão. Mas, nem de longe, esse sistema serve somente para isso.

Não à toa, o uso do software jurídico em sua máxima capacidade é uma das tendências do mercado jurídico que pode mudar a rotina do seu escritório. Se você já o utiliza para otimizar a gestão como um todo, ótimo. Mas saiba que ele pode se direcionar também a jurimetria, legal analytics e legal design (oferecer a melhor experiência para o cliente).

Em outras palavras, ele resolve a burocracia, mas se torna também uma ferramenta estratégica para o escritório. Passa a ser parte fundamental na relação com o cliente, mas também na fundamentação de uma petição. É, assim, essencial para resultados assertivos.

Essas 5 tendências do mercado jurídico moldarão a atividade do seu escritório de advocacia em breve. Se você ainda não adota nenhuma ferramenta citada, refaça seu plano de negócios e estratégias o quanto antes. A transformação digital começou há anos, e o mercado não espera. Que tal começar com o melhor software jurídico?

Escritório de Advocacia Digital
Escritório de Advocacia Digital

Em 3 de maio de 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº  13.709/2018) entrará em vigor totalmente no Brasil. Ela se aplica a qualquer operação de tratamento de dados no território nacional. Por isso, é preciso se atentar à LGPD para escritórios de advocacia – afinal, é um negócio que lida com informações pessoais a todo o momento.

Diante deste contexto, os escritórios precisam se preparar para a adequação à lei o quanto antes. Acompanhe!

LGPD para escritórios de advocacia

A LGPD é uma lei que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais, por pessoa natural ou jurídica. Seu objetivo é “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”. A lei é um espelho da GDPR, lei semelhante aplicável à União Europeia.

A adequação à LGPD para escritórios de advocacia deve ser feita o quanto antes. E o primeiro ponto é entender os principais fundamentos da lei:

  • Maior controle dos usuários sobre o processamento de seus dados pessoais, inclusive com necessidade de consentimento para o tratamento;

  • Possibilidade de os usuários solicitarem o fornecimento, a retificação, a portabilidade e a atualização dos dados;

  • Uso dos dados somente para as finalidades específicas (e informadas aos titulares) para as quais foram coletados;

  • Coleta de dados estritamente necessários para a consecução da finalidade.

Dentro desses princípios, é possível imaginar que toda a rotina do escritório será impactada com a vigência da lei.

Mudanças na rotina do escritório

Clientes, parceiros, colaboradores, fornecedores. O tratamento de dados pessoais pelos escritórios de advocacia é próprio da atividade. Isso significa muito cuidado no uso de dados no ambiente interno e externo.

O primeiro passo para adequação da LGPD para escritórios de advocacia é rever as políticas de segurança. Cada negócio possui um ambiente computacional com características, complexidade e vulnerabilidades específicas. Elas devem ser consideradas na hora de elaborar uma política de segurança.

A política já está definida, mas deve ser revista conforme as normas da LGPD para mitigar as situações de risco. Por isso, o gestor deve se preocupar em rever as atividades de coleta, ter maior conhecimento sobre os dados, de forma a priorizar a privacidade, e mantê-los seguros para escritorio. Os princípios que pontuamos podem balizar a necessidade de manter ou não tais informações.

Além disso, a adequação da LGPD para escritórios de advocacia depende de práticas de mitigação de riscos. E é aqui que entra o papel da tecnologia.

Tecnologias para garantir a conformidade com a lei

Como manter dados seguros para advogados e adequar a atividade à LGPD? A transformação digital nos trouxe ferramentas tecnológicas inovadoras, que podem auxiliar nesta função. Quando o assunto é proteção de dados e privacidade, podemos citar algumas práticas de tecnologia da informação, como:

  • Armazenamento em nuvem;

  • Atualização de sistemas;

  • Backup automático;

  • Antivírus e firewall. 

Para escritórios que utilizam um sistema jurídico baseado em nuvem, a adequação pode ser mais tranquila. Isso porque esses softwares oferecem algumas das funcionalidades que mantêm a segurança do ambiente. Dessa forma, o sistema pode melhorar os padrões de proteção dos dados pessoais, priorizando a privacidade, como preconiza a LGPD.

Além de adotar ferramentas tecnológicas seguras, é importante que o gestor invista em capacitação e treinamento de seus profissionais. De nada adianta ter boas soluções de proteção se os colaboradores não souberem utilizá-las de forma correta.

Atendendo à adequação à LGPD para escritórios de advocacia, o negócio atinge uma maturidade muito apreciada no mercado.

A lista de exigências da LGPD para escritórios de advocacia e outros negócios é longa. A presença de tecnologias que otimizem os processos de adequação pode ser um diferencial importante para os gestores jurídicos. Com um plano de ação bem definido, a conformidade será garantida, evitando as multas pesadas.

Mas não há tempo a perder. Trace já seu planejamento de LGPD para escritórios de advocacia e conte com a tecnologia para auxiliar no processo!

Durante a pandemia do novo coronavírus, os escritórios de advocacia se viram diante de uma grande desafio: tornar-se um advogado home office. Havia um temor de que o trabalho remoto prejudicasse o fluxo de atividades e o contato com clientes. Mas a necessidade do distanciamento físico trouxe mudanças e boas surpresas quanto a essas questões.

Gestores jurídicos perceberam que a rotina de trabalho nos escritórios se manteve produtiva durante a pandemia. Houve uma enorme e eficiente adaptação ao momento delicado em que vivemos: o advogado online funcionou.

Mas como se manter produtivo nesse período como advogado home office? Veja nossas dicas baseadas em exemplos de sucesso!

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O dia do advogado no Brasil é comemorado em 11 de agosto. Sua origem é vinculada à criação dos primeiros cursos de Direito no Brasil e, ao longo do tempo, teve sua essência modificada. Foi criado até o famoso Dia do Pendura!

Confira um pouquinho mais sobre essa história! Leia mais

Contar com o melhor software jurídico pode fazer com que seu escritório de advocacia atinja altos níveis de performance. Afinal, esse sistema jurídico possui funcionalidades que abrangem toda a gestão.

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Você já ouviu falar em Legal Design Thinking? É a aplicação do Design Thinking no escritório de advocacia e em todo o meio jurídico. Isso se tornou muito comum com a transformação digital, mas poucos sabem como implantar essa novidade. Por isso, explicamos um pouco sobre o modelo e como aplicar o Design Thinking no escritório de advocacia. Confira!

O que é Design Thinking?

Design Thinking é uma abordagem centrada nos conceitos da área do Design e no componente humano das situações. Vale lembrar que o Design remete também a processos relacionados à ação e ao planejamento de soluções, não apenas à beleza.

Em palavras mais simples, é um modelo inovador que se dispõe a resolver problemas de pessoas, físicas e jurídicas, de forma criativa e empática. O foco de seu resultado está nas pessoas e na entrega de valor real.

Legal Design Thinking

O Design Thinking aplicado ao Direito é chamado de Legal Design Thinking. É o planejamento e a criação inovadora que pretende resolver problemas do cliente jurídico. Para tanto, os responsáveis por conduzir esse processo no departamento jurídico ou no escritório devem compreender as reais necessidades de seus clientes, com base na compreensão e na empatia.

O relacionamento com o cliente é, assim, a peça-chave desse modelo. Acolhimento e escuta atenta são práticas fundamentais que integram as primeiras etapas de implementação dessa estratégia no escritório de advocacia.

Como implantar o Design Thinking no escritório de advocacia?

A implementação do Design Thinking no escritório de advocacia deve ocorrer em algumas etapas. Veja:

  1. Entendimento do problema a ser resolvido, mediante coleta dos dados disponíveis sobre a situação;

  2. Observação e pesquisa, com entrevista dos envolvidos, para que se desenvolva a empatia, possibilitando a convergência de olhares;

  3. Ponto de vista, que é o momento de convergência do pensamento a partir das informações levantadas;

  4. Ideação, momento em que a pesquisa é transformada em diretrizes e soluções tangíveis;

  5. Prototipagem, que é dar vida às ideias, considerando a importância dos protótipos para medir as percepções sobre a solução criada;

  6. Teste ou validação das ideias por meio de testes dos protótipos e das hipóteses do projeto;

  7. Iteração, que é a absorção de feedbacks disponibilizados até a etapa de testes, o que ainda permite a adaptação do modelo para refinar as soluções se necessário.

Para que você compreenda melhor como implantar o Design Thinking no escritório de advocacia, veja alguns exemplos comuns:

  • Avisos de privacidade concisos, transparentes e com linguagem simples. Com um documento detalhado e bem escrito, o usuário tem a opção de aceitar ou não a política. É isso que evita problemas futuros;

  • Otimização de documentos, prática que transforma os documentos tradicionais para que atinjam a seu propósito. Um resumo antecipado pode evitar dúvidas e interpretações errôneas, por exemplo;

  • Simplificação de processos e otimização dos serviços jurídicos, como a visibilidade das tarefas para cada responsável e a comunicação virtual com clientes;

  • Colaboração entre clientes e profissionais, de forma que os clientes compreendam as questões e as leis aplicáveis relacionadas à sua demanda jurídica.

Software jurídico amigável e intuitivo

Um excelente exemplo da implantação do Design Thinking no escritório de advocacia é o uso de um software jurídico amigável e intuitivo. Uma boa ferramenta de gestão jurídica deve ser desenvolvida colocando as necessidades de seu público-alvo em primeiro lugar. Quando um software é amigável e intuitivo, facilitando o uso pelos profissionais e proporcionando benefícios, ele obedece aos princípios do Legal Design Thinking. Em outras palavras, ele melhora a experiência dos advogados e gestores, sendo uma entrega de valor. Já ouviu falar em “experiência do usuário”? É exatamente isso.

Implantar o Design Thinking no escritório de advocacia pode ser um desafio, mas certamente trará ótimos frutos na entrega de valor a seus clientes. Que tal começar organizando sua gestão com um software jurídico amigável e intuitivo, como o Lawyer Eleven? Conheça suas funcionalidades!

Modernizar os escritórios de advocacia deixou de ser um investimento extra para se tornar uma necessidade – especialmente para gestores que estão em busca de otimização do tempo de suas equipes e de redução de custos. Gastar horas procurando documentos e organizando papelada não faz mais parte da rotina dos advogados. Essa melhora é possível através das inúmeras vantagens oferecidas por um software jurídico como o Lawyer.

Entretanto, é bom ficar atento às ferramentas oferecidas em cada software e escolher o que mais se enquadra na sua realidade de trabalho. É justamente por reconhecer que cada escritório tem uma demanda que o software jurídico Lawyer se destaca entre os concorrentes. Os profissionais da Alkasoft, que vêm desenvolvendo esse sistema há 24 anos, definiram, com o auxílio de seus clientes, duas versões de licenciamento, para que cada gestor sinta-se representado pelo Lawyer. Saiba um pouco mais sobre cada uma dessas opções e escolha a que mais se encaixa no seu perfil de negócio.

O seu escritório tem um porte pequeno? O software jurídico também é para você!

Algumas falhas de processos ou nas rotinas podem prejudicar o crescimento do seu escritório. Por isso, investir em um software jurídico que colabore para a melhor gestão do seu negócio é uma forma de evitar erros e adquirir agilidade nas suas rotinas.

A constante preocupação com o cumprimento de prazos, a dificuldade de manter os sócios engajados, a baixa procura pelos serviços do escritório em algumas fases e a falta de organização financeira são alguns sintomas que podem aparecer por causa de falhas na gestão jurídica estratégica.

Pensando em auxiliar na resolução desses problemas é que a equipe da Alkasoft criou a versão Lawyer Profissional do software jurídico. Essa versão é ideal para escritórios e departamentos de pequeno a médio porte e de baixa complexidade de estrutura interna.

Segundo o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, nessa versão os advogados que acumulam tarefas podem ter uma visão simplificada e mais geral do escritório de advocacia. Assim, com o software jurídico Lawyer Profissional, é possível ter controle facilitado da área financeira, jurídica, dos seus clientes e prazos.

Por ser voltada para estruturas menos complexas, a versão Lawyer Profissional tornou-se mais compacta. Fazem parte dessa versão as ferramentas essenciais dos módulos Pessoas, Processos, Agenda, Financeiro, Biblioteca, Utilitários e Relatórios.

Para grandes demandas, apresentamos grandes soluções

A organização é uma estratégia essencial para grandes escritórios de advocacia e para departamentos jurídicos com grande demanda. A tarefa de vencer os desafios de processos, etapas burocráticas e rotinas específicas pode ser facilitada com o auxílio de um software jurídico implantado nas organizações que apresentam esse perfil.

Com funcionalidades adicionais, o Lawyer Corporativo é a melhor opção para grandes empresas de Direito ou escritórios com estruturas mais complexas. Segundo Bento, essa versão do software jurídico da Alkasoft apresenta funções fundamentais para empresas que possuem áreas diferentes e filiais.

Grandes escritórios, com diferentes setores – como tributário, trabalhista e penal –, conseguem separar os processos e documentos de modo que uma área não tenha acesso às informações da outra.

A principal diferença do Lawyer Corporativo em relação ao Lawyer Profissional é a possibilidade de controlar os contratos, certidões, marcas e patentes dos clientes e do escritório como um todo. Essa função é liberada pelo módulo Pessoas, que possui ainda a função de enviar alertas de compromisso automaticamente a todas as partes envolvidas nos processos.

O módulo Pessoas ainda possibilita a criação de campos customizáveis para atender às demandas específicas dos escritórios de grande porte. Um exemplo: escritórios que atendem demandas de multas de trânsito ou outro serviço regional podem criar seus próprios campos, deixando esse critério disponível em qualquer filtro determinado pelo gestor.

Para facilitar a escolha e conseguir visualizar melhor as duas opções, a Alkasoft disponibilizou um arquivo com as funcionalidades de cada versão de licenciamento. Confira esse documento clicando aqui.

Gostou deste conteúdo? Então veja outros textos de interesse do meio jurídico no nosso blog, confira alguns materiais gratuitos disponíveis em nosso site e aproveite para acessar uma demonstração gratuita do nosso sistema.

 

Agir de maneira ética, honesta e justa é uma postura esperada de todas as partes envolvidas em uma ação judicial. Mas, infelizmente, nem sempre isso acontece. No âmbito jurídico, a chamada má-fé processual diz respeito a tudo aquilo que se faz intencionalmente, com maldade, para interferir no andamento de um processo.

Esse tipo de atitude está na contramão da boa-fé e pode vir de alguma das partes ou ainda de terceiros intervenientes. Também denominada litigância de má-fé, tal comportamento ilegal possui como característica básica a violação proposital de princípios e regras do direito. A seguir, destacamos para você alguns exemplos recentes de casos em que ficou constatado o exercício da má-fé processual.

Confira alguns casos recentes de má-fé processual

No final de janeiro de 2018, autor e advogados de um processo contra a Nextel Telecomunicações acabaram sendo condenados a pagar multa de R$ 2 mil por litigância de má-fé. O autor do processo alegou existir fraude na contratação de serviços de telefonia em seu nome.

No entanto, foi comprovado que, na verdade, houve não somente a contratação dos serviços, como ainda inadimplemento das faturas. Conforme exposto pela decisão, trata-se de uma conduta de má-fé, visto que o autor modificou a verdade dos fatos, violando, assim, o dever de proceder com boa-fé em juízo.

Em maio de 2018, a Companhia Zaffari Comércio e Indústria Ltda. foi condenada por má-fé processual. A punição é um dos resultados do processo em que a empresa foi acusada de racismo na abordagem a três jovens negros.

Nesse caso, a conduta de má-fé processual foi verificada especialmente na recusa da companhia em entregar, na fase inicial do processo, um DVD que atesta a abordagem indevida dos seguranças. Além de negar veemente os fatos, somente após dois anos – pouco antes da sentença – a empresa juntou e apresentou as imagens do seu circuito interno de segurança.

No início de julho de 2018, o Centro Judiciário de Solução de Conflitos e de Cidadania dos Juizados Especiais Cíveis de Brasília (Cejusc-JEC/BSB) condenou a autora de uma ação judicial por litigância de má-fé.

A demandante, em acordo com o seu advogado, havia ingressado com processo contra a administradora de cartões de crédito Scard. Ao não comparecer na audiência de conciliação com a empresa, a autora informou que estaria vivenciando uma gravidez de risco, com deslocamento de placenta. O fato, porém, não foi confirmado. Além disso, verificou-se que o advogado da autora já havia utilizado as mesmas alegações e justificativas em outros casos.

Quer evitar a má-fé processual? Veja algumas dicas para atingir esse objetivo

Diante desses casos recentes que revisamos, como atuar para que você fique bem longe da litigância de má-fé nos seus processos? Listamos algumas orientações essenciais para que você não tenha problema com a má-fé processual. Confira:

  • Em hipótese alguma deduza pretensão ou defesa contra texto expresso de lei ou fato incontroverso;
  • Preze pela verdade, jamais alterando a autenticidade dos fatos;
  • Jamais faça uso do processo para alcançar um objetivo ilegal;
  • Não provoque incidentes sem fundamentos;
  • Conteste decisões somente se você tiver justificativas embasadas com provas;
  • Não proceda de modo temerário em qualquer incidente ou ato de processo;
  • Nunca interponha recurso com intuito apenas protelatório.

Como vimos, a má-fé processual se manifesta em vários comportamentos e atitudes. Nesse sentido, cabe aos advogados agirem sempre com boa-fé, ou seja, em prol da verdade e da justiça. Evitar a litigância de má-fé é uma forma de garantir que o Direito permaneça justo e que o poder judiciário não perca a sua essência.

Uma das questões jurídicas mais polêmicas na atualidade no Brasil – e em outros países – diz respeito às prisões após condenação em segunda instância. O tema divide opiniões e envolve diferentes interpretações acerca do que está escrito na Constituição Federal de 1988. No artigo 5, inciso LVII, da Constituição, assinala-se o seguinte: “Ninguém será considerado culpado até o trânsito em julgado de sentença penal condenatória”.

Apesar de essa determinação fazer parte da Constituição, no Brasil o assunto voltou a ser amplamente discutido por conta da Operação Lava Jato. Em fevereiro de 2016, os ministros do Supremo Tribunal Federal (STF) decidiram, a partir de uma votação apertada, que pessoas condenadas em segunda instância já podem ser presas. Todavia, antes dessa decisão, entre os anos 2009 e 2016, vigorava o entendimento de que os condenados possuíam o direito de recorrer em liberdade até seus recursos nos tribunais superiores esgotarem. Mas, afinal, o que as posições favoráveis e contrárias às prisões em segundo grau defendem? Vamos apresentar esses distintos pontos de vista para você.

Fundamentos e justificativas favoráveis e contrários às prisões em segunda instância

Como pontuamos acima, existem diferentes percepções acerca das prisões em segunda instância no Brasil. Os posicionamentos contrários argumentam que o texto da carta magna brasileira é claro e direto ao colocar que o condenado deve permanecer livre até o trânsito em julgado, isto é, quando todos os recursos possíveis, incluindo aqueles no Supremo Tribunal Federal, estiverem gastos e tiverem sido concluídos.

Os posicionamentos desfavoráveis ainda mencionam a defesa do respeito à presunção de inocência. Nessa visão, ninguém deve ser considerado culpado até prova em contrário e, sendo assim, os processos judiciais deveriam se esgotar antes da prisão do réu. Há, também, o argumento de que as prisões em segundo grau poderiam agravar a situação já delicada do sistema carcerário brasileiro, marcado pela superlotação, entre outros problemas.

Por outro lado, os argumentos favoráveis consideram um equívoco interpretar esse artigo da Constituição de forma tão literal. Além disso, eles alegam que o cumprimento antecipado da pena é necessário e está em sintonia com o entendimento vigente em vários outros países de grande tradição democrática.

Opiniões favoráveis acreditam que solicitações às instâncias superiores são, muitas vezes, uma forma de protelar ao máximo a decisão final. O resultado negativo desses recursos estaria no fato de que os réus condenados em segunda instância poderiam ficar em liberdade por vários anos. Logo, esse ponto de vista sustenta que a prisão após condenação em segundo grau é indispensável para evitar a impunidade ou o arrastamento prolongado no cumprimento das penas.

Como funciona a prisão depois da condenação em segunda instância em outros países

Observar como outros países tratam essa questão é importante porque nos ajuda a ter um olhar panorâmico diante dos fundamentos e justificativas das posições favoráveis e contrárias à prisão em segundo grau no caso de condenações nesse grau de recurso no Brasil.

Prisões antes do trânsito em julgado, de fato, ocorrem em diversas nações, como Inglaterra, Estados Unidos, Canadá, Alemanha, França, Portugal, Espanha e Argentina. Embora a prisão após segunda instância seja uma realidade não apenas no nosso país, existem casos de sistemas que funcionam de maneira diferente.

Em alguns países da Europa continental, por exemplo, os condenados podem recorrer em liberdade e o cumprimento da pena só acontece quando todos os recursos forem esgotados. Porém, de modo geral, esses sistemas possuem menos instâncias de apelação do que no Brasil.

Vale lembrar que, no sistema brasileiro, os recursos aos tribunais superiores não julgam o mérito individual de cada caso, visto que depois do julgamento na segunda instância se discute apenas se o processo transcorreu de maneira adequada. Essas etapas nas instâncias superiores, portanto, buscam verificar se princípios constitucionais foram devidamente cumpridos.

 

Aplicado para identificar a origem de produtos e serviços, à medida que um determinado local tenha se transformado em referência na sua produção, o selo de identificação das Indicações Geográficas (IG) alcançou grande visibilidade nos últimos anos. Essa diferenciação, que chamou a atenção de empresas e produtores rurais, também incrementa as demandas dos escritórios de advocacia, sobretudo daqueles especializados na gestão de marcas e patentes.

A demanda por identificação e certificação de produtos com Indicações Geográficas e Marcas Coletivas é uma realidade em todo o planeta, especialmente no setor agropecuário, potencializando localidades e as suas manufaturas e proporcionando visibilidade e reputação além-fronteiras.

Países de vanguarda na busca por selos de Indicações Geográficas

A história envolvendo as Indicações Geográficas é antiga, como aponta Joana de Moura Leitão Barros Oliveira na tese “Denominações de Origem e Indicações Geográficas – protecção e impacto socioeconômico”, apresentada na Pós-Graduação em Economia e Gestão de Propriedade Industrial do ISEG (Instituto Superior de Economia e Gestão) e disponível através deste link.

Segundo a autora, a “Europa foi, desde sempre, um campo fértil de produtos tradicionais com as características de DO/IG (Denominações de Origem e Indicações Geográficas), como sejam, Roquefort, Champagne, Sherry, Chianti, Queijo Serra da Estrela, Parmigiano Reggiano, Prosciutto di Parma, Habanos, Tequila”. Mas Joana de Moura observa que “Portugal foi o primeiro dos países europeus a instituir legalmente um sistema de proteção de uma DO, mais concretamente o Vinho do Porto, em 1756”.

Por causa disso, quando tratamos da história das Indicações Geográficas, um dos exemplos de grande relevância está na Região do Douro, no norte de Portugal, onde são cultivadas com exclusividade as uvas que originam o vinho do Porto, um ícone da viticultura internacional. Da mesma forma que os portugueses, italianos e franceses também foram pioneiros nesse processo, fomentando a fama de suas mercadorias e zonas de produção.

Indicações Geográficas: conheça o histórico nacional

No Brasil, a importância das Indicações Geográficas foi materializada a partir da promulgação da Lei de Propriedade Industrial – Lei n.º 9.279 –, de 14 de maio de 1996. Essa legislação passou a ser um instrumento vital para empreendedores e produtores rurais garantirem a proteção das atividades econômicas regionais.

Minas Gerais, mais especificamente a Serra da Canastra, com seus queijos únicos, e a cidade de Salinas, reconhecida pelas suas cachaças, são dois exemplos nacionais que comprovam a pertinência da identificação das Indicações Geográficas nos planos de expansão econômica em localidades predeterminadas.

Em ambos os casos, a Indicação de Procedência foi determinante para a consolidação e visibilidade dos produtos locais, evitando fraudes, abusos e falsificações.

O que diz a legislação brasileira sobre as Indicações Geográficas

Braço do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços, o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) é o órgão competente para instituir os registros de marcas e patentes em todo o País. Assim, é da competência dele a restrição de áreas específicas e a delimitação do uso do selo das Indicações Geográficas a outros profissionais e regiões não produtivas de um determinado coletivo específico.

A regulação brasileira sobre as Indicações Geográficas foi institucionalizada através da Instrução Normativa nº 25/INPI/2013. De acordo com a legislação, o pedido de registro de Indicação de Procedência deverá conter três aspectos fundamentais:

  1. Documentos que comprovem ter o nome geográfico se tornado conhecido como centro de extração, produção ou fabricação do produto ou de prestação de serviço;
  2. Documento que comprove a existência de uma estrutura de controle sobre os produtores ou prestadores de serviços que tenham o direito ao uso exclusivo da Indicação de Procedência, bem como sobre o produto ou a prestação do serviço distinguido com a Indicação de Procedência;
  3. Documento que comprove estarem os produtores ou prestadores de serviços estabelecidos na área geográfica demarcada e exercendo, efetivamente, as atividades de produção ou prestação do serviço.

Modalidades de Indicações Geográficas e Marcas Coletivas

As Indicações Geográficas são categorizadas em dois grupos: Denominação de Origem (DO) e Indicação de Procedência (IP). A primeira é atribuída ao nome de um país ou de uma região específica reconhecida como um centro de extração/produção de um determinado artefato ou que seja um prestador de serviço.

A segunda classificação identifica uma nação, município ou região caracterizado especificamente pelo seu meio geográfico, compreendendo agentes naturais e humanos. Com essa subdivisão, até 2018 já haviam sido registradas 67 Indicações Geográficas em todo o Brasil, sendo 49 delas categorizadas como Indicações de Procedência e 18 como Denominações de Origem.

A busca por esse diferencial tem a ver com o fato de as Indicações Geográficas terem se tornado um instrumento de garantia para os produtores e o público consumidor, uma vez que elas comprovam se determinado produto é genuíno, com peculiaridades próprias e ligadas, de forma intrínseca, à sua origem.

Diante de práticas de mercado cada vez mais globalizadas, é fundamental que marcas e regiões produtivas se atentem à necessidade de proteger as características que fazem seus produtos exclusivos, agregando valor, gerando riqueza e contribuindo para o desenvolvimento das potencialidades econômicas regionais.

Em relação às Marcas Coletivas, de acordo com uma notícia publicada no portal do INPI em julho de 2017, o “instituto recebe, em média, 900 pedidos de marcas coletivas por ano”. Ainda segundo o próprio instituto, estas só podem ser requeridas “por pessoas jurídicas que representam uma coletividade, como associações de produtores e cooperativa”.

 

As atividades de conciliação e mediação de conflitos estão auxiliando a Justiça a reduzir o volume de processos e os cidadãos a resolverem as suas demandas com mais celeridade. Considerar a importância dessas modalidades de assistência jurídica e conhecer boas práticas que se propagam para desafogar o sistema judiciário permite ao advogado uma atuação mais proativa e melhora a sua contribuição como especialista na área.

Os números mostram a importância da conciliação e mediação no Brasil: a Justiça do País solucionou 3,7 milhões de processos em acordos de conciliação e mediação em 2017. O montante representa 12,1% do total de processos resolvidos. O dado faz parte do Relatório Justiça em Números 2018 (ano-base 2017), divulgado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em agosto de 2018.

Entenda a diferença entre os conceitos de conciliação e mediação de conflitos

Dados sobre conciliação são contabilizados desde 2016, depois que entrou em vigor o Código de Processo Civil (Lei n.º 13.105, de 16 de março de 2015), legislação que prevê as audiências prévias de conciliação e mediação como parte obrigatória de todos os processos cíveis.

O aumento da resolução de casos por meio de conciliação e mediação resultou na ampliação da estrutura de Centros Judiciários de Solução de Conflitos (Cejuscs) na esfera da Justiça Estadual, onde as sessões de conciliação e mediação se concentram. Em 2018, o Brasil contabiliza 982 Cejuscs – em 2015 esse número era de 362.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabelece a diferença entre os termos conciliação e mediação. A mediação é uma forma de resolver conflitos envolvendo um facilitador, uma terceira pessoa que se mantém imparcial para viabilizar o diálogo entre as partes.

Importante observar que essas partes são autônomas e precisam entrar em acordo sobre a melhor solução – normalmente em casos de conflitos multidimensionais ou complexos –, mas que elas não têm um prazo determinado para chegar a esse acordo e nem mesmo a garantia de que haverá um acordo através da mediação.

Já a conciliação, por sua vez, é utilizada em conflitos mais simples, em que a figura do facilitador tem postura mais ativa, embora também imparcial. Esse tipo de processo é uma busca consensual para a harmonização social entre as partes – uma tentativa de restaurar, quando possível, as suas relações.

A conciliação se aplica a casos de pensão alimentícia, guarda dos filhos, divórcio, partilha de bens, acidentes de trânsito, dívidas em bancos, danos morais, demissão do trabalho, questões de vizinhança, entre outras. Nesse contexto, as partes interessadas em uma causa podem contar com a assistência dos advogados ou defensores públicos.

Formação e atuação para as atividades de conciliação e mediação

A conciliação é uma atividade técnica e, conforme estabelece a Lei n.º 13.140/15, demanda atuação qualificada e seguimento de normas e princípios transmitidos por meio de formação para que um profissional exerça a função de conciliador.

A Resolução n.º 125/2010 do Conselho Nacional de Justiça estabelece que mediadores e conciliadores devem atuar no sistema judiciário baseados em confidencialidade, decisão informada, imparcialidade, independência, respeito à ordem pública e às leis vigentes, empoderamento e validação.

Uma medida mais recente do CNJ (edição do Provimento n.º 67), que regulamenta a conciliação e mediação nos serviços notariais e registrais, faz menção à atuação de indivíduos formados em curso exigido para o desempenho das funções dentro desses parâmetros. Nesses locais, o acompanhamento das partes por advogados é uma condição para a realização e a formalização dos acordos.

Conheça algumas boas práticas de conciliação e mediação de conflitos

A publicidade sobre as práticas de conciliação e mediação de conflitos reflete no fluxo e na redução das ações judiciais ainda em primeira instância. Conheça alguns bons exemplos relatados pelo CNJ:

1. Estatísticas positivas

Alguns dos bons exemplos se traduzem em números. O Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania em Fortaleza, no Ceará, por exemplo, registrou quatro vezes mais audiências agendadas no primeiro semestre de 2018 do que no mesmo período de 2017.

Foram agendadas 2.383 audiências nos primeiros seis meses de 2018, ante 560 no mesmo período de 2017. Os acordos foram alcançados em 81% das 1.226 audiências realizadas até o final do período analisado.

2. Maior conscientização e orientação dos cidadãos

Outras iniciativas partem da conscientização e da orientação dos cidadãos, a fim de evitar a judicialização dos conflitos. É o caso do Projeto Pare! Concilie e Siga, do Tribunal de Justiça de Sergipe, que habilitou teórica e tecnicamente os agentes de trânsito da capital, Aracaju.

A partir dessa iniciativa, esses agentes promovem conciliação extraprocessual em casos de acidentes de trânsito apenas com danos materiais. Um aplicativo para smartphone desenvolvido pelo Tribunal recebe os relatos para que os acordos feitos sejam homologados pela Justiça.

3. Uso de mídias tecnológicas

Reforçar o uso das mídias tecnológicas, como os aplicativos móveis, é uma forma de reduzir custos e viabilizar acordos. O projeto Conciliação e Mediação online – WhatsApp, do Tribunal de Justiça de Santa Catarina, por exemplo, tem essa característica.

O projeto utiliza aplicativos como WhatsApp, Skype e Telegram para a realização de conciliação, mediação ou negociação de forma virtual. Após ter sido regulamentado por uma portaria, o TJSC passou a agilizar a comunicação dos atos processuais e a reduzir custos para as partes e a própria Justiça.

Uma audiência que precisava ser redesignada e remarcada para, no mínimo, seis meses depois, por exemplo, passa a ser remarcada para o dia seguinte na modalidade da conciliação virtual.

Esses e outros exemplos compilados pelo CNJ demonstram como conciliação e mediação de conflitos se aplicam a diferentes contextos e finalidades como via de apoio ao cidadão e à desobstrução do sistema judiciário.

 

A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.

Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer

Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:

  1. Acompanhamento de processos;
  2. Monitoramento de prazos e de tarefas;
  3. Gestão financeira eficiente;
  4. Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
  5. Cálculos judiciais;
  6. Relatórios personalizados.

Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.

Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.

“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.

O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.

“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.

Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.

Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.

“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.

Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.

“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.

 

O conceito de produtividade depende do resultado obtido na relação entre os meios, os recursos e o resultado final obtido por um escritório de advocacia. Em outras palavras, a produtividade é o resultado do que é produtivo, daquilo que é feito no dia a dia da sua atividade.

Hoje em dia, as dicas para a ampliação da produtividade são as mais variadas e dependem da realidade de cada negócio e atividade. O aumento da produtividade, contudo, é uma busca constante e muito valorizada pelo fato de que o tempo tornou-se um bem valioso – para muitos, o mais valioso no mundo atual.

Dicas que podem ajudar o seu negócio com o conceito de produtividade

Como já foi citado, o conceito de produtividade varia conforme o resultado obtido por uma pessoa que faz parte da sua organização. Assim, identifica-se um profissional como produtivo quando ele faz mais e melhor na comparação com os demais em função similar e/ou com a média de atividade naquela mesma função.

Existem algumas técnicas que têm o poder de impulsionar a produtividade de um escritório de advocacia. Confira, a seguir, algumas dicas que poderão ajudar o seu escritório a adotar e ampliar o conceito de produtividade na prática:

1. Elimine as distrações do seu cotidiano

O que não é necessário ser feito no momento, deve ser eliminado. Com isso, você consegue evitar distrações e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. Pense no tempo que você gasta com e-mails, mensagens de telefone celular, redes sociais e outras atividades que não influenciam diretamente no seu trabalho.

O ideal, para não perder muito tempo com essas atividades no seu cotidiano, é reservar uma parte do dia para essas tarefas menos importantes e significativas.

2. Faça uma boa gestão do tempo

Planeje apenas o que será possível realizar a cada novo dia de atividade. Cuide da forma com que você dirige e participa de reuniões, visando que elas tenham um tempo determinado e cumpram essa estimativa inicial.

Para que seja possível executar todas as atividades previstas no seu dia de trabalho, é necessário simplificar os seus processos cotidianos. Existem atividades que podem ser automatizadas, por exemplo, e isso influenciará diretamente na sua produtividade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Existem várias ferramentas desenvolvidas especificamente para advogados e que podem contribuir para a produtividade do seu escritório. O ideal é utilizar uma solução que facilite vários pontos do cotidiano da sua atividade, como o controle de processos, a gestão de prazos, o atendimento ao cliente, a gestão financeira, entre outros.

Importante também que essas soluções sejam integradas e que, de preferência, estejam concentradas em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil para você e para as pessoas da sua equipe encontrarem os documentos necessários para as suas atividades cotidianas e, consequentemente, otimizarem o seu tempo.

4. Confira os benefícios de um software jurídico

Adotando a solução de um software jurídico, desenvolvido especialmente para atender às demandas de um escritório de advocacia, fica mais fácil administrar os pontos que comentamos no tópico anterior e, ainda, criar pautas de audiências, listas de tarefas, controle de agendas e das demais atividades do seu escritório.

5. Comece pelo mais importante

O ideal é que você comece cada dia pelas tarefas mais importantes e difíceis, se possível dedicando a sua manhã para isso. Dessa forma, caso surgir um imprevisto à tarde, você não precisará se preocupar com as principais atividades que deveriam ser feitas naquele dia, porque elas já foram resolvidas. Essa técnica também evita que atividades importantes sejam represadas e atrasem.

6. Mantenha a sua organização

Em algumas situações, os detalhes podem mudar toda a produtividade de um profissional. Trabalhar em um ambiente organizado, por exemplo, facilita muito a busca pela produtividade. Por isso, procure trabalhar com prazos, elimine ou armazene em uma pasta específica os e-mails mais antigos da caixa de entrada, atualize sempre a sua agenda, deixe a sua mesa organizada, entre outros cuidados que ajudarão na administração do seu tempo.

7. Estimule o planejamento na sua equipe

O planejamento é uma prática que auxilia muito o cumprimento dos seus objetivos. E o melhor de tudo: quando você o coloca dentro dos seus hábitos, ele se torna parte da sua rotina. Tanto o planejamento individual quanto o de equipe devem ser estimulados. Conforme o planejamento for adotado e disseminado, ficará muito mais fácil antecipar prazos e planejar o crescimento do escritório de forma sustentável.

Um exemplo prático do conceito de produtividade aplicado em um escritório de advocacia

Em tempos de demandas dinâmicas, muitos escritórios de advocacia estão buscando formas práticas de inserir o conceito de produtividade no seu dia a dia. Existem causas que atingem, diretamente, a produtividade de qualquer escritório.

Para Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, existem dois fatores principais que afetam a eficiência dos escritórios de advocacia:

“O primeiro é o nível de retrabalho. Isso porque, em muitos escritórios, é considerado normal ter que revisar o trabalho que é realizado por outra pessoa. O segundo componente é o tempo gasto em atividades de controle que não geram valor para o cliente. Não é incomum nos depararmos com advogados que dedicam mais da metade do seu tempo para controlar o que deve ser feito. Isso, para a gestão dos seus clientes, estagiários, funcionários e até mesmo sócios”, explica Sachser.

Esses são dois desafios que precisam ser enfrentados para que o conceito de produtividade seja adotado pelo seu escritório. Na opinião do gerente financeiro do escritório Melissa Folmann, algumas atitudes devem ser tomadas para que esse conceito comece a fazer parte do contexto do seu escritório.

“Primeiramente, investir em pessoas. Afinal, são elas que realizam o trabalho em uma área de criação intelectual, como o Direito. Uma boa equipe, bem treinada e bem gerida, garante a satisfação do cliente. Mas de nada adianta uma excelente equipe, sem um sistema de gestão. Os advogados são bombardeados, diariamente, com muitas informações. A velocidade e o tratamento correto dessas informações é fundamental para a produtividade da equipe. Somente com o emprego de um sistema de gestão é possível reunir todas as informações: ligações para os clientes, informações de escritórios parceiros, movimentações processuais, publicações, novas normas infraconstitucionais, jurisprudência, entre outros”, observa Sachser.

Existem dificuldades no cotidiano dos advogados para buscar essa produtividade, mas o conceito de produtividade nos mostra que é possível ser produtivo. Basta, para isso, que busquemos individualmente e enquanto equipe a disciplina, a determinação e a abertura para mudanças.

“Pude vivenciar, em mais de 20 anos de atividade nessa indústria, que não há espaço para o retrabalho e para perdas em processos produtivos. Sobretudo, em processos administrativos. Estou certo que um atalho para atingir a produtividade é mapear as fontes de retrabalho. É necessário compreender, com a participação da equipe, a real origem do retrabalho e traçar ações com o objetivo de eliminar as mesmas”, observou.

O gerente financeiro do escritório Melissa Folmann também observa que o investimento em treinamento é um grande atalho para minimizar os erros de um escritório de advocacia. “O ponto-chave para isso é o planejamento e a antecipação. Estou convencido que um treinamento mínimo sobre os padrões do escritório é premissa para o advogado iniciar o seu trabalho”, complementou.

Com o passar do tempo, o conceito de produtividade evoluiu e, atualmente, oferece novas possibilidades para ser alcançado. A sugestão dada por Sachser é que os escritórios invistam sempre em equipamentos (hardware) e também em sistemas (software).

“O investimento se inicia na aquisição de um bom servidor, uma rápida rede, bons computadores e monitores, além de impressoras e scanners de boa performance. Este investimento se completa com a aquisição de licenças de software de gestão e de sistemas de cálculo. Em um escritório eficaz, o controle é pautado no sistema de gestão. Afinal, um bom sistema, corretamente alimentado e parametrizado, é capaz de repassar e priorizar a todos as atividades a serem realizadas”, explica o especialista.

Um outro ponto importante que deve ser observado por um escritório de advocacia e que, muitas vezes, é negligenciado, é o investimento em proteção das informações. “Não é possível conviver com o risco de perda de dados, devido à invasão de vírus e/ou sequestro de dados. O escritório de advocacia precisa proteger as suas informações para não afetar, em hipótese alguma, o seu cliente final. Tudo isso é premissa para a qualidade do trabalho realizado”, concluiu Sachser.

 

Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.

Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.

A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado

Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.

Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.

Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios

Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:

1. Valorize a atividade jurídica na negociação

Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.

Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.

2. Siga o acordado com clareza e transparência

Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.

3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados

Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.

Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.

4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização

Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.

As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.

O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.

No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.

O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.

 

O lean manufacturing se baseia nos conceitos do Sistema Toyota de Produção criado no Japão entre 1940 e 1950. O termo Lean Manufacturing foi cunhado na década 1990 e foi traduzido para o português como Produção Enxuta, tornando-se uma referência no setor produtivo – e não apenas na indústria. A metodologia do lean manufacturing foi um dos principais fatores que fizeram a empresa do setor automobilístico se tornar umas das maiores do seu segmento no mundo. Não por acaso, a metodologia criada pela Toyota chamou tanto a atenção dos especialistas em gestão que foi adotada por vários outros segmentos da economia.

Essencialmente, com o lean manufacturing, a empresa automobilística eliminou em seus processos as atividades que não agregam valor – valor sob a ótica do cliente final – e, com isso, tornou-se mais competitiva. Essa redução de desperdícios para aumentar a produtividade de uma companhia é o essencial dessa metodologia. Hoje, o lean manufacturing é aplicado em empresas dos mais variados ramos na busca incessante pelo aumento de competitividade – sobretudo clínicas e hospitais privados, bancos e seguradoras. Neste post, vamos falar de como essa metodologia está sendo implantada nos escritórios de advocacia e os benefícios que ela traz para esse segmento.

Como implantar o lean manufacturing em um escritório de advocacia

Como você bem sabe, um escritório de advocacia funciona de forma bem diferente do que o ambiente de uma fábrica onde o lean manufacturing foi concebido. O sistema de produção desses dois ambientes possui muitas diferenças e, por isso, o primeiro desafio para utilizar o lean manufacturing em um escritório de advocacia é trabalhar a resistência do advogado para as mudanças que esse sistema trará à sua rotina.

Os advogados estão acostumados a trabalhar com um volume expressivo de documentos e com uma certa demanda de trabalho que inclui determinados procedimentos e indicadores. Mas são poucos os que estão acostumados ou que já trabalharam com uma metodologia que prevê o que tem que ser feito, quando tem que ser feito, como tem que ser feito, onde e o porquê deve ser feito.

Esse é um primeiro aspecto importante para quem deseja adotar o lean manufacturing em um escritório de advocacia. O primeiro passo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser – gerente financeiro do escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria e responsável por um curso sobre esse tema no I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário –, é promover um treinamento sobre os conceitos dessa metodologia de gestão para todas as pessoas do escritório.

De acordo com o especialista, para que a adoção do lean manufacturing surta o efeito desejado, o desenvolvimento da metodologia não pode ser feito apenas na sala do gerente. Assim, será fundamental que os conceitos que fazem parte do lean sejam compreendidos e adotados por todos que atuam no escritório.

O lean manufacturing também ajuda muitos gestores a “enxergarem” o seu próprio negócio. É comum o diretor ou gestor não conhecer o seu escritório, segundo Sachser. Esse gestor não sabe, muitas vezes, de informações importantes para o escritório, como quantos clientes ele possui, quantos processos estão ativos, como estão os processos dos seus clientes, entre outros dados.

O mais comum é que o gestor do escritório tenha uma noção dessas informações, mas não tenha todos os dados claros à sua disposição. Muitas vezes, no dia a dia do escritório, esse gestor não sabe o que cada pessoa está fazendo e o quanto de retrabalho está sendo gerado por problemas na rotina de seus funcionários e sócios.

Diante desse cenário, o desafio principal para a implantação do lean manufacturing será formar e treinar cada funcionário do seu escritório de advocacia. “Esta forma de gestão possui muitos conceitos como o Kaizen (melhoria contínua), a padronização do trabalho, a automação inteligente – Jidoka, entre outras. São várias ferramentas para as quais todos do escritório precisam ser treinados. Existem também os indicadores de performance que precisam ser trabalhados com cada funcionário do escritório”, explica Sachser.

O especialista falará sobre a implantação do lean manufacturing em escritórios de advocacia previdenciária em um curso no último dia do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário, que será promovido entre os dias 8 a 10 de novembro em Balneário Camboriú. No curso que ministrará, das 9h às 12h30, no dia 10 de novembro, Sachser apresentará o passo a passo para a implantação da metodologia nos escritórios de advocacia.

Como o lean manufacturing funciona na prática entre advogados

Passada a primeira fase de implantação do lean em um escritório, que é a etapa do treinamento, o passo seguinte será colocar em prática o que foi aprendido. Uma dica importantíssima de Sachser para essa segunda etapa é não querer aplicar o lean em todo o escritório ao mesmo tempo. Dessa maneira, evite aplicar todas as ferramentas previstas nessa metodologia com todas as pessoas do escritório de forma simultânea.

“É bom começar por um setor. Começar pequeno, com um processo, envolvendo uma pequena área onde as pessoas têm mais receptividade a mudanças. Você implementa nesta área, que servirá como exemplo. Todos do escritório vão perceber a mudança. O lean promove uma melhoria contínua. Então todos vão começar a aceitar os conceitos”, recomenda o especialista.

Depois da implantação de algumas ferramentas em uma parte do escritório, o passo seguinte será mapear os fluxos de todo o escritório. Como os documentos fluem? Como a informação flui? Como são as trocas de informações com os diversos setores do escritório? É normal, no decorrer desse mapeamento, o gestor perceber que existem atividades sendo feitas por mais de uma pessoa e que isso significa desperdício de tempo e de recursos – algo que poderá ser eliminado e otimizado.

Depois, chegará o momento de padronizar as tarefas do escritório de advocacia. É preciso escrever os procedimentos, lembrando que o lean manufacturing busca a melhoria contínua dos processos e, por causa disso, anotar e aprimorar os procedimentos é algo que deve ser feito sempre. Pense que dessa forma o seu escritório estará sempre se desenvolvendo.

Também é necessário descrever as funções de cada um, ou seja, cada integrante do escritório deve ter as suas atividades diárias, semanais e mensais descritas nesse documento.

Com o conhecimento de cada etapa, função e tarefa, é possível desenhar um mapa de fluxo de valor. Através desse mapa, é possível enxergar quais são as atividades mais importantes para os seus clientes, aquelas que mais agregam valor e que trazem resultados para o escritório. Não se esqueça de que o que gera valor para o cliente é o que movimenta o escritório.

Por exemplo: não adianta fazer um parecer muito bom, perfeito, que é validado por dois advogados em 100% e que levou um mês para ser feito – especialmente se o cliente esperava por esse parecer em dois ou três dias. Nesse caso, o valor para o cliente está na agilidade com que o escritório é capaz de dar o parecer que ele precisa. O cliente quer o parecer de forma rápida e com o trabalho desenvolvido da forma correta. Se o seu escritório não conseguir entregar esse “valor” para o seu cliente, você poderá perdê-lo para o escritório concorrente.

Benefícios do lean manufacturing para os escritórios de advocacia

Confira, segundo Sachser, quais são os principais benefícios da implantação da metodologia lean manufacturing em escritórios de advocacia:

  • O advogado passa a conhecer melhor o seu escritório. Isso é possível através dos indicadores de performance previstos na metodologia lean, os quais mostram desde o número de clientes que o escritório tem até os seus processos e o nível de retrabalho que está sendo feito por pessoas da sua equipe.
  • O lean manufacturing ajuda a enxergar o desempenho do seu escritório levantando os principais dados do cotidiano dos seus profissionais. Assim, o negócio apresenta dados com maior transparência e acessibilidade.
  • Essa metodologia também prevê a redução sistemática do retrabalho. Uma vez que você tem os procedimentos do seu escritório descritos, é possível identificar erros e problemas que podem ser corrigidos. O lean manufacturing propicia várias ferramentas para isso. Além disso, todas as pessoas do escritório são estimuladas a produzirem uma melhoria contínua com essa nova forma de gestão. Todo mundo participa do processo, os erros são corrigidos, e os problemas resolvidos com essa metodologia de forma rápida e sistemática. Não há mais aquela cobrança “Quem errou?!?”. Em seu lugar surgem questões como “Por que e como o problema ocorreu?” e também “Como podemos evitar que ocorra novamente?”. Este novo engajamento e a mudança na gestão é que geram a melhoria contínua e a redução expressiva do retrabalho.
  • A facilidade da implantação do lean faz com que os funcionários do escritório tenham uma maior participação no processo de melhoria contínua da empresa. Todos propõem melhorias, o que pode ter um efeito incrível para o escritório. Por isso, esse processo faz o escritório ganhar em produtividade e em gestão. Os funcionários percebem que com um sistema de produção melhor, essa mudança será benéfica para todos.

Na avaliação de Sachser, a ineficiência do judiciário brasileiro começa nos escritórios de advocacia. Segundo ele, a obrigação dos gestores desses escritórios deveria ser a de melhorar sempre. “Esse envolvimento das pessoas é o maior benefício (do lean manufacturing). Não é uma máquina, um robô que você coloca para fazer o trabalho. É ouvindo e estimulando as pessoas a fazer o melhor trabalho e reduzir o retrabalho. Cuidando das pessoas, elas vão cuidar da sua empresa”, enfatiza o especialista.

Situação atual da implantação dessa metodologia nos escritórios brasileiros

O lean manufacturing nos escritórios do Brasil é quase nulo, segundo Sachser. A base do especialista para esse comentário são os dados do Lean Institute Brasil e do Lean Enterprise Institute. Esses são os institutos oficiais que promovem o estudo e treinamento e aplicação do Lean Manufacturing em várias áreas.

Segundo alguns autores desses Institutos, foram realizados, por enquanto, testes no Poder Judiciário na Ucrânia e da Dinamarca. Essa foi a adoção “oficial” do sistema no poder judiciário, mas não existem dados sobre a aplicação da metodologia lean em escritórios privados. Apesar disso, o instituto afirma que os grandes escritórios de advocacia – aqueles que faturam milhões nos Estados Unidos – certamente aplicam conceitos de lean manufacturing para que consigam ser tão competitivos. Mas essa é apenas uma suposição, já que não existe um levantamento sobre o assunto. Isso pode ser constatado no Lean Summit 2018, o maior e mais importante evento da comunidade Lean do Brasil que ocorreu em junho de 2018.

Gostou do nosso post? Então indique a leitura deste texto para um amigo. Também não deixe de participar do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário. O evento será promovido em Balneário Camboriú entre os dias 8 a 10 de novembro. Confira quem são os palestrantes e faça sua inscrição!

Aproveite também para conferir um mini curriculum do especialista Gustavo Zimmermann Sachser:

GUSTAVO ZIMMERMANN SACHSER
Engenheiro Mecânico (UFPR 2000), (INSA de Lyon, França 1999), pós-graduado em Gestão Estratégica da Produção (CEFET-PR 2004). Advogado (PUCPR 2015), pós-graduado em Direito Tributário Empresarial (PUCPR 2016). Atuou 18 anos indústria automobilística e de máquinas agrícolas: Volvo do Brasil, Peugeot-Citroën França, Renault do Brasil e Case New Holland. Gerente Financeiro, Melissa Folmann Advocacia e Consultoria (2016). Administrador, Instituto Professora Melissa Folmann – IPMF (2018).

 

Para uma sociedade de advogados ter sucesso, o mais recomendado é que ela tenha uma gestão empresarial. Entre outros cuidados, é necessário investir no gerenciamento de tempo dos sócios, já que, além do trabalho interno que precisa ser desenvolvido por eles, estes também podem ter que executar tarefas externas como participar de audiências, visitar departamentos públicos, realizar visitas comerciais, entre outros compromissos.

Assim, para que o gerenciamento de tempo em uma sociedade de advogados seja feito com precisão, será necessário dividir as atividades entre os sócios – inclusive se a sociedade tiver outros colaboradores – e classificar as demandas e prioridades. O ideal é que esse processo seja feito de forma fácil e prática, para que ele realmente faça parte do dia a dia da sociedade de advogados.

Algumas dicas para a gestão de tempo em uma sociedade de advogados

Além de um nível de organização maior e uma melhor produtividade, a implementação de um programa de gerenciamento de tempo traz para uma sociedade de advogados um equilíbrio importante entre a rotina de trabalho e a vida pessoal dos sócios. O efeito prático desse equilíbrio tende a ser o aumento da satisfação profissional.

Confira algumas dicas para que o gerenciamento do tempo seja feito da melhor forma em uma sociedade de advogados:

1. Busque resolver os problemas logo

Os problemas da sua sociedade de advogados devem ser resolvidos, preferencialmente, logo na primeira hora do dia. Quando você e os seus sócios conseguem fazer isso, a tendência é que o restante do dia seja mais leve – ou centrado em outras questões que não sejam a resolução de problemas.

Procure seguir o seguinte lema: aquele problema do qual você gostaria de fugir deveria ser o primeiro a ser resolvido. Tenha certeza que a sua produtividade ficará melhor depois que você tirar o problema que mais lhe preocupa da sua frente.

2. Evite gastar muito tempo com o telefone

Em uma sociedade de advogados, as interrupções para atender ligações de clientes podem prejudicar a linha de raciocínio de resolução de um problema. Ao atender um cliente por telefone, você transfere a ele os pensamentos de um outro caso e acaba perdendo toda a sua concentração, o que afeta, automaticamente, a sua produtividade.

Uma das formas de evitar isso é reservar parte do seu dia para fazer as ligações e dar o retorno para os telefonemas que foram recebidos pela secretária do escritório, por exemplo. No restante do dia, você poderia ficar focado nos seus processos e no andamento da sociedade de advogados. Outra maneira de resolver isso é adotando softwares jurídicos que permitem o acompanhamento dos processos diretamente pelos seus clientes – o que poderá reduzir significativamente as ligações para o seu escritório.

3. Liste as tarefas do próximo dia por prioridade

Uma forma interessante de ganhar tempo é fazer uma lista das tarefas prioritárias que você e os seus sócios terão no próximo dia de trabalho. Inclua, nessa lista, os problemas que vocês precisam resolver. Isso tomará alguns minutos do seu tempo atual, mas adiantará consideravelmente o trabalho que você terá no dia seguinte.

4. Cumpra os prazos

Algo fundamental na gestão de tempo de uma sociedade de advogados é o mapeamento de todas as atividades que você e os seus sócios tem no dia a dia do escritório. Nesse momento, é importante definir tanto prioridades quanto prazos factíveis para que as atividades sejam desenvolvidas de forma satisfatória.

Depois desse mapeamento, defina um cronograma com os seus sócios e procure cumprir cada compromisso e prazo de forma organizada e com eficácia.

5. Utilize ferramentas de apoio

Adquirir um software jurídico que contenha várias funcionalidades, como gestão financeira, gerenciamento de atendimento, processos e intimações, poderá marcar um “antes” e um “depois” na gestão de tempo da sua sociedade de advogados.

Através de um software jurídico, você e os seus sócios conseguirão controlar com agilidade e de forma muito mais simples e rápida alguns aspectos do escritório – como despesas, fluxos de caixa, registro de informações nos processos e intimações – e fazer o acompanhamento dos prazos dos processos de seus clientes.

6. Evite distrações

Procure evitar distrações em redes sociais e sites de notícias enquanto estiver em horário de trabalho. No entanto, não queremos dizer que você deva ficar alheio a esses recursos e fontes de informação.

O ideal é que você procure focar nas suas atividades durante o expediente e reservar um tempo, durante o dia, para ações paralelas como a consulta a redes sociais e sites de notícias.

7. Sincronize as suas agendas

Em uma sociedade de advogados, sincronizar as agendas dos diferentes sócios e cumprir todos os compromissos é um grande desafio. Essa gestão de agendas é um passo vital para que a sociedade dê certo. Hoje em dia, no entanto, existem diversos recursos que podem lhe auxiliar nesse processo.

Entre as várias opções, podemos citar os quadros de anotações, os post-its, os aplicativos de check-lists, as agendas tradicionais e – a mais eficiente – as agendas que integram os softwares jurídicos. Esse último item é o mais eficiente porque, além de ter acesso aos compromissos dos outros sócios e associados, você também poderá controlar todos os prazos dos processos dos seus clientes em um mesmo local.

8. Delegue tarefas

Em qualquer sociedade é importante que os sócios aprendam a delegar tarefas. Isso porque os gestores têm muitas outras preocupações e afazeres além daqueles que fazem parte do dia a dia das suas atividades para lidar.

Comece confiando os procedimentos operacionais da sua atividade aos seus subordinados. Depois, incentive essa prática também entre os seus sócios. Assim, vocês conseguirão dedicar mais tempo para as atividades de maior responsabilidade, como a prospecção de novos clientes, e para o planejamento da sociedade de advogados.

9. Realize uma atividade por vez

Procure dedicar a sua atenção e tempo para realizar uma atividade por vez. Hoje, em muitas áreas, o profissional multitarefas é bastante valorizado, mas no meio jurídico fazer muitas tarefas ao mesmo tempo pode impedir você de atingir o melhor resultado.

Em uma sociedade de advogados é muito comum isso acontecer. Como um escritório de advocacia tem muitas tarefas que precisam ser executadas por pessoas com a mesma função, não são raras as vezes em que um sócio acaba fazendo mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Tente evitar que isso aconteça e organize sua agenda para resolver uma questão por vez – isso trará uma melhor organização de tempo, foco e objetividade.

10. Procure sempre ser pontual

A pontualidade nos compromissos profissionais é de extrema importância, especialmente para uma sociedade de advogados. Enquanto em algumas outras áreas é possível atrasar certos compromissos sem grandes prejuízos, no meio jurídico um atraso pode significar a perda de um processo.

Quando você gerencia o seu tempo de forma organizada, também fica muito mais fácil ser pontual com os seus compromissos e não atrasar nenhuma entrega. Essa prática será positiva não apenas para você e para os seus sócios, mas para a imagem da sua sociedade de advogados como um todo.

 

A gestão de escritório de advocacia é facilitada pela tecnologia na medida em que esse uso possibilita o gerenciamento eficaz das atividades dos advogados, trazendo praticidade, agilidade e organização para o dia a dia desses profissionais.

Na área jurídica, a tecnologia agrega valor de forma considerável para todo o processo jurídico. A produtividade de um escritório de advocacia aumenta, assim como a qualidade do serviço prestado. Mas você sabe como a utilização de um software jurídico pode auxiliar na gestão de escritório de advocacia? Pois é sobre esse assunto que vamos tratar neste texto.

Como a tecnologia melhora a gestão de escritório de advocacia

Os benefícios da tecnologia para a gestão de escritório de advocacia começam a ser sentidos conforme a tecnologia é implementada. Os escritórios que aderem a um software especializado reduzem os processos em papel e conseguem obter um rendimento melhor do trabalho de cada advogado.

A diminuição do arquivo físico favorece não apenas a economia dos materiais de escritório mas também ajuda a otimizar o espaço utilizado por suas equipes. Assim, o escritório de advocacia poderá crescer sem precisar encontrar um espaço maior ou até mesmo reduzir os custos com aluguel ao ocupar um local mais adequado após a nova reestruturação do espaço físico.

Além de todos esses benefícios, o uso da tecnologia pelos advogados tornou-se necessário depois que, em fevereiro de 2016, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) passou a receber processos somente no modelo digital.

Assim, com a automatização de algumas de suas atividades, os advogados passaram a dedicar mais tempo para a produção de peças processuais e para prestar um atendimento personalizado aos seus clientes.

Um software de gestão de escritório de advocacia favorece os advogados na gestão do tempo, facilitando a elaboração de relatórios e a organização e sincronização das suas agendas. A inserção de um software jurídico melhora diversas atividades internas de um escritório, resultando em melhor produtividade, rentabilidade e organização. Assim, os escritórios que utilizam recursos tecnológicos agregam valor ao serviço prestado.

Dicas para agilizar e melhorar a gestão de escritório de advocacia

Um software especializado na gestão de escritório de advocacia pode trazer benefícios diversificados para o cotidiano das suas equipes. Confira, abaixo, algumas dicas que poderão ajudar você e o advogados do seu escritório a utilizarem da melhor forma possível as potencialidades de um software jurídico:

1. Agendas sincronizadas

Para um escritório de advocacia funcionar de maneira satisfatória, é fundamental a organização da agenda de cada profissional. Isso porque fazem parte dessa agenda os prazos que precisam ser seguidos e os compromissos de cada profissional.

Com um software desenvolvido para a gestão de escritório de advocacia, ficará muito mais fácil sincronizar a sua agenda com a dos outros advogados e ter as informações sobre os compromissos do escritório disponíveis em seus dispositivos móveis.

Entre outras funcionalidades, a agenda de um software especializado permite utilizar um sistema de alerta que vai impedir que você – ou alguém da sua equipe – perca algum compromisso. Também é possível compartilhar a sua agenda com um sócio ou colaborador.

2. Gerenciador de tarefas

Esse recurso de um software especializado na gestão de escritório de advocacia facilita muito o trabalho cotidiano dos advogados. O objetivo dessa funcionalidade é justamente tornar simples o gerenciamento da equipe de um escritório de advocacia.

Para isso, o programa disponibiliza listas com as tarefas de cada profissional, destacando as prioridades e o tempo necessário para a execução de cada atividade. Como tudo isso é feito de forma integrada, transparente e de fácil acesso para todos os colaboradores, a análise do desempenho dos funcionários do escritório também fica facilitada.

3. Gestão financeira mais transparente

O setor financeiro de qualquer negócio, incluindo um escritório de advocacia, é de extrema importância para o sucesso do empreendimento. A gestão correta dessa área será vital para que o seu escritório de advocacia consiga crescer.

Essa gestão financeira fica muito mais simples de ser feita com um sistema especializado na gestão de escritório de advocacia. Com um software jurídico é possível controlar os honorários dos advogados e acompanhar o desenvolvimento financeiro do escritório de uma maneira muito mais simples e visual.

Assim, ficará mais fácil identificar pontos em que o escritório poderá melhorar para maximizar os seus resultados, bem como verificar oportunidades de crescimento.

4. Reuniões por teleconferência

Um outro benefício trazido pela tecnologia é que os profissionais do meio jurídico agora podem se comunicar, em tempo real, através de aplicativos móveis. Em diversas ocasiões, você poderá substituir um encontro presencial por uma reunião feita por videoconferência – modalidade que permite, entre outras possibilidades, o compartilhamento de documentos.

Ou seja, muitas vezes você poderá utilizar a tecnologia a seu favor para evitar deslocamentos e encontros em outros ambientes, o que pode resultar em gastos adicionais, e resolver parte dos seus compromissos através de reuniões por teleconferência.

5. Integração de equipes

A tecnologia também permite a junção de processos e de equipes de forma ágil e facilitada. Com a integração proporcionada pelos softwares jurídicos, você conseguirá ligar diferentes setores através da troca constante de informações online.

Ao promover essa integração, a troca de informações entre as pessoas da sua equipe será realizada com muito mais precisão e agilidade. Além disso, o seu escritório terá a segurança de que tudo ficará registrado e documentado.

Essas informações centralizadas em uma plataforma facilitam a gestão de escritório de advocacia na medida em que os usuários podem visualizar as suas tarefas, compromissos e prazos de maneira simples e sempre atualizada. A integração de dados facilita também para o gestor visualizar como estão as finanças, o atendimento e o desempenho das pessoas que atuam no escritório – informações importantes para uma tomada de decisão mais assertiva.

6. Armazenamento digital

O armazenamento digital dos dados e informações de um escritório de advocacia é outra ferramenta muito útil para o dia a dia dos profissionais que trabalham nesse local. Isso porque a legislação exige que as informações de um escritório de advocacia estejam seguras, organizadas e protegidas. Com o apoio do meio digital, tudo isso pode ser feito de forma muito mais prática e econômica.

Um software especializado na gestão de escritório de advocacia permite que os arquivos importantes possam ser protegidos com senhas, por exemplo. Além disso, um software jurídico permite o envio urgente de documentos, bastando compartilhar o documento pelo aplicativo. Um gesto simples e rápido e que trará economia para a gestão de escritório de advocacia.

 

Para se diferenciar no cenário jurídico atual, altamente competitivo, cada vez mais advogados investem em marketing. Mas, para que os resultados sejam efetivos, é preciso contar com um plano de marketing bem estruturado e completo. Para acertar nesse plano é fundamental que você destine tempo para entender onde o seu escritório pode melhorar no atendimento dos seus clientes atuais, verificar de que forma ele pode se tornar mais relevante para os clientes futuros e medir os resultados a cada passo visando corrigir as rotas das ações que serão tomadas.

“O marketing aplicado à advocacia é essencial para o crescimento do advogado no mercado jurídico atual. A competição acirrada e a falta de diferenciação entre os escritórios, aos olhos do cliente, são os principais problemas a combater. A maioria dos advogados não tem nenhuma estratégia escrita, nem metas claras, mensuráveis. O plano comercial e de comunicação trará essa clareza, além de ser uma oportunidade de autocrítica e de voltar ao foco [do escritório]”, explica a consultora sênior da DNA Consulting, Gabriela Fornells. Confira, a seguir, quais passos o seu escritório deve dar para acertar no plano de marketing.

Dicas para o seu escritório elaborar um plano de marketing jurídico

Quando falamos de marketing, todas as iniciativas e ações precisam ser consistentes. Nesse sentido, para a efetivação de um plano de marketing, é indispensável que todas as ações propostas tenham um começo e uma conclusão.

Os seus clientes precisam perceber um escritório de advocacia organizado, com produtos pertinentes e que trabalhe com ações para fidelizar os seus clientes. “Os escritórios de advocacia têm de criar uma verdadeira relação com os seus clientes e serem admirados por estes. A venda jurídica é personalíssima e exige confiança”, afirma Gabriela Fornells.

Para a consultora sênior da DNA Consulting, Gabriela Fornells, o marketing é um recurso fundamental para os advogados se diferenciarem hoje no mercado

 

Veja alguns atributos e dicas dados pela consultora e que a especialista Gabriela Fornells considera como essenciais para que o seu escritório acerte no plano de marketing jurídico:

1. Consistência

O marketing deve ser simples e feito de forma contínua. Começar hoje é simples, porém manter isso ao longo das semanas, meses e anos requer uma atitude consciente dos sócios do escritório em prol do negócio. O advogado é muito acostumado a trabalhar pelo seu cliente e nos seus processos.

Cumprir os prazos, peticionar e ir às audiências – tudo isso faz parte da rotina do advogado. Porém, ele não está acostumado a trabalhar por si mesmo, pela sua marca jurídica e por suas metas. Assim, para que um plano de marketing funcione, é preciso ocorrer uma mudança de “mindset”. Essa mudança pode definir a vida ou a morte do escritório, já que estamos em um mercado com mais de 1 milhão de advogados e cerca de 53 mil sociedades de advogados formalmente constituídas no País.

2. Estruturação

Para todo plano de marketing ter sucesso é necessário saber mensurar os resultados e identificar os pontos que deram certo e aqueles que precisam ser melhorados. Para isso, é muito importante estruturar os objetivos e metas que o escritório pretende alcançar com essas ações.

É importante também determinar um período de tempo para mensurar os resultados. Essa métrica poderá ser semestral ou anual, por exemplo. Depois dessa etapa de mensuração dos resultados, virá a etapa das correções no planejamento de marketing.

3. Pertinência

O Código de Ética da OAB tem algumas regras que limitam as ações de marketing para advogados – são proibidos, por exemplo, anúncios em veículos de massa, como rádio e televisão. Portanto, a pertinência e a coerência com esses critérios, aliadas ao bom senso, devem ser adotadas na hora de estruturar o seu plano de marketing.

4. Personalidade

Um visual impecável é fundamental no marketing jurídico. Todo material relacionado ao escritório, como logotipo e material de correspondência, precisa ser bem elaborado para imprimir boa impressão e personalidade.

Isso vai diferenciar o seu escritório aos olhos do cliente, pois a falta de cuidado com a imagem da marca poderá levá-lo a procurar outras opções no mercado que trabalhem bem esse aspecto.

5. Confiança

A confiança é imprescindível na venda jurídica. Para criá-la em seus clientes, é muito importante dar plena atenção ao que eles precisam.

Um serviço de excelência gera senso de autoridade, confiabilidade e ajuda a difundir o seu nome no mercado. Um cliente satisfeito e que tem confiança em seu trabalho, por exemplo, proporciona uma ação de marketing espontânea que pode trazer novos clientes para o seu escritório. Sendo assim, o aumento da confiança dos seus clientes deve fazer parte do seu plano de marketing.

6. Admiração

Os três últimos pontos tratados são pilares para a conquista da admiração dos seus clientes e do seu potencial público-alvo. Um plano de marketing que consiga transparecer ao público personalidade, pertinência e confiança facilmente terá admiração. Os clientes e seus concorrentes passarão a usá-lo como referência e indicação. Para conseguir isso, a sua meta deve permanecer sempre à frente das tendências.

Gostou das dicas que a especialista produziu especialmente para o nosso blog? Quer saber mais sobre as estratégias que o seu escritório poderá adotar para elaborar o seu plano de marketing? Então acesse nosso blog e leia outros conteúdos relacionados com a sua área e que poderão auxiliá-lo nessa tarefa.