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Com o Provimento nº 74/2018, atos eletrônicos de serviços notariais de registro passam, entre outras coisas, a ter a exigência de cópia de segurança. Essa cópia, ou backup, deverá ser preservada em mídia eletrônica e pela internet, segundo o Art. 3 do Provimento nº 74. Com isso, o sistema para cartório em nuvem se mostra um recurso que vem sendo incorporado à rotina das serventias.

Um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

No entanto, as vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem são diversas. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

2. Conformidade com as normas legais

O Provimento nº 74 surgiu em um momento em que se via uma necessidade em adaptar cartórios às novas políticas de segurança de informação. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

A auditoria ou uma empresa especializada se torna responsável pelos backups do sistema para cartório em nuvem. Assim, detectam-se erros e atos realizados, reforçando a segurança de dados.

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a organização tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

A distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implantada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente. Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup podem ser programadas e automatizadas. Isso permite que o foco do cartório possa ser dirigido a outras demandas estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados. Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Como é sua experiência ao utilizar um sistema para cartório em nuvem? De que forma um sistema 100% em nuvem pode auxiliar nas rotinas de sua serventia? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários e até a próxima.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é uma lei brasileira que segue uma tendência mundial de implantação de normas que conferem segurança aos dados, sendo um reflexo direto da legislação europeia, a GDPR (Regulamento 2016/679). A LGPD foi editada em 2018, mas a adequação ficou para agosto de 2020, caso não seja adiada para 2021, em função da pandemia da COVID-19. 

Leia mais

Fazer a gestão completa do cartório é um grande desafio. No entanto, com determinação e o auxílio das metodologias e ferramentas certas, vencê-lo torna-se mais fácil.

De modo geral, para prestar um bom serviço e ter uma boa performance de negócio, o titular e os gestores, em seu planejamento, devem levar em consideração cinco pontos básicos: capital humano, processos, finanças, tecnologia e cliente.

Neste artigo, descubra mais sobre como administrar esses pilares na rotina de sua serventia. Acompanhe a seguir.

5 dicas para fazer a gestão completa do cartório

Fazer uma gestão completa do cartório é uma necessidade para as serventias que querem se tornar mais competitivas, produtivas e rentáveis. Entre as ações para se alcançar tal resultado, podemos destacar:

1. Mapeie, redesenhe e avalie constantemente seus processos

Para fazer uma gestão completa do cartório, é preciso ter processos enxutos, ágeis e eficientes. Para tal, utilizar o workflow como aliado é crucial. Ele consiste em uma metodologia para organizar seu fluxo de trabalho de forma lógica e producente.

Hoje, há ferramentas, como o Alkaflow, que ajudam a automatizar seu workflow, a tornar seus processos mais fluidos, padronizados, controláveis e a dar tração para sua serventia produzir mais e melhor.

2. Elabore estratégias para uma boa gestão de pessoas

Uma gestão completa do cartório, sem dúvidas, passa por uma boa gestão de seu capital humano. Uma equipe motivada e comprometida é fator essencial para que a serventia funcione bem, conquiste a satisfação dos clientes e seja custo-eficiente.

Por isso, é importante criar uma cultura de reconhecimento e valorização de seus talentos – esses são combustíveis primordiais para gerar comprometimento dos funcionários com seu trabalho e com as metas da serventia.

Ações como premiações para o funcionário do mês, feedback frequente e momentos de confraternização, integração e celebração são boas iniciativas. Ter um programa de ideias, demonstrando a importância dada à colaboração da equipe e premiando-a pelas melhores ideias também é algo que pode ser bastante eficaz.

3. Dê a atenção devida à gestão financeira da serventia

Diferentemente de boa parte dos negócios, as serventias não podem sair alterando o valor do serviço prestado (e que é tabelado pelo governo), seja para incrementar seu lucro ou para atrair mais clientes.

Com especificidades como essa, fazer uma gestão financeira precisa e completa torna-se ainda mais importante. É preciso extrair o máximo de retorno de seus recursos, eliminar desperdícios, reduzir custos operacionais sem perder qualidade no atendimento e criar condições favoráveis para ter um fluxo de caixa sadio. E tudo isso somente será possível com uma boa gestão financeira de seu negócio.

4. Ouça o seu cliente

Uma gestão completa do cartório deve também abarcar quem é, no final das contas, sua razão de existir: o cliente.

Em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, buscar formas de elevar a satisfação de seu público e de monitorar sua percepção sobre os serviços prestados pela serventia é fundamental.

Para isso, é importante fornecer canais para que seu cliente possa contribuir e se expressar. Formulários impressos ou online, ouvidoria, entre outros recursos podem ser usados para conhecer a opinião, as dúvidas e as sugestões de seus clientes e, a partir disso, gerar insights para a melhoria de seus serviços.

5. Adote um sistema para gestão completa do cartório

Fazer a gestão da serventia em diferentes meios, utilizando diversos softwares pode, no final das contas, apenas dificultar seu trabalho. O fato é que, quanto mais as rotinas ficam visíveis, centralizadas, organizadas e mensuradas em uma única solução, ter um panorama do desempenho atual de seu cartório e do que precisa melhorar em sua gestão torna-se algo muito mais viável e facilitado.

Por isso, adotar um sistema para a digitalização completa do cartório, como os sistemas CART, é uma ação inteligente para ter controle integral sobre a gestão e o desempenho de sua serventia.

Com o CART, você pode automatizar diversas etapas dos processos mais comuns do negócio, trazendo mais segurança, agilidade e eficiência a eles. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, fazer o controle de protocolos, o cadastro de matrículas em lote e a validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, além de backups periódicos para trazer mais segurança aos dados da serventia, entre diversas outras rotinas.

E então, que tal aplicar essas dicas para fazer uma gestão completa do cartório? Solicite uma demonstração dos sistemas CART e do Alkaflow para modernizar e profissionalizar ainda mais sua gestão!

Gerir os custos do cartório é, de fato, um grande desafio. São diversas ações a serem implementadas, controladas e aperfeiçoadas. No entanto, esse cuidado pode representar um grande passo para a profissionalização da serventia, para incrementar sua receita e torná-la mais eficiente.

Neste artigo, descubra mais sobre a grande importância que a gestão de custos exerce na performance de seu cartório. Acompanhe a seguir.

O que é a gestão de custos no cartório?

Os custos referem-se aos investimentos que o cartório realiza para conseguir operar e prestar seus serviços. A gestão de custos do cartório, portanto, é a administração desses valores, abrangendo sua definição, seu registro, seu controle e a mensuração de seus resultados.

Pode parecer algo bastante óbvio, no entanto, muitos gestores acabam pecando e comprometendo a lucratividade de sua serventia ao não darem a devida atenção aos gastos do negócio. Alguns não os planejam, outros não registram a saída de quantias menores do caixa, há quem misture finanças pessoais do titular do cartório com as empresariais. Em um primeiro momento, essas podem parecer ações inofensivas, no entanto, no médio e longo prazo podem ter um “efeito bola de neve”, e comprometer severamente o negócio.

Principais benefícios de uma qualificada gestão de custos do cartório

Como vimos, a gestão de custos do cartório é um dos pilares essenciais para a sustentabilidade e a lucratividade do negócio. Com isso, entre os benefícios potenciais trazidos por esse trabalho, podemos destacar:

1. Tornar o cartório mais custo-eficiente

Fazer mais com menos recursos: esse é um dos desafios mais comuns de qualquer tipo de negócio. E ele torna-se mais factível quando se realiza uma boa e completa gestão de custos do cartório.

Com isso, consegue-se manter o equilíbrio entre os valores que entram e saem do caixa, detectando de antemão ações que possam estar consumindo excessivamente seus recursos, gerando desperdícios ou que não estejam trazendo resultados para o negócio. Assim, alocar verba no que realmente gere valor e ajude a serventia a operar melhor, torna-se algo mais fácil e exequível.

2. Identificar formas viáveis de enxugar gastos

Ao realizar a gestão de custos do cartório, o titular da serventia terá uma visão precisa e detalhada da situação financeira do negócio. A partir desse panorama, pode-se extrair inteligência dos dados e perceber gargalos que estejam consumindo recursos de modo contraproducente, além de detectar táticas para cortar gastos sem interferir na qualidade do serviço prestado ao cliente.

3. Aumentar a produtividade da equipe e a satisfação do cliente da serventia

Ao cortar desperdícios e conseguir alocar melhor a verba do cartório, implementar melhorias, como um sistema para automatização de tarefas ou a contratação de treinamentos para sua equipe de atendimento, torna-se possível.

Com isso, a produtividade dos funcionários pode ser elevada e o atendimento ao cliente agilizado e qualificado, o que deverá gerar inúmeros impactos positivos nos resultados do negócio.

4. Reduzir riscos para a sustentabilidade do seu negócio

Diversos fatores internos e externos podem impactar na rotina e no desempenho dos cartórios. No entanto, com um bom planejamento e uma gestão de custos bem-feita, é possível diminuir bastante os riscos de um imprevisto comprometer toda a operação e a lucratividade da serventia.

Dicas para uma boa gestão de custos do cartório

Para garantir todos esses benefícios para seu cartório, é importante agir proativamente e adotar algumas boas práticas.

Entre elas, estão:

1. Monte um plano de contas e registre tudo, sem exceção

Uma das bases para a boa gestão de custos do cartório é criar um plano de contas. Esse, de modo sucinto, é uma relação das contas necessárias para que a serventia possa registrar todas as movimentações financeiras que ocorrerem.

Desse modo, deve constar de forma clara tudo aquilo que puder ser classificado como receita, despesa, ativo e passivo. Evite denominações muito abrangentes como “despesas gerais” ou “outros”.

Quanto mais precisas forem as categorias e se, de fato, elas forem utilizadas para registrar todas as atividades financeiras de entrada e saída do cartório, mais você conseguirá ter um quadro sempre atualizado da saúde financeira de seu negócio, o que possibilita melhorar sua tomada de decisão, realizar projeções assertivas e não ser pego de surpresa por gargalos que estejam drenando seus recursos.

2. Evite más práticas comuns

Não misture finanças pessoais com empresariais; evite fazer investimentos sem um planejamento prévio; não faça retiradas do caixa de modo arbitrário; não deixe de fazer previsão de fluxo de caixa; não continue gastando com determinadas ações porque “sempre foi assim” – reexamine tudo.

3. Invista em soluções tecnológicas

Registrar e controlar todos os itens da gestão de custos do cartório de modo manual ou por meio de diversas planilhas descentralizadas pode se tornar um trabalho homérico e que acaba tomando muito de seu tempo, impossibilitando que você planeje e execute outras ações estratégicas.

Por isso, utilizar um sistema de gestão que tenha módulo ou recursos para auxiliá-lo nessa tarefa pode agilizar – e muito – o seu trabalho. Além disso, com a automação, se evita erros humanos, retrabalhos e inconsistências, o que potencializa seus resultados nesse desafio.

Ainda, com essas soluções tecnológicas, emitir relatórios e fazer levantamento e cruzamentos de dados torna-se algo muito mais prático e rápido, o que é essencial para que você não perca o timing para suas tomadas de decisão.

E na sua serventia, como é feita a gestão de custos? Deixe sua mensagem nos comentários e, se quiser saber mais sobre os sistemas CART, que contam com módulo financeiro que controla as entradas e saídas das receitas e despesas, além de livros e relatórios para análise e controle dos fluxos de caixa, solicite uma demonstração gratuita.

As rotinas diárias de um cartório exigem procedimentos mais práticos e eficazes para que os clientes da sua serventia identifiquem a qualidade no seu atendimento. Com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de mudança.

Sim, estamos falando da automação! A automatização dos cartórios permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Neste post, vamos falar mais sobre a automação dos livros do cartório e de como esse novo procedimento está agilizando os serviços de uma serventia. Boa leitura!

Descubra por que a automação é o melhor investimento para o seu cartório

Transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.

Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.

Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser. Para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento. Digitalize os livros do seu cartório e deixe a sua serventia com uma capacidade de resposta muito melhor!

A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados de uma serventia. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.

Entre os benefícios da automação para um cartório, podemos destacar o fácil acesso para os dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado de qualquer computador. Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil.

O custo também diminui. A automação reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de forma simples e rápida.

Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.

Confira as características e os diferenciais do Cart Imóveis

O Cart Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o Cart Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.

A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que sofrem frequentes alterações e novas exigências, como a Corregedoria, o CNJ, a Receita Federal, as prefeituras e as entidades de classe (Anoreg, Colégio Notarial do Brasil, entre outros).

O Cart Imóveis reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.

Com o Cart Imóveis, o seu cartório poderá fazer:

  • O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
  • Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
  • Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
  • Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
  • Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
  • Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
  • Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
  • Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).

Gostou do nosso post? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog. Também fica o convite para conhecer mais do nosso software acessando a página dos Sistemas Cart. Aproveite para entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar o seu cartório a ser ainda mais eficiente!

A velha máxima de que tempo é dinheiro continua sendo o lema de muitas organizações. Por isso, cada vez mais cartórios buscam ferramentas e soluções tecnológicas para conseguir otimizar ao máximo o tempo de realização de suas atividades diárias.

Se o seu cartório está pensando em investir em um software especializado, este conteúdo poderá interessar a você. Neste texto, separamos três dicas para que o seu cartório consiga utilizar os relatórios de gestão do sistema CART Imóveis a seu favor.

Confira um exemplo prático do uso da funcionalidade Relatórios de gestão do CART Imóveis

De acordo com o escrivão e representante do Ofício de Registro de Imóveis de São José, Naurimar Adriano Domingos da Anunciação Lacerda, a demanda de trabalhos antes de implantar o Sistema CART era menor devido à capacidade de realização dos trabalhos.

Com o CART Imóveis, Naurimar percebeu a importância da otimização do tempo. Essa otimização, além de aumentar o fluxo de atividades do cartório, propicia a evolução constante do trabalho realizado. “Hoje estamos passando por uma profunda transformação nas nossas atividades com as centrais de registro eletrônico. O CART está em constante integração e será peça-chave para automatizar essa transformação”, destaca o escrivão.

Confira três dicas do escrivão e usuário do sistema para que você utilize ao máximo o recurso de relatórios de gestão do CART Imóveis:

1. Faça a indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas posteriores

O software da Alkasoft permite a digitalização e o armazenamento de documentos no computador, com opção de impressão, proporcionando rápido acesso à documentação digitalizada. Dessa forma, o CART Imóveis pode potencializar atividades com eficiência e segurança para cartórios que buscam economizar tempo na administração e automatização de todos os seus processos internos.

De acordo com Naurimar, essa funcionalidade facilita a realização das atividades. Segundo o escrivão, a função Relatórios do Sistema CART melhora a rotina e as demandas do cartório.

“O CART realiza o controle de toda a tramitação do título, gerencia as imagens do acervo e alerta quando uma imagem está desatualizada. Os modelos textuais, tanto dos atos como dos ofícios, podem ser padronizados. Isso permite compartilhar padrões regionais com serventias de todo o estado”, explica Naurimar.

2. Tenha controle financeiro e segurança nas transações dos relatórios de gestão

Sendo uma importante ferramenta na hora de realizar processos internos com segurança, o CART Imóveis viabiliza a automação integral do serviço registral. Dessa forma, o software reproduz todos os passos que configuram o processo de registro civil, o que resulta em mais eficiência e um atendimento de alto padrão.

Para o representante do Ofício de Registro de Imóveis de São José, essa é uma funcionalidade fundamental no sistema, já que é uma função que necessita estar em constante atualização para que seja possível realizar o processo com excelência e segurança.

Ele destaca a importância da segurança e da tranquilidade que o sistema da Alkasoft traz ao processo diário do cartório: “O controle financeiro e a geração de relatórios modulares permitem liberdade na gestão da serventia. A postura que a Alkasoft adota perante seus clientes é o que me deixa tranquilo”.

O CART Imóveis também realiza a emissão e a remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, a fim de gerar a NF-e. Além disso, contempla indicador pessoal e emite etiquetas em substituição aos carimbos, garantindo agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

3. Facilite a administração e a automatização de todos os processos do cartório

O sistema da Alkasoft possui o CART Scan, ferramenta responsável pela digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório. Com isso, o processo de registro de imóveis e a gestão das informações são otimizados, o que contribui para a prestação de um serviço de excelência.

Naurimar destaca que essa função auxilia no dia a dia de um cartório, já que facilita a aplicabilidade de uma função importantíssima: “O CART comunica aos usuários da serventia quando os títulos estão prontos e também permite encaminhar por e-mail as exigências. Permite assinar eletronicamente as certidões e entregar esses documentos em meio digital”.

Em suma, o sistema CART Imóveis possibilita a integração e a automação completa dos livros do cartório, o que agiliza os processos internos e os relatórios de gestão. A solução da Alkasoft também facilita o cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias.

 

Gestão administrativa e financeira eficientes: é comum que esses dois pontos sejam os mais lembrados por advogados titulares de cartório como seus principais desafios. Afinal, a rotina diária de trabalho em um cartório de registro de imóveis exige um controle dos processos feito de forma precisa para potencializar a produtividade e garantir segurança à documentação, agilidade nos trâmites e satisfação do cliente.

Para executar com eficiência a sua gestão, o titular do cartório deve levar em consideração quatro pilares básicos: humano, físico, financeiro e tecnológico. Assim, todos os pontos estratégicos e operacionais da sua serventia estarão sob observação a fim de identificar os possíveis gargalos de produtividade em cada área. Se esse é o seu objetivo, continue a leitura e descubra como melhorar o controle dos processos da sua serventia. Ao terminar, você saberá como enfrentar esse desafio e também como superá-lo.

3 medidas práticas para melhorar o controle dos processos do seu cartório

Quando um cartório identifica os gargalos nos seus processos, é possível atuar para buscar estratégias inteligentes que otimizem o tempo de trabalho na serventia. Essa mudança, consequentemente, auxilia no aumento da produtividade dos processos.

Confira algumas dicas práticas que poderão ajudá-lo a ter total domínio sobre o controle dos processos na sua serventia:

1. Tenha uma comunicação clara

É importante que não apenas o titular do cartório, mas também todos os seus colaboradores saibam claramente qual o objetivo e a missão da sua organização. Em todas as reuniões do seu cartório essa mensagem pode ser reforçada, envolvendo todas as áreas da serventia.

Nesse sentido, a Norma de Conduta já é muito praticada em cartórios e é eficiente por ser um “norte” no qual as pessoas tendem a focar. Afinal, as suas equipes precisam saber qual caminho seguir.

2. Compartilhe o seu planejamento

Os planos e metas do titular do cartório devem ser compartilhados com todos. Trabalhe para que haja integração entre os departamentos e para que os seus funcionários se sintam envolvidos e fazendo parte do desenvolvimento do seu cartório. Lembre-se que líderes que têm características inspiradoras mantêm a equipe unida.

3. Invista em melhoria contínua

A melhoria contínua do atendimento do cartório e o aumento da produtividade estão diretamente ligados à qualidade do investimento em treinamentos e na tecnologia adotada pelo seu cartório.

A observação constante do andamento dos processos, bem como o seu controle e o desenvolvimento das equipes facilitarão a identificação das suas necessidades. Assim, ficará mais fácil detectar os pontos para o aprimoramento interno do cartório.

Como a tecnologia pode ser um diferencial na gestão e no controle dos processos

Investir em melhoria contínua para otimizar o controle dos processos em sua serventia passa por conhecer as tecnologias que podem ser benéficas à rotina do seu cartório – lembrando que a tecnologia pode facilitar tanto a gestão do titular do cartório quanto a qualidade do trabalho dos seus colaboradores.

Adotada em diversos cartórios atualmente, a informatização dos processos garante à serventia mais organização, modernidade, rapidez e segurança na prestação de serviços notariais e de registros.

Entre os benefícios da informatização podemos citar o sistema de banco de dados eficiente que gera agilidade nos relatórios encaminhados. Além de aumentar a segurança da gestão de dados, essa informatização e otimização traz comodidade e praticidade no acesso aos serviços, padronização dos procedimentos e redução do uso de papel.

Ao utilizar a tecnologia como parte do controle dos processos da sua serventia, os clientes e o pessoal que atua no seu cartório passam a acompanhar o andamento dos processos, monitorar as matrículas por e-mail ou SMS e podem até receber uma certidão em no máximo duas horas.

Quer adotar tecnologia especializada no seu cartório? Conheça o CART Imóveis

A Alkasoft é uma empresa que há mais de 20 anos investe na pesquisa e no desenvolvimento de soluções tecnológicas aplicáveis à área jurídica – principalmente direcionadas aos segmentos de advocacia, cartórios e marcas.

Dentre as soluções que a nossa empresa desenvolveu para auxiliar cartórios de registro de imóveis na organização e armazenamento de dados está o CART Imóveis, um sistema completo, de fácil manuseio, intuitivo, seguro e que possui todas as ferramentas para administrar e agilizar os seus processos de trabalho.

Dentre as várias funções do CART Imóveis, podemos destacar:

  • Cadastro de matrículas em lote;
  • Prazos de vencimento diferenciados;
  • Cálculo automático do 1º financiamento;
  • Checklist;
  • Controle de estoque de selos digitais;
  • Validador de assinatura digital;
  • Integração completa com as centrais Arisp e de Indisponibilidade de Bens.

Com o módulo financeiro, você pode ter um plano de contas, controlar o caixa, as receitas e despesas, emitir diversos relatórios e gerar os livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado.

Você também poderá gerenciar e controlar a produtividade da sua serventia através do Cart Workflow. Esse recurso permite liberdade para que você possa personalizar os seus modelos de impressão, matrículas, livros, textos e o que mais você achar necessário.

Como você pôde ver neste conteúdo, a automatização aplicada na sua serventia permite um controle de processos muito mais eficiente, não é mesmo? Então não perca mais tempo! Confira a página do nosso software para cartório e entre em contato conosco para verificar, na prática, como o CART Imóveis pode ajudar a sua serventia!

 

Depois de anos de estudo, você passa em um concurso público e assume como tabelião de um cartório. Finalmente os seus problemas acabaram e você pode aproveitar a vida que sempre sonhou para si, não é mesmo? Bem, na hora do vamos ver, isso não é inteiramente verdade. Claro, ser oficial em um cartório é uma ótima profissão, mas também requer muito trabalho e muita disciplina. Isso porque são centenas de documentos que passam por ali todos os dias e você é responsável por eles.

Ainda que seja administrado por uma pessoa de direito privado, um cartório é uma instituição de direito público e, por isso, precisa fazer tudo conforme a lei permite. Não à toa você precisa prestar contas de todos os serviços de registro e notariais. Já deu para perceber que essa é uma grande responsabilidade, não é mesmo? E uma forma de organizar o seu cartório é informatizando-o completamente por meio dos Sistemas CART, uma solução desenvolvida pela Alkasoft.

Como a informatização com os Sistemas CART ajuda o seu cartório?

Em julho de 2018, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) publicou o Provimento nº 74, que “dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”.

Entre os padrões mínimos de tecnologia previstos para os cartórios, o provimento do CNJ prevê que “o sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou por eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

Dessa forma, a informatização garante um sistema de banco de dados eficiente, trazendo mais agilidade no serviço prestado pelos cartórios. Além disso, a instituição conta com mais segurança e mais praticidade na execução das suas demandas diárias. Ou seja, o investimento na informatização dos cartórios não é mais um diferencial de mercado, mas uma exigência e uma necessidade para as serventias.

As vantagens que citamos para o tabelião e para toda a equipe que trabalha no cartório são apenas algumas das disponibilizadas pela informatização dos cartórios. No entanto, a informatização beneficia também os clientes do cartório, que podem acompanhar o andamento dos processos, monitorar matrículas e até mesmo receber certidões solicitadas com maior velocidade.

No entanto, se a informatização é imprescindível e obrigatória, quais são os diferenciais dos Sistemas CART? É exatamente isso que veremos a seguir!

Sistemas CART: conheça os diferenciais

Com os Sistemas CART, você tem o controle e a informatização completa do serviço registral e notarial. Além disso, é possível reproduzir todas as etapas dos processos da serventia, oferecendo ainda mais segurança e mais rapidez no atendimento ao seus públicos.

Para a sua praticidade, você digitaliza e armazena documentos em seu computador, com a possibilidade de impressão e com facilidade de acesso! Conheça sobre cada um dos nossos produtos:

1. CART Notas

Desenvolvido com a finalidade de administrar e automatizar todos os processos da rotina de tabelionatos. Proporciona mais organização, agilidade e segurança ao processo notarial.

2. CART Civil

Viabiliza a automação integral do serviço registral, reproduzindo todos os passos que configuram o processo de registro civil. Ou seja, mais eficiência que gera um atendimento de alto padrão.

Além disso, conta com relatórios de gestão que possibilitam o controle de todos os atos praticados na serventia.

3. CART Títulos & Documentos (RTDPJ)

Permite a digitalização e o armazenamento de documentos no computador, com opção de impressão, proporcionando rápido acesso à documentação digitalizada.

Contempla ainda indicador pessoal e emite etiquetas em substituição aos carimbos, garantindo agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

4. CART Imóveis

Possibilita a integração e a automação completa dos livros do cartório, o que agiliza os processos internos e facilita o cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias.

Com isso, o processo de registro de imóveis e a gestão das informações são otimizados, o que contribui para a prestação de um serviço de excelência.

Funcionalidades opcionais do CART Imóveis

  • CART Scan: digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório;
  • CART NF-e: emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras a fim de gerar a NF-e;
  • CART Indexação: indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas;
  • CART Web: portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia. Os clientes devidamente autorizados e de posse de seus dados exclusivos de acesso podem consultar e registrar solicitações via internet;
  • Alkabackup: é um serviço que protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados em ambiente seguro.

Essas são algumas das vantagens que os Sistemas CART oferecem para o controle e para a informatização completa do seu cartório!

Está procurando uma solução vantajosa e com excelente custo-benefício? Entre em contato conosco ou solicite uma demonstração grátis dos Sistemas CART! Quem sabe não oferecemos exatamente o que você procura?

 

Cartórios armazenam um grande volume de informação e documentos diariamente. Por esse motivo, ter um processo automatizado para organizá-los é fundamental para manter o trabalho mais ágil e dinâmico, acelerando a emissão de diversos documentos, inclusive da certidão imobiliária. Além disso, por ser um trabalho que exige muita atenção e prevê o acúmulo de documentos, é recomendável que os cartórios utilizem um software específico para o seu armazenamento.

Utilizar um software desenvolvido especialmente para essa finalidade significa ter processos mais organizados, rápidos, transparentes e, claro, com mais segurança em relação aos documentos armazenados. Com os processos automatizados, toda a equipe de gestores e colaboradores passa a ter mais tempo para desenvolver outras funções.

O que levar em conta na hora de automatizar a emissão de uma certidão imobiliária?

Quando o processo de emissão de documentos deixa de ser totalmente manual, a agilidade na emissão de uma certidão imobiliária aumenta. Com o apoio da tecnologia, também há menos chances de possíveis erros acontecerem. Assim, a consequência de um atendimento mais rápido e eficiente em relação à emissão da certidão imobiliária é que a satisfação com o atendimento do cartório se torna muito maior.

No entanto, na hora de escolher um software específico para cartórios é importante levar em consideração algumas características essenciais, já que esses pontos serão importantes para trazer ainda mais agilidade aos processos de emissão de certidão imobiliária.

Confira os principais aspectos que você deverá ponderar antes de adquirir um software especializado para cartórios:

1. Controle de documentação e de protocolos

O volume de documentos que circulam em um cartório é grande. Por isso, é muito importante que o software escolhido ajude no controle das demandas do seu cartório, auxiliando com o cumprimento de prazos e também com o registro das pessoas envolvidas em cada processo oferecido. Dessa forma, será possível para o seu cartório reduzir tempo para a execução das tarefas do dia a dia e, consequentemente, melhorar a produtividade das suas equipes.

2. Facilidade de uso e segurança de dados

É importante escolher uma ferramenta completa, que seja intuitiva de usar e que possa ser instalada no próprio cartório. A segurança na gestão de dados também é um item importante para ser observado, afinal, os documentos gerados no seu cartório são comprovantes legais e precisam ter sua confidencialidade preservada e garantida.

3. Integração com outros sistemas

Além dos pontos citados, vale ressaltar como a integração do software para cartórios com outros sistemas relacionados ao seu dia a dia é fundamental. Com um software que permita essa integração, o cartório passa a ter integração completa das informações que foram cadastradas nesse sistema com as centrais de registro de dados e, dessa forma, conseguirá atender às obrigatoriedades dos órgãos relacionados à sua atividade.

Pensando em melhor atender os cartórios e suas rotinas, inclusive facilitar a emissão da certidão imobiliária, a Alkasoft disponibiliza no mercado o CART Imóveis. Confira, a seguir, quais são os principais diferenciais do nosso sistema.

Confira os principais benefícios do CART Imóveis

O CART Imóveis faz parte do Sistema CART, um conjunto de softwares desenvolvidos especialmente para agilizar os processos e melhorar o atendimento nos cartórios.

O CART Imóveis integra os 5 livros utilizados nos cartórios e não requer a inclusão de todo o passado registrário para começar a funcionar. Além disso, a nossa solução dispõe de módulos adicionais para a digitalização de imagens (Cart Scan), acesso às informações via Internet (Cart Web) e cópia de segurança dos dados do cartório (Alkabackup).

Outras funcionalidades opcionais do CART Imóveis:

  • CART Scan: digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório;
  • CART NF-e: emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras a fim de gerar a NF-e;
  • CART Indexação: indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas;
  • CART Web: portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia;
  • Alkabackup: protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender às demandas estipuladas pela Recomendação nº 9, de 7 de março de 2013, e pela Recomendação nº 11, de 16 de abril de 2013, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança por parte dos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

Agora você já entendeu como a automação no processo de emissão de certidão imobiliária pode otimizar e agilizar os processos no cartório, tornando o dia a dia mais produtivo.

Deseja saber mais sobre esse assunto? Descubra mais informações sobre o Cart Imóveis, da Alkasoft, e seja bem-vindo à revolução digital nos cartórios!

 

Novos sistemas estão sendo criados e aprimorados a cada dia para diferentes tipos de empresas e demandas, sendo que o mesmo acontece com os softwares especializados no meio jurídico e para cartórios. Esses aprimoramentos e avanços têm a ver com a busca por mais recursos que facilitem a rotina de escritórios de advocacia e de cartórios e com o aumento na segurança da informação envolvendo esses ambientes.

Mas você sabia que o investimento em tecnologia por parte dos cartórios não passa apenas por uma decisão das serventias e sim por uma exigência do mercado? Inclusive, novas regras envolvendo a segurança da informação em cartórios foram divulgadas em 2018 através do Provimento nº 74, divulgado pela Corregedoria Nacional de Justiça. Saiba mais a esse respeito e atualize o seu cartório para atender às novas recomendações envolvendo a segurança da informação.

A importância da segurança da informação para os cartórios

Antes de abordarmos o que a Corregedoria Nacional de Justiça recomenda com o Provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, é importante voltarmos um pouco atrás e falarmos sobre o que significa, na prática, o conceito da segurança da informação. No caso de um cartório, especificamente, ele está relacionado com a proteção do conjunto de informações que fazem parte da rotina do serviço notarial.

Desde que a digitalização de rotinas passou a ser um processo cada vez mais disseminado, inclusive em cartórios, diversos processos de rotina começaram a ser feitos com o apoio de softwares variados – alguns especializados, outros não. Nesse cenário, surgiu a necessidade de debater a segurança da informação e de dados nos cartórios, que é algo que envolve a utilização de softwares piratas e da internet.

A partir desse contexto de informatização crescente dos cartórios, a Corregedoria Nacional de Justiça, vinculada ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ), definiu que todos os cartórios terão que seguir um padrão mínimo de equipamentos tecnológicos para poder funcionar de forma satisfatória.

Assim, o Provimento nº 74 dispõe “sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil” e objetiva, essencialmente, assegurar a segurança da informação para o cidadão que procura os serviços de um cartório.

As orientações contidas no documento da Corregedoria Nacional de Justiça variam conforme o porte dos cartórios. De acordo com o anexo do documento, as serventias do País foram divididas em três categorias:

  • Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – esse perfil corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no País no momento da publicação do Provimento nº 74;
  • Classe 2: serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – esse perfil corresponde a 26,5% dos 11.921 cartórios em atividade no País;
  • Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – equivalente a 21,5% dos cartórios.

O que a CNJ recomenda para os cartórios em relação à segurança da informação

A orientação feita pela Corregedoria Nacional de Justiça para as três classes de cartórios citadas levou em conta o preço dos equipamentos, o avanço tecnológico e a padronização possível através de softwares especializados. A intenção do Provimento nº 74 é que os cartórios, no futuro, compartilhem os dados entre si.

O Artigo 2º do documento da Corregedoria prevê que “os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico”.

Entre outras recomendações – estas específicas para cada uma das três classes de cartórios –, como política de segurança da informação, segundo a Corregedoria, os serviços de notas e de registro deverão:

I – Ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – Atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

No Artigo 3º, a Corregedoria prevê que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”.

Especificamente sobre esse tópico, o documento indica que os livros e atos eletrônicos deverão ser arquivados mediante backup feito em intervalos que não superem o período de 24 horas; que esse backup seja feito tanto em mídia eletrônica quanto em backup em nuvem; que a mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, e que os meios de armazenamento utilizados para todos os dados “deverão contar com recursos de tolerância a falhas”.

O inciso II também prevê que, ao longo das 24 horas em que o backup comentado deverá ser feito, “deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas”.

Controle de acessos e softwares legais: dois pontos de atenção

O Artigo 4º prevê que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Além do controle de acesso aos sistemas utilizados pelo cartório, o documento da Corregedoria preocupa-se com as características dos softwares utilizados pela serventia. No Artigo 5º, o texto do provimento prevê que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

A respeito dos sistemas utilizados pelos cartórios, o texto da Corregedoria prevê ainda que “todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição”. As serventias também deverão apresentar recursos para, no caso de um problema grave, recuperar todos os dados e sistemas sem interrupção dos serviços.

Para cada uma das classes de cartórios citadas anteriormente, a Corregedoria Nacional de Justiça prevê uma série de padrões mínimos que deverão ser seguidos. Estes, segundo o Provimento nº 74, “deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (Cogetise)”. Vale conferir o anexo do documento para ver o que está sendo exigido de cada classe de cartório em 2018.

O prazo de adequação às normas de segurança da informação previstas pela Corregedoria é de 180 dias a partir da data de publicação do provimento, ou seja, a partir do final de outubro de 2018.

O mais recomendado, nesse caso, é que o cartório busque uma empresa especializada nesse ramo para que ele consiga adequar-se ao que é solicitado pela Corregedoria. Segundo esta, o descumprimento das disposições do provimento “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.

Se você trabalha em um cartório, conhece bem as rotinas diárias que envolvem o pleno funcionamento dos serviços notariais e de registro. No entanto, você já parou para imaginar como a automação de processos pode ser capaz de otimizar a gestão e trazer mais produtividade à sua equipe?

Isso é possível porque, muitas vezes, os funcionários acabam desempenhando funções administrativas que podem comprometer o tempo que poderia ser gasto com atividades mais produtivas para a serventia. Dessa forma, é sempre importante procurar estratégias e soluções inteligentes que possam economizar tempo e recursos tanto financeiros quanto de pessoal. A automação de processos é uma dessas soluções. Veja, a seguir, as vantagens de investir nesse setor para otimizar os serviços em um cartório.

Por que investir na automação de processos em um cartório

Você, com certeza, já ouviu como a automação de processos e serviços pode trazer benefícios para o seu negócio. Mas, na prática, você sabe o que muda? Confira:

1. Redução de custos

Quando você otimiza processos e serviços na sua serventia, é mais fácil ter pleno conhecimento dos custos que envolvem a gestão do estabelecimento. Com uma visão mais ampla desses recursos, você pode identificar rapidamente quais setores devem ser modificados e terem seus gastos reduzidos.

Você se sente inseguro para fazer uma gestão financeira eficiente? Então automatize esses processos e torne essa tarefa muito mais fácil!

2. Otimização do tempo

Digitar, por exemplo, todos os dados de forma manual pode fazer com que você – e toda a sua equipe – perca muito tempo. Além disso, as informações também não estarão acessíveis em tempo real, o que diminui bastante a eficiência dos processos.

Afinal de contas, é importante ter um acompanhamento simultâneo dos serviços que estão sendo prestados na sua serventia e os valores recebidos, não acha?

Automatize a inserção de dados e torne essa gestão em tempo real possível!

3. Redução de erros

Quando você automatiza determinados processos e serviços, você consegue padronizar mais facilmente alguns procedimentos, principalmente aqueles que são mais recorrentes.

Isso faz com que haja uma diminuição na quantidade de erros, até porque existem algumas tarefas mais mecânicas que um software de gestão, por exemplo, consegue fazer de maneira muito mais assertiva do que se fosse manualmente.

Quer diminuir erros e ainda poupar tempo da sua equipe? Invista na automação de processos e serviços.

4. Informações mais precisas

Conforme dito acima, além de diminuir os erros, algumas demandas quando são automatizadas se tornam muito mais precisas.

Já imaginou analisar inúmeras tabelas para fechar o balanço financeiro do mês? Além de, provavelmente, deixar passar alguma informação importante, é bem possível que os cálculos e relatórios não saiam tão exatos quanto se fossem feitos por um sistema especializado.

5. Trabalhos mais integrados

Outro aspecto que a automação de processos e serviços pode trazer à sua serventia é a possibilidade de integração com outros órgãos externos ao cartório, como prefeituras e centrais de registros, por exemplo.

Além disso, internamente essa automação também pode ser bastante produtiva, já que você passa a ter um controle melhor das demandas, do que foi feito e das atividades que ainda estão pendentes.

Se você quer que a sua equipe trabalhe de forma mais harmônica, em que todos estão em busca de um mesmo objetivo – que é o de prestar serviços de maneira eficiente –, procure sistemas especializados que permitam a automação dos processos.

Atualmente, existem diversos softwares especializados no setor que oferecem soluções para otimizar processos e também a gestão da sua serventia. Para isso, a Alkasoft desenvolveu os Sistemas CART, no qual você tem diversas funcionalidades acessíveis de maneira simples e intuitiva.

Ficou interessado? Solicite uma demonstração dos Sistemas CART e veja, em pouco tempo, como ele pode tornar sua rotina muito mais produtiva!

Um cartório com um sistema informatizado significa ter mais organização, rapidez, transparência e, como não poderia deixar de ser, mais segurança em relação aos serviços prestados à sociedade. Além disso, muitas das rotinas são automatizadas, deixando a equipe mais livre para realizar as infinitas demandas que envolvem a rotina de uma serventia.

As vantagens são tantas que cada vez mais os cartórios têm aderido à informatização. Afinal, com ele, você tem acesso a um sistema de banco de dados eficiente que gera agilidade aos relatórios encaminhados e contribui em outros aspectos rotineiros com segurança, economia, controle gerencial, padronização dos procedimentos e qualidade no atendimento aos cidadãos.

Diante desse contexto, a Alkasoft criou a linha de Sistemas Cart com todos esses benefícios. Trata-se de quatro softwares para ajudar nas atividades diárias de um cartório. São eles: CART Imóveis, CART Notas, CART Civil e CART Títulos & Documentos.

Ficou interessado? Conheça mais sobre as rotinas beneficiadas pelo Sistemas Cart.

Benefícios dos Sistemas Cart:

CART Imóveis

  • Integração e automação completa dos livros do cartório;
  • Agilidade nos processos internos;
  • Facilidade no cadastro de títulos e matrículas, nas consultas de protocolos e na emissão de guias;
  • Otimização do processo de registro e gestão de informações;
  • Excelência na prestação de serviço.

Outras funcionalidades opcionais do CART Imóveis:

  • CART Scan: digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório;
  • CART NF-e: emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras a fim de gerar a NF-e;
  • CART Indexação: indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas;
  • CART Web: portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia;
  • Alkabackup: protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender às demandas estipuladas pela Recomendação n. 9, de 7 de março de 2013, e pela Recomendação n. 11, de 16 de abril de 2013, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

CART Notas

  • Administra e automatiza processos da rotina de tabelionatos;
  • Proporciona mais organização, agilidade e segurança ao processo notarial.

CART Civil

  • Viabiliza a automação integral do serviço registral;
  • Reproduz todos os passos que configuram o processo de registro civil;
  • Oferece mais eficiência aos processos;
  • Atendimento de alto padrão;
  • Permite relatórios de gestão;
  • Controle de todos os atos praticados.

CART Títulos & Documentos (RTDPJ)

  • Digitalização e armazenamento de documentos no computador;
  • Rápido acesso à documentação digitalizada;
  • Contempla indicador pessoal;
  • Emite etiquetas em substituição aos carimbos;
  • Mais agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

Já deu para perceber que os Sistemas Cart são tudo o que você precisa para informatizar o seu cartório, otimizar seus procedimentos e ter um aumento considerável de produtividade, não é?

Não perca mais tempo com rotinas manuais que só atrasam o desenvolvimento de processos. Conheça os Sistemas Cart, da Alkasoft, e seja bem-vindo à informatização!

A gestão de um cartório envolve a administração de uma enorme quantidade de documentos. Além disso, é preciso atender às leis e aos regulamentos que estabelecem normas de organização, competência, custas e emolumentos. Por ser um grande volume de trabalho e exigir atenção para que nada saia do controle, é obrigatória a utilização de um software para cartórios.

Esses softwares de gestão são capazes de minimizar aqueles problemas que costumam ocorrer dentro dos cartórios. Com o uso deles, a administração torna-se muito mais rápida, mais eficaz e também permite que gestores e funcionários dediquem seu tempo a outras tarefas e projetos.

Ficou interessado? Conheça de que forma um bom software de gestão pode otimizar o trabalho e facilitar a gestão de um cartório.

Vantagens de um software para cartórios

Atualmente, existem várias opções de softwares para cartórios, com diferentes ofertas de serviço. No entanto, todos de alguma forma facilitam e tornam mais eficiente a gestão de um cartório.

– Segurança:

Esse é um dos principais motivos pelos quais os serviços notariais e de registro precisam de um software para cartórios com tecnologia desenvolvida para este público. Da mesma forma que um cartório precisa armazenar e conservar seus livros em papel de modo que eles estejam sempre disponíveis, não é diferente em relação aos documentos em formato eletrônico. Os arquivos digitais devem ser armazenados em um local extremamente seguro e ter um acesso somente a pessoas autorizadas, a fim de evitar fraudes.

– Celeridade:

A gestão de um cartório contempla inúmeras atividades que tomam tempo daqueles que ali trabalham. Com um bom software de gestão, muitas dessas tarefas são automatizadas por meio de uma plataforma estruturada para organizar dados e informações. E, dessa forma, todos terão mais tempo para cumprir suas demandas diárias com mais tranquilidade e mais atenção.

– Organização:

Em meio a tantos papéis e informações, pode ser muito difícil manter a organização de um cartório em dia. Com um software especializado, você consegue garantir a segurança e a ordem de dados e documentos de maneira prática e rápida em um único lugar.

– Economicidade:

A partir do momento que você implementar o software para cartórios, muitas das tarefas serão automatizadas, diminuindo a demanda de trabalho. Além disso, também haverá um menor consumo de papel, de tinta para impressora e de outros recursos analógicos que vão reduzir os custos operacionais.

– Menos erros:

Quando se fala em atividades repetitivas que exijam atenção, o trabalho humano, muitas vezes, pode falhar. Quem nunca deixou passar uma informação relevante após ler páginas e páginas de um documento?

Por isso, sistemas de gestão oferecem um melhor controle e previsão das informações e dados. Assim, você elimina erros e evita retrabalhos da sua equipe.

A Alkasoft é referência no assunto e conta com soluções completas para atender às necessidades do segmento e com uma equipe especializada para dar todo o suporte de que você precisa. A linha de sistemas CART contempla os softwares CART Imóveis, CART Civil, CART Notas e CART Títulos & Documentos.

Diferenciais da Alkasoft

  • Treinamento com a equipe da Alkasoft no cartório;
  • Backup em nuvem (disponível como serviço opcional);
  • Suporte técnico com equipe especializada em cartórios e processos;
  • Migração para o sistema CART com segurança.

Está em busca de soluções na informatização do serviço registral e notarial? Conheça mais sobre o nosso produto e solicite uma demonstração.