O tempo do escritório de advocacia é precioso. Cada advogado possui inúmeras tarefas que demandam envolvimento e muito trabalho. Por isso, a organização da carteira de clientes é fundamental.
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Modernizar os escritórios de advocacia deixou de ser um investimento extra para se tornar uma necessidade – especialmente para gestores que estão em busca de otimização do tempo de suas equipes e de redução de custos. Gastar horas procurando documentos e organizando papelada não faz mais parte da rotina dos advogados. Essa melhora é possível através das inúmeras vantagens oferecidas por um software jurídico como o Lawyer.
Entretanto, é bom ficar atento às ferramentas oferecidas em cada software e escolher o que mais se enquadra na sua realidade de trabalho. É justamente por reconhecer que cada escritório tem uma demanda que o software jurídico Lawyer se destaca entre os concorrentes. Os profissionais da Alkasoft, que vêm desenvolvendo esse sistema há 24 anos, definiram, com o auxílio de seus clientes, duas versões de licenciamento, para que cada gestor sinta-se representado pelo Lawyer. Saiba um pouco mais sobre cada uma dessas opções e escolha a que mais se encaixa no seu perfil de negócio.
O seu escritório tem um porte pequeno? O software jurídico também é para você!
Algumas falhas de processos ou nas rotinas podem prejudicar o crescimento do seu escritório. Por isso, investir em um software jurídico que colabore para a melhor gestão do seu negócio é uma forma de evitar erros e adquirir agilidade nas suas rotinas.
A constante preocupação com o cumprimento de prazos, a dificuldade de manter os sócios engajados, a baixa procura pelos serviços do escritório em algumas fases e a falta de organização financeira são alguns sintomas que podem aparecer por causa de falhas na gestão jurídica estratégica.
Pensando em auxiliar na resolução desses problemas é que a equipe da Alkasoft criou a versão Lawyer Profissional do software jurídico. Essa versão é ideal para escritórios e departamentos de pequeno a médio porte e de baixa complexidade de estrutura interna.
Segundo o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, nessa versão os advogados que acumulam tarefas podem ter uma visão simplificada e mais geral do escritório de advocacia. Assim, com o software jurídico Lawyer Profissional, é possível ter controle facilitado da área financeira, jurídica, dos seus clientes e prazos.
Por ser voltada para estruturas menos complexas, a versão Lawyer Profissional tornou-se mais compacta. Fazem parte dessa versão as ferramentas essenciais dos módulos Pessoas, Processos, Agenda, Financeiro, Biblioteca, Utilitários e Relatórios.
Para grandes demandas, apresentamos grandes soluções
A organização é uma estratégia essencial para grandes escritórios de advocacia e para departamentos jurídicos com grande demanda. A tarefa de vencer os desafios de processos, etapas burocráticas e rotinas específicas pode ser facilitada com o auxílio de um software jurídico implantado nas organizações que apresentam esse perfil.
Com funcionalidades adicionais, o Lawyer Corporativo é a melhor opção para grandes empresas de Direito ou escritórios com estruturas mais complexas. Segundo Bento, essa versão do software jurídico da Alkasoft apresenta funções fundamentais para empresas que possuem áreas diferentes e filiais.
Grandes escritórios, com diferentes setores – como tributário, trabalhista e penal –, conseguem separar os processos e documentos de modo que uma área não tenha acesso às informações da outra.
A principal diferença do Lawyer Corporativo em relação ao Lawyer Profissional é a possibilidade de controlar os contratos, certidões, marcas e patentes dos clientes e do escritório como um todo. Essa função é liberada pelo módulo Pessoas, que possui ainda a função de enviar alertas de compromisso automaticamente a todas as partes envolvidas nos processos.
O módulo Pessoas ainda possibilita a criação de campos customizáveis para atender às demandas específicas dos escritórios de grande porte. Um exemplo: escritórios que atendem demandas de multas de trânsito ou outro serviço regional podem criar seus próprios campos, deixando esse critério disponível em qualquer filtro determinado pelo gestor.
Para facilitar a escolha e conseguir visualizar melhor as duas opções, a Alkasoft disponibilizou um arquivo com as funcionalidades de cada versão de licenciamento. Confira esse documento clicando aqui.
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Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão das ações judiciais. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de controlar as ações judiciais do seu escritório.
Trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico e, pensando em facilitar a rotina e a funcionalidade do software jurídico Lawyer, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes e cria versões cada vez mais práticas e completas. Saiba mais sobre como o software jurídico Lawyer pode ajudar com a gestão das suas ações judiciais.
Como um software jurídico fornece um plano geral das suas ações judiciais
Através do software jurídico Lawyer você pode acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. Além de conferir os prazos de cada um dos seus processos, você também pode distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.
Utilizando o Lawyer Web, você pode conferir todas as suas informações em qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Isso é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os seus dados estarão disponíveis na nuvem e poderão ser acessados com a utilização de uma senha de acesso.
Confira, neste texto – que contou com uma conversa com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento –, cada etapa da sua ação judicial que poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer:
1. Prognóstico
Com a função Prognóstico, disponível no software jurídico Lawyer, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.
Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas, gerando para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior.
Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo.
2. Previsão de receita
Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. O setor financeiro pode, assim, ser controlado e ter metas traçadas a partir dessas projeções.
3. Etapas planejadas
Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.
Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.
A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.
Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes.
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As atividades de conciliação e mediação de conflitos estão auxiliando a Justiça a reduzir o volume de processos e os cidadãos a resolverem as suas demandas com mais celeridade. Considerar a importância dessas modalidades de assistência jurídica e conhecer boas práticas que se propagam para desafogar o sistema judiciário permite ao advogado uma atuação mais proativa e melhora a sua contribuição como especialista na área.
Os números mostram a importância da conciliação e mediação no Brasil: a Justiça do País solucionou 3,7 milhões de processos em acordos de conciliação e mediação em 2017. O montante representa 12,1% do total de processos resolvidos. O dado faz parte do Relatório Justiça em Números 2018 (ano-base 2017), divulgado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em agosto de 2018.
Entenda a diferença entre os conceitos de conciliação e mediação de conflitos
Dados sobre conciliação são contabilizados desde 2016, depois que entrou em vigor o Código de Processo Civil (Lei n.º 13.105, de 16 de março de 2015), legislação que prevê as audiências prévias de conciliação e mediação como parte obrigatória de todos os processos cíveis.
O aumento da resolução de casos por meio de conciliação e mediação resultou na ampliação da estrutura de Centros Judiciários de Solução de Conflitos (Cejuscs) na esfera da Justiça Estadual, onde as sessões de conciliação e mediação se concentram. Em 2018, o Brasil contabiliza 982 Cejuscs – em 2015 esse número era de 362.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabelece a diferença entre os termos conciliação e mediação. A mediação é uma forma de resolver conflitos envolvendo um facilitador, uma terceira pessoa que se mantém imparcial para viabilizar o diálogo entre as partes.
Importante observar que essas partes são autônomas e precisam entrar em acordo sobre a melhor solução – normalmente em casos de conflitos multidimensionais ou complexos –, mas que elas não têm um prazo determinado para chegar a esse acordo e nem mesmo a garantia de que haverá um acordo através da mediação.
Já a conciliação, por sua vez, é utilizada em conflitos mais simples, em que a figura do facilitador tem postura mais ativa, embora também imparcial. Esse tipo de processo é uma busca consensual para a harmonização social entre as partes – uma tentativa de restaurar, quando possível, as suas relações.
A conciliação se aplica a casos de pensão alimentícia, guarda dos filhos, divórcio, partilha de bens, acidentes de trânsito, dívidas em bancos, danos morais, demissão do trabalho, questões de vizinhança, entre outras. Nesse contexto, as partes interessadas em uma causa podem contar com a assistência dos advogados ou defensores públicos.
Formação e atuação para as atividades de conciliação e mediação
A conciliação é uma atividade técnica e, conforme estabelece a Lei n.º 13.140/15, demanda atuação qualificada e seguimento de normas e princípios transmitidos por meio de formação para que um profissional exerça a função de conciliador.
A Resolução n.º 125/2010 do Conselho Nacional de Justiça estabelece que mediadores e conciliadores devem atuar no sistema judiciário baseados em confidencialidade, decisão informada, imparcialidade, independência, respeito à ordem pública e às leis vigentes, empoderamento e validação.
Uma medida mais recente do CNJ (edição do Provimento n.º 67), que regulamenta a conciliação e mediação nos serviços notariais e registrais, faz menção à atuação de indivíduos formados em curso exigido para o desempenho das funções dentro desses parâmetros. Nesses locais, o acompanhamento das partes por advogados é uma condição para a realização e a formalização dos acordos.
Conheça algumas boas práticas de conciliação e mediação de conflitos
A publicidade sobre as práticas de conciliação e mediação de conflitos reflete no fluxo e na redução das ações judiciais ainda em primeira instância. Conheça alguns bons exemplos relatados pelo CNJ:
1. Estatísticas positivas
Alguns dos bons exemplos se traduzem em números. O Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania em Fortaleza, no Ceará, por exemplo, registrou quatro vezes mais audiências agendadas no primeiro semestre de 2018 do que no mesmo período de 2017.
Foram agendadas 2.383 audiências nos primeiros seis meses de 2018, ante 560 no mesmo período de 2017. Os acordos foram alcançados em 81% das 1.226 audiências realizadas até o final do período analisado.
2. Maior conscientização e orientação dos cidadãos
Outras iniciativas partem da conscientização e da orientação dos cidadãos, a fim de evitar a judicialização dos conflitos. É o caso do Projeto Pare! Concilie e Siga, do Tribunal de Justiça de Sergipe, que habilitou teórica e tecnicamente os agentes de trânsito da capital, Aracaju.
A partir dessa iniciativa, esses agentes promovem conciliação extraprocessual em casos de acidentes de trânsito apenas com danos materiais. Um aplicativo para smartphone desenvolvido pelo Tribunal recebe os relatos para que os acordos feitos sejam homologados pela Justiça.
3. Uso de mídias tecnológicas
Reforçar o uso das mídias tecnológicas, como os aplicativos móveis, é uma forma de reduzir custos e viabilizar acordos. O projeto Conciliação e Mediação online – WhatsApp, do Tribunal de Justiça de Santa Catarina, por exemplo, tem essa característica.
O projeto utiliza aplicativos como WhatsApp, Skype e Telegram para a realização de conciliação, mediação ou negociação de forma virtual. Após ter sido regulamentado por uma portaria, o TJSC passou a agilizar a comunicação dos atos processuais e a reduzir custos para as partes e a própria Justiça.
Uma audiência que precisava ser redesignada e remarcada para, no mínimo, seis meses depois, por exemplo, passa a ser remarcada para o dia seguinte na modalidade da conciliação virtual.
Esses e outros exemplos compilados pelo CNJ demonstram como conciliação e mediação de conflitos se aplicam a diferentes contextos e finalidades como via de apoio ao cidadão e à desobstrução do sistema judiciário.
A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.
O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.
Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer
Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:
- Acompanhamento de processos;
- Monitoramento de prazos e de tarefas;
- Gestão financeira eficiente;
- Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
- Cálculos judiciais;
- Relatórios personalizados.
Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer
Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.
Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.
Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.
“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.
O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.
“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.
Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer
Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.
Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.
“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.
Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.
“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.
O conceito de produtividade depende do resultado obtido na relação entre os meios, os recursos e o resultado final obtido por um escritório de advocacia. Em outras palavras, a produtividade é o resultado do que é produtivo, daquilo que é feito no dia a dia da sua atividade.
Hoje em dia, as dicas para a ampliação da produtividade são as mais variadas e dependem da realidade de cada negócio e atividade. O aumento da produtividade, contudo, é uma busca constante e muito valorizada pelo fato de que o tempo tornou-se um bem valioso – para muitos, o mais valioso no mundo atual.
Dicas que podem ajudar o seu negócio com o conceito de produtividade
Como já foi citado, o conceito de produtividade varia conforme o resultado obtido por uma pessoa que faz parte da sua organização. Assim, identifica-se um profissional como produtivo quando ele faz mais e melhor na comparação com os demais em função similar e/ou com a média de atividade naquela mesma função.
Existem algumas técnicas que têm o poder de impulsionar a produtividade de um escritório de advocacia. Confira, a seguir, algumas dicas que poderão ajudar o seu escritório a adotar e ampliar o conceito de produtividade na prática:
1. Elimine as distrações do seu cotidiano
O que não é necessário ser feito no momento, deve ser eliminado. Com isso, você consegue evitar distrações e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. Pense no tempo que você gasta com e-mails, mensagens de telefone celular, redes sociais e outras atividades que não influenciam diretamente no seu trabalho.
O ideal, para não perder muito tempo com essas atividades no seu cotidiano, é reservar uma parte do dia para essas tarefas menos importantes e significativas.
2. Faça uma boa gestão do tempo
Planeje apenas o que será possível realizar a cada novo dia de atividade. Cuide da forma com que você dirige e participa de reuniões, visando que elas tenham um tempo determinado e cumpram essa estimativa inicial.
Para que seja possível executar todas as atividades previstas no seu dia de trabalho, é necessário simplificar os seus processos cotidianos. Existem atividades que podem ser automatizadas, por exemplo, e isso influenciará diretamente na sua produtividade.
3. Utilize a tecnologia a seu favor
Existem várias ferramentas desenvolvidas especificamente para advogados e que podem contribuir para a produtividade do seu escritório. O ideal é utilizar uma solução que facilite vários pontos do cotidiano da sua atividade, como o controle de processos, a gestão de prazos, o atendimento ao cliente, a gestão financeira, entre outros.
Importante também que essas soluções sejam integradas e que, de preferência, estejam concentradas em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil para você e para as pessoas da sua equipe encontrarem os documentos necessários para as suas atividades cotidianas e, consequentemente, otimizarem o seu tempo.
4. Confira os benefícios de um software jurídico
Adotando a solução de um software jurídico, desenvolvido especialmente para atender às demandas de um escritório de advocacia, fica mais fácil administrar os pontos que comentamos no tópico anterior e, ainda, criar pautas de audiências, listas de tarefas, controle de agendas e das demais atividades do seu escritório.
5. Comece pelo mais importante
O ideal é que você comece cada dia pelas tarefas mais importantes e difíceis, se possível dedicando a sua manhã para isso. Dessa forma, caso surgir um imprevisto à tarde, você não precisará se preocupar com as principais atividades que deveriam ser feitas naquele dia, porque elas já foram resolvidas. Essa técnica também evita que atividades importantes sejam represadas e atrasem.
6. Mantenha a sua organização
Em algumas situações, os detalhes podem mudar toda a produtividade de um profissional. Trabalhar em um ambiente organizado, por exemplo, facilita muito a busca pela produtividade. Por isso, procure trabalhar com prazos, elimine ou armazene em uma pasta específica os e-mails mais antigos da caixa de entrada, atualize sempre a sua agenda, deixe a sua mesa organizada, entre outros cuidados que ajudarão na administração do seu tempo.
7. Estimule o planejamento na sua equipe
O planejamento é uma prática que auxilia muito o cumprimento dos seus objetivos. E o melhor de tudo: quando você o coloca dentro dos seus hábitos, ele se torna parte da sua rotina. Tanto o planejamento individual quanto o de equipe devem ser estimulados. Conforme o planejamento for adotado e disseminado, ficará muito mais fácil antecipar prazos e planejar o crescimento do escritório de forma sustentável.
Um exemplo prático do conceito de produtividade aplicado em um escritório de advocacia
Em tempos de demandas dinâmicas, muitos escritórios de advocacia estão buscando formas práticas de inserir o conceito de produtividade no seu dia a dia. Existem causas que atingem, diretamente, a produtividade de qualquer escritório.
Para Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, existem dois fatores principais que afetam a eficiência dos escritórios de advocacia:
“O primeiro é o nível de retrabalho. Isso porque, em muitos escritórios, é considerado normal ter que revisar o trabalho que é realizado por outra pessoa. O segundo componente é o tempo gasto em atividades de controle que não geram valor para o cliente. Não é incomum nos depararmos com advogados que dedicam mais da metade do seu tempo para controlar o que deve ser feito. Isso, para a gestão dos seus clientes, estagiários, funcionários e até mesmo sócios”, explica Sachser.
Esses são dois desafios que precisam ser enfrentados para que o conceito de produtividade seja adotado pelo seu escritório. Na opinião do gerente financeiro do escritório Melissa Folmann, algumas atitudes devem ser tomadas para que esse conceito comece a fazer parte do contexto do seu escritório.
“Primeiramente, investir em pessoas. Afinal, são elas que realizam o trabalho em uma área de criação intelectual, como o Direito. Uma boa equipe, bem treinada e bem gerida, garante a satisfação do cliente. Mas de nada adianta uma excelente equipe, sem um sistema de gestão. Os advogados são bombardeados, diariamente, com muitas informações. A velocidade e o tratamento correto dessas informações é fundamental para a produtividade da equipe. Somente com o emprego de um sistema de gestão é possível reunir todas as informações: ligações para os clientes, informações de escritórios parceiros, movimentações processuais, publicações, novas normas infraconstitucionais, jurisprudência, entre outros”, observa Sachser.
Existem dificuldades no cotidiano dos advogados para buscar essa produtividade, mas o conceito de produtividade nos mostra que é possível ser produtivo. Basta, para isso, que busquemos individualmente e enquanto equipe a disciplina, a determinação e a abertura para mudanças.
“Pude vivenciar, em mais de 20 anos de atividade nessa indústria, que não há espaço para o retrabalho e para perdas em processos produtivos. Sobretudo, em processos administrativos. Estou certo que um atalho para atingir a produtividade é mapear as fontes de retrabalho. É necessário compreender, com a participação da equipe, a real origem do retrabalho e traçar ações com o objetivo de eliminar as mesmas”, observou.
O gerente financeiro do escritório Melissa Folmann também observa que o investimento em treinamento é um grande atalho para minimizar os erros de um escritório de advocacia. “O ponto-chave para isso é o planejamento e a antecipação. Estou convencido que um treinamento mínimo sobre os padrões do escritório é premissa para o advogado iniciar o seu trabalho”, complementou.
Com o passar do tempo, o conceito de produtividade evoluiu e, atualmente, oferece novas possibilidades para ser alcançado. A sugestão dada por Sachser é que os escritórios invistam sempre em equipamentos (hardware) e também em sistemas (software).
“O investimento se inicia na aquisição de um bom servidor, uma rápida rede, bons computadores e monitores, além de impressoras e scanners de boa performance. Este investimento se completa com a aquisição de licenças de software de gestão e de sistemas de cálculo. Em um escritório eficaz, o controle é pautado no sistema de gestão. Afinal, um bom sistema, corretamente alimentado e parametrizado, é capaz de repassar e priorizar a todos as atividades a serem realizadas”, explica o especialista.
Um outro ponto importante que deve ser observado por um escritório de advocacia e que, muitas vezes, é negligenciado, é o investimento em proteção das informações. “Não é possível conviver com o risco de perda de dados, devido à invasão de vírus e/ou sequestro de dados. O escritório de advocacia precisa proteger as suas informações para não afetar, em hipótese alguma, o seu cliente final. Tudo isso é premissa para a qualidade do trabalho realizado”, concluiu Sachser.
Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.
Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.
A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado
Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.
Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.
Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.
Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios
Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:
1. Valorize a atividade jurídica na negociação
Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.
Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.
2. Siga o acordado com clareza e transparência
Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.
3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados
Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.
Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.
4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização
Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.
As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.
5. Tenha a tecnologia como aliada
A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.
O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.
No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.
O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.
O lean manufacturing se baseia nos conceitos do Sistema Toyota de Produção criado no Japão entre 1940 e 1950. O termo Lean Manufacturing foi cunhado na década 1990 e foi traduzido para o português como Produção Enxuta, tornando-se uma referência no setor produtivo – e não apenas na indústria. A metodologia do lean manufacturing foi um dos principais fatores que fizeram a empresa do setor automobilístico se tornar umas das maiores do seu segmento no mundo. Não por acaso, a metodologia criada pela Toyota chamou tanto a atenção dos especialistas em gestão que foi adotada por vários outros segmentos da economia.
Essencialmente, com o lean manufacturing, a empresa automobilística eliminou em seus processos as atividades que não agregam valor – valor sob a ótica do cliente final – e, com isso, tornou-se mais competitiva. Essa redução de desperdícios para aumentar a produtividade de uma companhia é o essencial dessa metodologia. Hoje, o lean manufacturing é aplicado em empresas dos mais variados ramos na busca incessante pelo aumento de competitividade – sobretudo clínicas e hospitais privados, bancos e seguradoras. Neste post, vamos falar de como essa metodologia está sendo implantada nos escritórios de advocacia e os benefícios que ela traz para esse segmento.
Como implantar o lean manufacturing em um escritório de advocacia
Como você bem sabe, um escritório de advocacia funciona de forma bem diferente do que o ambiente de uma fábrica onde o lean manufacturing foi concebido. O sistema de produção desses dois ambientes possui muitas diferenças e, por isso, o primeiro desafio para utilizar o lean manufacturing em um escritório de advocacia é trabalhar a resistência do advogado para as mudanças que esse sistema trará à sua rotina.
Os advogados estão acostumados a trabalhar com um volume expressivo de documentos e com uma certa demanda de trabalho que inclui determinados procedimentos e indicadores. Mas são poucos os que estão acostumados ou que já trabalharam com uma metodologia que prevê o que tem que ser feito, quando tem que ser feito, como tem que ser feito, onde e o porquê deve ser feito.
Esse é um primeiro aspecto importante para quem deseja adotar o lean manufacturing em um escritório de advocacia. O primeiro passo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser – gerente financeiro do escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria e responsável por um curso sobre esse tema no I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário –, é promover um treinamento sobre os conceitos dessa metodologia de gestão para todas as pessoas do escritório.
De acordo com o especialista, para que a adoção do lean manufacturing surta o efeito desejado, o desenvolvimento da metodologia não pode ser feito apenas na sala do gerente. Assim, será fundamental que os conceitos que fazem parte do lean sejam compreendidos e adotados por todos que atuam no escritório.
O lean manufacturing também ajuda muitos gestores a “enxergarem” o seu próprio negócio. É comum o diretor ou gestor não conhecer o seu escritório, segundo Sachser. Esse gestor não sabe, muitas vezes, de informações importantes para o escritório, como quantos clientes ele possui, quantos processos estão ativos, como estão os processos dos seus clientes, entre outros dados.
O mais comum é que o gestor do escritório tenha uma noção dessas informações, mas não tenha todos os dados claros à sua disposição. Muitas vezes, no dia a dia do escritório, esse gestor não sabe o que cada pessoa está fazendo e o quanto de retrabalho está sendo gerado por problemas na rotina de seus funcionários e sócios.
Diante desse cenário, o desafio principal para a implantação do lean manufacturing será formar e treinar cada funcionário do seu escritório de advocacia. “Esta forma de gestão possui muitos conceitos como o Kaizen (melhoria contínua), a padronização do trabalho, a automação inteligente – Jidoka, entre outras. São várias ferramentas para as quais todos do escritório precisam ser treinados. Existem também os indicadores de performance que precisam ser trabalhados com cada funcionário do escritório”, explica Sachser.
O especialista falará sobre a implantação do lean manufacturing em escritórios de advocacia previdenciária em um curso no último dia do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário, que será promovido entre os dias 8 a 10 de novembro em Balneário Camboriú. No curso que ministrará, das 9h às 12h30, no dia 10 de novembro, Sachser apresentará o passo a passo para a implantação da metodologia nos escritórios de advocacia.
Como o lean manufacturing funciona na prática entre advogados
Passada a primeira fase de implantação do lean em um escritório, que é a etapa do treinamento, o passo seguinte será colocar em prática o que foi aprendido. Uma dica importantíssima de Sachser para essa segunda etapa é não querer aplicar o lean em todo o escritório ao mesmo tempo. Dessa maneira, evite aplicar todas as ferramentas previstas nessa metodologia com todas as pessoas do escritório de forma simultânea.
“É bom começar por um setor. Começar pequeno, com um processo, envolvendo uma pequena área onde as pessoas têm mais receptividade a mudanças. Você implementa nesta área, que servirá como exemplo. Todos do escritório vão perceber a mudança. O lean promove uma melhoria contínua. Então todos vão começar a aceitar os conceitos”, recomenda o especialista.
Depois da implantação de algumas ferramentas em uma parte do escritório, o passo seguinte será mapear os fluxos de todo o escritório. Como os documentos fluem? Como a informação flui? Como são as trocas de informações com os diversos setores do escritório? É normal, no decorrer desse mapeamento, o gestor perceber que existem atividades sendo feitas por mais de uma pessoa e que isso significa desperdício de tempo e de recursos – algo que poderá ser eliminado e otimizado.
Depois, chegará o momento de padronizar as tarefas do escritório de advocacia. É preciso escrever os procedimentos, lembrando que o lean manufacturing busca a melhoria contínua dos processos e, por causa disso, anotar e aprimorar os procedimentos é algo que deve ser feito sempre. Pense que dessa forma o seu escritório estará sempre se desenvolvendo.
Também é necessário descrever as funções de cada um, ou seja, cada integrante do escritório deve ter as suas atividades diárias, semanais e mensais descritas nesse documento.
Com o conhecimento de cada etapa, função e tarefa, é possível desenhar um mapa de fluxo de valor. Através desse mapa, é possível enxergar quais são as atividades mais importantes para os seus clientes, aquelas que mais agregam valor e que trazem resultados para o escritório. Não se esqueça de que o que gera valor para o cliente é o que movimenta o escritório.
Por exemplo: não adianta fazer um parecer muito bom, perfeito, que é validado por dois advogados em 100% e que levou um mês para ser feito – especialmente se o cliente esperava por esse parecer em dois ou três dias. Nesse caso, o valor para o cliente está na agilidade com que o escritório é capaz de dar o parecer que ele precisa. O cliente quer o parecer de forma rápida e com o trabalho desenvolvido da forma correta. Se o seu escritório não conseguir entregar esse “valor” para o seu cliente, você poderá perdê-lo para o escritório concorrente.
Benefícios do lean manufacturing para os escritórios de advocacia
Confira, segundo Sachser, quais são os principais benefícios da implantação da metodologia lean manufacturing em escritórios de advocacia:
- O advogado passa a conhecer melhor o seu escritório. Isso é possível através dos indicadores de performance previstos na metodologia lean, os quais mostram desde o número de clientes que o escritório tem até os seus processos e o nível de retrabalho que está sendo feito por pessoas da sua equipe.
- O lean manufacturing ajuda a enxergar o desempenho do seu escritório levantando os principais dados do cotidiano dos seus profissionais. Assim, o negócio apresenta dados com maior transparência e acessibilidade.
- Essa metodologia também prevê a redução sistemática do retrabalho. Uma vez que você tem os procedimentos do seu escritório descritos, é possível identificar erros e problemas que podem ser corrigidos. O lean manufacturing propicia várias ferramentas para isso. Além disso, todas as pessoas do escritório são estimuladas a produzirem uma melhoria contínua com essa nova forma de gestão. Todo mundo participa do processo, os erros são corrigidos, e os problemas resolvidos com essa metodologia de forma rápida e sistemática. Não há mais aquela cobrança “Quem errou?!?”. Em seu lugar surgem questões como “Por que e como o problema ocorreu?” e também “Como podemos evitar que ocorra novamente?”. Este novo engajamento e a mudança na gestão é que geram a melhoria contínua e a redução expressiva do retrabalho.
- A facilidade da implantação do lean faz com que os funcionários do escritório tenham uma maior participação no processo de melhoria contínua da empresa. Todos propõem melhorias, o que pode ter um efeito incrível para o escritório. Por isso, esse processo faz o escritório ganhar em produtividade e em gestão. Os funcionários percebem que com um sistema de produção melhor, essa mudança será benéfica para todos.
Na avaliação de Sachser, a ineficiência do judiciário brasileiro começa nos escritórios de advocacia. Segundo ele, a obrigação dos gestores desses escritórios deveria ser a de melhorar sempre. “Esse envolvimento das pessoas é o maior benefício (do lean manufacturing). Não é uma máquina, um robô que você coloca para fazer o trabalho. É ouvindo e estimulando as pessoas a fazer o melhor trabalho e reduzir o retrabalho. Cuidando das pessoas, elas vão cuidar da sua empresa”, enfatiza o especialista.
Situação atual da implantação dessa metodologia nos escritórios brasileiros
O lean manufacturing nos escritórios do Brasil é quase nulo, segundo Sachser. A base do especialista para esse comentário são os dados do Lean Institute Brasil e do Lean Enterprise Institute. Esses são os institutos oficiais que promovem o estudo e treinamento e aplicação do Lean Manufacturing em várias áreas.
Segundo alguns autores desses Institutos, foram realizados, por enquanto, testes no Poder Judiciário na Ucrânia e da Dinamarca. Essa foi a adoção “oficial” do sistema no poder judiciário, mas não existem dados sobre a aplicação da metodologia lean em escritórios privados. Apesar disso, o instituto afirma que os grandes escritórios de advocacia – aqueles que faturam milhões nos Estados Unidos – certamente aplicam conceitos de lean manufacturing para que consigam ser tão competitivos. Mas essa é apenas uma suposição, já que não existe um levantamento sobre o assunto. Isso pode ser constatado no Lean Summit 2018, o maior e mais importante evento da comunidade Lean do Brasil que ocorreu em junho de 2018.
Gostou do nosso post? Então indique a leitura deste texto para um amigo. Também não deixe de participar do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário. O evento será promovido em Balneário Camboriú entre os dias 8 a 10 de novembro. Confira quem são os palestrantes e faça sua inscrição!
Aproveite também para conferir um mini curriculum do especialista Gustavo Zimmermann Sachser:
GUSTAVO ZIMMERMANN SACHSER
Engenheiro Mecânico (UFPR 2000), (INSA de Lyon, França 1999), pós-graduado em Gestão Estratégica da Produção (CEFET-PR 2004). Advogado (PUCPR 2015), pós-graduado em Direito Tributário Empresarial (PUCPR 2016). Atuou 18 anos indústria automobilística e de máquinas agrícolas: Volvo do Brasil, Peugeot-Citroën França, Renault do Brasil e Case New Holland. Gerente Financeiro, Melissa Folmann Advocacia e Consultoria (2016). Administrador, Instituto Professora Melissa Folmann – IPMF (2018).
Para uma sociedade de advogados ter sucesso, o mais recomendado é que ela tenha uma gestão empresarial. Entre outros cuidados, é necessário investir no gerenciamento de tempo dos sócios, já que, além do trabalho interno que precisa ser desenvolvido por eles, estes também podem ter que executar tarefas externas como participar de audiências, visitar departamentos públicos, realizar visitas comerciais, entre outros compromissos.
Assim, para que o gerenciamento de tempo em uma sociedade de advogados seja feito com precisão, será necessário dividir as atividades entre os sócios – inclusive se a sociedade tiver outros colaboradores – e classificar as demandas e prioridades. O ideal é que esse processo seja feito de forma fácil e prática, para que ele realmente faça parte do dia a dia da sociedade de advogados.
Algumas dicas para a gestão de tempo em uma sociedade de advogados
Além de um nível de organização maior e uma melhor produtividade, a implementação de um programa de gerenciamento de tempo traz para uma sociedade de advogados um equilíbrio importante entre a rotina de trabalho e a vida pessoal dos sócios. O efeito prático desse equilíbrio tende a ser o aumento da satisfação profissional.
Confira algumas dicas para que o gerenciamento do tempo seja feito da melhor forma em uma sociedade de advogados:
1. Busque resolver os problemas logo
Os problemas da sua sociedade de advogados devem ser resolvidos, preferencialmente, logo na primeira hora do dia. Quando você e os seus sócios conseguem fazer isso, a tendência é que o restante do dia seja mais leve – ou centrado em outras questões que não sejam a resolução de problemas.
Procure seguir o seguinte lema: aquele problema do qual você gostaria de fugir deveria ser o primeiro a ser resolvido. Tenha certeza que a sua produtividade ficará melhor depois que você tirar o problema que mais lhe preocupa da sua frente.
2. Evite gastar muito tempo com o telefone
Em uma sociedade de advogados, as interrupções para atender ligações de clientes podem prejudicar a linha de raciocínio de resolução de um problema. Ao atender um cliente por telefone, você transfere a ele os pensamentos de um outro caso e acaba perdendo toda a sua concentração, o que afeta, automaticamente, a sua produtividade.
Uma das formas de evitar isso é reservar parte do seu dia para fazer as ligações e dar o retorno para os telefonemas que foram recebidos pela secretária do escritório, por exemplo. No restante do dia, você poderia ficar focado nos seus processos e no andamento da sociedade de advogados. Outra maneira de resolver isso é adotando softwares jurídicos que permitem o acompanhamento dos processos diretamente pelos seus clientes – o que poderá reduzir significativamente as ligações para o seu escritório.
3. Liste as tarefas do próximo dia por prioridade
Uma forma interessante de ganhar tempo é fazer uma lista das tarefas prioritárias que você e os seus sócios terão no próximo dia de trabalho. Inclua, nessa lista, os problemas que vocês precisam resolver. Isso tomará alguns minutos do seu tempo atual, mas adiantará consideravelmente o trabalho que você terá no dia seguinte.
4. Cumpra os prazos
Algo fundamental na gestão de tempo de uma sociedade de advogados é o mapeamento de todas as atividades que você e os seus sócios tem no dia a dia do escritório. Nesse momento, é importante definir tanto prioridades quanto prazos factíveis para que as atividades sejam desenvolvidas de forma satisfatória.
Depois desse mapeamento, defina um cronograma com os seus sócios e procure cumprir cada compromisso e prazo de forma organizada e com eficácia.
5. Utilize ferramentas de apoio
Adquirir um software jurídico que contenha várias funcionalidades, como gestão financeira, gerenciamento de atendimento, processos e intimações, poderá marcar um “antes” e um “depois” na gestão de tempo da sua sociedade de advogados.
Através de um software jurídico, você e os seus sócios conseguirão controlar com agilidade e de forma muito mais simples e rápida alguns aspectos do escritório – como despesas, fluxos de caixa, registro de informações nos processos e intimações – e fazer o acompanhamento dos prazos dos processos de seus clientes.
6. Evite distrações
Procure evitar distrações em redes sociais e sites de notícias enquanto estiver em horário de trabalho. No entanto, não queremos dizer que você deva ficar alheio a esses recursos e fontes de informação.
O ideal é que você procure focar nas suas atividades durante o expediente e reservar um tempo, durante o dia, para ações paralelas como a consulta a redes sociais e sites de notícias.
7. Sincronize as suas agendas
Em uma sociedade de advogados, sincronizar as agendas dos diferentes sócios e cumprir todos os compromissos é um grande desafio. Essa gestão de agendas é um passo vital para que a sociedade dê certo. Hoje em dia, no entanto, existem diversos recursos que podem lhe auxiliar nesse processo.
Entre as várias opções, podemos citar os quadros de anotações, os post-its, os aplicativos de check-lists, as agendas tradicionais e – a mais eficiente – as agendas que integram os softwares jurídicos. Esse último item é o mais eficiente porque, além de ter acesso aos compromissos dos outros sócios e associados, você também poderá controlar todos os prazos dos processos dos seus clientes em um mesmo local.
8. Delegue tarefas
Em qualquer sociedade é importante que os sócios aprendam a delegar tarefas. Isso porque os gestores têm muitas outras preocupações e afazeres além daqueles que fazem parte do dia a dia das suas atividades para lidar.
Comece confiando os procedimentos operacionais da sua atividade aos seus subordinados. Depois, incentive essa prática também entre os seus sócios. Assim, vocês conseguirão dedicar mais tempo para as atividades de maior responsabilidade, como a prospecção de novos clientes, e para o planejamento da sociedade de advogados.
9. Realize uma atividade por vez
Procure dedicar a sua atenção e tempo para realizar uma atividade por vez. Hoje, em muitas áreas, o profissional multitarefas é bastante valorizado, mas no meio jurídico fazer muitas tarefas ao mesmo tempo pode impedir você de atingir o melhor resultado.
Em uma sociedade de advogados é muito comum isso acontecer. Como um escritório de advocacia tem muitas tarefas que precisam ser executadas por pessoas com a mesma função, não são raras as vezes em que um sócio acaba fazendo mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Tente evitar que isso aconteça e organize sua agenda para resolver uma questão por vez – isso trará uma melhor organização de tempo, foco e objetividade.
10. Procure sempre ser pontual
A pontualidade nos compromissos profissionais é de extrema importância, especialmente para uma sociedade de advogados. Enquanto em algumas outras áreas é possível atrasar certos compromissos sem grandes prejuízos, no meio jurídico um atraso pode significar a perda de um processo.
Quando você gerencia o seu tempo de forma organizada, também fica muito mais fácil ser pontual com os seus compromissos e não atrasar nenhuma entrega. Essa prática será positiva não apenas para você e para os seus sócios, mas para a imagem da sua sociedade de advogados como um todo.
Diante da grande quantidade de escritórios de advocacia espalhados por pequenas, médias e grandes cidades, cada vez mais gestores buscam formas de otimizar as suas demandas e se destacar da concorrência. Para isso, nada melhor do que contar com a ajuda da tecnologia de um software jurídico especializado na gestão de escritórios de advocacia.
Essa solução, com destaque para o Software Jurídico Lawyer, permite que as suas rotinas sejam automatizadas e, dessa forma, gerem um aumento da produtividade das suas equipes. Já imaginou não precisar mais preencher tabelas intermináveis para saber exatamente quais foram os custos mensais do escritório? Ou, então, ter de maneira acessível, em poucos cliques, todos os seus processos e clientes? Pois isso é possível com o Software Jurídico Lawyer.
Conheça as principais funcionalidades do Software Jurídico Lawyer
Com um software jurídico como o criado pela Alkasoft, você terá muito mais tempo para planejar as estratégias de crescimento do seu escritório, criar bons relacionamentos com clientes antigos e prospectar novos clientes. Mas essas não são as únicas facilidades que um bom software jurídico oferece ao gestor de um escritório de advocacia.
A fim de trazer benefícios variados para a gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, a Alkasoft desenvolveu o Software Jurídico Lawyer. Com ele, você consegue gerenciar as principais rotinas de trabalho do seu escritório a partir de cinco módulos.
Entenda melhor quais demandas, na prática, podem ser automatizadas:
1. Organização dos clientes
À medida em que o seu escritório de advocacia cresce, aumentam também o número e a variedade de clientes que a sua equipe precisa atender. Assim, quando você e os seus advogados param para pensar, percebem que já não conseguem ter conhecimento de todos os processos e audiências que precisam ser controlados no dia a dia do escritório.
Essa falta de controle pode levar a erros e resultar em outros inconvenientes. Já imaginou receber uma ligação de um cliente e não conseguir identificar exatamente do que se trata aquela conversa? Além do constrangimento que uma situação dessas traria, esse contato poderia causar no seu cliente uma impressão bastante ruim em relação ao seu escritório.
Com o Software Jurídico Lawyer você resolve essa questão de maneira muito simples. Por meio do módulo Pessoas, por exemplo, é possível gerenciar toda a carteira de clientes do seu escritório de advocacia, desde a prestação de contas, passando pelo recebimento de honorários e chegando até a consulta de processos e audiências.
Além disso, você também administra a banca de advogados e pode cadastrar partes contrárias. Tudo de maneira acessível e organizada! Prático, não?
2. Acompanhamento de processos
Se já é difícil lembrar-se de todos os clientes, imagine acompanhar todos os processos deles! Com o módulo Processos, no entanto, você consegue gerenciar facilmente todas as pastas de processos, recursos e apensos da carteira de clientes do escritório de advocacia.
Utilizando essa funcionalidade do Software Jurídico Lawyer você terá acesso aos detalhes de cada ação, como, por exemplo, a situação atual e os andamentos processuais. Também é possível consultar estatísticas desses processos.
3. Controle de prazos e delegação de tarefas
Essa costuma ser uma das rotinas mais complicadas que todo escritório de advocacia tem que enfrentar em seu processo de crescimento. Isso porque diante de tantos compromissos (audiências, petições, reuniões, além de tarefas administrativas) pode ficar difícil lembrar de todos os prazos que precisam ser cumpridos.
Todavia, essa também é uma rotina fundamental para um escritório de advocacia, já que cada prazo perdido significa um cliente insatisfeito – e, inclusive, em muitos casos, a derrota em alguns processos e a responsabilização civil do advogado em razão das perdas causadas ao seu cliente. Para evitar isso, criamos no Software Jurídico Lawyer o módulo Agenda. Com essa funcionalidade, é possível fazer o registro e o acompanhamento de todas as atividades do escritório.
Assim, fica fácil e simples agendar tarefas, controlar prazos e horas trabalhadas para cada cliente, além de compromissos relacionados aos processos que estão em andamento. Todo esse controle ainda permite averiguar as demandas dos membros da sua equipe, acompanhar a produtividade de cada advogado e, se for preciso, fazer uma nova delegação de tarefas.
4. Gestão financeira com maior eficiência
Verificar dezenas de tabelas, notas fiscais e planilhas para fazer o controle financeiro no final do mês ocupa muito tempo e pode ser um verdadeiro pesadelo, não é mesmo? Mas calma que tudo isso pode ser facilitado e resolvido de forma prática!
Com o módulo Financeiro do Software Jurídico Lawyer você consegue ter uma visão geral do plano de contas do seu escritório e pode gerenciar despesas fixas operacionais. Além disso, honorários, depósitos, garantias judiciais, entre outros custos podem ser adicionados no programa para que você faça uma gestão financeira completa do seu escritório de advocacia.
Esse módulo do nosso programa também permite que você confira, em poucos cliques, todas as estatísticas relacionadas às finanças do seu escritório de advocacia, as quais podem se mostrar muito úteis para a tomada de decisões estratégicas.
5. Apresentação de informações com maior clareza
Por fim, sabe aquelas reuniões no fim do mês em que você precisa apresentar relatórios do que foi feito? Se você é o responsável por essa tarefa, então sabe o quanto ela pode ser desgastante e quanto tempo de análise e preparação dos dados que serão apresentados pode exigir.
Mas o Software Jurídico Lawyer facilita todo esse trabalho com o módulo Relatório. Lá, você pode gerar relatórios personalizados em poucos cliques e atender às demandas de cada cliente sem que precise gastar muito tempo para executar essa tarefa.
Destacamos aqui algumas das principais rotinas que você pode automatizar com a implementação do Software Jurídico Lawyer. Para acessar mais informações sobre o nosso programa, solicite uma demonstração do software ou entre em contato conosco!
Vendas: (48) 3025-3500
Suporte técnico: (48) 3027-3535
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