Os processos gerenciais em um cartório estão associados a uma grande carga de responsabilidade. Diariamente, busca-se garantir a segurança das informações geradas e armazenadas, a agilidade das entregas e uma administração mais eficiente, que proporcione a excelência do serviço prestado ao cidadão. Nesse contexto, a tomada de decisão gerencial é um dos pontos-chave para que a serventia atinja tais objetivos.

A realização de um planejamento estratégico para a tomada de decisões é um fator que costuma ser negligenciado em muitas organizações. Para cartórios, absorver esse paradigma pode ser decisivo para que se otimizem processos e, até mesmo, obtenha-se maior lucratividade.

No artigo de hoje, indicaremos algumas estratégias que podem ser implementadas na sustentação de uma tomada de decisão gerencial eficiente para sua serventia. Acompanhe a seguir.

1. Estabelecer metas que facilitem a tomada de decisão gerencial

Ter pensamento voltado ao longo prazo é uma grande chave para o início de uma tomada de decisão eficiente. É comum, especialmente na gerência de um cartório, ter que resolver pendências e processos burocráticos de forma pontual. Com isso, acaba-se perdendo a sensação de progresso e força da tomada de decisão gerencial como um todo. Afinal, quando se passa boa parte do dia “apagando incêndios”, acaba restando pouco tempo para elaborar estratégias que impeçam esse tipo de ocorrência.

Por isso, é preciso agir de modo menos reativo e mais proativo, tendo sempre uma meta de melhoria guiando sua rotina de trabalho e seu processo de tomada de decisão.

Ao definir um objetivo, busque ferramentas que ajudem a enxergar, com clareza, as ações de curto prazo necessárias para essa conquista. Dessa forma, evitam-se surpresas desagradáveis e imprevistos durante o processo. Uma metodologia muito utilizada para definir essas prioridades é a SMART. Nela, seu objetivo deve ser:

• Specific (Específico) – com um objetivo claro;
• Measurable (Mensurável) – com um progresso definido;
• Attainable (Alcançável) – possível de ser realizado;
• Realistic (Realista) – com metas factíveis, alinhadas ao que existe;
• Time-Based (Focado em prazo) – com uma data definida.

2. Analisar as possibilidades

Toda boa tomada de decisão empresarial parte de uma investigação completa da situação. Para que isso seja possível, é importante que a gerência saiba como delegar e discutir o problema. Com a diversidade de ideias e opiniões pertinentes, analisar as melhores alternativas no momento de dar o próximo passo se torna mais simples.

As ramificações de uma decisão geram oportunidades e ameaças que precisam ser avaliadas.  Modelos, como Árvores de Decisão, podem ajudar a desmembrar essas implicações, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e bem-sucedida. A clássica Análise SWOT também pode ser útil para embasar suas decisões, levando em conta pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças relacionadas a cada alternativa avaliada. 

3. Organizar dados para gerar inteligência de mercado e promover automatizações de rotinas

Consolidar informações auxilia na hora do planejamento estratégico de uma gestão em cartórios. Estabelecidas as metas, ter as rotinas organizadas e centralizadas pode ser um grande motivador para a tomada de decisão gerencial assertiva. A partir de um histórico, é possível ter uma base sólida e consistente de dados para serem tratados e gerar inteligência, o que dará o suporte e facilitará o processo de tomada de decisão. 

Um sistema de digitalização do cartório, como o sistema CART, pode ajudar a não somente organizar dados, como automatizar rotinas. Assim, etapas como cadastros de títulos, emissão de guias e consulta de protocolos ganham em agilidade e eficiência. Por sua vez, com o aspecto operacional automatizado e, com isso, a rotina da serventia sendo otimizada, a tomada de decisão gerencial ganha em espaço e qualidade.

4. Adotar um sistema em nuvem para centralizar informações

Para a boa consolidação das informações, é importante que se tenha uma centralização de dados. Dessa forma, a tomada de decisão gerencial terá o embasamento necessário, e a comunicação das ações se torna mais ágil e acessível.

A adoção de um sistema em nuvem permite uma maior mobilidade para a alta e média gerência dos cartórios. Com dados acessíveis em qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet, é possível obter os dados necessários para a tomada de decisão de onde estiver.

Outro aspecto positivo da nuvem está em sua segurança. Servidores desses sistemas trabalham em duplicidade. Ou seja, sempre haverá um servidor com as informações salvas, prevenindo que a informação seja perdida e o processo de tomada de decisão prejudicado.

E já que falamos em segurança dos dados, é muito importante entender como o backup dessas informações pode evitar diversos problemas para a sua serventia. Veja aqui como fazer armazenar seus dados na nuvem com segurança!