Gestão administrativa e financeira eficientes: é comum que esses dois pontos sejam os mais lembrados por advogados titulares de cartório como seus principais desafios. Afinal, a rotina diária de trabalho em um cartório de registro de imóveis exige um controle dos processos feito de forma precisa para potencializar a produtividade e garantir segurança à documentação, agilidade nos trâmites e satisfação do cliente.
Para executar com eficiência a sua gestão, o titular do cartório deve levar em consideração quatro pilares básicos: humano, físico, financeiro e tecnológico. Assim, todos os pontos estratégicos e operacionais da sua serventia estarão sob observação a fim de identificar os possíveis gargalos de produtividade em cada área. Se esse é o seu objetivo, continue a leitura e descubra como melhorar o controle dos processos da sua serventia. Ao terminar, você saberá como enfrentar esse desafio e também como superá-lo.
3 medidas práticas para melhorar o controle dos processos do seu cartório
Quando um cartório identifica os gargalos nos seus processos, é possível atuar para buscar estratégias inteligentes que otimizem o tempo de trabalho na serventia. Essa mudança, consequentemente, auxilia no aumento da produtividade dos processos.
Confira algumas dicas práticas que poderão ajudá-lo a ter total domínio sobre o controle dos processos na sua serventia:
1. Tenha uma comunicação clara
É importante que não apenas o titular do cartório, mas também todos os seus colaboradores saibam claramente qual o objetivo e a missão da sua organização. Em todas as reuniões do seu cartório essa mensagem pode ser reforçada, envolvendo todas as áreas da serventia.
Nesse sentido, a Norma de Conduta já é muito praticada em cartórios e é eficiente por ser um “norte” no qual as pessoas tendem a focar. Afinal, as suas equipes precisam saber qual caminho seguir.
2. Compartilhe o seu planejamento
Os planos e metas do titular do cartório devem ser compartilhados com todos. Trabalhe para que haja integração entre os departamentos e para que os seus funcionários se sintam envolvidos e fazendo parte do desenvolvimento do seu cartório. Lembre-se que líderes que têm características inspiradoras mantêm a equipe unida.
3. Invista em melhoria contínua
A melhoria contínua do atendimento do cartório e o aumento da produtividade estão diretamente ligados à qualidade do investimento em treinamentos e na tecnologia adotada pelo seu cartório.
A observação constante do andamento dos processos, bem como o seu controle e o desenvolvimento das equipes facilitarão a identificação das suas necessidades. Assim, ficará mais fácil detectar os pontos para o aprimoramento interno do cartório.
Como a tecnologia pode ser um diferencial na gestão e no controle dos processos
Investir em melhoria contínua para otimizar o controle dos processos em sua serventia passa por conhecer as tecnologias que podem ser benéficas à rotina do seu cartório – lembrando que a tecnologia pode facilitar tanto a gestão do titular do cartório quanto a qualidade do trabalho dos seus colaboradores.
Adotada em diversos cartórios atualmente, a informatização dos processos garante à serventia mais organização, modernidade, rapidez e segurança na prestação de serviços notariais e de registros.
Entre os benefícios da informatização podemos citar o sistema de banco de dados eficiente que gera agilidade nos relatórios encaminhados. Além de aumentar a segurança da gestão de dados, essa informatização e otimização traz comodidade e praticidade no acesso aos serviços, padronização dos procedimentos e redução do uso de papel.
Ao utilizar a tecnologia como parte do controle dos processos da sua serventia, os clientes e o pessoal que atua no seu cartório passam a acompanhar o andamento dos processos, monitorar as matrículas por e-mail ou SMS e podem até receber uma certidão em no máximo duas horas.
Quer adotar tecnologia especializada no seu cartório? Conheça o CART Imóveis
A Alkasoft é uma empresa que há mais de 20 anos investe na pesquisa e no desenvolvimento de soluções tecnológicas aplicáveis à área jurídica – principalmente direcionadas aos segmentos de advocacia, cartórios e marcas.
Dentre as soluções que a nossa empresa desenvolveu para auxiliar cartórios de registro de imóveis na organização e armazenamento de dados está o CART Imóveis, um sistema completo, de fácil manuseio, intuitivo, seguro e que possui todas as ferramentas para administrar e agilizar os seus processos de trabalho.
Dentre as várias funções do CART Imóveis, podemos destacar:
- Cadastro de matrículas em lote;
- Prazos de vencimento diferenciados;
- Cálculo automático do 1º financiamento;
- Checklist;
- Controle de estoque de selos digitais;
- Validador de assinatura digital;
- Integração completa com as centrais Arisp e de Indisponibilidade de Bens.
Com o módulo financeiro, você pode ter um plano de contas, controlar o caixa, as receitas e despesas, emitir diversos relatórios e gerar os livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado.
Você também poderá gerenciar e controlar a produtividade da sua serventia através do Cart Workflow. Esse recurso permite liberdade para que você possa personalizar os seus modelos de impressão, matrículas, livros, textos e o que mais você achar necessário.
Como você pôde ver neste conteúdo, a automatização aplicada na sua serventia permite um controle de processos muito mais eficiente, não é mesmo? Então não perca mais tempo! Confira a página do nosso software para cartório e entre em contato conosco para verificar, na prática, como o CART Imóveis pode ajudar a sua serventia!
