Como saber se sua rotina de advogado e gestor está otimizada? Alguns acreditam que é quando todos os compromissos de um dia são realizados. Isso pode ser uma verdade, mas é preciso saber com qual qualidade e eficiência isso acontece. De nada adianta o profissional cumprir todas as suas tarefas do dia, mas gastar 14 horas para isso. Não é saudável e pode ser o sintoma de que há falhas na organização.

Quer tirar a prova e saber se sua rotina de advogado está otimizada ou não? Responda a essas 4 perguntas a seguir.

Seus processos internos estão automatizados?

Automatizar processos internos quer dizer atribuir às ferramentas tecnológicas determinadas tarefas que compõem o fluxo de trabalho. Ou, em outras palavras, tirar das mãos do advogado ou de outros profissionais as atribuições burocráticas que podem ser realizadas pela tecnologia. Alguns bons exemplos são:

• Captura automática de andamento processual;

• Pesquisa de jurisprudência;

• Emissão de relatórios gerenciais;

• Conciliação de agendas profissionais;

• Controle de horas trabalhadas.

Essas tarefas podem ser realizadas por um software jurídico, por exemplo. Ao “delegá-las” para a ferramenta, o profissional terá mais tempo para se dedicar às funções em que é essencial, como o planejamento estratégico do escritório. É fato que a rotina de advogado e gestor será otimizada com a automação.

Se você ainda não automatizou seus processos internos, está, literalmente, perdendo tempo.

Existe um controle financeiro de fato?

Na advocacia, uma das maiores dificuldades para o gestor é fazer o controle financeiro. Isso ocorre pela incerteza dos ganhos, o que é próprio da atividade. Mas, dentro desse “caos”, é possível realizar uma gestão financeira adequada, em que se faz uma estimativa de ganhos para, a partir dela, compreender limites de despesas e possibilidades de investimento.

Quando a rotina do advogado e gestor está otimizada, os processos internos estão organizados e influenciam positivamente neste controle. Mas como isso acontece? É bem simples.

O fluxo de trabalho interno, quando é eficiente, faz com que a prestação de serviços seja a melhor possível – isso em relação ao cliente e ao mercado jurídico (possibilidade de sucesso nas causas). Como consequência, o cliente fica satisfeito e se fideliza, gerando mais lucros para o escritório. Com mais recurso em caixa, o gestor consegue fazer um bom controle, mesmo com as incertezas do ganho.

Seu escritório está na palma da sua mão?

A rotina de advogado e gestor só é otimizada se existe mobilidade. O profissional tem necessidade de ter todas as informações do seu escritório de advocacia na hora e no local que desejar. Às vezes, isso é crucial para fechar um novo negócio ou para atender melhor a um cliente que quer saber detalhes de seu processo.

Além disso, a mobilidade possibilita o aproveitamento do “tempo livre” dentro do horário de trabalho que existe na rotina de advogado. No tribunal, por exemplo, enquanto espera a secretaria da vara buscar uma informação, ele poderá adiantar algumas tarefas de fácil execução.

Para tanto, o advogado deve ter ferramentas que podem ser acessadas a qualquer tempo e em qualquer lugar de seu smartphone, tablet ou notebook.

Você utiliza um software jurídico na sua rotina de advogado?

O software jurídico é uma ferramenta imprescindível para a rotina de advogado e gestor. A otimização do escritório depende do uso de tecnologia inteligente, que realmente resolverá os desafios enfrentados na gestão. E ele é uma ótima opção, porque faz o gerenciamento interno das questões mais importantes do escritório.

Uma boa solução oferece os seguintes módulos:

• Pessoas:  gerenciamento da carteira de clientes, desde a prestação de contas e o recebimento de honorários até consultas de processos e de audiências.

• Processos: gerenciamento das pastas de processos, recursos, incidentes e apensos, bem como detalhes de cada ação;

• Agenda: registro e acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos, controle de prazos e de horas trabalhadas para cada cliente, bem como de compromissos vinculados a processos;

• Financeiro: gerenciamento de todo o financeiro do escritório, possibilitando a visão geral do plano de contas

• Relatórios: geração de relatórios personalizados gerenciais para diversas necessidades.

A rotina de advogado e gestor, para ser otimizada, deve contar com o auxílio de um bom software jurídico. Se você ainda não tem, conheça o Lawyer Eleven, com funcionalidades que o ajudarão a tornar seu dia a dia muito mais simples.