Se o objetivo do seu escritório de advocacia é ser referência em competência e profissionalismo, você sabe que os prazos devem ser sempre respeitados.
Quando isso não acontece, e os atrasos passam a ser recorrentes, esse problema pode gerar sérias consequências para a sua credibilidade, além de criar um grande obstáculo na busca por um ambiente de trabalho eficiente.
Assim, realizar a gestão de serviços jurídicos através de uma agenda é uma estratégia determinante para que o seu escritório alcance os seus objetivos. A boa notícia é que a busca por uma agenda fácil pode ser solucionada com o auxílio da tecnologia.
O software jurídico Lawyer Eleven, da Alkasoft, tem como uma de suas funcionalidades justamente uma agenda que proporciona uma gestão eficaz para os processos jurídicos de um escritório de advocacia.
Saiba, neste texto, como essa funcionalidade do software jurídico Lawyer Eleven funciona.
Gestão do tempo digital através de uma agenda fácil
A tecnologia adequada, quando implantada integralmente em um escritório de advocacia, resultará em uma equipe mais ágil, confiante e eficaz.
Entre todas as funcionalidades do software jurídico Lawyer Eleven, a agenda fácil ganha destaque por trazer essa agilidade aos seus processos e ao atendimento dos seus clientes.
Através dessa função do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário comum e compartilhado entre todos do escritório.
Essa sincronização garantirá que nenhum compromisso seja perdido por esquecimento ou por falta de controle dos prazos. Como a praticidade é um ponto primordial para que a rotina seja cumprida com excelência, a agenda fácil do Lawyer Eleven pode ser compartilhada com dispositivos móveis.
Dessa forma, cada advogado pode ter os seus compromissos ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário. Se o e-mail do usuário do Lawyer é acessado no seu celular, ele receberá a notificação da agenda do software jurídico por e-mail. A partir deste recebimento, os usuários poderão utilizar a agenda do e-mail no seu dispositivo, copiando o conteúdo recebido no e-mail e colando as informações na agenda, por exemplo.
Essa função permitirá que o profissional seja lembrado, através de uma notificação recebida por e-mail, sobre a data limite para pagar uma taxa e/ou tributo, por exemplo. Afinal, além de causarem a perda de eficiência de um escritório de advocacia, os atrasos nos processos também podem gerar juros e gastos excessivos que podem ser evitados.
Como deixar a sua agenda fácil ainda mais eficiente
Conheça algumas dicas para que a função agenda fácil do Lawyer Eleven possa ser utilizada ao máximo para tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia ainda mais eficiente:
- Delegue funções: com o aumento da demanda causada pelo crescimento na carteira de clientes, do volume de processos, petições e recursos, é fundamental gerir a sua equipe de profissionais competentes com sintonia.
Através do recurso da agenda fácil do software jurídico Lawyer Eleven, você poderá criar compromissos para os encarregados das diferentes áreas do escritório e encaminhar o alerta acompanhado de uma descrição da atividade que deverá ser executada.
Uma novidade da agenda fácil é a possibilidade de criar categorias de tarefas e “localizar em tela” as tarefas ou compromissos na agenda buscando por termos.
Com isso, cada profissional terá um gerenciamento individual de suas tarefas e você, como gestor, terá uma visão geral dos prazos e da eficiência dos profissionais do seu escritório.
- Tenha uma visão geral de cada cliente/processo: controlar cada processo jurídico não é um detalhe e sim uma necessidade para gestores e advogados. Não conseguir “visualizar” de forma clara a demanda de cada cliente pode causar sérios prejuízos ao escritório e ao contratante.
Para evitar problemas dessa natureza, utilize a funcionalidade da agenda do Lawyer em que é possível cadastrar cada cliente, assim como consultar os andamentos dos processos relacionados, a sua situação financeira, o advogado responsável e, claro, os prazos e tarefas de cada processo.
Assim, fica fácil compartilhar um relatório de cada cliente com todos os setores do escritório de advocacia e/ou com as pessoas interessadas, ou diretamente envolvidas em determinado atendimento.
- Elimine o conflito de horários: utilizando o sistema inteligente da agenda fácil você conseguirá restringir os compromissos para cada data. Ou seja, se um advogado já possui uma tarefa agendada para o dia 23 de outubro, a partir das 14h, por exemplo, nenhum outro compromisso poderá ser gerado para esse mesmo dia e horário.
Com essa integração de agendas, é possível evitar que algum profissional fique sobrecarregado e não consiga executar com excelência e cuidado cada uma de suas atividades. Além disso, o seu escritório conseguirá dar fluxo para as demandas, eliminando o famoso “conflito de agendas”.
- Alertas compartilháveis: a maioria dos compromissos de um escritório de advocacia não envolve apenas um advogado. Clientes, testemunhas e outros advogados podem estar juntos em diferentes processos.
Utilizando a agenda fácil do software jurídico Lawyer Eleven é possível criar uma descrição para cada compromisso cadastrado. Essa descrição é enviada automaticamente a todas as partes do processo, o que gera um alerta da tarefa até para quem não faz parte do uso cotidiano do software – um dos principais diferenciais do software jurídico Lawyer Eleven em relação aos concorrentes do mercado.
- Compromissos financeiros: a integração entre a agenda e as demais funções de um software jurídico é o segredo para a gestão eficiente de um escritório de advocacia.
Através do compartilhamento de informações entre a agenda fácil e o financeiro, por exemplo, é possível lançar os honorários que deverão ser pagos pelos serviços prestados pelos seus advogados, relacionando o valor do profissional com o tempo envolvido em cada processo, e agendar um compromisso para a cobrança.
- Integração com agendas externas: tanto os compromissos quanto as tarefas da Agenda do Lawyer Eleven podem ser integrados com a agenda dos e-mails. Então, se o cliente utilizar a agenda do Google, por exemplo, ele vai receber o convite no e-mail e poderá configurar para que vá automaticamente para a sua agenda do Google.
Além do Google, a agenda do Lawyer Eleven também pode ser integrada com Outlook e IOS, proporcionando um maior controle para o advogado e mais facilidade para seus clientes.
Gostou das facilidades que a funcionalidade Agenda Fácil do software jurídico Lawyer Eleven oferece para um escritório de advocacia? Entre em contato conosco para ter mais eficiência e produtividade.
