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Se o objetivo do seu escritório de advocacia é ser referência em competência e profissionalismo, você sabe que os prazos deverão ser sempre respeitados. Quando isso não acontece, e os atrasos passam a ser recorrentes, esse problema pode gerar sérias consequências para a sua credibilidade, além de criar um grande obstáculo na busca por um ambiente de trabalho eficiente. Assim, controlar as atividades através de uma agenda fácil é uma estratégia determinante para que o seu escritório alcance os seus objetivos.

A boa notícia é que a busca por uma agenda fácil pode ser solucionada com o auxílio da tecnologia. O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, tem como uma de suas funcionalidades justamente uma agenda fácil que proporciona uma gestão eficaz para os processos jurídicos de um escritório de advocacia. Saiba, neste texto, como essa funcionalidade do software jurídico Lawyer funciona.

Gestão do tempo digital através de uma agenda fácil

A tecnologia adequada, quando implantada integralmente em um escritório de advocacia, resultará em uma equipe mais ágil, confiante e eficaz. Entre todas as funcionalidades do software jurídico Lawyer, a agenda fácil ganha destaque por trazer essa agilidade aos seus processos e ao atendimento dos seus clientes.

Através dessa função do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário comum e compartilhado entre todos do escritório. Essa sincronização garantirá que nenhum compromisso será perdido por esquecimento ou por falta de controle dos prazos.

Como a praticidade é um ponto primordial para que a rotina seja cumprida com excelência, a agenda fácil do Lawyer pode ser compartilhada com dispositivos móveis. Dessa forma, cada advogado pode ter os seus compromissos ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário.

Se o e-mail do usuário do Lawyer é acessado no seu celular, ele receberá a notificação da agenda do software jurídico por e-mail. A partir deste recebimento, os usuários poderão utilizar a agenda do e-mail no seu dispositivo, copiando o conteúdo recebido no e-mail e colando as informações na agenda, por exemplo.

Essa função permitirá que o profissional seja lembrado, através de uma notificação recebida por e-mail, sobre a data limite para pagar uma taxa e/ou tributo, por exemplo. Afinal, além de causarem a perda de eficiência de um escritório de advocacia, os atrasos nos processos também podem gerar juros e gastos excessivos que podem ser evitados.

Como deixar a sua agenda fácil ainda mais eficiente

Conversamos com a executiva de contas da Alkasoft – empresa desenvolvedora do software jurídico Lawyer –, Juliana Branco, que compartilhou algumas dicas para que a função agenda do Lawyer possa ser utilizada ao máximo para tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia ainda mais eficiente. Confira:

1. Delegue funções

Com o aumento da demanda causada pelo crescimento na carteira de clientes, do volume de processos, petições e recursos, é fundamental gerir a sua equipe de profissionais competentes com sintonia.

Através do recurso da agenda fácil do software jurídico Lawyer, você poderá criar compromissos para os encarregados das diferentes áreas do escritório e encaminhar o alerta acompanhado de uma descrição da atividade que deverá ser executada. Com isso, cada profissional terá um gerenciamento individual de suas tarefas e você, como gestor, terá uma visão geral dos prazos e da eficiência dos profissionais do seu escritório.

2. Tenha uma visão geral de cada cliente/processo

Controlar cada processo jurídico não é um detalhe e sim uma necessidade para gestores e advogados. Não conseguir “visualizar” de forma clara a demanda de cada cliente pode causar sérios prejuízos ao escritório e ao contratante.

Para evitar problemas dessa natureza, utilize a funcionalidade da agenda do Lawyer em que é possível cadastrar cada cliente, assim como os seus processos relacionados, a sua situação financeira, o advogado responsável e, claro, os prazos e tarefas de cada processo.

Assim, fica fácil compartilhar um relatório de cada cliente com todos os setores do escritório de advocacia e/ou com as pessoas interessadas ou diretamente envolvidas em determinado atendimento.

3. Elimine o conflito de horários

Utilizando o sistema inteligente da agenda fácil você conseguirá restringir os compromissos para cada data. Ou seja, se um advogado já possui uma tarefa agendada para o dia 23 de outubro, a partir das 14h, por exemplo, nenhum outro compromisso poderá ser gerado para esse mesmo dia e horário.

Com essa integração de agendas, é possível evitar que algum profissional fique sobrecarregado e não consiga executar com excelência e cuidado cada uma de suas atividades. Além disso, o seu escritório conseguirá dar fluxo para as demandas eliminando o famoso “conflito de agendas”.

4. Alertas compartilháveis

A maioria dos compromissos de um escritório de advocacia não envolve apenas um advogado. Clientes, testemunhas e outros advogados podem estar juntos em diferentes processos.

Utilizando a agenda fácil do software jurídico Lawyer é possível criar uma descrição para cada compromisso cadastrado. Essa descrição é enviada automaticamente a todas as partes do processo, o que gera um alerta da tarefa até para quem não faz parte do uso cotidiano do software – um dos principais diferenciais do software jurídico Lawyer em relação aos concorrentes do mercado.

5. Tarifação automática

A integração entre a agenda e as demais funções de um software jurídico é o segredo para a gestão eficiente de um escritório de advocacia. Através do compartilhamento de informações entre a agenda fácil e o financeiro, por exemplo, é possível gerar automaticamente a tarifa que deverá ser paga pelos serviços prestados pelos seus advogados, relacionando o valor do profissional com o tempo envolvido em cada processo.

Gostou das facilidades que a funcionalidade agenda fácil do software jurídico Lawyer oferece para um escritório de advocacia? Então não perca mais tempo e peça uma demonstração gratuita do sistema da Alkasoft! E se você já está convencido de que essa é a melhor solução para o seu escritório, entre em contato conosco para ajudarmos você e os seus advogados a ganhar em eficiência e produtividade!

 

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