Quem tem qualquer tipo de negócio, certamente vê o seu crescimento com bons olhos, certo? E com os cartórios, isso não é diferente. Hoje, conheceremos o case de sucesso do 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina, cujo responsável técnico é o Sr. Andrew Yamaue.

O RI do Sr. Yamaue se deparou, recentemente, com essa situação inusitada: o cartório se desenvolveu, mas seu sistema não estava preparado para esse crescimento, o que gerou uma série de dificuldades. Ouve-se falar o tempo todo que a tecnologia está aqui para ajudar, para agilizar e tornar as rotinas laborais mais efetivas. Mas e quando isso não acontece?

Descubra, a seguir, como o 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina resolveu esse problema e tornou suas operações mais eficientes. Acompanhe.

Como era a situação do 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina

O cartório já estava um passo à frente de outras empresas, isso é, utilizando um sistema para automatizar tarefas e agilizar sua rotina de trabalho – e isso deu certo por determinado tempo. Mas quando as coisas mudaram, o 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina passou a ter melhores resultados e suas operações cresceram, o sistema então utilizado se mostrou insuficiente.

Isso porque ele apresentava funcionalidades apenas para operações mais enxutas e não tinha recursos para atender negócios escaláveis e funções importantes da rotina do RI de Londrina, como o cadastro de matrículas.

Com isso, o Sr. Andrew Yamaue assumiu uma postura proativa para encarar o desafio e não comprometer as tarefas do cartório. Ele tentou, junto à empresa fornecedora, um atendimento de suas demandas, mas isso se mostrou moroso e acabou não sendo viável no período desejado. Uma das funções requeridas por ele era a integração de dados, que é tão importante para manter a rotina de trabalho de um cartório.

Outro problema enfrentado nessa parceria é que o suporte técnico ocorria apenas presencialmente, o que acarretava perda de tempo e de recursos financeiros com tal deslocamento.

Essa situação levou o responsável técnico pelo 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina a buscar um novo fornecedor de software no mercado – e ele encontrou o parceiro ideal na Alkasoft, por meio da solução Cart, como veremos a seguir.

Qual foi a atitude do responsável técnico para resolver o problema?

Depois de buscar uma resolução junto à empresa que, então, o atendia, mas não ter sucesso, o Sr. Yamaue resolveu olhar para o mercado em busca de um software mais alinhado ao porte de seu negócio e às necessidades de seu RI.

Ele fez um benchmarking no 2º e no 4º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina, e lá viu que eram utilizados os sistemas Cart, a solução para cartórios da Alkasoft. Sendo assim, colheu as impressões de funcionários que utilizavam o Cart e que também atuavam no 3º Ofício, e percebeu que a solução funcionava bem nesses outros RIs – e os usuários estavam satisfeitos com ela.

Tudo isso incentivou o Sr. Yamaue a fazer contato com a Alkasoft e virar um case de sucesso na utilização do Cart na rotina de sua serventia.

Case de sucesso: como o Cart, da Alkasoft, ajudou a RI de Londrina?

De acordo com as palavras do próprio Sr. Andrew Yamaue, “ocorreu tudo muito bem, tanto na etapa da negociação quanto na de implantação do Cart”.

Ele conta ainda que, no estágio inicial, foi convidado a conhecer a sede da empresa, em Florianópolis/Santa Catarina, e a visitar um cartório da cidade que já utilizava o sistema Cart: “O responsável pelo cartório explicou como ele utilizava o sistema e funcionalidades como, por exemplo, os módulos financeiros e de relatórios. Isso foi muito útil, pois, como ele já tinha uma boa base do sistema e o utilizava há um bom tempo, sabia como extrair o melhor que a ferramenta poderia oferecer. Essa troca foi muito rica.”

Experiências como essa são fundamentais em um momento de mudança organizacional tão importante quanto é a troca de um sistema. Elas nos ajudam a ver, na prática, como tudo funciona e a dar mais segurança para o processo decisório.

E para ajudar ainda mais a tornar a transição bem-sucedida, a Alkasoft ofereceu, também, um treinamento presencial sobre as principais funcionalidades do Cart.

Cuidados como esse tornam o processo de mudança mais tranquilo e viável para as empresas. Conforme o responsável técnico pelo 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina, os funcionários que ainda não tinham familiaridade com o sistema aderiram com tranquilidade à mudança. E o fato de ter um suporte de qualidade favoreceu ainda mais o sucesso da implementação.

“O sistema em si é muito fácil de usar, ele é muito bom, assim como o atendimento da Alkasoft, que está ainda mais ágil”, afirma Yamaue.

Dessa forma, com a adoção do sistema Cart, o 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina conseguiu resolver os problemas que vinha enfrentando com o software anterior e virou um case de sucesso. A rotina do RI de Londrina se tornou mais produtiva com um sistema que não vê o crescimento do negócio como um entrave, mas como uma oportunidade – e que está preparado para atender com sucesso à nova realidade dos cartórios.

Ainda, conforme o Sr. Andrew Yamaue, é preciso, cada vez mais, aderir a inovações e a facilidades tecnológicas para manter o cartório competitivo e apto para lidar com as mudanças do mercado e as novas necessidades do público.

“Quem não está nesse meio, está atrasado”, conclui o responsável técnico pelo 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina.

De fato, fala-se bastante sobre a modernização dos cartórios – essa é uma demanda urgente e que deve estar na pauta dos gestores desses estabelecimentos. É preciso sempre avaliar metodologias, processos internos, sistemas e olhar para as tendências e para as necessidades latentes do público.

A automatização dos cartórios é uma ação altamente benéfica, tornando as serventias mais custo-eficientes, eliminando entraves burocráticos e retrabalhos, além de trazer mais qualidade ao serviço ofertado ao cidadão.

O que você achou do case de sucesso do 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina? Que tal também melhorar a forma de trabalho da sua serventia com a automatização de suas rotinas?

Para isso, faça como o RI de Londrina: conheça os benefícios da solução, solicite uma demonstração gratuita dos sistemas Cart e torne a sua serventia, também, um case de sucesso!