Se você é um advogado em início de carreira, certamente está preocupado com as tendências jurídicas para 2021. Nos últimos anos, vimos muitas novidades nos fluxos de trabalho, com a adoção do home office e de novas tecnologias. E como será 2021 no Direito? Quais as tendências para advogados? Confira, a seguir!

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Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão dos processos jurídicos. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de administrar as ações judiciais.

Nós estamos trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial. Neste cenário, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Mas temos uma boa notícia: esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico. 

Pensando em facilitar a rotina dos negócios jurídicos, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes para criar versões cada vez mais práticas e completas de seu software jurídico Lawyer e de suas funcionalidades.

Saiba mais sobre como o software jurídico pode ajudar com a gestão dos processos jurídicos e como o Lawyer funciona para esta abordagem.

Como um software jurídico fornece um plano geral de gestão dos processos jurídicos

Os softwares jurídicos são comumente relacionados a funções administrativas e financeiras de escritórios e departamentos jurídicos. Quando ainda não estávamos inseridos na Transformação Digital, a ferramenta tinha como principal função exatamente essa organização.

No entanto, estamos em uma era digital, em que a troca de informações é rápida. Diariamente, lidamos com um enorme volume de informações processuais. A organização não basta, motivo pelo qual as legaltechs aprimoraram seus softwares.

Além das tarefas administrativas (relacionamento com o cliente, gestão de pessoas, delegação de atividades, gestão financeira etc.), eles realizam a gestão dos processos jurídicos. Isso inclui captura de andamento processual, controle de prazos, compartilhamento de agenda e muito mais.

A seguir, conheça como o Lawyer atua na gestão das ações judiciais.

O Lawyer e a gestão dos processos jurídicos

Por meio do Lawyer, gestores de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos podem acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. 

A ferramenta oferece funcionalidades capazes de otimizar a gestão dos processos jurídicos. Por exemplo: você pode conferir os prazos de cada um dos seus processos, mas também distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.

Com o Lawyer, é possível conferir todas as suas informações a partir de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Essa gestão de ações judiciais facilitada só é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os dados ficam disponíveis na nuvem. Dessa forma, eles podem ser acessados de qualquer lugar, bastando a utilização de uma senha de acesso.

De acordo com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, cada etapa da sua ação judicial poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer. Ele aponta 3 etapas da gestão dos processos jurídicos: prognóstico, previsão de receita e etapas planejadas.

1. Prognóstico

A primeira etapa da gestão dos processos jurídicos no Lawyer é o Prognóstico. Com essa função, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.

Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas. Isso gera para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior, porque aprimora alguns pontos da gestão das ações judiciais.

Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. 

Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo. Isso também contribui diretamente para a tomada de decisão.

2. Previsão de receita

Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. 

Dessa forma, o setor financeiro pode ser controlado e traçar metas a partir de projeções mais certeiras.

3. Planejamento de etapas

Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.

Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.

A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.

Resumindo as etapas da gestão dos processos jurídicos, temos:

  1. Prognóstico: geração de relatórios sobre ações passadas para avaliar o padrão de trabalho dos profissionais e aprimorá-los, bem como para elencar as melhores chances de êxito;
  2. Previsão de receita: ao saber potenciais ações judiciais com resultado favorável, é possível estimar a receita;
  3. Planejamento de etapas: confere a possibilidade de controlar todos os prazos relativos às ações judiciais.

Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes. Sua gestão dos processos jurídicos, sem dúvidas, será bem mais eficiente.

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No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo e, consequentemente, na gestão dos processos jurídicos.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais entrará em vigor em breve no Brasil. A legislação voltada para proteger a privacidade e outros direitos individuais também ditará tendências do mercado jurídico, que influenciarão na rotina dos escritórios. E as tecnologias deverão ter especial atenção para a segurança da informação. Afinal, nenhuma empresa quer arcar com as vultuosas multas que a lei estabelece. 

Confira, a seguir, as 5 tendências do mercado jurídico com um olhar atento à segurança da informação.

Cibersegurança 

Uma das tendências do mercado jurídico (e de qualquer mercado) é a cibersegurança. A transformação digital colocou o mundo inteiro online. As transações de todo gênero são feitas pela internet, e isso abre grande oportunidade para ataques de pessoas mal-intencionadas.

Os crimes cibernéticos cresceram vertiginosamente nos últimos anos. Com as empresas em home office em função da pandemia, os ciberataques deram um salto assustador. 

Conforme levantamento da Kaspersky, “os ataques de força bruta (Brute Force Attacks) direcionados ao ‘Remote Desktop Protocol (RDP)’ – uma das ferramentas de acesso remoto mais populares para postos de trabalho ou servidores – passaram de uma média diária de 402 mil em fevereiro para mais de 1,7 milhões em abril, um crescimento de 333% em dois meses”.

Por este motivo, a cibersegurança se torna um assunto ainda mais importante e em franco crescimento. Inclusive, a capacitação e especialização de advogados neste ramo é uma grande oportunidade para os escritórios.

Inteligência artificial

A Inteligência Artificial é uma tecnologia que já vem sendo amplamente utilizada em todos os setores da economia. Com o passar dos anos, ela ganha novas aplicações, inclusive no mercado jurídico. Seu objetivo é possibilitar os escritórios a alcançarem os melhores resultados.

A IA está presente em softwares jurídicos, que utilizam a tecnologia para realizar captura automática de andamentos processuais, por exemplo. Ela é também utilizada em chatbots nas redes sociais, como o primeiro contato dos clientes com o negócio. 

Porém, considerando a necessidade de segurança de dados trazida pela LGPD, a IA também pode aumentar a cibersegurança. Algumas ferramentas de criptografia e sistemas (como a nuvem) já utilizam a tecnologia para lidar com potenciais ameaças. 

Blockchain

Blockchain é uma tecnologia muito associada às criptomoedas (campo da economia), mas é uma das tendências do mercado jurídico. Ela exerce um importante papel na segurança e eficiência de processos e sistemas.

Algumas de suas aplicações mais comuns no mundo jurídico são a autenticação de contratos em cartórios e os smart contracts (contratos inteligentes), seja em preenchimento automático e assinaturas digitais ou em registro e transferência de bens móveis e imóveis.

Compliance

Uma das tendências do mercado jurídico que conversa diretamente com a LGPD é a compliance. Finalmente as empresas de qualquer setor entenderam a importância dos programas de conformidade geral. 

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, os escritórios se tornarão fundamentais para que as empresas se adequem às novas regras. Políticas de segurança e privacidade, contratos, armazenamento de dados, tudo deverá ser revisto em todos os departamentos.

O próprio escritório precisará buscar formas de conformidade com a lei, trazendo à tona a importância de se ter programas de compliance sólidos.

Software na máxima capacidade é outra das tendências do mercado jurídico

Muitos profissionais ainda associam o software jurídico a uma mera ferramenta para substituir tarefas burocráticas. De fato, é uma automação de processos internos que confere eficiência à gestão. Mas, nem de longe, esse sistema serve somente para isso.

Não à toa, o uso do software jurídico em sua máxima capacidade é uma das tendências do mercado jurídico que pode mudar a rotina do seu escritório. Se você já o utiliza para otimizar a gestão como um todo, ótimo. Mas saiba que ele pode se direcionar também a jurimetria, legal analytics e legal design (oferecer a melhor experiência para o cliente).

Em outras palavras, ele resolve a burocracia, mas se torna também uma ferramenta estratégica para o escritório. Passa a ser parte fundamental na relação com o cliente, mas também na fundamentação de uma petição. É, assim, essencial para resultados assertivos.

Essas 5 tendências do mercado jurídico moldarão a atividade do seu escritório de advocacia em breve. Se você ainda não adota nenhuma ferramenta citada, refaça seu plano de negócios e estratégias o quanto antes. A transformação digital começou há anos, e o mercado não espera. Que tal começar com o melhor software jurídico?

Escritório de Advocacia Digital
Escritório de Advocacia Digital

Você já parou para pensar se o armazenamento de dados do escritório de advocacia segue padrões de cibersegurança? Nas últimas décadas, vimos um grande aumento nos ataques cibernéticos. Considerando que a advocacia trabalha com dados sigilosos e sensíveis, a proteção dessas informações deve ser uma prioridade para os gestores jurídicos.

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Em 3 de maio de 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº  13.709/2018) entrará em vigor totalmente no Brasil. Ela se aplica a qualquer operação de tratamento de dados no território nacional. Por isso, é preciso se atentar à LGPD para escritórios de advocacia – afinal, é um negócio que lida com informações pessoais a todo o momento.

Diante deste contexto, os escritórios precisam se preparar para a adequação à lei o quanto antes. Acompanhe!

LGPD para escritórios de advocacia

A LGPD é uma lei que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais, por pessoa natural ou jurídica. Seu objetivo é “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”. A lei é um espelho da GDPR, lei semelhante aplicável à União Europeia.

A adequação à LGPD para escritórios de advocacia deve ser feita o quanto antes. E o primeiro ponto é entender os principais fundamentos da lei:

  • Maior controle dos usuários sobre o processamento de seus dados pessoais, inclusive com necessidade de consentimento para o tratamento;

  • Possibilidade de os usuários solicitarem o fornecimento, a retificação, a portabilidade e a atualização dos dados;

  • Uso dos dados somente para as finalidades específicas (e informadas aos titulares) para as quais foram coletados;

  • Coleta de dados estritamente necessários para a consecução da finalidade.

Dentro desses princípios, é possível imaginar que toda a rotina do escritório será impactada com a vigência da lei.

Mudanças na rotina do escritório

Clientes, parceiros, colaboradores, fornecedores. O tratamento de dados pessoais pelos escritórios de advocacia é próprio da atividade. Isso significa muito cuidado no uso de dados no ambiente interno e externo.

O primeiro passo para adequação da LGPD para escritórios de advocacia é rever as políticas de segurança. Cada negócio possui um ambiente computacional com características, complexidade e vulnerabilidades específicas. Elas devem ser consideradas na hora de elaborar uma política de segurança.

A política já está definida, mas deve ser revista conforme as normas da LGPD para mitigar as situações de risco. Por isso, o gestor deve se preocupar em rever as atividades de coleta, ter maior conhecimento sobre os dados, de forma a priorizar a privacidade, e mantê-los seguros para escritorio. Os princípios que pontuamos podem balizar a necessidade de manter ou não tais informações.

Além disso, a adequação da LGPD para escritórios de advocacia depende de práticas de mitigação de riscos. E é aqui que entra o papel da tecnologia.

Tecnologias para garantir a conformidade com a lei

Como manter dados seguros para advogados e adequar a atividade à LGPD? A transformação digital nos trouxe ferramentas tecnológicas inovadoras, que podem auxiliar nesta função. Quando o assunto é proteção de dados e privacidade, podemos citar algumas práticas de tecnologia da informação, como:

  • Armazenamento em nuvem;

  • Atualização de sistemas;

  • Backup automático;

  • Antivírus e firewall. 

Para escritórios que utilizam um sistema jurídico baseado em nuvem, a adequação pode ser mais tranquila. Isso porque esses softwares oferecem algumas das funcionalidades que mantêm a segurança do ambiente. Dessa forma, o sistema pode melhorar os padrões de proteção dos dados pessoais, priorizando a privacidade, como preconiza a LGPD.

Além de adotar ferramentas tecnológicas seguras, é importante que o gestor invista em capacitação e treinamento de seus profissionais. De nada adianta ter boas soluções de proteção se os colaboradores não souberem utilizá-las de forma correta.

Atendendo à adequação à LGPD para escritórios de advocacia, o negócio atinge uma maturidade muito apreciada no mercado.

A lista de exigências da LGPD para escritórios de advocacia e outros negócios é longa. A presença de tecnologias que otimizem os processos de adequação pode ser um diferencial importante para os gestores jurídicos. Com um plano de ação bem definido, a conformidade será garantida, evitando as multas pesadas.

Mas não há tempo a perder. Trace já seu planejamento de LGPD para escritórios de advocacia e conte com a tecnologia para auxiliar no processo!

Durante a pandemia do novo coronavírus, os escritórios de advocacia se viram diante de uma grande desafio: tornar-se um advogado home office. Havia um temor de que o trabalho remoto prejudicasse o fluxo de atividades e o contato com clientes. Mas a necessidade do distanciamento físico trouxe mudanças e boas surpresas quanto a essas questões.

Gestores jurídicos perceberam que a rotina de trabalho nos escritórios se manteve produtiva durante a pandemia. Houve uma enorme e eficiente adaptação ao momento delicado em que vivemos: o advogado online funcionou.

Mas como se manter produtivo nesse período como advogado home office? Veja nossas dicas baseadas em exemplos de sucesso!

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O dia do advogado no Brasil é comemorado em 11 de agosto. Sua origem é vinculada à criação dos primeiros cursos de Direito no Brasil e, ao longo do tempo, teve sua essência modificada. Foi criado até o famoso Dia do Pendura!

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O andamento processual feito de forma simplificada é, em geral, atrelado aos softwares jurídicos e outras tecnologias. O Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, realiza a captura automática dos andamentos processuais que os tribunais disponibilizam. No entanto, mesmo com a funcionalidade, os advogados se mostram desconfiados com essa possibilidade. Isso porque as fontes (tribunais e diários oficiais) não colaboram para que a captura aconteça de forma fluida. Considerando esse cenário, confira, a seguir, como o obter o andamento processual de forma automática e mais simplificada.

Entenda o processo de captura automática

O software que faz a captura automática de andamento processual importa os andamentos do Poder Judiciário ou de um órgão administrativo. O sistema do escritório de advocacia tem, assim, todos os dados de um processo de forma automática. O advogado deve cadastrar o número do processo para receber periodicamente o andamento processual de seu interesse e não precisa consultá-lo nos sites dos tribunais. Assim que recebe a movimentação processual, o profissional identifica a situação do processo e realiza a atividade ou diligência necessária, como elaborar um recurso, solicitar o levantamento de alvará, atendendo assim ao prazo. Por ser uma funcionalidade muito prática, que aumenta a produtividade das equipes, é bastante procurada por quem escolhe um software jurídico. No entanto, sua complexidade traz alguns descontentamentos que devem ser compreendidos. Para entendê-los, é preciso compreender a tecnologia por trás da captura automática do andamento processual.

O papel dos robôs

Os robôs é que realizam boa parte das rotinas de consulta processual automatizada. Eles são criados para lidar com um grande volume de dados, responsáveis por capturar o conteúdo dos sites e convertê-lo em informações para o software jurídico. Dados como identificação do processo, partes e andamento processual são extraídos pelos robôs, que se conectam ao site, fazem a varredura e filtram atualizações nos processos – isso tudo em segundos. Teoricamente, tudo estaria perfeito até então, se não fosse a infraestrutura de TI dos tribunais.

A infraestrutura de TI do tribunal

Imagine que um escritório de advocacia demande 1.000 requisições ao tribunal em uma semana. Sabendo da demanda, o tribunal cria sua infraestrutura computacional para atendê-la. No entanto, com o trabalho dos robôs, a requisição de 1.000 conexões ocorre em poucas horas, e é impossível dar conta. Agora multiplique esse número por processos de escritórios de todo o país. A situação se agrava. O resultado é simples: sites indisponíveis ou lentos. Por um lado, profissionais querem seus processos atualizados diariamente, por outro, os tribunais não possuem infraestrutura computacional para atender a demanda. Soma-se a isto os mecanismos de proteção da fonte original. O que seria isso? Os tribunais, para evitar o uso excessivo do sistema por robôs de softwares, implementaram o uso do captcha (Completely Automates Public Turing Test to tell Computers and Humans Apart). A funcionalidade é um teste para separar humanos de máquinas, impedindo o acesso automatizado de robôs a informações. Com essa limitação, os robôs passam a ter acesso restrito. E aí nasce a insatisfação dos advogados com as ferramentas de captura automática de andamento processual. No entanto, tribunais e empresas de softwares jurídicos estão trabalhando juntos para driblar essa dificuldade. A ideia é criar uma interface de integração que automatiza a captura de andamentos e que dispensa a consulta de toda a base de processos de um escritório. Em outras palavras, ao invés de inviabilizar o funcionamento das ferramentas, otimizam seu uso, pois vão operar com a plataforma em pleno funcionamento.

Adotar uma ferramenta com captura automática de andamento processual

Após compreender o processo de captura automática dos softwares junto aos tribunais, é preciso escolher uma boa ferramenta para realizar o trabalho. O Lawyer Eleven, software da Alkasoft, é um sistema completo. Ele possui a pasta processual, que gerencia pastas de processos, recursos e incidentes, permite a visualização rápida dos prazos e progresso das atividades de seu negócio, e a consulta aos detalhes de cada ação. Além dessa funcionalidade, as publicações são vinculadas automaticamente ao processo se ele já estiver cadastrado. Em caso de processo sem cadastro, a publicação pode ser vinculada a ele posteriormente. A maior facilidade é o serviço de captura, que traz novas movimentações publicadas acerca dos processos nos órgãos da justiça. O Lawyer Eleven possui um quadro de resumo com dados referentes às cotas de capturas e quantidade ativa. E qual a abrangência da captura automática de andamento processual? Podemos separá-la em dois grandes grupos:

Órgãos da Justiça: Justiça federal, TRTs, TREs, TJs, Ministério Público de alguns estados, TRFs, Tribunais Superiores, incluindo CNJ, CNJT, Conselho da Justiça Federal, Conselho do Ministério Público, TCU, Diário Oficial da União, Diários do Poder Executivo de alguns estados, e Tribunal de Contas de alguns estados.

Publicações relativas a alguns estados: Defensoria Pública, Diários Oficiais dos Municípios e dos Estados, dentre outros. Resolvido o grande problema dos robôs dentro dos sites dos tribunais, é certo que a captura automática de andamento processual trará enormes benefícios para os escritórios de advocacia. Otimizar a rotina é um deles: basta escolher um bom software jurídico. Que tal conhecer o Lawyer Eleven e sua ferramenta?

A produtividade em um escritório digital está aliada à capacidade de organizar fluxos de trabalho. Uma boa definição dos processos internos é o que permite a correta execução de tarefas, seja quanto ao prazo ou ao modo.

Nos dias atuais de um escritório digital na advocacia, essa organização pode se dar por meio de um sistema jurídico em nuvem. Ele será um grande diferencial na hora de ter um dia a dia produtivo no trabalho. Confira!

Como organizar fluxos de trabalho no escritório digital

Da chegada de um novo cliente até a última decisão judicial ou extrajudicial sobre sua questão, muitos profissionais de um escritório são envolvidos. Eles devem trabalhar de forma concatenada, obedecendo aos prazos. Para que isso aconteça, o gestor precisa organizar fluxos de trabalho. Estabelecer pequenas rotinas é um primeiro passo importante, pois são elas que baseiam a organização ao longo prazo.

Para que isso ocorra de forma efetiva, o responsável deve fazer um planejamento. De preferência, semanal, pois as situações jurídicas mudam constantemente. Existem tarefas que devem ser priorizadas? Qual a média de tempo gasto em cada uma? Tudo isso deve ser respondido na hora de organizar fluxos de trabalho. 

Quando a intenção é ter um escritório digital de advocacia, é preciso analisar a integração ao ambiente digital. Isso demanda a digitalização de informações, dados e documentos, bem como seu uso no ambiente digital. Por isso, o primeiro passo é substituir o papel ao máximo em seu ambiente de trabalho. Nada de ficar com fichas de clientes, planilhas financeiras e agenda de compromissos em mãos. A ideia é levar tudo para a nuvem.

Nenhum advogado moderno carrega pilhas de processos nas mãos. Na verdade, o profissional precisa de mobilidade para trabalhar à distância. Mais um motivo para adotar uma tecnologia que permite o acesso às informações do escritório de qualquer lugar.

Mas antes de utilizar um sistema jurídico em nuvem em seu escritório, é preciso se preparar para transferir seus dados para este ambiente.

Organize as informações necessárias

O primeiro passo para ter fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é organizar as informações. Centralizar todas em um único lugar demanda tempo, pois muitas delas são provenientes do papel. Mas tenha em mente que, após “subir” os dados para a nuvem, você diminui a chance de perdas ou danos aos seus documentos. É um ponto a mais em prol da segurança da informação.

Na hora de digitalizar, veja se realmente é necessário perder tempo com a informação. Existem muitos dados do escritório que não têm mais uso, como comprovantes de pagamentos de anos atrás. Priorize os clientes ativos, que fazem parte do seu fluxo de trabalho. Organizar fluxos de trabalho é muito difícil se existem informações desnecessárias e soltas.

Após separar as informações, você deverá transferi-las para o sistema em nuvem. Assim, elas estarão no universo digital, prontas para ser acessadas de qualquer lugar. Dependendo do sistema escolhido, você conseguirá realizar um ótimo planejamento para sua equipe.

Vale lembrar que estamos falamos de informações que foram digitalizadas do papel. Todas as novas informações que você tiver poderão ser inseridas diretamente no sistema jurídico em nuvem. Daí a importância de adotar a ferramenta correta.

Adote as ferramentas corretas

Existem ferramentas e soluções digitais em nuvem em diversos negócios. É o caso do Trello, do Slack e do Google Drive. Elas garantem muitos benefícios, inclusive para o uso pessoal. Mas um bom sistema jurídico em nuvem é o mais adequado para um escritório digital de advocacia. Afinal, atende às necessidades do mundo jurídico, considerado especificamente as atividades do advogado.

O maior objetivo do sistema jurídico em nuvem é garantir a integração das atividades no escritório. Em outras palavras, é responsável por organizar fluxos de trabalho de maneira completa. Por estar armazenado em nuvem, preza pela mobilidade e segurança da informação. Ele deve apresentar funções que contribuem para a organização dos processos internos, tais como:

  • Registro e acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos de tarefas, compromissos vinculados a processos, e controle de horas trabalhadas para cada cliente;
  • Cadastro e gerenciamento da carteira de clientes, da banda de advogados e das partes contrárias;
  • Consulta aos detalhes dos processos conforme indicadores cadastrados no sistema;
  • Visão geral das contas do escritório;
  • Possibilidade de módulos opcionais que personalizam ainda mais o sistema conforme as necessidades do escritório.

Organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é uma boa forma de ter uma equipe produtiva e motivada. O resultado das atividades será positivo quando o gestor escolhe uma ferramenta completa e adequada às suas necessidades.

Que tal conhecer como o sistema Lawyer Eleven pode te ajudar nesta organização?

Em tempos de home office, muitos gestores de escritórios de advocacia manifestam problemas com prazos de entrega. Afinal, é mais difícil controlar o fluxo de trabalho à distância. Se cada profissional tiver a liberdade de estabelecer seu ritmo, isso pode ser ainda mais complicado. 

Mas esse controle de prazos é muito importante para a eficiência do negócio. Ele possibilita organizar os processos internos, prestar um serviço de excelência e fidelizar clientes. Felizmente, existem algumas formas de fazer o controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto. Confira!

Mapear os processos do escritório de advocacia remoto

O gestor já está acostumado com o funcionamento dos processos internos de seu escritório. No entanto, com a mudança para o trabalho remoto, esse fluxo mudou. Para conseguir controlar os prazos de entrega, é preciso dar um passo para trás. O gestor deve mapear os processos do escritório de advocacia remoto. Somente assim será possível manter frentes de trabalho com a mesma qualidade.

Para mapeá-los, é preciso:

  1. Traçar objetivos para cada equipe, uma vez que cada etapa do fluxo de trabalho possui uma meta específica;

  2. Determinar entradas (elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo) e saídas dos processos (entregas realizadas ao fim de cada processo), com o fim de controlar sua repercussão e colher dados para futuras projeções;

  3. Conhecer clientes e componentes dos processos para ter a certeza da entrega de resultados conforme o público-alvo;

  4. Identificar falhas e adotar melhorias nos processos de trabalho remoto por meio de indicadores, documentando todas as mudanças realizadas.

Desenhar os fluxos de trabalho remoto

Um bom fluxo de trabalho remoto é capaz de manter os prazos de entrega do escritório sob controle. Para tanto, ele deve ser desenhado e conhecido por todos. Se cada colaborador sabe exatamente qual é o seu papel, a gestão de prazo se torna eficiente. 

Para desenhar esses fluxos, o gestor pode utilizar o PDCA (Ciclo de Deming). Ele também é conhecido como ciclo de melhoria contínua, e é baseado em 4 etapas: 

  1. Planejar (plan): definir o workflow e os responsáveis pelo controle de prazos. 

  2. Executar (do): comunicar e treinar os envolvidos para que saibam sua responsabilidade no fluxo e a executem.

  3. Monitorar (check): Monitorar o processo, considerando prazos vincendos no período, prazos por colaborador e a situação dos prazos.

  4. Ajustar (act): fazer os ajustes necessários no fluxo de trabalho, se baseando na observação do monitoramento.

Paralelo ao desenho dos fluxos de trabalho, é importante que o gestor conscientize sua equipe sobre a gestão do tempo em home office. Isso garante mais organização e produtividade.

Ter um bom software para escritório de advocacia ajuda nos prazos de entrega

O controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto é mais eficiente quando a tecnologia entra. Automatizar as tarefas repetitivas e a gestão de processos, controlar o fluxo de trabalho à distância. Já pensou poder criar “modelos” de tarefas aplicáveis a diferentes tipos de prazos? Tudo isso é possível com um bom software para escritório de advocacia.

Um sistema jurídico completo, como o da Alkasoft, possibilita ao gestor visualizar todos os prazos em andamento no escritório. Ele poderá, também, automatizar a organização do negócio, com captura automática de intimações, citações e andamentos processuais. Utilizar um sistema duplo de alertas de prazos personalizáveis possibilita o correto cumprimento. 

Alimentar essa plataforma digital com todas as informações do escritório não era uma prioridade? Agora será. O controle remoto dos prazos de entrega do escritório só será bem feito se os profissionais conseguirem acesso a esses dados. Ter visibilidade sobre o prazo dos atos judiciais a serem cumpridos é só um dos benefícios. O software também auxilia o gestor a mapear os processos do escritório e desenhar os fluxos de trabalho.

Adotar a tecnologia para controlar remotamente os prazos de entrega do escritório é uma excelente opção. Mesmo em home office, os profissionais vão conseguir ter boa performance, pois têm em mãos uma solução que otimiza suas condições de trabalho. 

Que tal aproveitar o momento para, de fato, ser um escritório digital?

Atualmente, a maior parte das empresas está adotando o trabalho remoto por necessidade. O home office é novidade para algumas, mas mesmo aquelas que já adotavam esse modelo de trabalho devem se adaptar para tirar o melhor da situação. Uma adaptação fundamental diz respeito às medidas que mantêm a segurança de dados. Em um escritório digital de advocacia, isso é fundamental, pois existem muitos dados sigilosos de clientes.

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O tempo do escritório de advocacia é precioso. Cada advogado possui inúmeras tarefas que demandam envolvimento e muito trabalho. Por isso, a organização da carteira de clientes é fundamental.

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Contar com o melhor software jurídico pode fazer com que seu escritório de advocacia atinja altos níveis de performance. Afinal, esse sistema jurídico possui funcionalidades que abrangem toda a gestão.

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A modernização da advocacia passa, atualmente, pelo escritório de advocacia digital. Ela é uma grande aliada no aumento da performance, trazendo produtividade e rentabilidade.

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O trabalho remoto ou home office está em alta nos últimos tempos. No Direito, ele já faz parte da rotina de vários órgãos públicos. Recentemente, o escritório digital também passou a se destacar como forma de trabalho de muitos advogados. No entanto, como montar um escritório de advocacia virtual sem o auxílio de ferramentas?

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