Você sabe quais critérios considerar na hora de escolher sistema para advogados? Ter um bom software jurídico é fundamental para ter uma gestão otimizada, com maior produtividade e assertividade. No entanto, com tantas opções no mercado, é difícil optar por uma solução. Pensando nisso, apontamos a seguir os principais pontos que precisam ser analisados antes de escolher um sistema para advogados. Confira!

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Advocacia 4.0 e 5.0 são termos em alta nos últimos anos. De maneira simples, é a advocacia prática na era da informação e na sociedade superinteligente, que é nosso período atual. Apesar de serem próximas, podemos dizer que a advocacia 4.0 e 5.0 apresentam diferenças significativas.

Veja como cada uma delas funciona e quais as principais características de cada uma!

Advocacia 4.0 e 5.0

Quando falamos em advocacia 4.0 e 5.0, estamos falando em maneiras muito atuais de prática jurídica. Seja em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, o uso de ferramentas tecnológicas está presente em todas as áreas. Isso é próprio do advento da internet e da hiperconexão.

No entanto, há diferenças entre essas duas formas de prática. Podemos, inclusive, dizer que a Advocacia 5.0 é a evolução da Advocacia 4.0. Mais do que temer a tecnologia jurídica, é preciso se aliar a ela para atender às necessidades humanas.

Veja a seguir uma breve explicação sobre Advocacia 4.0 e 5.0 e entenda as principais diferenças entre elas.

Sociedade 4.0 e Advocacia 4.0: a era da informação ou a era digital

A Sociedade 4.0 nasceu em um contexto em que as conexões interpessoais se tornaram mais rápidas e eficazes devido à internet. Neste período, o grande foco era na indústria e na produtividade. Deixamos de privilegiar a indústria tradicional para valorizar a informação e a tecnologia em grande escala.

O desenvolvimento de sistemas para automatizar operações manuais e diminuir os erros humanos era uma prática principal. No mesmo sentido, a digitalização e o uso de dados garantiriam ainda mais eficiência.

A Advocacia 4.0 surgiu se aproveitando deste contexto tecnológico e de uso de dados. Por isso, vemos tanta luz sobre jurimetria, compliance, LGPD, Direito Digital e legaltechs em geral.

Com esses recursos tecnológicos disponíveis, os advogados passaram a ter uma atuação mais estratégica e fundamentada em dados. Isso significou uma tomada de decisões assertiva e melhores resultados.

Sociedade 5.0 e Advocacia 5.0: a sociedade superinteligente

As ferramentas de Big Data e Inteligência Artificial já estavam presentes na Advocacia 4.0. Mas na Sociedade 5.0 há uma grande mudança no foco da utilização das tecnologias. A ideia principal não é mais automatizar processos, mas atender às necessidades humanas com o fim de dar às pessoas mais qualidade de vida e bem-estar. Basicamente, estamos diante de uma sociedade superinteligente, impulsionada por máquinas que apoiam o desenvolvimento humano.

Em outras palavras, é utilizar as tecnologias da Sociedade 4.0 a favor da convergência para obter resultados satisfatórios em diversos setores da vida. Para isso, há uma tentativa de equilibrar as alternativas totalmente sustentáveis com a resolução de problemas sociais e o avanço econômico.

A sociedade 5.0 vem, então, para ampliar o foco no ser humano para resolver seus problemas e suas necessidades pessoais. E como fazer isso na advocacia? De forma bem simples: a advocacia 5.0 é completamente centrada em um atendimento jurídico humanizado.

O advogado 5.0, então, passa a utilizar as tecnologias de maneira mais humana e amigável às pessoas. Sua conduta voltada para as relações interpessoais se destina a promover o senso de conexão social e a interação. Aliando tecnologia, ética, criatividade e outras soft skills, poderá desenvolver soluções mais adequadas aos problemas dos clientes. 

Na prática, podemos pensar nas diversas soluções de Legal Design, que é uma das manifestações da advocacia 5.0.

Diferenças entre Advocacia 4.0 e 5.0

A partir das características da Advocacia 4.0 e 5.0, já podemos perceber a diferença entre elas. Confira as principais divergências entre elas:

  • A Advocacia 4.0 é marcada por automação dos processos e produtividade, enquanto a Advocacia 5.0 é marcada pelo atendimento jurídico humanizado e pela geração de valor.

  • A Advocacia 4.0 adota tecnologias para reduzir burocracias, operações manuais e erros humanos, mas o advogado 5.0 as utiliza para resolver problemas sociais e individuais (foco nas necessidades humanas).
  • Na Advocacia 4.0 e 5.0, o profissional deve apresentar habilidades que vão além da mera técnica jurídica (soft skills), mas a Advocacia 5.0 demanda o desenvolvimento de competências que dizem respeito às relações interpessoais para melhorar o atendimento às pessoas.

Utilizar um sistema para advogados é uma boa maneira de fazer uma melhor gestão do tempo e se dedicar às práticas da Advocacia 4.0 e 5.0. Com o tempo, o profissional consegue se organizar para se tornar um Advogado 5.0, totalmente centrado nas relações interpessoais. Que tal conhecer como o software jurídico pode otimizar sua rotina para que você esteja cada vez mais focado em seus clientes? 

Projeto, em um conceito simples, é um conjunto de ações necessárias para realizar um serviço ou elaborar um produto. Em uma organização, seriam as atividades organizadas com prazo inicial e final para se alcançar determinada solução. E quando se trata de gestão de projetos e advocacia? Aplicar esse gerenciamento em negócios jurídicos é uma forma de resolver problemas comuns a este segmento. Dificuldade em captar clientes, alta inadimplência, sobrecarga de tarefas são alguns exemplos. Confira a seguir como funciona a gestão de projetos e advocacia!

Gestão de projetos e advocacia: como funciona?

Falar em gestão de projetos e advocacia é adotar estratégias de gestão para auxiliar na realização de processos internos do escritório ou departamento jurídico. Sua função final é melhorar as entregas para que sejam mais eficientes, rápidas e seguras. Esse tipo de gestão tenta manter o foco dos profissionais na realização e no controle do projeto. Além disso, é capaz de fornecer dados e insights importantes para a análise da qualidade do serviço. Uma questão interessante quando abordamos gestão de projetos e advocacia é o termo próprio para essa relação: Legal Project Management. Seu funcionamento é bem simples: aplicar padrões do gerenciamento de projetos adaptados ao ambiente da advocacia. Na prática, é uma maneira de abordar, de modo estruturado, o planejamento do escritório ou departamento jurídico. Dessa forma, o trabalho é acompanhado e avaliado, o que aumenta a percepção de valor e a eficiência junto ao cliente. Por isso, podemos considerá-la uma das estratégias de gestão mais interessantes na advocacia.

Vantagens da gestão de projetos e advocacia

A relação entre gestão de projetos e advocacia traz muitas vantagens aos negócios. O gestor consegue ter maior visibilidade sobre as etapas dos processos internos. Com isso, pode otimizar a atividade de ponta a ponta. Quais projetos estão pendentes? Existem profissionais sobrecarregados? Há tarefas que devem ser priorizadas? Tudo isso é facilmente respondido na gestão de projetos e advocacia. Em suma, neste tipo de gestão, podemos apontar os seguintes benefícios:

  • Aumento da produtividade: uma equipe que tem clareza sobre suas responsabilidades e prazos consegue ter maior organização interna. Com isso, os fluxos de trabalho fluem com facilidade, aumentando a produtividade na execução das atividades.
  • Maior previsibilidade de receita: a partir do momento em que se entende o caminho dos processos internos, é possível entender o fluxo de entregas e ter previsibilidade de receita.
  • Melhor cumprimento dos prazos: a gestão de projetos dá celeridade às entregas e aponta pendências e potenciais responsáveis por novas tarefas, o que agiliza as atividades.
  • Mais segurança na tomada de decisão: neste tipo de gestão, há maior visibilidade de informações, o que facilita uma tomada de decisão fundamentada.
  • Organização na delegação de tarefas: a delegação é uma etapa fundamental da gestão de projetos e é mais bem definida neste tipo de gestão.

Como ela pode ser aplicada nas organizações?

Algumas estratégias de gestão se comunicam diretamente com o gerenciamento de projetos. A adoção de sistemas para advogados merece grande destaque neste ponto, pois essas ferramentas estão adaptadas para o negócio jurídico. Elas oferecem funcionalidades para que o líder faça uma gestão de projetos eficientes, com delegação de tarefas, definição de prazos e muito mais. Qualquer escritório se beneficia com o uso de um software jurídico para realizar a gestão de projetos. Afinal, ele centraliza tarefas e dados, permitindo uma tomada de decisões qualificada e uma atuação produtiva. Porém, essa é apenas uma das estratégias de gestão para advogados. O gerenciamento de projetos pode ser aplicado de diversas maneiras. Tudo dependerá de qual é a sua demanda. O acompanhamento de entregas de modo visual pode ser feito pelo Kanban, por exemplo. Já o Scrum é uma metodologia ágil com curtos ciclos de atividades que apresentam uma entrega ao final de cada ciclo. Esses são dois métodos interessantes de gestão de projetos. Há também outras estratégias que não são exatamente ferramentas deste tipo de gestão, mas que auxiliam bastante nela:

  • Técnica 5W2H: é basicamente um check-list administrativo de prazos, atividades e responsabilidades. Ela define o objeto (What), o motivo (Why), o local (Where), o momento (When), o responsável (Who), o modo (How) e o custo (How much) de uma tarefa.
  • Princípio de Eisenhower (Urgência x Importância): as tarefas são organizadas entre urgentes ou importantes, contribuindo para a correta priorização das atividades.
  • Método OKR (Objectives and Key Results): seu objetivo é definir e acompanhar metas, o que é uma ótima estratégia para gerenciar projetos de forma objetiva.

    A relação entre gestão de projetos e advocacia pode ser resumida em uma palavra: otimização. Com processos internos organizados e estruturados, a administração se torna mais profissional. Dessa forma, obtém-se melhores resultados e maior possibilidade de crescimento.

    Você adota algum método de gestão de projetos?

Você conhece os modelos de gestão para escritórios de advocacia? Esses modelos podem ser conceituados como um conjunto de estratégias de gestão cujo objetivo é coordenar a equipe na execução das tarefas para potencializar a conquista de resultados.

Dentre os vários modelos de gestão, existe um mais conveniente para sua organização. Por isso, é importante conhecer quais são eles, bem como suas vantagens e desvantagens.

Confira!

Modelos de gestão para escritórios de advocacia

A escolha das melhores estratégias de gestão na advocacia deve ser feita com muito critério. Diante da alta competitividade no setor jurídico, a profissionalização é mais do que necessária. Ela passa por ter uma estrutura organizacional e administrativa eficiente, o que se liga diretamente aos modelos de gestão para escritórios.

Gestão democrática/horizontal, meritocrática, centralizada/vertical, com foco em resultados ou em processos, ou por cadeia de valor. Esses são os modelos de gestão mais conhecidos no mundo corporativo. Mas qual é o melhor para seu escritório? 

De maneira geral, vemos dois principais modelos de gestão para escritórios de advocacia: vertical e horizontal. Seja qual for o escolhido, é preciso adaptá-lo à realidade de cada negócio.

Gestão Vertical

A gestão vertical é um dos modelos de gestão para escritórios em que há centralização no comando e no controle das atividades. Existe uma estrutura hierárquica bem definida, e a abordagem é chamada de top-down (de cima para baixo). Isso significa que há uma decisão unilateral dos sócios ou do gestor jurídico que reflete em todas as camadas hierárquicas seguintes. 

Esse tipo de gestão é mais burocrático e é bastante comum em escritórios de advocacia. Afinal, há muito conservadorismo no Direito, inclusive no tocante às estratégias de gestão. Devido a essa característica, a gestão vertical apresenta algumas desvantagens:

  • Dificuldades em implementar novas tecnologias, como os sistemas para advogados;

  • Maior lentidão nas decisões e nas ações do escritório;

  • Colaboradores sem autonomia;

  • Dificuldades na comunicação.

Porém, o modelo tradicional pode ser interessante em escritórios recém-criados. Nestes casos, os profissionais podem ter pouca experiência ou qualificação. Por isso, precisam de um guia (o gestor) para tomar as rédeas.

Gestão Horizontal

Na outra ponta dos modelos de gestão para escritórios de advocacia está a gestão horizontal. Muito comum em startups, é um tipo de gestão que valoriza a colaboração e a multidisciplinaridade. 

Ao invés de estabelecer uma estrutura top-down, a estrutura é horizontal, pois os profissionais não dependem de um superior para atuar de determinada maneira. Isso significa maior autonomia e poder de decisão para todos. 

Como benefícios da gestão horizontal, podemos apontar:

  • Tomada de decisões colaborativas, o que engaja os trabalhadores com o negócio jurídico, trazendo maior produtividade e melhores resultados;

  • Atribuição de maior responsabilidade aos profissionais, o que pode aumentar seu engajamento e motivação no trabalho;

  • Maior tendência e facilidade na utilização de tecnologias, como os sistemas para advogados;

  • Maior agilidade na execução de atividades nos escritórios.

Por outro lado, se os profissionais não possuem um perfil mais autônomo, esse tipo de gestão pode ser um problema. Afinal, a gestão democrática precisa de profissionais comprometidos com o planejamento e com os resultados.

Neste caso, é fundamental que o líder prepare sua equipe para esse tipo de gestão para advogados.

Metodologia ágil

A metodologia ágil é um ótimo exemplo de método aplicável ao modelo horizontal de gestão. É uma das estratégias de gestão focada na descentralização da tomada de decisões e no engajamento das equipes nas ações do escritório. 

Para aplicá-la na advocacia e usufruir de seus benefícios, o gestor deverá adotar três práticas principais:

  • Reuniões diárias (daily scrum meeting): realizada em pé e por no máximo 15 minutos, os participantes passam a saber o que cada equipe fez no dia anterior e fará nas próximas horas;

  • Reuniões semanais de planejamento: servem para que todos tenham ciência do andamento dos projetos, as atividades e os prazos de cada um. É importante para monitorar e documentar os resultados da equipe. 

  • Definição de OKRs: como a metodologia ágil se baseia no planejamento contínuo, de curta duração, é importante avaliar e acompanhar se as metas estão sendo cumpridas.

Os principais modelos de gestão para escritórios de advocacia são os modelos vertical e horizontal. Cada um apresenta vantagens e desvantagens, e cabe ao gestor avaliar qual se adequa melhor à realidade de seu negócio. Isso significa avaliar a estrutura e o grau de maturidade geral, inclusive dos profissionais. 

Além disso, as ferramentas utilizadas devem estar de acordo com o modelo de gestão. Já parou para avaliar seus sistemas e seu modelo? Há coerência entre eles? Conte para a gente sua experiência!

Metodologia ágil para advogados, assim como para outros profissionais, é um conjunto de modelos de gestão baseados em maior liberdade e menos hierarquia. Elas desconstroem as estruturas rígidas e hierárquicas para substituí-las por autonomia na condução dos processos. Em outras palavras, é um tipo de gestão em que há uma abordagem de mínima intervenção no gerenciamento de projetos.

Para que essa metodologia dê certo, é de fundamental importância que os agentes envolvidos entendam a proposta. Quando isso acontece, a descentralização promove alto engajamento e maior motivação, pois todos participam ativamente dos projetos.

E como é a aplicação da metodologia ágil para advogados? É uma das estratégias de gestão que traz resultados?

Como as metodologias ágeis podem ser aplicadas na advocacia?

Um escritório de advocacia ou um departamento jurídico também podem usufruir de um modelo horizontal de gestão. A descentralização é uma grande aliada da agilidade na tomada de decisões e da maior produtividade. No entanto, é fundamental que haja um acompanhamento próximo para ter entregas melhores a todo o momento.

Para garantir a efetividade da metodologia ágil para advogados, há algumas ações que o gestor deve adotar:

  1. Fazer reuniões diárias: aliadas da gestão do tempo, as daily meeting são realizadas em pé e duram no máximo 15 minutos. No encontro, cada equipe reporta o que foi feito no dia anterior e o que será feito nas próximas horas. Também pontuam erros e avaliações. Além de promover a colaboração, todos têm ciência do que está sendo feito por outras equipes.

  2. Fazer reuniões semanais de planejamento: a metodologia ágil para advogados depende também de planejamento, o que é feito na reunião semanal. Assim, é possível monitorar e documentar o desempenho das equipes, bem como pensar nas tarefas individuais e coletivas que cumprirão a meta da empresa. 

  3. Definir OKRs (Objectives and Key Results): os OKRs, que devem estar de acordo com a visão do escritório ou departamento, são utilizados para o acompanhamento das metas. Eles podem abranger indicadores financeiros, quantidade de processos finalizados, feedback dos atendimentos e outros.

  4. Utilizar tecnologia: os sistemas para advogados e as ferramentas baseadas em IA podem otimizar os processos internos. Elas dão ao gestor maior controle sobre prazos e tarefas, além de aprimorar a colaboração, a transparência e a eficiência do serviço.

Exemplo prático

Vamos a um exemplo prático dessa gestão para advogados. Imagine que uma equipe do escritório possui 15 dias para realizar 3 grandes tarefas: entregar os relatórios de gestão do escritório, concluir as alegações finais de um processo de sonegação fiscal e elaborar um contrato para um cliente.

Ela pode criar 5 ciclos de 3 dias. No fim do 1º ciclo, ela entregará o relatório financeiro do escritório e revisará a jurisprudência aplicável ao caso de sonegação. No fim do 2º ciclo, entregará o relatório de gestão de pessoas e revisará a doutrina do processo. E assim por diante. A cada ciclo, há pequenas entregas que, no final dos 5 ciclos, perfazem o resultado final.

Quais as vantagens da metodologia ágil para advogados?

Na gestão para advogados, é preciso cumprir uma série de procedimentos para que o fluxo de trabalho seja fluido. Ao receber uma demanda de um cliente, por exemplo, é preciso colher informações e documentos do caso, pesquisar doutrina e jurisprudência aplicável, elaborar um documento jurídico e revisá-lo, até que a demanda seja concluída. 

Se a rotina é estruturada de forma inadequada, os gargalos aparecem e podem ocasionar atrasos. Para evitar esse tipo de problema, a metodologia ágil para advogados é uma ótima opção. Esse tipo de gestão, como apontamos, é baseado na autonomia das equipes na condução dos projetos. E é do seu conceito que saem suas principais vantagens, que são:

  • Alinhamento das equipes: um escritório ou departamento jurídico pode ser dividido em diversas áreas. Elas devem manter uma boa comunicação entre si para alcançar as metas propostas, e isso é mais fácil com a metodologia ágil para advogados. Essa gestão facilita o alinhamento das equipes.

  • Horizontalidade no planejamento: ainda que exista um responsável pela gestão do projeto, a metodologia ágil é mais flexível e horizontal. Isso significa que as equipes são autogerenciadas e podem se organizar sem interferência externa. 

  • Maior produtividade: com boa comunicação, organização, e delimitação de responsabilidades e prazos de cada profissional, a equipe se torna mais produtiva nas entregas. 

Um importante pilar da metodologia ágil para advogados é descentralizar a tomada de decisões, permitindo que os profissionais atuem com maior liberdade. Para que eles tenham maior produtividade e organização em seus projetos, o uso de um software jurídico é essencial. Dessa forma, as tarefas repetitivas são automatizadas e eles fazem uma melhor gestão do tempo, atuando em atividades estratégicas. 

Como você aplica a metodologia ágil em seu negócio jurídico?

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Você sabe como ser um Advogado 5.0? Antes de mais nada, precisa saber que a Advocacia 5.0 é aquela que utiliza tecnologias da Indústria 4.0 com foco total no atendimento das necessidades humanas e na resolução de problemas sociais.

Em outras palavras, é a advocacia centrada no ser humano e em suas necessidades, considerando a mentalidade do mundo digital e suas formas de geração de valor. 

Como resultado, vemos nascer uma mentalidade que se baseia em diversidade, descentralização, horizontalidade e sustentabilidade. Exatamente o contrário do conceito tradicional e hierarquizado da advocacia.

E como se tornar um Advogado 5.0? 

Por que se tornar um Advogado 5.0?

Porque este novo modelo de advocacia é um caminho sem volta. Os advogados que buscam se manter competitivos no mercado tiveram que se adaptar à Advocacia 4.0.  Automação dos processos, uso da inteligência artificial e jurimetria, tudo isso passou a ser incorporado na rotina para garantir uma atuação estratégica.

Mas sem o foco nas necessidades humanas, o uso da tecnologia não faz sentido. É preciso utilizar ferramentas para resolver problemas sociais e individuais, conceito já abordado pelo Legal Design. 

Quando pensamos no marketing jurídico, por exemplo, precisamos pensar em ações para o sucesso e a experiência do cliente (Customer Success e Customer Experience). Quando pensamos em um software jurídico, devemos escolher um sistema que atenda às necessidades dos profissionais.

Esse é o Advogado 5.0, um profissional que certamente será mais requisitado no mercado, porque resolve problemas reais.

Como se tornar um Advogado 5.0?

O primeiro passo para se tornar um Advogado 5.0 é mudar o paradigma mental para centrar suas ações no ser humano. Isso pode ser um desafio para advogados mais conservadores, porque há uma grande mudança no modelo de gestão. Mas não é algo difícil olhar para sua atuação com a lente do “humano”. 

Além disso, é fundamental utilizar a tecnologia a serviço das pessoas. 

Utilizar tecnologias inteligentes a serviços das pessoas

Qual a chance de êxito de uma demanda? Será que realmente vale a pena ingressar com uma ação ou é melhor fazer um acordo? Com a jurimetria e a inteligência artificial, os profissionais conseguem obter essas respostas para orientar seus clientes de maneira mais adequada. Dessa maneira, podem trabalhar em prol do que é mais adequado para eles.

Em outro aspecto, o advento da LGPD também privilegia o ser humano, pois dá ao cidadão maior controle sobre seus dados pessoais. Neste sentido, o Advogado 5.0 deve realizar o uso de tecnologias inteligentes, como o software jurídico, de forma adequada às legislações que protegem os cidadãos.

Além disso, ainda falando sobre os sistemas jurídicos, eles podem ser grandes aliados do Advogado 5.0. Afinal, ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, o software confere ao advogado mais tempo para lidar diretamente com pessoas. E é exatamente isso que a Sociedade 5.0 deseja: uma conduta voltada para as relações interpessoais. 

Fazer um marketing jurídico digital mais adequado

Utilizar a internet para fazer marketing jurídico já é uma realidade há alguns anos. No entanto, nem sempre vemos um marketing focado na realidade do público-alvo. Um dos pontos que mais causa essa desconexão é a linguagem. 

Um bom exemplo é o marketing digital realizado por advogados e escritórios de advocacia durante a pandemia do novo coronavírus. As pessoas estão com medo, a fragilidade das relações de trabalho aumentou, todos estamos vulneráveis.

O Advogado 5.0, por adotar ações centradas no ser humano, pratica uma comunicação mais sensível ao momento na hora de fazer marketing digital. Mais do que se preocupar em ganhar autoridade com conhecimento técnico, ele deve mostrar que está sensibilizado pelo momento que muitas pessoas estão vivendo com a pandemia.

Assim, ele coloca em prática o objetivo final da Sociedade 5.0. 

Adotar o Legal Design Thinking

O Legal Design Thinking pode ser considerado um desdobramento da Advocacia 5.0, pois sua ideia principal é passar uma mensagem ao cliente de forma simples. Dessa forma, é possível proporcioná-lo a melhor experiência possível com seu serviço. 

Quando você adota esse conceito em seu escritório ao lidar com os clientes, está automaticamente atendendo ao objetivo da Advocacia 5.0. E não é só com clientes externos, com quem você deve se comunicar de forma simples, sem jargões jurídicos.

Os clientes internos, que são seus profissionais, também devem ser incluídos neste contexto. Isso significa otimizar processos e serviços, promover a colaboração e adotar um software jurídico compreensível.

O Advogado 5.0 foca suas ações no ser humano, o que significa utilizar tecnologias e estratégias focadas em pessoas. 

Se você quer realmente ser um Advogado 5.0 que faça a diferença na vida das pessoas, conheça as tendências para os advogados do futuro!

A escolha de um sistema adequado para seu negócio jurídico é um passo importante para ter melhores resultados. Um bom software jurídico traz maior produtividade aos profissionais e serve como uma alavanca de desenvolvimento no escritório de advocacia ou no cartório.

Mas o que deve ser considerado na hora da escolha de um sistema? Podemos olhar todo o processo e ver que as funcionalidades, a usabilidade, o investimento e a implementação são os fatores mais importantes. Confira!

Escolha de um sistema em nuvem

Com o advento da LGPD, o armazenamento de dados nas empresas passou a chamar ainda mais atenção. A segurança cibernética, que já precisava ser tratada como prioridade em qualquer negócio, ganhou destaque. E como garanti-la?

Os softwares jurídicos em geral possuem boas especificações quanto à segurança da informação. E ao contrário do que muitos acreditam, os sistemas em nuvem são capazes de conferir ainda mais segurança aos dados. Criptografia e backups periódicos são a base da segurança nesses sistemas.

No entanto, elas não conferem apenas essa vantagem. Eles também apresentam algumas características que merecem ser ressaltadas, como escalabilidade e mobilidade.

A escalabilidade é a possibilidade de aumentar a capacidade de armazenamento conforme a demanda. Assim, conforme seu negócio cresce, o software expande junto com ele. Em outras palavras, você não perde tempo trocando sistemas.

A mobilidade é o que permite aos profissionais acessarem o sistema de qualquer dispositivo e lugar, bastando a conexão com a internet. Quando pensamos em advogados extremamente ocupados, bem como profissionais de cartório sobrecarregados com suas tarefas, a mobilidade é uma grande aliada da gestão de tempo.

Funcionalidades adequadas ao negócio

Sua grande questão no escritório de advocacia é lidar com o controle financeiro e de honorários? Ou o problema no cartório é a gestão de produtividade? Seja qual for a sua demanda, é preciso conhecê-la bem antes da escolha de um sistema para seu negócio.

Isso porque ele deve apresentar funcionalidades capazes de resolver suas necessidades. O objetivo de um software jurídico é apoiar as metas do seu negócio. Até mesmo empresas de um mesmo nicho de mercado podem precisar de funcionalidades diferentes. 

Por isso, para que não haja problemas também no momento da implementação (o que ocasiona maior custo), pesquise sistemas que agregam valor ao seu negócio. A escolha dos recursos de cada software também será determinante para seu preço, não se esqueça disso. E não necessariamente o mais caro será o melhor para você.

Seja quais forem suas opções, uma funcionalidade obrigatória para seu negócio será aquela que fornece dados estratégicos para a tomada de decisão, como relatórios.

Relação custo-benefício

Na hora da escolha de um sistema, o gestor considera as funcionalidades de um sistema em nuvem que se adequam ao seu negócio. Sua ideia é melhorar os processos e os resultados por meio da ferramenta. Mas ainda que entenda que um software é um investimento, e não um custo, ele deve avaliar a relação custo-benefício.

Como acabamos de apontar, nem sempre o sistema mais caro será o melhor. O melhor sistema é o mais adequado às suas atividades. Existem muitas ferramentas capazes de satisfazer as necessidades do empreendimento, motivo pelo qual há variedade de preço.

Neste ponto, o importante é avaliar se o valor do investimento compensa, considerando todos os benefícios do recurso e sua finalidade ao negócio. E, claro, veja se há implementação acompanhada por especialistas, porque é um ponto fundamental nesta avaliação. 

Implementação acompanhada

Por fim, a implementação com auxílio de especialistas é um ponto crucial na escolha de um sistema. Afinal, esse acompanhamento determinará não só o sucesso da mudança no modelo de gestão, mas também o “ânimo” dos profissionais em assumirem esse novo modelo.

Um sistema implementado corretamente traz muitos benefícios, e isso só ocorre com acompanhamento. Os especialistas são capazes de passar pelas etapas de implementação sem prejudicar as atividades do negócio, o que é fundamental para o cotidiano. Além disso, garantem a segurança dos dados na hora do armazenamento ou da migração.

A escolha de um sistema depende de vários fatores, como encontrar um fornecedor confiável que ofereça também a implementação do software. Além disso, ele deve apresentar funcionalidades adequadas para o negócio e uma boa relação de custo-benefício.

Dessa forma, o gestor conseguirá usufruir de todas as vantagens que esse sistema trará para sua empresa.

A implementação de um sistema é uma das etapas que mais causa temor em um gestor jurídico. Seja no escritório de advocacia, em um departamento jurídico ou em um cartório, um software pode trazer muitos benefícios, maximizando a competitividade. Mas até ele começar a funcionar, algumas questões surgem e colocam em xeque seu uso.

Esse sistema é capaz de integrar as unidades do negócio e centralizar as informações, mas como será feita a migração de dados?

Confira, a seguir, como é o processo de implementação de um sistema, sua importância e as vantagens de realizá-lo acompanhado por especialistas! 

Como é o processo de implementação de um sistema?

A implementação de um sistema deve ser feita de forma organizada. Afinal, sua implementação não pode atrapalhar a execução das atividades essenciais ao negócio. Esse processo com fases tem como objetivo integrar processos de várias áreas, o que é bastante complexo. Por isso, é importante ter clareza sobre as fases da implantação.

Pontuamos a seguir as 3 fases principais na implementação de um sistema:

  1. Estudo de implantação: fase de planejamento que considera as particularidades da empresa para definir o que será o sistema, como e quando será implantado. Define-se um plano de ação detalhado.

  2. Implantação: realização das tarefas do plano de ação, em que cada atividade entregue é testada para garantir que as funcionalidades correspondem às expectativas da empresa.

  3. Entrada em produção: com a conclusão do plano de ação, o sistema está pronto para ser utilizado, mas é preciso acompanhar seu funcionamento por meio de métricas e feedback. 

Durante e após a implementação de um sistema, o treinamento da equipe é essencial. Um software tem impacto direto no cotidiano dos profissionais, pois é um novo modelo de gestão jurídica. Por isso, é importante que o gestor abra o diálogo com os demais profissionais para explicar melhor sobre o software jurídico

Qual a importância do processo de implementação de um sistema?

A implementação de um sistema é fundamental para que o negócio funcione de forma fluida e sem percalços. Ela ocorre de maneira gradual para assegurar uma adaptação segura. Inclusive, é possível optar por escalar a implantação de módulos classificados em:

  • Módulos operacionais: viabilização das atividades cotidianas, como módulos verticais (rotinas específicas do escritório ou do cartório) e horizontais (Compras, Financeiro etc.).

  • Módulos estratégicos e táticos: têm como função disponibilizar informações e melhorar a tomada de decisões, otimizar o relacionamento com clientes, dentre outros objetivos.

Como resultado do processo de implementação de um sistema, o gestor consegue experimentar a padronização de processos internos. Ele pode revisitar procedimentos, verificar aqueles que são pertinentes ou que devem ser ajustados, alavancando rotinas e resultados.

Em outras palavras, com a implementação de um sistema jurídico, ocorre a automatização de processos, o que otimiza o fluxo de trabalho em todos os pontos.

Quais as vantagens de fazer a implementação com acompanhamento especializado?

Na hora de fazer a implementação de um sistema, é importante ter acompanhamento especializado para que todas as fases sejam cumpridas corretamente. Isso é fundamental, especialmente, para a migração segura dos dados e seu armazenamento.

É preciso, por exemplo, passar por uma fase de testes individuais (feitos pelos usuários finais do sistema e pela equipe de implantação), testes integrados (prova de todos os processos do sistema) e testes de stress (teste em situação real de funcionamento da empresa).

Mas isso é só um ponto. Existem vantagens importantes de se fazer a implementação de um sistema com acompanhamento especializado.

Maior integração

A implementação de um sistema demanda total envolvimento dos profissionais. Com o auxílio de especialistas, é possível promover maior integração dentro do negócio. Isso evita atrasos que decorrem da dificuldade de identificar e solucionar problemas durante o processo.

Os fatores humanos são, normalmente, o maior ponto de resistência à implementação de um sistema. Por isso, com especialistas para explicar e engajar todos, a integração se torna mais fácil. 

Impacto positivo na cultura organizacional

Quando um sistema “assume” o modelo de gestão de um negócio jurídico, há um impacto em todos os envolvidos. Afinal, havia o costume de trabalhar com um fluxo determinado de processos. No entanto, com o acompanhamento especializado, a dificuldade na adoção de novos métodos é minimizada. 

O apoio do gestor jurídico é fundamental, claro, mas os especialistas serão essenciais para que a cultura organizacional passe por uma mudança de maneira orgânica.

A implementação de um sistema em cartórios ou escritórios de advocacia, quando feito de forma acompanhada por especialistas, traz muitos benefícios. Além da maior integração, há um impacto positivo na cultura organizacional. Com a automação dos processos, a tendência é o crescimento natural do negócio. 

Você já possui um sistema? Como foi a implementação em seu negócio?

A LGPD para advogados é uma realidade desde que a lei entrou em vigor. Ela demandará dos escritórios de advocacia um grande rigor em suas políticas de segurança para que seja realizado um tratamento de dados adequado. E isso envolve inclusive a política de cookies nos sites. 

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O que é um relatório para escritório de advocacia? Um documento que traz dados relevantes a respeito de algum indicador ou situação do negócio. São informações essenciais que podem nortear toda a atividade e melhorar os resultados do escritório.

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Como funciona um departamento jurídico? Qual sua função? Ele é responsável por fiscalizar o cumprimento da lei por parte de sua empresa, reduzir custos ao mitigar riscos e zelar pela reputação do negócio. Com tamanha importância, uma gestão de departamento jurídico eficiente é fundamental para ter os melhores resultados.

Esse setor empresarial possui, assim, grande interferência na parte estratégica e preventiva do negócio. Com boas práticas, é possível otimizar sua atuação e melhorar ainda mais os resultados.

Veja como fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente!

A importância de uma boa gestão de departamento jurídico

A gestão de departamento jurídico é responsável por gerenciar processos e resultados referentes a pessoas, processos, tarefas, finanças e conhecimento. Com tantas frentes de trabalho, é possível imaginar que as estratégias de gestão devem estar alinhadas entre si e com os objetivos da empresa.

Em outras palavras, é bastante diferente de um escritório de advocacia. Sua particularidade é envolver tantas áreas internas, ao mesmo tempo em que se comunica com diversos departamentos externos. E é aí que os desafios aparecem, pois é preciso ter padronização de gestão de contratos e uma metodologia bem definida de atendimento para as outras áreas da empresa.

Quando existe uma boa gestão de departamento jurídico, porém, sua função é amplificada. Como pontuamos na introdução, ele é um setor capaz de melhorar os resultados de um negócio, pois é estratégico para mitigar os riscos de sua empresa, analisar cenários internos e externos para tomar melhores decisões.

Para conseguir executar sua função com excelência, sua gestão deve ser impecável. Como atingir a excelência?

As melhores estratégias de gestão do departamento jurídico

Ter uma visão estratégica de negócio 

O departamento jurídico serve a um negócio. Os profissionais que atuam nele devem ser capazes de se integrar com outras áreas para ter uma visão estratégica da empresa. É exatamente essa visão global que o possibilita captar as particularidades do negócio e avaliar os riscos prováveis na atuação.

Por isso, para fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente, é preciso atuar como um parceiro de negócios (business partner), conhecendo as atividades internas e externas da empresa. Isso significa, sim, conhecer bem cada área, porque cada uma delas pode apresentar riscos diversos.

O departamento, nestes casos, servirá como um consultor para a tomada de decisões a partir de suas análises. Inclusive, é a partir das análises que poderá adotar as políticas de compliance necessárias para que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas e diretrizes aplicáveis.

Utilizar indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para a gestão de departamento jurídico e de qualquer setor. São eles que fornecem dados estruturados para apoiar a tomada de decisões. Somente o que é medido pode ser gerenciado e otimizado.

Assim, o departamento deve ter ferramentas que possibilitem essa análise, como os softwares jurídicos, e também saber o que deve ser analisado. Após definir as metas, que devem estar alinhadas aos objetivos da empresa, será possível aplicar os indicadores para fazer análises.

Número de processos por período e por área do direito, histórico de valores perdidos e ganhos nos processos, histórico de resultado de processos são alguns indicadores importantes.

Otimizar a comunicação entre as áreas

Uma boa gestão de departamento jurídico depende da integração com outras áreas, inclusive de marketing e vendas. Lembre-se de que o departamento é fundamental para o controle empresarial e deve estar incluído na gestão estratégica. Para fazer bem seu trabalho, deve estar em constante contato com as demais áreas. 

Reuniões de equipes e diagnósticos empresariais devem contar com a presença do gestor jurídico. Afinal, ninguém atua sozinho na empresa. O departamento, quando integrado aos demais setores, consegue identificar suas necessidades e seus objetivos, contribuindo para os resultados de todos.

Por isso, a comunicação se torna um aspecto primordial na boa gestão de departamento jurídico.

Uso de tecnologia

Para otimizar a gestão de departamento jurídico, considerando todos esses pontos que mencionamos, o uso de tecnologia se faz primordial. A principal tecnologia é um bom software jurídico, que apresenta funcionalidades com indicadores, métrica e relatórios, e que facilita a organização interna e a comunicação entre os profissionais.

Essa ferramenta de gestão auxilia bastante na unificação de informações, o que contribui diretamente para a organização e interpretação de dados. Com isso, é possível traçar uma estratégia mais assertiva e uma tomada de decisões mais relevante para os negócios.

Uma boa gestão de departamento jurídico depende de uma estratégia que integra as demais áreas, de modo a propiciar a visão global do negócio. O software jurídico aparece como ferramenta indispensável para organizar as informações e auxiliar na tomada de decisões.

Conheça mitos e verdades sobre softwares jurídicos!

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O controle financeiro do escritório de advocacia é o meio pelo qual o gestor coloca o negócio no rumo do crescimento. Por se tratar de advocacia, um segmento de serviços extremamente competitivo, esse controle se torna ainda mais fundamental para ter um escritório sustentável e de sucesso. Principalmente considerando que os custos estão maiores, enquanto os honorários advocatícios estão menores.

Considerando esse cenário, veja como fazer o controle financeiro do escritório de advocacia.

Problemas da falta de controle financeiro do escritório de advocacia

Fazer a gestão de um escritório é um grande desafio. São muitos aspectos que devem ser gerenciados, não só o fluxo de caixa. É claro que conhecer as entradas e saídas é essencial. Mas e o planejamento? Os processos internos estão organizados? Há controle e métricas bem definidas para otimizar a atividade? Existe uma análise de dados eficiente para a tomada de decisões?

Esses pontos, na verdade, são os principais problemas que aparecem quando falamos de controle financeiro do escritório de advocacia. Muitos negócios jurídicos não são organizados a partir de um planejamento estratégico. 

A análise de dados é algo ainda pouco abordado, motivo pelo qual as decisões nem sempre são tomadas de forma fundamentada. E se não há planejamento, organização e controle por métricas, é difícil ter lucro.

Já pensou atrasar uma conta por mero esquecimento? Isso não só tira dinheiro do lucro, mas é percebido pelo mercado. Um mero deslize e o score do escritório em agências de avaliação de risco cai. Ou seja, mais um entrave ao desenvolvimento do nosso negócio, pois dificulta o acesso a linhas de crédito e desenvolvimento de relacionamento com instituições financeiras.

Dicas para fazer o controle financeiro do escritório de advocacia

Com tantos desafios, o controle financeiro do escritório de advocacia aparece como forma de estar pronto para qualquer cenário. Afinal, quem faz uma boa gestão financeira tem mais previsibilidade das contas e está mais preparado para instabilidades financeiras. E vale destacar que fazer esse controle só com anotações e planilhas pode não ser o suficiente.

Assim, apontamos a seguir algumas práticas de controle financeiro do escritório de advocacia fundamentais para que os rumos do escritório estejam nas mãos dos gestores.

Avalie e defina um orçamento inteligente

O controle financeiro do escritório de advocacia depende, inicialmente, de avaliar qual o cenário atual das finanças. Avalie se as despesas pessoais estão separadas das despesas do escritório, estabeleça pró-labore de sócios para evitar a perda do controle financeiro, avalie os custos fixos e variáveis (despesas operacionais, tributos etc.). 

A partir da avaliação, você terá um panorama da saúde financeira do escritório e poderá traçar um orçamento real. Não se esqueça de que um orçamento inteligente prevê uma verba para emergências, algo importante para lidar com imprevistos, como instabilidades no mercado financeiro.

Controle o fluxo de caixa

Um bom controle de fluxo de caixa envolve o registro das previsões de entrada e saída, modelos de precificação dos serviços, acompanhamento de custas processuais, recebimento de honorários advocatícios e muito mais. 

Essa medida é fundamental para o controle financeiro do escritório de advocacia, pois possibilita ter uma visão completa das finanças e visibilidade das informações financeiras.

Defina objetivos e metas

Definir objetivos e metas e, a partir deles, traçar um plano de ações para atingi-los, é uma ação fundamental para o planejamento de um negócio. No controle financeiro do escritório de advocacia, eles têm muita importância, porque ditam os caminhos dessa gestão. 

Você quer expandir o negócio, aumentar honorários advocatícios ou a primeira meta é diminuir custos? Seja qual for, defina uma meta (que possui um prazo para conclusão) para saber exatamente para onde seu escritório está indo.

Tenha um software jurídico com módulo financeiro

Bons softwares jurídicos, como o Lawyer, possuem um módulo dedicado para a gestão financeira. No caso do módulo Financeiro do Software Jurídico Lawyer, é possível ter uma visão geral do plano de contas do escritório e fazer a gestão de fluxo de caixa, despesas fixas operacionais, honorários advocatícios, garantias judiciais, depósitos, cartela de clientes e muitos mais.

O grande destaque do módulo financeiro do Lawyer é a funcionalidade de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), um relatório contábil que demonstra se as operações do escritório geram lucro ou prejuízo em determinado período de tempo.

Com essas informações, o gestor consegue realizar uma administração mais assertiva e baseada em dados e métricas (lucratividade, rentabilidade, liquidez corrente etc.), tendo maior controle financeiro do escritório de advocacia. Ele pode também emitir relatórios gerenciais para embasar suas decisões.

O controle financeiro do escritório de advocacia envolve orçamento bem definido, controle de fluxo de caixa e definição de metas. Com um software jurídico com módulo financeiro, como o Lawyer, o gestor consegue simplificar seu trabalho, ao mesmo tempo em que acessa informações valiosas para sua gestão.

Confira como o Lawyer auxilia na automatização de rotinas do escritório!

Com tantas tarefas diárias, como acompanhamento de processos e atendimento ao cliente, manter a produtividade no escritório de advocacia é desafiador. Sem uma gestão estruturada e organização, os profissionais não conseguem manter um trabalho de qualidade

Por isso, é importante adotar algumas práticas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia e alavancar os resultados do negócio. Confira algumas delas a seguir!

A importância da produtividade no escritório de advocacia

Um escritório de advocacia reúne advogados, estagiários, profissionais administrativos e de apoio. Essa diversidade no trabalho faz com que um escritório só funcione a partir da junção de conhecimentos. Enquanto um profissional se destina a captar clientes, o outro está elaborando uma petição. Em comum, eles têm os objetivos da empresa. E para atingi-los devem estar alinhados. 

Quando falamos em alinhamento de equipes, estamos falando diretamente de produtividade no escritório de advocacia. Afinal, todos os profissionais devem saber suas responsabilidades e as metas para agir e chegar ao resultado final pretendido. A partir disso, realizam uma gestão do tempo para atingi-lo em tempo hábil.

Em muitas situações, as ações dos profissionais estão interligadas e é preciso garantir que elas sejam eficazes para não atrapalhar o fluxo. Ou seja, deve-se garantir a produtividade dos funcionários para atingir os resultados do negócio.

Produtividade no home office

A produtividade no escritório de advocacia em trabalho remoto foi colocada em xeque quando o home office se tornou necessário. Hoje, já é possível perceber que, em muitos casos, ele foi um aliado da produtividade.

Com as ferramentas tecnológicas corretas, os escritórios conseguiram organizar seus processos internos remotamente. Sistemas jurídicos, como o da Alkasoft, centralizam informações, aprimoram a comunicação entre os profissionais e otimizam a rotina dos profissionais com métodos interessantes, como o kanban. As tarefas rotineiras podem ser automatizadas, e os advogados utilizam seu tempo em tarefas estratégicas.

Em outras palavras, o home office acelerou a adoção de tecnologias que possibilitam fazer a gestão de atividades por meio da internet.

Dicas rápidas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia

Ter produtividade no trabalho é algo diretamente ligado ao domínio da rotina do trabalho. Um escritório produtivo é, necessariamente, aquele com uma boa gestão. Afinal, a organização permite alinhar as atividades e as expectativas, de modo que se possa atingir as metas do negócio.

E como garantir a produtividade no escritório de advocacia?

Aprimorar a comunicação entre os profissionais

Em um escritório, como apontamos, temos diversos profissionais diferentes trabalhando simultaneamente. É preciso ter uma rotina definida, um fluxo de trabalho coerente com a função de cada um deles. Com um método, é possível avaliar o andamento das tarefas e corrigir rotas, se necessário. 

Para que isso aconteça, é fundamental aprimorar a comunicação entre os profissionais. As equipes devem ter acesso aos mesmos dados para que trabalhem em cima de informações coerentes e atuem em prol dos mesmos objetivos. Compartilhar informações também é necessário, porque torna o trabalho mais assertivo.

Por isso, ter um bom canal de comunicação para a troca de informações é muito importante. Ele facilita a integração, a agilidade, a motivação e, claro, a produtividade no escritório de advocacia. 

Estabelecer metas

Definir metas é estabelecer um ponto de chegada. Uma equipe de trabalho que sabe aonde ir é capaz de traçar as ações necessárias, com prazos específicos, para chegar ao destino. Por isso, para garantir o aumento da produtividade no escritório de advocacia, é preciso estabelecer metas.

Ao fazer isso, o gestor consegue identificar se a meta foi atingida, como isso aconteceu e eventuais erros no caminho. 

Utilizar tecnologia para auxiliar na gestão de tempo e tarefas

Aumentar a produtividade no escritório de advocacia sem tecnologia é um grande desafio. Afinal, as inovações estão por toda parte, inclusive no Direito. Por isso, adotar soluções que facilitam a rotina e a execução de tarefas é importante para uma boa gestão. Com elas, é possível ter fluxos de trabalho organizados e eficientes, com integração e centralização de informações e outras facilidades. 

Um bom exemplo é o software da AlkaSoft e sua função Timesheet para fazer o controle de prazos e a gestão do tempo. Ele realiza o controle da produtividade, cronometrando e registrando o tempo dedicado a cada atividade. 

Ou seja, com o Timesheet, o gestor pode controlar as horas trabalhadas no escritório e otimizar o tempo a partir da análise das horas gastas em cada atividade. Além do controle de horas, ele permite centralizar as informações, o que dá mais agilidade aos processos internos.

Com maior agilidade e organização do fluxo de trabalho, é possível aumentar a produtividade no escritório de advocacia. A medida mais certa para fazer isso acontecer é utilizar inovações tecnológicas, como o sistema jurídico da Alkasoft e sua funcionalidade Timesheet.

Os softwares jurídicos são sistemas de gestão jurídica que podem ser utilizados em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

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Se você está em busca de aumentar o número de clientes do escritório de advocacia ou de construir autoridade no seu mercado, o marketing jurídico pode ser seu maior aliado. Até hoje, há muitos profissionais que acreditam que esse é um gasto desnecessário, quando na verdade é um grande investimento no negócio.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais trouxe mudanças para qualquer pessoa física ou jurídica que trata tais dados. A rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos também foi afetada. Você sabe como eles ficam com a LGPD para advogados?

Afinal, os dados e as informações pessoais que são tratadas no meio jurídico dizem respeito a diversos stakeholders. A coleta, o processamento e o armazenamento de dados são impactados pela LGPD para escritórios. Por isso, a segurança de dados para advogados se tornou um tema tão importante.

Veja a seguir as principais mudanças no uso de dados que a LGPD para advogados trouxe!

Como a LGPD muda a rotina dos escritórios?

Os prestadores de serviços jurídicos já estão passando por um processo de adequação à LGPD há algum tempo. Esse processo demanda planejamento, tempo e investimento em vários aspectos, principalmente a segurança de dados para advogados. 

E não importa se são escritórios de advocacia, advogados autônomos, departamentos jurídicos internos privados ou públicos. 

Todos devem obedecer à LGPD para advogados, especialmente quanto aos princípios que ela defende, como consentimento, finalidade, necessidade e adequação. Afinal, todos fazem operações de tratamento de dados de clientes, parceiros, associados, colaboradores e outras pessoas. 

Proteção ao titular dos dados

A lei veio para dar mais proteção ao usuário. Isso significa que os titulares dos dados passam a ter maior controle sobre essas informações. É possível pedir o fornecimento dos dados, a atualização, a retificação e a portabilidade. 

Ao mesmo tempo, o escritório deve coletar somente os dados estritamente necessários (princípio da minimização da coleta) e utilizá-los somente para a finalidade específica (princípio da finalidade), que deve ser informada ao usuário. 

Dessa forma, para minimizar os riscos da não conformidade, é preciso modificar a rotina dos escritórios em direção a uma cultura de privacidade e proteção de dados.

Padrões elevados de proteção de informações dos clientes

Esse reforço na cultura de privacidade e na segurança de dados do escritório tem uma razão simples de ser: os escritórios controlam e processam dados de clientes que, em muitos casos, são de enorme relevância. Alguns, inclusive, se constituem como segredos.

Por isso, a LGPD para escritórios é ainda mais essencial. Coleta, armazenamento, gestão de informações dos clientes, efetiva utilização e descarte seguro de documentos físicos e eletrônicos passam a ter maior importância.

Uma mera pesquisa legal envolve coleta de dados. O mesmo acontece com o envio de newsletter, que demandam consentimento inequívoco dos destinatários. Até o trabalho de pesquisa precisa estar em conformidade com a LGPD para advogados.

Tudo isso demanda padrões elevados de proteção da informação. Na prática, será preciso rever condutas, procedimentos, e políticas de segurança para ter mecanismos mais eficazes para mitigar o risco da violação de dados.

Como se adaptar com a LGPD para advogados?

A primeira forma de se adequar à LGPD para advogados é fazer um mapeamento de dados tratados para entender os riscos e saber se a forma como eles são utilizados está de acordo com a lei.

Em seguida, é de suma importância elaborar e revisar políticas de segurança da informação, que incluem a privacidade de website, o home office, a privacidade de empregados e outros pontos. 

Baseando-se nisso, é preciso construir um plano de resposta a incidentes, de forma a garantir a minimização dos riscos em um incidente de segurança.

A seccional da OAB do Rio Grande do Sul lista algumas práticas interessantes para uma mudança em direção à conformidade com a LGPD para advogados. São elas:

  • Solicitar à equipe de TI que reavalie a segurança dos sistemas utilizados, monitorando riscos e ameaças para evitar incidentes, como vazamentos e acessos indevidos, especialmente considerando o trabalho remoto;

  • Criar canal de comunicação para receber solicitações dos titulares de dados, mantendo um processo básico de controle para responder a todos os questionamentos e garantir a transparência na relação com stakeholders;

  • Revisar contratos com clientes, colaboradores, fornecedores e terceiros para garantir a conformidade das cláusulas com a LGPD para advogados, inclusive com normas de adesão à política de confidencialidade;

  • Nomear um Encarregado (Data Protection Officer – DPO) para ser a comunicação entre o escritório de advocacia (controlador), os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

  • Capacitar os profissionais a respeito de segurança da informação, privacidade e proteção de dados, promovendo a política de segurança e a cultura de proteção de dados internamente;

  • Implantar uma política de acesso às informações mantidas em arquivos e no software jurídico, com revisão periódica de senha e de controle de acesso aos processos jurídicos e arquivos físicos.

A LGPD para advogados demandará dos escritórios maior rigor em suas políticas de segurança. A mitigação de riscos e vulnerabilidades é somente uma das práticas. Ter o melhor, adequado à lei, é inclusive um grande passo.

Conheça o melhor software jurídico!

O armazenamento de dados do escritório de advocacia pode ser um trunfo para a gestão, mas isso depende se ele está sendo feito de forma segura. 

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Um software para escritório de advocacia é um sistema de gestão específico para a atividade jurídica. Captura automática de processos, pesquisa jurisprudencial, agenda de compromissos. Tudo isso são funcionalidades de um bom sistema para escritório. Mas existem muitas opções de software para advogado no mercado. Então, é preciso saber o que considerar ao escolher a ferramenta.

Neste post, abordamos os principais pontos que você não pode deixar de lado.

Por que adotar um software para escritório de advocacia?

Você sabia que o uso do software para escritório de advocacia fez parte das medidas que conduziram os negócios jurídicos para a chamada Advocacia 3.0? Aliados ao software, a mudança de mindset na gestão, o marketing jurídico e a produtividade propiciaram a alta performance de inúmeros escritórios.

Atualmente, já estamos na Advocacia 5.0, que, impulsionada por tecnologias digitais, tem foco total no ser humano e em suas necessidades. Isso significa combater a mentalidade jurídica conservadora e tradicional (hierárquica, padronizada, vertical e formal) para implementar a nova mentalidade (descentralizada, diversa, horizontal e sustentável).  

Um software para escritório de advocacia, portanto, servirá para que o escritório aprimore seus trabalhos e dedique o maior tempo possível para resolver realmente o problema dos seus clientes. É exatamente abraçar essa nova sociedade centrada no ser humano e em sua experiência. E o que deve ser levado na hora de escolher um sistema para escritório?

Como escolher um software para escritório de advocacia?

Ao entender a importância do software para escritório de advocacia, você já consegue imaginar o que ele precisa apresentar: funcionalidades que resolvem os problemas de seres humanos, sejam profissionais ou clientes. Ou seja, tudo começa em entender suas necessidades.

Entenda suas necessidades

O primeiro passo para escolher um software para escritório de advocacia é saber quais são os maiores desafios do seu negócio. Em outras palavras, é pensar na resposta para algumas questões, como “a ferramenta agregará valor à rotina?” ou “ela auxiliará no dia a dia?”.

Veja alguns pontos cruciais que podem comprometer as atividades do escritório:

A partir do momento em que o gestor entende seus maiores desafios, sabe qual é seu objetivo principal ao contratar um software para escritório de advocacia. A maior deficiência se apresenta no controle de processos ou no relacionamento com o cliente? Com essas informações, ele tem argumentos para escolher o melhor sistema para escritório, pois sabe exatamente o que precisa.

Verifique se o sistema para escritório possui uma função que favorece a análise

A transformação digital modificou bastante o mundo jurídico e trouxe inovações que lidam diretamente com um dos ativos mais importantes de qualquer negócio: dados. Business Intelligence, Big Data, Machine Learning e outras aplicações de inteligência artificial são capazes de coletar e interpretar dados para que gestores consigam analisar o negócio como um todo e tomar melhores decisões.

Por isso, quando pensamos em um software para escritório de advocacia na Sociedade 5.0, precisamos de um sistema que permite o trabalho com métricas e análise de dados do sistema. A partir disso, o gestor jurídico poderá aumentar a performance do escritório, resolvendo as reais demandas dos profissionais e de seus clientes.

Uma boa funcionalidade que favorece a análise de dados é a produção de relatórios. No software jurídico Lawyer, inclusive, essa é uma rotina que pode ser automatizada. Os relatórios têm como função resumir a visão ampliada de determinados assuntos. Gerenciamento financeiro, processos, atendimentos prestados e atividades do escritório, por exemplo, ficam no radar do sistema para escritório.

Com isso, a funcionalidade disponibiliza informações e métricas relevantes para que o gestor analise o desempenho do escritório. Qual a quantidade de processos por cliente? Quantos processos há por área do Direito? E a quantidade conforme o status do processo e informações financeiras? Há muitos filtros capazes de segmentar a informação, o que permite a análise mais certeira.

Os relatórios gerados podem ser disponibilizados para os próprios profissionais, mas também para os clientes em tempo real. Com base na extração do sistema, os indicadores de performance (KPI) são atualizados, e essa extração é a peça-chave para a gerência do escritório ter o controle absoluto do andamento do negócio. 

Escolha um software para advogado online e seguro

Na hora de escolher um software para escritório de advocacia, você deve optar por uma ferramenta que forneça segurança para os dados armazenados e acessibilidade online. Já existem sistemas baseados em nuvem que são ótimas opções. Seus fornecedores são os responsáveis por guardar as informações em servidores próprios mediante criptografia, o que confere segurança e proporciona backups periódicos.

Quanto à acessibilidade, é importante que o software para advogado possa ser acessado de qualquer lugar, bastando conexão à internet. Conferir mobilidade aos advogados é fundamental para melhorar a gestão de tempo.

Compare o sistema para advogado antes de contratar

Muitos softwares jurídicos têm funcionalidades semelhantes e boas revisões de clientes. Diante desse possível impasse, o melhor a se fazer é comparar as ferramentas antes de contratá-la. Qual sistema para escritório mais se aproxima das suas necessidades? Qual atende melhor a seu objetivo primordial, que o fez contratar o software para advogado?

Veja como cada uma presta suporte do sistema, qual a efetividade das funcionalidades necessárias e outros pontos relevantes.

Procure o feedback de clientes sobre o sistema para escritório

Caso você conheça algum colega que utilize o software para escritório de advocacia que está interessado, vale a pena perguntá-lo sobre o funcionamento, o custo-benefício e se as expectativas foram atendidas. É importante fazer essa sondagem antes de contratar o serviço, porque há muitas empresas que prometem funcionalidades, mas não prestam um bom atendimento nem atendem às necessidades.

É com essa pesquisa que o gestor terá uma noção de qual o valor realmente ofertado pelo software e como é o relacionamento com o prestador de serviço – esse é um fator essencial na hora de optar por uma ou outra ferramenta.

Na hora de contratar um software para escritório de advocacia, pense nas suas necessidades e no objetivo. Assim, conseguirá escolher, dentre as opções seguras, aquele que possui módulos que melhor atendam ao seu negócio.

Conheça o Lawyer, da Alkasoft, que vai atendê-lo da melhor maneira possível e proporcionar uma gestão otimizada!

A inteligência artificial no mercado jurídico era uma tendência e hoje já é realidade. A evolução tecnológica trouxe aos advogados inúmeras ferramentas para tornar a atividade jurídica mais produtiva e organizada. Softwares jurídicos em nuvem, chatbots, machine learning e outras soluções modificam por completo o dia a dia dos profissionais

Apesar do temor de alguns advogados sobre a invasão tecnológica, a IA no Direito traz muitas vantagens, que demonstramos neste post. Confira!

O uso da inteligência artificial no mercado jurídico

O uso da inteligência artificial no mercado jurídico brasileiro é relativamente recente. Mas, em outros países, ela já está presente há algum tempo. O caso mais famoso é a plataforma cognitiva Watson, elaborada pela IBM. Sua função é agilizar o trabalho dos advogados e conferir precisão e qualidade nos serviços jurídicos repetitivos. Algumas de suas tarefas são: 

  • Elaboração de programas de gestão e análise de dados e informações;
  • Customização ágil de modelos digitais de documentos;
  • Soluções de dúvidas de natureza contábil e jurídica;
  • Pesquisas avançadas de jurisprudência;
  • Agendamentos automatizados.

Outro bom exemplo de IA para advogados é o ROSS, uma inteligência artificial da IBM contratada em 2017 para trabalhar com falência. O escritório, que possuía 50 advogados do escritório no setor naquele momento, utilizou o ROSS para monitorar decisões que afetam os casos e para retornar com sugestões de leituras de tópicos conforme as perguntas dos advogados. 

Perceba que algumas tarefas da inteligência artificial no mercado jurídico também estão presentes nos softwares jurídicos. A ideia principal é automatizar certas funções, deixando para a tecnologia as tarefas repetitivas e burocráticas. Dessa forma, os advogados se dedicam a atividades intelectuais e de contato com o cliente.

Por causa de suas vantagens, podemos esperar que o uso da IA no Direito será ainda maior nos próximos anos.

As vantagens da IA no Direito

Em alguns anos, a tecnologia assumirá funções mecânicas exercidas em qualquer atividade. O temor de que ela acabará com alguns cargos tem sua razão de ser. Mas, ao mesmo tempo, criará novas ocupações que demandam conhecimento sobre ela. É um mito acreditar que a IA para advogados acabará com a advocacia.

No Direito, por exemplo, podemos esperar novos cargos que relacionam Direito e Tecnologia. A automatização diminuirá também a quantidade de processos. Com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico, veremos isso acontecer em órgãos públicos, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Mas os profissionais continuarão sendo essenciais.

E quais as vantagens da IA no Direito? Veja a seguir!

Gestão eficiente do escritório ou departamento jurídico

A automatização de tarefas com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico traz menor índice de erros profissionais e mais tempo livre aos advogados. Com mais tempo, todos serão capazes de organizar melhor sua agenda para se dedicarem a tarefas estratégicas.

Os gestores de escritórios e departamentos jurídicos, por exemplo, poderão utilizar a IA no Direito para coletar e analisar dados gerenciais para tomar decisões fundamentadas. Já ouviu falar em data mining? É a inteligência artificial atuando na extração de dados relevantes de um conjunto. E isso ocorre nos já conhecidos softwares de gestão jurídica, que escaneiam informações do escritório para uma melhor tomada de decisões.

Os softwares também fazem captura automática de processos e outras tarefas que são manifestações da IA para advogados.

Uso de métricas e cruzamento de informações para previsões

Com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico, é possível identificar padrões, tendências e demandas. Isso ocorre especialmente com a adoção de machine learning e sistemas cognitivos. O grande acervo de dados do negócio jurídico será analisado e interpretado pela tecnologia. Quanto mais ela “estuda”, mais assertiva ela se torna. 

É o aprendizado de máquina. Com as informações e o uso de métricas, poderá fazer recomendações específicas para os processos, analisar estatísticas para elaborar recursos e outras peças. O cruzamento dessas informações permite à IA no Direito fazer previsões, aumentando as chances de êxito nas demandas.

Redução de gastos

Se a gestão do escritório se torna mais eficiente, e os profissionais se tornam mais produtivos, a redução de gastos no negócio jurídico é uma consequência lógica. Mas podemos pegar um exemplo mais direto de como a inteligência artificial no mundo jurídico contribui para menores custos.

A “Outside Counsel Insights (OCI)”, da IBM WATSON, é uma plataforma de IA criada especificamente para reduzir gastos e avaliar os serviços advocatícios prestados. Ela utiliza padrões para revelar as ineficiências dos escritórios em certas áreas.

Na prática, permite ao gestor analisar as situações que trazem melhor remuneração ao profissional (trabalho de maior valor), rever ou eliminar processos e áreas.

A inteligência artificial no mercado jurídico é uma aliada dos advogados. A ideia de que a tecnologia ocupará funções essencialmente humanas é somente um mito. Ela vem para conferir mais eficiência na gestão, ajudar na tomada de decisões e reduzir gastos.

Conheça as principais tendências jurídicas para 2021!

Planilha: Controle de indicadores de produtividade dos advogados

Internet das Coisas, realidade aumentada, jurimetria, blockchain, machine learning. Esses termos já estão inseridos em nossa rotina, mas não dizem respeito à Advocacia 5.0. São inovações provenientes da Sociedade 4.0 (e da Advocacia 4.0), que terão seus impactos potencializados na Sociedade 5.0.

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