Como funciona um departamento jurídico? Qual sua função? Ele é responsável por fiscalizar o cumprimento da lei por parte de sua empresa, reduzir custos ao mitigar riscos e zelar pela reputação do negócio. Com tamanha importância, uma gestão de departamento jurídico eficiente é fundamental para ter os melhores resultados.

Esse setor empresarial possui, assim, grande interferência na parte estratégica e preventiva do negócio. Com boas práticas, é possível otimizar sua atuação e melhorar ainda mais os resultados.

Veja como fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente!

A importância de uma boa gestão de departamento jurídico

A gestão de departamento jurídico é responsável por gerenciar processos e resultados referentes a pessoas, processos, tarefas, finanças e conhecimento. Com tantas frentes de trabalho, é possível imaginar que as estratégias de gestão devem estar alinhadas entre si e com os objetivos da empresa.

Em outras palavras, é bastante diferente de um escritório de advocacia. Sua particularidade é envolver tantas áreas internas, ao mesmo tempo em que se comunica com diversos departamentos externos. E é aí que os desafios aparecem, pois é preciso ter padronização de gestão de contratos e uma metodologia bem definida de atendimento para as outras áreas da empresa.

Quando existe uma boa gestão de departamento jurídico, porém, sua função é amplificada. Como pontuamos na introdução, ele é um setor capaz de melhorar os resultados de um negócio, pois é estratégico para mitigar os riscos de sua empresa, analisar cenários internos e externos para tomar melhores decisões.

Para conseguir executar sua função com excelência, sua gestão deve ser impecável. Como atingir a excelência?

As melhores estratégias de gestão do departamento jurídico

Ter uma visão estratégica de negócio 

O departamento jurídico serve a um negócio. Os profissionais que atuam nele devem ser capazes de se integrar com outras áreas para ter uma visão estratégica da empresa. É exatamente essa visão global que o possibilita captar as particularidades do negócio e avaliar os riscos prováveis na atuação.

Por isso, para fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente, é preciso atuar como um parceiro de negócios (business partner), conhecendo as atividades internas e externas da empresa. Isso significa, sim, conhecer bem cada área, porque cada uma delas pode apresentar riscos diversos.

O departamento, nestes casos, servirá como um consultor para a tomada de decisões a partir de suas análises. Inclusive, é a partir das análises que poderá adotar as políticas de compliance necessárias para que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas e diretrizes aplicáveis.

Utilizar indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para a gestão de departamento jurídico e de qualquer setor. São eles que fornecem dados estruturados para apoiar a tomada de decisões. Somente o que é medido pode ser gerenciado e otimizado.

Assim, o departamento deve ter ferramentas que possibilitem essa análise, como os softwares jurídicos, e também saber o que deve ser analisado. Após definir as metas, que devem estar alinhadas aos objetivos da empresa, será possível aplicar os indicadores para fazer análises.

Número de processos por período e por área do direito, histórico de valores perdidos e ganhos nos processos, histórico de resultado de processos são alguns indicadores importantes.

Otimizar a comunicação entre as áreas

Uma boa gestão de departamento jurídico depende da integração com outras áreas, inclusive de marketing e vendas. Lembre-se de que o departamento é fundamental para o controle empresarial e deve estar incluído na gestão estratégica. Para fazer bem seu trabalho, deve estar em constante contato com as demais áreas. 

Reuniões de equipes e diagnósticos empresariais devem contar com a presença do gestor jurídico. Afinal, ninguém atua sozinho na empresa. O departamento, quando integrado aos demais setores, consegue identificar suas necessidades e seus objetivos, contribuindo para os resultados de todos.

Por isso, a comunicação se torna um aspecto primordial na boa gestão de departamento jurídico.

Uso de tecnologia

Para otimizar a gestão de departamento jurídico, considerando todos esses pontos que mencionamos, o uso de tecnologia se faz primordial. A principal tecnologia é um bom software jurídico, que apresenta funcionalidades com indicadores, métrica e relatórios, e que facilita a organização interna e a comunicação entre os profissionais.

Essa ferramenta de gestão auxilia bastante na unificação de informações, o que contribui diretamente para a organização e interpretação de dados. Com isso, é possível traçar uma estratégia mais assertiva e uma tomada de decisões mais relevante para os negócios.

Uma boa gestão de departamento jurídico depende de uma estratégia que integra as demais áreas, de modo a propiciar a visão global do negócio. O software jurídico aparece como ferramenta indispensável para organizar as informações e auxiliar na tomada de decisões.

Conheça mitos e verdades sobre softwares jurídicos!

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O controle financeiro do escritório de advocacia é o meio pelo qual o gestor coloca o negócio no rumo do crescimento. Por se tratar de advocacia, um segmento de serviços extremamente competitivo, esse controle se torna ainda mais fundamental para ter um escritório sustentável e de sucesso. Principalmente considerando que os custos estão maiores, enquanto os honorários advocatícios estão menores.

Considerando esse cenário, veja como fazer o controle financeiro do escritório de advocacia.

Problemas da falta de controle financeiro do escritório de advocacia

Fazer a gestão de um escritório é um grande desafio. São muitos aspectos que devem ser gerenciados, não só o fluxo de caixa. É claro que conhecer as entradas e saídas é essencial. Mas e o planejamento? Os processos internos estão organizados? Há controle e métricas bem definidas para otimizar a atividade? Existe uma análise de dados eficiente para a tomada de decisões?

Esses pontos, na verdade, são os principais problemas que aparecem quando falamos de controle financeiro do escritório de advocacia. Muitos negócios jurídicos não são organizados a partir de um planejamento estratégico. 

A análise de dados é algo ainda pouco abordado, motivo pelo qual as decisões nem sempre são tomadas de forma fundamentada. E se não há planejamento, organização e controle por métricas, é difícil ter lucro.

Já pensou atrasar uma conta por mero esquecimento? Isso não só tira dinheiro do lucro, mas é percebido pelo mercado. Um mero deslize e o score do escritório em agências de avaliação de risco cai. Ou seja, mais um entrave ao desenvolvimento do nosso negócio, pois dificulta o acesso a linhas de crédito e desenvolvimento de relacionamento com instituições financeiras.

Dicas para fazer o controle financeiro do escritório de advocacia

Com tantos desafios, o controle financeiro do escritório de advocacia aparece como forma de estar pronto para qualquer cenário. Afinal, quem faz uma boa gestão financeira tem mais previsibilidade das contas e está mais preparado para instabilidades financeiras. E vale destacar que fazer esse controle só com anotações e planilhas pode não ser o suficiente.

Assim, apontamos a seguir algumas práticas de controle financeiro do escritório de advocacia fundamentais para que os rumos do escritório estejam nas mãos dos gestores.

Avalie e defina um orçamento inteligente

O controle financeiro do escritório de advocacia depende, inicialmente, de avaliar qual o cenário atual das finanças. Avalie se as despesas pessoais estão separadas das despesas do escritório, estabeleça pró-labore de sócios para evitar a perda do controle financeiro, avalie os custos fixos e variáveis (despesas operacionais, tributos etc.). 

A partir da avaliação, você terá um panorama da saúde financeira do escritório e poderá traçar um orçamento real. Não se esqueça de que um orçamento inteligente prevê uma verba para emergências, algo importante para lidar com imprevistos, como instabilidades no mercado financeiro.

Controle o fluxo de caixa

Um bom controle de fluxo de caixa envolve o registro das previsões de entrada e saída, modelos de precificação dos serviços, acompanhamento de custas processuais, recebimento de honorários advocatícios e muito mais. 

Essa medida é fundamental para o controle financeiro do escritório de advocacia, pois possibilita ter uma visão completa das finanças e visibilidade das informações financeiras.

Defina objetivos e metas

Definir objetivos e metas e, a partir deles, traçar um plano de ações para atingi-los, é uma ação fundamental para o planejamento de um negócio. No controle financeiro do escritório de advocacia, eles têm muita importância, porque ditam os caminhos dessa gestão. 

Você quer expandir o negócio, aumentar honorários advocatícios ou a primeira meta é diminuir custos? Seja qual for, defina uma meta (que possui um prazo para conclusão) para saber exatamente para onde seu escritório está indo.

Tenha um software jurídico com módulo financeiro

Bons softwares jurídicos, como o Lawyer, possuem um módulo dedicado para a gestão financeira. No caso do módulo Financeiro do Software Jurídico Lawyer, é possível ter uma visão geral do plano de contas do escritório e fazer a gestão de fluxo de caixa, despesas fixas operacionais, honorários advocatícios, garantias judiciais, depósitos, cartela de clientes e muitos mais.

O grande destaque do módulo financeiro do Lawyer é a funcionalidade de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), um relatório contábil que demonstra se as operações do escritório geram lucro ou prejuízo em determinado período de tempo.

Com essas informações, o gestor consegue realizar uma administração mais assertiva e baseada em dados e métricas (lucratividade, rentabilidade, liquidez corrente etc.), tendo maior controle financeiro do escritório de advocacia. Ele pode também emitir relatórios gerenciais para embasar suas decisões.

O controle financeiro do escritório de advocacia envolve orçamento bem definido, controle de fluxo de caixa e definição de metas. Com um software jurídico com módulo financeiro, como o Lawyer, o gestor consegue simplificar seu trabalho, ao mesmo tempo em que acessa informações valiosas para sua gestão.

Confira como o Lawyer auxilia na automatização de rotinas do escritório!

Com tantas tarefas diárias, como acompanhamento de processos e atendimento ao cliente, manter a produtividade no escritório de advocacia é desafiador. Sem uma gestão estruturada e organização, os profissionais não conseguem manter um trabalho de qualidade

Por isso, é importante adotar algumas práticas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia e alavancar os resultados do negócio. Confira algumas delas a seguir!

A importância da produtividade no escritório de advocacia

Um escritório de advocacia reúne advogados, estagiários, profissionais administrativos e de apoio. Essa diversidade no trabalho faz com que um escritório só funcione a partir da junção de conhecimentos. Enquanto um profissional se destina a captar clientes, o outro está elaborando uma petição. Em comum, eles têm os objetivos da empresa. E para atingi-los devem estar alinhados. 

Quando falamos em alinhamento de equipes, estamos falando diretamente de produtividade no escritório de advocacia. Afinal, todos os profissionais devem saber suas responsabilidades e as metas para agir e chegar ao resultado final pretendido. A partir disso, realizam uma gestão do tempo para atingi-lo em tempo hábil.

Em muitas situações, as ações dos profissionais estão interligadas e é preciso garantir que elas sejam eficazes para não atrapalhar o fluxo. Ou seja, deve-se garantir a produtividade dos funcionários para atingir os resultados do negócio.

Produtividade no home office

A produtividade no escritório de advocacia em trabalho remoto foi colocada em xeque quando o home office se tornou necessário. Hoje, já é possível perceber que, em muitos casos, ele foi um aliado da produtividade.

Com as ferramentas tecnológicas corretas, os escritórios conseguiram organizar seus processos internos remotamente. Sistemas jurídicos, como o da Alkasoft, centralizam informações, aprimoram a comunicação entre os profissionais e otimizam a rotina dos profissionais com métodos interessantes, como o kanban. As tarefas rotineiras podem ser automatizadas, e os advogados utilizam seu tempo em tarefas estratégicas.

Em outras palavras, o home office acelerou a adoção de tecnologias que possibilitam fazer a gestão de atividades por meio da internet.

Dicas rápidas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia

Ter produtividade no trabalho é algo diretamente ligado ao domínio da rotina do trabalho. Um escritório produtivo é, necessariamente, aquele com uma boa gestão. Afinal, a organização permite alinhar as atividades e as expectativas, de modo que se possa atingir as metas do negócio.

E como garantir a produtividade no escritório de advocacia?

Aprimorar a comunicação entre os profissionais

Em um escritório, como apontamos, temos diversos profissionais diferentes trabalhando simultaneamente. É preciso ter uma rotina definida, um fluxo de trabalho coerente com a função de cada um deles. Com um método, é possível avaliar o andamento das tarefas e corrigir rotas, se necessário. 

Para que isso aconteça, é fundamental aprimorar a comunicação entre os profissionais. As equipes devem ter acesso aos mesmos dados para que trabalhem em cima de informações coerentes e atuem em prol dos mesmos objetivos. Compartilhar informações também é necessário, porque torna o trabalho mais assertivo.

Por isso, ter um bom canal de comunicação para a troca de informações é muito importante. Ele facilita a integração, a agilidade, a motivação e, claro, a produtividade no escritório de advocacia. 

Estabelecer metas

Definir metas é estabelecer um ponto de chegada. Uma equipe de trabalho que sabe aonde ir é capaz de traçar as ações necessárias, com prazos específicos, para chegar ao destino. Por isso, para garantir o aumento da produtividade no escritório de advocacia, é preciso estabelecer metas.

Ao fazer isso, o gestor consegue identificar se a meta foi atingida, como isso aconteceu e eventuais erros no caminho. 

Utilizar tecnologia para auxiliar na gestão de tempo e tarefas

Aumentar a produtividade no escritório de advocacia sem tecnologia é um grande desafio. Afinal, as inovações estão por toda parte, inclusive no Direito. Por isso, adotar soluções que facilitam a rotina e a execução de tarefas é importante para uma boa gestão. Com elas, é possível ter fluxos de trabalho organizados e eficientes, com integração e centralização de informações e outras facilidades. 

Um bom exemplo é o software da AlkaSoft e sua função Timesheet para fazer o controle de prazos e a gestão do tempo. Ele realiza o controle da produtividade, cronometrando e registrando o tempo dedicado a cada atividade. 

Ou seja, com o Timesheet, o gestor pode controlar as horas trabalhadas no escritório e otimizar o tempo a partir da análise das horas gastas em cada atividade. Além do controle de horas, ele permite centralizar as informações, o que dá mais agilidade aos processos internos.

Com maior agilidade e organização do fluxo de trabalho, é possível aumentar a produtividade no escritório de advocacia. A medida mais certa para fazer isso acontecer é utilizar inovações tecnológicas, como o sistema jurídico da Alkasoft e sua funcionalidade Timesheet.

Os softwares jurídicos são sistemas de gestão jurídica que podem ser utilizados em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

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Se você está em busca de aumentar o número de clientes do escritório de advocacia ou de construir autoridade no seu mercado, o marketing jurídico pode ser seu maior aliado. Até hoje, há muitos profissionais que acreditam que esse é um gasto desnecessário, quando na verdade é um grande investimento no negócio.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais trouxe mudanças para qualquer pessoa física ou jurídica que trata tais dados. A rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos também foi afetada. Você sabe como eles ficam com a LGPD para advogados?

Afinal, os dados e as informações pessoais que são tratadas no meio jurídico dizem respeito a diversos stakeholders. A coleta, o processamento e o armazenamento de dados são impactados pela LGPD para escritórios. Por isso, a segurança de dados para advogados se tornou um tema tão importante.

Veja a seguir as principais mudanças no uso de dados que a LGPD para advogados trouxe!

Como a LGPD muda a rotina dos escritórios?

Os prestadores de serviços jurídicos já estão passando por um processo de adequação à LGPD há algum tempo. Esse processo demanda planejamento, tempo e investimento em vários aspectos, principalmente a segurança de dados para advogados. 

E não importa se são escritórios de advocacia, advogados autônomos, departamentos jurídicos internos privados ou públicos. 

Todos devem obedecer à LGPD para advogados, especialmente quanto aos princípios que ela defende, como consentimento, finalidade, necessidade e adequação. Afinal, todos fazem operações de tratamento de dados de clientes, parceiros, associados, colaboradores e outras pessoas. 

Proteção ao titular dos dados

A lei veio para dar mais proteção ao usuário. Isso significa que os titulares dos dados passam a ter maior controle sobre essas informações. É possível pedir o fornecimento dos dados, a atualização, a retificação e a portabilidade. 

Ao mesmo tempo, o escritório deve coletar somente os dados estritamente necessários (princípio da minimização da coleta) e utilizá-los somente para a finalidade específica (princípio da finalidade), que deve ser informada ao usuário. 

Dessa forma, para minimizar os riscos da não conformidade, é preciso modificar a rotina dos escritórios em direção a uma cultura de privacidade e proteção de dados.

Padrões elevados de proteção de informações dos clientes

Esse reforço na cultura de privacidade e na segurança de dados do escritório tem uma razão simples de ser: os escritórios controlam e processam dados de clientes que, em muitos casos, são de enorme relevância. Alguns, inclusive, se constituem como segredos.

Por isso, a LGPD para escritórios é ainda mais essencial. Coleta, armazenamento, gestão de informações dos clientes, efetiva utilização e descarte seguro de documentos físicos e eletrônicos passam a ter maior importância.

Uma mera pesquisa legal envolve coleta de dados. O mesmo acontece com o envio de newsletter, que demandam consentimento inequívoco dos destinatários. Até o trabalho de pesquisa precisa estar em conformidade com a LGPD para advogados.

Tudo isso demanda padrões elevados de proteção da informação. Na prática, será preciso rever condutas, procedimentos, e políticas de segurança para ter mecanismos mais eficazes para mitigar o risco da violação de dados.

Como se adaptar com a LGPD para advogados?

A primeira forma de se adequar à LGPD para advogados é fazer um mapeamento de dados tratados para entender os riscos e saber se a forma como eles são utilizados está de acordo com a lei.

Em seguida, é de suma importância elaborar e revisar políticas de segurança da informação, que incluem a privacidade de website, o home office, a privacidade de empregados e outros pontos. 

Baseando-se nisso, é preciso construir um plano de resposta a incidentes, de forma a garantir a minimização dos riscos em um incidente de segurança.

A seccional da OAB do Rio Grande do Sul lista algumas práticas interessantes para uma mudança em direção à conformidade com a LGPD para advogados. São elas:

  • Solicitar à equipe de TI que reavalie a segurança dos sistemas utilizados, monitorando riscos e ameaças para evitar incidentes, como vazamentos e acessos indevidos, especialmente considerando o trabalho remoto;

  • Criar canal de comunicação para receber solicitações dos titulares de dados, mantendo um processo básico de controle para responder a todos os questionamentos e garantir a transparência na relação com stakeholders;

  • Revisar contratos com clientes, colaboradores, fornecedores e terceiros para garantir a conformidade das cláusulas com a LGPD para advogados, inclusive com normas de adesão à política de confidencialidade;

  • Nomear um Encarregado (Data Protection Officer – DPO) para ser a comunicação entre o escritório de advocacia (controlador), os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

  • Capacitar os profissionais a respeito de segurança da informação, privacidade e proteção de dados, promovendo a política de segurança e a cultura de proteção de dados internamente;

  • Implantar uma política de acesso às informações mantidas em arquivos e no software jurídico, com revisão periódica de senha e de controle de acesso aos processos jurídicos e arquivos físicos.

A LGPD para advogados demandará dos escritórios maior rigor em suas políticas de segurança. A mitigação de riscos e vulnerabilidades é somente uma das práticas. Ter o melhor, adequado à lei, é inclusive um grande passo.

Conheça o melhor software jurídico!

O armazenamento de dados do escritório de advocacia pode ser um trunfo para a gestão, mas isso depende se ele está sendo feito de forma segura. 

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Um software para escritório de advocacia é um sistema de gestão específico para a atividade jurídica. Captura automática de processos, pesquisa jurisprudencial, agenda de compromissos. Tudo isso são funcionalidades de um bom sistema para escritório. Mas existem muitas opções de software para advogado no mercado. Então, é preciso saber o que considerar ao escolher a ferramenta.

Neste post, abordamos os principais pontos que você não pode deixar de lado.

Por que adotar um software para escritório de advocacia?

Você sabia que o uso do software para escritório de advocacia fez parte das medidas que conduziram os negócios jurídicos para a chamada Advocacia 3.0? Aliados ao software, a mudança de mindset na gestão, o marketing jurídico e a produtividade propiciaram a alta performance de inúmeros escritórios.

Atualmente, já estamos na Advocacia 5.0, que, impulsionada por tecnologias digitais, tem foco total no ser humano e em suas necessidades. Isso significa combater a mentalidade jurídica conservadora e tradicional (hierárquica, padronizada, vertical e formal) para implementar a nova mentalidade (descentralizada, diversa, horizontal e sustentável).  

Um software para escritório de advocacia, portanto, servirá para que o escritório aprimore seus trabalhos e dedique o maior tempo possível para resolver realmente o problema dos seus clientes. É exatamente abraçar essa nova sociedade centrada no ser humano e em sua experiência. E o que deve ser levado na hora de escolher um sistema para escritório?

Como escolher um software para escritório de advocacia?

Ao entender a importância do software para escritório de advocacia, você já consegue imaginar o que ele precisa apresentar: funcionalidades que resolvem os problemas de seres humanos, sejam profissionais ou clientes. Ou seja, tudo começa em entender suas necessidades.

Entenda suas necessidades

O primeiro passo para escolher um software para escritório de advocacia é saber quais são os maiores desafios do seu negócio. Em outras palavras, é pensar na resposta para algumas questões, como “a ferramenta agregará valor à rotina?” ou “ela auxiliará no dia a dia?”.

Veja alguns pontos cruciais que podem comprometer as atividades do escritório:

A partir do momento em que o gestor entende seus maiores desafios, sabe qual é seu objetivo principal ao contratar um software para escritório de advocacia. A maior deficiência se apresenta no controle de processos ou no relacionamento com o cliente? Com essas informações, ele tem argumentos para escolher o melhor sistema para escritório, pois sabe exatamente o que precisa.

Verifique se o sistema para escritório possui uma função que favorece a análise

A transformação digital modificou bastante o mundo jurídico e trouxe inovações que lidam diretamente com um dos ativos mais importantes de qualquer negócio: dados. Business Intelligence, Big Data, Machine Learning e outras aplicações de inteligência artificial são capazes de coletar e interpretar dados para que gestores consigam analisar o negócio como um todo e tomar melhores decisões.

Por isso, quando pensamos em um software para escritório de advocacia na Sociedade 5.0, precisamos de um sistema que permite o trabalho com métricas e análise de dados do sistema. A partir disso, o gestor jurídico poderá aumentar a performance do escritório, resolvendo as reais demandas dos profissionais e de seus clientes.

Uma boa funcionalidade que favorece a análise de dados é a produção de relatórios. No software jurídico Lawyer, inclusive, essa é uma rotina que pode ser automatizada. Os relatórios têm como função resumir a visão ampliada de determinados assuntos. Gerenciamento financeiro, processos, atendimentos prestados e atividades do escritório, por exemplo, ficam no radar do sistema para escritório.

Com isso, a funcionalidade disponibiliza informações e métricas relevantes para que o gestor analise o desempenho do escritório. Qual a quantidade de processos por cliente? Quantos processos há por área do Direito? E a quantidade conforme o status do processo e informações financeiras? Há muitos filtros capazes de segmentar a informação, o que permite a análise mais certeira.

Os relatórios gerados podem ser disponibilizados para os próprios profissionais, mas também para os clientes em tempo real. Com base na extração do sistema, os indicadores de performance (KPI) são atualizados, e essa extração é a peça-chave para a gerência do escritório ter o controle absoluto do andamento do negócio. 

Escolha um software para advogado online e seguro

Na hora de escolher um software para escritório de advocacia, você deve optar por uma ferramenta que forneça segurança para os dados armazenados e acessibilidade online. Já existem sistemas baseados em nuvem que são ótimas opções. Seus fornecedores são os responsáveis por guardar as informações em servidores próprios mediante criptografia, o que confere segurança e proporciona backups periódicos.

Quanto à acessibilidade, é importante que o software para advogado possa ser acessado de qualquer lugar, bastando conexão à internet. Conferir mobilidade aos advogados é fundamental para melhorar a gestão de tempo.

Compare o sistema para advogado antes de contratar

Muitos softwares jurídicos têm funcionalidades semelhantes e boas revisões de clientes. Diante desse possível impasse, o melhor a se fazer é comparar as ferramentas antes de contratá-la. Qual sistema para escritório mais se aproxima das suas necessidades? Qual atende melhor a seu objetivo primordial, que o fez contratar o software para advogado?

Veja como cada uma presta suporte do sistema, qual a efetividade das funcionalidades necessárias e outros pontos relevantes.

Procure o feedback de clientes sobre o sistema para escritório

Caso você conheça algum colega que utilize o software para escritório de advocacia que está interessado, vale a pena perguntá-lo sobre o funcionamento, o custo-benefício e se as expectativas foram atendidas. É importante fazer essa sondagem antes de contratar o serviço, porque há muitas empresas que prometem funcionalidades, mas não prestam um bom atendimento nem atendem às necessidades.

É com essa pesquisa que o gestor terá uma noção de qual o valor realmente ofertado pelo software e como é o relacionamento com o prestador de serviço – esse é um fator essencial na hora de optar por uma ou outra ferramenta.

Na hora de contratar um software para escritório de advocacia, pense nas suas necessidades e no objetivo. Assim, conseguirá escolher, dentre as opções seguras, aquele que possui módulos que melhor atendam ao seu negócio.

Conheça o Lawyer, da Alkasoft, que vai atendê-lo da melhor maneira possível e proporcionar uma gestão otimizada!

A inteligência artificial no mercado jurídico era uma tendência e hoje já é realidade. A evolução tecnológica trouxe aos advogados inúmeras ferramentas para tornar a atividade jurídica mais produtiva e organizada. Softwares jurídicos em nuvem, chatbots, machine learning e outras soluções modificam por completo o dia a dia dos profissionais

Apesar do temor de alguns advogados sobre a invasão tecnológica, a IA no Direito traz muitas vantagens, que demonstramos neste post. Confira!

O uso da inteligência artificial no mercado jurídico

O uso da inteligência artificial no mercado jurídico brasileiro é relativamente recente. Mas, em outros países, ela já está presente há algum tempo. O caso mais famoso é a plataforma cognitiva Watson, elaborada pela IBM. Sua função é agilizar o trabalho dos advogados e conferir precisão e qualidade nos serviços jurídicos repetitivos. Algumas de suas tarefas são: 

  • Elaboração de programas de gestão e análise de dados e informações;
  • Customização ágil de modelos digitais de documentos;
  • Soluções de dúvidas de natureza contábil e jurídica;
  • Pesquisas avançadas de jurisprudência;
  • Agendamentos automatizados.

Outro bom exemplo de IA para advogados é o ROSS, uma inteligência artificial da IBM contratada em 2017 para trabalhar com falência. O escritório, que possuía 50 advogados do escritório no setor naquele momento, utilizou o ROSS para monitorar decisões que afetam os casos e para retornar com sugestões de leituras de tópicos conforme as perguntas dos advogados. 

Perceba que algumas tarefas da inteligência artificial no mercado jurídico também estão presentes nos softwares jurídicos. A ideia principal é automatizar certas funções, deixando para a tecnologia as tarefas repetitivas e burocráticas. Dessa forma, os advogados se dedicam a atividades intelectuais e de contato com o cliente.

Por causa de suas vantagens, podemos esperar que o uso da IA no Direito será ainda maior nos próximos anos.

As vantagens da IA no Direito

Em alguns anos, a tecnologia assumirá funções mecânicas exercidas em qualquer atividade. O temor de que ela acabará com alguns cargos tem sua razão de ser. Mas, ao mesmo tempo, criará novas ocupações que demandam conhecimento sobre ela. É um mito acreditar que a IA para advogados acabará com a advocacia.

No Direito, por exemplo, podemos esperar novos cargos que relacionam Direito e Tecnologia. A automatização diminuirá também a quantidade de processos. Com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico, veremos isso acontecer em órgãos públicos, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Mas os profissionais continuarão sendo essenciais.

E quais as vantagens da IA no Direito? Veja a seguir!

Gestão eficiente do escritório ou departamento jurídico

A automatização de tarefas com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico traz menor índice de erros profissionais e mais tempo livre aos advogados. Com mais tempo, todos serão capazes de organizar melhor sua agenda para se dedicarem a tarefas estratégicas.

Os gestores de escritórios e departamentos jurídicos, por exemplo, poderão utilizar a IA no Direito para coletar e analisar dados gerenciais para tomar decisões fundamentadas. Já ouviu falar em data mining? É a inteligência artificial atuando na extração de dados relevantes de um conjunto. E isso ocorre nos já conhecidos softwares de gestão jurídica, que escaneiam informações do escritório para uma melhor tomada de decisões.

Os softwares também fazem captura automática de processos e outras tarefas que são manifestações da IA para advogados.

Uso de métricas e cruzamento de informações para previsões

Com o uso da inteligência artificial no mercado jurídico, é possível identificar padrões, tendências e demandas. Isso ocorre especialmente com a adoção de machine learning e sistemas cognitivos. O grande acervo de dados do negócio jurídico será analisado e interpretado pela tecnologia. Quanto mais ela “estuda”, mais assertiva ela se torna. 

É o aprendizado de máquina. Com as informações e o uso de métricas, poderá fazer recomendações específicas para os processos, analisar estatísticas para elaborar recursos e outras peças. O cruzamento dessas informações permite à IA no Direito fazer previsões, aumentando as chances de êxito nas demandas.

Redução de gastos

Se a gestão do escritório se torna mais eficiente, e os profissionais se tornam mais produtivos, a redução de gastos no negócio jurídico é uma consequência lógica. Mas podemos pegar um exemplo mais direto de como a inteligência artificial no mundo jurídico contribui para menores custos.

A “Outside Counsel Insights (OCI)”, da IBM WATSON, é uma plataforma de IA criada especificamente para reduzir gastos e avaliar os serviços advocatícios prestados. Ela utiliza padrões para revelar as ineficiências dos escritórios em certas áreas.

Na prática, permite ao gestor analisar as situações que trazem melhor remuneração ao profissional (trabalho de maior valor), rever ou eliminar processos e áreas.

A inteligência artificial no mercado jurídico é uma aliada dos advogados. A ideia de que a tecnologia ocupará funções essencialmente humanas é somente um mito. Ela vem para conferir mais eficiência na gestão, ajudar na tomada de decisões e reduzir gastos.

Conheça as principais tendências jurídicas para 2021!

Planilha: Controle de indicadores de produtividade dos advogados

Internet das Coisas, realidade aumentada, jurimetria, blockchain, machine learning. Esses termos já estão inseridos em nossa rotina, mas não dizem respeito à Advocacia 5.0. São inovações provenientes da Sociedade 4.0 (e da Advocacia 4.0), que terão seus impactos potencializados na Sociedade 5.0.

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Se você é um advogado em início de carreira, certamente está preocupado com as tendências jurídicas para 2021. Nos últimos anos, vimos muitas novidades nos fluxos de trabalho, com a adoção do home office e de novas tecnologias. E como será 2021 no Direito? Quais as tendências para advogados? Confira, a seguir!

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Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão dos processos jurídicos. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de administrar as ações judiciais.

Nós estamos trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial. Neste cenário, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Mas temos uma boa notícia: esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico. 

Pensando em facilitar a rotina dos negócios jurídicos, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes para criar versões cada vez mais práticas e completas de seu software jurídico Lawyer e de suas funcionalidades.

Saiba mais sobre como o software jurídico pode ajudar com a gestão dos processos jurídicos e como o Lawyer funciona para esta abordagem.

Como um software jurídico fornece um plano geral de gestão dos processos jurídicos

Os softwares jurídicos são comumente relacionados a funções administrativas e financeiras de escritórios e departamentos jurídicos. Quando ainda não estávamos inseridos na Transformação Digital, a ferramenta tinha como principal função exatamente essa organização.

No entanto, estamos em uma era digital, em que a troca de informações é rápida. Diariamente, lidamos com um enorme volume de informações processuais. A organização não basta, motivo pelo qual as legaltechs aprimoraram seus softwares.

Além das tarefas administrativas (relacionamento com o cliente, gestão de pessoas, delegação de atividades, gestão financeira etc.), eles realizam a gestão dos processos jurídicos. Isso inclui captura de andamento processual, controle de prazos, compartilhamento de agenda e muito mais.

A seguir, conheça como o Lawyer atua na gestão das ações judiciais.

O Lawyer e a gestão dos processos jurídicos

Por meio do Lawyer, gestores de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos podem acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. 

A ferramenta oferece funcionalidades capazes de otimizar a gestão dos processos jurídicos. Por exemplo: você pode conferir os prazos de cada um dos seus processos, mas também distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.

Com o Lawyer, é possível conferir todas as suas informações a partir de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Essa gestão de ações judiciais facilitada só é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os dados ficam disponíveis na nuvem. Dessa forma, eles podem ser acessados de qualquer lugar, bastando a utilização de uma senha de acesso.

De acordo com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, cada etapa da sua ação judicial poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer. Ele aponta 3 etapas da gestão dos processos jurídicos: prognóstico, previsão de receita e etapas planejadas.

1. Prognóstico

A primeira etapa da gestão dos processos jurídicos no Lawyer é o Prognóstico. Com essa função, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.

Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas. Isso gera para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior, porque aprimora alguns pontos da gestão das ações judiciais.

Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. 

Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo. Isso também contribui diretamente para a tomada de decisão.

2. Previsão de receita

Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. 

Dessa forma, o setor financeiro pode ser controlado e traçar metas a partir de projeções mais certeiras.

3. Planejamento de etapas

Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.

Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.

A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.

Resumindo as etapas da gestão dos processos jurídicos, temos:

  1. Prognóstico: geração de relatórios sobre ações passadas para avaliar o padrão de trabalho dos profissionais e aprimorá-los, bem como para elencar as melhores chances de êxito;
  2. Previsão de receita: ao saber potenciais ações judiciais com resultado favorável, é possível estimar a receita;
  3. Planejamento de etapas: confere a possibilidade de controlar todos os prazos relativos às ações judiciais.

Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes. Sua gestão dos processos jurídicos, sem dúvidas, será bem mais eficiente.

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Senso de urgência é o tempo que se leva para começar a execução de uma ação. Em um escritório de advocacia, ele envolve desde as ações mais simples até a tomada de decisões complexas. 

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Mapear processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. É uma das tarefas importantes na gestão dos processos jurídicos, a propósito.

Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.

No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo e, consequentemente, na gestão dos processos jurídicos.

Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!

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Muito se fala sobre ter um escritório de advocacia digital e inovador, mas o que é inovar na advocacia? Seria apenas contar com ferramentas tecnológicas de última geração para automatizar as tarefas? Certamente não. A automação é muito importante e se alia à inovação, mas não é a única solução.

Para inovar na advocacia e se diferenciar da concorrência, é preciso que a inovação seja completa. Isso inclui, sim, inovações tecnológicas na advocacia, mas, também, pessoas. Confira!

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A gestão do tempo na advocacia é uma prática de fundamental importância para a eficiência da atividade. A rotina dos profissionais está cada dia mais corrida. Sem um bom planejamento, é impossível fazer tudo com a dedicação devida e necessária.

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O advogado do futuro já se adequou às constantes mudanças que a Transformação Digital traz para o Direito. Integração com novas tecnologias e modelos de negócios, LGPD, tudo isso não é novidade. Esse profissional vem se adaptando às novas formas e relações de trabalho, e a inteligência artificial é sua aliada. Jurimetria, chatbot, blockchain não são apenas termos conhecidos.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais entrará em vigor em breve no Brasil. A legislação voltada para proteger a privacidade e outros direitos individuais também ditará tendências do mercado jurídico, que influenciarão na rotina dos escritórios. E as tecnologias deverão ter especial atenção para a segurança da informação. Afinal, nenhuma empresa quer arcar com as vultuosas multas que a lei estabelece. 

Confira, a seguir, as 5 tendências do mercado jurídico com um olhar atento à segurança da informação.

Cibersegurança 

Uma das tendências do mercado jurídico (e de qualquer mercado) é a cibersegurança. A transformação digital colocou o mundo inteiro online. As transações de todo gênero são feitas pela internet, e isso abre grande oportunidade para ataques de pessoas mal-intencionadas.

Os crimes cibernéticos cresceram vertiginosamente nos últimos anos. Com as empresas em home office em função da pandemia, os ciberataques deram um salto assustador. 

Conforme levantamento da Kaspersky, “os ataques de força bruta (Brute Force Attacks) direcionados ao ‘Remote Desktop Protocol (RDP)’ – uma das ferramentas de acesso remoto mais populares para postos de trabalho ou servidores – passaram de uma média diária de 402 mil em fevereiro para mais de 1,7 milhões em abril, um crescimento de 333% em dois meses”.

Por este motivo, a cibersegurança se torna um assunto ainda mais importante e em franco crescimento. Inclusive, a capacitação e especialização de advogados neste ramo é uma grande oportunidade para os escritórios.

Inteligência artificial

A Inteligência Artificial é uma tecnologia que já vem sendo amplamente utilizada em todos os setores da economia. Com o passar dos anos, ela ganha novas aplicações, inclusive no mercado jurídico. Seu objetivo é possibilitar os escritórios a alcançarem os melhores resultados.

A IA está presente em softwares jurídicos, que utilizam a tecnologia para realizar captura automática de andamentos processuais, por exemplo. Ela é também utilizada em chatbots nas redes sociais, como o primeiro contato dos clientes com o negócio. 

Porém, considerando a necessidade de segurança de dados trazida pela LGPD, a IA também pode aumentar a cibersegurança. Algumas ferramentas de criptografia e sistemas (como a nuvem) já utilizam a tecnologia para lidar com potenciais ameaças. 

Blockchain

Blockchain é uma tecnologia muito associada às criptomoedas (campo da economia), mas é uma das tendências do mercado jurídico. Ela exerce um importante papel na segurança e eficiência de processos e sistemas.

Algumas de suas aplicações mais comuns no mundo jurídico são a autenticação de contratos em cartórios e os smart contracts (contratos inteligentes), seja em preenchimento automático e assinaturas digitais ou em registro e transferência de bens móveis e imóveis.

Compliance

Uma das tendências do mercado jurídico que conversa diretamente com a LGPD é a compliance. Finalmente as empresas de qualquer setor entenderam a importância dos programas de conformidade geral. 

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, os escritórios se tornarão fundamentais para que as empresas se adequem às novas regras. Políticas de segurança e privacidade, contratos, armazenamento de dados, tudo deverá ser revisto em todos os departamentos.

O próprio escritório precisará buscar formas de conformidade com a lei, trazendo à tona a importância de se ter programas de compliance sólidos.

Software na máxima capacidade é outra das tendências do mercado jurídico

Muitos profissionais ainda associam o software jurídico a uma mera ferramenta para substituir tarefas burocráticas. De fato, é uma automação de processos internos que confere eficiência à gestão. Mas, nem de longe, esse sistema serve somente para isso.

Não à toa, o uso do software jurídico em sua máxima capacidade é uma das tendências do mercado jurídico que pode mudar a rotina do seu escritório. Se você já o utiliza para otimizar a gestão como um todo, ótimo. Mas saiba que ele pode se direcionar também a jurimetria, legal analytics e legal design (oferecer a melhor experiência para o cliente).

Em outras palavras, ele resolve a burocracia, mas se torna também uma ferramenta estratégica para o escritório. Passa a ser parte fundamental na relação com o cliente, mas também na fundamentação de uma petição. É, assim, essencial para resultados assertivos.

Essas 5 tendências do mercado jurídico moldarão a atividade do seu escritório de advocacia em breve. Se você ainda não adota nenhuma ferramenta citada, refaça seu plano de negócios e estratégias o quanto antes. A transformação digital começou há anos, e o mercado não espera. Que tal começar com o melhor software jurídico?

Escritório de Advocacia Digital
Escritório de Advocacia Digital

Você já parou para pensar se o armazenamento de dados do escritório de advocacia segue padrões de cibersegurança? Nas últimas décadas, vimos um grande aumento nos ataques cibernéticos. Considerando que a advocacia trabalha com dados sigilosos e sensíveis, a proteção dessas informações deve ser uma prioridade para os gestores jurídicos.

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Em 3 de maio de 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº  13.709/2018) entrará em vigor totalmente no Brasil. Ela se aplica a qualquer operação de tratamento de dados no território nacional. Por isso, é preciso se atentar à LGPD para escritórios de advocacia – afinal, é um negócio que lida com informações pessoais a todo o momento.

Diante deste contexto, os escritórios precisam se preparar para a adequação à lei o quanto antes. Acompanhe!

LGPD para escritórios de advocacia

A LGPD é uma lei que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais, por pessoa natural ou jurídica. Seu objetivo é “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”. A lei é um espelho da GDPR, lei semelhante aplicável à União Europeia.

A adequação à LGPD para escritórios de advocacia deve ser feita o quanto antes. E o primeiro ponto é entender os principais fundamentos da lei:

  • Maior controle dos usuários sobre o processamento de seus dados pessoais, inclusive com necessidade de consentimento para o tratamento;

  • Possibilidade de os usuários solicitarem o fornecimento, a retificação, a portabilidade e a atualização dos dados;

  • Uso dos dados somente para as finalidades específicas (e informadas aos titulares) para as quais foram coletados;

  • Coleta de dados estritamente necessários para a consecução da finalidade.

Dentro desses princípios, é possível imaginar que toda a rotina do escritório será impactada com a vigência da lei.

Mudanças na rotina do escritório

Clientes, parceiros, colaboradores, fornecedores. O tratamento de dados pessoais pelos escritórios de advocacia é próprio da atividade. Isso significa muito cuidado no uso de dados no ambiente interno e externo.

O primeiro passo para adequação da LGPD para escritórios de advocacia é rever as políticas de segurança. Cada negócio possui um ambiente computacional com características, complexidade e vulnerabilidades específicas. Elas devem ser consideradas na hora de elaborar uma política de segurança.

A política já está definida, mas deve ser revista conforme as normas da LGPD para mitigar as situações de risco. Por isso, o gestor deve se preocupar em rever as atividades de coleta, ter maior conhecimento sobre os dados, de forma a priorizar a privacidade, e mantê-los seguros para escritorio. Os princípios que pontuamos podem balizar a necessidade de manter ou não tais informações.

Além disso, a adequação da LGPD para escritórios de advocacia depende de práticas de mitigação de riscos. E é aqui que entra o papel da tecnologia.

Tecnologias para garantir a conformidade com a lei

Como manter dados seguros para advogados e adequar a atividade à LGPD? A transformação digital nos trouxe ferramentas tecnológicas inovadoras, que podem auxiliar nesta função. Quando o assunto é proteção de dados e privacidade, podemos citar algumas práticas de tecnologia da informação, como:

  • Armazenamento em nuvem;

  • Atualização de sistemas;

  • Backup automático;

  • Antivírus e firewall. 

Para escritórios que utilizam um sistema jurídico baseado em nuvem, a adequação pode ser mais tranquila. Isso porque esses softwares oferecem algumas das funcionalidades que mantêm a segurança do ambiente. Dessa forma, o sistema pode melhorar os padrões de proteção dos dados pessoais, priorizando a privacidade, como preconiza a LGPD.

Além de adotar ferramentas tecnológicas seguras, é importante que o gestor invista em capacitação e treinamento de seus profissionais. De nada adianta ter boas soluções de proteção se os colaboradores não souberem utilizá-las de forma correta.

Atendendo à adequação à LGPD para escritórios de advocacia, o negócio atinge uma maturidade muito apreciada no mercado.

A lista de exigências da LGPD para escritórios de advocacia e outros negócios é longa. A presença de tecnologias que otimizem os processos de adequação pode ser um diferencial importante para os gestores jurídicos. Com um plano de ação bem definido, a conformidade será garantida, evitando as multas pesadas.

Mas não há tempo a perder. Trace já seu planejamento de LGPD para escritórios de advocacia e conte com a tecnologia para auxiliar no processo!