Planejar-se para os piores cenários é uma iniciativa que ajuda o seu estabelecimento a obter o melhor desempenho e a estar preparado para lidar com eventuais momentos difíceis. Nesse contexto, o backup de dados do cartório é um elemento essencial para uma estratégia de gerenciamento de riscos e recuperação de dados.

Independentemente do quão grande ou pequeno é o seu cartório, a segurança dos dados e das informações deve ser um assunto prioritário. Isso porque a perda de arquivos pode custar muito dinheiro, sem falar na reputação do cartório, mesmo que o conteúdo perdido seja de apenas um dia de trabalho.

Apesar disso, muitas serventias confiam ainda nas ferramentas tradicionais de backup. Entretanto, hoje em dia, existem novas formas mais seguras e automatizadas para ter a proteção de dados contra roubos, danos ou desastres.

Para ajudá-lo a compreender melhor essa questão, neste artigo, falaremos mais sobre a importância e de quanto em quanto tempo é preciso realizar um backup de dados para o seu cartório. Acompanhe.

A importância do backup de dados

Qualquer estabelecimento que trabalhe com arquivos digitais corre o risco de perda de dados. Um dos momentos mais embaraçosos e problemáticos para qualquer cartorário é ter que explicar aos seus clientes que acabou de perder todos os seus documentos e não existe um arquivo substituto. Provavelmente, essa é uma das últimas coisas que qualquer cartório desejaria.

Assim, sem boas soluções de backup, os cartórios correm risco de perder sua credibilidade e até mesmo de enfrentar ações legais se perderem dados valiosos de clientes ou funcionários.

Sendo uma repartição pública ou privada, você é responsável por armazenar informações sobre seus clientes e membros da equipe. Por isso, seu sistema precisa ser aprimorado para garantir que os dados importantes tenham a melhor proteção possível.

A regularidade do backup de dados do cartório

Para obter melhores resultados, as cópias de backup devem ser realizadas de forma automática, consistente e regular, a fim de minimizar a quantidade de dados perdidos entre as cópias de segurança. Quanto mais tempo passar entre essas cópias, maior será a possibilidade de perda de dados durante a recuperação de um backup.

A retenção de várias cópias de dados permite restaurar os arquivos em um ponto no tempo não afetado pela corrupção de dados, por acidentes ou ataques mal-intencionados. No caso de cartórios de registro, que trabalham essencialmente com a autenticação e o armazenamento de documentos, é necessário realizar essa cópia no mínimo diariamente, se possível, várias vezes ao dia.

Um serviço automatizado, por exemplo, pode ser configurado para realizar o backup em tempo real. É possível, ainda, controlar as várias versões de um mesmo arquivo, conforme o documento é utilizado ao longo do dia.

As vantagens do backup online

O grande benefício de um serviço de backup de dados do cartório online é que ele permite que você obtenha acesso aos arquivos sem restrições, independentemente do horário ou local, desde que esteja conectado à internet.

Com o serviço na nuvem, várias cópias dos dados se mantêm seguras em locais diferentes para lhe fornecer a garantia de que todas as suas informações têm um elevado nível de proteção, mesmo que ocorra um incidente.

Além disso, essa solução também oferece custos menores do que manter um servidor local e mídias físicas de backup. Se você ainda confia nos métodos convencionais de armazenamento de TI em um único local, corre o risco de perder todos os seus dados e não conseguir recuperá-los.

Dessa forma, as repartições, principalmente os cartórios digitais, que não adotam esse tipo de tecnologia podem perder sua credibilidade, seus clientes e sua relevância no atual mundo hiperconectado. Em contrapartida, o backup de dados do cartório oferece agilidade, segurança e praticidade. Isso significa que você, seus funcionários e clientes terão tranquilidade, mesmo se problemas ocorrerem.

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