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Home office: prazos de entrega no escritório de advocacia

Advocacia
home office prazos de entrega

Em tempos de home office, muitos gestores de escritórios de advocacia manifestam problemas com prazos de entrega. Afinal, é mais difícil controlar o fluxo de trabalho à distância. Se cada profissional tiver a liberdade de estabelecer seu ritmo, isso pode ser ainda mais complicado. 

Mas esse controle de prazos é muito importante para a eficiência do negócio. Ele possibilita organizar os processos internos, prestar um serviço de excelência e fidelizar clientes. Felizmente, existem algumas formas de fazer o controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto. Confira!

Mapear os processos do escritório de advocacia remoto

O gestor já está acostumado com o funcionamento dos processos internos de seu escritório. No entanto, com a mudança para o trabalho remoto, esse fluxo mudou. Para conseguir controlar os prazos de entrega, é preciso dar um passo para trás. O gestor deve mapear os processos do escritório de advocacia remoto. Somente assim será possível manter frentes de trabalho com a mesma qualidade.

Para mapeá-los, é preciso:

  1. Traçar objetivos para cada equipe, uma vez que cada etapa do fluxo de trabalho possui uma meta específica;

  2. Determinar entradas (elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo) e saídas dos processos (entregas realizadas ao fim de cada processo), com o fim de controlar sua repercussão e colher dados para futuras projeções;

  3. Conhecer clientes e componentes dos processos para ter a certeza da entrega de resultados conforme o público-alvo;

  4. Identificar falhas e adotar melhorias nos processos de trabalho remoto por meio de indicadores, documentando todas as mudanças realizadas.

Desenhar os fluxos de trabalho remoto

Um bom fluxo de trabalho remoto é capaz de manter os prazos de entrega do escritório sob controle. Para tanto, ele deve ser desenhado e conhecido por todos. Se cada colaborador sabe exatamente qual é o seu papel, a gestão de prazo se torna eficiente. 

Para desenhar esses fluxos, o gestor pode utilizar o PDCA (Ciclo de Deming). Ele também é conhecido como ciclo de melhoria contínua, e é baseado em 4 etapas: 

  1. Planejar (plan): definir o workflow e os responsáveis pelo controle de prazos. 

  2. Executar (do): comunicar e treinar os envolvidos para que saibam sua responsabilidade no fluxo e a executem.

  3. Monitorar (check): Monitorar o processo, considerando prazos vincendos no período, prazos por colaborador e a situação dos prazos.

  4. Ajustar (act): fazer os ajustes necessários no fluxo de trabalho, se baseando na observação do monitoramento.

Paralelo ao desenho dos fluxos de trabalho, é importante que o gestor conscientize sua equipe sobre a gestão do tempo em home office. Isso garante mais organização e produtividade.

Ter um bom software para escritório de advocacia ajuda nos prazos de entrega

O controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto é mais eficiente quando a tecnologia entra. Automatizar as tarefas repetitivas e a gestão de processos, controlar o fluxo de trabalho à distância. Já pensou poder criar “modelos” de tarefas aplicáveis a diferentes tipos de prazos? Tudo isso é possível com um bom software para escritório de advocacia.

Um sistema jurídico completo, como o da Alkasoft, possibilita ao gestor visualizar todos os prazos em andamento no escritório. Ele poderá, também, automatizar a organização do negócio, com captura automática de intimações, citações e andamentos processuais. Utilizar um sistema duplo de alertas de prazos personalizáveis possibilita o correto cumprimento. 

Alimentar essa plataforma digital com todas as informações do escritório não era uma prioridade? Agora será. O controle remoto dos prazos de entrega do escritório só será bem feito se os profissionais conseguirem acesso a esses dados. Ter visibilidade sobre o prazo dos atos judiciais a serem cumpridos é só um dos benefícios. O software também auxilia o gestor a mapear os processos do escritório e desenhar os fluxos de trabalho.

Adotar a tecnologia para controlar remotamente os prazos de entrega do escritório é uma excelente opção. Mesmo em home office, os profissionais vão conseguir ter boa performance, pois têm em mãos uma solução que otimiza suas condições de trabalho. 

Que tal aproveitar o momento para, de fato, ser um escritório digital?

2 de julho de 2020/0 Comentários/por Aneliese Cruz
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https://alkasoft.com.br/wp-content/uploads/2020/07/home-office-prazos-de-entrega.jpg 644 1000 Aneliese Cruz https://alkasoft.com.br/wp-content/uploads/2022/04/Logopqn_eleven.webp Aneliese Cruz2020-07-02 10:07:002021-01-20 10:21:51Home office: prazos de entrega no escritório de advocacia
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