Em tempos de home office, muitos gestores de escritórios de advocacia manifestam problemas com prazos de entrega. Afinal, é mais difícil controlar o fluxo de trabalho à distância. Se cada profissional tiver a liberdade de estabelecer seu ritmo, isso pode ser ainda mais complicado.
Mas esse controle de prazos é muito importante para a eficiência do negócio. Ele possibilita organizar os processos internos, prestar um serviço de excelência e fidelizar clientes. Felizmente, existem algumas formas de fazer o controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto. Confira!
Mapear os processos do escritório de advocacia remoto
O gestor já está acostumado com o funcionamento dos processos internos de seu escritório. No entanto, com a mudança para o trabalho remoto, esse fluxo mudou. Para conseguir controlar os prazos de entrega, é preciso dar um passo para trás. O gestor deve mapear os processos do escritório de advocacia remoto. Somente assim será possível manter frentes de trabalho com a mesma qualidade.
Para mapeá-los, é preciso:
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Traçar objetivos para cada equipe, uma vez que cada etapa do fluxo de trabalho possui uma meta específica;
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Determinar entradas (elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo) e saídas dos processos (entregas realizadas ao fim de cada processo), com o fim de controlar sua repercussão e colher dados para futuras projeções;
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Conhecer clientes e componentes dos processos para ter a certeza da entrega de resultados conforme o público-alvo;
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Identificar falhas e adotar melhorias nos processos de trabalho remoto por meio de indicadores, documentando todas as mudanças realizadas.
Desenhar os fluxos de trabalho remoto
Um bom fluxo de trabalho remoto é capaz de manter os prazos de entrega do escritório sob controle. Para tanto, ele deve ser desenhado e conhecido por todos. Se cada colaborador sabe exatamente qual é o seu papel, a gestão de prazo se torna eficiente.
Para desenhar esses fluxos, o gestor pode utilizar o PDCA (Ciclo de Deming). Ele também é conhecido como ciclo de melhoria contínua, e é baseado em 4 etapas:
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Planejar (plan): definir o workflow e os responsáveis pelo controle de prazos.
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Executar (do): comunicar e treinar os envolvidos para que saibam sua responsabilidade no fluxo e a executem.
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Monitorar (check): Monitorar o processo, considerando prazos vincendos no período, prazos por colaborador e a situação dos prazos.
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Ajustar (act): fazer os ajustes necessários no fluxo de trabalho, se baseando na observação do monitoramento.
Paralelo ao desenho dos fluxos de trabalho, é importante que o gestor conscientize sua equipe sobre a gestão do tempo em home office. Isso garante mais organização e produtividade.
Ter um bom software para escritório de advocacia ajuda nos prazos de entrega
O controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto é mais eficiente quando a tecnologia entra. Automatizar as tarefas repetitivas e a gestão de processos, controlar o fluxo de trabalho à distância. Já pensou poder criar “modelos” de tarefas aplicáveis a diferentes tipos de prazos? Tudo isso é possível com um bom software para escritório de advocacia.
Um sistema jurídico completo, como o da Alkasoft, possibilita ao gestor visualizar todos os prazos em andamento no escritório. Ele poderá, também, automatizar a organização do negócio, com captura automática de intimações, citações e andamentos processuais. Utilizar um sistema duplo de alertas de prazos personalizáveis possibilita o correto cumprimento.
Alimentar essa plataforma digital com todas as informações do escritório não era uma prioridade? Agora será. O controle remoto dos prazos de entrega do escritório só será bem feito se os profissionais conseguirem acesso a esses dados. Ter visibilidade sobre o prazo dos atos judiciais a serem cumpridos é só um dos benefícios. O software também auxilia o gestor a mapear os processos do escritório e desenhar os fluxos de trabalho.
Adotar a tecnologia para controlar remotamente os prazos de entrega do escritório é uma excelente opção. Mesmo em home office, os profissionais vão conseguir ter boa performance, pois têm em mãos uma solução que otimiza suas condições de trabalho.
Que tal aproveitar o momento para, de fato, ser um escritório digital?
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