O filósofo e matemático Pitágoras já afirmava que “só fazemos melhor aquilo que repetidamente insistimos em melhorar. A busca pela excelência não deve ser um objetivo, e sim um hábito”. Essa máxima pode ser aplicada à realidade dos negócios, incluindo a rotina do cartório.
A gestão das serventias é feita por meio de uma série de tarefas que precisam ser padronizadas, controladas e realizadas em uma dada sequência. Para auxiliar nesse desafio, há instrumentos como o checklist.
Esse é um mecanismo simples de controle, composto por ações encadeadas em uma sequência que devem ser seguidas para evitar erros e qualificar a prestação do serviço ao cliente, entre outras questões.
Neste artigo, você vai compreender melhor o papel estratégico que o checklist tem na rotina do cartório. Acompanhe a seguir.
Por que utilizar checklists na rotina do cartório?
A rotina do cartório é formada por uma ampla variedade de fluxos, processos, atividades, protocolos, padrões, checagens e detalhes que podem ser facilmente esquecidos, não realizados ou feitos de modos diferentes.
Por isso, em negócios complexos, como as serventias, adotar checklists pode ser algo bastante benéfico. Esses instrumentos permitem, entre outras coisas, que todos os processos e as tarefas que os compõem sejam executados do modo estipulado, o que proporciona previsibilidade nas entregas e favorece a satisfação do cliente.
Em um negócio no qual a falta de um documento, de uma matrícula ou uma autorização pode impossibilitar uma transação ao cliente, isso mostra-se realmente relevante.
Portanto, o checklist, na rotina do cartório, permite:
- Aumentar a eficiência do cartório;
- Evitar retrabalhos;
- Ter mais controle sobre a rotina do cartório;
- Ter padronização e homogeneidade na realização de tarefas;
- Evitar que o cliente perca tempo por ter esquecido de alguma documentação, o que pode atrasar sua solicitação e gerar insatisfação com o serviço da serventia;
- Organizar e automatizar processos;
- Evitar desperdícios;
- Aumentar a segurança das operações realizadas;
- Conquistar incremento na produtividade da equipe;
- Evitar erros de ignorância (que ocorrem quando o funcionário não tem conhecimento sobre como fazer algo) e erros de inépcia (aqueles que acontecem quando a equipe não faz o que sabe que deveria ser feito ou não o faz do modo que foi estipulado).
Trabalhe com checklists de modo ainda mais eficiente com os sistemas CART
Com os sistemas CART, você pode utilizar checklist de matrículas convertido automaticamente sem exigências da guia, cadastrar novos checklists, importar modelos já existentes, exportar as listas de verificação criadas, entre outras ações. Com essa solução, criar, executar e controlar os checklists e, em consequência, tudo o que ocorre no cartório, fica ainda mais prático e ágil.
Além de facilitar o trabalho com checklists, os sistemas CART contam com diversas outras funcionalidades para digitalizar e tornar mais eficientes atividades da rotina do cartório. Por exemplo:
- Cadastro de matrículas em lote;
- Cálculo automático de guias de emolumentos e orçamentos para imóveis;
- Validação de assinatura digital;
- Emissão de certidões, ofícios e relatórios;
- Controle de protocolos e de livro caixa;
- Digitalização de registros auxiliares, transcrições e títulos;
- Geração dos livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado;
- Indexação de documentos já digitalizados de modo rápido e seguro para pesquisas de sua serventia;
- Proteção, recuperação e armazenamento de cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro;
- Controle de entradas e saídas das receitas e despesas.
E então, que tal aproveitar todas essas facilidades para modernizar e profissionalizar a rotina do seu cartório? Solicite já uma demonstração gratuita dos recursos dos sistemas CART e torne seus processos mais padronizados, automatizados, eficientes e seguros!
