Manter a organização para escritório de advocacia é fundamental, pois irá demonstrar credibilidade e profissionalismo aos seus clientes, colaboradores e parceiros. Ademais, a organização interna vai dar mais clareza e isso significa um fluxo de trabalho mais dinâmico e produtivo. Outra vantagem que esta prática produz, é um gerenciamento mais preciso e enxuto, além de melhorar a gestão de tempo.
No entanto, sabemos que com o grande número de processos e operações nem sempre é fácil manter a ordem. Mas, com algumas técnicas simples este panorama pode mudar e os efeitos serão significativos.
Por isso, preparamos uma série de dicas práticas e um BÔNUS que ajudarão na organização do escritório de advocacia, tornando a gestão mais tranquila para seus líderes.
1 – Arrume sua mesa
Se você quer mudar a vida dos seus clientes, comece com pequenas atitudes, arrume sua mesa. Uma vez organizada, ela vai trazer nitidez e satisfação para sua mente, e isso irá refletir diretamente no seu desempenho ao longo do seu dia. Além do resultado psicológico que esta atitude gera, ela também reflete em aspectos práticos.
Com uma mesa organizada você vai conseguir visualizar suas atividades para aquele dia, documentos pendentes, correspondências e anotações importantes.
Mantenha ao seu alcance e no seu campo de visão apenas o que for utilizar ou o que remete à lembrança de alguma atividade fundamental. Elimine qualquer distração ou informação inútil para que não se confunda com algo importante.
A organização deve se estender da mesa para o espaço físico da sua sala e dos outros cômodos do escritório de advocacia. Manter a organização dos documentos também é importante, como veremos a seguir.
2 – Organize seus documentos
Grandes arquivos para armazenar documentos físicos? Isso é coisa do passado. Com o advento do processo eletrônico e o avanço da tecnologia, você pode armazenar documentos em um servidor de internet, ou mesmo na nuvem.
Após solicitar a documentação ao cliente, digitalize e salve em alguma dessas plataformas, com o nome do cliente e o documento que se trata. Assim, utilizando a ferramenta de busca você encontrará facilmente quando necessário. Além disso, ao salvar o documento na nuvem ou usando algum software jurídico com esta funcionalidade, você terá acesso a eles de qualquer lugar a qualquer tempo.
3 – Mantenha cadastros dos clientes atualizados
Você não precisa ligar para seus clientes o tempo todo para saber se ele mudou de endereço. Porém, como advogado é fundamental ter algumas informações. Você pode precisar do contato dele para solicitar alguma documentação importante ao processo ou após o fim do processo para tratar dos honorários advocatícios, e, nessa altura, é melhor que os dados estejam atualizados para evitar transtornos.
Ademais, isso demonstra atenção e interesse genuíno pelo cliente. Por isso, mantenha uma pasta ou planilha com seus dados, documentos e contratos de honorários. Isso evitará que você perca tempo em momentos cruciais e o tempo vale ouro para o advogado.
4 – Faça o gerenciamento de processos do seu escritório
Além da gestão do tempo, outros fatores são importantes para manter o fluxo de trabalho no escritório de advocacia. Por isso, fazer o gerenciamento de processos é tão importante, pois é ele que vai ditar o ritmo da produção e o retorno financeiro.
Para tanto, mapeie os processos e mantenha um controle de prazos, audiências, e movimentações em todos eles. Saiba quem é o responsável por cada processo e suas operações e gere um relatório de produtividade. Identifique as despesas e lucros que cada processo pode gerar. Realize uma análise nos processos finalizados e adote melhorias.
5 – Tenha uma boa organização financeira
Manter a organização financeira é fundamental para gestão eficiente do escritório de advocacia. O advogado precisa fazer um relatório de faturamento do escritório e comparar com os seus custos fixos e custos variáveis.
Como o advogado não possui um faturamento mensal fixo, precisa ter organização em dobro e uma reserva de segurança para manter o funcionamento por meses, mesmo sem um resultado positivo. A organização para escritório de advocacia é fundamental para a sustentabilidade do negócio.
[BÔNUS] Use o Software Jurídico Lawyer Eleven na organização do escritório de advocacia
Com o software jurídico Lawyer Eleven, é possível reunir estas dicas em um único lugar.
Com ele sua mesa vai estar devidamente organizada, pois as ferramentas necessárias para a prática jurídica estarão à disposição na tela do computador ou smartphone com um clique.
Mas como organizar documentos de escritório de advocacia com o Lawyer Eleven? Com o nosso software jurídico, é possível organizar de forma prática e intuitiva todos os documentos dos seus clientes e colaboradores, com ferramentas de busca rápida e precisa.
Além disso, o Lawyer Eleven dispõe de planilhas para você manter o cadastro do seus clientes completos e atualizados, podendo ser acessados a qualquer hora em caso de alguma eventualidade.
Ele ainda conta com ferramentas completas para o gerenciamento de processos, com controle de prazos, movimentações e o fluxograma do escritório de advocacia. Assim, o advogado passa a ter uma visão geral de toda operação jurídica, que orienta a tomada de decisões.
O Lawyer Eleven ainda conta com ferramentas de controle financeiro que vão auxiliar na organização do fluxo de caixa do seu escritório de advocacia.
Todas essas ferramentas e funcionalidades em um só lugar, você só encontra no Software Jurídico Lawyer Eleven!
