A produtividade em um escritório digital está aliada à capacidade de organizar fluxos de trabalho. Uma boa definição dos processos internos é o que permite a correta execução de tarefas, seja quanto ao prazo ou ao modo.

Nos dias atuais de um escritório digital na advocacia, essa organização pode se dar por meio de um sistema jurídico em nuvem. Ele será um grande diferencial na hora de ter um dia a dia produtivo no trabalho. Confira!

Como organizar fluxos de trabalho no escritório digital

Da chegada de um novo cliente até a última decisão judicial ou extrajudicial sobre sua questão, muitos profissionais de um escritório são envolvidos. Eles devem trabalhar de forma concatenada, obedecendo aos prazos. Para que isso aconteça, o gestor precisa organizar fluxos de trabalho. Estabelecer pequenas rotinas é um primeiro passo importante, pois são elas que baseiam a organização ao longo prazo.

Para que isso ocorra de forma efetiva, o responsável deve fazer um planejamento. De preferência, semanal, pois as situações jurídicas mudam constantemente. Existem tarefas que devem ser priorizadas? Qual a média de tempo gasto em cada uma? Tudo isso deve ser respondido na hora de organizar fluxos de trabalho. 

Quando a intenção é ter um escritório digital de advocacia, é preciso analisar a integração ao ambiente digital. Isso demanda a digitalização de informações, dados e documentos, bem como seu uso no ambiente digital. Por isso, o primeiro passo é substituir o papel ao máximo em seu ambiente de trabalho. Nada de ficar com fichas de clientes, planilhas financeiras e agenda de compromissos em mãos. A ideia é levar tudo para a nuvem.

Nenhum advogado moderno carrega pilhas de processos nas mãos. Na verdade, o profissional precisa de mobilidade para trabalhar à distância. Mais um motivo para adotar uma tecnologia que permite o acesso às informações do escritório de qualquer lugar.

Mas antes de utilizar um sistema jurídico em nuvem em seu escritório, é preciso se preparar para transferir seus dados para este ambiente.

Organize as informações necessárias

O primeiro passo para ter fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é organizar as informações. Centralizar todas em um único lugar demanda tempo, pois muitas delas são provenientes do papel. Mas tenha em mente que, após “subir” os dados para a nuvem, você diminui a chance de perdas ou danos aos seus documentos. É um ponto a mais em prol da segurança da informação.

Na hora de digitalizar, veja se realmente é necessário perder tempo com a informação. Existem muitos dados do escritório que não têm mais uso, como comprovantes de pagamentos de anos atrás. Priorize os clientes ativos, que fazem parte do seu fluxo de trabalho. Organizar fluxos de trabalho é muito difícil se existem informações desnecessárias e soltas.

Após separar as informações, você deverá transferi-las para o sistema em nuvem. Assim, elas estarão no universo digital, prontas para ser acessadas de qualquer lugar. Dependendo do sistema escolhido, você conseguirá realizar um ótimo planejamento para sua equipe.

Vale lembrar que estamos falamos de informações que foram digitalizadas do papel. Todas as novas informações que você tiver poderão ser inseridas diretamente no sistema jurídico em nuvem. Daí a importância de adotar a ferramenta correta.

Adote as ferramentas corretas

Existem ferramentas e soluções digitais em nuvem em diversos negócios. É o caso do Trello, do Slack e do Google Drive. Elas garantem muitos benefícios, inclusive para o uso pessoal. Mas um bom sistema jurídico em nuvem é o mais adequado para um escritório digital de advocacia. Afinal, atende às necessidades do mundo jurídico, considerado especificamente as atividades do advogado.

O maior objetivo do sistema jurídico em nuvem é garantir a integração das atividades no escritório. Em outras palavras, é responsável por organizar fluxos de trabalho de maneira completa. Por estar armazenado em nuvem, preza pela mobilidade e segurança da informação. Ele deve apresentar funções que contribuem para a organização dos processos internos, tais como:

• Registro e acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos de tarefas, compromissos vinculados a processos, e controle de horas trabalhadas para cada cliente;
• Cadastro e gerenciamento da carteira de clientes, da banda de advogados e das partes contrárias;
• Consulta aos detalhes dos processos conforme indicadores cadastrados no sistema;
• Visão geral das contas do escritório;
• Possibilidade de módulos opcionais que personalizam ainda mais o sistema conforme as necessidades do escritório.

Organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é uma boa forma de ter uma equipe produtiva e motivada. O resultado das atividades será positivo quando o gestor escolhe uma ferramenta completa e adequada às suas necessidades.

Que tal conhecer como o sistema Lawyer Eleven pode te ajudar nesta organização?