As serventias lidam rotineiramente com documentos e informações de grande importância. Garantir seu sigilo, confidencialidade e segurança é crucial para a credibilidade e para o sucesso do negócio. Por isso, a perda de dados do cartório pode trazer consequências extremamente sérias.
Neste artigo, saiba mais sobre os prejuízos que uma serventia pode ter com a perda de dados do cartório e confira dicas para evitar essa situação em seu negócio.
Consequências da perda de dados do cartório
A violação ou a perda de dados do cartório pode trazer prejuízos financeiros, sociais e morais à serventia. A quebra da confiança do mercado em relação ao negócio pode prejudicar de modo impactante a perenidade e o sucesso do cartório na comunidade, levando à perda permanente de seus clientes. Ainda, há custos expressivos envolvidos com a interrupção do serviço e a tentativa de recuperação das informações, que podem acabar com a saúde financeira da organização.
É importante ressaltar, também, que há casos de serventias que ainda não estão digitalizadas. Para essas, a perda de dados do cartório acaba sendo até mesmo uma tragédia social.
Em situações extremas, pode ocorrer um processo administrativo contra o titular, ou até mesmo a perda de delegação ao constatar a ineficiência de seu gestor na prestação do serviço a seus clientes – afinal, o cartório é uma instituição que tem fé pública.
Perda de dados do cartório: como agir preventivamente?
Como vimos, as consequências da perda de dados do cartório podem ser enormes. Por isso, é muito importante agir proativa e preventivamente, de modo a ter mais segurança e maior nível de defesa dos dados da serventia.
Entre essas ações, destacam-se:
1. Armazenamento de dados na nuvem
Hoje em dia, o armazenamento de dados na nuvem é uma forma efetiva de incrementar a acessibilidade e a segurança das informações. Com ele, em caso de perda de dados ou ataques virtuais aos computadores da serventia, tem-se uma cópia não contaminada das informações.
2. Realização de backups frequentes
Para evitar a perda de dados do cartório, é crucial desenvolver uma rotina de realização de backup das informações. Desse modo, a gestão sempre terá uma cópia dos documentos em nuvem, elevando seu nível de segurança dos dados.
3. Atualização dos sistemas de modo periódico
Com as atualizações, os sistemas geralmente têm modernizado, também, parâmetros e mecanismos de segurança. Assim, desde o sistema de automatização das rotinas da serventia até o operacional dos computadores devem passar por atualizações frequentes, a fim de se adequarem para enfrentar as mais recentes ameaças à sua segurança.
4. Engajamento dos funcionários
O erro humano é um dos fatores que podem levar à perda de dados do cartório. Portanto, é preciso neutralizar essa possibilidade por meio de treinamentos e ações de sensibilização, a fim de garantir o engajamento dos funcionários na adoção das práticas laborais mais corretas, éticas e seguras.
5. Utilização de firewall
O firewall é um recurso que ajuda a proporcionar maior proteção aos dados ao filtrar conexões externas de intrusos à rede e ações maliciosas que possam levar à perda de dados do cartório – tais como vírus, sequestro de dados e roubo de informações.
6. Adequação às diretrizes do Provimento nº 74/2018
O Provimento nº 74/2018 apresenta importantes prescrições quanto aos padrões mínimos de tecnologia da informação demandados para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro.
Sendo assim, adequando sua serventia a ele, o gestor estará garantindo maior segurança aos dados e à operação do cartório.
Os riscos e as ameaças que podem levar à perda de dados do cartório estão constantemente mudando. Portanto, é preciso proatividade para lidar com eles e proteger sua serventia contra as graves consequências da perda de informações.
Como está a sua segurança contra a perda da dados do cartório? Quais outras ações foram implantadas para evitar as consequências desse tipo de problema? Deixe sua mensagem nos comentários.
