Você também deseja transformar escritório tradicional em digital? Certamente você pensa em aproveitar os benefícios de digitalizar seu negócio jurídico, como redução de custos, flexibilidade de processos e mais tempo para tarefas estratégicas. Mas como atualizar seu modelo de negócio e ter um escritório digital?

Confira conosco um breve passo a passo!

#1 Comece mudando a cultura e a mentalidade do escritório

Para transformar um escritório tradicional em digital você deve ter ciência de que a mudança pode sofrer resistências. Afinal, estamos falando de um negócio de Direito, um campo mais tradicional e conservador. Por isso, antes de começar a pensar em tecnologia, pense na mudança da cultura organizacional do seu negócio.

Essa cultura é a forma como os sócios conduzem o escritório e tratam seus stakeholders. Ela define práticas e comportamentos dos profissionais e garante que todos trabalhem em sintonia. E isso é reforçado diariamente na rotina do escritório. 

Por isso, mudar para um escritório digital é desafiador. Afinal, você quer virtualizar tudo, desde os processos de trabalho até os contatos com clientes e entre a equipe. Na prática, você precisará de uma cultura mais flexível, pois o trabalho poderá ser remoto.

Portanto, pense na mudança para uma cultura organizacional digital como prioridade e avalie sua cultura atual. Preserve os pontos positivos que podem ser mantidos e trace pontos de melhoria para esse ambiente digital. E, claro, envolva os profissionais nessa mudança. Assim, será possível modelar essa nova cultura e mudar o paradigma mental presente no escritório.

#2 Reestruture os processos para transformar escritório tradicional em digital

A transformação para o ambiente digital é um processo. Você deve definir os objetivos, pensar nas ferramentas disponíveis no mercado e entender os gargalos que poderá enfrentar. O fluxo de trabalho será diferente e inteiramente digital. Considerando isso, o que é preciso reestruturar? 

Em primeiro lugar, pense que os advogados precisam estruturar os fluxos de trabalho de maneira ágil. Isso porque todas as informações estarão no ambiente digital. Neste ponto, o ideal é centralizar todos os dados em um único sistema jurídico.

Mas isso não é o bastante. Há outros processos internos que envolvem questões que merecem atenção ao transformar um escritório tradicional em digital. Veja:

• Marketing jurídico digital para ter presença na internet, sempre dentro dos limites estabelecidos pelo Código de Ética e Disciplina da OAB;

• Digitalização de documentos, acompanhada por um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED);

• Orçamento disponível para contratar tecnologias necessárias para virtualizar o escritório;

• Mudar a mentalidade das equipes para trabalhar de maneira remota, como apontamos;

• Pensar em maneiras de fazer a gestão de tempo à distância.

#3 Adote um sistema jurídico atualizado

Como você pode perceber, existe uma lista de mudanças que deve ser considerada para transformar um escritório tradicional em digital. Basicamente, é fundamental traçar uma nova cultura organizacional e reestruturar os processos internos, especialmente o fluxo de trabalho.

Quanto ao último ponto, a adoção de tecnologia inteligente será primordial. Afinal, estamos falando em colocar em funcionamento, no ambiente digital, um escritório tradicional. Isso envolve prazos, processos, agenda, tarefas, colaboração entre equipes e muito mais. Portanto, escolher as ferramentas corretas fará muita diferença na prestação dos serviços advocatícios.

Um software jurídico atualizado, voltado para as necessidades do escritório e facilitador do trabalho remoto, será sua principal ferramenta. Na prática, ele deve apresentar funcionalidades que abordam a rotina do negócio, modernizando as atividades e proporcionando uma rotina mais ágil e eficiente. 

Considerando o grande uso de dispositivos móveis, é desejável que ele seja “amigável” para tais meios. Ou seja, um sistema para advogados baseado em nuvem, que possa ser acessado de qualquer lugar com conexão à internet. Dessa maneira, o profissional consegue ter acesso às informações dos processos de seus clientes rapidamente.

Por fim, escolha um software que possua funcionalidades para organizar a rotina e os processos internos, com tarefas administrativas e operacionais. Compartilhamento de agenda, controle de prazos, captura automática de andamento processual e outras funcionalidades caem muito bem em um escritório digital.

Para transformar um escritório tradicional em digital, o gestor deve começar com uma mudança na cultura e na mentalidade do negócio. Só assim é possível preparar as pessoas para reestruturar os processos e adotar tecnologias.

O uso de software jurídico pode facilitar toda a parte prática de organizar a nova rotina no ambiente digital. Que tal conhecer as funcionalidades do Lawyer Eleven?