Nos últimos anos, o escritório digital passou a figurar entre os protagonistas nos negócios jurídicos. A necessidade do home office fez a advocacia remota crescer, trazendo novos desafios para a gestão de escritório. Em um primeiro momento, houve grande temor quanto à produtividade dos profissionais. Mas o uso do sistema jurídico em nuvem e outras tecnologias facilitou a adaptação.

A popularização do escritório digital trouxe muitos benefícios aos advogados. Eles conseguiram realizar a gestão dos processos remotamente devido à tecnologia, em especial o sistema jurídico em nuvem.

Neste contexto, falamos um pouco mais sobre como esse software passou a ser essencial para a advocacia remota. Vamos lá?

O sistema jurídico em nuvem

O escritório digital é uma modalidade viável para os profissionais que utilizam a tecnologia a seu favor. Muitas empresas, inclusive escritórios de advocacia, virtualizaram suas atividades para garantir agilidade e mobilidade, e diminuir custos. A melhor maneira de fazer a gestão de escritório virtual é por meio de um sistema jurídico em nuvem.

Esse software permite às equipes manter um fluxo de trabalho eficiente mesmo na advocacia remota. Com os processos internos organizados e coerentes, garante-se o resultado final. Mas o que é um sistema jurídico em nuvem?

De forma simples, um software que, por meio da conexão com a internet, consegue utilizar remotamente recursos da computação. Ele pode, por exemplo, armazenar uma enorme quantidade de dados e arquivos sem precisar ser instalado nos computadores ou dispositivos da empresa.

Por isso, traz redução de custos com materiais de escritório e infraestrutura de TI. É responsabilidade do fornecedor do software jurídico oferecer toda a estrutura necessária para o escritório. Para um advogado, basta a conexão com a internet para que ele acesse o sistema onde estiver. E por isso ele é tão importante para o escritório digital.

O papel do software no escritório digital

Para entender mais sobre o impacto positivo do sistema jurídico em nuvem no escritório digital, devemos pensar em suas funcionalidades. E as mais importantes para a advocacia remota dizem respeito ao controle de produtividade.

Controle de produtividade

Como manter seus profissionais com bom desempenho se a gestão de escritório acontece remotamente? Já não é mais possível passar pelas mesas e salas dos profissionais para controlar a produtividade.

No entanto, existem funcionalidades em um bom sistema jurídico em nuvem capazes de ajudar o gestor neste sentido.

Uma delas é o Método Kanban, voltado para o controle e a gestão do fluxo de trabalho e de tarefas. Por meio de cartões virtuais coloridos (post-its), dispostos em colunas que representam etapas do fluxo, o gestor consegue ter visibilidade sobre as tarefas.

Quando uma tarefa é concluída, o cartão é colocado na coluna seguinte, e assim por diante até finalizar aquele fluxo. No card de cada tarefa, há também o prazo e o responsável pela atividade. Por isso, o Método Kanban também é chamado de gestão visual.

Outra funcionalidade fundamental para o escritório digital e presente no sistema jurídico em nuvem é o timesheet. Responsável pelo controle de tempo, ele possibilita que o gestor fique atento a todos os prazos de trabalho.

Dessa forma, o gestor pode controlar a produtividade por meio de cronômetro, registrar o tempo dedicado a cada tarefa, e ver se os prazos estão em dia. É possível, inclusive, ver os prazos gerais do escritório ou somente de um profissional.

Agenda

Ainda neste aspecto do controle de prazos, muitos softwares apresentam a funcionalidade agenda. Seu foco é registrar e acompanhar atividades e agenda de compromissos. É nela que o profissional pode cadastrar uma tarefa ou vincular compromissos aos processos.

Isso significa ter mais facilidade na delegação de tarefas e no acompanhamento da produtividade na advocacia remota. E, claro, é possível integrá-la com Outlook, Google Agenda e iOs.

Gestão de processos

Um desafio comum a qualquer gestão de escritório é a gestão de processos. Seja em escritório digital ou não, esse é um ponto sensível que pode trazer prejuízos à produtividade. Quando envolve arquivos físicos, o problema pode ser ainda maior.

No entanto, o sistema jurídico em nuvem vem para desembaraçar os nós dessa gestão. Uma funcionalidade específica de gestão de processos dá ao gestor visibilidade sobre o progresso das atividades do escritório. No Lawyer, software jurídico da Alkasoft, o nome dela é “Pasta Processual”.

Ela permite o gerenciamento de pastas de processos, incidentes e recursos. Você pode consultar os detalhes de cada ação, e ainda recebe a atualização automática dos andamentos processuais.

Mobilidade

Para ter um escritório 100% digital, um sistema jurídico em nuvem é fundamental. Como explicamos sobre a tecnologia, ela possibilita que o software seja acessado a qualquer momento pelos profissionais, desde que tenham conexão com a internet. Ou seja, eles não precisam estar presentes em determinado espaço físico.

Como o software centraliza todas as informações do escritório, os profissionais podem acessá-las de casa, do coworking e até de outro país. Isso porque as ferramentas de um escritório digital estão estruturadas na nuvem.

Por meio de dashboards adaptados para smartphones ou notebooks, os advogados se mantêm produtivos na advocacia remota. Inclusive o gestor, que pode fazer a gestão de escritório na palma da mão.

Segurança da informação

Por fim, uma questão que sempre levanta dúvidas a respeito do sistema jurídico em nuvem é a segurança da informação. Será que é seguro?

Sim. Os softwares baseados em nuvem são muito seguros. Em geral, utilizam de criptografia avançada para impedir acessos indevidos e vazamentos.

O Lawyer Eleven, por exemplo, foi desenvolvido com base em frameworks seguros que são atualizados regularmente. A segurança deste sistema é total na camada de infraestrutura e de aplicação (software). Soma-se a isto o fato de utilizar o datacenter mais seguro do mundo, com a máxima certificação em segurança no Brasil, Tier III (Amazon).Na prática, é um software que garante segurança digital e física para os seus dados. Além disso, as cópias de segurança (backups) são incrementadas a cada cinco minutos e ficam salvas integralmente por 35 dias. Se o advogado excluiu por engano o parecer há uns dias, é possível recuperá-lo.

Com um bom sistema jurídico em nuvem, é possível alavancar os resultados do escritório digital. Ele permite o exercício da advocacia remota sem problemas, porque suas funcionalidades facilitam a gestão de escritório e o trabalho dos profissionais.

Softwares completos baseados em nuvem, como o Lawyer Eleven, da Alkasoft, são, sem dúvidas, essenciais. Conheça o Lawyer Eleven!