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Se o objetivo do seu escritório de advocacia é ser referência em competência e profissionalismo, você sabe que os prazos deverão ser sempre respeitados. Quando isso não acontece, e os atrasos passam a ser recorrentes, esse problema pode gerar sérias consequências para a sua credibilidade, além de criar um grande obstáculo na busca por um ambiente de trabalho eficiente. Assim, controlar as atividades através de uma agenda fácil é uma estratégia determinante para que o seu escritório alcance os seus objetivos.

A boa notícia é que a busca por uma agenda fácil pode ser solucionada com o auxílio da tecnologia. O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, tem como uma de suas funcionalidades justamente uma agenda fácil que proporciona uma gestão eficaz para os processos jurídicos de um escritório de advocacia. Saiba, neste texto, como essa funcionalidade do software jurídico Lawyer funciona.

Gestão do tempo digital através de uma agenda fácil

A tecnologia adequada, quando implantada integralmente em um escritório de advocacia, resultará em uma equipe mais ágil, confiante e eficaz. Entre todas as funcionalidades do software jurídico Lawyer, a agenda fácil ganha destaque por trazer essa agilidade aos seus processos e ao atendimento dos seus clientes.

Através dessa função do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário comum e compartilhado entre todos do escritório. Essa sincronização garantirá que nenhum compromisso será perdido por esquecimento ou por falta de controle dos prazos.

Como a praticidade é um ponto primordial para que a rotina seja cumprida com excelência, a agenda fácil do Lawyer pode ser compartilhada com dispositivos móveis. Dessa forma, cada advogado pode ter os seus compromissos ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário.

Se o e-mail do usuário do Lawyer é acessado no seu celular, ele receberá a notificação da agenda do software jurídico por e-mail. A partir deste recebimento, os usuários poderão utilizar a agenda do e-mail no seu dispositivo, copiando o conteúdo recebido no e-mail e colando as informações na agenda, por exemplo.

Essa função permitirá que o profissional seja lembrado, através de uma notificação recebida por e-mail, sobre a data limite para pagar uma taxa e/ou tributo, por exemplo. Afinal, além de causarem a perda de eficiência de um escritório de advocacia, os atrasos nos processos também podem gerar juros e gastos excessivos que podem ser evitados.

Como deixar a sua agenda fácil ainda mais eficiente

Conversamos com a executiva de contas da Alkasoft – empresa desenvolvedora do software jurídico Lawyer –, Juliana Branco, que compartilhou algumas dicas para que a função agenda do Lawyer possa ser utilizada ao máximo para tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia ainda mais eficiente. Confira:

1. Delegue funções

Com o aumento da demanda causada pelo crescimento na carteira de clientes, do volume de processos, petições e recursos, é fundamental gerir a sua equipe de profissionais competentes com sintonia.

Através do recurso da agenda fácil do software jurídico Lawyer, você poderá criar compromissos para os encarregados das diferentes áreas do escritório e encaminhar o alerta acompanhado de uma descrição da atividade que deverá ser executada. Com isso, cada profissional terá um gerenciamento individual de suas tarefas e você, como gestor, terá uma visão geral dos prazos e da eficiência dos profissionais do seu escritório.

2. Tenha uma visão geral de cada cliente/processo

Controlar cada processo jurídico não é um detalhe e sim uma necessidade para gestores e advogados. Não conseguir “visualizar” de forma clara a demanda de cada cliente pode causar sérios prejuízos ao escritório e ao contratante.

Para evitar problemas dessa natureza, utilize a funcionalidade da agenda do Lawyer em que é possível cadastrar cada cliente, assim como os seus processos relacionados, a sua situação financeira, o advogado responsável e, claro, os prazos e tarefas de cada processo.

Assim, fica fácil compartilhar um relatório de cada cliente com todos os setores do escritório de advocacia e/ou com as pessoas interessadas ou diretamente envolvidas em determinado atendimento.

3. Elimine o conflito de horários

Utilizando o sistema inteligente da agenda fácil você conseguirá restringir os compromissos para cada data. Ou seja, se um advogado já possui uma tarefa agendada para o dia 23 de outubro, a partir das 14h, por exemplo, nenhum outro compromisso poderá ser gerado para esse mesmo dia e horário.

Com essa integração de agendas, é possível evitar que algum profissional fique sobrecarregado e não consiga executar com excelência e cuidado cada uma de suas atividades. Além disso, o seu escritório conseguirá dar fluxo para as demandas eliminando o famoso “conflito de agendas”.

4. Alertas compartilháveis

A maioria dos compromissos de um escritório de advocacia não envolve apenas um advogado. Clientes, testemunhas e outros advogados podem estar juntos em diferentes processos.

Utilizando a agenda fácil do software jurídico Lawyer é possível criar uma descrição para cada compromisso cadastrado. Essa descrição é enviada automaticamente a todas as partes do processo, o que gera um alerta da tarefa até para quem não faz parte do uso cotidiano do software – um dos principais diferenciais do software jurídico Lawyer em relação aos concorrentes do mercado.

5. Tarifação automática

A integração entre a agenda e as demais funções de um software jurídico é o segredo para a gestão eficiente de um escritório de advocacia. Através do compartilhamento de informações entre a agenda fácil e o financeiro, por exemplo, é possível gerar automaticamente a tarifa que deverá ser paga pelos serviços prestados pelos seus advogados, relacionando o valor do profissional com o tempo envolvido em cada processo.

Gostou das facilidades que a funcionalidade agenda fácil do software jurídico Lawyer oferece para um escritório de advocacia? Então não perca mais tempo e peça uma demonstração gratuita do sistema da Alkasoft! E se você já está convencido de que essa é a melhor solução para o seu escritório, entre em contato conosco para ajudarmos você e os seus advogados a ganhar em eficiência e produtividade!

 

A tecnologia trouxe muitos benefícios para todos os segmentos da economia, inclusive para a advocacia. Uma das tecnologias e tendências que estão fazendo a advocacia ser aprimorada é a inteligência artificial. Mas você sabe o que ela realmente pode fazer por um escritório de advocacia?

Vale lembrar que a inteligência artificial é a ciência de desenvolver máquinas inteligentes, especialmente softwares inteligentes que auxiliam nas tarefas e no trabalho do dia a dia. Assim, a inteligência artificial funciona a partir de uma série de logaritmos matemáticos, os quais permitem que máquinas desenvolvam raciocínios aproximados aos de um ser humano para desempenhar várias atividades. Neste post, vamos apresentar alguns benefícios que essa tecnologia poderá trazer para o futuro da advocacia.

As diferenças entre software jurídico e inteligência artificial

Importante começarmos a falar sobre a relação entre a advocacia e a inteligência artificial comentando que existe uma grande diferença entre inteligência artificial e automação. Hoje, por exemplo, os principais escritórios do Brasil utilizam automação de processos. Isso é possível através de um software jurídico, como o Lawyer, da Alkasoft, que sistematiza a informação e facilita e agiliza diversos processos do dia a dia do advogado.

Com funcionalidades que visam tornar a gestão do seu escritório mais eficiente, os softwares jurídicos se mostram como elementos essenciais para o bom funcionamento da atividade advocatícia nos dias atuais. Todavia, apesar de todas as suas vantagens, a inovação do software jurídico não se enquadra no conceito de inteligência artificial porque não existe um raciocínio da máquina, apenas um processamento inteligente de processos e informações.

O software jurídico é programado para servir ao advogado e auxiliá-lo em suas atividades, resolvendo essas tarefas em menos tempo. O que o software especializado para o meio jurídico não faz é o trabalho do advogado, mas esse é o objetivo da inteligência artificial aplicada na advocacia. Nesse caso, a atuação humana acaba sendo dispensável por causa do processamento da inteligência artificial.

A aplicação da inteligência artificial na advocacia

A exemplo dos softwares especializados, o uso da inteligência artificial no meio jurídico também tem o propósito de ajudar na rotina dos advogados. No entanto, para um programa com inteligência artificial aplicada ser eficiente, ele precisa adquirir conhecimento – assim como uma criança precisa ser alfabetizada. Esse procedimento de “aprendizado” das máquinas se chama machine learning.

Nesse cenário, em que a inteligência artificial apresenta potencial de substituir parte do trabalho dos advogados, é normal que muitas pessoas temam esse processo. O medo de ser substituído por uma máquina é real entre muitos profissionais dessa área, que encaram com uma certa resistência essas novidades, mas vale lembrar que isso foi o mesmo que aconteceu quando os softwares jurídicos foram implantados nos escritórios.

Com o tempo e a utilização dos softwares jurídicos, os advogados perceberam que essa tecnologia não faria com que eles se tornassem menos competentes, sendo apenas uma ferramenta criada para ajudar a deixar a rotina do advogado mais prática e ágil. Com um software jurídico, o advogado perde menos tempo com atividades operacionais.

Relembrando como foi a adaptação do meio jurídico para os softwares especializados, o que nós queremos dizer é que mesmo as promessas da inteligência artificial não vão fazer com que a tecnologia tenha a mesma capacidade de pensar, interpretar e criar como um ser humano.

O potencial criativo e de análise dos advogados continuará sendo fundamental para o meio jurídico. Da mesma maneira que os softwares jurídicos, a inteligência artificial virá apenas para somar e servir como ferramenta de apoio para a sua rotina como advogado.

Assim como o software jurídico não tomou o lugar de um especialista em um escritório de advocacia, a inteligência artificial também não substituirá nenhum advogado. O mais recomendado para quem deseja tirar o melhor proveito das novas tecnologias conforme elas avançam é manter-se atualizado e adaptar-se às novas ferramentas, buscando automatizar o seu dia a dia no que for possível e ganhar em gestão de tempo e eficiência com isso.

Algumas experiências da inteligência artificial aplicada ao Direito

A IBM criou um sistema de computador chamado Watson, uma plataforma de serviços cognitivos que procura emular os processos que a mente humana utiliza para adquirir conhecimento a partir das informações recebidas.

Em um escritório de advocacia nos Estados Unidos está sendo utilizado um programa de computador similar, chamado ROSS, também da IBM. Esse sistema é capaz de processar, em apenas um segundo, 500 gigabytes – o equivalente a um milhão de livros.

Essa experiência, feita em um escritório de advocacia visando testar a potencialidade da inteligência artificial no meio jurídico, começou em 2017 e a empresa que serve como “laboratório” continua com seus advogados fazendo o que o sistema não faz.

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Modernizar os escritórios de advocacia deixou de ser um investimento extra para se tornar uma necessidade – especialmente para gestores que estão em busca de otimização do tempo de suas equipes e de redução de custos. Gastar horas procurando documentos e organizando papelada não faz mais parte da rotina dos advogados. Essa melhora é possível através das inúmeras vantagens oferecidas por um software jurídico como o Lawyer.

Entretanto, é bom ficar atento às ferramentas oferecidas em cada software e escolher o que mais se enquadra na sua realidade de trabalho. É justamente por reconhecer que cada escritório tem uma demanda que o software jurídico Lawyer se destaca entre os concorrentes. Os profissionais da Alkasoft, que vêm desenvolvendo esse sistema há 24 anos, definiram, com o auxílio de seus clientes, duas versões de licenciamento, para que cada gestor sinta-se representado pelo Lawyer. Saiba um pouco mais sobre cada uma dessas opções e escolha a que mais se encaixa no seu perfil de negócio.

O seu escritório tem um porte pequeno? O software jurídico também é para você!

Algumas falhas de processos ou nas rotinas podem prejudicar o crescimento do seu escritório. Por isso, investir em um software jurídico que colabore para a melhor gestão do seu negócio é uma forma de evitar erros e adquirir agilidade nas suas rotinas.

A constante preocupação com o cumprimento de prazos, a dificuldade de manter os sócios engajados, a baixa procura pelos serviços do escritório em algumas fases e a falta de organização financeira são alguns sintomas que podem aparecer por causa de falhas na gestão jurídica estratégica.

Pensando em auxiliar na resolução desses problemas é que a equipe da Alkasoft criou a versão Lawyer Profissional do software jurídico. Essa versão é ideal para escritórios e departamentos de pequeno a médio porte e de baixa complexidade de estrutura interna.

Segundo o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, nessa versão os advogados que acumulam tarefas podem ter uma visão simplificada e mais geral do escritório de advocacia. Assim, com o software jurídico Lawyer Profissional, é possível ter controle facilitado da área financeira, jurídica, dos seus clientes e prazos.

Por ser voltada para estruturas menos complexas, a versão Lawyer Profissional tornou-se mais compacta. Fazem parte dessa versão as ferramentas essenciais dos módulos Pessoas, Processos, Agenda, Financeiro, Biblioteca, Utilitários e Relatórios.

Para grandes demandas, apresentamos grandes soluções

A organização é uma estratégia essencial para grandes escritórios de advocacia e para departamentos jurídicos com grande demanda. A tarefa de vencer os desafios de processos, etapas burocráticas e rotinas específicas pode ser facilitada com o auxílio de um software jurídico implantado nas organizações que apresentam esse perfil.

Com funcionalidades adicionais, o Lawyer Corporativo é a melhor opção para grandes empresas de Direito ou escritórios com estruturas mais complexas. Segundo Bento, essa versão do software jurídico da Alkasoft apresenta funções fundamentais para empresas que possuem áreas diferentes e filiais.

Grandes escritórios, com diferentes setores – como tributário, trabalhista e penal –, conseguem separar os processos e documentos de modo que uma área não tenha acesso às informações da outra.

A principal diferença do Lawyer Corporativo em relação ao Lawyer Profissional é a possibilidade de controlar os contratos, certidões, marcas e patentes dos clientes e do escritório como um todo. Essa função é liberada pelo módulo Pessoas, que possui ainda a função de enviar alertas de compromisso automaticamente a todas as partes envolvidas nos processos.

O módulo Pessoas ainda possibilita a criação de campos customizáveis para atender às demandas específicas dos escritórios de grande porte. Um exemplo: escritórios que atendem demandas de multas de trânsito ou outro serviço regional podem criar seus próprios campos, deixando esse critério disponível em qualquer filtro determinado pelo gestor.

Para facilitar a escolha e conseguir visualizar melhor as duas opções, a Alkasoft disponibilizou um arquivo com as funcionalidades de cada versão de licenciamento. Confira esse documento clicando aqui.

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Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão das ações judiciais. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de controlar as ações judiciais do seu escritório.

Trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico e, pensando em facilitar a rotina e a funcionalidade do software jurídico Lawyer, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes e cria versões cada vez mais práticas e completas. Saiba mais sobre como o software jurídico Lawyer pode ajudar com a gestão das suas ações judiciais.

Como um software jurídico fornece um plano geral das suas ações judiciais

Através do software jurídico Lawyer você pode acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. Além de conferir os prazos de cada um dos seus processos, você também pode distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.

Utilizando o Lawyer Web, você pode conferir todas as suas informações em qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Isso é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os seus dados estarão disponíveis na nuvem e poderão ser acessados com a utilização de uma senha de acesso.

Confira, neste texto – que contou com uma conversa com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento –, cada etapa da sua ação judicial que poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer:

1. Prognóstico

Com a função Prognóstico, disponível no software jurídico Lawyer, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.

Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas, gerando para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior.

Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo.

2. Previsão de receita

Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. O setor financeiro pode, assim, ser controlado e ter metas traçadas a partir dessas projeções.

3. Etapas planejadas

Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.

Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.

A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.

Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes.

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A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.

Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer

Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:

  1. Acompanhamento de processos;
  2. Monitoramento de prazos e de tarefas;
  3. Gestão financeira eficiente;
  4. Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
  5. Cálculos judiciais;
  6. Relatórios personalizados.

Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.

Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.

“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.

O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.

“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.

Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.

Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.

“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.

Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.

“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.

 

O conceito de produtividade depende do resultado obtido na relação entre os meios, os recursos e o resultado final obtido por um escritório de advocacia. Em outras palavras, a produtividade é o resultado do que é produtivo, daquilo que é feito no dia a dia da sua atividade.

Hoje em dia, as dicas para a ampliação da produtividade são as mais variadas e dependem da realidade de cada negócio e atividade. O aumento da produtividade, contudo, é uma busca constante e muito valorizada pelo fato de que o tempo tornou-se um bem valioso – para muitos, o mais valioso no mundo atual.

Dicas que podem ajudar o seu negócio com o conceito de produtividade

Como já foi citado, o conceito de produtividade varia conforme o resultado obtido por uma pessoa que faz parte da sua organização. Assim, identifica-se um profissional como produtivo quando ele faz mais e melhor na comparação com os demais em função similar e/ou com a média de atividade naquela mesma função.

Existem algumas técnicas que têm o poder de impulsionar a produtividade de um escritório de advocacia. Confira, a seguir, algumas dicas que poderão ajudar o seu escritório a adotar e ampliar o conceito de produtividade na prática:

1. Elimine as distrações do seu cotidiano

O que não é necessário ser feito no momento, deve ser eliminado. Com isso, você consegue evitar distrações e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. Pense no tempo que você gasta com e-mails, mensagens de telefone celular, redes sociais e outras atividades que não influenciam diretamente no seu trabalho.

O ideal, para não perder muito tempo com essas atividades no seu cotidiano, é reservar uma parte do dia para essas tarefas menos importantes e significativas.

2. Faça uma boa gestão do tempo

Planeje apenas o que será possível realizar a cada novo dia de atividade. Cuide da forma com que você dirige e participa de reuniões, visando que elas tenham um tempo determinado e cumpram essa estimativa inicial.

Para que seja possível executar todas as atividades previstas no seu dia de trabalho, é necessário simplificar os seus processos cotidianos. Existem atividades que podem ser automatizadas, por exemplo, e isso influenciará diretamente na sua produtividade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Existem várias ferramentas desenvolvidas especificamente para advogados e que podem contribuir para a produtividade do seu escritório. O ideal é utilizar uma solução que facilite vários pontos do cotidiano da sua atividade, como o controle de processos, a gestão de prazos, o atendimento ao cliente, a gestão financeira, entre outros.

Importante também que essas soluções sejam integradas e que, de preferência, estejam concentradas em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil para você e para as pessoas da sua equipe encontrarem os documentos necessários para as suas atividades cotidianas e, consequentemente, otimizarem o seu tempo.

4. Confira os benefícios de um software jurídico

Adotando a solução de um software jurídico, desenvolvido especialmente para atender às demandas de um escritório de advocacia, fica mais fácil administrar os pontos que comentamos no tópico anterior e, ainda, criar pautas de audiências, listas de tarefas, controle de agendas e das demais atividades do seu escritório.

5. Comece pelo mais importante

O ideal é que você comece cada dia pelas tarefas mais importantes e difíceis, se possível dedicando a sua manhã para isso. Dessa forma, caso surgir um imprevisto à tarde, você não precisará se preocupar com as principais atividades que deveriam ser feitas naquele dia, porque elas já foram resolvidas. Essa técnica também evita que atividades importantes sejam represadas e atrasem.

6. Mantenha a sua organização

Em algumas situações, os detalhes podem mudar toda a produtividade de um profissional. Trabalhar em um ambiente organizado, por exemplo, facilita muito a busca pela produtividade. Por isso, procure trabalhar com prazos, elimine ou armazene em uma pasta específica os e-mails mais antigos da caixa de entrada, atualize sempre a sua agenda, deixe a sua mesa organizada, entre outros cuidados que ajudarão na administração do seu tempo.

7. Estimule o planejamento na sua equipe

O planejamento é uma prática que auxilia muito o cumprimento dos seus objetivos. E o melhor de tudo: quando você o coloca dentro dos seus hábitos, ele se torna parte da sua rotina. Tanto o planejamento individual quanto o de equipe devem ser estimulados. Conforme o planejamento for adotado e disseminado, ficará muito mais fácil antecipar prazos e planejar o crescimento do escritório de forma sustentável.

Um exemplo prático do conceito de produtividade aplicado em um escritório de advocacia

Em tempos de demandas dinâmicas, muitos escritórios de advocacia estão buscando formas práticas de inserir o conceito de produtividade no seu dia a dia. Existem causas que atingem, diretamente, a produtividade de qualquer escritório.

Para Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, existem dois fatores principais que afetam a eficiência dos escritórios de advocacia:

“O primeiro é o nível de retrabalho. Isso porque, em muitos escritórios, é considerado normal ter que revisar o trabalho que é realizado por outra pessoa. O segundo componente é o tempo gasto em atividades de controle que não geram valor para o cliente. Não é incomum nos depararmos com advogados que dedicam mais da metade do seu tempo para controlar o que deve ser feito. Isso, para a gestão dos seus clientes, estagiários, funcionários e até mesmo sócios”, explica Sachser.

Esses são dois desafios que precisam ser enfrentados para que o conceito de produtividade seja adotado pelo seu escritório. Na opinião do gerente financeiro do escritório Melissa Folmann, algumas atitudes devem ser tomadas para que esse conceito comece a fazer parte do contexto do seu escritório.

“Primeiramente, investir em pessoas. Afinal, são elas que realizam o trabalho em uma área de criação intelectual, como o Direito. Uma boa equipe, bem treinada e bem gerida, garante a satisfação do cliente. Mas de nada adianta uma excelente equipe, sem um sistema de gestão. Os advogados são bombardeados, diariamente, com muitas informações. A velocidade e o tratamento correto dessas informações é fundamental para a produtividade da equipe. Somente com o emprego de um sistema de gestão é possível reunir todas as informações: ligações para os clientes, informações de escritórios parceiros, movimentações processuais, publicações, novas normas infraconstitucionais, jurisprudência, entre outros”, observa Sachser.

Existem dificuldades no cotidiano dos advogados para buscar essa produtividade, mas o conceito de produtividade nos mostra que é possível ser produtivo. Basta, para isso, que busquemos individualmente e enquanto equipe a disciplina, a determinação e a abertura para mudanças.

“Pude vivenciar, em mais de 20 anos de atividade nessa indústria, que não há espaço para o retrabalho e para perdas em processos produtivos. Sobretudo, em processos administrativos. Estou certo que um atalho para atingir a produtividade é mapear as fontes de retrabalho. É necessário compreender, com a participação da equipe, a real origem do retrabalho e traçar ações com o objetivo de eliminar as mesmas”, observou.

O gerente financeiro do escritório Melissa Folmann também observa que o investimento em treinamento é um grande atalho para minimizar os erros de um escritório de advocacia. “O ponto-chave para isso é o planejamento e a antecipação. Estou convencido que um treinamento mínimo sobre os padrões do escritório é premissa para o advogado iniciar o seu trabalho”, complementou.

Com o passar do tempo, o conceito de produtividade evoluiu e, atualmente, oferece novas possibilidades para ser alcançado. A sugestão dada por Sachser é que os escritórios invistam sempre em equipamentos (hardware) e também em sistemas (software).

“O investimento se inicia na aquisição de um bom servidor, uma rápida rede, bons computadores e monitores, além de impressoras e scanners de boa performance. Este investimento se completa com a aquisição de licenças de software de gestão e de sistemas de cálculo. Em um escritório eficaz, o controle é pautado no sistema de gestão. Afinal, um bom sistema, corretamente alimentado e parametrizado, é capaz de repassar e priorizar a todos as atividades a serem realizadas”, explica o especialista.

Um outro ponto importante que deve ser observado por um escritório de advocacia e que, muitas vezes, é negligenciado, é o investimento em proteção das informações. “Não é possível conviver com o risco de perda de dados, devido à invasão de vírus e/ou sequestro de dados. O escritório de advocacia precisa proteger as suas informações para não afetar, em hipótese alguma, o seu cliente final. Tudo isso é premissa para a qualidade do trabalho realizado”, concluiu Sachser.

 

Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.

Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.

A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado

Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.

Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.

Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios

Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:

1. Valorize a atividade jurídica na negociação

Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.

Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.

2. Siga o acordado com clareza e transparência

Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.

3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados

Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.

Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.

4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização

Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.

As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.

O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.

No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.

O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.

 

Para uma sociedade de advogados ter sucesso, o mais recomendado é que ela tenha uma gestão empresarial. Entre outros cuidados, é necessário investir no gerenciamento de tempo dos sócios, já que, além do trabalho interno que precisa ser desenvolvido por eles, estes também podem ter que executar tarefas externas como participar de audiências, visitar departamentos públicos, realizar visitas comerciais, entre outros compromissos.

Assim, para que o gerenciamento de tempo em uma sociedade de advogados seja feito com precisão, será necessário dividir as atividades entre os sócios – inclusive se a sociedade tiver outros colaboradores – e classificar as demandas e prioridades. O ideal é que esse processo seja feito de forma fácil e prática, para que ele realmente faça parte do dia a dia da sociedade de advogados.

Algumas dicas para a gestão de tempo em uma sociedade de advogados

Além de um nível de organização maior e uma melhor produtividade, a implementação de um programa de gerenciamento de tempo traz para uma sociedade de advogados um equilíbrio importante entre a rotina de trabalho e a vida pessoal dos sócios. O efeito prático desse equilíbrio tende a ser o aumento da satisfação profissional.

Confira algumas dicas para que o gerenciamento do tempo seja feito da melhor forma em uma sociedade de advogados:

1. Busque resolver os problemas logo

Os problemas da sua sociedade de advogados devem ser resolvidos, preferencialmente, logo na primeira hora do dia. Quando você e os seus sócios conseguem fazer isso, a tendência é que o restante do dia seja mais leve – ou centrado em outras questões que não sejam a resolução de problemas.

Procure seguir o seguinte lema: aquele problema do qual você gostaria de fugir deveria ser o primeiro a ser resolvido. Tenha certeza que a sua produtividade ficará melhor depois que você tirar o problema que mais lhe preocupa da sua frente.

2. Evite gastar muito tempo com o telefone

Em uma sociedade de advogados, as interrupções para atender ligações de clientes podem prejudicar a linha de raciocínio de resolução de um problema. Ao atender um cliente por telefone, você transfere a ele os pensamentos de um outro caso e acaba perdendo toda a sua concentração, o que afeta, automaticamente, a sua produtividade.

Uma das formas de evitar isso é reservar parte do seu dia para fazer as ligações e dar o retorno para os telefonemas que foram recebidos pela secretária do escritório, por exemplo. No restante do dia, você poderia ficar focado nos seus processos e no andamento da sociedade de advogados. Outra maneira de resolver isso é adotando softwares jurídicos que permitem o acompanhamento dos processos diretamente pelos seus clientes – o que poderá reduzir significativamente as ligações para o seu escritório.

3. Liste as tarefas do próximo dia por prioridade

Uma forma interessante de ganhar tempo é fazer uma lista das tarefas prioritárias que você e os seus sócios terão no próximo dia de trabalho. Inclua, nessa lista, os problemas que vocês precisam resolver. Isso tomará alguns minutos do seu tempo atual, mas adiantará consideravelmente o trabalho que você terá no dia seguinte.

4. Cumpra os prazos

Algo fundamental na gestão de tempo de uma sociedade de advogados é o mapeamento de todas as atividades que você e os seus sócios tem no dia a dia do escritório. Nesse momento, é importante definir tanto prioridades quanto prazos factíveis para que as atividades sejam desenvolvidas de forma satisfatória.

Depois desse mapeamento, defina um cronograma com os seus sócios e procure cumprir cada compromisso e prazo de forma organizada e com eficácia.

5. Utilize ferramentas de apoio

Adquirir um software jurídico que contenha várias funcionalidades, como gestão financeira, gerenciamento de atendimento, processos e intimações, poderá marcar um “antes” e um “depois” na gestão de tempo da sua sociedade de advogados.

Através de um software jurídico, você e os seus sócios conseguirão controlar com agilidade e de forma muito mais simples e rápida alguns aspectos do escritório – como despesas, fluxos de caixa, registro de informações nos processos e intimações – e fazer o acompanhamento dos prazos dos processos de seus clientes.

6. Evite distrações

Procure evitar distrações em redes sociais e sites de notícias enquanto estiver em horário de trabalho. No entanto, não queremos dizer que você deva ficar alheio a esses recursos e fontes de informação.

O ideal é que você procure focar nas suas atividades durante o expediente e reservar um tempo, durante o dia, para ações paralelas como a consulta a redes sociais e sites de notícias.

7. Sincronize as suas agendas

Em uma sociedade de advogados, sincronizar as agendas dos diferentes sócios e cumprir todos os compromissos é um grande desafio. Essa gestão de agendas é um passo vital para que a sociedade dê certo. Hoje em dia, no entanto, existem diversos recursos que podem lhe auxiliar nesse processo.

Entre as várias opções, podemos citar os quadros de anotações, os post-its, os aplicativos de check-lists, as agendas tradicionais e – a mais eficiente – as agendas que integram os softwares jurídicos. Esse último item é o mais eficiente porque, além de ter acesso aos compromissos dos outros sócios e associados, você também poderá controlar todos os prazos dos processos dos seus clientes em um mesmo local.

8. Delegue tarefas

Em qualquer sociedade é importante que os sócios aprendam a delegar tarefas. Isso porque os gestores têm muitas outras preocupações e afazeres além daqueles que fazem parte do dia a dia das suas atividades para lidar.

Comece confiando os procedimentos operacionais da sua atividade aos seus subordinados. Depois, incentive essa prática também entre os seus sócios. Assim, vocês conseguirão dedicar mais tempo para as atividades de maior responsabilidade, como a prospecção de novos clientes, e para o planejamento da sociedade de advogados.

9. Realize uma atividade por vez

Procure dedicar a sua atenção e tempo para realizar uma atividade por vez. Hoje, em muitas áreas, o profissional multitarefas é bastante valorizado, mas no meio jurídico fazer muitas tarefas ao mesmo tempo pode impedir você de atingir o melhor resultado.

Em uma sociedade de advogados é muito comum isso acontecer. Como um escritório de advocacia tem muitas tarefas que precisam ser executadas por pessoas com a mesma função, não são raras as vezes em que um sócio acaba fazendo mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Tente evitar que isso aconteça e organize sua agenda para resolver uma questão por vez – isso trará uma melhor organização de tempo, foco e objetividade.

10. Procure sempre ser pontual

A pontualidade nos compromissos profissionais é de extrema importância, especialmente para uma sociedade de advogados. Enquanto em algumas outras áreas é possível atrasar certos compromissos sem grandes prejuízos, no meio jurídico um atraso pode significar a perda de um processo.

Quando você gerencia o seu tempo de forma organizada, também fica muito mais fácil ser pontual com os seus compromissos e não atrasar nenhuma entrega. Essa prática será positiva não apenas para você e para os seus sócios, mas para a imagem da sua sociedade de advogados como um todo.

 

A gestão de escritório de advocacia é facilitada pela tecnologia na medida em que esse uso possibilita o gerenciamento eficaz das atividades dos advogados, trazendo praticidade, agilidade e organização para o dia a dia desses profissionais.

Na área jurídica, a tecnologia agrega valor de forma considerável para todo o processo jurídico. A produtividade de um escritório de advocacia aumenta, assim como a qualidade do serviço prestado. Mas você sabe como a utilização de um software jurídico pode auxiliar na gestão de escritório de advocacia? Pois é sobre esse assunto que vamos tratar neste texto.

Como a tecnologia melhora a gestão de escritório de advocacia

Os benefícios da tecnologia para a gestão de escritório de advocacia começam a ser sentidos conforme a tecnologia é implementada. Os escritórios que aderem a um software especializado reduzem os processos em papel e conseguem obter um rendimento melhor do trabalho de cada advogado.

A diminuição do arquivo físico favorece não apenas a economia dos materiais de escritório mas também ajuda a otimizar o espaço utilizado por suas equipes. Assim, o escritório de advocacia poderá crescer sem precisar encontrar um espaço maior ou até mesmo reduzir os custos com aluguel ao ocupar um local mais adequado após a nova reestruturação do espaço físico.

Além de todos esses benefícios, o uso da tecnologia pelos advogados tornou-se necessário depois que, em fevereiro de 2016, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) passou a receber processos somente no modelo digital.

Assim, com a automatização de algumas de suas atividades, os advogados passaram a dedicar mais tempo para a produção de peças processuais e para prestar um atendimento personalizado aos seus clientes.

Um software de gestão de escritório de advocacia favorece os advogados na gestão do tempo, facilitando a elaboração de relatórios e a organização e sincronização das suas agendas. A inserção de um software jurídico melhora diversas atividades internas de um escritório, resultando em melhor produtividade, rentabilidade e organização. Assim, os escritórios que utilizam recursos tecnológicos agregam valor ao serviço prestado.

Dicas para agilizar e melhorar a gestão de escritório de advocacia

Um software especializado na gestão de escritório de advocacia pode trazer benefícios diversificados para o cotidiano das suas equipes. Confira, abaixo, algumas dicas que poderão ajudar você e o advogados do seu escritório a utilizarem da melhor forma possível as potencialidades de um software jurídico:

1. Agendas sincronizadas

Para um escritório de advocacia funcionar de maneira satisfatória, é fundamental a organização da agenda de cada profissional. Isso porque fazem parte dessa agenda os prazos que precisam ser seguidos e os compromissos de cada profissional.

Com um software desenvolvido para a gestão de escritório de advocacia, ficará muito mais fácil sincronizar a sua agenda com a dos outros advogados e ter as informações sobre os compromissos do escritório disponíveis em seus dispositivos móveis.

Entre outras funcionalidades, a agenda de um software especializado permite utilizar um sistema de alerta que vai impedir que você – ou alguém da sua equipe – perca algum compromisso. Também é possível compartilhar a sua agenda com um sócio ou colaborador.

2. Gerenciador de tarefas

Esse recurso de um software especializado na gestão de escritório de advocacia facilita muito o trabalho cotidiano dos advogados. O objetivo dessa funcionalidade é justamente tornar simples o gerenciamento da equipe de um escritório de advocacia.

Para isso, o programa disponibiliza listas com as tarefas de cada profissional, destacando as prioridades e o tempo necessário para a execução de cada atividade. Como tudo isso é feito de forma integrada, transparente e de fácil acesso para todos os colaboradores, a análise do desempenho dos funcionários do escritório também fica facilitada.

3. Gestão financeira mais transparente

O setor financeiro de qualquer negócio, incluindo um escritório de advocacia, é de extrema importância para o sucesso do empreendimento. A gestão correta dessa área será vital para que o seu escritório de advocacia consiga crescer.

Essa gestão financeira fica muito mais simples de ser feita com um sistema especializado na gestão de escritório de advocacia. Com um software jurídico é possível controlar os honorários dos advogados e acompanhar o desenvolvimento financeiro do escritório de uma maneira muito mais simples e visual.

Assim, ficará mais fácil identificar pontos em que o escritório poderá melhorar para maximizar os seus resultados, bem como verificar oportunidades de crescimento.

4. Reuniões por teleconferência

Um outro benefício trazido pela tecnologia é que os profissionais do meio jurídico agora podem se comunicar, em tempo real, através de aplicativos móveis. Em diversas ocasiões, você poderá substituir um encontro presencial por uma reunião feita por videoconferência – modalidade que permite, entre outras possibilidades, o compartilhamento de documentos.

Ou seja, muitas vezes você poderá utilizar a tecnologia a seu favor para evitar deslocamentos e encontros em outros ambientes, o que pode resultar em gastos adicionais, e resolver parte dos seus compromissos através de reuniões por teleconferência.

5. Integração de equipes

A tecnologia também permite a junção de processos e de equipes de forma ágil e facilitada. Com a integração proporcionada pelos softwares jurídicos, você conseguirá ligar diferentes setores através da troca constante de informações online.

Ao promover essa integração, a troca de informações entre as pessoas da sua equipe será realizada com muito mais precisão e agilidade. Além disso, o seu escritório terá a segurança de que tudo ficará registrado e documentado.

Essas informações centralizadas em uma plataforma facilitam a gestão de escritório de advocacia na medida em que os usuários podem visualizar as suas tarefas, compromissos e prazos de maneira simples e sempre atualizada. A integração de dados facilita também para o gestor visualizar como estão as finanças, o atendimento e o desempenho das pessoas que atuam no escritório – informações importantes para uma tomada de decisão mais assertiva.

6. Armazenamento digital

O armazenamento digital dos dados e informações de um escritório de advocacia é outra ferramenta muito útil para o dia a dia dos profissionais que trabalham nesse local. Isso porque a legislação exige que as informações de um escritório de advocacia estejam seguras, organizadas e protegidas. Com o apoio do meio digital, tudo isso pode ser feito de forma muito mais prática e econômica.

Um software especializado na gestão de escritório de advocacia permite que os arquivos importantes possam ser protegidos com senhas, por exemplo. Além disso, um software jurídico permite o envio urgente de documentos, bastando compartilhar o documento pelo aplicativo. Um gesto simples e rápido e que trará economia para a gestão de escritório de advocacia.

 

Atualmente, as atividades que envolvem um escritório de advocacia são cada vez maiores e o tempo, cada vez menor. Logo, para destacar-se da concorrência, o grande desafio dessas empresas é justamente encontrar maneiras de manter a qualidade do serviço prestado e, ao mesmo tempo, fazer uma gestão eficiente. E é nesse contexto que surge o software jurídico para escritórios de advocacia, para ajudar nessas demandas e garantir a produtividade do seu negócio.

Nesse sentido, o software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer é uma solução completa que permite o gerenciamento das principais rotinas da área jurídica. Com ele, você automatiza as demandas rotineiras e que ocupam seu tempo e pode dedicar-se às tarefas que realmente agregam valor ao seu escritório. O sistema, que é dividido em cinco módulos, ajuda a otimizar e a organizar os processos internos. Confira!

Software Jurídico Lawyer: 5 módulos para a completa gestão do seu escritório

Conforme já mencionado, o software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer é dividido em 5 módulos. Dessa forma, torna-se ainda mais intuitiva a gestão do escritório por meio da solução.

Os módulos são divididos entre as principais áreas gerenciáveis de uma empresa jurídica: pessoas, processos, agenda, financeiro e relatórios. Basta entender um pouco mais a fundo cada um deles para perceber que é possível fazer uma gestão completa e muito eficiente. Vamos lá?

Módulo Pessoas

No módulo Pessoas é possível gerenciar toda a sua carteira de clientes, desde a prestação de contas e o recebimento de honorários até consultas de processos e audiências. Além disso, você também pode gerenciar a banca de advogados e cadastrar partes contrárias.

Essa visão global de tudo que está acontecendo no seu escritório também facilita a tomada de decisões estratégicas, como aumentar a equipe devido à alta demanda de clientes.

Módulo Processos

No módulo Processos você gerencia as pastas de processos, recursos, incidentes e apensos. Também pode consultar os detalhes de cada ação – como a situação atual e os andamentos processuais – e, ainda, gerar estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema.

Módulo Agenda

No módulo Agenda estão as funcionalidades referentes ao registro e ao acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos de tarefas, controle de prazos, horas trabalhadas para cada cliente e compromissos vinculados a processos.

Todo esse controle de atividades permite uma delegação de tarefas mais justa e também um acompanhamento da produtividade da equipe. É ideal para identificar gargalos e corrigir processos que não estão funcionando.

Módulo Financeiro

No módulo Financeiro é possível ter uma visão geral do plano de contas, gerenciando despesas fixas operacionais, honorários, depósitos, garantias judiciais, provisionamento e contingenciamento de recursos.

Você também poderá acessar diferentes estatísticas relacionadas à gestão financeira com este módulo. Ficar perdido em boletos e planilhas no fim do mês? Com o Lawyer você não precisa mais passar por isso!

Módulo Relatórios

No módulo Relatórios você tem opções predefinidas e também tem a possibilidade de gerar relatórios personalizados para cada cliente, de acordo com suas necessidades.

Lawyer Web: mais acessibilidade e mais segurança

A versão do software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer Web preza pela mobilidade e pela segurança das informações do seu escritório. Por isso, o software é hospedado em nuvem, em servidores que ficam sob responsabilidade da Alkasoft.

O acesso pode ser feito a partir de qualquer computador conectado à internet por meio de um link exclusivo, com criptografia de dados, o que garante mais segurança para os usuários e para as operações realizadas no sistema.

Funcionalidades opcionais integráveis ao Lawyer Web

Existem algumas funcionalidades opcionais que podem ser integradas ao software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer Web. Confira quais são elas:

Lawyer Capture

Captura automática das movimentações processuais por meio de rastreamento do número processual.

A partir da configuração inicial, todas as movimentações encontradas no processo são automaticamente registradas no sistema, tanto no cadastro respectivo de cada cliente quanto no de cada processo. Assim, é possível notificar o advogado responsável e enviar atualizações do processo por e-mail para o cliente.

Lawyer Diários

Realiza o clipping de publicações de diários oficiais, trazendo as informações diretamente para dentro do sistema, vinculando esses dados aos respectivos processos, advogados e clientes. Também é responsável por notificar os envolvidos para que sejam tomadas as providências necessárias em relação a cada processo.

Lawyer Virtual

Portal de acesso para o cliente integrável ao site do escritório. Ou seja, por meio de login e senha exclusivos cadastrados no Lawyer, o cliente pode consultar diretamente as movimentações dos processos deles.

Se você se interessou pelo software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer Web, solicite uma demonstração ou entre em contato conosco! Em pouco tempo, você descobrirá como a tecnologia é capaz de otimizar sua rotina e solucionar gargalos de gestão.