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O Direito é uma área de conhecimento bastante antiga e, como não poderia deixar de ser, tradicional. Por isso, é bastante comum que um escritório de advocacia tenha certa resistência em criar novos processos visando a uma melhor gestão. No entanto, essa iniciativa de inovação é necessária se você busca sucesso e longevidade para a sua empresa.

Mas como fazer uma melhor gestão de um escritório de advocacia? Bem, o primeiro passo (e o mais importante!) você já deu, que foi reconhecer o problema e procurar uma forma de resolvê-lo. Pode deixar que, a partir de agora, nós ajudaremos você. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre as principais dificuldades em implementar novos procedimentos que visem a uma melhor gestão e também sobre algumas dicas para colocar em prática e gerir melhor o seu escritório de advocacia. Confira!

Escritório de advocacia: organização é fundamental

A organização não é requisito apenas de um escritório de advocacia, mas de qualquer empresa que queira manter-se no mercado. No entanto, quando se trata de processos, audiências, provas, entre outras rotinas que envolvem o Direito, pode-se imaginar a quantidade de documentos existentes.

E para que você não se perca em meio a eles, é necessário criar formas de catalogá-los e de deixá-los acessíveis a qualquer pessoa autorizada. Afinal de contas, você não quer perder nenhum documento, não é mesmo? Muito menos passar horas em busca de uma informação por pura desorganização.

A fim de garantir uma melhor organização, você precisa levar em consideração duas frentes: uma mão de obra especializada e, tão importante quanto, um software que permita a automatização de algumas demandas.

A mão de obra especializada é de extrema importância, porque evita que advogados utilizem grande parte da jornada de trabalho em demandas que não são da alçada deles e que, muitas vezes, podem ter um resultado abaixo do esperado.

Já imaginou pedir a um advogado que ele organize as pastas dos clientes? Ele levaria uma tarde inteira para finalizar a atividade e, muito provavelmente, haveria erros.

É mais ou menos como se você pedisse para que um arquivologista fizesse uma petição inicial. Certamente não sairia um bom trabalho, concorda? Portanto, invista em uma equipe especializada em suas próprias atividades!

Agora, em relação a automatizar processos, acredite: isso pode melhorar e muito a gestão do seu escritório de advocacia!

Atualmente, já existem softwares jurídicos especializados em gestão. Eles conseguem gerenciar tanto a sua equipe quanto os processos e ainda geram relatórios para que você e seus clientes possam acompanhar tudo que acontece na empresa.

Sabe aquelas tarefas que você sempre deixa para depois? Com um software especializado, não precisará mais preocupar-se com elas. Essas tecnologias também aumentam a produtividade, identificam gargalos que impedem o desenvolvimento e minimizam erros por perda de prazos, por exemplo.

A equipe está resistente a modificar processos, e agora?

Conforme dito acima, o Direito é um ramo conservador e, por isso, transformar a gestão do seu escritório de advocacia pode ser mais difícil do que você imagina.

Mas não se desespere! Quase todas as mudanças, em um primeiro momento, geram estranhamentos e insegurança. Afinal, por que mudar procedimentos que, até então, funcionavam?

A primeira alternativa para contornar essa resistência é escolher bem o software de gestão para a sua empresa. Ele precisa ser intuitivo e eficiente. Toda a equipe precisa perceber, logo no início, as vantagens que ele oferece para as rotinas dentro do escritório. Do contrário, ninguém se esforçará para implementá-lo no dia a dia.

Após escolher um software capaz de causar uma boa primeira impressão, é o momento de investir em treinamento. Muitas empresas oferecem treinamento no primeiro mês, para que os principais problemas sejam identificados e, em seguida, corrigidos.

Ao seguir essas duas dicas simples, você, com certeza, conseguirá implementar o software na rotina da sua equipe. E, além de conseguir fazer uma gestão mais eficiente da sua empresa, seus colaboradores terão mais tempo livre para se dedicarem às atividades que realmente importam.

Melhorar a gestão e aumentar a produtividade. Essa é a receita perfeita para o sucesso, não acha?

A Alkasoft investe em uma solução que facilita a gestão de escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos: o Lawyer! Com ele, você gerencia as principais atividades da sua empresa, otimizando e organizando os processos internos.

Ficou interessado? Solicite uma demonstração e, em seguida, diga-nos o que achou!

 

Um escritório de advocacia possui muitas rotinas. Além das atividades tipicamente jurídicas, como audiências e peças, há também as tarefas mais administrativas. Atender clientes, pagar contas, controlar prazos… Às vezes é complicado manter tudo sob controle.

Para isso, surgiram os softwares jurídicos especializados na gestão desse segmento. Eles são capazes de monitorar processos, facilitando o controle tanto da sua equipe quanto das tarefas diárias. Com eles, fica muito mais fácil controlar os prazos, lembrar-se de reuniões importantes ou mesmo daquelas atividades administrativas que sempre ficam para depois. O Lawyer é um desses softwares. Conheça a seguir mais sobre os serviços que ele oferece e como pode beneficiar as rotinas do seu escritório ou departamento jurídico.

O que é o software jurídico Lawyer?

É uma solução completa que permite o gerenciamento das principais rotinas da área jurídica. Ele integra os cadastros de clientes, os processos, os compromissos e as informações disponíveis no sistema, tornando-as acessíveis aos usuários e eliminando a necessidade de armazenamento de arquivos avulsos para o controle e a gestão do escritório.

Existem duas versões: o Lawyer Desktop, em que o sistema é instalado localmente em máquinas e servidores do próprio escritório, e o Lawyer Web. Nesta última, você tem mobilidade. O software é hospedado em nuvem, em servidores que ficam sob a responsabilidade da Alkasoft.

No caso do Lawyer Web, o acesso pode ser feito a partir de qualquer computador conectado à internet, por meio de um link exclusivo e criptografado, garantindo mais segurança para os usuários e para as operações realizadas no sistema.

Além disso, é possível também integrar funcionalidades opcionais no Lawyer Web, como:

  • Lawyer Capture: captura automática das movimentações por meio do número processual;
  • Lawyer Diários: clipping automático de publicações de diários oficiais;
  • Lawyer Virtual: portal de acesso para o cliente, integrável ao site do escritório.

O Lawyer é dividido em cinco módulos, que ajudam a otimizar e a organizar os processos internos do seu escritório ou departamento jurídico. Conheça adiante.

Como o Lawyer pode ajudar as rotinas do seu escritório?

Módulo Pessoas

É possível gerenciar toda a carteira de clientes. Da prestação de contas e recebimento de honorários à consulta de processos e audiências. Também é ideal para gerenciar a banca de advogados e cadastrar partes contrárias.

Módulo Processos

Neste módulo, o advogado gerencia as pastas de processos, os recursos, os incidentes e os apensos. É possível consultar detalhes de cada ação, como a situação atual e os andamentos processuais.

Além disso, o profissional tem acesso a estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema.

Módulo Agenda

Aqui, encontram-se as funcionalidades referentes ao registro e ao acompanhamento de atividades: agendamento de tarefas simples, controle de prazos, controle de horas trabalhadas para cada cliente e também os compromissos vinculados aos processos.

Todo esse controle, é claro, auxilia na delegação de tarefas e no acompanhamento da produtividade da equipe.

Módulo Financeiro

Neste módulo, é possível ter uma visão global do plano de contas, gerenciando despesas fixas operacionais, honorários, depósitos, garantias judiciais, provisionamento e contingenciamento de recursos.

É também onde será possível acessar diferentes estatísticas relacionadas à gestão financeira.

Módulo Relatórios

Aqui você gera relatórios personalizados para atender às suas diferentes necessidades.

É fácil ver que, com o uso do software Lawyer, administrar um escritório de advocacia torna-se uma tarefa muito menos complicada, não é mesmo? Então, se você está em busca da solução definitiva para o seu negócio, o Lawyer é a resposta. Conheça mais sobre a ferramenta e converse com a nossa equipe para tirar as suas dúvidas!

 

Você já parou para pensar em quantos escritórios de advocacia abrem-se todos os anos na sua cidade? Seja de novos profissionais que entram no mercado, seja de advogados mais experientes que resolvem montar o próprio negócio, as opções crescem e a concorrência está cada vez mais acirrada. Diante desse cenário, surge a dúvida: como se destacar em meio a tantos outros escritórios que, em tese, oferecem os mesmo serviços?

Pois bem, é exatamente aí que está o erro. O fato de você ganhar processos a favor de seus clientes ou arranjar acordos benéficos não faz com que o seu escritório se diferencie. É nesse momento que você deve parar e analisar que tipo de serviço está oferecendo. É apenas o essencial, que qualquer outro escritório de advocacia pode fazer, ou você pensa em meios de destacar-se e fazer com que seu cliente sinta-se, de fato, satisfeito? Listamos 5 serviços essenciais que devem ser oferecidos pelo seu escritório de advocacia. Confira!

5 serviços que seu escritório de advocacia deve oferecer

1. Excelência no atendimento

Dizem que a primeira impressão é a que fica, não é? Bem, verdade ou não, podemos dizer que ela conta (e muito)! Por isso, treine sua equipe para que ela tenha a excelência no atendimento como cultura.

Você já parou para pensar que, ao procurar um advogado, o cliente está entregando um grande problema da vida dele na mão de um desconhecido? É exatamente por isso que ele precisa sentir que o advogado realmente se importa com o caso.

E isso não vale só para o momento de fechar o contrato, o bom atendimento deve permanecer ao longo de todo o processo.

2. Otimização dos processos

São muitas as demandas dentro de um escritório e, muitas vezes, fica difícil perceber alguns gargalos que impedem o bom andamento dos processos.

É por isso que é tão importante fazer o mapeamento dos processos. Só assim você vai conseguir ter uma visão sistêmica de como funcionam os procedimentos no seu escritório e poderá dedicar-se a otimizá-lo.

Caso você ache que não tem tempo para cuidar dessa demanda, atualmente já existem softwares jurídicos especializados nesse tipo de tarefa. Quem sabe não vale a pena pesquisar um pouco sobre eles? A Alkasoft tem algumas opções que podem ajudar você!

3. Comunicação efetiva

Uma boa comunicação é essencial em todos os aspectos da vida. E em um escritório de advocacia não seria diferente. As informações precisam ser claras tanto dentro do escritório – entre colaboradores – quanto em relação aos seus clientes.

Internamente, todos os profissionais devem ter conhecimento das decisões tomadas pela empresa e devem ir ao encontro dos objetivos dela. Já externamente, todas as informações sobre o processo precisam estar acessíveis aos principais interessados: os clientes (e isso vale até para aquele que liga três vezes por semana para saber se teve alguma movimentação!).

4. Relatórios personalizados

Relatórios servem para você ter uma visão global sobre gastos, resultados, acontecimentos, entre outros. Portanto, eles são muito importantes para o sucesso do seu escritório de advocacia.

Tanto internamente quanto externamente, dedique-se a preparar relatórios personalizados. Até porque cada cliente é um cliente, certo? E eles querem sentir-se únicos para você.

5. Website que atenda às necessidades dos clientes

Por último, mas não menos importante, o seu escritório de advocacia precisa oferecer um website. E não aqueles sites que mais parecem memorandos que apenas apontam todas as especialidades da equipe.

Procure fazer um site que, de fato, atenda às necessidades de seus clientes. Onde eles possam ter acesso a um espaço reservado e possam acompanhar as movimentações dos processos deles.

A Alkasoft possui exatamente essa solução para você! Com o Lawyer Virtual, informações de processos são disponibilizadas ao cliente por meio de um portal no seu site – tudo está a alguns cliques de distância! Muito mais simples, concorda? Então não perca mais tempo, entre em contato conosco!

 

Workflow é um processo que tem a finalidade de minimizar riscos e ineficiências. Como todas as atividades são identificadas e mapeadas, elas podem ser mais bem planejadas para que os advogados tenham uma melhor experiência dentro dos escritórios.

Quando se imagina a rotina de um advogado, logo se pensa em audiências, petições, acordos e outros atos jurídicos. E, de certa forma, está correto. Mas essas não são as únicas atividades desses profissionais.

Existem também diversas tarefas administrativas. E, para manter tudo sob controle, é muito importante mapear processos em um escritório de advocacia, até porque a advocacia é uma atividade que tem um método e uma sequência ordenada de atos. Antes de participar de uma audiência, por exemplo, conhecem-se os autos, preparam-se as perguntas, obtêm-se as informações relevantes vindas do cliente. Ou seja, tudo é um procedimento.

Além disso, muitas obrigações administrativas também requerem atenção: receber clientes, atender telefonemas, organizar processos em planilhas, entre outras atividades.

Por isso, a organização e a transparência dos processos são fatores essenciais para uma gestão eficiente e de qualidade. A forma mais simples de conseguir esse objetivo é documentar os processos de trabalho. Assim, fica determinado o papel de cada colaborador e suas atribuições, com alcance e controle definidos. Esse procedimento é conhecido como workflow.

O que é workflow?

Um workflow deve abranger todas as áreas do escritório, melhorando a comunicação e padronizando todos os procedimentos. Além disso, ele também estabelece medidas de controle e de monitoramento de qualidade.

Se bem definido, o workflow permite que cada atividade possa ser rastreada e documentada, para que se saiba exatamente quais procedimentos estão parados e em que momento as decisões foram equivocadas.

Outro benefício do workflow é a padronização de procedimentos. A partir do momento em que todos sabem o que fazer e como fazer, há uma maior precisão e mais rapidez nas tarefas executadas.

A importância do mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta que potencializa os procedimentos existentes dentro de um escritório. No entanto, para isso, é preciso ter um conhecimento profundo a respeito de todas as atividades que são feitas dentro da sua empresa.

É preciso também conhecer os pontos fracos e os fortes. Por exemplo, um escritório pode nunca ter pedido um prazo, mas ocorre de não responder de forma ágil uma solicitação simples de um cliente. Nesse caso, é possível perceber por que, apesar de fazer um bom trabalho jurídico, os clientes não estão satisfeitos com o serviço.

Como mapear processos?

Há uma série de medidas que um gestor pode colocar em prática para mapear os processos de sua equipe. Confira algumas delas:

  • Elaborar questionários;
  • Promover entrevistas e reuniões;
  • Fazer um observatório;
  • Estudar o sistema de gestão de processos para entender como é alimentado;
  • Buscar feedback do cliente.

Todas essas ações visam a detalhar o máximo possível todos os processos que envolvem o escritório de advocacia. Afinal de contas, a expertise em Direito não é a única qualidade que os clientes buscam em um advogado. Além de um serviço completo, é preciso também oferecer um atendimento de excelência e ter todas essas rotinas organizadas.

Muitas vezes, os compromissos e a rotina atribulada não permitem que donos de escritórios de advocacia dediquem-se a reformular esses procedimentos. Para isso, uma boa solução pode ser um software jurídico, especializado para a gestão desse setor. Ele permitirá que você se concentre nas atividades em que tem mais domínio, enquanto mantém a gerência da sua empresa sob controle.

E você, conhece outra forma de mapear os processos de um escritório de advocacia? Compartilhe conosco!

A automação dos processos de um escritório de advocacia por meio de um software jurídico é uma realidade no Brasil. Muitos advogados estão enxergando na tecnologia uma solução para otimizar o funcionamento de suas empresas jurídicas.

A ferramenta tem o objetivo de aumentar a produtividade, reduzir custos operacionais, aumentar o desempenho dos advogados e gerar lucro e vantagem para o escritório no mercado. Mas como isso muda a rotina no seu escritório, no dia a dia?

O software jurídico permite que você acompanhe os processos judiciais, podendo ser consultados e editados. Além disso, automatiza o recebimento dos seus andamentos processuais, isso gera relatórios personalizados para que os resultados possam ser analisados com mais cuidado.

Em uma plataforma digital, você gerencia todas as suas atividades no escritório. Com essa tecnologia, pode organizar tarefas, criar um canal direto com os funcionários, gerir um fluxo de trabalho e organizar a rotina do escritório. É perfeito para a sua empresa!

A plataforma também gerencia a agenda de todos os profissionais do escritório, facilitando o controle do gestor. Outra facilidade para o dia a dia do advogado é a automatização de algumas atividades para a cobrança de honorários, emissão de relatórios, time sheets e manutenção do fluxo de caixa.

A automatização facilita todos os procedimentos de um escritório, possibilitando o planejamento, a execução e o monitoramento de todas as atividades de forma mais rápida e com qualidade.

O cliente também ganha com a automatização do escritório. Você pode armazenar no software o histórico de cada atendimento, além da facilidade de permitir que o próprio cliente acompanhe as movimentações do caso e do processo dele.

A rotina do escritório mudou com a possibilidade de armazenar os documentos e processos na plataforma. É uma nova era da advocacia, agora sem papel e sem enormes arquivos. A internet trouxe uma grande mudança, dando ao advogado a opção de publicar e consultar materiais online.

Na era do software jurídico, o profissional também ganhou mobilidade. O trabalho do advogado pode ser feito por meio do seu smartphone ou tablet, onde ele estiver. Hoje existe essa possibilidade por causa do computador na nuvem (cloud computing), que facilitou muito o acesso à informação. Com o software jurídico na nuvem, o escritório ganha em praticidade e segurança e está sempre em atualização.

Alkasoft tem a solução

A Alkasoft, empresa de tecnologia em software, apresenta o seu software jurídico Lawyer, uma solução completa para gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

Com clientes de diversos portes e segmentos, o software permite o gerenciamento da carteira de clientes e processos, financeiro, de contratos e da agenda de prazos. Tudo para facilitar o funcionamento do seu escritório de advocacia.

Gostou da nossa ferramenta? Então entre em contato pelo telefone (48) 3025-3500 e saiba mais sobre as nossas soluções. Em nosso site, você também pode solicitar uma demonstração do nosso software jurídico de forma gratuita. Não perca mais tempo! Deixe a Alkasoft surpreender você.